Yhdistä HubSpot ja QuickBooks Online

Yhdistä HubSpot-tilisi QuickBooks Onlineen tietojen synkronoinnin avulla. Kun olet yhdistänyt tilisi, voit synkronoida yhteystiedot, tuotteet ja laskut näiden kahden järjestelmän välillä. Näet myös maksutiedot kauppatietojen aikajanalla. Katso tämä artikkeli, jos käytät vanhaa HubSpot-QuickBooks Online -integraatiota.

Huomaa: on suositeltavaa neuvotella kirjanpito- ja lakitiimien kanssa tämän toiminnallisuuden soveltuvuudesta tarpeisiisi ennen integraation yhdistämistä.

Saat yleiskuvan HubSpotin ja QuickBooks Online -integraation välisestä integraatiosta katsomalla tämän videon:

Ennen kuin aloitat

Rajoitukset

• Laskujen muokkaaminen QuickBooks Onlinessa: Joitakin muokkauksia ei voi tehdä HubSpotissa luoduille laskuille QuickBooks Onlinessa. Muokkauksia, joita ei voi tehdä, ovat rivierien lisääminen tai poistaminen, hinnoittelun päivittäminen, maksun poistaminen tai verotietojen lisääminen. Jos muokkausta ei tehdä HubSpotissa, lasku ei synkronoidu. Voit päivittää laskun kenttiä, lisätä maksuja tai hyvityksiä ja lisätä palvelupäivämääriä HubSpotin luoman laskun rivikohtaan QuickBooks Online -ohjelmasta. Lopuksi QuickBooks Online -järjestelmässä luotuja laskuja voidaan muokata QuickBooks Online -järjestelmässä.
• Verojen veloittaminen: Jos olet Super Admin, voit valita tilisi automaattisen myyntiveron keräämisen beta-versioon. Näin voit synkronoida automatisoidut verotiedot HubSpotista QuickBooks Onlineen, kun luot laskuja, joissa on automatisoitu vero HubSpotissa.
• Muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -tilit: Useimmat muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -versiot edellyttävät, että synkronoidut laskut sisältävät veron (esim. alv, HST, GST jne.). HubSpot-laskuja ei voi luoda veroja sisältäviksi, joten käyttäjät, joilla on muita kuin yhdysvaltalaisia QuickBooks Online -tilejä, eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.
• Tulojen kirjaaminen: HubSpot-laskut eivät tue palvelun päivämäärän lisäämistä HubSpotin rivikohtiin, mikä on tarpeen QuickBooks Online -ohjelman tulojen kirjaamistoimintoa käytettäessä.
• Kirjanpidon kauppaominaisuus: QuickBooks Online -sovellus ei kirjoita tietoja kirjanpidon kauppaominaisuusryhmään. On suositeltavaa käyttää laskuobjektia raportteja luotaessa ja työnkulkuja laukaistaessa, jos sinulla on tämä sovellus liitettynä.
• Maksut jaettuna laskuihin: QuickBooks Online -sovelluksessa maksu voidaan liittää useisiin laskuihin. HubSpotissa maksuja ei kuitenkaan voi jakaa laskujen kesken. Näin ollen maksut, joihin liittyy useita laskuja QuickBooks Onlinessa, eivät synkronoidu HubSpotiin.

Suositukset ennen integraation käyttämistä

• Otamukautettu tapahtumanumero pois käytöstä QuickBooks Onlinessa: Tarkista, onko mukautettu tapahtumanumero -asetus QuickBooks Onlinessa käytössä. On suositeltavaa, että tämä asetus kytketään pois päältä. Jos se jätetään päälle, QuickBooks Onlinessa luodut laskut ottavat automaattisesti käyttöön HubSpot-laskujen etuliitteen, mikä voi johtaa ristiriitaisiin laskunumeroihin.
• Suljettujen tilikausien lukitseminen: Ota käyttöön asetus, joka lukitsee automaattisesti QuickBooks Onlinessa suljetut tilikaudet. Näin varmistetaan, että kaikki suljetut tilikausien jaksot on suojattu muutoksilta.
• Synkronoi tuotteet: On suositeltavaa synkronoida tuotteet QuickBooks Onlinesta HubSpotiin ja käyttää näitä tuotteita laskujen, tarjousten ja maksulinkkien luomisessa. Näin taataan, että kun laskut ja maksut synkronoidaan QuickBooks Onlineen, ne yhdistetään oikein asettamiisi tulo- ja menotileihin.

