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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Integrations

HubSpot-Integration mit QuickBooks verwenden

Zuletzt aktualisiert am: April 15, 2021

Produkte/Lizenzen

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Verwenden Sie die QuickBooks-Integration mit HubSpot, um Rechnungen direkt über den Deal-Datensatz in HubSpot zu erstellen, Rechnungsinformationen anzuzeigen und Zahlungsereignisse in der Deal-Chronik zu sehen.

Integration installieren

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol (marketplace) und gehen Sie dann zu Apps.
  • Klicken Sie oben rechts auf „App Marketplace besuchen“.
  • Verwenden Sie die Suchleiste, um nach der QuickBooks-Integration zu suchen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Integration und klicken Sie auf „Integration anzeigen“.
  • Klicken Sie auf „App verknüpfen“ und melden Sie sich mithilfe Ihrer QuickBooks Online-Details an. 

Bitte beachten: Sie müssen Zugriff auf Ihre Anmeldeinformationen für Ihr QuickBooks-Konto haben, um diese Integration zu installieren. Wenn Sie sich der korrekten Anmeldeinformationen nicht sicher sind, müssen Sie sich an Ihren QuickBooks-Administrator wenden.

  • Sobald die Integration erfolgreich verknüpft ist, wird sie in Ihrem Abschnitt „Verknüpfte Apps“ aufgeführt. 
  • Sie können mehrere Accounts verknüpfen, indem Sie zum Marketplace-Symbol marketplace in der Hauptnavigationsleiste navigieren. Wählen Sie unter „Verwalten“ die Option „Verknüpfte Apps“ aus.
  • Wählen Sie „QuickBooks Online“ aus und klicken Sie oben rechts auf „QuickBooks-Konto verknüpfen“. Sie können Ihr Konto auch trennen, indem Sie „Trennen“ auswählen.

Bitte beachten: Nur in HubSpot erstellte Rechnungen werden automatisch in Ihrem HubSpot-Account angezeigt. Um Rechnungen anzuzeigen, die in Ihrem QuickBooks-Konto erstellt wurden, müssen sie zu HubSpot hinzugefügt werden.

Verwendung der Integration

Verwenden Sie die QuickBooks Online-Integration, um Rechnungen über den Deal-Datensatz zu erstellen, Rechnungsinformationen und -status anzuzeigen und Zahlungsereignisse in der Chronik des Deal-Datensatzes zu sehen. QuickBooks-Produkte können nicht als Artikel in einem Deal-Datensatz in HubSpot verwendet werden. Um QuickBooks-Produkte zu verwenden, müssen sie manuell hinzugefügt werden.

Bitte beachten: Wenn eine Rechnung in QuickBooks eine andere Währung als die Unternehmenswährung des HubSpot-Accounts aufweist, werden die Rechnungsdaten von QuickBooks nicht in den Deal-Eigenschaften übernommen.

Rechnungen erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Deal-Datensatzes.
  • Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Rechnungen“ auf „Rechnung erstellen“.
create-invoice-quickbooks
  • Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Rechnung von einem vorhandenen Angebot erstellen möchten oder über die Option „Neu erstellen“.
    • Wenn Sie die Option „Aus Angebot erstellen“ auswählen, versucht HubSpot, Ihre Angebotsdetails mit Ihren QuickBooks-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen QuickBooks-Kunden erstellen“ klicken.

Bitte beachten: Nur Angebote, die veröffentlicht und noch nicht abgelaufen sind, können zum Erstellen von Rechnungen verwendet werden.

    • Wenn Sie „Neu erstellen“ auswählen, versucht HubSpot, Ihre Deal-Details mit Ihren QuickBooks-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen QuickBooks-Kunden erstellen“ klicken.
  • Klicken Sie auf „Next“ (Weiter).
select-customer-quickbooks
  • Klicken Sie auf „Produkte aus QuickBooks hinzufügen“, um vorhandene Produkte aus QuickBooks auszuwählen, die Ihrer Rechnung hinzugefügt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Produkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.
add-products-quickbooks

Bitte beachten: Bei internationalen Konten können Sie Steuerkennzeichen zu Ihrer Rechnung hinzufügen und eine Synchronisierung für mehrere Währungen durchführen. 

  • Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, das Erstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Rechnung für Ihre Rechnung aus.
  • Geben Sie im Abschnitt „Eine Nachricht an Ihren Kunden schreiben“ den Text ein, der auf der Rechnung des Kunden angezeigt wird, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
invoice-payment-quickbooks
  • Überprüfen Sie Ihre Rechnungsdetails. Klicken Sie auf „Vorherige“, um zurückzugehen und Ihre Rechnungsdetails zu bearbeiten. 
  • Um Ihre Rechnung in QuickBooks zu erstellen, klicken Sie auf „Rechnungsentwurf erstellen“.
  • Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf den Namen der Rechnung, um eine Vorschau Ihrer Rechnung anzuzeigen.
  • Ihre Rechnung kann bereit von Ihrem QuickBooks-Konto aus gesendet werden.

Nachdem Ihre Rechnung erstellt wurde, wird sie mit einer der folgenden Phasen getaggt:

  • Zum Versenden bereit: Die Rechnung wurde nicht an den Kunden gesendet.
  • An Kunden gesendet: Die Rechnung wurde an den Kunden gesendet.
  • Teilzahlung: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt.
  • Vollständig bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig bezahlt.
  • Überfällig: Das Zahlungsdatum der Rechnung ist verstrichen und sie ist jetzt überfällig.

