Entrare in contatto con HubSpot e QuickBooks Online

Entrare in contatto con il proprio account HubSpot e QuickBooks Online con la sincronizzazione dei dati. Dopo aver collegato gli account, è possibile sincronizzare contatti, prodotti e fatture tra i due sistemi. I dettagli del pagamento possono essere visualizzati anche sulla cronologia del record della trattativa. Se si utilizza la precedente integrazione HubSpot-QuickBooks Online, consultare questo articolo .

Nota bene: si consiglia di consultare i team di account e legali sull'adeguatezza di questa funzionalità alle proprie esigenze, prima di entrare in contatto con l'integrazione.

Per avere una panoramica dell'integrazione di HubSpot con QuickBooks Online, guardate questo video:

Prima di iniziare

Limitazioni

• Modifica delle fatture in QuickBooks Online: non è possibile apportare alcune modifiche alle fatture create in HubSpot da QuickBooks Online. Le modifiche che non possono essere effettuate sono l'aggiunta o la rimozione di voci, l'aggiornamento dei prezzi, la rimozione di un pagamento o l'aggiunta di informazioni fiscali. Se la modifica non viene effettuata all'interno di HubSpot, la fattura non verrà sincronizzata. È possibile aggiornare i campi della fattura, aggiungere strumenti per i pagamenti HubSpot o crediti HubSpot e aggiungere date di servizio alle voci di una fattura generata da QuickBooks Online. Infine, le fatture create in QuickBooks Online possono essere modificate all'interno di QuickBooks Online.
• Addebito delle imposte: utilizzare l'imposta sulle vendite automatizzata per sincronizzare i dati fiscali automatizzati da HubSpot a QuickBooks Online, quando si creano fatture con imposta automatizzata in HubSpot.
• Account QuickBooks Online non statunitensi: la maggior parte delle versioni di QuickBooks Online non statunitensi richiede che le fatture sincronizzate includano le imposte (ad esempio, IVA, HST, GST, ecc.). Le fatture di HubSpot non possono essere create con le tasse, quindi gli utenti con account QuickBooks Online non statunitensi non potranno utilizzare questa funzione.
• Riconoscimento dei ricavi: Le fatture di HubSpot non supportano l'aggiunta di una data di servizio alle voci di HubSpot, necessaria quando si utilizza la funzionalità di riconoscimento dei ricavi di QuickBooks Online.
• Proprietà trattativa: l'applicazione QuickBooks Online non scrive dati nel gruppo di proprietà trattative della contabilità . Si consiglia di utilizzare l'oggetto Fattura per la creazione di rapporti e l'attivazione di flussi di lavoro se l'applicazione è collegata.
• Pagamenti suddivisi tra le fatture: in QuickBooks Online, un pagamento può essere allegato a più fatture. Tuttavia, in Fattura, gli strumenti per i pagamenti HubSpot non possono essere suddivisi tra le varie fatture. Pertanto, gli strumenti per i pagamenti Hubspot con più fatture associate in QuickBooks Online non vengono sincronizzati con HubSpot. 

Raccomandazioni prima di utilizzare l'integrazione

• Disattivare ilnumero di transazione personalizzato in QuickBooks Online: verificare se l'impostazione del numero di transazione personalizzato in QuickBooks Online è attiva. Si consiglia di disattivare questa impostazione. Se lasciato attivo, le fatture create in QuickBooks Online adotteranno automaticamente il prefisso delle fatture di HubSpot, il che potrebbe portare a numeri di fattura contrastanti.
• Blocca periodi contabili chiusi: attiva l'impostazione che blocca automaticamente i periodi contabili chiusi in QuickBooks Online. In questo modo si assicura che i periodi di account chiusi siano protetti da eventuali modifiche.
• Sincronizzare i prodotti: si consiglia di sincronizzare i prodotti da QuickBooks Online a HubSpot e di utilizzarli per la creazione di fatture, preventivi e link di pagamento. In questo modo si garantisce che quando le fatture e i pagamenti vengono sincronizzati con QuickBooks Online, siano correttamente collegati agli account delle entrate e delle uscite impostati.

