Merk:: Denne artikkelen er oversatt av praktiske årsaker. Oversettelsen opprettes automatisk ved hjelp av oversettingsprogramvare, og det er ikke sikkert at den er korrekturlest. Den engelske versjonen av denne artikkelen skal regnes som den regjerende versjonen med den nyeste informasjonen. Du finner den her.

Bruk HubSpots integrasjon med QuickBooks Online (eldre).

Sist oppdatert: mars 12, 2024

Gjelder for:

Alle produkter og planer

I denne artikkelen kan du lese om den gamle HubSpot-QuickBooks Online-integrasjonen. Denne integrasjonen erstattes av den nye QuickBooks Online-integrasjonen. Vær oppmerksom på følgende før du fortsetter:

Hvis du installerer QuickBooks Online-integrasjonen etter 2. mai 2023, bør du i stedet følge de nye trinnene for installasjon av integrasjonen.
Hvis du allerede har installert denne gamle integrasjonen, kan du bruke migreringsverktøyet for QuickBooks Online til å oppgradere til den nye integrasjonen. For å starte migreringen går du til innstillingene for QuickBooks Online-integrasjonen i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du migrerer QuickBooks Online-integrasjonen.

Bruk av integrasjonen

Når du har koblet til integrasjonen, kan du opprette fakturaer, se statusen deres og bruke fakturaene til å utløse arbeidsflyter og opprette egendefinerte rapporter.

Vær oppmerksom på dette:

Hvis en faktura i QuickBooks er i en annen valuta enn HubSpot-kontoens selskapsvaluta, synkroniserer ikke HubSpot fakturadataene fra QuickBooks til avtaleegenskapene.
Det er kun fakturaer som er opprettet i HubSpot som automatisk blir synlige i HubSpot-kontoen din. For å se fakturaer som er opprettet i Quickbooks, må de legges til i HubSpot.

Opprette fakturaer

Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
Klikk på navnet på en avtalepost.
Klikk på Opprett faktura i delen Integrasjonsfakturaer i panelet til høyre.

Merk: Kort et Integration Invoices i sidepanelet er fjernet i den nye QuickBooks Online-integrasjonen. Les mer om denne endringen på HubSpots Community.

Hvis du har flere kontoer, velger du en QuickBooks-konto fra rullegardinmenyen og klikker på Neste.
Velg om du vil opprette fakturaen fra et eksisterende tilbud eller om du vil opprette den fra bunnen av.
- Hvis du velger Opprett fra tilbud, vil HubSpot prøve å matche tilbudsopplysningene dine med QuickBook-postene dine. Hvis det ikke finnes noen matchende kunde, kan du velge en kunde fra rullegardinmenyen eller klikke på Opprett en ny QuickBook-kunde.

Væroppmerksom på at kun tilbud som er publisert og ikke har utløpt, kan brukes til å opprette fakturaer.

- Hvis du velger Create from scratch, vil HubSpot prøve å matche avtaledetaljene dine med QuickBook-postene dine. Hvis det ikke finnes noen matchende kunde, kan du velge en kunde fra rullegardinmenyen eller klikke på Opprett en ny QuickBook-kunde.
Klikk på Neste.

Klikk på Legg til produkter fra QuickBooks for å velge eksisterende produkter fra QuickBooks som du vil legge til på fakturaen. Når du har lagt til produktene, klikker du på Neste.

Hvis du oppretter en faktura for en kunde utenfor USA, må du legge til skattekoder for hver varelinje. Slik legger du til en skattekode:
- Klikk på Vis produktavgiftskoder.
- Velg avgiftskoden for den spesifikke varelinjen i panelet.

Merk: For amerikanske QuickBook-kontoer er det ikke nødvendig å sende skattekoder, da QuickBooks selv legger dem til.

Velg Betalingsbetingelser, Fakturaopprettelsesdato og Fakturaforfallsdato for fakturaen.
I delen Skriv en melding til kunden skriver du teksten som skal vises på kundens faktura, og klikker deretter på Neste.

Gå gjennom fakturadetaljene. Klikk på Forrige for å gå tilbake og redigere fakturadetaljene.
Klikk på Opprett fakturautkast for å opprette fakturaen i QuickBooks.
Klikk på navnet på fakturaen i delen Fakturaer for å se en forhåndsvisning av fakturaen.
Fakturaen er nå klar til å sendes fra Quickbooks-kontoen din.

Når fakturaen er opprettet, blir den merket med et av trinnene nedenfor:

Venter på å bli sendt: fakturaen er ikke sendt til kunden.
Sendt til kunde: fakturaen er sendt til kunden.
Delvis betaling: fakturaen er delvis betalt.
Betalt i sin helhet: fakturaen er betalt i sin helhet.
Forfalt: Fakturaen har passert betalingsdatoen og er nå forfalt.

Følgende egenskaper oppdateres når en faktura knyttes til en avtale via Quickbooks-integrasjonen:

Fakturert beløp
Fakturamottaker
Fakturanummer
Fakturastatus
Fakturaens forfallsdato

Vær oppmerksom på dette:

HubSpot kan ikke opprette en faktura i QuickBooks hvis egendefinerte transaksjonsnumre er aktivert i QuickBooks. Dette må være slått av for at HubSpot skal kunne opprette fakturaer i QuickBooks.
Det er kun fakturaer som er opprettet i HubSpot som automatisk blir synlige i HubSpot-kontoen din. For å se fakturaer som er opprettet i Quickbooks, må de legges til i HubSpot.

Legg til en eksisterende faktura

Gå til Kontakter, Bedrifter eller Avtaler i HubSpot-kontoen din.
Klikk på navnet på en post.
Klikk på Legg til eksisterende faktura i delen Integrasjonsfakturaer i panelet til høyre.

Merk: Kort et Integration Invoices i sidepanelet er fjernet i den nye QuickBooks Online-integrasjonen. Les mer om denne endringen på HubSpots Community.

Hvis du har flere kontoer, velger du en QuickBooks-konto fra rullegardinmenyen og klikker på Neste.
Søk etter og merk av i avmerkingsboksen til venstre for fakturaen. Klikk på Legg til.
Fakturaene som er knyttet til posten, vises i delenIntegrasjonsfakturaer i posten.

Utløse arbeidsflyter og opprette egendefinerte rapporter

Merk: Når du migrerer til den nye QuickBooks Online-integrasjonen, må du være oppmerksom på følgende forskjeller i arbeidsflythandlinger:

Eldre integrasjon: HubSpot oppretter nye kontakter i QuickBooks Online uavhengig av om kontakten er synkronisert eller ikke. Dette betyr at når du bruker handlingen Opprett en QuickBooks-faktura, vil en kontakt som ikke synkroniseres, opprettes i QuickBooks Online sammen med fakturaen.
Ny integrasjon: HubSpot oppretter ikke nye kontakter i QuickBooks hvis de ikke oppfyller kriteriene for datasynkronisering du har satt opp. Dette betyr at når du bruker arbeidsflythandlinger i QuickBooks Online, vil HubSpot avvise arbeidsflythandlingen hvis kontakten ikke er kvalifisert for synkronisering med QuickBooks Online. For å sikre at arbeidsflytene fungerer som forventet, bør du oppdatere registreringskriteriene slik at de samsvarer med filtrene for datasynkronisering.

Når QuickBooks Online-integrasjonen er installert, kan du opprette arbeidsflyter ved hjelp av de nye fakturaavtaleegenskapene som er oppført nedenfor. Du kan for eksempel opprette en arbeidsflyt som sender en oppfølgings-e-post til kunder som ikke har betalt fakturaen innen forfallsdatoen. Eller du kan opprette en arbeidsflyt som sender en Slack-melding til teamet ditt hver gang du mottar en betaling.

De nye avtalene omfatter blant annet:

Fakturert beløp
Fakturamottaker
Fakturanummer
Fakturastatus
Fakturaens forfallsdato

Bruk de nye egenskapene for fakturaavtaler til å opprette egendefinerte rapporter, slik at du får full oversikt over inntektene teamet ditt genererer for virksomheten.

Merk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til samme avtalepost, oppdateres egenskapene ovenfor med den sist oppdaterte fakturaen i Quickbooks.

Slå på kontaktsynkronisering

I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

I venstre panel navigerer du til Integrations > Connected apps og klikker deretter på Quickbooks Online.
Klikk på fanen Kontakter.
Hvis du vil synkronisere Quickbooks-kunder med HubSpot-kontaktene dine, klikker du for å slå på bryteren.

I delen Opprette og oppdatere kontakter bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje når tilknyttede kontakter opprettes eller oppdateres i Quickbooks.
I delen Slette kontakter bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje når tilknyttede kontakter slettes i Quickbooks.

Merk: Bare nyopprettede og nylig oppdaterte kontakter synkroniseres med HubSpot.

Slå på produktsynkronisering

I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

I venstre panel navigerer du til Integrations > Connected apps og klikker deretter på Quickbooks Online.
Klikk på fanen Produkter.
Hvis du vil synkronisere Quickbooks-produkter med HubSpot-produktene dine, klikker du for å slå på bryteren.