• Synkronoi kaikki asiakkaat: Onsuositeltavaa synkronoida kaikki asiakkaat QuickBooks Onlinesta HubSpotiin yhteystietoina. Kun luot laskun olemassa olevalle asiakkaalle, varmista, että käytät QuickBooks Onlinesta synkronoitua yhteystietoa. Näin varmistat, että kaikki luodut laskut yhdistetään oikeaan asiakkaaseen QuickBooks Onlinessa. Kun laskutat uutta asiakasta, varmista, että laskussa oleva yhteyshenkilö on laskutusyhteyshenkilö, jonka sähköpostiosoitteen haluat yhdistää asiakkaaseen QuickBooks Onlinessa.
• Päivitä Create Paid Invoice (Luo maksettu lasku ) ja Create paid sales receipt ( Luo maksettu myyntitosite ) -toiminnot: Jos käytät kaksisuuntaista laskujen synkronointia, on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde = lasku). Jos työnkulkua ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska laskun maksut käynnistävät myös maksetun laskun luomisen. Maksuja syntyy vain yksi, mutta maksuun liittyy kaksi laskua.

Yhdistä sovellus

Jotta voit yhdistää sovelluksen, sinun on oltava Super Admin tai sinulla on oltava App Marketplace -oikeudet HubSpot-tililläsi.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta marketplace ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Etsi QuickBooks Online ja valitse se tuloksista.
3. Syötä QuickBooks Online -tunnukset ja valitse Asenna sovellus.

Määritä synkronointi ohjattujen asetusten avulla.

Kun olet asentanut QuickBooks Online -integraation, sinut ohjataan Guided Setup -sivulle. Tämä on yksisivuinen virtaus, joka opastaa sinut vaiheiden kautta laskun, yhteystietojen ja tuotteen synkronoinnin määrittämiseen HubSpotin ja QuickBooksin välillä.

Voit tarkastella kunkin kohteen synkronointiasetuksia:

1. Näytä synkronointiasetukset napsauttamalla kunkin kohteen synkronoinnin oikeaa nuolta. Kunkin kohteen synkronointiasetukset sisältävät seuraavat tiedot:

• • Synkronoinnin suunta: voit määrittää synkronoinnin yksisuuntaiseksi tai kaksisuuntaiseksi.
  • Tietoristiriitojen ratkaiseminen: voit valita, kumpi sovellus korvaa toisen sovelluksen, kun on epäselvää, kummalla sovelluksella on ajantasaisimmat tiedot.
  • Kenttäkartoitukset: voit määrittää kenttäkartoitukset.
  • Synkronointisuodattimet: voit lisätä suodattimia, joilla voit rajoittaa synkronoitavia tietueita.

2. Jos synkronointiasetuksissa on virheitä, jotka vaativat huomiotasi, ne näkyvät kunkin objektin synkronointiosion alareunassa.
   

3. Jos haluat mukauttaa synkronointiasetuksia tarkemmin, valitse Siirry lisäasetuksiin.
4. Jos haluat viimeistellä asetukset ja aloittaa tietojen synkronoinnin, valitse oikeassa yläkulmassa Tallenna ja aloita synkronointi.

