허브스팟과 퀵북스 온라인 연결

데이터 동기화를 통해 HubSpot 계정을 QuickBooks Online에 연결하세요. 계정을 연결한 후에는 두 시스템 간에 연락처, 제품, 청구서를 동기화할 수 있습니다. 거래 기록 타임라인에서 결제 세부 정보도 확인할 수 있습니다. 기존 HubSpot-QuickBooks Online 통합을 사용 중인 경우 이 도움말을 참조하세요 .

참고: 통합을 연결하기 전에 이 기능이 필요에 적합한지 회계 및 법무팀과 상의하는 것이 좋습니다.

HubSpot과 QuickBooks Online의 통합에 대한 개요를 보려면 이 동영상을 시청하세요:

시작하기 전에

제한 사항

• QuickBooks Online에서 인보이스 편집: 일부 인보이스 편집은 HubSpot에서 생성한 인보이스를 QuickBooks Online 내에서 편집할 수 없습니다. 편집할 수 없는 항목은 품목 추가 또는 제거, 가격 업데이트, 결제 제거, 세금 정보 추가 등입니다. HubSpot 내에서 편집하지 않으면 인보이스가 동기화되지 않습니다. QuickBooks Online 내에서 인보이스 필드를 업데이트하고, 결제 또는 크레딧을 추가하고, HubSpot에서 생성한 인보이스의 항목에 서비스 날짜를 추가할 수 있습니다. 마지막으로, QuickBooks Online에서 생성한 인보이스는 QuickBooks Online 내에서 편집할 수 있습니다.
• 세금 부과: 자동판매 세금을사용하여 HubSpot에서 자동 세금으로 송장을 생성할 때자동 판매 세금을사용하여 HubSpot의 자동 세금 데이터를 QuickBooks Online에 동기화합니다.
• 미국 외 QuickBooks Online 계정: 대부분의 미국 외 QuickBooks Online 버전에서는 동기화된 인보이스에 세금(예: VAT, HST, GST 등)이 포함되어야 합니다. HubSpot 인보이스는 세금으로 생성할 수 없으므로 미국 이외의 QuickBooks Online 계정을 가진 사용자는 이 기능을 사용할 수 없습니다.
• 수익 인식: HubSpot 인보이스는 QuickBooks Online의 수익 인식 기능을 사용할 때 필요한 서비스 날짜를 HubSpot의 항목에 추가하는 것을 지원하지 않습니다.
• 회계 거래 속성: QuickBooks 온라인 앱은 회계 거래 속성 그룹에 데이터를 쓰지 않습니다. 이 앱이 연결되어 있는 경우 보고서를 만들고 워크플로를 트리거할 때 인보이스 개체를 사용하는 것이 좋습니다.
• 인보이스에 분할 결제: QuickBooks Online에서는 하나의 결제를 여러 인보이스에 첨부할 수 있습니다. 그러나 HubSpot에서는 송장 간에 결제를 분할할 수 없습니다. 따라서 QuickBooks Online에 여러 개의 관련 인보이스가 있는 결제는 HubSpot과 동기화되지 않습니다. 

통합 사용 전 권장 사항

• QuickBooks 온라인에서사용자 지정 거래 번호 끄기: QuickBooks 온라인에서 사용자 지정 거래 번호 설정이 켜져 있는지 확인합니다. 이 설정은 해제하는 것이 좋습니다. 이 설정을 그대로 두면 QuickBooks Online에서 생성된 인보이스는 자동으로 HubSpot 인보이스 접두사를 채택하므로 인보이스 번호가 충돌할 수 있습니다.
• 휴면 회계 기간 잠금: QuickBooks Online에서 휴면 회계 기간을 자동으로 잠그는 설정을 켭니다. 이렇게 하면 닫힌 계정 기간이 변경되지 않도록 보호할 수 있습니다.
• 제품 동기화: 송장, 견적 및 결제 링크를 생성할 때 QuickBooks Online에서 HubSpot으로 제품을 동기화하고 해당 제품을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 송장 및 결제가 QuickBooks Online에 동기화될 때 설정한 수입 및 지출 계정과 올바르게 연결됩니다.

참고하세요:

• 제품 동기화에서는 SKU 속성을 사용하여 일치시킵니다. 제품 중복을 방지하기 위해 제품 동기화는 기본적으로 SKU가 있는 제품만 동기화합니다. 동기화하려는 제품에 QuickBooks Online의 SKU를 추가하는 것이 좋습니다.
• 인보이스에 QuickBooks Online의 제품과 일치할 수 없는 품목이 있는 경우, 사용자 지정 품목 이라는 제품이 QuickBooks Online에 생성되고 일치하지 않는 품목이 해당 제품과 일치하게 됩니다. 인보이스 동기화의구성 단계에서 이 사용자 지정 품목 제품을 연결할 수입 계정을 정의합니다.

• 모든 고객 동기화: QuickBooks Online의 모든 고객을 연락처로HubSpot에 동기화하는 것이 좋습니다. 기존 고객에 대한 인보이스를 생성할 때는 QuickBooks Online에서 동기화된 연락처를 사용해야 합니다. 이렇게 하면 생성한 모든 인보이스가 QuickBooks Online에서 올바른 고객에게 연결됩니다. 새 고객에게 인보이스를 청구할 때는 인보이스의 연락처가 청구 연락처인지, 이메일 주소가 QuickBooks Online에서 고객과 연결하려는 청구 연락처인지 확인하세요. 
• 유료 인보이스 생성 및 유료 판매 영수증 생성 워크플로 작업 업데이트: 양방향 인보이스 동기화를 사용하는 경우, 인보이스에서 발생하는 결제(예: 출처가 = 인보이스인 결제)를 필터링하도록 워크플로우를 업데이트하는 것이 좋습니다. 워크플로를 업데이트하지 않으면 인보이스 결제 시 유료 인보이스 생성도 트리거되므로 중복이 발생합니다. 결제는 한 번만 발생하지만 결제에 대한 청구서는 두 번 발행됩니다. 

크레딧 메모 동기화의 제한 사항 및 고려 사항 이해하기(베타)

슈퍼 관리자인 경우, 계정을 신용 메모 QuickBooks Online 데이터 동기화 베타 버전으로 설정하여 HubSpot과 QuickBooks Online 간에 신용 메모를 동기화할 수 있습니다. 

이 기능으로 작업을 시작하기 전에 다음 사항에 유의하세요: 

• 동기화를 단방향 또는 양방향으로 구성할 수 있습니다.
• 신용 메모 동기화에는 품목, 할인, 자동 판매세, 송장에 대한 신용 메모 적용, 신용 메모 적용 금액이 포함된 0이 아닌 결제 기록이 포함됩니다.
• HubSpot에서 크레딧 메모를 무효화하면 QuickBooks Online과 동기화되지 않습니다. 무효는 QuickBooks Online에서 수동으로 완료해야 합니다.
• 아웃바운드 크레딧 메모 동기화 필터는 HubSpot에서 편집할 수 없습니다.
• 일부 크레딧 메모 동기화 필드는 내부에 있으며 HubSpot에서 편집할 수 없습니다.
• QuickBooks Online의 특정 초과 지급 상황에서는 인바운드 적용 금액이 송장에 적용된 금액보다 클 수 있습니다.

앱 연결

권한 필요 앱을 연결하려면 슈퍼 관리자이거나 HubSpot 계정에 앱 마켓플레이스 권한이 있어야 합니다. 

1. HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음의 마켓플레이스 아이콘 마켓플레이스를 클릭한 다음 HubSpot 마켓플레이스를 선택합니다.
2. QuickBooks Online을 검색하고 결과에서 선택합니다.
3. QuickBooks Online 로그인 정보를 입력하고 설치를 클릭합니다. 

참고: QuickBooks 샌드박스 계정을 HubSpot에 연결할 수 없습니다.

안내 설정으로 동기화 구성하기

QuickBooks Online 연동 서비스를 설치하면 설정 안내 페이지로 리디렉션됩니다. 이 한 페이지의 흐름은 HubSpot과 QuickBooks 간에 송장, 연락처 및 제품 동기화를 설정하는 단계를 안내합니다.

각 개체의 동기화 설정을 검토하려면 다음과 같이 하세요: 

1. 각 개체 동기화에서 오른쪽 화살표를 클릭하면 동기화 설정을 볼 수 있습니다. 각 개체에 대한 동기화 설정에는 다음이 포함됩니다: 

• • 동기화 방향: 동기화를 단방향 또는 양방향으로 구성할 수 있습니다. 
  • 데이터 충돌 해결: 어떤 앱에 최신 정보가 있는지 불분명할 때 다른 앱을 덮어쓸 앱을 선택할 수 있습니다.
  • 필드 매핑: 필드 매핑을 구성할 수 있습니다. 
  • 동기화 필터: 필터를 추가하여 동기화할 레코드를 제한할 수 있습니다. 

