HubSpot und QuickBooks Online verknüpfen

Verknüpfen Sie Ihren HubSpot-Account mit QuickBooks Online, um Kunden-, Produkt-, Rechnungs- und Zahlungsdaten über beide Systeme hinweg aufeinander abzustimmen. Mit der Datensynchronisierung können Datensätze automatisch zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisiert werden, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und einheitliche Informationen in Ihrem CRM-System und Ihrer Buchhaltungsplattform gepflegt werden.

Wenn beispielsweise ein Kundendatensatz oder eine Rechnung in einem System aktualisiert wird, können die Änderungen basierend auf Ihren Synchronisierungseinstellungen mit dem anderen System synchronisiert werden. Sie können auch Zahlungsinformationen in zugehörigen Deal-Datensätzen in HubSpot anzeigen, sodass Vertriebs- und Finanzteams Einblick in die Aktivitäten der Kundenabrechnungen erhalten.

Bitte beachten: Es wird empfohlen, dass Sie sich mit Ihren Buchhaltungs- und Rechtsteams in Verbindung setzen, um festzustellen, ob diese Integration für Ihre Anforderungen geeignet ist, bevor Sie sie verknüpfen.

In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über die Integration von HubSpot in QuickBooks Online:

Bevor Sie loslegen

Beschränkungen

• Bearbeiten von Rechnungen in QuickBooks Online: Einige Änderungen an in HubSpot erstellten Rechnungen können nicht in QuickBooks Online vorgenommen werden. Zu den Änderungen, die nicht vorgenommen werden können , gehören: Hinzufügen oder Entfernen von Artikeln, Aktualisieren von Preisen, Entfernen einer Zahlung oder Hinzufügen von Steuerinformationen. Wenn die Bearbeitung nicht in HubSpot vorgenommen wird, schlägt die Synchronisation der Rechnung fehl. Sie können aus QuickBooks Online heraus Rechnungsfelder aktualisieren, Zahlungen oder Gutschriften hinzufügen und Servicedaten zu Artikeln auf einer von HubSpot generierten Rechnung hinzufügen. 
• Steuer berechnen: Verwenden Sie die automatisierte Umsatzsteuer, um automatisierte Steuerdaten von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren, wenn Sie Rechnungen mit automatisierter Steuer in HubSpot erstellen.
• Nicht-amerikanische QuickBooks Online Accounts: Die meisten nicht-amerikanischen Versionen von QuickBooks Online erfordern, dass synchronisierte Rechnungen Steuern enthalten (z. B. Mehrwertsteuer, HST, GST usw.). HubSpot-Rechnungen können nicht mit Steuern erstellt werden, sodass Benutzer mit nicht-amerikanischen QuickBooks Online Accounts diese Funktion nicht nutzen können.
• Umsatzrealisierung: HubSpot-Rechnungen unterstützen nicht das Hinzufügen eines Servicedatums zu Artikeln in HubSpot, das erforderlich ist, wenn die Umsatzrealisierungsfunktion von QuickBooks Online verwendet wird.
• Accounting Deal-Eigenschaft: die QuickBooks Online-App schreibt keine Daten in die Accounting Eigenschaften-Gruppe. Es wird empfohlen, bei der Erstellung von Berichten und beim Triggern von Workflows das Rechnungsobjekt zu verwenden, wenn Sie diese App angeschlossen haben.
• Wenn Sie Kreditkartengebühren in Ihren Zahlungseinstellungen aktivieren, werden die Gebühren nicht mit den Rechnungen in QuickBooks Online synchronisiert. Dies kann einen manuellen Abgleich erforderlich machen. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, deaktivieren Sie die Gebühreneinstellung bei der Verwendung der QuickBooks Online-Integration.

Einschränkungen und Überlegungen zur Synchronisierung von Zahlungen

• Bearbeiten Sie keine QuickBooks Online-Zahlungsdatensätze, die aus HubSpot stammen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung zu einer bestehenden QuickBooks Online-Zahlung hinzufügen, kann der Datensatz nicht synchronisiert werden oder wird von der Synchronisierung ausgeschlossen. In diesem Fall wird die zugeordnete HubSpot-Rechnung möglicherweise als unbezahlt angezeigt, ohne dass eine Fehlermeldung angezeigt wird.
• Zahlungen, die mehreren Rechnungen zugeordnet sind, werden nicht mit HubSpot synchronisiert. In QuickBooks Online kann eine einzelne Zahlung auf mehrere Rechnungen angewendet werden. HubSpot unterstützt nicht das Aufteilen einer Zahlung auf mehrere Rechnungen, sodass Zahlungen, die mit mehr als einer Rechnung in QuickBooks Online verknüpft sind, nicht mit HubSpot synchronisiert werden.
• Um doppelte Datensätze zu vermeiden, werden nur Zahlungen, die nach dem Verknüpfen der App erstellt werden, mit HubSpot synchronisiert. 
• Die Zahlungssynchronisierungskonfiguration verwendet erforderliche Standardeinstellungen, die nicht angezeigt oder bearbeitet werden können. 

