HubSpot und QuickBooks Online verknüpfen

Verknüpfen Sie Ihren HubSpot Account mit QuickBooks Online durch Datensynchronisierung. Nachdem Sie Ihre Accounts verbunden haben, können Sie Kontakte und Produkte zwischen den beiden Systemen synchronisieren und Rechnungen von Quickbooks Online mit HubSpot synchronisieren. Außerdem können Sie Zahlungsdetails in der Chronik des Deal-Datensatzes anzeigen. 

HubSpot-Anforderungen

• Sie müssen ein Super Admin sein oder über App Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot Account verfügen.
• Sie benötigen mindestens Operations Hub Starter, um benutzerdefinierte Feldzuordnungen zu erstellen. Die Standardzuordnungen sind für alle Pläne verfügbar. 

Die App verknüpfen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann Vorlagen-Marketplace aus.
• Suchen Sie nach QuickBooks Online und wählen Sie es in den Ergebnissen aus.
• Geben Sie Ihre QuickBooks Online-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „App installieren“. 

Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

So aktivieren Sie Datensynchronisierung:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
• Klicken Sie auf „QuickBooks Online“.
• Klicken Sie auf Synchronisierung einrichten.
• Wählen Sie auf der Seite die Daten aus, die Sie synchronisieren möchten, klicken Sie auf das Objekt, das Sie zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisieren möchten, sowie auf die Synchronisationsrichtung. Sie können die folgenden Objekte synchronisieren:

• Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
• Auf dem Bildschirm Limit werden die empfohlenen Filter automatisch für Sie festgelegt, basierend auf dem Datum, an dem Sie die Synchronisation einrichten. Überprüfen Sie die von HubSpot empfohlenen Synchronisationsfilter.

• Synchronisationsfilter können bearbeitet werden. So bearbeiten Sie die Synchronisierungsfilter:
  • Klicken Sie unter Filter auf Bearbeiten neben dem Synchronisationsfilter.

• • Wählen Sie Ihre Eigenschaften und Filterkriterien.
  • Klicken Sie auf Kriterien anwenden und dann auf Fertig.

Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, werden die Daten automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert. Nachdem die erste Synchronisation abgeschlossen ist, werden die Datensätze innerhalb von 10 Minuten nach einer Änderung synchronisiert. 

 Erfahren Sie mehr darüber, welche Felder zwischen HubSpot und QuickBooks Online zugeordnet werden.

Bitte beachten Sie: wenn eine Rechnung von QuickBooks mit HubSpot synchronisiert wird, wird die Rechnung mit dem primären Unternehmen des Kontakts auf der Rechnung verknüpft. Wenn einem Kontakt mehr als ein Unternehmen in HubSpot zugeordnet ist, nimmt Folgendes vor: Das primäre Unternehmen wird mit der Rechnung verknüpft. Wenn dem Kontakt kein Unternehmen zugeordnet ist, wird der Rechnung kein Unternehmen zugeordnet. Sobald ein Unternehmen zugeordnet wurde, kann es manuell aktualisiert werden.

So deaktivieren Sie Datensynchronisierung:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
• Klicken Sie auf „QuickBooks Online“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über das Objekt, dessen Synchronisation Sie deaktivieren möchten, klicken Sie auf Mehr und wählen Sie Synchronisation deaktivieren.

Dadurch wird verhindert, dass Datensätze zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisiert werden. Sobald die Synchronisierung deaktiviert ist, können Sie auf „Synchronisierungseinstellungen bearbeiten“ klicken, um sie wieder zu aktivieren. Oder klicken Sie auf Synchronisierung löschen, um die Synchronisierung zu löschen.

Bitte beachten Sie: diese App schreibt keine Daten in Buchhaltung Deal-Eigenschaftengruppe. Es wird empfohlen, das Rechnungsobjekt bei der Erstellung von Berichten und beim Auslösen von Workflows zu verwenden, wenn Sie diese App verknüpft haben.

