Yhdistäminen HubSpot ja QuickBooks Online

Yhdistäminen tili QuickBooks Onlineen tietojen synkronoinnin avulla. Kun olet yhdistänyt tilisi, voit synkronoida yhteystiedot, tuotteet ja laskut näiden kahden järjestelmän välillä. Näet myös maksu kauppatietue aikajana. Katso tämä artikkeli, jos käytät vanhaa HubSpot-QuickBooks Online integraatio.

Huomaa: on suositeltavaa neuvotella kirjanpito- ja lakitiimien kanssa tämän toiminnon soveltuvuudesta tarpeisiisi ennen integraatio kytkemistä.

Saat yleiskuvan HubSpotin integraatio QuickBooks Onlineen katsomalla tämän videon:

Ennen kuin aloitat

Rajoitukset

• laskut muokkaaminen QuickBooks Online -palvelussa: joitakin muokkauksia ei voi tehdä HubSpotissa luotuihin laskut QuickBooks Online -palvelusta. Muokkauksia, joita ei voi tehdä, ovat rivierien lisääminen tai poistaminen, hinnoittelun päivittäminen, maksu poistaminen tai verotietojen lisääminen. Jos muokkausta ei tehdä HubSpotissa, lasku ei synkronoidu. Voit päivittää lasku kenttiä, lisätä maksut tai hyvityksiä ja lisätä palvelupäivämääriä HubSpotin luoman lasku rivikohta QuickBooks Online -ohjelmasta. Lopuksi QuickBooks Online -järjestelmässä luotuja laskut voidaan muokata QuickBooks Online -järjestelmässä.
• Verojen veloittaminen: HubSpotissa ei ole mahdollista veloittaa veroja laskut. Jos lasku tarvitaan veroja, on suositeltavaa, että laskut luodaan QuickBooks Online -järjestelmässä ja synkronoidaan HubSpotiin.
• Muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -tilit: Useimmat muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -versiot edellyttävät, että synkronoituihin laskut sisällytetään vero (esim. alv, HST, GST jne.). laskut ei voi luoda veroja sisältäviksi, joten käyttäjät, joilla on muita kuin yhdysvaltalaisia QuickBooks Online -tilejä, eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.
• Tulojen kirjaaminen: laskut eivät tue palvelun päivämäärän lisäämistä HubSpotin rivikohtiin, mikä on tarpeen QuickBooks Online -ohjelman tulojen kirjaamistoimintoa käytettäessä.
• Kirjanpidon kaupan ominaisuus: QuickBooks Online -sovellus ei kirjoita tietoja kirjanpidon kaupan ominaisuus. On suositeltavaa käyttää objekti raportit luotaessa ja työnkulut laukaistaessa, jos sinulla on tämä sovellus liitettynä.

Suositukset ennen integraatio käyttöä

• Otamukautettu tapahtumanumero pois käytöstä QuickBooks Online -ohjelmassa: tarkista, onko QuickBooks Online -ohjelman mukautettu tapahtumanumero -asetus käytössä. On suositeltavaa, että tämä asetus kytketään pois päältä. Jos se jätetään päälle, QuickBooks Onlineen luodut laskut ottavat automaattisesti käyttöön laskut etuliitteen, mikä voi liidi ristiriitaisiin lasku.
• Suljettujen tilikausien lukitseminen: Ota käyttöön asetus, joka lukitsee automaattisesti QuickBooks Onlineen suljetut tilikaudet. Näin varmistetaan, että kaikki suljetut tilikausien jaksot on suojattu muutoksilta.
• Synkronoi tuotteet: On suositeltavaa synkronoida tuotteet QuickBooks Onlinesta HubSpotiin ja käyttää näitä tuotteet laskut, tarjoukset ja maksulinkit luomisessa. Näin taataan, että kun laskut ja maksut synkronoidaan QuickBooks Onlineen, ne yhdistetään oikein asettamiisi tulo- ja menotileihin.

• Synkronoi kaikki asiakkaat :On suositeltavaa synkronoida kaikki asiakkaat QuickBooks Online -järjestelmästä HubSpotiin yhteystiedot. Kun luot lasku olemassa olevalle asiakkaalle, varmista, että käytät QuickBooks Onlinesta synkronoitua yhteystieto. Näin varmistat, että kaikki luodut laskut yhdistetään oikeaan asiakkaaseen QuickBooks Onlinessa. Kun laskutat uutta asiakasta, varmista, että lasku oleva yhteystieto on yhteystieto, jonka sähköposti haluat yhdistää asiakkaaseen QuickBooks Onlinessa.
• Päivitä Create Maksettu Lasku (Luo maksettu lasku ) ja Create maksettu sales receipt ( Luo maksettu myyntitosite ) työnkulku: Jos käytät kaksisuuntaista lasku synkronointia, on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan laskut tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde = lasku). Jos työnkulku ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska lasku maksut laukaisin myös maksettu lasku luomisen. maksu syntyy vain yksi, mutta maksu liittyy kaksi laskut.

