Kontakt HubSpot og QuickBooks Online

Kontakt din HubSpot-konto til QuickBooks Online med datasynkronisering. Når du har kontaktet dine konti, kan du synkronisere kontakter, produkter og fakturaer mellem de to systemer. Du kan også se detaljer om betalingen på dealregistrets tidslinje. Se denne artikel , hvis du bruger den ældre HubSpot-QuickBooks Online integration.

Bemærk: Det anbefales, at du rådfører dig med dit regnskabs- og juridiske team om, hvorvidt denne funktionalitet passer til dine behov, før du kontakter integrationen.

Se denne video for at få et overblik over HubSpots integration med QuickBooks Online:

Før du går i gang

Begrænsninger

• Redigering af fakturaer i QuickBooks Online: Nogle redigeringer kan ikke foretages på fakturaer, der er oprettet i HubSpot, fra QuickBooks Online. Redigeringer, der ikke kan foretages, er tilføjelse eller fjernelse af linjeposter, opdatering af priser, fjernelse af en betaling eller tilføjelse af skatteoplysninger. Hvis redigeringen ikke foretages i HubSpot, vil fakturaen ikke blive synkroniseret. Du kan opdatere fakturafelter, tilføje betalinger eller kreditter og tilføje servicedatoer til linjeposten på en HubSpot-kreditteret faktura fra QuickBooks Online. Endelig kan fakturaer, der er oprettet i QuickBooks Online, redigeres i QuickBooks Online.
• Opkrævning af skat: Brug automatiseret moms til at synkronisere automatiserede skattedata fra HubSpot til QuickBooks Online, når du opretter fakturaer med automatiseret moms i HubSpot.
• Ikke-amerikanske QuickBooks Online-konti: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versioner kræver, at synkroniserede fakturaer inkluderer skat (f.eks. moms, HST, GST osv.). HubSpot-fakturaer kan ikke oprettes med skat, så brugere med ikke-amerikanske QuickBooks Online-konti vil ikke kunne bruge denne funktion.
• Indregning af indtægter: HubSpot-fakturaer understøtter ikke tilføjelse af en servicedato til linjeposter i HubSpot, hvilket er påkrævet, når man bruger QuickBooks Online' indtægtsgenkendelsesfunktionalitet.
• Accounting dealegenskab: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til Accounting dealegenskabsgruppen. Det anbefales at bruge objektet faktura, når du opretter rapporter og trigger arbejdsgange, hvis du har kontakt til denne app.
• Betalinger fordelt på flere fakturaer: I QuickBooks Online kan en betaling knyttes til flere fakturaer. Men i HubSpot kan betalinger ikke opdeles på tværs af fakturaer. Derfor vil betalinger, der har flere tilknyttede fakturaer i QuickBooks Online, ikke blive synkroniseret med HubSpot. 

Anbefalinger før brug af integrationen

• Slå Brugerdefinerettransaktionsnummer fra i QuickBooks Online : Tjek, om indstillingen Brugerdefineret transaktionsnummer i QuickBooks Online er slået til. Det anbefales at slå denne indstilling fra. Hvis den ikke er slået til, vil fakturaer, der oprettes i QuickBooks Online, automatisk anvende HubSpot-fakturaernes præfiks, hvilket kan lead til modstridende fakturanumre.
• Lås lukkede regnskabsperioder: Slå den indstilling til, som automatisk låser lukkede regnskabsperioder i QuickBooks Online. Dette sikrer, at alle lukkede konti er beskyttet mod at blive ændret.
• Synkroniser produkter: Det anbefales at synkronisere dine produkter fra QuickBooks Online til HubSpot og at bruge disse produkter, når du opretter fakturaer, tilbud og betalingslink. Dette vil garantere, at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, er de korrekt knyttet til de indtægts- og udgiftskonti, du har oprettet.

Bemærk venligst:

• Produktsynkroniseringen bruger SKU-egenskaben til at matche. For at undgå duplikering af produkter synkroniserer produktsynkronisering som standard kun produkter med SKU'er. Det anbefales at tilføje SKU'er til de produkter i QuickBooks Online, som du gerne vil synkronisere.
• Hvis en faktura har linjeposter, der ikke kan matches med et produkt i QuickBooks Online, oprettes der et produkt med opkaldsfunktionen Custom Line Item i QuickBooks Online, og linjeposter, der ikke kan matches, matches med det produkt. Du definerer, hvilken indtægtskonto dette brugerdefinerede produkt på linjeposten skal knyttes til i trinnetKonfigurer i synkronisering af fakturaer.

• Synkroniser alle kunder :Detanbefales at synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du opretter en faktura til en eksisterende kunde, skal du sørge for at bruge den kontakt, der blev synkroniseret fra QuickBooks Online. Dette vil sikre, at alle fakturaer, du opretter, er i kontakt med den rigtige kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, skal du sørge for, at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-mailadresse du vil have i kontakt med kunden i QuickBooks Online. 
• Opdater arbejdsgangshandlingerne Opret betalt faktura og Opret betalt salgskvittering : Hvis du bruger tovejs fakturasynkronisering, anbefales det at opdatere din arbejdsgang for at filtrere betalinger, der kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger, hvor kilden = faktura). Hvis arbejdsgangen ikke opdateres, vil der opstå dobbeltarbejde, fordi betaling af fakturaer også vil trigge oprettelse af betalte fakturaer. Der vil kun ske én betaling, men der vil være to fakturaer for betalingen. 

