Zuletzt aktualisiert am: Juni 21, 2023
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Bitte beachten: Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration nach dem 2. Mai 2023 installieren, finden Sie in diesem Artikel die entsprechenden Installationsschritte.
Verwenden Sie die QuickBooks Online-Integration mit HubSpot, um Rechnungen direkt über den Deal-Datensatz in HubSpot zu erstellen, Rechnungsinformationen anzuzeigen und Zahlungsereignisse in der Deal-Chronik zu sehen.
Integrationsanforderungen
- Sie müssen entweder ein Super-Admin sein oder über App Marketplace Access Berechtigungen verfügen, um QuickBooks Online mit HubSpot zu verbinden.
Integration installieren
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann App Marketplace aus.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um nach der QuickBooks Online-Integration zu suchen und sie auszuwählen.
- Klicken Sie oben rechts auf „App installieren“.
- Melden Sie sich mithilfe Ihrer QuickBooks Online-Angaben an.
- Sobald die Integration erfolgreich verknüpft ist, wird sie in Ihrem Abschnitt „Verknüpfte Apps“ aufgeführt.
- Sie können mehrere Accounts verknüpfen, indem Sie zum Marketplace-Symbol in der Hauptnavigationsleiste navigieren. Wählen Sie unter „Verwalten“ die Option „Verknüpfte Apps“ aus.
- Wählen Sie „QuickBooks Online“ aus und klicken Sie oben rechts auf „QuickBooks-Konto verknüpfen“. Mithilfe der Option „Trennen“ können Sie die Verknüpfung Ihres Kontos entfernen.
- Es ist nicht möglich, ein QuickBooks-Sandbox-Konto mit HubSpot zu verknüpfen.
- Es wird empfohlen, die Einstellung „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ in QuickBooks zu deaktivieren, wenn Sie die Integration verwenden, da dies zu Fehlern und Problemen bei der Synchronisierung führen kann.
Verwenden der Integration
Nach dem Verknüpfen der Integration können Sie Rechnungen erstellen, ihren Status einsehen und diese Rechnungen verwenden, um Workflows auszulösen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
- Wenn eine Rechnung in QuickBooks eine andere Währung als die Unternehmenswährung des HubSpot-Accounts aufweist, werden die Rechnungsdaten von QuickBooks nicht in den Deal-Eigenschaften übernommen.
- Nur in HubSpot erstellte Rechnungen werden automatisch in Ihrem HubSpot-Account angezeigt. Um Rechnungen anzuzeigen, die in Ihrem QuickBooks-Konto erstellt wurden, müssen sie zu HubSpot hinzugefügt werden.
Rechnungen erstellen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
- Klicken Sie auf den Namen eines Deal-Datensatzes.
- Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Integrationsrechnungen“ auf „Rechnung erstellen“.
- Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Rechnung anhand eines vorhandenen Angebots oder über die Option „Neu erstellen“.
- Wenn Sie „Aus Angebot erstellen wählen, versucht HubSpot, Ihre Angebotsdetails mit Ihren QuickBook-Datensätzen abzugleichen. Wenn kein übereinstimmender Kunde gefunden werden kann, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen Quickbooks-Kunden erstellen“ klicken.
Bitte beachten: Nur Angebote, die veröffentlicht und noch nicht abgelaufen sind, können zum Erstellen von Rechnungen verwendet werden.
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- Wenn Sie „Neu erstellen“ auswählen, versucht HubSpot, Ihre Deal-Details mit Ihren QuickBooks-Datensätzen abzugleichen. Wird kein übereinstimmender Kunde gefunden, können Sie einen Kunden im Dropdown-Menü auswählen oder auf „Neuen QuickBooks-Kunden erstellen“ klicken.
- Klicken Sie auf „Next“ (Weiter).
- Klicken Sie auf „Produkte aus QuickBooks hinzufügen“, um vorhandene Produkte aus QuickBooks auszuwählen, die Ihrer Rechnung hinzugefügt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Produkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.
- Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden außerhalb der USA erstellen, sind für jede Artikel Steuerkennzeichen erforderlich. So fügen Sie ein Steuerkennzeichen hinzu:
- Klicken Sie auf „Produktsteuerkennzeichen anzeigen“.
- Wählen Sie im Bereich das Steuerkennzeichen für den jeweiligen Artikel aus.
- Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, das Erstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Rechnung für Ihre Rechnung aus.