Empfohlene Synchronisierungsfilter

Beim Setup der Synchronisation zwischen HubSpot und QuickBooks Online können Sie Filter für verschiedene Objekte festlegen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten zwischen den beiden Systemen synchronisiert werden. Im Folgenden finden Sie die von HubSpot empfohlenen Synchronisierungsfilter:

• Kontakte: Es wird empfohlen, eine bidirektionale Synchronisation mit den folgenden Filtern einzurichten, um zu verhindern, dass unnötige Kontakte von HubSpot mit QuickBooks Online synchronisiert werden:
  • QuickBooks Online → HubSpot: verwendet den Standard Alle Kunden Filter.
  • HubSpot → QuickBooks Online: in der ersten Filtergruppe, setzen Sie die Filter auf Rechnungsstatus ist keiner von Entwurf und Erstellungsdatum ist nach [heutiges Datum] und Rechnungsquelle ist eine beliebige von HubSpot. 

• Rechnungen: Es wird empfohlen, eine einseitige Synchronisation von QuickBooks Online zu HubSpot mit einzurichten Erstellungszeit ist nach [heutiges Datum um 12:00 Uhr] Filter. Das Datum sollte auf den aktuellen Tag eingestellt werden.
  
  
• Produkte: richten Sie eine einseitige Synchronisation von QuickBooks Online zu HubSpot mit dem Standardfilter (Alle Produkte & Dienstleistungen) ein.
  
  

Den Anzeigenamen für Kunden festlegen

Bei Kunden, die von HubSpot mit QuickBooks Online synchronisiert werden, wird der Name des zugehörigen Datensatzes als Anzeigename festgelegt. Wenn der Kontakt kein zugehöriges Unternehmen in HubSpot hat, wird der Anzeigename in Quickbooks standardmäßig mit den Eigenschaften Vorname und Nachname angezeigt.

Um dies zu ändern:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
• Klicken Sie auf „QuickBooks Online“.
• Klicken Sie auf Kontaktsynchronisierung.
• Klicken Sie auf dem Bildschirm Configure im Abschnitt Mapped fields, um den Schalter Display Name ← Associated Unternehmensname field mapping auszuschalten.

Bitte beachten Sie: Die Felder display Name müssen in Quickbooks Online eindeutig sein. Für den ersten Kontakt eines Unternehmens wird der Anzeigename auf den Unternehmensnamen gesetzt, aber alle Kontakte dieses Unternehmens, die nach dem ersten Kontakt versuchen, sich mit QuickBooks Online zu synchronisieren, werden nicht synchronisiert, da ihr Anzeigename bereits verwendet wird. Es wird empfohlen, einen Kontakt in einem Unternehmen als Abrechnungskontakt für alle Rechnungen oder Zahlungen zu verwenden, um Synchronisationsfehler zu vermeiden. Rechnungen, Zahlungslinks oder Angebote können an eine beliebige Anzahl von Kontakten gesendet werden, aber es sollte nur ein Kontakt (der dem Kunden in Quickbooks entspricht) formell zugeordnet werden.

Das Rechnungsobjekt anzeigen

Rechnungen, die von QuickBooks synchronisiert oder manuell zu HubSpot hinzugefügt wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen. So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Klicken Sie oben links auf „Kontakte“. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Rechnungen“ aus. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Indexseite für Rechnungen.

Von QuickBooks Online synchronisierte Rechnungen werden nicht automatisch mit einem HubSpot-Datensatz verknüpft. 

So erstellen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften von Rechnungsobjekten:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „Rechnungseigenschaften“ aus.
• Danach können Sie Ihre Eigenschaften erstellen.

Mithilfe des Rechnungsobjekts lassen sich Kontakte segmentieren, Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen.

Bitte beachten: Wenn Sie mehrere Rechnungen mit dem gleichen Deal-Datensatz in HubSpot synchronisieren, werden die Eigenschaften oben mit der zuletzt aktualisierten Rechnung in Quickbooks aktualisiert.

Synchronisation von Datensätzen exportieren

Datensätze für die Synchronisation exportieren:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
• Klicken Sie auf QuickBooks Online.
• Klicken Sie auf Datensatz anzeigen.
• Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
• Verwenden Sie die Filter oberhalb der Tabelle, um die Datensätze zu filtern.
• Wenn Sie die Datensätze gefiltert haben, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Exportieren.
• Wählen Sie Ihr Dateiformat, klicken Sie dann auf Export.
• Die Exportdatei wird per E-Mail an Ihre Account-E-Mail-Adresse gesendet. Außerdem erhalten Sie eine In-App-Benachrichtigung, sobald der Export abgeschlossen ist.