Forstå begrænsninger og overvejelser om synkronisering af kreditnotaer (BETA)

Hvis du er Superadmin, kan du vælge din konto til Credit Memos QuickBooks Online Data Sync beta for at synkronisere kreditnotaer mellem HubSpot og QuickBooks Online. 

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du være opmærksom på følgende: 

• Du kan konfigurere synkroniseringen til at være envejs eller tovejs.
• Synkronisering af kreditnotaer omfatter linjeposter, rabatter, automatiseret moms, kreditnotaer til fakturaer og betalingsregistre, der ikke er nul, og som omfatter værdier for kreditnotaer.
• Annullering af en kreditnota i HubSpot synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Annulleringer skal udfyldes manuelt i QuickBooks Online.
• Synkroniseringsfilteret for udgående kreditnotaer kan ikke redigeres i HubSpot.
• Nogle felter til synkronisering af kreditnotaer er interne og kan ikke redigeres i HubSpot.
• I visse situationer med overbetaling i QuickBooks Online kan det anvendte beløb for Inbound være større end den værdi, der er anvendt på fakturaen.

Tag kontakt til appen

Tilladelser kræves Du skal være Superadmin eller have tilladelse til App Marketplace på din HubSpot-konto for at kunne kontakte appen. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge HubSpot Marketplace.
2. Søg efter QuickBooks Online, og vælg det i resultaterne.
3. Indtast dine QuickBooks Online-loginoplysninger, og klik på Rate . 

Bemærk: Det er ikke muligt at kontakte en konto i QuickBooks' sandkasse til HubSpot.

Konfigurer din synkronisering med GUID Setup

Når du har ratet QuickBooks Online integrationen, bliver du omdirigeret til GUID Setup-siden . Dette er et flow på én side, der guider dig gennem trinnene til at opsætte synkronisering af faktura, kontakt og produkt mellem HubSpot og QuickBooks.

For at anmeldelse synkroniseringsindstillingerne for hvert objekt: 

1. Klik på højre pil for hver objektsynkronisering for at se synkroniseringsindstillingerne. Synkroniseringsindstillingerne for hvert objekt vil omfatte: 

• • Synkroniseringsretning: Du kan konfigurere synkroniseringen til at være envejs eller tovejs. 
  • Løsning af datakonflikter: Du kan vælge, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
  • Felttilknytninger: Du kan konfigurere dine felttilknytninger. 
  • Synkroniseringsfiltre: Du kan tilføje filtre for at begrænse, hvilke registre der skal synkroniseres. 

2. Hvis der er fejl i dine synkroniseringsindstillinger, som kræver din opmærksomhed, vises de i bunden af hvert objekts synkroniseringsafsnit.
   

3. Hvis du ønsker at tilpasse dine synkroniseringsindstillinger yderligere, skal du klikke på Gå til avancerede indstillinger.
4. For at afslutte din opsætning og begynde at synkronisere data skal du klikke på Gem og start synkronisering øverst til højre.

Konfigurer dine synkroniseringsindstillinger

For at slå datasynkronisering til:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs . 
5. Klik på Konfigurer din synkronisering.
6. På siden Vælg de data, du vil synkronisere , skal du klikke på rullemenuen QuickBooks Online og vælge det objekt , du gerne vil synkronisere med HubSpot. Dropdown-menuen i HubSpot opdateres automatisk.
7. Klik på pilene for synkroniseringsretning , og vælg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:

8. Klik på Næste øverst til højre.
9. Klik på rullemenuen Datakonfliktløsning , og vælg, om du vil bruge HubSpot-data eller bruge QuickBooks Online-data .

10. I afsnittet Mapped fields skal du slå kontakterne fra for at udelukke dem fra synkroniseringen. Få mere at vide om felttilknytning til datasynkronisering.

• • Brugere med en Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan tilføje flere felter ved at klikke på Add a mapping under de foruddefinerede felter.
    • Vælg felterne fra rullemenuerne, og klik på Opret, eller klik på delete delete for at fjerne tilknytningen.
    • For at redigere eller fjerne en mapping, du har tilføjet, skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på Rediger eller Slet.

11. Klik på Næste øverst til højre.
12. På skærmbilledet Limit indstilles anbefalede filtre automatisk for dig baseret på den dato, du indstiller synkroniseringen på. Filtre er sat op for at mindske "oversynkronisering" af data, især når man synkroniserer fra HubSpot til QuickBooks Online. Anmeld HubSpots anbefalede synkroniseringsfiltre.
13. Synkroniseringsfiltre (undtagen synkronisering af udgående fakturaer) kan redigeres. Sådan redigerer du synkroniseringsfiltrene:

• • Klik på Rediger ved siden af synkroniseringsfilteret under Filtre.

