HubSpotとQuickBooks Onlineを接続する

HubSpotアカウントをQuickBooks Onlineに連携させると、顧客、製品、請求書、および支払いのデータを両システム間で常に同期させることができます。データ同期機能により、HubSpotとQuickBooks Onlineの間でレコードが自動的に同期されるため、手動でのデータ入力の負担を軽減し、CRMと会計プラットフォームの両方で一貫性のある情報を維持することができます。

たとえば、あるシステムで顧客レコードや請求書が更新されると、同期設定に基づいて、その変更内容がもう一方のシステムに同期されます。また、HubSpotでは関連する取引レコードの支払い情報を確認できるため、営業チームや財務チームは顧客の請求状況を把握することができます。

ご注意：ご利用の際は、接続を行う前に、この連携がお客様のニーズに適しているかどうかを判断するため、経理部門および法務部門に相談することをお勧めします。

HubSpotとQuickBooks Onlineの連携の概要については、こちらのビデオをご覧ください：

始める前に

制限事項

• QuickBooks Online での請求書の編集： HubSpot で作成された請求書については、QuickBooks Online では編集できない項目があります。では、以下の編集を行うことはできません。具体的には、明細項目の追加や削除、価格の更新、支払いの削除、税情報の追加などです。HubSpot内で編集を行わないと、請求書の同期に失敗します。QuickBooks Online内から、請求書フィールドの更新、決済またはクレジットの追加、およびHubSpot生成された請求書の商品項目へのサービス日の追加を行うことができます。 
• 税金の請求: HubSpotで自動税務が含まれる請求書を作成する際に、自動売上税を使用して HubSpotからQuickBooks Onlineに自動税務データを同期します。
• 米国以外のQuickBooks Onlineアカウント：ほとんどの米国以外のQuickBooks Onlineバージョンでは、同期した請求書に税（VAT、HST、GSTなど）が含まれている必要があります。HubSpotの請求書は税込みで作成できないため、米国以外のQuickBooks Onlineアカウントを持つユーザーはこの機能を使用できません。
• 収益認識: HubSpot請求書では、QuickBooks Onlineの 収益認識機能を使用する場合に必須となる、HubSpotの商品項目へのサービス日の追加はサポートされていません。
• 会計取引プロパティー: QuickBooks Online アプリが会計取引プロパティーグループにデータを書き込まない。このアプリを接続された場合、レポートの作成やワークフローをトリガーする際には、請求書オブジェクトを使用することをお勧めします。
• 請求書間で決済を分割:QuickBooks Onlineでは、1件の支払いを複数の請求書に添付できます。ただし、HubSpotでは、決済を請求書間で分割することはできません。したがって、QuickBooks Onlineで複数の請求書が関連付けられている決済はHubSpotに同期されません。 
• 支払い設定でクレジットカード手数料をオンにした場合、手数料はQuickBooks Onlineの請求書には同期されません。これには手動の照合が必要になる場合があります。不一致を避けるために、QuickBooks Online連携を使用するときは料金設定をオフにします。

連携を使用する前の推奨事項

• QuickBooks Onlineでトランザクション番号 をオフにする:QuickBooks Onlineの カスタムトランザクション番号 設定 がオンになっているかどうかを確認します。この設定はに切り替えることをお勧めします。この機能を有効にすると、QuickBooks Online で作成された請求書には自動的に HubSpot の請求書プレフィックスが適用されるため、請求書番号の重複が発生する可能性があります。
• クローズされた会計期間をロック: QuickBooks Onlineで クローズされた会計期間を自動的にロック する設定をオンにします。これにより、閉鎖された会計期間が変更されないように保護される。
• 製品を同期 :QuickBooks OnlineからHubSpotに 製品を同期 し、請求書、見積もり、支払いリンクを作成するときにこれらの製品を使用することをお勧めします。これにより、請求書と決済がQuickBooks Onlineに同期されたときに、設定した収入と費用のアカウントに正しくリンクされることが保証されます。

• 全ての顧客を同期：i全ての顧客を QuickBooks Online から HubSpot にコンタクトとして同期することをお勧めします。既存の顧客の請求書を作成するときは、QuickBooks Onlineから同期されたコンタクトを必ず使用してください。これにより、作成した請求書がQuickBooks Onlineの適切な顧客に接続されるようになります。新しい顧客に請求するときは、請求書のコンタクトが請求先コンタクトであり、そのEメール住所がQuickBooks Onlineで顧客に接続されていることを確認してください。 
• Create Paid Invoice と Create paid sales receipt ワークフローアクションを更新する: 双方向請求書同期を使用する場合、請求書からの支払いをフィルターするようにワークフローを更新することをお勧めします。 ワークフローが更新されないと、請求書支払いも支払済み請求書作成のトリガーとなるため、重複が発生する。支払いが発生するのは1回だけだが、支払いに対する請求書は2枚になる。 

