Collegare HubSpot e QuickBooks Online

Collegate il vostro account HubSpot a QuickBooks Online con la sincronizzazione dei dati. Dopo aver collegato gli account, è possibile sincronizzare contatti, prodotti e fatture tra i due sistemi. È inoltre possibile visualizzare i dettagli del pagamento nella timeline del record dell'affare. Se si utilizza l'integrazione HubSpot-QuickBooks Online precedente, consultare questo articolo.

Nota bene: prima di collegare l'integrazione, si consiglia di consultare i team contabili e legali per verificare l'adeguatezza di questa funzionalità alle proprie esigenze.

Per avere una panoramica dell'integrazione di HubSpot con QuickBooks Online, guardate questo video:

Prima di iniziare

Limitazioni

• Modifica delle fatture in QuickBooks Online: alcune modifiche non possono essere apportate alle fatture create in HubSpot da QuickBooks Online. Le modifiche che non possono essere effettuate sono l'aggiunta o la rimozione di voci, l'aggiornamento dei prezzi, la rimozione di un pagamento o l'aggiunta di informazioni fiscali. Se la modifica non viene effettuata all'interno di HubSpot, la fattura non verrà sincronizzata. È possibile aggiornare i campi della fattura, aggiungere pagamenti o crediti e aggiungere date di servizio alle voci di una fattura generata da HubSpot da QuickBooks Online. Infine, le fatture create in QuickBooks Online possono essere modificate all'interno di QuickBooks Online.
• Addebito delle imposte: se si è un Super Admin, si può optare per la versione beta della riscossione automatica delle imposte sulle vendite . Ciò consente di sincronizzare i dati fiscali automatizzati da HubSpot a QuickBooks Online, quando si creano fatture con imposte automatizzate in HubSpot.
• Conti QuickBooks Online non statunitensi: la maggior parte delle versioni di QuickBooks Online non statunitensi richiede che le fatture sincronizzate includano le imposte (ad esempio, IVA, HST, GST, ecc.). Le fatture di HubSpot non possono essere create con le imposte, quindi gli utenti con account QuickBooks Online non statunitensi non potranno utilizzare questa funzione.
• Riconoscimento dei ricavi: Le fatture HubSpot non supportano l'aggiunta di una data di servizio alle voci di HubSpot, necessaria quando si utilizza la funzionalità di riconoscimento dei ricavi di QuickBooks Online.
• Proprietà dell'operazione di contabilità: l'applicazione QuickBooks Online non scrive i dati nel gruppo di proprietà dell'operazione di contabilità. Si consiglia di utilizzare l'oggetto fattura quando si creano rapporti e si attivano flussi di lavoro se si ha questa applicazione collegata.
• Pagamenti suddivisi tra le fatture: in QuickBooks Online, un pagamento può essere collegato a più fatture. In HubSpot, invece, i pagamenti non possono essere suddivisi tra le fatture. Pertanto, i pagamenti che hanno più fatture associate in QuickBooks Online non si sincronizzano con HubSpot.

Raccomandazioni prima di utilizzare l'integrazione

• Disattivare ilnumero di transazione personalizzato in QuickBooks Online: verificare se l'impostazione Numero di transazione personalizzato in QuickBooks Online è attiva. Si consiglia di disattivare questa impostazione. Se viene lasciata attiva, le fatture create in QuickBooks Online adotteranno automaticamente il prefisso delle fatture di HubSpot, il che potrebbe portare a numeri di fattura contrastanti.
• Blocca periodi contabili chiusi: attivare l'impostazione che blocca automaticamente i periodi contabili chiusi in QuickBooks Online. In questo modo si assicura che i periodi contabili chiusi siano protetti da eventuali modifiche.
• Sincronizzare i prodotti: si consiglia di sincronizzare i prodotti da QuickBooks Online a HubSpot e di utilizzare tali prodotti per la creazione di fatture, preventivi e link di pagamento. In questo modo si garantisce che quando le fatture e i pagamenti vengono sincronizzati con QuickBooks Online, siano correttamente collegati ai conti delle entrate e delle uscite impostati.

• Sincronizzare tutti i clienti: siconsiglia di sincronizzare tutti i clienti da QuickBooks Online a HubSpot come contatti. Quando si crea una fattura per un cliente esistente, assicurarsi di utilizzare il contatto sincronizzato da QuickBooks Online. In questo modo, tutte le fatture create saranno collegate al cliente giusto in QuickBooks Online. Quando si fattura un nuovo cliente, assicurarsi che il contatto sulla fattura sia il contatto di fatturazione, il cui indirizzo e-mail deve essere collegato al cliente in QuickBooks Online.
• Aggiornare le azioni del flusso di lavoro Crea fattura pagata e Crea ricevuta di vendita pagata: se si utilizza la sincronizzazione bidirezionale delle fatture, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti dalle fatture (ad esempio, i pagamenti la cui origine è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture pagate. Si verificherà un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento.