Nota:

• La sincronizzazione del prodotto utilizza la proprietà SKU per la corrispondenza. Per evitare la duplicazione dei prodotti, la sincronizzazione dei prodotti sincronizza solo i prodotti con SKU per impostazione predefinita. Si consiglia di aggiungere SKU ai prodotti di QuickBooks Online che si desidera sincronizzare.
• Se una fattura presenta voci che non possono essere abbinate a un prodotto in QuickBooks Online, in QuickBooks Online verrà creato un prodotto chiamato Voce personalizzata , al quale verranno abbinate le voci non abbinate. Nella fase di configurazione della sincronizzazione delle fatture si definisce a quale account di reddito sarà collegato questo prodotto Voce personalizzato.

• Sincronizzare tutti i clienti: siconsiglia di sincronizzare tutti i clienti da QuickBooks Online a HubSpot come contatti. Quando si crea una fattura per un cliente esistente, assicurarsi di utilizzare il contatto sincronizzato da QuickBooks Online. In questo modo si assicura che le fatture create siano collegate al cliente giusto in QuickBooks Online. Quando si fattura un nuovo cliente, assicurarsi che il contatto sulla fattura sia il contatto di fatturazione, il cui indirizzo e-mail deve entrare in contatto con il cliente in QuickBooks Online. 
• Aggiornare le azioni del flusso di lavoro Crea fattura a pagamento e Crea ricevuta di vendita a pagamento : se si utilizza la sincronizzazione bidirezionale delle fatture, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti dalle fatture (ad esempio, i pagamenti la cui origine è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture a pagamento. Verrà effettuato un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento. 

Comprendere i limiti e le considerazioni della sincronizzazione dei memo di credito (BETA)

Se siete super amministratori, potete iscrivere il vostro account alla beta Credit Memos QuickBooks Online Data Sync per sincronizzare i crediti hubspot con QuickBooks Online. 

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, tenete presente quanto segue: 

• È possibile configurare la sincronizzazione in modo unidirezionale o bidirezionale.
• La sincronizzazione dei promemoria di credito include voci, sconti, imposte sulle vendite automatizzate, applicazioni di promemoria di credito alle fatture e record del pagamento non nulli che includono importi di applicazioni di promemoria di credito.
• L'annullamento di un credito in HubSpot non si sincronizza con QuickBooks Online. Gli annullamenti devono essere completati manualmente in QuickBooks Online.
• Il filtro di sincronizzazione dei crediti HubSpot non può essere modificato.
• Alcuni campi di sincronizzazione dei crediti hubspot sono interni e non possono essere modificati in HubSpot.
• In alcune situazioni di pagamento eccessivo in QuickBooks Online, l'importo applicato in Inbound può essere maggiore dell'importo applicato alla fattura.

Entrare in contatto con l'app

Autorizzazioni richieste Per entrare in contatto con l'app è necessario essere Super amministratore o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace di HubSpot.
2. Cercate QuickBooks Online e selezionatelo tra i risultati.
3. Inserite i dati di accesso a QuickBooks Online e fate clic su Rata. 

Nota bene: non è possibile entrare in contatto con un account sandbox di Sandbox di QuickBooks con HubSpot.

Configurazione della sincronizzazione con Guid Setup

Una volta rata l'integrazione con QuickBooks Online, si verrà reindirizzati alla pagina di Reindirizzamento guidato . Si tratta di un flusso di una sola pagina che GUIDA l'utente a impostare la sincronizzazione di Fatture, Contatti e Prodotti tra HubSpot e QuickBooks.

Per recensire le impostazioni di sincronizzazione di ciascun oggetto: 

1. Fare clic sulla freccia a destra per ogni oggetto sincronizzato per visualizzare le impostazioni di sincronizzazione. Le impostazioni di sincronizzazione per ogni oggetto includono: 

• • Direzione della sincronizzazione: è possibile configurare la sincronizzazione come unidirezionale o bidirezionale. 
  • Risoluzione dei conflitti di dati: è possibile selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
  • Mappature del campo: è possibile configurare le mappature del campo. 
  • Filtri di sincronizzazione: è possibile aggiungere filtri per limitare i record da sincronizzare. 

