QuickBooks OnlineとのHubSpotの連携の使用

ご注意： 2023年5月2日以降にQuickBooks Online統合をインストールする場合、この記事を参照してください。

HubSpotとQuickBooks Onlineの連携を使用すると、HubSpotの取引レコードから直接、請求書を作成できます。また、請求情報を確認したり、取引タイムラインで支払いイベントを確認したりすることもできます。

連携の要件

• QuickBooks OnlineをHubSpotに接続するには、スーパー管理者か、App Marketplace Accessの権限が必要です。 

連携のインストール

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンmarketplaceをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
• 検索バーを使用してQuickBooks Online連携を検索して選択します。
• 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
•  QuickBooks Onlineの詳細を使用してログインします。 

• 連携が正常に接続されたら、［接続されたアプリ］セクションでリストされます。 
• メイン ナビゲーション バーでarketplaマーケットプレイスアイコンmarketplaceに移動すると、複数のアカウントを接続できます。［管理］で［接続されたアプリ］を選択します。
• ［QuickBooks Online］を選択し、右上の［QuickBooksアカウントを接続］をクリックします。［接続解除］を選択してアカウントを接続解除することもできます。

連携の使用

この連携を接続すると、請求書を作成したり、そのステータスを確認したり、作成した請求書を使用してワークフローをトリガーしたり、カスタムレポートを作成したりすることができます。 

請求書の作成

• HubSpotアカウントにて、［セールス］＞［取引］の順に進みます。
• 取引レコードの名前をクリックします。
• 右側のパネルの［連携の請求書］セクションで、［請求書を作成］をクリックします。

• 複数のアカウントを持っている場合は、ドロップダウンからQuickBooksアカウントを選択して［次へ］をクリックします。
• 既存の見積もりから請求書を作成するか、最初から作成するかを選択します。
  • ［見積もりから作成］を選択した場合、HubSpotでは見積もりの詳細をQuickBookレコードに照合しようとします。一致する顧客が見つからない場合は、ドロップダウンから顧客を選択するか、［新しいQuickbooksの顧客を作成］をクリックします。

注：請求書の作成に使用できるのは、公開済みで有効期限が切れていな見積もりのみです。

• • ［ゼロから作成］を選択した場合、HubSpotでは取引の詳細をQuickBookレコードに照合しようとします。一致する顧客が見つからない場合、ドロップダウンから顧客を選択するか、［新しいQuickbooksの顧客を作成］をクリックします。
• ［次へ］をクリックします。

• ［QuickBooksから製品を追加］をクリックしてQuickBooksから既存の製品を選択し、請求書に追加します。製品を追加したら、［次へ］をクリックします。

• 米国以外の顧客に向けて請求書を作成する場合は、全ての商品項目に税金コードが必要です。税金コードを追加するには、次の手順に従います。
  • ［製品の税金コードを表示］をクリックします。
  • パネルで、特定の商品項目に対応する税金コードを選択します。 

• 支払条件 、 請求書作成日 、 請求書期限 を選択します。
• ［顧客へのメッセージを作成］セクションに、顧客の請求書に表示されるテキストを書き込み、［次へ］をクリックします。

• 請求書の詳細を確認します。戻って請求書の詳細を編集するには、［前へ］をクリックします。 
• QuickBooksで請求書を作成するには、［請求書の下書きを作成］をクリックします。
• 請求書のプレビューを表示するには、［請求書］セクションで請求書の名前をクリックします。
• これで、請求書をQuickbooksアカウントから送信する準備ができました。

請求書を作成したら、下記のいずれかのステージがタグ付けされます。

• 送信を待機しています：請求書は顧客に送信されていません。
• 顧客に送信されました：請求書は顧客に送信されました。
• Partial payment（一部支払い）：請求書は一部が支払われました。
• Paid in full（全額支払い済み）:請求書は全額が支払われました。
• 期限超過：請求書は支払い期限を過ぎ、期限超過になっています。

QuickBooks連携を通じて請求書が取引に関連付けられると、以下のプロパティーが更新されます。

• 請求書の金額
• 請求書の受取人
• 請求書番号
• 請求書のステータス 
• 請求書の期日

既存の請求書の追加 

• HubSpotアカウントで、［コンタクト］、［会社］、または［取引］に移動します。
• レコードの名前をクリックします。
• 右側のパネルの［連携の請求書］セクションで、［既存の請求書を追加］をクリックします。
  
  
  
  
• 複数のアカウントを持っている場合は、ドロップダウンからQuickBooksアカウントを選択して［次へ］をクリックします。
• 請求書を検索してその左側にあるチェックボックスをオンにします。［追加］をクリックします。
• レコードに関連付けられている請求書が、レコードの［連携の請求書］セクションに一覧表示されます。
  
  
  
  
  

ワークフローのトリガーとカスタムレポートの作成

QuickBooks Onlineとの連携がインストールされている場合、以下に示す新しい請求書取引のプロパティーを使用してワークフローを作成することができます。例えば、期日までに請求書の支払いを行っていない顧客にフォローアップEメールを送信するワークフローを作成できます。あるいは、支払いを回収するたびにチームにSlackメッセージを送信するワークフローを作成することもできます。 

