Tilkoble HubSpot og QuickBooks Online

Tilkoble HubSpot-kontoen din til QuickBooks Online for å sikre at data om kunder, produkter, fakturaer og betalinger er synkronisert i begge systemene. Med datasynkronisering kan oppføringer synkroniseres automatisk mellom HubSpot og QuickBooks Online, noe som bidrar til å redusere manuell dataregistrering og sikre at informasjonen i CRM-systemet og regnskapsplattformen er konsistent.

Når for eksempel en kundepost eller en faktura oppdateres i det ene systemet, kan endringene synkroniseres til det andre systemet i henhold til synkroniseringsinnstillingene dine. Du kan også se betalingsinformasjon i tilknyttede avtaleoppføringer i HubSpot, noe som gir salgs- og økonomiteamene oversikt over kundenes faktureringsaktivitet.

Merk: Det anbefales at du rådfører deg med regnskaps- og juridisk avdeling for å avklare om denne integreringen passer til dine behov, før du tilkobler den.

For å få en oversikt over HubSpots integrering med QuickBooks Online, se denne videoen:

Før du setter i gang

Begrensninger

• Redigering av fakturaer i QuickBooks Online: Noen endringer kan ikke gjøres i QuickBooks Online på fakturaer som er opprettet i HubSpot. Endringer som ikke kan foretas, omfatter blant annet: å legge til eller fjerne linjeelementer, oppdatere priser, fjerne en betaling eller legge til skatteopplysninger. Hvis redigeringen ikke gjøres i HubSpot, vil fakturaen ikke synkroniseres. Du kan oppdatere fakturafelter, legge til betalinger eller kreditter og legge til servicedatoer i linjeelementet på en HubSpot-kredittert faktura fra QuickBooks Online. 
• Fakturering av skatt: Bruk automatisk moms for å synkronisere automatiserte skattedata fra HubSpot til QuickBooks Online, når du oppretter fakturaer med automatisk skatt i HubSpot.
• Ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versjoner krever at synkroniserte fakturaer inkluderer skatt (f.eks. mva, HST, GST osv.). HubSpot fakturaer kan ikke opprettes med skatt, så brukere med QuickBooks Online-kontoer utenfor USA vil ikke kunne bruke denne funksjonen.
• Inntektsføring: Fakturaer fra HubSpot støtter ikke å legge til en servicedato på linjeelementer i HubSpot, noe som er nødvendig når du bruker QuickBooks Online' funksjonalitet for inntektsføring.
• Avtaleegenskap for Konto: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til gruppen Avtaleegenskaper for Konto . Det anbefales å bruke objektet Faktura når du oppretter rapporter og trigger arbeidsflyter hvis du har tilkoblet denne appen.
• Hvis du slår på kredittkortgebyrer i betalingsinnstillingene, synkroniseres ikke gebyret med fakturaer i QuickBooks Online. Dette kan kreve manuell avstemming. For å unngå avvik bør du slå av gebyrinnstillingen når du bruker integreringen med QuickBooks Online.

Begrensninger og hensyn ved betalingssynkronisering

• Du må ikke redigere betalingsoppføringer i QuickBooks Online som stammer fra HubSpot. Hvis du for eksempel legger til en faktura i en eksisterende QuickBooks Online-betaling, vil dette føre til at oppføringen ikke synkroniseres eller blir utelatt fra synkroniseringen. Hvis dette skjer, kan den tilknyttede HubSpot-fakturaen vises som ubetalt uten at det vises en feilmelding.
• Betalinger tilknyttet til flere fakturaer synkroniseres ikke til HubSpot. I QuickBooks Online kan en enkelt betaling brukes på flere fakturaer. HubSpot støtter ikke oppdeling av en betaling på flere fakturaer, så betalinger som er tilknyttet mer enn én faktura i QuickBooks Online, vil ikke synkroniseres til HubSpot.
• For å unngå dupliserte oppføringer vil kun betalinger som opprettes etter at du har tilkoblet appen, synkroniseres til HubSpot. 
• Konfigurasjonen av betalingssynkronisering bruker obligatoriske standardinnstillinger som verken kan vises eller redigeres. 

