Anslut ditt HubSpot-konto till QuickBooks Online med datasynkronisering. När du har anslutit dina konton kan du synkronisera kontakter, produkter och fakturor mellan de två systemen. Du kan också se betalningsinformation på tidslinjen för affärsposten. Se den här artikeln om du använder den äldre HubSpot-QuickBooks Online-integrationen.
Observera: Vi rekommenderar att du rådgör med dina redovisnings- och juridiska team om hur denna funktionalitet passar dina behov innan du ansluter integrationen.
För att få en översikt över HubSpots integration med QuickBooks Online, titta på den här videon:
Innan du kommer igång
Begränsningar
- Redigera fakturor i QuickBooks Online: vissa redigeringar kan inte göras på fakturor som skapats i HubSpot från QuickBooks Online. Redigeringar som inte kan göras är att lägga till eller ta bort radposter, uppdatera prissättning, ta bort en betalning eller lägga till skatteinformation. Om redigeringen inte görs i HubSpot kommer fakturan inte att synkroniseras. Du kan uppdatera fakturafält, lägga till betalningar eller krediter och lägga till servicedatum för radposten på en HubSpot-genererad faktura från QuickBooks Online. Slutligen kan fakturor som skapats i QuickBooks Online redigeras i QuickBooks Online.
- Debitering av skatt: om du är en Super Admin kan du välja ditt konto till Automated Sales Tax Collection beta. Detta gör att du kan synkronisera automatiserad skattedata från HubSpot till QuickBooks Online när du skapar fakturor med automatiserad skatt i HubSpot.
- Icke-amerikanska QuickBooks Online-konton: de flesta icke-amerikanska QuickBooks Online-versioner kräver att synkroniserade fakturor inkluderar skatt (t.ex. moms, HST, GST, etc.). HubSpot-fakturor kan inte skapas med skatt, så användare med QuickBooks Online-konton utanför USA kommer inte att kunna använda den här funktionen.
- Intäktsredovisning: HubSpot-fakturor stöder inte att lägga till ett servicedatum till radposter i HubSpot, vilket krävs när du använder QuickBooks Online-funktionen för intäktsredovisning.
- Egenskap för redovisningsavtal: QuickBooks Online-appen skriver inte data till egenskapsgruppen för redovisningsavtal. Vi rekommenderar att du använder fakturaobjektet när du skapar rapporter och utlöser arbetsflöden om du har den här appen ansluten.
- Betalningar delas upp på flera fakturor: i QuickBooks Online kan en betalning kopplas till flera fakturor. I HubSpot kan betalningar dock inte delas upp på flera fakturor. Därför kommer betalningar som har flera associerade fakturor i QuickBooks Online inte att synkroniseras till HubSpot.
Rekommendationer innan du använder integrationen
- Stäng avAnpassat transaktionsnummer i Quick Books Online: kontrollera om inställningen Anpassat transaktionsnummer i QuickBooks Online är aktiverad. Vi rekommenderar att du stänger av den här inställningen. Om den är aktiverad kommer fakturor som skapas i QuickBooks Online automatiskt att anta HubSpot-fakturornas prefix, vilket kan leda till motstridiga fakturanummer.
- Lås stängda redovisning sperioder: slå på inställningen som automatiskt låser stängda redovisningsperioder i QuickBooks Online. Detta ser till att alla stängda redovisningsperioder är skyddade från att ändras.
- Synkronisera produkter: vi rekommenderar att du synkroniserar dina produkter från QuickBooks Online till HubSpot och använder dessa produkter när du skapar fakturor, offerter och betalningslänkar. Detta garanterar att när fakturor och betalningar synkroniseras till QuickBooks Online är de korrekt länkade till de inkomst- och utgiftskonton som du har ställt in.
Vänligen notera detta:
- Produktsynkroniseringen använder SKU-egenskapen för matchning. För att undvika dubblering av produkter synkroniserar produktsynkroniseringen som standard endast produkter med SKU:er. Vi rekommenderar att du lägger till SKU:er för de produkter i QuickBooks Online som du vill synkronisera.
- Om en faktura har radposter som inte kan matchas mot en produkt i QuickBooks Online skapas en produkt som heter Anpassad radpost i QuickBooks Online och omatchade radposter kommer att matchas mot den produkten. Du definierar vilket inkomstkonto som den här anpassade radposten ska kopplas till i stegetKonfigurera i fakturasynkroniseringen.
- Synkronisera alla kunder: virekommenderar att du synkroniserar alla kunder från QuickBooks Online till HubSpot som kontakter. När du skapar en faktura för en befintlig kund, se till att du använder den kontakt som synkroniserades från QuickBooks Online. På så sätt ser du till att alla fakturor du skapar kopplas till rätt kund i QuickBooks Online. När du fakturerar en ny kund ska du se till att kontakten på fakturan är faktureringskontakten, vars e-postadress du vill ska vara kopplad till kunden i QuickBooks Online.