クレジットメモ同期の制限事項と考慮事項を理解する

• 同期は一方向にも双方向にも設定可能です。
• クレジットメモ同期には、商品項目、割引、自動売上税、請求書へのクレジットメモの適用、およびクレジットメモの適用金額を含むゼロ以外の支払いレコードが含まれます。
  
• 送信クレジットメモの同期フィルターをHubSpotで編集することはできません。
• 一部のクレジットメモ同期フィールドは内部であり、HubSpotで編集できません。
• QuickBooks Onlineの特定の過払い状況では、受信の適用金額が請求書に適用される金額を超える場合があります。

• 連携により、無効になったクレジットメモが両方向に同期されます。

  • HubSpotで無効になり、QuickBooks Onlineの表示に同期されたクレジットメモは[ PrivateNote ]フィールドで 無効になっていますが、商品項目の元の金額は保持されます。 

  • QuickBooks Onlineで無効になり、HubSpotに同期されたクレジットメモには、残高が0ドル、 クレジット 金額が0ドルの「 無効 」ステータスが表示されます。 

• この連携でサポートされるクレジットメモは、支払いごとに1件の請求書に対してのみ可能です。1回の支払いでクレジットメモが複数の請求書に適用される場合、クレジットの割り当てはHubSpotに同期されません。クレジットが正しく同期されるようにするには、クレジットメモを各請求書に個別に適用してください。申請ごとにHubSpot上に個別の支払いレコードが作成されます。

アプリを接続する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコン をクリックし、［HubSpotマーケットプレイス］を選択します。
2. 検索バーで、「QuickBooks Online」アプリを検索して選択してください。
3. ［インストール］をクリックします。 
4. 「」をクリックし、「QuickBooks Online」に接続してください。。
5. QuickBooks Onlineのログイン情報の入力を求められることになります。 

同期設定を構成する

データ同期を有効にするには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. ［同期をセットアップ］をクリックします。
6. 同期するデータを選択ページで、QuickBooks Onlineドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotに同期するオブジェクトを選択します。HubSpotドロップダウンメニューは自動的に更新されます。
7. 同期の方向矢印をクリックし、同期の方向を選択する。次のオブジェクトを同期できます。

8. 右上の［次へ］をクリックします。
9. Data conflict resolutionドロップダウンをクリックし、Use HubSpot dataまたはUse QuickBooks Online dataのどちらかを選択します。

10. Mapped fieldsセクションで、スイッチoffを切り替えて同期から除外する。データ同期フィールドマッピングの詳細はこちら。

• • 「Data Hub Starter」、「 Professional」、または 「Enterprise」アカウントのユーザーは、事前定義フィールドの下にある[ マッピングを追加 ]をクリックして、フィールドをさらに追加できます。 
    • ドロップダウンメニューからフィールドを選択し、の作成をクリックするか、delete の削除をクリックしてマッピングを削除します。
    • 追加したマッピングを編集または削除するには、アクションをクリックし、編集または削除をクリックします。

11. 右上の［次へ］をクリックします。
12. [制限 ]画面では、同期を設定した日付に基づいて、推奨フィルターが自動的に設定されます。フィルターは、特にHubSpotからQuickBooks Onlineへの同期時に、データの「過剰同期」を減らすために設定されます。HubSpotの推奨同期フィルターを確認する .
13. 同期フィルター（アウトバウンド請求書同期を除く）を編集できます。同期フィルターを編集します：

• • フィルターの下で、同期フィルターの横にある編集をクリックします。

• • プロパティーを選択とフィルター条件 .
  • Apply criteriaをクリックし、完了をクリックします。

同期をオンにすると、HubSpotとQuickBooksの間でデータが自動的に同期されます。初回の同期が完了すると、レコードが一定の間隔で同期されます。

• HubSpotからQuickBooksへの変更は数分以内に検出されます。

• QuickBooksからHubSpotへの変更は30分ごとに検出されます。

また、必要に応じて[ CRMの同期 ]タブの[ 今すぐ同期]ボタンをクリックして最新の情報を同期することもできます。

推奨同期フィルター

同期をセットアップする際は、同期を設定した日付に基づいて、推奨フィルターが自動的に設定されます。フィルターは、特にHubSpotからQuickBooks Onlineへの同期時に、データの「過剰同期」を減らすために設定されます。必要に応じて編集することができる。

