Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Integrations

Integration von HubSpot mit QuickBooks verwenden

Zuletzt aktualisiert am: Mai 20, 2020

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Verwenden Sie die QuickBooks-Integration mit HubSpot, um Rechnungen direkt über den Deal-Datensatz in HubSpot zu erstellen, Rechnungsinformationen anzuzeigen und Zahlungsereignisse in der Deal-Chronik zu sehen.

Integration installieren

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol (marketplace) und gehen Sie dann zu Apps.
  • Klicken Sie oben rechts auf „App Marketplace besuchen“.
  • Verwenden Sie die Suchleiste, um nach der QuickBook-Integration zu suchen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Integration und klicken Sie auf Integration anzeigen.
  • Klicken Sie auf „App verknüpfen“ und melden Sie sich mithilfe Ihrer QuickBooks Online-Details an. 

Bitte beachten: Sie müssen Zugriff auf Ihre Anmeldeinformationen für Ihr QuickBooks-Konto haben, um diese Integration zu installieren. Wenn Sie sich der korrekten Anmeldeinformationen nicht sicher sind, müssen Sie sich an Ihren QuickBooks-Administrator wenden.

  • Sobald die Integration erfolgreich verknüpft ist, wird sie in Ihrem Abschnitt „Verknüpfte Apps“ aufgeführt. 
  • Sie können mehrere Accounts verknüpfen, indem Sie zum Marketplace-Symboll marketplace in der Hauptnavigationsleiste navigieren. Wählen Sie unter „Verwalten“ die Option „Verknüpfte Apps“ aus.
  • Wählen Sie „QuickBooks Online“ aus und klicken Sie oben rechts auf „QuickBooks-Konto verknüpfen“. Sie können Ihr Konto auch trennen, indem Sie „Trennen“ auswählen.

Bitte beachten: Nur in HubSpot erstellte Daten werden in Ihrem HubSpot-Account angezeigt. 

Verwendung der Integration

Verwenden Sie die QuickBooks Online-Integration, um Rechnungen über den Deal-Datensatz zu erstellen, Rechnungsinformationen und -status anzuzeigen und Zahlungsereignisse in der Chronik des Deal-Datensatzes zu sehen.

Rechnungen erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Deal-Datensatzes.
  • Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Rechnungen“ auf „Rechnung erstellen“.
create-invoice-quickbooks
  • Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Rechnung von einem vorhandenen Angebot erstellen möchten oder über die Option „Neu erstellen“.
    • Wenn Sie die Option „Aus Angebot erstellen“ auswählen, versucht HubSpot, Ihre Angebotsdetails mit Ihren QuickBook-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen Quickbooks-Kunden erstellen“ klicken.
    • Wenn Sie „Neu erstellen“ auswählen, versucht HubSpot, Ihre Deal-Details mit Ihren QuickBook-Datensätzen abzugleichen. Customer (Kunde)Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen Quickbooks-Kunden erstellen“ klicken.
  • Klicken Sie auf „Weiter“.
select-customer-quickbooks
  • Klicken Sie auf „Produkte aus QuickBooks hinzufügen“, um vorhandene Produkte aus QuickBooks auszuwählen, die Ihrer Rechnung hinzugefügt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Produkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.
add-products-quickbooks

Bitte beachten: Bei internationalen Konten können Sie Steuerkennzeichen zu Ihrer Rechnung hinzufügen und eine Synchronisierung für mehrere Währungen durchführen. 

  • Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, das Erstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Rechnung für Ihre Rechnung aus.
  • Geben Sie im Abschnitt „Eine Nachricht an Ihren Kunden schreiben“ den Text ein, der auf der Rechnung des Kunden angezeigt wird, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
invoice-payment-quickbooks
  • Überprüfen Sie Ihre Rechnungsdetails. Klicken Sie auf „Vorherige“, um zurückzugehen und Ihre Rechnungsdetails zu bearbeiten. 
  • Um Ihre Rechnung in QuickBooks zu erstellen, klicken Sie auf „Rechnungsentwurf erstellen“.
  • Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf den Namen der Rechnung, um eine Vorschau Ihrer Rechnung anzuzeigen.
  • Ihre Rechnung kann bereit von Ihrem Quickbooks-Konto aus gesendet werden.

 

Nachdem Ihre Rechnung erstellt wurde, wird sie mit einer der folgenden Phasen getaggt:

  • Zum Versenden bereit: Die Rechnung wurde nicht an den Kunden gesendet.
  • An Kunden gesendet: Die Rechnung wurde an den Kunden gesendet.
  • Teilzahlung: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt.
  • Vollständig bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig bezahlt.
  • Überfällig: Das Zahlungsdatum der Rechnung ist verstrichen und sie ist jetzt überfällig.

Vorhandene Rechnung hinzufügen 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Deal-Datensatzes.
  • Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Rechnungen“ auf „Vorhandene Rechnung hinzufügen“.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Suchen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Rechnung. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  • Die mit dem Deal verbundenen Rechnungen werden im Abschnitt „Rechnungen“ im Deal-Datensatz aufgeführt.
    invoice-deal-record

Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen

Wenn die QuickBooks-Integration installiert ist, können Sie mithilfe der unten aufgeführten neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen Workflows erstellen. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, der eine Follow-up-E-Mail an Kunden sendet, die ihre Rechnung nicht fristgerecht bezahlt haben. Oder erstellen Sie einen Workflow, der jedes Mal, wenn Sie eine Zahlung einziehen, eine Slack-Nachricht an Ihr Team sendet. 

Die neuen Deal-Eigenschaften umfassen:

  • Fälliger Rechnungsbetrag
  • Rechnungsempfänger
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsstatus 
  • Fälligkeitsdatum der Rechnung

Verwenden Sie die neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, damit Sie in einen umfassenden Einblick in die Einnahmen haben, die das Team für das Unternehmen generiert. 

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