Anslut HubSpot och QuickBooks Online

Anslut ditt HubSpot-konto till QuickBooks Online med datasynkronisering. När du har anslutit dina konton kan du synkronisera kontakter, produkter och fakturor mellan de två systemen. Du kan också se detaljer om betalningsregister på tidslinjen för affärsregistret. Se den här artikeln om du använder den äldre HubSpot-QuickBooks Online integrationen.

Observera: Vi rekommenderar att du rådgör med dina konto- och juristavdelningar om huruvida den här funktionen passar dina behov innan du ansluter integrationen.

För att få en överblick över HubSpots integration med QuickBooks Online, titta på den här videon:

Innan du sätter igång

Begränsningar

• Redigera fakturor i QuickBooks Online: vissa redigeringar kan inte göras på fakturor som skapats i HubSpot från QuickBooks Online. Ändringar som inte kan göras är att lägga till eller ta bort radobjekt, uppdatera priser, ta bort en betalning eller lägga till skatteinformation. Om redigeringen inte görs i HubSpot kommer fakturan inte att synkroniseras. Du kan uppdatera fakturafält, lägga till betalningar eller krediter och lägga till servicedatum för radobjekt på en HubSpot-krediterad faktura från QuickBooks Online. Slutligen kan fakturor som skapats i QuickBooks Online redigeras i QuickBooks Online.
• Fakturering av skatt: använd automatiseradförsäljningsskatt för att synkronisera automatiserad skattedata från HubSpot till QuickBooks Online, när du skapar fakturor med automatiserad skatt i HubSpot.
• Icke-amerikanska QuickBooks Online-konton: de flesta icke-amerikanska QuickBooks Online-versioner kräver att synkroniserade fakturor inkluderar skatt (t.ex. moms, HST, GST, etc.). HubSpot-fakturor kan inte skapas med skatt, så användare med icke-amerikanska QuickBooks Online-konton kommer inte att kunna använda den här funktionen.
• Intäktsredovisning: Fakturor från HubSpot stöder inte att lägga till ett servicedatum till radobjekt i HubSpot, vilket krävs när man använder QuickBooks Onlines funktion för intäktsredovisning.
• Affärsegenskap för konto: QuickBooks Online-appen skriver inte data till gruppen Affärsegenskap för konto . Vi rekommenderar att du använder objektet faktura när du skapar rapporter och utlöser arbetsflöden om du har anslutit den här appen.
• Betalningar fördelade på flera fakturor: I QuickBooks Online kan en betalning kopplas till flera fakturor. Men i HubSpot kan betalningar inte delas upp på olika fakturor. Därför kommer betalningar som har flera associerade fakturor i QuickBooks Online inte att synkroniseras till HubSpot. 

Rekommendationer innan du använder integrationen

• Stäng av anpass at transaktionsnummer i QuickBooks Online: kontrollera om inställningen för anpassat transaktionsnummer i QuickBooks Online är på. Vi rekommenderar att den här inställningen är avstängd. Om den inte är aktiverad kommer fakturor som skapas i QuickBooks Online automatiskt att anta HubSpot Fakturas prefix, vilket kan potentiellt leda till motstridiga fakturanummer.
• Lås stängda räken skapsperioder: aktivera inställningen som automatiskt låser stängda räkenskapsperioder i QuickBooks Online. Detta gör att alla stängda konton skyddas från att ändras.
• Synkronisera produkter: det rekommenderas att synkronisera dina produkter från QuickBooks Online till HubSpot och att använda dessa produkter när du skapar fakturor, offerter och Betalningslänkar. Detta kommer att garantera att när fakturor och betalningar synkroniseras till QuickBooks Online, är de korrekt länkade till de inkomst- och utgiftskonton som du har ställt in.

Vänligen notera:

• Produktsynkroniseringen använder SKU-egenskapen för matchning. För att undvika dubblering av produkter synkroniserar produktsynkronisering som standard endast produkter med SKU:er. Vi rekommenderar att du lägger till SKU:er för de produkter i QuickBooks Online som du vill synkronisera.
• Om en faktura har radobjekt som inte kan matchas med en produkt i QuickBooks Online skapas en produkt som kallas Anpassat radobjekt i QuickBooks Online och radobjekt som inte kan matchas matchas med den produkten. Du anger vilket konto denna produkt med anpassade radobjekt ska kopplas till i stegetKonfigurera i synkroniseringen av fakturor.

