Ultimo aggiornamento: luglio 24, 2024
Disponibile con uno qualsiasi dei seguenti abbonamenti, tranne dove indicato:
Tutti i prodotti e i piani
|
Collegate il vostro account HubSpot a QuickBooks Online con la sincronizzazione dei dati. Dopo aver collegato gli account, è possibile sincronizzare i contatti e i prodotti tra i due sistemi e sincronizzare le fatture da Quickbooks Online a HubSpot. È inoltre possibile visualizzare i dettagli del pagamento nella timeline del record del contratto.
Requisiti di HubSpot
- È necessario essere Super Admin o avere i permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.
- È necessario avere almeno Operations Hub Starter per creare mappature di campi personalizzate. Le mappature predefinite sono disponibili con tutti i piani.
Nota bene:
- Affinché un campo personalizzato di QuickBooks Online sia disponibile per HubSpot per la creazione di mappature di campi personalizzati per le fatture, all'interno di QuickBooks il tipo di campo personalizzato deve essere Testo e Numero, nella categoria Transazione, deve essere abilitato alla stampa e deve essere attivato per tutti i moduli di vendita, che comprendono fatture, preventivi e ricevute di vendita.
- Una volta impostata la mappatura di un campo personalizzato e attivata la sincronizzazione, le fatture corrispondenti, comprese quelle storiche, verranno sincronizzate.
Collegare l'applicazione
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace dei modelli.
- Cercare QuickBooks Online e selezionarlo tra i risultati.
- Inserire i dati di accesso a QuickBooks Online e fare clic su Installa app.
- Non è possibile collegare un account QuickBooks sandbox a HubSpot.
- Disattivare le impostazioni dei numeri di transazione personalizzati in QuickBooks Online per evitare fatture duplicate e sincronizzazioni di fatture non riuscite.
- Si consiglia vivamente di bloccare i libri contabili per qualsiasi periodo contabile chiuso in QuickBooks Online per evitare modifiche accidentali dei dati tramite la sincronizzazione dei dati con HubSpot.
Configurare le impostazioni di sincronizzazione
Per attivare la sincronizzazione dei dati:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
- Fare clic su QuickBooks Online.
- Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
- Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, fare clic sull'oggetto che si desidera sincronizzare tra HubSpot e QuickBooks Online e sulla direzione di sincronizzazione. È possibile sincronizzare i seguenti oggetti:
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| Contatti | ⇔ | Cliente |
| Prodotto | ⇔ | Prodotti e servizi |
| Fattura | ← | Fattura |
- In alto a destra, fare clic su Avanti.
- Nella schermata Limite, verranno impostati automaticamente i filtri consigliati, in base alla data in cui si sta impostando la sincronizzazione. Esaminare i filtri di sincronizzazione consigliati da HubSpot.
- I filtri di sincronizzazione possono essere modificati. Per modificare i filtri di sincronizzazione:
- In Filtri, fare clic su Modifica accanto al filtro di sincronizzazione.
-
- Selezionare le proprietà e i criteri del filtro.
- Fare clic su Applica criteri, quindi su Fine.
Una volta attivata la sincronizzazione, i dati verranno sincronizzati automaticamente tra i due sistemi. Al termine della prima sincronizzazione, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti dalla modifica.
Per saperne di più sulla mappatura dei campi tra HubSpot e QuickBooks Online.
Nota bene: quando una fattura viene sincronizzata da QuickBooks a HubSpot, la fattura sarà associata all'azienda principale del contatto sulla fattura. Se un contatto ha più di un'azienda associata in HubSpot, l'azienda principale sarà associata alla fattura. Se il contatto non ha alcuna azienda associata, nessuna azienda sarà associata alla fattura. Una volta associata un'azienda, è possibile aggiornarla manualmente.
Per disattivare la sincronizzazione dei dati:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
- Fare clic su QuickBooks Online.
- Passare il mouse sulla sincronizzazione degli oggetti che si desidera disattivare, quindi fare clic su Altro e selezionare Disattiva sincronizzazione.
In questo modo si impedisce la sincronizzazione dei record tra HubSpot e QuickBooks Online. Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile fare clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione per riattivarla. Oppure, fare clic su Elimina sincronizzazione per eliminare la sincronizzazione.