2. 동기화 설정에 주의가 필요한 오류가 있는 경우 각 개체 동기화 섹션의 하단에 표시됩니다.
   

3. 동기화 설정을 추가로 사용자 지정하려면 고급 설정으로 이동을 클릭합니다.
4. 설정을 완료하고 데이터 동기화를 시작하려면 오른쪽 상단에서 저장 및 동기화 시작을 클릭합니다.

동기화 설정 구성

데이터 동기화를 켜려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다. 
5. 동기화 설정을 클릭합니다.
6. 동기화할 데이터 선택 페이지에서 QuickBooks Online 드롭다운 메뉴를 클릭하고 HubSpot에 동기화하려는 개체를 선택합니다. HubSpot 드롭다운 메뉴가 자동으로 업데이트됩니다.
7. 동기화 방향 화살표를 클릭하고 동기화 방향을 선택합니다. 다음 개체를 동기화할 수 있습니다:

8. 오른쪽 상단에서 다음을 클릭합니다.
9. 데이터 충돌 해결 드롭다운을 클릭하고 HubSpot 데이터 사용 또는 QuickBooks Online 데이터 사용 중 하나를 선택합니다.

10. 매핑된 필드 섹션에서 스위치를 끄면 동기화에서 제외할 수 있습니다. 데이터 동기화 필드 매핑에 대해 자세히 알아보세요.

• • 데이터 허브 스타터, 프로페셔널 또는 엔터프라이즈 계정의 사용자는 미리 정의된 필드 아래에 매핑 추가를 클릭하여 더 많은 필드를 추가할 수 있습니다.
    • 드롭다운 메뉴에서 필드를 선택하고 만들기를 클릭하거나 delete 삭제를 클릭하여 매핑을 제거합니다.
    • 추가한 매핑을 편집하거나 제거하려면 작업을 클릭한 다음 편집 또는 삭제를 클릭합니다.

11. 오른쪽 상단에서 다음을 클릭합니다.
12. 제한 화면에서 동기화를 설정하는 날짜에 따라 추천 필터가 자동으로 설정됩니다. 필터는 데이터의 '오버싱크'를 줄이기 위해 설정되며, 특히 HubSpot에서 QuickBooks Online으로 동기화할 때 유용합니다. HubSpot의 권장 동기화 필터를 검토하세요.
13. 동기화 필터(아웃바운드 인보이스 동기화 제외)를 편집할 수 있습니다. 동기화 필터를 수정하려면 다음과 같이 하세요:

• • 필터에서 동기화 필터 옆의 편집을 클릭합니다.

• • 속성 및 필터 기준을 선택합니다.
  • 기준 적용을 클릭한 다음 완료를 클릭합니다.

동기화가 켜지면 HubSpot과 QuickBooks 간에 데이터가 자동으로 동기화됩니다. 첫 번째 동기화가 완료되면 기록은 일정한 간격으로 동기화됩니다:

• HubSpot에서 QuickBooks로의 변경 사항은 몇 분 내에 감지됩니다.

• QuickBooks에서HubSpot으로의 변경사항은 30분마다 감지됩니다.

CRM 동기화 탭에서 지금 동기화 버튼을 클릭하여 필요에 따라 데이터를 동기화하여 최신 업데이트를 받을 수도 있습니다.

권장 동기화 필터

동기화를 설정할 때 동기화를 설정하는 날짜에 따라 추천 필터가 자동으로 설정됩니다. 필터는 데이터의 '오버싱크'를 줄이기 위해 설정되며, 특히 HubSpot에서 QuickBooks Online으로 동기화할 때 유용합니다. 필요한 경우 편집할 수 있습니다

자동으로 설정되는 권장 필터는 다음과 같습니다:

• 연락처: 다음 필터를 사용한 양방향 동기화를 통해 불필요한 연락처가 HubSpot에서 QuickBooks Online으로 동기화되는 것을 방지할 수 있습니다:
  • QuickBooks 온라인 → HubSpot: 필터가 모든 고객으로 설정되어 있습니다.
  • 첫 번째 필터 그룹에서 송장 상태는 초안 없음, 생성 날짜는 [오늘 날짜] 이후 , 송장 출처는 HubSpot 중 하나라는 필터가 설정되어 있습니다.
• 송장: 필터를 설정하지 않으면 모든 송장이 QuickBooks Online과 HubSpot 간에 동기화됩니다. 이 필터는 생성된 시간이 [오늘 날짜 12:00 AM] 이후인 필터를 사용하여 QuickBooks Online에서 HubSpot으로 단방향 동기화를 설정합니다. 날짜는 현재 날짜로 설정됩니다.
• 제품: 기본 설정인 모든 제품 & 서비스 필터 세트를 사용하여 QuickBooks Online에서 HubSpot으로 단방향 동기화합니다.

고객에 대한 표시 이름 설정

HubSpot에서 QuickBooks Online으로 동기화된 고객은 연결된 회사 기록의 이름이 표시 이름으로 설정됩니다. 연락처가 HubSpot에 연결된 회사가 없는 경우, 기본적으로 이름과 성 속성을 사용하는 것으로 QuickBooks Online의 표시 이름이 설정됩니다.

이를 수정하려면

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다. 
5. 연락처 동기화를 클릭합니다.
6. 구성 화면의 매핑된 필드 섹션에서 표시 이름 ← 연결된 회사 이름 필드 매핑 스위치를 클릭하여 끕니다.

참고: 표시 이름 필드는 QuickBooks Online에서 고유해야 합니다. 회사의 첫 번째 연락처는 표시 이름이 회사 이름으로 설정되지만, 첫 번째 연락처 이후에 해당 회사의 모든 연락처가 QuickBooks Online에 동기화를 시도하면 표시 이름이 이미 사용 중이므로 동기화에 실패합니다. 동기화 오류를 방지하려면 회사에서 하나의 연락처를 청구 연락처로 사용하여 청구서 또는 결제에 대해 청구하는 것이 좋습니다. 송장, 결제 링크 또는 견적을 여러 연락처로 보낼 수 있지만 공식적으로 한 연락처(QuickBooks Online에서 고객과 일치하는 연락처)만 연결해야 합니다.

데이터 동기화 편집

기존 데이터 동기화를 편집하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다. 
5. 연락처 동기화, 제품 동기화 또는 송장 동기화 위로 마우스를 가져간 다음 편집을 클릭합니다.
6. 동기화를 처음 설정하는 것처럼 단계에 따라 변경하세요.

동기화 상태 검토

레코드 목록과 동기화 상태를 검토하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다.

• • 개체 보기를 클릭하여 동기화 중이거나 실패하거나 제외된 레코드 수를 확인합니다. 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 상단에서 자세히를 클릭한 다음 열 편집을 클릭합니다.
    • 필터링 기준: 옆의 모든 개체를 클릭하여 개체별로 필터링합니다.
    • 각 열의 레코드 수를 클릭하면 동기화 중이거나 실패하거나 제외된 레코드에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다. 

• • 레코드 보기를 클릭하여 레코드 목록을 확인합니다.
    
    • 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 상단에서 자세히를 클릭한 다음 열 편집을 클릭합니다.
    • 표 위의 필터를 사용하여 레코드를 필터링할 수 있습니다.
    • 표 하단의 페이지 탐색을 사용하여 레코드를 탐색할 수 있습니다.
    • 활동 동기화에서 화살표를 클릭하면 레코드의 활동에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다.

동기화 기록 내보내기

동기화 레코드를 내보내려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다.
5. 기록 보기를 클릭합니다.
6. 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 상단에서 자세히를 클릭한 다음 열 편집을 클릭합니다.
7. 표 위의 필터를 사용하여 레코드를 필터링할 수 있습니다.
8. 레코드를 필터링했으면 표의 오른쪽 상단에서 자세히를 클릭한 다음 내보내기를 클릭합니다.
9. 파일 형식을 선택한 다음 내보내기를 클릭합니다.
10. 내보내기 파일은 계정 이메일로 전송됩니다. 내보내기가 준비되면 앱 내 알림도 받게 됩니다.

데이터 동기화 끄기

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
3. QuickBooks 온라인을 클릭합니다.
4. CRM 동기화 탭을 클릭합니다.
5. 끄려는 개체 동기화 위로 마우스를 가져가 자세히를 클릭한 다음 동기화 끄기를 선택합니다.

6. 이렇게 하면 HubSpot과 QuickBooks Online 간에 기록이 동기화되지 않습니다. 동기화가 꺼져 있으면 자세히 보기 > 동기화 켜기를 클릭하여 다시 켤 수 있습니다.