HubSpot und QuickBooks Online verknüpfen

Verknüpfen Sie Ihren HubSpot Account mit QuickBooks Online durch Datensynchronisierung. Nachdem Sie Ihre Accounts verknüpft haben, können Sie Kontakte, Produkte und Rechnungen zwischen den beiden Systemen synchronisieren. Außerdem können Sie Zahlungsdetails in der Chronik des Deal-Datensatzes anzeigen. Wenn Sie die alte HubSpot-QuickBooks Online-Integration verwenden, lesen Sie diesen Artikel.

Bitte beachten: Es wird empfohlen, sich mit Ihren Buchhaltungs- und Rechtsteams zu beraten, ob diese Funktion für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, bevor Sie die Integration verknüpfen.

In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über die Integration von HubSpot in QuickBooks Online:

Bevor Sie loslegen

Beschränkungen

• Bearbeiten von Rechnungen in QuickBooks Online: Einige Bearbeitungen an Rechnungen, die in HubSpot erstellt wurden, können nicht über QuickBooks Online vorgenommen werden. Folgende Bearbeitungen sind nicht möglich: Hinzufügen oder Entfernen von Artikeln, Aktualisieren von Preisen, Entfernen einer Zahlung oder Hinzufügen von Steuerinformationen. Wenn die Bearbeitung nicht in HubSpot vorgenommen wird, schlägt die Synchronisation der Rechnung fehl. Sie können aus QuickBooks Online heraus Rechnungsfelder aktualisieren, Zahlungen oder Gutschriften hinzufügen und Servicedaten zu Artikeln auf einer von HubSpot generierten Rechnung hinzufügen. Schließlich können in QuickBooks Online erstellte Rechnungen in QuickBooks Online bearbeitet werden.
• Steuer berechnen: Verwenden Sie die automatisierte Umsatzsteuer, um automatisierte Steuerdaten von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren, wenn Sie Rechnungen mit automatisierter Steuer in HubSpot erstellen.
• Nicht-amerikanische QuickBooks Online Accounts: Die meisten nicht-amerikanischen Versionen von QuickBooks Online erfordern, dass synchronisierte Rechnungen Steuern enthalten (z. B. Mehrwertsteuer, HST, GST usw.). HubSpot-Rechnungen können nicht mit Steuern erstellt werden, sodass Benutzer mit nicht-amerikanischen QuickBooks Online Accounts diese Funktion nicht nutzen können.
• Umsatzrealisierung: HubSpot-Rechnungen unterstützen nicht das Hinzufügen eines Servicedatums zu Artikeln in HubSpot, das erforderlich ist, wenn die Umsatzrealisierungsfunktion von QuickBooks Online verwendet wird.
• Accounting Deal-Eigenschaft: die QuickBooks Online-App schreibt keine Daten in die Accounting Eigenschaften-Gruppe. Es wird empfohlen, bei der Erstellung von Berichten und beim Triggern von Workflows das Rechnungsobjekt zu verwenden, wenn Sie diese App angeschlossen haben.
• Zahlungen werden auf Rechnungen aufgeteilt: In QuickBooks Online kann eine Zahlung mehreren Rechnungen zugeordnet werden. In HubSpot können Zahlungen jedoch nicht auf Rechnungen aufgeteilt werden. Daher werden Zahlungen, denen mehrere Rechnungen in QuickBooks Online zugeordnet sind, nicht mit HubSpot synchronisiert. 