Nota bene: questa applicazione non scrive dati nel gruppo di proprietà Accounting deal. Si consiglia di utilizzare l'oggetto fattura quando si creano report e si attivano flussi di lavoro se l'applicazione è collegata.
Filtri di sincronizzazione consigliati
Quando si imposta la sincronizzazione tra HubSpot e QuickBooks Online, è possibile impostare dei filtri per vari oggetti per garantire la sincronizzazione dei dati giusti tra i due sistemi. Di seguito sono riportati i filtri di sincronizzazione consigliati da HubSpot:
- Contatti: si consiglia di impostare una sincronizzazione bidirezionale con i seguenti filtri per evitare che i contatti non necessari vengano sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online:
- QuickBooks Online → HubSpot: utilizzare il filtro predefinito Tutti i clienti.
- HubSpot → QuickBooks Online: nel primo gruppo di filtri, impostare i filtri su Lo stato della fattura è nessuno di Bozza e La data di creazione è successiva a [data odierna] e L'origine della fattura è uno qualsiasi di HubSpot.
- Fatture: si consiglia di impostare una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro Created time is after [today's date at 12:00 AM] . La data deve essere impostata sul giorno corrente.
- Prodotti: impostare una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a HubSpot con il filtro predefinito(Tutti i prodotti e servizi).
Impostare il nome visualizzato sui clienti
I clienti sincronizzati da HubSpot a QuickBooks Online avranno il nome del record aziendale associato impostato come nome visualizzato. Se il contatto non ha un'azienda associata in HubSpot, il nome visualizzato in Quickbooks utilizzerà di default le proprietà Nome e Cognome.
Per modificarlo:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
- Fare clic su QuickBooks Online.
- Fare clic su Sincronizzazione contatti.
- Nella schermata Configura, nella sezione Campi mappati, fare clic per disattivare la mappatura dei campi Nome visualizzato ← Nome azienda associato.
Nota bene: i campi Nome visualizzato devono essere unici in Quickbooks Online. Il primo contatto di un'azienda avrà il suo Nome visualizzato impostato sul nome dell'azienda, ma tutti i contatti di quell'azienda che tenteranno di sincronizzarsi con QuickBooks Online dopo il primo contatto non riusciranno a sincronizzarsi, perché il loro Nome visualizzato è già in uso. Per evitare errori di sincronizzazione, si consiglia di utilizzare un contatto di un'azienda come contatto di fatturazione per le fatture o i pagamenti. Le fatture, i pagamenti o i preventivi possono essere inviati a un numero qualsiasi di contatti, ma solo un contatto (corrispondente al cliente in Quickbooks) deve essere formalmente associato.
Visualizzare l'oggetto fattura
Le fatture sincronizzate o aggiunte manualmente a HubSpot da QuickBooks Online possono essere visualizzate nell'oggetto fattura di HubSpot. È anche possibile creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura. Per visualizzare l'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
- In alto a sinistra, fare clic su Contatti. Nel menu a discesa, selezionare Fatture. Si accede così alla pagina di indice delle fatture.
Le fatture sincronizzate da QuickBooks Online non saranno associate automaticamente a un record di HubSpot seal.
Per creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Fare clic su Proprietà.
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Proprietà fattura.
- Quindi, creare le proprietà.
L'oggetto fattura può essere utilizzato per segmentare i contatti, attivare flussi di lavoro e creare report personalizzati.
Nota bene: quando si sincronizzano più fatture con HubSpot per lo stesso record di trattativa, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dalla fattura aggiornata più di recente in Quickbooks.
Esportare i record di sincronizzazione
Per esportare i record di sincronizzazione:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
- Fare clic su QuickBooks Online.
- Fare clic su Vista record.
- Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic in alto a destra su Altro, quindi su Modifica colonne.
- Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
- Una volta filtrati i record, in alto a destra della tabella fare clic su Altro, quindi su Esporta.
- Selezionare il formato del file, quindi fare clic su Esporta.
- Il file di esportazione verrà inviato all'e-mail del vostro account. Riceverete anche una notifica in-app quando l'esportazione è pronta.