Einschränkungen und Überlegungen zur Synchronisierung von Gutschriften

• Sie können die Synchronisierung als unidirektional oder bidirektional konfigurieren.
• Die Synchronisierung von Gutschriften umfasst Artikel, Rabatte, automatisierte Umsatzsteuer, Gutschriftsanträge auf Rechnungen und Zahlungsdatensätze ungleich Null, die Beträge von Gutschriftsanträgen enthalten.
  
• D er Filter für die Synchronisierung ausgehender Gutschriften kann in HubSpot nicht bearbeitet werden.
• Einige Felder für die Synchronisierung von Gutschriften sind intern und können in HubSpot nicht bearbeitet werden.
• In bestimmten Situationen mit Überzahlungen in QuickBooks Online kann der eingehende Betrag höher sein als der auf die Rechnung angewendete Betrag.

• Die Integration synchronisiert stornierte Gutschriften in beide Richtungen.

  • Gutschriften, die in HubSpot storniert und mit QuickBooks Online synchronisiert wurden, wurden im Feld "PrivateNote " als ungültig markiert, die Artikel behalten jedoch ihre ursprünglichen Beträge. 

  • Gutschriften, die in QuickBooks Online storniert und mit HubSpot synchronisiert wurden, zeigen den Status "Annulliert" mit einem verbleibenden Betrag von 0 $ und einem gutgeschriebenen Betrag von 0 $ an. 

• Die Integration unterstützt nur das Anwenden einer Gutschrift auf eine Rechnung pro Zahlung. Wenn eine Gutschrift auf mehrere Rechnungen in einer einzigen Zahlung angewendet wird, wird die Zuweisung der Gutschrift nicht mit HubSpot synchronisiert. Um sicherzustellen, dass die Gutschrift korrekt synchronisiert wird, wenden Sie die Gutschrift auf jede Rechnung separat an. Jede Anwendung erstellt einen eigenen Zahlungsdatensatz in HubSpot.

Empfehlungen vor der Verwendung der Integration

• Deaktivieren Sie dieC ustom-Transaktionsnummer in QuickBooks Online: Überprüfen Sie, ob Ihre Einstellung für die benutzerdefinierte Transaktionsnummer in QuickBooks Online aktiviert ist. Es wird empfohlen, diese Einstellung umzuschalten eins weniger. Wenn diese Option aktiviert ist, übernehmen in QuickBooks Online erstellte Rechnungen automatisch das Präfix HubSpot-Rechnungen, was zu widersprüchlichen Rechnungsnummern führen kann.
• Geschlossene Abrechnungszeiträume sperren: Aktivieren Sie die Einstellung, die geschlossene Abrechnungszeiträume in QuickBooks Online automatisch sperrt. Dadurch wird sichergestellt, dass abgeschlossene Buchhaltungsperioden vor Änderungen geschützt sind.
• Produkte synchronisieren: Es wird empfohlen, Ihre Produkte von QuickBooks Online mit HubSpot zu synchronisieren und diese Produkte beim Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Zahlungslinks zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen und Zahlungen bei der Synchronisierung mit QuickBooks Online korrekt mit den von Ihnen eingerichteten Einnahmen- und Ausgabenkonten verknüpft werden.

• Synchronisation aller Kunden: it wird empfohlen, alle Kunden von QuickBooks Online in HubSpot als Kontakte zu synchronisieren. Wenn Sie eine Rechnung für einen vorhandenen Kunden erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt verwenden, der von QuickBooks Online synchronisiert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen, die Sie erstellen, mit dem richtigen Kunden in QuickBooks Online verknüpft sind. Wenn Sie einem neuen Kunden eine Rechnung stellen, stellen Sie sicher, dass das Kontakt auf der Rechnung der Rechnungs-Kontakt ist, dessen E-Mail-Adresse Sie mit dem Kunden in QuickBooks Online verbinden möchten. 
• Aktualisieren Sie Bezahlte Rechnung erstellen und Bezahlten Kassenbon erstellen Workflow-Aktionen: Wenn Sie die Synchronisation von Rechnungen in beide Richtungen verwenden, sollten Sie Ihren Workflow aktualisieren, um Zahlungen aus Rechnungen herauszufiltern (z. B. Zahlungen, deren Quelle eine Rechnung ist). Wenn der Workflow nicht aktualisiert wird, kommt es zu Doppelarbeit, da Rechnungszahlungen auch die Erstellung bezahlter Rechnungen auslösen. Es erfolgt nur eine Zahlung, aber es werden zwei Rechnungen für die Zahlung erstellt. 

Die App verknüpfen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Suchen Sie in der Suchleiste nach der QuickBooks Online-App und wählen Sie sie aus.
3. Klicken Sie auf Installieren. 
4. Klicken Sie auf Mit QuickBooks Online verknüpfen.
5. Sie werden aufgefordert, Ihre QuickBooks Online-Anmeldedaten einzugeben. 

Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

So aktivieren Sie Datensynchronisierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Klicken Sie auf Synchronisierung einrichten.
6. Wählen Sie auf der Seite die Daten aus, die Sie synchronisieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü QuickBooks Online und wählen Sie das Objekt, das Sie mit HubSpot synchronisieren möchten. Das Dropdown-Menü HubSpot wird automatisch aktualisiert.
7. Klicken Sie auf die Pfeile für die Synchronisierungsrichtung und wählen Sie eine Synchronisierungsrichtung aus. Sie können die folgenden Objekte synchronisieren:

8. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
9. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Datenkonfliktlösung und wählen Sie aus, ob Sie HubSpot-Daten oder QuickBooks Online Daten verwenden möchten.

10. Schalten Sie im Bereich Zugeordnete Felder die Schalter aus, um sie von der Synchronisation auszuschließen. Erfahren Sie mehr über die Zuordnung von Feldern bei der Synchronisation.

• • Benutzer in einem Data Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account können weitere Felder hinzufügen, indem sie unterhalb der definierten Felder auf Eine Zuordnung hinzufügen klicken. 
    • Wählen Sie die Felder aus den Dropdown-Menüs aus und klicken Sie auf Erstellen oder klicken Sie auf delete Löschen, um die Zuordnung zu entfernen.
    • Um eine von Ihnen hinzugefügte Zuordnung zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie auf Aktionen, dann auf Bearbeiten oder Löschen.

11. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
12. Im Bildschirm Limit werden automatisch empfohlene Filter für Sie festgelegt, die auf dem Datum basieren, an dem Sie die Synchronisierung einrichten. Filter werden eingerichtet, um eine „Übersynchronisation“ von Daten zu vermeiden, insbesondere bei der Synchronisation von HubSpot mit QuickBooks Online. Überprüfen Sie die von HubSpot empfohlenen Synchronisationsfilter.
13. Synchronisierungsfilter (mit Ausnahme der Synchronisation von Ausgangsrechnungen), können bearbeitet werden. So bearbeiten Sie die Synchronisierungsfilter:

• • Klicken Sie unter Filter auf Bearbeiten neben dem Synchronisationsfilter.

• • Wählen Sie Ihre Eigenschaften und Filterkriterien.
  • Klicken Sie auf Kriterien anwenden und dann auf Fertig.

Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, werden die Daten automatisch zwischen HubSpot und QuickBooks synchronisiert. Nach Abschluss der ersten Synchronisierung werden die Datensätze in regelmäßigen Abständen synchronisiert:

• Änderungen von HubSpot zu QuickBooks werden innerhalb weniger Minuten erkannt.

• Änderungen von QuickBooks zu HubSpot werden alle 30 Minuten erkannt.

Daten können auch bei Bedarf synchronisiert werden, indem Sie auf der Registerkarte "CRM-Synchronisierungen " auf die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" klicken, um die neuesten Aktualisierungen zu erhalten.

Empfohlene Synchronisierungsfilter

Wenn Sie eine Synchronisierung einrichten, werden automatisch empfohlene Filter für Sie festgelegt, die auf dem Datum basieren, an dem Sie die Synchronisierung einrichten. Filter werden eingerichtet, um eine „Übersynchronisation“ von Daten zu vermeiden, insbesondere bei der Synchronisation von HubSpot mit QuickBooks Online. Sie können bei Bedarf bearbeitet werden

Die empfohlenen Filter, die automatisch festgelegt werden, sind:

• Kontakte: Zwei-Wege-Synchronisation mit den folgenden Filtern, um zu verhindern, dass unnötige Kontakte von HubSpot zu QuickBooks Online synchronisiert werden:
  • QuickBooks Online → HubSpot: Filter ist eingestellt auf Alle Kunden.
  • HubSpot → QuickBooks Online: in der ersten Filtergruppe sind die Filter Rechnungsstatus ist keiner von Entwurf und Erstellungsdatum ist nach [heutiges Datum] und Rechnungsquelle ist eine beliebige von HubSpot gesetzt.
• Rechnungen: ohne dass ein Filter gesetzt ist, nimmt Folgendes vor: Alle Rechnungen werden zwischen QuickBooks Online und HubSpot synchronisiert. Dieser Filter richtet eine einseitige Synchronisation von QuickBooks Online zu HubSpot mit dem Filter Erstellungszeit ist nach [heutiges Datum um 12:00 Uhr] ein. Das Datum wird auf den aktuellen Tag gesetzt.
• Produkte: eine unidirektionale Synchronisierung von QuickBooks Online mit HubSpot, bei der der Standardfilter Alle Produkte & und Dienstleistungen festgelegt ist.