2. Se nelle impostazioni di sincronizzazione sono presenti errori che richiedono attenzione, vengono visualizzati in fondo a ogni sezione di sincronizzazione degli oggetti.
   

3. Se si desidera personalizzare ulteriormente le impostazioni di sincronizzazione, fare clic su Vai alle impostazioni avanzate.
4. Per terminare la configurazione e avviare la sincronizzazione dei dati, in alto a destra fare clic su Salva e avvia la sincronizzazione.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Per attivare la sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM . 
5. Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
6. Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare , fare clic sul menu a discesa QuickBooks Online e selezionare l' oggetto che si desidera sincronizzare con HubSpot. Il menu a tendina di HubSpot si aggiorna automaticamente.
7. Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione. È possibile sincronizzare i seguenti oggetti:

8. In alto a destra, fai clic su Avanti.
9. Fare clic sul menu a tendina Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare se Utilizzare i dati di HubSpot o Utilizzare i dati di QuickBooks Online .

10. Nella sezione Campi mappati , disattivare gli interruttori per escluderli dalla sincronizzazione. Ulteriori informazioni sulla mappatura del campo per la sincronizzazione dei dati.

• • Gli utenti con un account Data Hub Starter, Professional o Enterprise possono aggiungere altri campi facendo clic su Aggiungi una mappatura sotto i campi predefiniti.
    • Selezionare i campi dai menu a discesa e fare clic su Crea, oppure fare clic su delete elimina per rimuovere la mappatura.
    • Per modificare o rimuovere una mappatura aggiunta, fare clic su Azioni, quindi su Modifica o Elimina.

11. In alto a destra, fai clic su Avanti.
12. Nella schermata Limite , i filtri consigliati vengono impostati automaticamente in base alla data in cui si sta impostando la sincronizzazione. I filtri sono impostati per ridurre la "sovra-sincronizzazione" dei dati, in particolare quando si sincronizza da HubSpot a QuickBooks Online. Recensione dei filtri di sincronizzazione consigliati da HubSpot.
13. I filtri di sincronizzazione (tranne la sincronizzazione delle fatture in uscita) possono essere modificati. Per modificare i filtri di sincronizzazione:

• • In Filtri, fare clic su Modifica accanto al filtro di sincronizzazione.

• • Selezionare le proprietà e i criteri di filtraggio.
  • Fare clic su Applica criteri, quindi su Fine.

Una volta attivata la sincronizzazione, i dati si sincronizzeranno automaticamente tra HubSpot e QuickBooks. Una volta completata la prima sincronizzazione, i record verranno sincronizzati a intervalli regolari:

• Le modifiche da HubSpot a QuickBooks vengono rilevate in pochi minuti.

• Le modifiche da QuickBooksa HubSpot vengono rilevate ogni 30 minuti.

I dati possono essere sincronizzati anche su richiesta, facendo clic sul pulsante Sincronizza ora nella scheda Sincronizzazioni CRM per ottenere gli aggiornamenti più recenti.

Filtri di sincronizzazione consigliati

Quando si imposta una sincronizzazione, i filtri consigliati vengono impostati automaticamente in base alla data in cui si imposta la sincronizzazione. I filtri sono impostati per ridurre la "sovra-sincronizzazione" dei dati, in particolare quando si sincronizza da HubSpot a QuickBooks Online. Se necessario, possono essere modificati

I filtri consigliati che vengono impostati automaticamente sono:

• Contatti: sincronizzazione bidirezionale con i seguenti filtri per evitare che i contatti non necessari vengano sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: il filtro è impostato su Tutti i clienti.
  • HubSpot → QuickBooks Online: nel primo gruppo di filtri, sono impostati i filtri Lo stato della fattura è nessuno di Bozza e La data di creazione è successiva a [data odierna] e La fonte della fattura è uno qualsiasi di HubSpot .
• Fatture: senza impostare un filtro, tutte le fatture si sincronizzeranno tra QuickBooks Online e HubSpot. Questo filtro imposta una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro Created time is after [today's date at 12:00 AM] . La data è impostata sul giorno corrente.
• Prodotti: una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro predefinito Tutti i prodotti & servizi .