自動設定される推奨フィルターは以下の通り：

• コンタクト:以下のフィルターを使用して双方向同期を行い、不要なコンタクトがHubSpotからQuickBooks Onlineに同期されないようにします：
  • QuickBooks Online→ HubSpot:フィルターがAllcustomersに設定されている。
  • HubSpot → QuickBooks Online: 最初のフィルターグループで、[ 請求書のステータスが下書きでない]、[ 作成日が[今日の日付]より後 ]、[ 請求書ソース が 次のいずれか である]というフィルターが設定されている場合。
• 請求書：フィルターを設定しなくても、全ての請求書がQuickBooks OnlineとHubSpotの間で同期されます。このフィルターはQuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向の同期を設定します。作成時刻は[この日付より12:00 AM]より後です。フィルターを使用します。日付は現在の日付に設定されます。
• 製品:既定の[ すべての製品 & サービス ]フィルター設定されたQuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向同期。

顧客の表示名を設定する

HubSpot から QuickBooks Online に同期された顧客については、関連する会社レコードの名称が「」の表示名として設定されます。。HubSpotにその連絡先に関連付けられた会社がない場合、QuickBooks Onlineの「」の表示名「」には、デフォルトで「名」と「姓」のプロパティが使用されます。

これを編集するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. コンタクトの同期をクリックします。
6. [設定 ]画面の[マッピングされたフィールド ]セクションで、[ 表示名]←[関連付けられた会社名 ]フィールドマッピングスイッチをクリックしてオフに切り替えます。

ご注意：の「表示名」および「」フィールドは、QuickBooks Online内で一意である必要があります。企業からの最初の連絡先については、の表示名（）が企業名に設定されますが、その企業からの連絡先で、最初の連絡後にQuickBooks Onlineとの同期を試みたものは、の表示名（）がすでに使用されているため、同期に失敗します。同期エラーを避けるため、請求書や支払いの請求先コンタクトは、会社で1人にしておくことをお勧めします。請求書、決済リンク、または見積もりは任意の数のコンタクトに送信できますが、正式に関連付ける必要があるのは(QuickBooks Onlineで顧客に一致する)1つのコンタクトのみです。

編集データ同期

既存のデータ同期を編集するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. Contact sync , Product sync , またはInvoice syncにマウスポインターを合わせ、「編集」をクリックします。
6. 初めて同期をセットアップするように、手順に従って設定を変更してください。

同期ステータスの確認

レコードのリストおよび同期ステータスを確認するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。

• • [オブジェクトビュー ]をクリックすると、同期されているレコード、失敗しているレコード、除外されているレコードの数を確認できます。表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
    • Filter by:の隣にあるAll objectsをクリックし、ORフィルターをかける。
    • 各列のレコード 数 をクリックすると、同期されているレコード、失敗しているレコード、除外されているレコードの詳細を確認できます。 

• • レコード表示をクリックすると、レコードの一覧が表示されます。
    
    • 表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
    • テーブルの上にあるフィルターを使ってレコードをフィルターする。
    • テーブルの下部にあるページナビゲーションを使用してレコードを開く。
    • 同期先アクティビティーの下で、矢印をクリックすると、レコードのアクティビティーに関するさらに詳しい情報が表示されます。

同期中レコードのエクスポート

同期中レコードをエクスポートします：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. QuickBooks Onlineをクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。
5. レコード表示をクリック。
6. 表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
7. テーブルの上にあるフィルターを使ってレコードをフィルターする。
8. レコードを絞り込んだら、テーブルの右上にある[ その他]をクリックし、[ エクスポート]をクリックします。
9. ファイル形式を選択し、エクスポートをクリックします。
10. エクスポートファイルは、あなたのアカウントのEメールに送信されます。また、エクスポートの準備が整うと、アプリ内で通知が届きます。

データ同期を無効にする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。
5. オフにしたいオブジェクトの同期にマウスポインターを合わせ、「その他」をクリックし、Turn off syncを選択します。

6. これにより、HubSpotとQuickBooks Onlineの間でレコードが同期されなくなります。同期を無効にしたら、[その他]をクリックして[同期>オンにすると、再度同期できます。