Collegare l'app

Per collegare l'app, è necessario essere un Super Admin o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace di HubSpot.
2. Cercare QuickBooks Online e selezionarlo tra i risultati.
3. Inserire i dati di accesso a QuickBooks Online e fare clic su Installa applicazione.

Configurare la sincronizzazione con l'impostazione guidata

Dopo aver installato l'integrazione con QuickBooks Online, verrete reindirizzati alla pagina di configurazione guidata. Si tratta di un flusso di una pagina che guida l'utente attraverso le fasi di impostazione delle sincronizzazioni di fatture, contatti e prodotti tra HubSpot e QuickBooks.

Per rivedere le impostazioni di sincronizzazione per ciascun oggetto:

1. Fare clic sulla freccia a destra per ogni oggetto sincronizzato per visualizzare le impostazioni di sincronizzazione. Le impostazioni di sincronizzazione per ogni oggetto includono:

• • Direzione della sincronizzazione: è possibile configurare la sincronizzazione in modo unidirezionale o bidirezionale.
  • Risoluzione dei conflitti di dati: è possibile selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
  • Mappature dei campi: è possibile configurare le mappature dei campi.
  • Filtri di sincronizzazione: è possibile aggiungere filtri per limitare i record da sincronizzare.

2. Se nelle impostazioni di sincronizzazione sono presenti errori che richiedono attenzione, questi vengono visualizzati in fondo a ciascuna sezione di sincronizzazione degli oggetti.
   

3. Se si desidera personalizzare ulteriormente le impostazioni di sincronizzazione, fare clic su Vai alle impostazioni avanzate.
4. Per terminare la configurazione e avviare la sincronizzazione dei dati, in alto a destra, fare clic su Salva e avvia la sincronizzazione.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Per attivare la sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM.
5. Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
6. Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, fare clic sul menu a tendina QuickBooks Online e selezionare l'oggetto che si desidera sincronizzare con HubSpot. Il menu a tendina di HubSpot si aggiorna automaticamente.
7. Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione. È possibile sincronizzare i seguenti oggetti:

8. In alto a destra, fare clic su Avanti.
9. Fare clic sul menu a tendina Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare se Utilizzare i dati di HubSpot o Utilizzare i dati di QuickBooks Online.

10. Nella sezione Campi mappati, disattivare i selettori per escluderli dalla sincronizzazione. Per saperne di più sulla mappatura dei campi della sincronizzazione dei dati.

• • Gli utenti di un account Data Hub Starter, Professional o Enterprise possono aggiungere altri campi facendo clic su Aggiungi una mappatura sotto i campi predefiniti.
    • Selezionare i campi dai menu a discesa e fare clic su Crea, oppure fare clic su delete eliminare per rimuovere la mappatura.
    • Per modificare o rimuovere una mappatura aggiunta, fare clic su Azioni, quindi su Modifica o Elimina.

11. In alto a destra, fare clic su Avanti.
12. Nella schermata Limite, i filtri consigliati verranno impostati automaticamente in base alla data in cui si sta impostando la sincronizzazione. I filtri sono impostati per ridurre la "sovra-sincronizzazione" dei dati, in particolare quando si sincronizza da HubSpot a QuickBooks Online. Consultare i filtri di sincronizzazione consigliati da HubSpot.
13. I filtri di sincronizzazione (tranne la sincronizzazione delle fatture in uscita) possono essere modificati. Per modificare i filtri di sincronizzazione:

• • In Filtri, fare clic su Modifica accanto al filtro di sincronizzazione.

• • Selezionare le proprietà e i criteri di filtro.
  • Fare clic su Applica criteri, quindi su Fine.

Una volta attivata la sincronizzazione, i dati verranno sincronizzati automaticamente tra i due sistemi. Dopo il completamento della prima sincronizzazione, i record verranno sincronizzati a intervalli regolari. I dati possono essere sincronizzati anche su richiesta tramite il pulsante Sincronizza ora nella scheda Panoramica sincronizzazione.