Impostare il nome visualizzato sui clienti

I clienti sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online avranno il nome del record dell'azienda associato come nome visualizzato. Se il contatto non ha un'azienda associata in HubSpot, il nome visualizzato in QuickBooks Online utilizzerà di default le proprietà del nome e del cognome.

Per modificarlo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM . 
5. Fare clic su Sincronizzazione contatti.
6. Nella schermata Configura , nella sezione Campi mappati , fare clic per disattivare la mappatura del campo Nome visualizzato ← Nome azienda associato .

Nota bene: i campi Nome visualizzato devono essere unici in QuickBooks Online. Il primo contatto di un'azienda avrà il suo Nome visualizzato impostato sul nome dell'azienda, ma tutti i contatti di quell'azienda che tenteranno di sincronizzarsi con QuickBooks Online dopo il primo contatto non riusciranno a sincronizzarsi, perché il loro Nome visualizzato è già in uso. Si consiglia di utilizzare un contatto di un'azienda come contatto di fatturazione per qualsiasi fattura o pagamento per evitare errori di sincronizzazione. Fatture, link di pagamento o preventivi possono essere inviati a un numero qualsiasi di contatti, ma solo un contatto (corrispondente al cliente in QuickBooks Online) deve essere formalmente associato.

Modifica della sincronizzazione dei dati

Per modificare una sincronizzazione di dati esistente:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM . 
5. Passare il mouse su Sincronizzazione contatti, Sincronizzazione prodotti o Sincronizzazione fatture e fare clic su Modifica.
6. Apportare le modifiche seguendo i passaggi come se si stesse impostando la sincronizzazione per la prima volta.

Recensione degli stati di sincronizzazione

Per recensire un elenco di record e il loro stato di sincronizzazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .

• • Fare clic su Visualizzazione oggetto per visualizzare il numero di record dell'oggetto sincronizzati, non riusciti o esclusi. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic in alto a destra su Altro, quindi su Modifica colonne.
    • Fare clic su Tutti gli oggetti accanto a Filtra per: per filtrare per oggetto.
    • Fare clic sul conteggio dei record in ciascuna colonna per visualizzare ulteriori informazioni sui record sincronizzati, non riusciti o esclusi. 

• • Fare clic su Record view per visualizzare un elenco di record.
    
    • Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic in alto a destra su Altro, quindi su Modifica colonne.
    • Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
    • Per navigare tra i record, utilizzare la pagina di navigazione in fondo alla tabella.
    • In Attività di sincronizzazione, fare clic sulla freccia per visualizzare ulteriori informazioni sull'attività di un record.

Esportazione dei record di sincronizzazione

Per l'esportazione dei record di sincronizzazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .
5. Fare clic su Record view.
6. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic in alto a destra su Altro, quindi su Modifica colonne.
7. Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
8. Una volta filtrati i record, in alto a destra della tabella, fare clic su Altro e poi su Esportazione.
9. Selezionare il formato del file, quindi fare clic su Esportazione.
10. Il file di esportazione verrà inviato all'e-mail del vostro account. Riceverete anche una notifica in-app quando l'esportazione è pronta.

Disattivare la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Andate su Integrazioni > Applicazioni entrate in contatto nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .
5. Passare il mouse sull'oggetto che si desidera disattivare, fare clic su Altro e selezionare Disattiva sincronizzazione.

6. Questo impedirà la sincronizzazione dei record tra HubSpot e QuickBooks Online. Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile fare clic su Altro > Attivare la sincronizzazione per riattivarla.