Hoppa till innehåll
HubSpot Kunskapsbas
Observera: Översättningen av denna artikel är endast avsedd att underlätta för dig. Översättningen har skapats automatiskt med hjälp av en översättningsprogramvara och har eventuellt inte korrekturlästs. Den engelska versionen av denna artikel bör därför betraktas som den gällande versionen med den senaste informationen. Du kan komma åt den här.

Anslut HubSpot och QuickBooks Online

Senast uppdaterad: september 5, 2024

Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:

Alla produkter och planer

Anslut ditt HubSpot-konto till QuickBooks Online med datasynkronisering. När du har anslutit dina konton kan du synkronisera kontakter, produkter och fakturor mellan de två systemen. Du kan också se betalningsinformation på tidslinjen för affärsposten. Se den här artikeln om du använder den äldre HubSpot-QuickBooks Online-integrationen.

Innan du sätter igång

Begränsningar

  • Redigera fakturor i QuickBooks Online: vissa redigeringar kan inte göras på fakturor som skapats i HubSpot från QuickBooks. Ändringar som inte kan göras är att lägga till eller ta bort radposter, uppdatera prissättning, ta bort en betalning eller lägga till skatteinformation. Om redigeringen inte görs i HubSpot kommer fakturan inte att synkroniseras. Du kan uppdatera fakturafält, lägga till betalningar eller krediter och lägga till servicedatum för radposten på en HubSpot-genererad faktura från QuickBooks. Slutligen kan fakturor som skapats i QuickBooks redigeras i QuickBooks.
  • Debitering av skatt: det är inte möjligt att debitera skatt på fakturor i HubSpot. Om det behövs skatt på en faktura rekommenderas att fakturorna skapas i QuickBooks och synkroniseras till HubSpot.
  • Icke-amerikanska QuickBooks Online-konton: de flesta icke-amerikanska QuickBooks Online-versioner kräver att synkroniserade fakturor inkluderar skatt (t.ex. moms, HST, GST, etc.). HubSpot-fakturor kan inte skapas med skatt, så användare med QuickBooks Online-konton utanför USA kommer inte att kunna använda den här funktionen.
  • Intäktsredovisning: HubSpot-fakturor stöder inte att lägga till ett servicedatum till radposter i HubSpot, vilket krävs när du använder QuickBooks funktion för intäktsredovisning.
  • Egenskap för bokföringsavtal: QuickBooks Online-appen skriver inte data till egenskapsgruppen Bokföringsavtal. Vi rekommenderar att du använder fakturaobjektet när du skapar rapporter och utlöser arbetsflöden om du har den här appen ansluten.

Rekommendationer innan du använder integrationen

  • Stäng avAnpassat transaktionsnummer i QuickBooks Online: kontrollera om inställningen Anpassat transaktionsnummer i QuickBooks är på. Vi rekommenderar att du stänger av den här inställningen. Om den är aktiverad kommer fakturor som skapas i QuickBooks automatiskt att anta HubSpot-fakturornas prefix, vilket kan leda till motstridiga fakturanummer.
  • Lås stängda bokföringsperioder: aktivera inställningen som automatiskt låser stängda bokföringsperioder i QuickBooks. Detta ser till att alla stängda bokföringsperioder är skyddade från att ändras.
  • Synkronisera produkter: vi rekommenderar att du synkroniserar dina produkter från QuickBooks till HubSpot och att du använder dessa produkter när du skapar fakturor, offerter och betalningslänkar. Detta garanterar att när fakturor och betalningar synkroniseras till QuickBooks är de korrekt länkade till de inkomst- och utgiftskonton som du har ställt in.

Vänligen notera:

  • Produktsynkroniseringen använder SKU-egenskapen för matchning. För att undvika dubblering av produkter synkroniserar produktsynkroniseringen som standard endast produkter med SKU:er. Vi rekommenderar att du lägger till SKU:er för de produkter i QuickBooks som du vill synkronisera.
  • Om en faktura har radposter som inte kan matchas mot en produkt i QuickBooks skapas en produkt som heter Anpassad radpost i QuickBooks, och omatchade radposter kommer att matchas mot den produkten. Du definierar vilket inkomstkonto som den här anpassade radposten ska kopplas till i stegetKonfigurera i fakturasynkroniseringen.
  • Synka alla kunder: virekommenderar att du synkroniserar alla kunder från QuickBooks Online till HubSpot som kontakter. När du skapar en faktura för en befintlig kund, se till att använda den kontakt som synkroniserades från QuickBooks. På så sätt ser du till att alla fakturor du skapar kopplas till rätt kund i QuickBooks. När du fakturerar en ny kund ska du se till att kontakten på fakturan är faktureringskontakten, vars e-postadress du vill koppla till kunden i QuickBooks.
  • Uppdatera arbetsflödesåtgärderna Skapa betald faktura och Skapa betalt säljkvitto: om du använder tvåvägs fakturasynkronisering rekommenderas att du uppdaterar ditt arbetsflöde för att filtrera bort betalningar som kommer från fakturor (t.ex. betalningar där källan = faktura). Om arbetsflödet inte uppdateras kommer duplicering att ske, eftersom fakturabetalningar också kommer att utlösa skapandet av betalda fakturor. Endast en betalning kommer att ske, men det kommer att finnas två fakturor för betalningen.

Anslut appen

För att ansluta appen måste du vara Super Admin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.

  • I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
  • Sök efter QuickBooks Online och välj det i resultaten.
  • Ange dina inloggningsuppgifter för QuickBooks Online och klicka på Installera app.
Observera: det är inte möjligt att ansluta ett QuickBooks sandbox-konto till HubSpot.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

För att aktivera datasynkronisering:

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
  • Klicka på Konfigurera din synkronisering.
  • På sidan Välj de data som du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn QuickBooks Online och väljer det objekt som du vill synkronisera med HubSpot. HubSpot rullgardinsmenyn uppdateras automatiskt.
  • Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning. Du kan synkronisera följande objekt:
HubSpot QuickBooks Online
Kontakt ⇔ Kund
Produkt ⇔ Produkter och tjänster
Faktura ⇔ Faktura

QuickBooks-sync-direction

Vänligen notera:

  • När en faktura synkroniseras från QuickBooks till HubSpot kommer fakturan att kopplas till det primära företaget för kontakten på fakturan. Om en kontakt har mer än ett företag kopplat till sig i HubSpot kommer det primära företaget att kopplas till fakturan. Om kontakten inte har något företag kopplat till sig kommer inget företag att kopplas till fakturan. När ett företag har associerats kan det uppdateras manuellt.
  • När en betald faktura synkroniseras från HubSpot till QuickBooks kommer de tillhörande behandlingsavgifterna för din valda betalningsprocessor i HubSpot, antingen Stripe eller HubSpot-betalningar, inte att skapa en bokföringskostnad i QuickBooks automatiskt. För att redovisa detta kan du skapa en rapport över alla fakturor och betalningar som mottagits och summera egenskapernaBearbetningsavgifter och Plattformsavgifter och sedan ange det totala beloppet som en kostnad i QuickBooks.
  • Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks kommer att ha den associerade företagspostens namn inställt som visningsnamn. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot kommer visningsnamnet i Quickbooks som standard att använda egenskaperna Förnamn och Efternamn. Läs mer om hur du ändrar detta.
  • För fakturor som synkroniseras i två riktningar kan uppdateringar av mappade egenskaper endast synkroniseras till QuickBooks om fakturan skapades i HubSpot och synkroniserades till QuickBooks.
  • Klicka på Nästa uppe till höger.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Data conflict resolution och välj om du vill använda HubSpot-data eller använda QuickBooks Online-data.
  • I avsnittet Mappade fält kan du avaktivera omkopplarna för att utesluta dem från synkroniseringen. Läs mer om mappning av fält för datasynkronisering.
    • Användare i ett Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan lägga till fler fält genom att klicka på Lägg till en mappning under de fördefinierade fälten .
      • Välj fälten i rullgardinsmenyerna och klicka på Skapa, eller klicka på delete delete för att ta bort mappningen.
      • Om du vill redigera eller ta bort en mappning som du har lagt till klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.

Vänligen notera:

  • För att ett anpassat fält i QuickBooks Online ska vara tillgängligt för HubSpot för att skapa anpassade fakturafältmappningar , måste den anpassade fälttypen i QuickBooks vara Text och Nummer, i kategorin Transaktion, vara Utskriftsaktiverad och vara aktiverad för alla försäljningsformulär, vilket inkluderar fakturor, uppskattningar och försäljningskvitton.
  • När en anpassad fältmappning har skapats och synkroniseringen har aktiverats kommer matchande fakturor, inklusive historiska fakturor, att synkroniseras.
  • Endast de tre första anpassade fakturafälten som skapats i QuickBooks är synliga. Se QuickBooks API-dokumentation för mer information.
  • Klicka på Nästa uppe till höger.
  • På skärmen Begränsa kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in för dig, baserat på det datum du ställer in synkroniseringen. Filter ställs in för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. Granska HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter.

quickbooks-recommended-sync-settings-1

  • Synkroniseringsfilter (utom synkronisering av utgående fakturor) kan redigeras. Så här redigerar du synkroniseringsfiltren:
    • Under Filter klickar du på Redigera bredvid synkroniseringsfiltret.
    • Välj dina fastigheter och filterkriterier.
    • Klicka på Tillämpa kriterier och sedan på Klar.