Filtri di sincronizzazione consigliati

Quando si imposta una sincronizzazione, vengono automaticamente impostati dei filtri consigliati, in base alla data in cui si sta impostando la sincronizzazione. I filtri sono impostati per ridurre la "sovra-sincronizzazione" dei dati, in particolare quando si sincronizza da HubSpot a QuickBooks Online. Possono essere modificati se necessario

I filtri consigliati che vengono impostati automaticamente sono:

• Contatti: sincronizzazione bidirezionale con i seguenti filtri per evitare che i contatti non necessari vengano sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: il filtro è impostato su Tutti i clienti.
  • HubSpot → QuickBooks Online: nel primo gruppo di filtri, sono impostati i filtri Stato della fattura non è Bozza e Data di creazione è successiva a [data odierna] e Origine della fattura è HubSpot .
• Fatture: senza l'impostazione di un filtro, tutte le fatture si sincronizzeranno tra QuickBooks Online e HubSpot. Questo filtro imposta una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro Ora di creazione successiva a [data odierna alle 12:00] . La data è impostata sul giorno corrente.
• Prodotti: una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro predefinito Tutti i prodotti e servizi.

Impostare il nome visualizzato sui clienti

I clienti sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online avranno il nome del record aziendale associato impostato come nome visualizzato. Se il contatto non ha un'azienda associata in HubSpot, il nome visualizzato in QuickBooks Online utilizzerà di default le proprietà del nome e del cognome.

Per modificarlo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM.
5. Fare clic su Sincronizzazione contatti.
6. Nella schermata Configura, nella sezione Campi mappati, fare clic per disattivare la mappatura del campo Nome visualizzato ← Nome azienda associato.

Nota bene: i campi Nome visualizzato devono essere univoci in QuickBooks Online. Il primo contatto di un'azienda avrà il suo Nome visualizzato impostato sul nome dell'azienda, ma tutti i contatti di quell'azienda che tenteranno di sincronizzarsi con QuickBooks Online dopo il primo contatto non riusciranno a sincronizzarsi, perché il loro Nome visualizzato è già in uso. Per evitare errori di sincronizzazione, si consiglia di utilizzare un contatto di un'azienda come contatto di fatturazione per le fatture o i pagamenti. Le fatture, i link ai pagamenti o i preventivi possono essere inviati a un numero qualsiasi di contatti, ma solo un contatto (corrispondente al cliente in QuickBooks Online) deve essere formalmente associato.

Modifica della sincronizzazione dei dati

Per modificare una sincronizzazione dati esistente:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM.
5. Passare il mouse su Sincronizzazione contatti, Sincronizzazione prodotti o Sincronizzazione fatture e fare clic su Modifica.
6. Apportare le modifiche seguendo i passaggi come se si stesse impostando la sincronizzazione per la prima volta.

Rivedere gli stati di sincronizzazione

Per rivedere un elenco di record e il loro stato di sincronizzazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .

• • Fare clic su Visualizzazione oggetto per visualizzare il numero di record sincronizzati, non riusciti o esclusi. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, in alto a destra fare clic su Altro, quindi su Modifica colonne.
    • Fare clic su Tutti gli oggetti accanto a Filtra per: per filtrare per oggetto.
    • Fare clic sul conteggio dei record in ciascuna colonna per visualizzare ulteriori informazioni sui record sincronizzati, non funzionanti o esclusi.

• • Fare clic su Visualizzazione record per visualizzare un elenco di record.
    
    • Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic in alto a destra su Altro, quindi su Modifica colonne.
    • Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
    • Utilizzare la navigazione della pagina in fondo alla tabella per spostarsi tra i record.
    • In Attività di sincronizzazione, fare clic sulla freccia per visualizzare ulteriori informazioni sull'attività di un record.

Esportazione dei record di sincronizzazione

Per esportare i record di sincronizzazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .
5. Fare clic su Vista record.
6. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, in alto a destra fare clic su Altro, quindi su Modifica colonne.
7. Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
8. Una volta filtrati i record, in alto a destra della tabella fare clic su Altro, quindi su Esporta.
9. Selezionare il formato del file, quindi fare clic su Esporta.
10. Il file di esportazione verrà inviato all'e-mail del vostro account. Si riceverà anche una notifica in-app quando l'esportazione è pronta.

Disattivare o eliminare la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Passare a Integrazioni > Applicazioni collegate nella barra laterale sinistra.
3. Fare clic su QuickBooks Online.
4. Fare clic sulla scheda Sincronizzazioni CRM .
5. Passare il mouse sulla sincronizzazione dell'oggetto che si desidera disattivare, fare clic su Altro e selezionare Disattiva sincronizzazione.

6. In questo modo si impedisce la sincronizzazione dei record tra HubSpot e QuickBooks Online. Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile fare clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione per riattivarla.
7. Fare clic su Elimina sincronizzazione per eliminare la sincronizzazione.