- Uppdatera arbetsflödesåtgärderna Skapa betald fakturaoch Skapa betalt försäljningskvitto: om du använder tvåvägs fakturasynkronisering rekommenderas att du uppdaterar ditt arbetsflöde för att filtrera bort betalningar som kommer från fakturor (t.ex. betalningar där källan = faktura). Om arbetsflödet inte uppdateras kommer duplicering att ske, eftersom fakturabetalningar också kommer att utlösa skapandet av betalda fakturor. Endast en betalning kommer att ske, men det kommer att finnas två fakturor för betalningen.
Anslut appen
För att ansluta appen måste du vara Super Admin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.
- Sök efter QuickBooks Online och välj det i resultatet.
- Ange dina inloggningsuppgifter för QuickBooks Online och klicka på Installera app.
Konfigurera din synkronisering med Guided Setup
När du installerar QuickBooks Online-integrationen kommer du att omdirigeras till sidan Guided Setup. Detta är ett flöde på en sida som guidar dig genom stegen för att ställa in dina fakturor, kontakter och produktsynkroniseringar mellan HubSpot och QuickBooks.
För att granska synkroniseringsinställningarna för varje objekt:
- Klicka på högerpilen för varje objektsynkronisering för att visa synkroniseringsinställningarna. Synkroniseringsinställningarna för varje objekt kommer att inkludera:
-
- Synkroniseringsriktning: du kan konfigurera synkroniseringen så att den är enkelriktad eller dubbelriktad.
- Data conflict resolution: du kan välja vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest uppdaterade informationen.
- Fältmappningar: du kan konfigurera dina fältmappningar.
- Synkroniseringsfilter: du kan lägga till filter för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras.
- Om det finns några fel i dina synkroniseringsinställningar som kräver din uppmärksamhet visas de längst ner i varje objektsynkroniseringsavsnitt.
- Om du vill anpassa dina synkroniseringsinställningar ytterligare klickar du på Gå till avancerade inställningar.
- För att slutföra inställningarna och börja synkronisera data klickar du på Spara och starta synkronisering uppe till höger.
Konfigurera dina synkroniseringsinställningar
Så här slår du på datasynkronisering:
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar.
- Klicka på Konfigurera din synkronisering.
- På sidan Välj de data som du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn QuickBooks Online och väljer det objekt som du vill synkronisera med HubSpot. HubSpot rullgardinsmenyn uppdateras automatiskt.
- Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning. Du kan synkronisera följande objekt:
| HubSpot |
|
QuickBooks online |
| Kontakt |
⇔ |
Kund |
| Produkt |
⇔ |
Produkter & tjänster |
| Faktura |
⇔ |
Faktura |
Vänligen notera:
- När en faktura synkroniseras från QuickBooks Online till HubSpot kommer fakturan att kopplas till det primära företaget för kontakten på fakturan. Om en kontakt har mer än ett företag kopplat till sig i HubSpot kommer det primära företaget att kopplas till fakturan. Om kontakten inte har något företag kopplat till sig kommer inget företag att kopplas till fakturan. När ett företag har associerats kan det uppdateras manuellt.
- När en betald faktura synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer de tillhörande behandlingsavgifterna för den valda betalningsprocessorn i HubSpot, antingen Stripe eller HubSpot Payments, inte att skapa en bokföringskostnad i QuickBooks Online automatiskt. För att redovisa detta kan du skapa en rapport över alla mottagna fakturor och betalningar och summera egenskapernaBearbetningsavgifter och Plattformsavgifter och sedan ange det totala beloppet som en kostnad i QuickBooks Online.
- Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer att ha den associerade företagspostens namn inställt som visningsnamn. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot kommer visningsnamnet i QuickBooks Online som standard att använda egenskaperna Förnamn och Efternamn. Läs mer om hur du ändrar detta.
- För fakturor som synkroniseras i två riktningar kan uppdateringar av mappade egenskaper endast synkroniseras till QuickBooks Online om fakturan skapades i HubSpot och synkroniserades till QuickBooks Online.
- Om en betalning som gjorts via ACH fortfarande behandlas, även om din faktura har markerats som betald i HubSpot, kommer den bara att markeras som betald i QuickBooks Online när betalningen har slutförts.
- Klicka på Nästa längst upp till höger.
- Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj om du vill Använda HubSpot-data eller Använda QuickBooks Online-data.
- I avsnittet Mappade fält avaktiverar du brytarna för att utesluta dem från synkroniseringen. Läs mer om mappning av fält för datasynkronisering.
-
- Användare med ett Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan lägga till fler fält genom att klicka på Lägg till en mappning under de fördefinierade fälten.
- Välj fälten i rullgardinsmenyerna och klicka på Skapa, eller klicka på delete delete för att ta bort mappningen.
- Om du vill redigera eller ta bort en mappning som du har lagt till klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.
Vänligen notera detta:
- För att ett anpassat fält i QuickBooks Online ska vara tillgängligt för HubSpot för att skapa anpassade fakturafältmappningar, måste den anpassade fälttypen i QuickBooks Online vara Text och Nummer, i kategorin Transaktion, vara Utskriftsaktiverad och vara aktiverad för alla försäljningsformulär, vilket inkluderar fakturor, uppskattningar och försäljningskvitton.