Empfehlungen vor der Verwendung der Integration

• Deaktivieren Sie dieC ustom-Transaktionsnummer in QuickBooks Online: Überprüfen Sie, ob Ihre Einstellung für die benutzerdefinierte Transaktionsnummer in QuickBooks Online aktiviert ist. Es wird empfohlen, diese Einstellung umzuschalten eins weniger. Wenn diese Option aktiviert bleibt, übernehmen in QuickBooks Online erstellte Rechnungen automatisch das HubSpot-Rechnungspräfix, was zu widersprüchlichen Rechnungsnummern Lead kann.
• Abgeschlossene Abrechnungszeiträume sperren: Aktivieren Sie die Einstellung, mit der geschlossene Abrechnungszeiträume in QuickBooks Online automatisch gesperrt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass abgeschlossene Buchhaltungsperioden vor Änderungen geschützt sind.
• Produkte synchronisieren: Es wird empfohlen, Ihre Produkte von QuickBooks Online mit HubSpot zu synchronisieren und diese Produkte beim Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Zahlungslinks zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen und Zahlungen bei der Synchronisierung mit QuickBooks Online korrekt mit den von Ihnen eingerichteten Einnahmen- und Ausgabenkonten verknüpft werden.

Bitte beachten:

• Die Synchronisation verwendet die Eigenschaft SKU für den Abgleich. Um die Duplizierung von Produkten zu vermeiden, werden bei der Synchronisation von Produkten standardmäßig nur Produkte mit SKUs synchronisiert. Es wird empfohlen, den Produkten in QuickBooks Online SKUs hinzuzufügen, die Sie synchronisieren möchten.
• Wenn eine Rechnung Artikel enthält, die nicht mit einem Produkt in QuickBooks Online abgeglichen werden können, wird ein Produkt namens Benutzerdefinierter Artikel in QuickBooks Online erstellt, und nicht übereinstimmende Artikel werden mit diesem Produkt abgeglichen. Sie legen fest, welches Einkommenskonto mit diesem benutzerdefinierten Artikel im Schritt Konfigurieren der Synchronisation von Rechnungen verknüpft werden soll.

• Synchronisation aller Kunden: it wird empfohlen, alle Kunden von QuickBooks Online in HubSpot als Kontakte zu synchronisieren. Wenn Sie eine Rechnung für einen vorhandenen Kunden erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt verwenden, der von QuickBooks Online synchronisiert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen, die Sie erstellen, mit dem richtigen Kunden in QuickBooks Online verknüpft sind. Wenn Sie einem neuen Kunden eine Rechnung stellen, stellen Sie sicher, dass das Kontakt auf der Rechnung der Rechnungs-Kontakt ist, dessen E-Mail-Adresse Sie mit dem Kunden in QuickBooks Online verbinden möchten. 
• Aktualisieren Sie Bezahlte Rechnung erstellen und Bezahlten Kassenbon erstellen Workflow-Aktionen: Wenn Sie die Synchronisation von Rechnungen in beide Richtungen verwenden, sollten Sie Ihren Workflow aktualisieren, um Zahlungen aus Rechnungen herauszufiltern (z. B. Zahlungen, deren Quelle eine Rechnung ist). Wenn der Workflow nicht aktualisiert wird, kommt es zu Doppelarbeit, da Rechnungszahlungen auch die Erstellung bezahlter Rechnungen auslösen. Es erfolgt nur eine Zahlung, aber es werden zwei Rechnungen für die Zahlung erstellt. 

Einschränkungen und Überlegungen der Gutschriftssynchronisierung verstehen (BETA)

Als Super-Admin können Sie Ihren Account für die Beta-Version der QuickBooks Online-Datensynchronisierung für Gutschriften anmelden, um Gutschriften zwischen HubSpot und QuickBooks Online zu synchronisieren. 

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, beachten Sie bitte Folgendes: 

• Sie können die Synchronisierung als unidirektional oder bidirektional konfigurieren.
• Die Synchronisierung von Gutschriften umfasst Artikel, Rabatte, automatisierte Umsatzsteuer, Gutschriftsanträge auf Rechnungen und Zahlungsdatensätze ungleich Null, die Beträge von Gutschriftsanträgen enthalten.
• Das Annullieren einer Gutschrift in HubSpot wird nicht mit QuickBooks Online synchronisiert. Stornierungen müssen manuell in QuickBooks Online ausgefüllt werden.
• D er Filter für die Synchronisierung ausgehender Gutschriften kann in HubSpot nicht bearbeitet werden.
• Einige Felder für die Synchronisierung von Gutschriften sind intern und können in HubSpot nicht bearbeitet werden.
• In bestimmten Situationen mit Überzahlungen in QuickBooks Online kann der eingehende Betrag höher sein als der auf die Rechnung angewendete Betrag.