När synkroniseringen är påslagen synkroniseras data automatiskt mellan de två systemen. När den första synkroniseringen är klar synkroniseras posterna inom 10 minuter efter en ändring.

Rekommenderade synkroniseringsfilter

När du ställer in en synkronisering kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in för dig, baserat på det datum du ställer in synkroniseringen. Filter ställs in för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. De kan redigeras om det behövs

De rekommenderade filter som automatiskt ställs in är följande:

  • Kontakter: tvåvägssynkronisering med följande filter för att förhindra att onödiga kontakter synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online:
    • QuickBooks Online → HubSpot: filtret är inställt på Alla kunder.
    • HubSpot → QuickBooks Online: i den första filtergruppen är filtren Fakturastatus är inget av Utkast och Skapaddatum är efter [dagens datum] och Fakturakälla är något av HubSpot inställda .

QuickBooks-contact-filter

  • Fakturor: utan att ett filter är inställt synkroniseras alla fakturor mellan QuickBooks Online och HubSpot synkroniseras. Detta filter ställer in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med filtret Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00]. Datumet är inställt på den aktuella dagen.

    QuickBooks-invoice-filter
  • Produkter: en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med standardfiltret Alla produkter och tjänster inställt .

    quickbooks-data-sync-products

Ställ in visningsnamn på kunder

Kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer att ha den associerade företagspostens namn inställt som visningsnamn. Om kontakten inte har något associerat företag i HubSpot kommer Display Name i QuickBooks som standard att använda egenskaperna för förnamn och efternamn.

För att ändra detta:

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
  • Klicka på Synkronisering av kontakter.
  • På skärmen Configure, i avsnittet Mapped fields, klickar du på för att stänga av mappningen av fältet Display Name ← Associated Company Name.

Observera: Fältför visningsnamn måste vara unika i QuickBooks Online. Den första kontakten från ett företag kommer att ha sitt visningsnamn inställt på företagsnamnet, men alla kontakter från det företaget som försöker synkronisera till QuickBooks Online efter den första kontakten kommer inte att synkroniseras, eftersom deras visningsnamn redan används. Vi rekommenderar att du använder en kontakt på ett företag som faktureringskontakt för alla fakturor eller betalningar för att undvika synkroniseringsfel. Fakturor, betalningslänkar eller offerter kan skickas till ett valfritt antal kontakter, men endast en kontakt (som matchar kunden i QuickBooks) bör vara formellt associerad.

Synkronisering av redigeringsdata

Så här redigerar du en befintlig datasynkronisering:

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
  • Håll muspekaren över Kontaktsynkronisering, Produktsynkronisering eller Fakturasynkronisering och klicka på Redigera.
  • Gör dina ändringar genom att följa stegen som om du skulle konfigurera synkroniseringen för första gången.

Granska synkroniseringsstatusar

För att granska en lista över poster och deras synkroniseringsstatus:

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
    • På fliken Synkroniseringsöversikt klickar du på Objektvy för att se antalet poster som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
      • Klicka på Alla objekt bredvid Filtrera efter : för att filtrera efter objekt.
      • Om du klickar på en siffra bredvid en post öppnas en sidopanel där du kan granska posterna.
        • För poster som inte kan synkroniseras kan du hålla muspekaren över informationsikonen under Felkategori för att se en förklaring till varför fakturan inte kan synkroniseras.

quickbooks-sync-status-information

    • Klicka på Record view för att visa en lista över poster.
      • Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
      • Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera posterna.
      • Använd sidnavigeringen längst ned i tabellen för att navigera genom posterna.
      • Under Synkroniseringsaktivitet klickar du på pilen för att se mer information om aktiviteten i en post.

quickbooks-sync-status-information-records

Exportera synkroniseringsposter

Så här exporterar du synkroniseringsposter:

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
  • Klicka på Record view.
  • Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
  • Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera posterna.
  • När du har filtrerat posterna klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Exportera.
  • Välj filformat och klicka sedan på Exportera.
  • Exportfilen kommer att skickas till din konto-e-post. Du får också en avisering i appen när exporten är klar.

Stäng av eller ta bort datasynkronisering

  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Integrationer > Anslutna appar i den vänstra sidofältet.
  • Klicka på QuickBooks Online.
  • Håll muspekaren över den objektsynkronisering som du vill stänga av, klicka på Mer och välj Stäng av synkronisering.

quickbooks-turn-off-sync

  • Detta kommer att förhindra att poster synkroniseras mellan HubSpot och QuickBooks Online. När synkroniseringen har stängts av kan du klicka på Redigera synkroniseringsinställningar för att slå på den igen.
  • Klicka på Ta bort synkronisering för att ta bort synkroniseringen.
Hjälpte artikeln?
Detta formulär används endast för dokumentationsfeedback. Få reda på hur du får hjälp med HubSpot.
Innehållsförteckning Meny

Relaterat innehåll