• • Vælg dine egenskaber og filterkriterier.
  • Klik på Anvend kriterier, og klik derefter på Udført.

Når synkroniseringen er slået til, synkroniseres data automatisk mellem HubSpot og QuickBooks. Når den første synkronisering er gennemført, synkroniseres registre med regelmæssige intervaller:

• Ændringer fra HubSpot til QuickBooks registreres i løbet af få minutter.

• Ændringer fra QuickBookstil HubSpot registreres hvert 30. minut.

Data kan også synkroniseres efter behov ved at klikke på knappen Sync now på fanen CRM syncs for at få de seneste opdateringer.

Anbefalede synkroniseringsfiltre

Når du opretter en synkronisering, indstilles anbefalede filtre automatisk for dig baseret på den dato, du opretter synkroniseringen på. Filtre er sat op for at mindske "oversynkronisering" af data, især når man synkroniserer fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres, hvis det er nødvendigt

De anbefalede filtre, der indstilles automatisk, er

• Kontakter: tovejssynkronisering med følgende filtre for at forhindre unødvendige kontakter i at blive synkroniseret fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filteret er indstillet til Alle kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppe er filtrene Faktura status er ingen af Kladde og Opret dato er efter [dags dato] og Faktura kilde er nogen af HubSpot indstillet.
• Fakturaer: Hvis der ikke er indstillet et filter, vil alle fakturaer blive synkroniseret mellem QuickBooks Online og HubSpot. Dette filter opretter en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Oprettet tidspunkt er efter [dagens dato kl. 12:00]. Datoen indstilles til den aktuelle dag.
• Produkter: en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardfilteret Alle produkter & tjenester.

Indstil visningsnavnet på kunder

Kunder, der synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil have det tilknyttede virksomhedsregisters navn indstillet som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har nogen tilknyttet virksomhed i HubSpot, vil Display Name i QuickBooks Online som standard bruge egenskaberne fornavn og efternavn.

For at ændre dette:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs . 
5. Klik på Synkronisering af kontakter.
6. På skærmbilledet Configure i afsnittet Mapped fields skal du klikke for at slå felttilknytningen Display Name ← Associated Virksomhed Name fra.

Bemærk: Felter med visningsnavn skal være unikke i QuickBooks Online. Den første kontakt fra en virksomhed får sit Display Name indstillet til virksomhedens navn, men alle kontakter fra den virksomhed, der forsøger at synkronisere til QuickBooks Online efter den første kontakt, vil ikke kunne synkroniseres, fordi deres Display Name allerede er i brug. Det anbefales at bruge én kontakt i en virksomhed som faktureringskontakt for alle fakturaer eller betalinger for at undgå synkroniseringsfejl. Fakturaer, betalingslink eller tilbud kan sendes til et vilkårligt antal kontakter, men kun én kontakt (som matcher kunden i QuickBooks Online) bør være formelt tilknyttet.

Rediger datasynkronisering

Sådan redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs . 
5. Hold musen over Kontakt-synkronisering, Produkt-synkronisering eller Faktura-synkronisering , og klik på Rediger.
6. Foretag dine ændringer ved at følge trinnene, som om du satte synkroniseringen op for første gang.

Anmeldelse af synkroniseringsstatusser

For at anmelde en liste over registre og deres synkroniseringsstatus:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs .

• • Klik på Objektvisning for at se antallet af registre, der synkroniseres, mislykkes eller udelukkes. Hvis du vil redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
    • Klik på Alle objekter ved siden af Filtrer efter : for at filtrere efter objekt.
    • Klik på antallet af registre i hver kolonne for at se flere oplysninger om de registre, der synkroniseres, mislykkes eller udelukkes. 

• • Klik på Visning af registre for at se en liste over registre.
    
    • Hvis du vil redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
    • Brug filtrene over tabellen til at filtrere registrene.
    • Brug sidenavigationen nederst i tabellen til at navigere gennem registrene.
    • Klik på pilen under Synkroniseringsaktivitet for at se flere oplysninger om aktiviteten på et register.

Eksporter synkroniseringsregistre

For at eksportere synkroniseringsregistre:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs .
5. Klik på Visning af register.
6. Hvis du vil redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
7. Brug filtrene over tabellen til at filtrere registrene.
8. Når du har filtreret registrene, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Eksporter.
9. Vælg dit filformat, og klik derefter på Eksporter.
10. Den eksporterede fil vil blive sendt til din konto. Du får også en besked i appen, når eksporten er klar.

Slå datasynkronisering fra

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Integrationer > Kontaktede apps i venstre sidepanel.
3. Klik på QuickBooks Online.
4. Klik på fanen CRM syncs .
5. Hold musen over den objektsynkronisering, du vil slå fra, klik på Mere, og vælg Slå synkronisering fra.

6. Dette vil forhindre registre i at blive synkroniseret mellem HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slået fra, kan du klikke på Mere > Slå synkronisering til for at slå den til igen.