Die App verknüpfen

Berechtigungen erforderlich Sie müssen ein Super-Admin sein oder über Berechtigungen für den App Marketplace in Ihrem HubSpot-Account verfügen, um die App zu verknüpfen. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Suchen Sie nach QuickBooks Online und wählen Sie es in den Ergebnissen aus.
3. Geben Sie Ihre QuickBooks Online-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Installieren. 

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, ein QuickBooks-Sandbox-Konto mit HubSpot zu verknüpfen.

Konfigurieren Sie Ihre Synchronisierung mit der Setup-Anleitung

Nach der Installation der QuickBooks Online-Integration werden Sie zur Seite Geführte Einrichtung weitergeleitet. Dies ist ein einseitiger Verlauf, der Sie durch die Schritte führt, mit denen Sie Ihre Rechnung-, Kontakt- und Produkt-Synchronisierung zwischen HubSpot und QuickBooks einrichten.

So überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen für die einzelnen Objekte: 

1. Klicken Sie bei jeder Objektsynchronisierung auf den Pfeil nach rechts , um die Synchronisierungseinstellungen anzuzeigen. Die Synchronisierungseinstellungen für jedes Objekt umfassen: 

• • Richtung der Synchronisierung: Sie können die Synchronisierung als unidirektional oder bidirektional konfigurieren. 
  • Lösung von Datenkonflikten: Sie können auswählen, welche App die andere überschreibt, wenn unklar ist, welche App die aktuellsten Informationen enthält.
  • Feldzuordnungen: Sie können Ihre Feldzuordnungen konfigurieren. 
  • Synchronisierungsfilter: Sie können Filter hinzufügen, um einzuschränken, welche Datensätze synchronisiert werden sollen. 

2. Wenn es Fehler in Ihren Synchronisierungseinstellungen gibt, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, werden sie am unteren Rand jedes Abschnitts zur Synchronisierung von Objekten angezeigt.
   

3. Wenn Sie Ihre Synchronisierungseinstellungen weiter anpassen möchten, klicken Sie auf Zu den erweiterten Einstellungen.
4. Um die Einrichtung abzuschließen und mit der Synchronisierung der Daten zu beginnen, klicken Sie oben rechts auf Speichern und Synchronisierung starten.

Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

So aktivieren Sie Datensynchronisierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Klicken Sie auf Synchronisierung einrichten.
6. Wählen Sie auf der Seite die Daten aus, die Sie synchronisieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü QuickBooks Online und wählen Sie das Objekt, das Sie mit HubSpot synchronisieren möchten. Das Dropdown-Menü HubSpot wird automatisch aktualisiert.
7. Klicken Sie auf die Pfeile für die Synchronisierungsrichtung und wählen Sie eine Synchronisierungsrichtung aus. Sie können die folgenden Objekte synchronisieren:

8. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
9. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Datenkonfliktlösung und wählen Sie aus, ob Sie HubSpot-Daten oder QuickBooks Online Daten verwenden möchten.

10. Schalten Sie im Bereich Zugeordnete Felder die Schalter aus, um sie von der Synchronisation auszuschließen. Erfahren Sie mehr über die Zuordnung von Feldern bei der Synchronisation.