Määritä synkronointiasetukset

Tietojen synkronoinnin ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit-välilehteä.
5. Napsauta Määritä synkronointi.
6. Napsauta Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla QuickBooks Online -pudotusvalikkoa ja valitse kohde, jonka haluat synkronoida HubSpotiin. HubSpotin pudotusvalikko päivittyy automaattisesti.
7. Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta. Voit synkronoida seuraavat kohteet:

8. Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
9. Napsauta Tietoristiriidan ratkaisu -pudotusvalikkoa ja valitse, käytetäänkö HubSpot-tietoja vai QuickBooks Online -tietoja.

10. Kytke Mapped fields -osiossa kytkimet pois päältä, jos haluat jättää ne synkronoinnin ulkopuolelle. Lisätietoja tietojen synkronointikenttien kartoittamisesta.

• • Data Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat lisätä lisää kenttiä napsauttamalla Add a mapping (Lisää kartoitus ) -painiketta valmiiksi määritettyjen kenttien alapuolella.
    • Valitse kentät pudotusvalikoista ja napsauta Luo tai poista yhdistäminen napsauttamalla delete Poista.
    • Jos haluat muokata tai poistaa lisäämäsi kartoituksen, valitse Toiminnot ja sitten Muokkaa tai Poista.

11. Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
12. Rajausnäytössä suositellut suodattimet asetetaan automaattisesti puolestasi synkronoinnin määrityspäivämäärän perusteella. Suodattimet on asetettu vähentämään tietojen "ylisynkronointia" erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Tutustu HubSpotin suosittelemiin synkronointisuodattimiin.
13. Synkronointisuodattimia (lukuun ottamatta lähtevien laskujen synkronointia) voidaan muokata. Synkronointisuodattimien muokkaaminen:

• • Napsauta Suodattimet-kohdassa Synkronointisuodattimen vieressä olevaa Muokkaa.

• • Valitse ominaisuudet ja suodatuskriteerit.
  • Napsauta Käytä kriteerejä ja napsauta sitten Valmis.

Kun synkronointi on kytketty päälle, tiedot synkronoituvat automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Kun ensimmäinen synkronointi on valmis, tietueet synkronoidaan säännöllisin väliajoin. Tiedot voidaan synkronoida myös pyynnöstä Synkronoi nyt -painikkeella Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä.

Suositellut synkronointisuodattimet

Kun määrität synkronointia, sinulle asetetaan automaattisesti suositellut suodattimet, jotka perustuvat synkronointia määrittävään päivämäärään. Suodattimet on asetettu vähentämään tietojen "ylisynkronointia" erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Niitä voidaan muokata tarvittaessa.

Suositellut suodattimet, jotka asetetaan automaattisesti, ovat seuraavat:

• Yhteystiedot: Kaksisuuntainen synkronointi seuraavilla suodattimilla, jotta tarpeettomien yhteystietojen synkronointi HubSpotista QuickBooks Onlineen ei onnistu:
  • QuickBooks Online → HubSpot: suodattimeksi on asetettu Kaikki asiakkaat.
  • HubSpot → QuickBooks Online: Ensimmäisessä suodatinryhmässä asetetaan suodattimet Laskun tila ei ole mikään seuraavista: Luonnos ja Luontipäivämäärä on [tämän päivän päivämäärä] jälkeen ja Laskun lähde on jokin seuraavista: HubSpot .
• Laskut: Jos suodatinta ei ole asetettu, kaikki laskut synkronoidaan QuickBooks Onlinen ja HubSpotin välillä. Tämä suodatin määrittää yksisuuntaisen synkronoinnin QuickBooks Onlinesta HubSpotiin suodattimella Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Päivämäärä asetetaan kuluvaan päivään.
• Tuotteet: yksisuuntainen synkronointi QuickBooks Onlinesta HubSpotiin, kun oletuksena on asetettu Kaikki tuotteet ja palvelut -suodatin.

Aseta asiakkaiden näyttönimi

HubSpotista QuickBooks Onlineen synkronoiduille asiakkaille asetetaan näyttönimeksi siihen liittyvän yritystietueen nimi. Jos yhteystiedolla ei ole HubSpotissa siihen liittyvää yritystä, QuickBooks Onlinen Display Name (Näyttönimi) käyttää oletusarvoisesti etunimen ja sukunimen ominaisuuksia.

