Forbind HubSpot og QuickBooks Online

Forbind din HubSpot-konto til QuickBooks Online med datasynkronisering. Når du har forbundet dine konti, kan du synkronisere kontakter og produkter mellem de to systemer, og du kan synkronisere fakturaer fra Quickbooks Online til HubSpot. Du kan også se betalingsoplysninger på tidslinjen for aftaleposter.

Krav til HubSpot

• Du skal være Super Admin eller have App Marketplace-tilladelser på din HubSpot-konto.
• Du skal mindst have Operations Hub Starter for at kunne oprette brugerdefinerede feltmappinger. Standardtilknytninger er tilgængelige med alle planer.

Opret forbindelse til appen

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace på den øverste navigationslinje og derefter vælge Template Marketplace.
• Søg efter QuickBooks Online, og vælg den i resultaterne.
• Indtast dine QuickBooks Online-loginoplysninger, og klik på Installer app.

Konfigurer dine synkroniseringsindstillinger

Sådan slår du datasynkronisering til:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Konfigurer din synkronisering.
• På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du klikke på det objekt, du vil synkronisere mellem HubSpot og QuickBooks Online, og på synkroniseringsretningen. Du kan synkronisere følgende objekter:

• Klik på Næste øverst til højre.
• På skærmbilledet Begræns vil anbefalede filtre automatisk blive indstillet til dig, baseret på den dato, hvor du indstiller synkroniseringen. Gennemgå HubSpots anbefalede synkroniseringsfiltre.

• Synkroniseringsfiltre kan redigeres. Sådan redigerer du synkroniseringsfiltrene:
  • Klik på Rediger ved siden af synkroniseringsfilteret under Filtre.

• • Vælg dine egenskaber og filterkriterier.
  • Klik på Anvend kriterier, og klik derefter på Udført.

Når synkroniseringen er slået til, synkroniseres data automatisk mellem de to systemer. Når den første synkronisering er gennemført, synkroniseres poster inden for 10 minutter efter en ændring.

Læs mere om, hvilke felter der mappes mellem HubSpot og QuickBooks Online.

Bemærk: Når en faktura synkroniseres fra QuickBooks til HubSpot, vil fakturaen blive knyttet til den primære virksomhed for kontakten på fakturaen. Hvis en kontakt har mere end én virksomhed tilknyttet i HubSpot, vil den primære virksomhed blive tilknyttet fakturaen. Hvis kontakten ikke har nogen virksomhed tilknyttet, vil der ikke blive tilknyttet nogen virksomhed til fakturaen. Når en virksomhed er blevet tilknyttet, kan den opdateres manuelt.

Sådan slår du datasynkronisering fra:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Klik på QuickBooks Online.
• Hold musen over den objektsynkronisering, du vil slå fra, klik derefter på Mere, og vælg Slå synkronisering fra.

Dette vil forhindre, at poster synkroniseres mellem HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slået fra, kan du klikke på Rediger synkroniseringsindstillinger for at slå den til igen. Eller klik på Slet synkronisering for at slette synkroniseringen.

Bemærk: Denne app skriver ikke data til Accounting deal property group. Det anbefales at bruge fakturaobjektet, når du opretter rapporter og udløser workflows, hvis du har denne app tilsluttet.

Anbefalede synkroniseringsfiltre

Når du konfigurerer synkroniseringen mellem HubSpot og QuickBooks Online, kan du indstille filtre for forskellige objekter for at sikre, at de rigtige data synkroniseres mellem de to systemer. Nedenfor er HubSpots anbefalede synkroniseringsfiltre:

• Kontakter: Det anbefales at opsætte en tovejssynkronisering med følgende filtre for at forhindre, at unødvendige kontakter synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: Brug standardfilteret Alle kunder.
  • HubSpot → Quick Books Online: I den første filtergruppe skal du indstille filtrene til Fakturastatus er ingen af Kladde og Opret dato er efter [dags dato] og Fakturakilde er nogen af HubSpot.

• Fakturaer: Det anbefales at opsætte en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Oprettet tidspunkt er efter [dagens dato kl. 12:00] . Datoen skal indstilles til den aktuelle dag.
  
  
• Produkter: Opsæt en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardfilteret (Alle produkter og tjenester).
  
  

Indstil visningsnavnet på kunder

Kunder, der synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil have den tilknyttede virksomheds navn indstillet som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har nogen tilknyttet virksomhed i HubSpot, vil visningsnavnet i Quickbooks som standard bruge egenskaberne fornavn og efternavn.

For at ændre dette:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Kontaktsynkronisering.
• På skærmbilledet Configure, i afsnittet Mapped fields, skal du klikke for at slå Display Name ← Associated Company Name field mapping fra.

Bemærk: Display Name-felter skal være unikke i Quickbooks Online. Den første kontakt fra en virksomhed får sit Display Name indstillet til firmanavnet, men alle kontakter fra den virksomhed, der forsøger at synkronisere med QuickBooks Online efter den første kontakt, vil ikke kunne synkroniseres, fordi deres Display Name allerede er i brug. Det anbefales at bruge én kontaktperson i en virksomhed som faktureringskontakt for alle fakturaer eller betalinger for at undgå synkroniseringsfejl. Fakturaer, betalingslinks eller tilbud kan sendes til et vilkårligt antal kontakter, men kun én kontakt (som matcher kunden i Quickbooks) bør være formelt tilknyttet.

Se fakturaobjektet

Fakturaer, der er synkroniseret fra eller manuelt føjet til HubSpot fra QuickBooks Online, kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også oprette brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjektet. For at se fakturaobjektet:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på Kontakter øverst til venstre. Vælg Fakturaer i rullemenuen . Dette bringer dig til din faktura-indeksside.

Fakturaer synkroniseret fra QuickBooks Online vil ikke automatisk blive knyttet til en HubSpot Seal-post.

Sådan opretter du brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjekter:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Egenskaber.
• Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg Fakturaegenskaber.
• Opret derefter dine egenskaber.

Fakturaobjektet kan bruges til at segmentere kontakter, udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.

Bemærk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til den samme aftalepost, vil egenskaberne ovenfor blive opdateret med den senest opdaterede faktura i Quickbooks.

Eksport af synkroniseringsposter

Sådan eksporterer du synkroniseringsposter:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Postvisning.
• For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
• Brug filtrene over tabellen til at filtrere posterne.
• Når du har filtreret posterne, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Eksporter.
• Vælg dit filformat, og klik derefter på Eksporter.
• Eksportfilen bliver sendt til din konto-e-mail. Du får også en besked i appen, når eksporten er klar.