Bitte beachten: HubSpot kann keine Rechnung in QuickBooks erstellen, wenn die Kundentransaktionsnummern in QuickBooks aktiviert sind. Dies muss für HubSpot deaktiviert werden, um Rechnungen in QuickBooks erstellen zu können.


Vorhandene Rechnung hinzufügen 

  • Navigieren Sie In Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
  • Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Rechnungen“ auf „Vorhandene Rechnung hinzufügen“.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Suchen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Rechnung. Klicken Sie auf „Add“ (Hinzufügen).
  • Die mit dem Datensatz verbundenen Rechnungen werden im Abschnitt „Rechnungen“ im Datensatz aufgeführt.
    invoice-deal-record

Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen

Wenn die QuickBooks-Integration installiert ist, können Sie mithilfe der unten aufgeführten neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen Workflows erstellen. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, der eine Follow-up-E-Mail an Kunden sendet, die ihre Rechnung nicht fristgerecht bezahlt haben. Oder erstellen Sie einen Workflow, der jedes Mal, wenn Sie eine Zahlung einziehen, eine Slack-Nachricht an Ihr Team sendet. 

Die neuen Deal-Eigenschaften umfassen:

  • Fälliger Rechnungsbetrag
  • Rechnungsempfänger
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsstatus 
  • Fälligkeitsdatum der Rechnung

Verwenden Sie die neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, damit Sie in einen umfassenden Einblick in die Einnahmen haben, die das Team für das Unternehmen generiert. 

Bitte beachten: Wenn Sie mehrere Rechnungen mit dem gleichen Deal-Datensatz in HubSpot synchronisieren, werden die Eigenschaften oben mit der zuletzt aktualisierten Rechnung in Quickbooks aktualisiert.

Kontaktsynchronisierung aktivieren

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  •  Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf„QuickBooks Online“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“.
  • Um QuickBooks-Kunden mit Ihren HubSpot-Kontakten synchronisieren zu können, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.

quickbooks-contact-sync

  • Verwenden Sie im Abschnitt „Erstellen und Aktualisieren von Kontakten“ das Dropdown-Menü, um festzulegen, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks erstellt und aktualisiert werden.
  • Verwenden Sie im Abschnitt „Löschen von Kontakten“ das Dropdown-Menü, um festzulegen, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks gelöscht werden.
  • Bitte beachten: Nur neu erstellte Kontakte werden mit HubSpot synchronisiert.

Produktsynchronisierung aktivieren

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  •  Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf„QuickBooks Online“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Produkte“.
  • Um die QuickBooks-Produkte mit Ihren HubSpot-Produkten zu synchronisieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
quickbooks-product-sync

 

  • Verwenden Sie im Abschnitt „Erstellen und Aktualisieren von Produkten“ das Dropdown-Menü, um festzulegen, was passiert, wenn zugehörigen Datensätze in QuickBooks erstellt und aktualisiert werden.
  • Verwenden Sie im Abschnitt „Löschen von Produkten“ das Dropdown-Menü, um festzulegen, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks gelöscht werden.

Bitte beachten: Nur neu erstellte Produkte werden mit HubSpot synchronisiert.

  • Gehen Sie zur Registerkarte „Eigenschaftszuordnungen für Produkte“, um den Status der Eigenschaften anzuzeigen, die zwischen QuickBooks und HubSpot synchronisiert werden.

QuickBooks Advanced-Funktionen verwenden

Wenn Sie Ihr QuickBooks Advanced-Konto mit HubSpot integriert haben, können Sie außerdem Ihre Rechnung direkt an den QuickBooks-Task-Manager senden, QuickBooks-Workflows erstellen und zusätzliche Berichte aufrufen. 

Rechnungen an den QuickBooks-Task-Manager senden

Wenn ein Benutzer eine Rechnung erstellt und sie im Voraus an QuickBooks sendet, werden die Daten aus dem Angebot oder Deal an den QuickBooks-Task-Manager gesendet. So greifen Sie auf den Task-Manager in Ihrem QuickBooks-Konto zu:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Quickbooks Online-Konto an.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf „HubSpot“.
  • Klicken Sie im Abschnitt „To-Dos“ auf „Aufgaben anzeigen“.
quickbooks- task-manager

 

Hier können Sie Rechnungsentwürfe genehmigen oder neue Aufgaben erstellen.

Workflows in QuickBooks einrichten, um Aufgaben zu automatisieren

Im Abschnitt „Task-Manager“ können Sie Workflows so einrichten, dass automatisch Aufgaben erstellt werden, wenn eine Aktion abgeschlossen werden muss. Sie können aus vier Standard-Workflows wählen:

  1. Erinnerung für fällige Zahlungn
  2. Erinnerung für die Entrichtung von Zahlungen an den Anbieter
  3. Erinnerung für Bankeinzahlungen
  4. Erinnerung für nicht gesendete Rechnungen

Sie können Ihre Workflows in Ihrem QuickBooks-Konto anpassen, bevor Sie sie aktivieren. 

Erfahren Sie mehr über das Verknüpfen von HubSpot und QuickBooks Online Advanced.