Voit muuttaa tätä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit-välilehteä.
5. Napsauta Contact sync (Yhteystietojen synkronointi).
6. Napsauta Configure (Määritä ) -näytössä Mapped fields (Liitetyt kentät ) -osiossa napsauttamalla Display Name ← Associated Company Name (Näytön nimi ← Liitetty yrityksen nimi ) -kentän liitännän kytkemistä pois päältä.

Huomaa: Display Name -kenttien on oltava yksilöllisiä QuickBooks Onlinessa. Yrityksen ensimmäisen yhteystiedon Display Name (Näyttönimi) -asetuksena on yrityksen nimi, mutta kaikki kyseisen yrityksen yhteystiedot, joita yritetään synkronoida QuickBooks Onlineen ensimmäisen yhteystiedon jälkeen, eivät onnistu synkronoimaan, koska niiden Display Name (Näyttönimi) on jo käytössä. Synkronointivirheiden välttämiseksi on suositeltavaa käyttää yhtä yrityksen yhteyshenkilöä laskutusyhteyshenkilönä laskujen tai maksujen osalta. Laskut, maksulinkit tai tarjoukset voidaan lähettää mille tahansa määrälle yhteystietoja, mutta vain yksi yhteystieto (joka vastaa asiakasta QuickBooks Onlinessa) tulisi yhdistää virallisesti.

Muokkaa tietojen synkronointia

Voit muokata olemassa olevaa tietojen synkronointia:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit-välilehteä.
5. Vie hiiren kursori Yhteyshenkilöiden synkronointi, Tuotteiden synkronointi tai Laskujen synkronointi -kohdan päälle ja valitse Muokkaa.
6. Tee muutokset noudattamalla vaiheita kuin jos määrittäisit synkronoinnin ensimmäistä kertaa.

Tarkista synkronoinnin tilat

Tietueiden ja niiden synkronointitilanteen luettelon tarkasteleminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit -välilehteä.

• • Napsauta Object view (Kohdenäkymä ) nähdäksesi synkronoitujen, epäonnistuneiden tai poissuljettujen tietueiden määrän. Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Voit suodattaa kohteen mukaan valitsemalla Kaikki kohteet Suodata: -kohdan vieressä.
    • Napsauta kunkin sarakkeen tietueiden lukumäärää nähdäksesi lisätietoja synkronoitavista, epäonnistuneista tai poissuljetuista tietueista.

• • Voit tarkastella tietueiden luetteloa valitsemalla Tietueet-näkymä.
    
    • Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
    • Käytä taulukon alareunassa olevaa sivunavigointia tietueiden selaamiseen.
    • Napsauta Synkronointiaktiviteetti-kohdassa nuolta nähdäksesi lisätietoja tietueen aktiviteetista.

Vie synkronointitietueet

Synkronointitietueiden vieminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Napsauta QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit -välilehteä.
5. Napsauta Record view (Tietueet-näkymä).
6. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
7. Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
8. Kun olet suodattanut tietueet, napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Vie.
9. Valitse tiedostomuoto ja valitse sitten Vie.
10. Vientitiedosto lähetetään tilisi sähköpostiin. Saat myös sovelluksen sisäisen ilmoituksen, kun vienti on valmis.

Tietojen synkronoinnin poistaminen käytöstä tai poistaminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM-synkronoinnit -välilehteä.
5. Vie hiiren kursori sen kohteen synkronoinnin päälle, jonka haluat poistaa käytöstä, napsauta Lisää ja valitse Poista synkronointi käytöstä.

6. Tämä estää tietueiden synkronoinnin HubSpotin ja QuickBooks Onlinen välillä. Kun synkronointi on kytketty pois päältä, voit ottaa sen uudelleen käyttöön napsauttamalla Muokkaa synkronointiasetuksia.
7. Poista syn kronointi valitsemalla Poista synkronointi.