Yhdistäminen sovellus

Jotta voit yhdistäminen sovelluksen, sinun on oltava Super Admin tai sinulla on oltava sovelluskauppa -oikeudet tili.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin Markkinapaikka-kuvaketta marketplace ja valitse Sovelluskauppa.
• Etsi QuickBooks Online ja valitse se tuloksista.
• Anna QuickBooks Online -tunnuksesi ja napsauta Asenna sovellus.

Määritä synkronointi ohjattujen asetusten avulla (BETA)

Jos olet pääkäyttäjä, voit valita tiliQuickBooks Online -beta-version pika-asennusohjattuihin asetuksiin .

Kun olet asentanut QuickBooks Online integraatio, sinut ohjataan Guided Setup -sivulle. Tämä on yksisivuinen virtaus, joka opastaa sinut vaiheiden kautta Lasku, Yhteystieto ja Tuote synkronoinnin määrittämiseen HubSpotin ja QuickBooksin välillä.

Voit arvostelu kunkin objekti synkronointiasetuksia:

• Näytä synkronointiasetukset napsauttamalla kunkin objekti synkronoinnin oikeaa nuolta. Kunkin objekti synkronointiasetukset sisältävät:
  • Synkronoinnin suunta: voit määrittää synkronoinnin yksisuuntaiseksi tai kaksisuuntaiseksi.
  • Tietoristiriitojen ratkaisu: voit valita, kumpi sovellus korvaa toisen sovelluksen, kun on epäselvää, kummalla sovelluksella on ajantasaisimmat tiedot.
  • Kenttäkartoitukset: voit määrittää kenttäkartoitukset.
  • Synkronointisuodattimet: voit lisätä suodattimia, joilla voit rajoittaa synkronoitavia tietueita.

• Jos synkronointiasetuksissa on virheitä, jotka vaativat huomiotasi, ne näkyvät kunkin objekti synkronointiosion alareunassa.
  

• Jos haluat mukauttaa synkronointiasetuksia tarkemmin, valitse Siirry lisäasetuksiin.
• Jos haluat viimeistellä asetukset ja aloittaa tietojen synkronoinnin, valitse oikeassa yläkulmassa Tallenna ja aloita synkronointi.

Määritä synkronointiasetukset

Tietojen synkronoinnin ottaminen käyttöön:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
• Valitse Määritä synkronointi.
• Napsauta Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla QuickBooks Online -pudotusvalikkoa ja valitse objekti jonka haluat synkronoida HubSpotiin. HubSpotin pudotusvalikko päivittyy automaattisesti.
• Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta. Voit synkronoida seuraavat kohteet:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
• Napsauta Data conflict resolution -pudotusvalikkoa ja valitse, käytetäänkö HubSpot-tietoja vai QuickBooks Online - tietoja.
• Kytke Mapped fields -osiossa kytkimet pois päältä, jotta ne jäävät synkronoinnin ulkopuolelle. Lisätietoja tietojen kenttäkartoitus.
  • Ops Hub Starter-, Professional- tai tili käyttäjät voivat lisätä lisää kenttiä valitsemalla Add a mapping (Lisää kartoitus ) valmiiksi määritettyjen kenttien alapuolella.
    • Valitse kentät pudotusvalikoista ja napsauta Luo tai poista kartoitus napsauttamalla delete Poista.
    • Jos haluat muokata tai poistaa lisäämäsi kartoituksen, valitse Toiminnot ja sitten Muokkaa tai Poista.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
• Rajausnäytössä suositellut suodattimet asetetaan sinulle automaattisesti sen päivämäärän perusteella, jona synkronointia asetat. Suodattimet on asetettu vähentämään tietojen "ylisynkronointia" erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Arvostelu HubSpotin suosittelemiin synkronointisuodattimiin.

• Synkronointisuodattimia (lukuun ottamatta lähtevien lasku synkronointia) voidaan muokata. Synkronointisuodattimien muokkaaminen:
  • Valitse Suodattimet-kohdassa Synkronointisuodattimen vierestä Muokkaa.

• • Valitse ominaisuudet ja suodatuskriteerit.
  • Napsauta Käytä kriteerejä ja napsauta sitten Valmis.

Kun synkronointi on kytketty päälle, tiedot synkronoituvat automaattisesti näiden kahden järjestelmän välillä. Kun ensimmäinen synkronointi on valmis, tietueet synkronoidaan 10 minuutin kuluessa muutoksesta.

Suositellut synkronointisuodattimet

Kun määrität synkronointia, suositellut suodattimet asetetaan automaattisesti sen päivämäärän perusteella, jona synkronointia määrität. Suodattimet on asetettu vähentämään tietojen "ylisynkronointia" erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Niitä voidaan muokata tarvittaessa

Suositellut suodattimet, jotka asetetaan automaattisesti, ovat:

• Yhteystiedot: kaksisuuntainen synkronointi seuraavilla suodattimilla, joilla estetään tarpeettomien yhteystiedot synkronointi HubSpotista QuickBooks Onlineen:
  • Suodatinon asetettu arvoon Kaikki asiakkaat.
  • HubSpot → QuickBooks Online: Ensimmäisessä suodatinryhmässä asetetaan suodattimet Lasku tila ei ole mikään seuraavista: Luonnos ja Luontipäivämäärä on [tämän päivän päivämäärä] jälkeen ja Lasku lähde on jokin seuraavista: HubSpot .