• • Benutzer in einem Data Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account können weitere Felder hinzufügen, indem sie unterhalb der definierten Felder auf Eine Zuordnung hinzufügen klicken. 
    • Wählen Sie die Felder aus den Dropdown-Menüs aus und klicken Sie auf Erstellen oder klicken Sie auf delete Löschen, um die Zuordnung zu entfernen.
    • Um eine von Ihnen hinzugefügte Zuordnung zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie auf Aktionen, dann auf Bearbeiten oder Löschen.

11. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
12. Im Bildschirm Limit werden automatisch empfohlene Filter für Sie festgelegt, die auf dem Datum basieren, an dem Sie die Synchronisierung einrichten. Filter werden eingerichtet, um eine „Übersynchronisation“ von Daten zu vermeiden, insbesondere bei der Synchronisation von HubSpot mit QuickBooks Online. Überprüfen Sie die von HubSpot empfohlenen Synchronisationsfilter.
13. Synchronisierungsfilter (mit Ausnahme der Synchronisation von Ausgangsrechnungen), können bearbeitet werden. So bearbeiten Sie die Synchronisierungsfilter:

• • Klicken Sie unter Filter auf Bearbeiten neben dem Synchronisationsfilter.

• • Wählen Sie Ihre Eigenschaften und Filterkriterien.
  • Klicken Sie auf Kriterien anwenden und dann auf Fertig.

Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, werden die Daten automatisch zwischen HubSpot und QuickBooks synchronisiert. Nach Abschluss der ersten Synchronisierung werden die Datensätze in regelmäßigen Abständen synchronisiert:

• Änderungen von HubSpot zu QuickBooks werden innerhalb weniger Minuten erkannt.

• Änderungen von QuickBooks zu HubSpot werden alle 30 Minuten erkannt.

Daten können auch bei Bedarf synchronisiert werden, indem Sie auf der Registerkarte "CRM-Synchronisierungen " auf die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" klicken, um die neuesten Aktualisierungen zu erhalten.

Empfohlene Synchronisierungsfilter

Wenn Sie eine Synchronisierung einrichten, werden automatisch empfohlene Filter für Sie festgelegt, die auf dem Datum basieren, an dem Sie die Synchronisierung einrichten. Filter werden eingerichtet, um eine „Übersynchronisation“ von Daten zu vermeiden, insbesondere bei der Synchronisation von HubSpot mit QuickBooks Online. Sie können bei Bedarf bearbeitet werden

Die empfohlenen Filter, die automatisch festgelegt werden, sind:

• Kontakte: Zwei-Wege-Synchronisation mit den folgenden Filtern, um zu verhindern, dass unnötige Kontakte von HubSpot zu QuickBooks Online synchronisiert werden:
  • QuickBooks Online → HubSpot: Filter ist eingestellt auf Alle Kunden.
  • HubSpot → QuickBooks Online: in der ersten Filtergruppe sind die Filter Rechnungsstatus ist keiner von Entwurf und Erstellungsdatum ist nach [heutiges Datum] und Rechnungsquelle ist eine beliebige von HubSpot gesetzt.
• Rechnungen: ohne dass ein Filter gesetzt ist, nimmt Folgendes vor: Alle Rechnungen werden zwischen QuickBooks Online und HubSpot synchronisiert. Dieser Filter richtet eine einseitige Synchronisation von QuickBooks Online zu HubSpot mit dem Filter Erstellungszeit ist nach [heutiges Datum um 12:00 Uhr] ein. Das Datum wird auf den aktuellen Tag gesetzt.
• Produkte: eine unidirektionale Synchronisierung von QuickBooks Online mit HubSpot, bei der der Standardfilter Alle Produkte & und Dienstleistungen festgelegt ist.

Den Anzeigenamen für Kunden festlegen

Bei Kunden, die von HubSpot mit QuickBooks Online synchronisiert werden, wird der Name des zugehörigen Datensatzes als Anzeigename festgelegt. Wenn der Kontakt kein zugeordnetes Unternehmen in HubSpot hat, werden für den Anzeigenamen in QuickBooks Online standardmäßig die Eigenschaften Vorname und Nachname verwendet.