- Geben Sie im Abschnitt „Nachricht an Ihren Kunden schreiben“ den Text ein, der auf der Rechnung des Kunden angezeigt wird, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
- Überprüfen Sie Ihre Rechnungsdetails. Klicken Sie auf „Zurück“, um zurückzugehen und Ihre Rechnungsdetails zu bearbeiten.
- Um Ihre Rechnung in QuickBooks zu erstellen, klicken Sie auf „Rechnungsentwurf erstellen“.
- Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf den Namen der Rechnung, um eine Vorschau Ihrer Rechnung anzuzeigen.
- Ihre Rechnung kann nun von Ihrem Quickbooks-Konto aus versendet werden.
Sobald Ihre Rechnung erstellt ist, wird sie mit einer der folgenden Phasen gekennzeichnet:
- Zum Versenden bereit: Die Rechnung wurde noch nicht an den Kunden gesendet.
- An Kunden gesendet: Die Rechnung ging bereits an den Kunden.
- Teilzahlung: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt.
- Vollständig bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig bezahlt.
- Überfällig: Das Zahlungsdatum der Rechnung ist verstrichen und sie ist jetzt überfällig.
Die folgenden Eigenschaften werden aktualisiert, wenn eine Rechnung über die Quickbooks-Integration mit einem Deal verknüpft wird:
- Fälliger Rechnungsbetrag
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Rechnungsstatus
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
Bitte beachten:
- HubSpot kann keine Rechnung in QuickBooks erstellen, wenn benutzerdefinierte Transaktionsnummern in QuickBooks aktiviert sind. Dies muss für HubSpot deaktiviert werden, um Rechnungen in QuickBooks erstellen zu können.
- Nur in HubSpot erstellte Rechnungen werden automatisch in Ihrem HubSpot-Account angezeigt. Um in Ihrem QuickBooks-Konto erstellte Rechnungen anzuzeigen, müssen sie zu HubSpot hinzugefügt werden.
Eine vorhandene Rechnung hinzufügen
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“, „Unternehmen“ oder „Deals“.
- Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
- Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Integrationsrechnungen“ auf „Vorhandene Rechnung hinzufügen“.
- Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie im Dropdown-Menü ein QuickBooks-Konto aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Rechnung. Klicken Sie auf „Add“ (Hinzufügen).
- Die dem Datensatz zugeordneten Rechnungen werden im Abschnitt „Integrationsrechnungen“ im Datensatz aufgeführt.
Workflows auslösen und benutzerdefinierte Berichte erstellen
Wenn die QuickBooks Online-Integration installiert ist, können Sie Workflows mit den unten aufgeführten neuen Eigenschaften von Rechnungs-Deals erstellen. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, über den eine Follow-up-E-Mail an Kunden gesendet wird, die ihre Rechnung nicht fristgerecht bezahlt haben. Oder erstellen Sie einen Workflow, mit dem bei jedem Zahlungseinzug eine Slack-Nachricht an Ihr Team gesendet wird.
Die neuen Deal-Eigenschaften umfassen:
- Fälliger Rechnungsbetrag
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Rechnungsstatus
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
Verwenden Sie die neuen Deal-Eigenschaften für Rechnungen, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, um einen vollständigen Überblick über die Einnahmen zu bekommen, die Ihr Team für das Unternehmen generiert.
Bitte beachten: Wenn Sie mehrere Rechnungen mit dem gleichen Deal-Datensatz in HubSpot synchronisieren, werden die Eigenschaften oben mit der zuletzt aktualisierten Rechnung in Quickbooks aktualisiert.
Kontaktsynchronisierung aktivieren
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“.
- Um QuickBooks-Kunden mit Ihren HubSpot-Kontakten synchronisieren zu können, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
- Legen Sie im Abschnitt „Erstellen und Aktualisieren von Kontakten“ über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks erstellt und aktualisiert werden.
- Legen Sie im Abschnitt „Löschen von Kontakten“ über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks gelöscht werden.
Bitte beachten: Nur neu erstellte und kürzlich aktualisierte Kontakte werden mit HubSpot synchronisiert.
Produktsynchronisierung aktivieren
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Produkte“.
- Um die QuickBooks-Produkte mit Ihren HubSpot-Produkten zu synchronisieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
- Legen Sie im Abschnitt „Erstellen und Aktualisieren von Produkten“ über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Datensätze in QuickBooks erstellt und aktualisiert werden.
- Legen Sie im Abschnitt „Löschen von Produkten“ über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn zugehörigen Kontakte in QuickBooks gelöscht werden.
