Senast uppdaterad: juli 24, 2024
Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:
Alla produkter och planer
|
Anslut ditt HubSpot-konto till QuickBooks Online med datasynkronisering. När du har anslutit dina konton kan du synkronisera kontakter och produkter mellan de två systemen och synkronisera fakturor från Quickbooks Online till HubSpot. Du kan också se betalningsinformation på tidslinjen för affärsposten.
Krav för HubSpot
- Du måste vara Super Admin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.
- Du behöver minst Operations Hub Starter för att skapa anpassade fältmappningar. Standardmappningar är tillgängliga med alla planer.
Vänligen notera:
- För att ett anpassat fält i QuickBooks Online ska vara tillgängligt för HubSpot för att skapa anpassade fakturafältmappningar, måste den anpassade fälttypen i QuickBooks vara Text och Nummer, i kategorin Transaktion, vara Utskriftsaktiverad och vara aktiverad för alla försäljningsformulär, vilket inkluderar fakturor, uppskattningar och försäljningskvitton.
- När en anpassad fältmappning har konfigurerats och synkroniseringen har aktiverats kommer matchande fakturor, inklusive historiska fakturor, att synkroniseras.
Anslut appen
- I ditt HubSpot-konto klickar du på Marknadsplatsikonen i det övre navigeringsfältet och välj sedan Template Marketplace.
- Sök efter QuickBooks Online och välj den i resultatet.
- Ange dina inloggningsuppgifter för QuickBooks Online och klicka på Installera app.
- Det är inte möjligt att ansluta ett QuickBooks sandbox-konto till HubSpot.
- Stäng av inställningarna för anpassade transaktionsnummer i QuickBooks Online för att förhindra dubbletter av fakturor och misslyckade fakturasynkroniseringar.
- Vi rekommenderar starkt att du låser dina böcker för alla stängda redovisningsperioder i QuickBooks Online för att förhindra oavsiktlig ändring av data via datasynkronisering med HubSpot.
Konfigurera dina synkroniseringsinställningar
För att slå på datasynkronisering:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på Konfigurera din synkronisering.
- På sidan Välj de data som du vill synkronisera klickar du på det objekt som du vill synkronisera mellan HubSpot och QuickBooks Online och på synkroniseringsriktningen. Du kan synkronisera följande objekt:
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| Kontakt | ⇔ | Kund |
| Produkt | ⇔ | Produkter & tjänster |
| Faktura | ← | Faktura |
- Klicka på Nästa längst upp till höger.
- På skärmen Begränsa kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in för dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Granska HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter.
- Synkroniseringsfilter kan redigeras. Så här redigerar du synkroniseringsfiltren:
- Under Filter klickar du på Redigera bredvid synkroniseringsfiltret.
-
- Välj dina egenskaper och filterkriterier.
- Klicka på Tillämpa kriterier och klicka sedan på Klar.
När synkroniseringen har aktiverats synkroniseras data automatiskt mellan de två systemen. När den första synkroniseringen har slutförts synkroniseras poster inom 10 minuter efter en ändring.
Läs mer om vilka fält som mappas mellan HubSpot och QuickBooks Online.
Observera: När en faktura synkroniseras från QuickBooks till HubSpot kommer fakturan att kopplas till det primära företaget för kontakten på fakturan. Om en kontakt har mer än ett företag kopplat till sig i HubSpot kommer det primära företaget att kopplas till fakturan. Om kontakten inte har något företag kopplat till sig kommer inget företag att kopplas till fakturan. När ett företag har associerats kan det uppdateras manuellt.
Så här stänger du av datasynkronisering:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Håll muspekaren över den objektsynkronisering som du vill stänga av, klicka sedan på Mer och välj Stäng av synkronisering.
Detta kommer att förhindra att poster synkroniseras mellan HubSpot och QuickBooks Online. När synkroniseringen har stängts av kan du klicka på Redigera synkroniseringsinställningar för att slå på den igen. Eller klicka på Ta bort synkronisering för att ta bort synkroniseringen.
Observera: den här appen skriver inte data till Accounting deal property group. Vi rekommenderar att du använder fakturaobjektet när du skapar rapporter och utlöser arbetsflöden om du har den här appen ansluten.
Rekommenderade synkroniseringsfilter
När du ställer in synkroniseringen mellan HubSpot och QuickBooks Online kan du ställa in filter för olika objekt för att säkerställa att rätt data synkroniseras mellan de två systemen. Nedan följer HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter:
- Kontakter: det rekommenderas att du ställer in en tvåvägssynkronisering med följande filter för att förhindra att onödiga kontakter synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online:
- QuickBooks Online → HubSpot: använd standardfiltret Alla kunder.
- HubSpot → QuickBooks Online: i den första filtergruppen ställer du in filtren till Fakturastatus är inget av Utkast och Skapaddatum är efter [dagens datum] och Fakturakälla är något av HubSpot.
- Fakturor: det rekommenderas att ställa in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med filtret Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00] . Datumet bör ställas in till den aktuella dagen.
- Produkter: Ställ in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med standardfiltret (Alla produkter och tjänster).
Ställ in visningsnamn på kunder
Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer att ha den associerade företagspostens namn inställt som visningsnamn. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot kommer visningsnamnet i QuickBooks som standard att använda egenskaperna Förnamn och Efternamn.
Så här ändrar du detta:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på Kontaktsynkronisering.
- På skärmen Konfigurera, i avsnittet Mappade fält, klicka för att stänga av mappningen av fältet Visningsnamn ← associerat företagsnamn.
Observera: fälten för visningsnamn måste vara unika i Quickbooks Online. Den första kontakten från ett företag kommer att ha sitt Display Name inställt på företagsnamnet, men alla kontakter från det företaget som försöker synkronisera till QuickBooks Online efter den första kontakten kommer inte att synkroniseras, eftersom deras Display Name redan används. Vi rekommenderar att du använder en kontakt på ett företag som faktureringskontakt för alla fakturor eller betalningar för att undvika synkroniseringsfel. Fakturor, betalningslänkar eller offerter kan skickas till ett valfritt antal kontakter, men endast en kontakt (som matchar kunden i Quickbooks) bör vara formellt associerad.
Visa fakturaobjektet
Fakturor som synkroniserats från eller manuellt lagts till i HubSpot från QuickBooks Online kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa egna egenskaper för fakturaobjektet. För att visa fakturaobjektet:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
- Klicka på Kontakter uppe till vänster. I rullgardinsmenyn väljer duFakturor. Detta tar dig till din fakturaindexsida.
Fakturor som synkroniseras från QuickBooks Online kommer inte automatiskt att kopplas till en HubSpot Seal-post.
Så här skapar du anpassade egenskaper för fakturaobjekt:
- I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
- Klicka på Egenskaper.
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturaegenskaper.
- Skapa sedan dina egenskaper.
Fakturaobjektet kan användas för att segmentera kontakter, utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.
Observera: när du synkroniserar flera fakturor till HubSpot till samma affärspost kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i Quickbooks.
Exportera synkroniseringsposter
Så här exporterar du synkroniseringsposter:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
- Klicka på QuickBooks Online.
- Klicka på Postvy.
- Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
- Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera posterna.
- När du har filtrerat posterna klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Exportera.
- Välj filformat och klicka sedan på Exportera.
- Exportfilen kommer att skickas till din konto-e-post. Du får också en avisering i appen när exporten är klar.