• Laskut: Jos suodatinta ei ole asetettu, kaikki laskut synkronoidaan QuickBooks Online ja HubSpot synkronoivat. Tämä suodatin määrittää yksisuuntaisen synkronoinnin QuickBooks Onlinesta HubSpotiin suodattimella Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Päivämäärä asetetaan kuluvaan päivään.
  
  
• Tuotteet: yksisuuntainen synkronointi QuickBooks Onlinesta HubSpotiin, kun oletuksena on asetettu Kaikki tuotteet ja palvelut -suodatin.
  
  

Aseta asiakkaiden näyttönimi

HubSpotista QuickBooks Onlineen synkronoiduille asiakkaille asetetaan näyttönimeksi yritystietue nimi. Jos yhteystieto ei liity HubSpotissa yritys, Quickbooks Onlinessa käytetään oletusarvoisesti Etunimi ja Sukunimi -ominaisuuksia.

Tämän muuttaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
• Napsauta Yhteystieto synkronointi.
• Napsauta Configure (Määritä ) -näytön Mapped fields (Liitetyt kentät ) -osiossa napsauttamalla Display Name ← Associated Yritys Name (Näytön nimi ← Liittyvä yrityksen nimi ) kenttäkartoitus kytkemistä pois päältä.

Huomaa: Näyttönimikenttien on oltava yksilöllisiä QuickBooks Online -järjestelmässä. yritys ensimmäisen yhteystieto Display Name (Näyttönimi) -kenttään asetetaan yritys nimi, mutta kaikki kyseisen yritys yhteystiedot, joita yritetään synkronoida QuickBooks Onlineen ensimmäisen yhteystieto jälkeen, eivät synkronoidu, koska niiden Display Name (Näyttönimi) on jo käytössä. Synkronointivirheiden välttämiseksi on suositeltavaa käyttää yhtä yritys yhteystieto yhteystieto laskut tai maksut osalta. Laskut, maksut tai tarjoukset voidaan lähettää mille tahansa määrälle yhteystiedot, mutta vain yksi yhteystieto (joka vastaa asiakasta QuickBooks Onlinessa) tulisi yhdistää virallisesti.

Muokkaa tietojen synkronointia

Olemassa olevan datasynkronoinnin muokkaaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
• Vie hiiren kursori Yhteystieto synkronointi, Tuote synkronointi tai Lasku synkronointi -kohdan päälle ja valitse Muokkaa.
• Tee muutokset noudattamalla vaiheita, kuin jos määrittäisit synkronoinnin ensimmäistä kertaa.

Arvostelu synkronoinnin tilat

Voit arvostelu luettelo tietueista ja niiden synkronointitilasta:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
  • Valitse Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä Objekti nähdäksesi synkronoitavien, epäonnistuneiden tai poissuljettujen tietueiden määrän. Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Voit suodattaa objekti mukaan valitsemalla Kaikki kohteet Suodata: -kohdan vieressä.
    • Napsauttamalla tietue vieressä olevaa numeroa avautuu sivupaneeli tietueiden arvostelu varten.

• • • • Jos synkronointi ei onnistu, siirrä hiiren kursori Virhe-kategorian alla olevan tietokuvakkeen päälle, niin näet selityksen, miksi lasku synkronointi ei onnistu.

• • Voit tarkastella tietueiden luettelo valitsemalla Tietue.
    
    • Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
    • Käytä taulukon alareunassa olevaa sivunavigointia tietueiden selaamiseen.
    • Valitse toiminta-kohdassa nuolta napsauttaaksesi lisätietoja tietue toiminta.

Vienti synkronointitietueet

Synkronointitietueiden vienti:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
• Napsauta Tietue view ( Tietueet-näkymä).
• Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita.
• Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
• Kun olet suodattanut tietueet, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Vienti.
• Valitse tiedosto ja napsauta sitten Vienti.
• tiedosto lähetetään tili sähköposti. Saat myös sovelluksen sisäisen ilmoituksen, kun vienti on valmis.

Tietojen synkronoinnin poistaminen käytöstä tai poistaminen

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
• Valitse QuickBooks Online.
• Vie hiiren kursori sen objekti synkronoinnin päälle, jonka haluat poistaa käytöstä, napsauta Lisää ja valitse Poista synkronointi käytöstä.

• Tämä estää tietueiden synkronoinnin HubSpotin ja QuickBooks Onlinen välillä. Kun synkronointi on kytketty pois päältä, voit ottaa sen uudelleen käyttöön napsauttamalla Muokkaa synkronointiasetuksia.
• Poista syn kronointi valitsemalla Poista synkronointi.