新しい取引プロパティーには、次のものがあります。

• 請求書の金額
• 請求書の受取人
• 請求書番号
• 請求書のステータス 
• 請求書の期日

新しい請求書の取引プロパティーを使用してカスタムレポートを作成すると、チームが取引で生み出している収益を明確に把握できます。 

注：HubSpotへの複数の請求書を同じ取引レコードに同期すると、上記のプロパティーはQuickbooksで最後に更新された請求書によって上書きされます。

コンタクト同期の有効化

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

•  左側のパネルで［連携］ > ［接続されたアプリ］に移動し、［Quickbooks Online］をクリックします。
• ［コンタクト］タブをクリックします。
• Quickbooks顧客をHubSpotコンタクトと同期するには、スイッチをクリックしてオンに切り替えます。

• ［コンタクトの作成および更新］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで関連付けられたコンタクトが作成または更新されたときの動作を決定します。
• ［コンタクトの削除］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで関連付けられたコンタクトが削除されたときの動作を決定します。

注：HubSpotに同期されるのは、新規作成されたコンタクトと最近更新されたコンタクトのみです。

製品同期の有効化

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

•  左側のパネルで［連携］ > ［接続されたアプリ］に移動し、［Quickbooks Online］をクリックします。
• ［製品］タブをクリックします。
• Quickbooks製品をHubSpot製品と同期するには、スイッチをクリックしてオンに切り替えます。

• ［製品の作成および更新］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで関連付けられたレコードが作成または更新されたときの動作を決定します。
• ［製品の削除］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで関連付けられたレコードが削除されたときの動作を決定します。

注：HubSpotに同期されるのは、新規作成されたコンタクトと最近更新されたコンタクトのみです。

• ［製品プロパティーのマッピング］タブに移動して、QuickbooksとHubSpot間で同期されるプロパティーのステータスを表示します。

フィールドマッピングの編集

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左側のパネルで［連携］ > ［接続されたアプリ］に移動し、［Quickbooks Online］をクリックします。
• ContactsまたはProductsタブのいずれかをクリックします。
• ［コンタクトフィールドのマッピング］または［製品フィールドのマッピング］をクリックして、HubSpotのプロパティーとQuickbooks Onlineのフィールド間のマッピングを表示します。
• 新しいフィールドマピングを追加するには、［新しいマッピングを追加］をクリックします。 
• ドロップダウンメニューをクリックして、相互にマッピングするHubSpotプロパティーとQuickbooks Onlineフィールドを選択します。
• ［保存］をクリックします。 
• フィールドマッピングを編集するには、マッピングの横にある［アクション］をクリックして［編集］をクリックします。
• フィールドマッピングを削除するには、マッピングの横にある［アクション］をクリックして［削除］をクリックします。 

QuickBooks Advancedの機能の使用

QuickBooks AdvancedアカウントをHubSpotに連携している場合、請求書を直接QuickBooksタスクマネージャーに送信し、QuickBooksワークフローを作成して、追加のレポートにアクセスすることもできます。 

QuickBooksタスクマネージャーに請求書を送信する

ユーザーが請求書を作成し、QuickBooks advance に送信すると、見積書や取引のデータが QuickBooks タスクマネージャーに送信されます。Quickbooksアカウントでタスクマネージャーにアクセスするには、次の手順に従います。

• Quickbooks Onlineアカウントにログインします。
• 左側のパネルで、［HubSpot］をクリックします。
• ［To Do］セクションで、［タスクを表示］をクリックします。

ここで、請求書の下書きを承認したり、新しいタスクを作成したりできます。

QuickBooksでワークフローをセットアップしてタスクを自動化する

［タスクマネージャー］セクションで、アクションを完了する必要がある場合にタスクを自動的に作成するワークフローをセットアップできます。次の4つの標準的なワークフローの中から選択できます。

1. 支払い期限リマインダー
2. ベンダーへの支払いリマインダー
3. 銀行預金リマインダー
4. 未送信の請求書リマインダー

ワークフローを有効にする前に、QuickBooks Onlineアカウントでワークフローをカスタマイズできます。 

HubSpotとQuickBooks Online Advancedの接続について詳細をご確認ください。

QuickBooksからHubSpotへの請求書の同期

QuickBooksからHubSpotへの請求書の一方向の同期をセットアップするには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

•  左側のパネルで［連携］ > ［接続されたアプリ］に移動し、［Quickbooks Online］をクリックします。
• ［請求書］タブをクリックします。
• Quickbooks請求書をHubSpot請求書と同期するには、スイッチをクリックしてオンに切り替えます。

• ［請求書の作成と更新］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで請求書が作成または更新されたときのHubSpotでの動作を決定します。
• ［請求書の削除］セクションで、ドロップダウンメニューを使用してQuickbooksで請求書が削除されたときの動作を決定します。
• ［請求書フィールドのマッピング］タブに移動して、QuickbooksとHubSpot間で同期されるプロパティーのステータスを表示します。

請求書オブジェクトの表示

同期された請求書、またはQuickBooksからHubSpotに手動で追加された請求書はHubSpotの請求書オブジェクトで表示できます。請求書オブジェクトのカスタムプロパティーを作成することもできます。請求書オブジェクトを確認するには：

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］＞［コンタクト］の順に進みます。
• 左上の［コンタクト］をクリックします。ドロップダウンメニューで［請求書］を選択します。これにより、請求書インデックスページに移動します。

カスタム請求書オブジェクトプロパティーを作成するには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• ［プロパティー］をクリックします。
• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［請求書プロパティー］を選択します。
• そして、プロパティーを作成する。

請求書オブジェクトは、コンタクトのセグメント化、ワークフローのトリガー、カスタムレポートの作成に使用できます。