Bitte beachten: nur neu erstellte und kürzlich aktualisierte Produkte werden mit HubSpot synchronisiert.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Produkteigenschaftszuordnungen“, um den Status der Eigenschaften anzuzeigen, die zwischen QuickBooks und HubSpot synchronisiert werden.
Feldzuordnungen bearbeiten
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie entweder auf die Registerkarte „Kontakte“ oder „Produkte“.
- Klicken Sie auf „Kontaktfeldzuordnungen“ oder „Produktfeldzuordnungen“, um die Zuordnungen zwischen Eigenschaften in HubSpot und Feldern in Quickbooks Online anzuzeigen.
- Klicken Sie zum Hinzufügen einer neuen Feldzuordnung auf „Neue Zuordnung hinzufügen“.
- Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs, um die HubSpot-Eigenschafter und Quickbooks Online-Felder auszuwählen, die Sie einander zuordnen möchten.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Um eine Feldzuordnung zu bearbeiten, klicken Sie neben der Zuordnung auf „Aktionen“ und dann auf „Bearbeiten“.
- Wenn Sie eine Feldzuordnung löschen möchten, klicken Sie neben der Zuordnung auf „Aktionen“ und dann auf „Löschen“.
QuickBooks Advanced-Funktionen verwenden
Wenn Sie Ihr QuickBooks Advanced-Konto mit HubSpot integriert haben, können Sie außerdem Ihre Rechnung direkt an den QuickBooks-Task-Manager senden, QuickBooks-Workflows erstellen und zusätzliche Berichte aufrufen.
Rechnungen an den QuickBooks-Task-Manager senden
Wenn ein Benutzer eine Rechnung erstellt und sie im Voraus an QuickBooks sendet, werden die Daten von dem Angebot oder Deal an den QuickBooks-Task-Manager gesendet. So greifen Sie in Ihrem QuickBooks-Konto auf den Task-Manager zu:
- Melden Sie sich bei Ihrem Quickbooks Online-Konto an.
- Klicken Sie im linken Bereich auf „HubSpot“.
- Klicken Sie im Abschnitt „To-Dos“ auf „Aufgaben anzeigen“.
Hier können Sie Rechnungsentwürfe genehmigen oder neue Aufgaben erstellen.
Workflows in QuickBooks einrichten, um Aufgaben zu automatisieren
Im Abschnitt „Task-Manager“ können Sie Workflows so einrichten, dass automatisch Aufgaben erstellt werden, wenn eine Aktion abgeschlossen werden muss. Sie können aus vier Standard-Workflows wählen:
- Erinnerung für fällige Zahlung
- Erinnerung für die Entrichtung einer Zahlung an den Anbieter
- Erinnerung für Banküberweisungen
- Erinnerung für nicht gesendete Rechnungen
Sie können Ihre Workflows in Ihrem QuickBooks-Konto anpassen, bevor Sie sie aktivieren.
Erfahren Sie mehr über das Verknüpfen von HubSpot und QuickBooks Online Advanced.
Rechnungen von QuickBooks mit HubSpot synchronisieren
So richten Sie eine unidrektionale Synchronisierung von Rechnungen von QuickBooks mit HubSpot ein:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“ und klicken Sie dann auf „QuickBooks Online“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Rechnungen“.
- Um Quickbooks-Rechnungen mit Ihren HubSpot-Rechnungen zu synchronisieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren.
- Legen Sie im Abschnitt „Erstellen und Aktualisieren von Rechnungen“ über das Dropdown-Menü fest, was in HubSpot passiert, wenn Rechnungen in QuickBooks erstellt und aktualisiert werden.
- Legen Sie im Abschnitt „Löschen von Rechnungen“ über das Dropdown-Menü fest, was passiert, wenn Rechnungen in QuickBooks gelöscht werden.
- Gehen Sie zur Registerkarte für die Eigenschaftszuordnungen für Rechnungen, um den Status der Eigenschaften anzuzeigen, die zwischen QuickBooks und HubSpot synchronisiert werden.
Das Rechnungsobjekt anzeigen
Rechnungen, die mit QuickBooks synchronisiert oder manuell zu HubSpot hinzugefügt wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen. So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Klicken Sie oben links auf „Kontakte“. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Rechnungen“ aus. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Indexseite für Rechnungen.
So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „Rechnungseigenschaften“ aus.
- Dann erstellen Sie unter Ihre Eigenschaften.
Das Rechnungsobjekt kann verwendet werden, um Kontakte zu segmentieren, Workflows auszulösen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