Den Anzeigenamen für Kunden festlegen

Für Kunden, die von HubSpot mit QuickBooks Online synchronisiert werden, wird der Name des zugehörigen Unternehmensdatensatzes als Anzeigename festgelegt. Wenn der Kontakt kein zugeordnetes Unternehmen in HubSpot hat, werden für den Anzeigenamen in QuickBooks Online standardmäßig die Eigenschaften Vorname und Nachname verwendet.

So bearbeiten Sie dies:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Klicken Sie auf Kontaktsynchronisierung.
6. Klicken Sie im Bildschirm Konfigurieren im Abschnitt Zugeordnete Felder auf den Schalter Anzeigename ← Zugeordneter Unternehmen Name Feldzuordnungen Schalter, um ihn zu deaktivieren.

Bitte beachten: Felder für Anzeigename müssen in QuickBooks Online eindeutig sein. Der Anzeigename des ersten Kontakts von einem Unternehmen wird auf den Namen des Unternehmens festgelegt, aber alle Kontakte von diesem Unternehmen, die versuchen, nach dem ersten Kontakt mit QuickBooks Online zu synchronisieren, werden nicht synchronisiert, da ihr Anzeigename bereits verwendet wird. Es wird empfohlen, einen Kontakt in einem Unternehmen als Abrechnungskontakt für alle Rechnungen oder Zahlungen zu verwenden, um Synchronisationsfehler zu vermeiden. Rechnungen, Links für Zahlungen oder Angebote können an eine beliebige Anzahl von Kontakten gesendet werden, aber nur ein Kontakt (der dem Kunden in QuickBooks Online entspricht) sollte formell zugeordnet werden.

Synchronisation von Daten bearbeiten

So bearbeiten Sie eine bestehende Synchronisation:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen. 
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über Kontaktsynchronisation, Produktsynchronisation oder Rechnungssynchronisation und klicken Sie auf Bearbeiten.
6. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, indem Sie den Schritten folgen, als ob Sie die Synchronisation zum ersten Mal einrichten würden.

Synchronisationsstatus überprüfen

So überprüfen Sie eine Liste von Datensätzen und deren Synchronisationsstatus:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.

• • Klicken Sie auf Objektansicht, um die Anzahl der Datensätze anzuzeigen, die synchronisiert werden, fehlgeschlagen oder ausgeschlossen sind. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
    • Klicken Sie auf Alle Objekte neben Filtern nach: um nach Objekten zu filtern.
    • Klicken Sie auf die Anzahl der Datensätze in jeder Spalte, um weitere Informationen zu den Datensätzen anzuzeigen, die synchronisiert werden, fehlgeschlagen oder ausgeschlossen sind. 

• • Klicken Sie auf Datensatz anzeigen, um eine Liste von Datensätzen anzuzeigen. 
    
    • Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
    • Verwenden Sie die Filter oberhalb der Tabelle, um die Datensätze zu filtern.
    • Verwenden Sie die Seitennavigation am unteren Rand der Tabelle, um durch die Datensätze zu navigieren.
    • Klicken Sie unter Synchronisation auf den Pfeil, um weitere Informationen über die Aktivität eines Datensatzes zu erhalten.

Synchronisation von Datensätzen exportieren

Datensätze für die Synchronisation exportieren:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.
5. Klicken Sie auf Datensatz anzeigen.
6. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Spalten bearbeiten.
7. Verwenden Sie die Filter oberhalb der Tabelle, um die Datensätze zu filtern.
8. Wenn Sie die Datensätze gefiltert haben, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Mehr und dann auf Exportieren.
9. Wählen Sie Ihr Dateiformat, klicken Sie dann auf Exportieren.
10. Die Exportdatei wird per E-Mail an Ihre Account-E-Mail-Adresse gesendet. Außerdem erhalten Sie eine In-App-Benachrichtigung, sobald der Export abgeschlossen ist.

Datensynchronisierung deaktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Verknüpfte Apps in der linken Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf QuickBooks Online.
4. Klicken Sie auf den Tab CRM-Synchronisierungen.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Objekt, dessen Synchronisation Sie deaktivieren möchten, klicken Sie auf Mehr, und wählen Sie Synchronisation deaktivieren.

6. Dadurch wird verhindert, dass Datensätze zwischen HubSpot und QuickBooks Online synchronisiert werden. Sobald die Synchronisierung deaktiviert ist, können Sie auf das Add-on > Synchronisierung aktivieren, klicken, um sie wieder zu aktivieren.