- När en mappning av ett anpassat fält har skapats och synkroniseringen har aktiverats synkroniseras matchande fakturor, inklusive historiska fakturor.
- Endast de tre första anpassade fakturafälten som skapats i QuickBooks Online är synliga. Se QuickBooks API-dokumentation för mer information.
- Klicka på Nästa längst upp till höger.
- På skärmen Begränsa kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter ställs in för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. Granska HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter.
- Synkroniseringsfilter (utom synkronisering av utgående fakturor) kan redigeras. Så här redigerar du synkroniseringsfiltren:
-
- Under Filter klickar du på Redigera bredvid synkroniseringsfiltret.
-
- Välj dina egenskaper och filterkriterier.
- Klicka på Tillämpa kriterier och sedan på Klar.
När synkroniseringen är aktiverad synkroniseras data automatiskt mellan de två systemen. När den första synkroniseringen har slutförts synkroniseras posterna med jämna mellanrum. Data kan också synkroniseras på begäran via knappen Synkronisera nu på fliken Synkroniseringsöversikt.
Rekommenderade synkroniseringsfilter
När du ställer in en synkronisering kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter ställs in för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. De kan redigeras om det behövs
De rekommenderade filtren som ställs in automatiskt är:
- Kontakter: tvåvägssynkronisering med följande filter för att förhindra att onödiga kontakter synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online:
- QuickBooks Online → HubSpot: filtret är inställt på Alla kunder.
- HubSpot → QuickBooks Online: i den första filtergruppen är filtren Fakturastatus är inget av Utkast och Skapaddatum är efter [dagens datum] och Fakturakälla är något av HubSpot inställda.
- Fakturor: utan att ett filter har ställts in kommer alla fakturor att synkroniseras mellan QuickBooks Online och HubSpot. Detta filter ställer in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med filtret Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00]. Datumet är inställt på den aktuella dagen.
- Produkter: en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med standardfiltret Alla produkter & tjänster inställt.
Ställ in visningsnamn på kunder
Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer att ha den associerade företagspostens namn inställt som visningsnamn. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot kommer visningsnamnet i QuickBooks Online som standard att använda egenskaperna för förnamn och efternamn.
Så här ändrar du detta:
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar.
- Klicka på Kontaktsynkronisering.
- På skärmen Konfigurera, i avsnittet Mappade fält, klickar du på för att stänga av mappningen av fältet Visningsnamn ← Associerat företagsnamn.
Observera: Display Name-fälten måste vara unika i QuickBooks Online. Den första kontakten från ett företag kommer att ha sitt visningsnamn inställt på företagsnamnet, men alla kontakter från det företaget som försöker synkronisera till QuickBooks Online efter den första kontakten kommer inte att synkroniseras, eftersom deras visningsnamn redan används. Vi rekommenderar att du använder en kontakt på ett företag som faktureringskontakt för alla fakturor eller betalningar för att undvika synkroniseringsfel. Fakturor, betalningslänkar eller offerter kan skickas till ett valfritt antal kontakter, men endast en kontakt (som matchar kunden i QuickBooks Online) bör vara formellt associerad.
Redigera datasynkronisering
För att redigera en befintlig datasynkronisering:
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar.
- Håll muspekaren över Kontaktsynkronisering, Produktsynkronisering eller Fakturasynkronisering och klicka på Redigera.
- Gör dina ändringar genom att följa stegen som om du skulle ställa in synkroniseringen för första gången.
Granska synkroniseringsstatusar
Granska en lista med poster och deras synkroniseringsstatus:
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i det vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar .
-
- Klicka på Objektvy för att se antalet poster som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
- Klicka på Alla objekt bredvid Filtrera efter : för att filtrera efter objekt.
- Klicka på antalet poster i varje kolumn för att se mer information om de poster som synkroniseras, misslyckas eller utesluts.
-
- Klicka på Postvy för att visa en lista med poster.
- Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
- Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera posterna.
- Använd sidnavigeringen längst ned i tabellen för att navigera genom posterna.
- Under Synkroniseringsaktivitet klickar du på pilen för att se mer information om aktiviteten i en post.
Exportera synkroniseringsposter
Så här exporterar du synkroniseringsposter:
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i det vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar .
- Klicka på Postvy.
- Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
- Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera posterna.
- När du har filtrerat posterna klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Exportera.
- Välj filformat och klicka sedan på Exportera.
- Exportfilen kommer att skickas till din konto-e-post. Du kommer också att få ett meddelande i appen när exporten är klar.
Stänga av eller ta bort datasynkronisering
- Navigera till Integrationer > Anslutna appar i det vänstra sidofältet.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på fliken CRM-synkroniseringar .
- Håll muspekaren över den objektsynkronisering som du vill stänga av, klicka på Mer och välj Stäng av synkronisering.
- Detta kommer att förhindra att poster synkroniseras mellan HubSpot och QuickBooks Online. När synkroniseringen har stängts av kan du klicka på Redigera synkroniseringsinställningar för att slå på den igen.
- Klicka på Ta bort synkronisering för att ta bort synkroniseringen.