Zum Bearbeiten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Klicken Sie auf Kontaktsynchronisierung.
6. Klicken Sie im Bildschirm Konfigurieren im Abschnitt Zugeordnete Felder auf den Schalter Anzeigename ← Zugeordneter Unternehmen Name Feldzuordnungen Schalter, um ihn zu deaktivieren.

Bitte beachten Sie: Die Felder Display Name müssen in QuickBooks Online eindeutig sein. Für den ersten Kontakt eines Unternehmens wird der Anzeigename auf den Unternehmensnamen gesetzt, aber alle Kontakte dieses Unternehmens, die nach dem ersten Kontakt versuchen, sich mit QuickBooks Online zu synchronisieren, werden nicht synchronisiert, da ihr Anzeigename bereits verwendet wird. Es wird empfohlen, einen Kontakt in einem Unternehmen als Abrechnungskontakt für alle Rechnungen oder Zahlungen zu verwenden, um Synchronisationsfehler zu vermeiden. Rechnungen, Links für Zahlungen oder Angebote können an eine beliebige Anzahl von Kontakten gesendet werden, aber nur ein Kontakt (der dem Kunden in QuickBooks Online entspricht) sollte formell zugeordnet werden.

Synchronisation von Daten bearbeiten

So bearbeiten Sie eine bestehende Synchronisation:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über Kontaktsynchronisation, Produktsynchronisation oder Rechnungssynchronisation und klicken Sie auf Bearbeiten.
6. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, indem Sie den Schritten folgen, als ob Sie die Synchronisation zum ersten Mal einrichten würden.

Synchronisationsstatus überprüfen

So überprüfen Sie eine Liste von Datensätzen und deren Synchronisationsstatus:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.

• • Klicken Sie auf Objektansicht, um die Anzahl der Datensätze anzuzeigen, die synchronisiert werden, fehlgeschlagen oder ausgeschlossen sind. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
    • Klicken Sie auf Alle Objekte neben Filtern nach: um nach Objekten zu filtern.
    • Klicken Sie auf die Anzahl der Datensätze in jeder Spalte, um weitere Informationen zu den Datensätzen anzuzeigen, die synchronisiert werden, fehlgeschlagen oder ausgeschlossen sind. 

• • Klicken Sie auf Datensatz anzeigen, um eine Liste von Datensätzen anzuzeigen. 
    
    • Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
    • Verwenden Sie die Filter oberhalb der Tabelle, um die Datensätze zu filtern.
    • Verwenden Sie die Seitennavigation am unteren Rand der Tabelle, um durch die Datensätze zu navigieren.
    • Klicken Sie unter Synchronisation auf den Pfeil, um weitere Informationen über die Aktivität eines Datensatzes zu erhalten.

Synchronisation von Datensätzen exportieren

Datensätze für die Synchronisation exportieren:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.
5. Klicken Sie auf Datensatz anzeigen.
6. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
7. Verwenden Sie die Filter oberhalb der Tabelle, um die Datensätze zu filtern.
8. Wenn Sie die Datensätze gefiltert haben, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Exportieren.
9. Wählen Sie Ihr Dateiformat, klicken Sie dann auf Exportieren.
10. Die Exportdatei wird per E-Mail an Ihre Account-E-Mail-Adresse gesendet. Außerdem erhalten Sie eine In-App-Benachrichtigung, sobald der Export abgeschlossen ist.

Datensynchronisierung deaktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Objekt, dessen Synchronisation Sie deaktivieren möchten, klicken Sie auf Mehr, und wählen Sie Synchronisation deaktivieren.

6. Dadurch wird verhindert, dass Datensätze zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisiert werden. Sobald die Synchronisierung deaktiviert ist, können Sie auf das Add-on > Synchronisierung aktivieren, klicken, um sie wieder zu aktivieren.