Verwenden Sie die HubSpot-Integration mit QuickBooks Online (Legacy)

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die ältere HubSpot-QuickBooks Online-Integration. Diese Integration wurde durch die neue QuickBooks-Onlineintegration ersetzt. Bevor Sie fortfahren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration nach dem 2. Mai 2023 installieren, sollten Sie stattdessen die neuen Schritte zum Einrichten der Integration befolgen.
• Wenn Sie diese Legacy-Integration bereits installiert haben, können Sie mit dem QuickBooks Online-Migrationstool ein Upgrade auf die neue Integration durchführen. Um die Migration zu beginnen, navigieren Sie zu Ihren QuickBooks Online-Integrationseinstellungen in HubSpot. Erfahren Sie mehr über die Migration Ihrer QuickBooks Online-Integration.

Verwenden der Integration

Nach dem Verknüpfen der Integration können Sie Rechnungen erstellen, ihren Status einsehen und diese Rechnungen verwenden, um Workflows auszulösen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. 

Rechnungen erstellen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
2. Klicken Sie auf den Namen eines Deal-Datensatzes.
3. Klicken Sie im rechten Bereich auf der Karte Integrationsrechnungen auf Rechnung erstellen.

4. Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Rechnung aus einem bestehenden Angebot oder Von Grund auf neu erstellenmöchten.

• • Wenn Sie Aus Angebot erstellen wählen, nimmt HubSpot Folgendes vor: Ihre Angebotsdetails mit Ihren QuickBook-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden aus dem Dropdown-Menü auswählen oder auf "Neuen QuickBooks-Kunden erstellen" klicken. Nur Angebote, die veröffentlicht wurden und noch nicht abgelaufen sind, können zur Erstellung von Rechnungen verwendet werden. 

• • Wenn Sie Von Grund auf neu erstellen wählen, nimmt HubSpot Folgendes vor: die Details Ihres Deals mit Ihren QuickBook-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden aus dem Dropdown-Menü auswählen oder auf "Neuen QuickBooks-Kunden erstellen" klicken.

6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Klicken Sie auf +Hinzufügen von Produkten aus QuickBooks um Vorhandene Produkte aus QuickBooks auszuwählen, die Sie Ihrer Rechnung hinzufügen möchten. Wenn Sie Ihre Produkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter.
8. Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden außerhalb der USA erstellen, sind für jeden Artikel Steuerkennzeichen erforderlich. So fügen Sie ein Steuerkennzeichen hinzu:

• • Klicken Sie auf „Produktsteuerkennzeichen anzeigen“.
  • Wählen Sie im Bereich das Steuerkennzeichen für den jeweiligen Artikel aus. Steuerkennzeichen müssen für US-amerikanische QuickBooks-Konten nicht festgelegt werden, da QuickBooks sie von sich aus hinzufügt. 

9. Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, das Erstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Rechnung für Ihre Rechnung aus.
10. Geben Sie im Abschnitt Nachricht an Ihren Kunden schreiben den Text ein, der auf der Rechnung Ihres Kunden angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Weiter.
11. Überprüfen Sie Ihre Rechnungsdetails. Klicken Sie auf „Zurück“, um zurückzugehen und Ihre Rechnungsdetails zu bearbeiten. 
12. Um Ihre Rechnung in QuickBooks zu erstellen, klicken Sie auf „Rechnungsentwurf erstellen“.
13. Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf den Namen der Rechnung, um eine Vorschau Ihrer Rechnung anzuzeigen.
14. Ihre Rechnung kann nun von Ihrem QuickBooks-Konto aus gesendet werden.

Sobald Ihre Rechnung erstellt wurde, wird sie einer der folgenden Phasen zugeordnet:

• Zum Versenden bereit: Die Rechnung wurde noch nicht an den Kunden gesendet.
• An Kunden gesendet: Die Rechnung ging bereits an den Kunden.
• Teilzahlung: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt.
• Vollständig bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig bezahlt.
• Überfällig: Das Zahlungsdatum der Rechnung ist verstrichen und sie ist jetzt überfällig.

Die folgenden Eigenschaften werden aktualisiert, wenn eine Rechnung über die QuickBooks-Integration einem Deal zugeordnet wird:

• Fälliger Rechnungsbetrag
• Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer
• Rechnungsstatus 
• Fälligkeitsdatum der Rechnung

Eine vorhandene Rechnung hinzufügen

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte, Unternehmen oder Deals.
2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. Klicken Sie im rechten Bereich auf der Karte Integrationsrechnungen auf Vorhandene Rechnung hinzufügen.
4. Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf Weiter.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Rechnung. Klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Die dem Datensatz zugeordneten Rechnungen werden auf der Karte Integrationsrechnungen im Datensatz aufgeführt.

Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen

Wenn die QuickBooks Online-Integration installiert ist, können Sie mithilfe der unten aufgeführten neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen Workflows erstellen . Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, der eine Follow-up-E-Mail an Kunden sendet, die ihre Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt haben. Oder erstellen Sie einen Workflow, mit dem bei jedem Zahlungseinzug eine Slack-Nachricht an Ihr Team gesendet wird. 

Die neuen Deal-Eigenschaften umfassen:

• Fälliger Rechnungsbetrag
• Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer
• Rechnungsstatus 
• Fälligkeitsdatum der Rechnung

Verwenden Sie die neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen , um einen vollständigen Überblick über die Einnahmen zu bekommen, die Ihr Team für das Unternehmen generiert. 

Bitte beachten Sie: Bei der Synchronisation mehrerer Rechnungen mit HubSpot zu demselben Deal-Datensatz werden die oben genannten Eigenschaften durch die zuletzt aktualisierte Rechnung in QuickBooks aktualisiert.

Kontaktsynchronisierung aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“. Klicken Sie dann auf QuickBooks Online.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“.
4. Um QuickBooks-Kunden mit Ihren HubSpot-Kontakten synchronisieren zu können, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
5. Legen Sie im Abschnitt "Erstellen und Aktualisieren von Kontakten " über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörige Kontakte in QuickBooks erstellt oder aktualisiert werden. Nur neu erstellte und kürzlich aktualisierte Kontakte werden mit HubSpot synchronisiert.
6. Legen Sie im Abschnitt "Löschen von Kontakten " über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks gelöscht werden.

Produktsynchronisierung aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“. Klicken Sie dann auf QuickBooks Online.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Produkte“.
4. Um QuickBooks-Produkte mit Ihren HubSpot-Produkten zu synchronisieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
5. Legen Sie im Abschnitt "Erstellen und Aktualisieren von Produkten " über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Datensätze in QuickBooks erstellt oder aktualisiert werden. Nur neu erstellte und kürzlich aktualisierte Produkte werden mit HubSpot synchronisiert. 
6. Legen Sie im Abschnitt "Löschen von Produkten " über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Datensätze in QuickBooks gelöscht werden.
7. Gehen Sie zur Registerkarte Produkteigenschaftszuordnungen , um den Status der Eigenschaften anzuzeigen, die zwischen QuickBooks und HubSpot synchronisiert werden.

Feldzuordnungen bearbeiten

Bitte beachten: Zum Einrichten benutzerdefinierter Feldzuordnungen in der neuen QuickBooks Online-Integration ist ein Data Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Bereich zu Integrationen >Verknüpfte Apps.  Klicken Sie dann auf QuickBooks Online.
3. Klicken Sie entweder auf die Registerkarte „Kontakte“ oder „Produkte“.
4. Klicken Sie auf Kontaktfeldzuordnungen oder Produktfeldzuordnungen , um die Zuordnungen zwischen Eigenschaften in HubSpot und Feldern in QuickBooks Online anzuzeigen.
5. Klicken Sie zum Hinzufügen einer neuen Feldzuordnung auf „Neue Zuordnung hinzufügen“. 
6. Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs , um die HubSpot-Eigenschaft und das QuickBooks Online-Feld auszuwählen, die Sie einander zuordnen möchten.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Um eine Feldzuordnung zu bearbeiten, klicken Sie neben der Zuordnung auf „Aktionen“ und dann auf „Bearbeiten“.
9. Wenn Sie eine Feldzuordnung löschen möchten, klicken Sie neben der Zuordnung auf „Aktionen“ und dann auf „Löschen“.

Rechnungen von QuickBooks mit HubSpot synchronisieren

So richten Sie eine unidrektionale Synchronisierung von Rechnungen von QuickBooks mit HubSpot ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2.  Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“. Klicken Sie dann auf QuickBooks Online.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Rechnungen“.
4. Um QuickBooks-Rechnungen mit Ihren HubSpot-Rechnungen zu synchronisieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
5. Legen Sie im Abschnitt "Erstellen und Aktualisieren von Rechnungen " über das Dropdown-Menü fest, was in HubSpot passiert, wenn Rechnungen in QuickBooks erstellt oder aktualisiert werden.
6. Legen Sie im Abschnitt "Löschen von Rechnungen " über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn Rechnungen in QuickBooks gelöscht werden.
7. Gehen Sie zur Registerkarte Rechnungsfeldzuordnungen , um den Status der Eigenschaften anzuzeigen, die zwischen QuickBooks und HubSpot synchronisiert werden.

Das Rechnungsobjekt anzeigen

Rechnungen, die mit QuickBooks synchronisiert oder manuell zu HubSpot hinzugefügt wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen. So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Indexseite für Rechnungen.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „Rechnungseigenschaften“ aus.
4. Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen und erstellen Sie dann Ihre Eigenschaften.

Mithilfe des Rechnungsobjekts lassen sich Kontakte segmentieren, Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen.