Records aanmaken met workflows

Gebruik een workflow om het aanmaken van een nieuw record in HubSpot te automatiseren en zo de administratieve rompslomp voor jou en je team te verminderen. Met de actie ‘Record aanmaken’ kun je records aanmaken voor de volgende objecttypen:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Bestellingen
• Offertes
• Offertes voor verlenging (op basis van contracten)
• Tickets ( alleen Service Hub Professional en Enterprise )
• Leads (alleenSales Hub Professional en Enterprise )
• Advertenties
• Cursussen
• Afspraken
• Diensten
• Projecten
• Aangepaste objecten ( alleen Enterprise )

Voordat u aan de slag gaat

Houd bij het aanmaken van records met workflows rekening met het volgende:

• Wanneer u records aanmaakt van hetzelfde type als de workflow (bijvoorbeeld als u dealrecords aanmaakt vanuit een op deals gebaseerde workflow), controleer dan of het nieuw aangemaakte record niet voldoet aan de registratietriggers voor de workflow. Anders kunt u een oneindige lus creëren waarin nieuw aangemaakte records eindeloos nieuwe records aanmaken.
• Een e-mailadres is vereist om contactrecords aan te maken met een workflow. Het wordt aanbevolen om een personalisatietoken te gebruiken om een waarde uit het aangemelde record in te voegen. Als u bijvoorbeeld een doorverwijzingsformulier op uw website hebt, kunt u de waarde uit de eigenschap ‘doorverwijzing’ gebruiken om een nieuw contactrecord aan te maken.
• Om records van aangepaste objecten met een workflow aan te maken, moet het aangepaste object gekoppeld zijn aan het objecttype van de workflow. Als je aangepaste object bijvoorbeeld niet is gekoppeld aan het contactobject, kun je geen records van aangepaste objecten aanmaken in contactgebaseerde workflows. Lees meer over het definiëren van aangepaste objecten.
• Lead-records kunnen alleen worden aangemaakt in op contacten of bedrijven gebaseerde workflows. De optie ‘Lead’ verschijnt niet in andere workflowtypes, zoals op tickets of deals gebaseerde workflows.

Records aanmaken met een workflow

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik op het pictogram + toevoegen om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel op CRM om het uit te vouwen. Selecteer vervolgens Record aanmaken.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Type record dat u wilt aanmaken ' en selecteer vervolgens het objecttype.
6. De eigenschappen die bij elke actie 'Record aanmaken' worden weergegeven, zijn afhankelijk van het geselecteerde objecttype:
   • Deal: de verplichte velden zijn Dealnaam en Dealpijplijn en -status. Het wordt ook aanbevolen om de Afsluitdatum en het Bedrag in te stellen. Lees meer over standaarddeal-eigenschappen.
   • Ticket: de verplichte velden zijn 'Ticketnaam ' en 'Ticketpijplijn en -status'. Het wordt ook aanbevolen om de 'Bron' en de 'Ticketbeschrijving' in te vullen. Lees meer over standaardticketeigenschappen.
   • Contactpersoon: het verplichte veld is E-mail. Het wordt ook aanbevolen om de Voornaam en Achternaam van de contactpersoon in te vullen. Lees meer over standaard-eigenschappen van contactpersonen.
   • Bedrijf: het verplichte veld is ofwel Bedrijfsdomeinnaam ofwel Bedrijfsnaam. Lees meer over standaardbedrijfseigenschappen.
   • Lead: er zijn geen verplichte velden bij het gebruik van de actie ‘Record aanmaken’ voor leads, maar het wordt over het algemeen aanbevolen om het label van de lead en de pijplijnfase van de lead in te vullen .

Let op: het is niet mogelijk om personalisatietokens te gebruiken in getalvelden.

7. Om de toewijzing van nieuw aangemaakte records in te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Toewijzen aan ’. Selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • De huidige eigenaar van [Object]: wijs het nieuwe record toe aan de huidige eigenaar van het geregistreerde record. Standaard wordt deze optie ingesteld voor nieuwe deal-, ticket- en bedrijfsrecords.
     • Als het geregistreerde record niet is toegewezen, wordt het nieuwe record aan niemand toegewezen.
     • Om een aangepaste eigenaarseigenschap te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Welke [object]-eigenaar en selecteert u de eigenaarseigenschap.
   • Specifieke gebruiker: wijs het record toe aan een specifieke gebruiker. Om de gebruiker te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Welke gebruiker en selecteert u vervolgens de gebruiker.
   • Niemand: het record wordt aan niemand toegewezen.
8. Standaard worden nieuwe contactrecords aan geen enkele gebruiker toegewezen. Als u een contactrecord wilt toewijzen:
   • Klik op Meer eigenschappen toevoegen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Een andere contact-eigenschap instellen ' en selecteer 'Contact-eigenaar'. Klik vervolgens op 'Gereed'.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Contact toewijzen aan ' en selecteer 'Een bestaande eigenaar van het contact', 'Specifieke gebruiker' of 'Niemand'.
9. Om extra eigenschappen voor uw nieuwe records in te stellen, klikt u op Meer eigenschappen toevoegen:
   • klik op 'Nog een contactkenmerk instellen'.
   • Als u een eigenschap van het huidige object wilt kopiëren naar een eigenschap van uw nieuwe record, klikt u op 'Een eigenschap kopiëren naar een [object]-eigenschap'.

Let op: de bron- en doel-eigenschappen moeten compatibele veldtypen hebben om te kunnen worden gekopieerd. Incompatibele eigenschappen verschijnen niet als opties in de doeleigenschap in uw workflowactie. Lees meer over compatibele bron- en doel-eigenschappen voor het kopiëren van eigenschapswaarden in workflows.

10. Stel uw nieuwe recordkoppelingen in:
    • Standaard worden records die door een workflow worden aangemaakt, gekoppeld aan het record dat in de workflow is opgenomen.
    • Om alle tijdlijnactiviteiten van het ingeschreven record naar het nieuwe record te kopiëren:
      • Vink het selectievakje 'Tijdlijnactiviteiten van het aangemelde [object] toevoegen aan het [nieuwe record] ' aan.
      • Wanneer deze optie is geselecteerd, worden standaard de activiteiten van de afgelopen 30 dagen gekopieerd. Om een ander datumbereik te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu voor het datumbereik en selecteert u een ander bereik.
    • Om het nieuwe record te koppelen aan andere recordtypen:
      • Klik op '+ Nog een koppeling toevoegen'.
      • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen '. Selecteer vervolgens uw recordtype.
      • Om een koppelingslabel toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'En pas het label toe '. Selecteer vervolgens een koppelingslabel.
      • Om alle tijdlijnactiviteiten van het gekoppelde record naar het nieuwe record te kopiëren, selecteert u de optie 'Tijdlijnactiviteiten toevoegen van [object] naar [nieuw objecttype]'. Om een ander datumbereik te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Datumbereik' en selecteert u een ander bereik.

• • Als u een dealrecord aanmaakt, kunt u de nieuw aangemaakte deals koppelen aan regelitems:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Een regelitem toevoegen' om een product te koppelen wanneer u een dealrecord aanmaakt.
    • Om nog een regelitem toe te voegen, klikt u op '+ Regelitem toevoegen'. Om een regelitem te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van het regelitem.
  • Nadat u de actie 'Record aanmaken ' hebt ingesteld, klikt u bovenaan op 'Opslaan'.

Let op: offertes kunnen slechts aan één deal tegelijk worden gekoppeld. Als u een nieuwe deal koppelt aan bestaande offertes, worden de offertes uit hun huidige deals verwijderd