• Synkronisera alla kunder :Virekommenderar att du synkroniserar alla kunder från QuickBooks Online till HubSpot som kontakter. När du skapar en faktura för en befintlig kund ska du se till att använda den kontakt som synkroniserades från QuickBooks Online. Detta kommer att säkerställa att alla fakturor du skapar är anslutna till rätt kund i QuickBooks Online. När du fakturerar en ny kund ska du se till att kontakten på fakturan är faktureringskontakten, vars e-postadress du vill ska vara ansluten till kunden i QuickBooks Online. 
• Uppdatera arbetsflödesåtgärderna Skapa betald faktura och Skapa betalt försäljningskvitto : om du använder tvåvägs fakturasynkronisering rekommenderas att du uppdaterar ditt arbetsflöde för att filtrera bort betalningar som kommer från fakturor (t.ex. betalningar där källan = faktura). Om arbetsflödet inte uppdateras kommer duplicering att ske, eftersom betalningar av fakturor också kommer att utlösa skapandet av betalda fakturor. Endast en betalning kommer att ske, men det kommer att finnas två fakturor för betalningen. 

Förstå begränsningar och överväganden för synkronisering av kreditnotor (BETA)

Om du är en Superadmin kan du registrera ditt konto i Credit Memos QuickBooks Online Data Sync beta för att synkronisera kreditnotor mellan HubSpot och QuickBooks Online. 

Innan du börjar arbeta med den här funktionen bör du observera följande: 

• Du kan konfigurera synkroniseringen så att den är enkelriktad eller dubbelriktad.
• Synkronisering av kreditnotor inkluderar radobjekt, rabatter, automatiserad moms, kreditnotor på fakturor och Betalningsregister som inte är noll och som inkluderar summor för kreditnotor.
• Att annullera en kreditnota i HubSpot synkroniseras inte med QuickBooks Online. Voids måste fyllas i manuellt i QuickBooks Online.
• Synkroniseringsfiltret för utgående kreditnotor kan inte redigeras i HubSpot.
• Vissa fält i kreditnota-synkroniseringen är interna och kan inte redigeras i HubSpot.
• I vissa situationer med överbetalning i QuickBooks Online kan summan som tillämpas på Inbound vara större än summan som tillämpas på fakturan.

Anslut appen

Behörigheter krävs Du måste vara Superadmin eller ha App Marketplace-behörighet på ditt HubSpot-konto för att ansluta appen. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Sök efter QuickBooks Online och välj det i resultaten.
3. Ange dina inloggningsuppgifter för QuickBooks Online och klicka på Delbetalning. 

Observera: det är inte möjligt att ansluta ett QuickBooks sandlåda konto till HubSpot.

Konfigurera din synkronisering med GUID Setup

När du har delbetalat QuickBooks Online Integration kommer du att omdirigeras till sidan Guided Setup. Detta är ett flöde på en sida som guidar dig genom stegen för att ställa in synkronisering av Faktura, Kontakt och Produkt mellan HubSpot och QuickBooks.

För granskning av synkroniseringsinställningarna för varje objekt: 

1. Klicka på högerpilen för varje objektsynkronisering för att visa synkroniseringsinställningarna. Synkroniseringsinställningarna för varje objekt kommer att inkludera: 

• • Synkroniseringsriktning: du kan konfigurera synkroniseringen så att den är enkelriktad eller dubbelriktad. 
  • Lösning av datakonflikter: du kan välja vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest aktuella informationen.
  • Fältkartläggningar: du kan konfigurera dina fältkartläggningar. 
  • Synkroniseringsfilter: Du kan lägga till filter för att begränsa vilka register som ska synkroniseras. 

2. Om det finns några fel i dina synkroniseringsinställningar som kräver din uppmärksamhet visas de längst ner i varje avsnitt för synkronisering av objekt.
   

3. Om du vill anpassa dina synkroniseringsinställningar ytterligare klickar du på Gå till avancerade inställningar .
4. Om du vill slutföra installationen och börja synkronisera data klickar du på Spara och starta synkronisering uppe till höger.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

För att aktivera datasynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
6. På sidan Välj de data som du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn QuickBooks Online och väljer det objekt som du vill synkronisera med HubSpot. Dropdown-menyn för HubSpot uppdateras automatiskt.
7. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning. Du kan synkronisera följande objekt:

8. Klicka på Nästa uppe till höger.
9. Klicka på rullgardinsmenyn Data conflict resolution och välj om du vill använda HubSpot-data eller använda QuickBooks Online-data .

10. I avsnittet Mapped fields (Mappade fält ) avaktiverar du brytarna för att utesluta dem från synkroniseringen. Läs mer om fältkartläggning med datasynkronisering.

• • Användare med ett Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan lägga till fler fält genom att klicka på Lägg till en mappning under de fördefinierade fälten.
    • Välj fälten i rullgardinsmenyerna och klicka på Skapa, eller klicka på delete delete för att ta bort mappningen.
    • Om du vill redigera eller ta bort en mappning som du har lagt till klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.

11. Klicka på Nästa uppe till höger.
12. På skärmen Begränsa kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter är inställda för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. Granskning av HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter.
13. Synkroniseringsfilter (utom synkronisering av utgående fakturor) kan redigeras. Så här redigerar du synkroniseringsfiltren:

• • Under Filter klickar du på Redigera bredvid synkroniseringsfiltret.

• • Välj dina egenskaper och filterkriterier.
  • Klicka på Tillämpa kriterier och klicka sedan på Klar.

När synkroniseringen är påslagen synkroniseras data automatiskt mellan HubSpot och QuickBooks. När den första synkroniseringen är klar synkroniseras registren med jämna mellanrum:

• Ändringar från HubSpot till QuickBooks upptäcks inom några minuter.

• Ändringar från QuickBookstill HubSpot upptäcks var 30:e minut.

Data kan också synkroniseras på begäran genom att klicka på knappen Synkronisera nu på fliken CRM-synkroniseringar för att få de senaste uppdateringarna.

Rekommenderade synkroniseringsfilter

När du ställer in en synkronisering kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter är inställda för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. De kan redigeras om så krävs

De rekommenderade filter som ställs in automatiskt är följande:

• Kontakter: tvåvägssynkronisering med följande följare för att förhindra att onödiga kontakter synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtret är inställt på Alla kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: i den första filtergruppen anges filtren Fakturastatus är inget av Utkast och Skapaddatum är efter [dagens datum] och Fakturakälla är något av HubSpot .
• Fakturor: utan att ett filter ställs in kommer alla fakturor att synkroniseras mellan QuickBooks Online och HubSpot synkroniseras. Detta filter ställer in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med filtret Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00]. Datumet ställs in på den aktuella dagen.
• Produkter: en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med standardfiltret Alla produkter & tjänster.

Ställ in visningsnamn på kunder

Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer att ha det associerade Företagsregistrets namn inställt som Display Name. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot, kommer Display Name i QuickBooks Online som standard att använda egenskaperna för förnamn och efternamn.

För att ändra detta:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Klicka på Synkronisering av kontakter.
6. På skärmen Configure , i avsnittet Mapped fields , klickar du på för att stänga av fältkartläggningen Display Name ← Associated Företag Name.

Observera: Display Name-fälten måste vara unika i QuickBooks Online. Den första kontakten från ett företag kommer att ha sitt visningsnamn inställt på företagsnamnet, men alla kontakter från det företaget som försöker synkronisera till QuickBooks Online efter den första kontakten kommer inte att synkroniseras, eftersom deras visningsnamn redan används. Vi rekommenderar att du använder en kontakt på ett företag som faktureringskontakt för alla fakturor eller betalningar för att undvika synkroniseringsfel. Fakturor, betalningslänkar eller offerter kan skickas till valfritt antal kontakter, men endast en kontakt (som matchar kunden i QuickBooks Online) ska vara formellt associerad.

Synkronisering av redigeringsdata

Så här redigerar du en befintlig datasynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Håll muspekaren över Synkronisering av kontakter, Synkronisering av produkter eller Synkronisering av fakturor och klicka på Redigera.
6. Gör dina ändringar genom att följa stegen som om du skulle ställa in synkroniseringen för första gången.

Granskning av synkroniseringsstatus

För granskning av en lista över register och deras synkroniseringsstatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .

• • Klicka på Objekt view för att se antalet register som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
    • Klicka på Alla objekt bredvid Filtrera efter: för att filtrera efter objekt.
    • Klicka på antalet register i varje kolumn för att se mer information om de register som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. 

• • Klicka på Visa register för att visa en lista över register.
    
    • Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
    • Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera registren.
    • Använd sidnavigeringen längst ned i tabellen för att navigera genom registren.
    • Under Synkronisera aktivitet klickar du på pilen för att se mer information om aktiviteten i ett register.

Export av synkroniseringsregister

För att exportera synkroniseringsregister:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .
5. Klicka på Visa register.
6. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
7. Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera registren.
8. När du har filtrerat registren klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Export.
9. Välj filformat och klicka sedan på Export.
10. Filen för export kommer att skickas till din e-post på kontot. Du kommer också att få ett meddelande i appen när exporten är klar.

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .
5. Håll muspekaren över objektets synkronisering som du vill stänga av, klicka på Mer och välj Stäng av synkronisering.

6. Detta kommer att förhindra att register synkroniseras mellan HubSpot och QuickBooks Online. När synkroniseringen är avstängd kan du klicka på Mer > Slå på synkronisering för att slå på den igen.