I delen Opprette og oppdatere produkter bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje når tilknyttede poster opprettes eller oppdateres i Quickbooks.
I delen Slette produkter bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje når tilknyttede poster slettes i Quickbooks.

Merk: Bare nyopprettede og nylig oppdaterte produkter synkroniseres med HubSpot.

Gå til fanen Product property mappings for å se status for synkronisering av egenskaper mellom Quickbooks og HubSpot.

Rediger felttilordninger

Merk: Du må ha et Operations Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement for å kunne konfigurere egendefinerte felttilordninger i den nye QuickBooks Online-integrasjonen.

I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
I venstre panel navigerer du til Integrations > Connected apps og klikker deretter på Quickbooks Online.
Klikk enten på fanen Kontakter eller Produkter.
Klikk på Kontaktfelttilordninger eller Produktfelttilordninger for å se tilordningene mellom egenskaper i HubSpot og felter i Quickbooks Online.
Klikk på Legg til ny tilordning for å legge til en ny felttilordning.
Klikk på rullegardinmenyene for å velge HubSpot-egenskapen og Quickbooks Online-feltet du vil tilordne til hverandre.
Klikk på Lagre.
Hvis du vil redigere en felttilordning, klikker du på Handlinger ved siden av tilordningen og deretter på Rediger.
Hvis du vil slette en felttilordning, klikker du på Handlinger ved siden av tilordningen og deretter på Slett.

Bruk QuickBooks' avanserte funksjoner

Hvis du har integrert QuickBook Advance-kontoen din med HubSpot, kan du også sende fakturaen direkte til QuickBooks task manager, opprette QuickBooks-arbeidsflyter og få tilgang til ytterligere rapportering.

Send fakturaer til oppgavebehandleren i QuickBooks

Når en bruker oppretter en faktura og sender den til QuickBooks advance, sendes dataene fra tilbudet eller avtalen til QuickBooks task manager. Slik får du tilgang til oppgavebehandleren i QuickBooks-kontoen din:

Logg inn på Quickbooks Online-kontoen din.
Klikk på HubSpot i panelet til venstre.
I delen Gjøremål klikker du på Vis oppgaver.

Her kan du godkjenne utkast til fakturaer eller opprette nye oppgaver.

Konfigurer arbeidsflyter i QuickBooks for å automatisere oppgaver.

I delen Oppgavebehandling kan du konfigurere arbeidsflyter for automatisk å opprette oppgaver når en handling skal utføres. Du kan velge mellom fire standard arbeidsflyter:

Påminnelse om forfall
Påminnelse om betaling til leverandør
Påminnelse om bankinnskudd
Påminnelse om usendte fakturaer

Du kan tilpasse arbeidsflytene i QuickBooks Online-kontoen din før du slår dem på.

Les mer om hvordan du kobler sammen HubSpot og Quickbooks Online Advanced.

Synkronisere fakturaer fra QuickBooks til HubSpot

Slik setter du opp en enveis synkronisering av fakturaer fra QuickBooks til HubSpot:

I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

I venstre panel navigerer du til Integrations > Connected apps og klikker deretter på Quickbooks Online.
Klikk på fanen Fakturaer.
Hvis du vil synkronisere Quickbooks-fakturaer med HubSpot-fakturaene dine, klikker du for å slå på bryteren.

quickbooks-invoices

I delen Opprette og oppdatere fakturaer bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje i HubSpot når fakturaer opprettes eller oppdateres i Quickbooks.
I delen Slette faktura bruker du rullegardinmenyen til å bestemme hva som skal skje når fakturaer slettes i Quickbooks.
Gå til fanen Fakturafelttilordninger for å se status for synkronisering av egenskaper mellom Quickbooks og HubSpot.

Vis fakturaobjektet

Fakturaer som er synkronisert eller lagt til manuelt i HubSpot fra QuickBooks, kan vises i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også opprette egendefinerte egenskaper for fakturaobjektet. Slik viser du fakturaobjektet:

I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
Klikk på Kontakter øverst til venstre. Velg Fakturaer i rullegardinmenyen. Da kommer du til fakturaindeks-siden.

Slik oppretter du egendefinerte fakturaobjektegenskaper:

I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
Klikk på Egenskaper.
Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt og velg Fakturaegenskaper.
Deretter oppretter du egenskapene dine.

Fakturaobjektet kan brukes til å segmentere kontakter, utløse arbeidsflyter og opprette egendefinerte rapporter.

Var denne artikkelen nyttig? Ja Nei

Dette skjemaet brukes kun for tilbakemeldinger om dokumentasjon. Se hvordan du kan få hjelp med HubSpot.