Zuletzt aktualisiert am: Juni 28, 2023
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Verknüpfen Sie Ihren HubSpot Account mit QuickBooks Online durch Datensynchronisierung. Nachdem Sie Ihre Accounts verknüpft haben, können Sie Kontakte, Produkte und Rechnungen zwischen den beiden Systemen synchronisieren. Außerdem können Sie Zahlungsdetails in der Chronik des Deal-Datensatzes anzeigen.
Integrationsanforderungen
- Sie müssen ein Super-Admin sein oder über Berechtigungen für den App Marketplace in Ihrem HubSpot-Account verfügen.
- Sie benötigen mindestens Operations Hub Starter, um benutzerdefinierte Feldzuordnungen zu erstellen.
Integration verknüpfen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann Vorlagen aus.
- Suchen Sie nach QuickBooks Online und wählen Sie es in den Ergebnissen aus.
- Geben Sie Ihre QuickBooks Online-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „App installieren“.
- Es ist nicht möglich, ein QuickBooks-Sandbox-Konto mit HubSpot zu verknüpfen.
- Es wird empfohlen, die Einstellung „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ in QuickBooks Online zu deaktivieren, wenn Sie die Integration verwenden, da dies zu Fehlern und Problemen bei der Synchronisierung führen kann.
Synchronisierungseinstellungen konfigurieren
So aktivieren Sie Datensynchronisierung:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol . Indem Sie auf Integrationen verwalten klicken, gelangen Sie zum Bereich Verknüpfte Apps.
- Klicken Sie auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie auf „Synchronisieren einrichten“.
- Klicken Sie auf der Seite „Objekt für die Synchronisierung auswählen“ auf das Objekt, das Sie zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisieren möchten. Sie können die folgenden Objekte synchronisieren:
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| Kontakt | ⇔ | Kunde/Kundin |
| Produkt | ⇔ | Produkte & Services |
| Rechnung | ← | Rechnung |
Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, werden die Daten automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert. Nach Abschluss der ersten Synchronisierung werden die Datensätze innerhalb von 10 Minuten nach einer Änderung synchronisiert.
Sie können auch Ihre Synchronisierungseinstellungen anpassen. Erfahren Sie mehr darüber, welche Felder zwischen HubSpot und QuickBooks Online zugeordnet werden.
So deaktivieren Sie Datensynchronisierung:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol . Indem Sie auf Integrationen verwalten klicken, gelangen Sie zum Bereich Verknüpfte Apps.
- Klicken Sie auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie auf „Aktionen“ für das Objekt, dessen Synchronisierung Sie ausschalten möchten, und dann auf „Synchronisierung deaktivieren“.
Dadurch wird verhindert, dass Datensätze zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisiert werden. Sobald die Synchronisierung deaktiviert ist, können Sie auf „Synchronisierungseinstellungen bearbeiten“ klicken, um sie wieder zu aktivieren. Oder klicken Sie auf „Synchronisierung löschen“, um die Synchronisierung zu löschen.
Rechnungen von HubSpot mit QuickBooks Online synchronisieren
Die Datensynchronisierung unterstützt derzeit nur eine automatische unidirektionale Synchronisierung von Rechnungen von QuickBooks Online mit HubSpot. Um Rechnungen von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren, verwenden Sie die Aktion „Rechnung erstellen“ in einem HubSpot-Workflow.
Erfahren Sie mehr über die anderen verfügbaren QuickBooks Online-Workflow-Aktionen.
Das Rechnungsobjekt anzeigen
Rechnungen, die von QuickBooks synchronisiert oder manuell zu HubSpot hinzugefügt wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen. So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Klicken Sie oben links auf „Kontakte“. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Rechnungen“ aus. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Indexseite für Rechnungen.
Von QuickBooks Online synchronisierte Rechnungen erscheinen auch auf der Karte „Rechnung“ in einem Deal-Datensatz.
So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Einstellungssymbol.
- Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „Rechnungseigenschaften“ aus.
- Danach können Sie Ihre Eigenschaften erstellen.
Mithilfe des Rechnungsobjekts lassen sich Kontakte segmentieren, Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen.
Rechnungseigenschaften in Workflows und Berichten verwenden
Wenn die QuickBooks Online-Integration installiert ist, können Sie mithilfe der unten aufgeführten neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen Workflows erstellen. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, über den eine Follow-up-E-Mail an Kunden gesendet wird, die ihre Rechnung nicht fristgerecht bezahlt haben. Oder erstellen Sie einen Workflow, mit dem bei jedem Zahlungseinzug eine Slack-Nachricht an Ihr Team gesendet wird.
Die neuen Deal-Eigenschaften umfassen:
- Fälliger Rechnungsbetrag
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Rechnungsstatus
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
Verwenden Sie die neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, um einen vollständigen Überblick über die Einnahmen zu bekommen, die Ihr Team für das Unternehmen generiert.
Bitte beachten: Wenn Sie mehrere Rechnungen mit dem gleichen Deal-Datensatz in HubSpot synchronisieren, werden die Eigenschaften oben mit der zuletzt aktualisierten Rechnung in Quickbooks aktualisiert.