Begrensninger og hensyn ved synkronisering av kreditnotaer

• Du kan konfigurere synkroniseringen til å være enveis eller toveis.
• Synkronisering av kreditnotaer inkluderer linjeelementer, rabatter, automatisert merverdiavgift, kreditnotaer på fakturaer og betalingsoppføringer som ikke er null, og som inkluderer beløp for kreditnotaer.
  
• Synkroniseringsfilteret for utgående kreditnotaer kan ikke redigeres i HubSpot.
• Noen av feltene for synkronisering av kreditnotaer er interne og kan ikke redigeres i HubSpot.
• I visse situasjoner med overbetaling i QuickBooks Online kan beløpet som er brukt på Inbound være større enn beløpet som er brukt på fakturaen.

• Integreringen synkroniserer annullerte kreditnotaer i begge retninger.

  • Kreditnotaer som er ugyldiggjort i HubSpot og synkronisert til QuickBooks Online, vises med ugyldiggjort i PrivateNote-feltet , men linjeelementene fast kunde sine opprinnelige beløp. 

  • Kreditnotaer som er ugyldiggjort i QuickBooks Online og synkronisert med HubSpot, viser statusen Ugyldiggjort med $0 Gjenstående beløp og $0 Godskrevet beløp. 

• Integreringen støtter kun bruk av kreditnota på én faktura per betaling. Hvis en kreditnota brukes på flere fakturaer i en enkelt betaling, synkroniseres ikke kredittildelingen med HubSpot. For å sikre at kreditten synkroniseres riktig, må du bruke kreditnotaen på hver faktura separat. Hver søknad vil opprette en egen betalingsoppføring i HubSpot.

Anbefalinger før du bruker integreringen

• Slå av E gendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks Online: Sjekk om innstillingen Egendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks Online er på. Det anbefales at denne innstillingen er slått av. Hvis denne funksjonen er aktivert, vil fakturaer som opprettes i QuickBooks Online automatisk få HubSpot-fakturaprefikset, noe som kan føre til at fakturanumrene kommer i konflikt med hverandre.
• Lås avsluttede regnskapsperioder: Aktiver innstillingen som automatisk låser avsluttede regnskapsperioder i QuickBooks Online. Dette sørger for at eventuelle lukkete konti er beskyttet mot å bli endret.
• Synkroniser produkter: Det anbefales å synkronisere produktene dine fra QuickBooks Online til HubSpot, og å bruke disse produktene når du oppretter fakturaer, tilbud og betalingslenker. Dette garanterer at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, blir de korrekt knyttet til de inntekts- og utgiftskontiene du har satt opp.

• Synkroniser alle kunder :Detanbefales å synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du oppretter en faktura for en eksisterende kunde, må du sørge for å bruke kontakten som ble synkronisert fra QuickBooks Online. Dette vil sørge for at alle fakturaer du oppretter er tilkoblet riktig kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, må du sørge for at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-postadresse du vil ha tilkoblet kunden i QuickBooks Online. 
• Oppdater arbeidsflythandlingene Opprett betalt faktura og Opprett betalt salgskvittering : Hvis du bruker toveis fakturasynkronisering, anbefales det å oppdatere arbeidsflythandlingene for å filtrere ut betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil trigge opprettelse av betalte fakturaer. Det blir bare én betaling, men det blir to fakturaer for betalingen. 

Koble til appen

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. I søkefeltet søker du etter og velgerQuickBooks Online-appen .
3. Klikk på Avdrag. 
4. Klikk på «Tilkoble til QuickBooks Online».
5. Du får en ledetekst der du blir bedt om å oppgi påloggingsopplysningene dine for QuickBooks Online. 

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene dine

Slik slår du på datasynkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Klikk på Konfigurer synkronisering.
6. På siden Velg dataene du vil synkronisere , klikker du på rullegardinmenyen QuickBooks Online og velger objektet du vil synkronisere med HubSpot. Nedtrekksmenyen i HubSpot oppdateres automatisk.
7. Klikk på pilene for synkroniseringsretning , og velg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:

8. Klikk på «Neste» øverst til høyre.
9. Klikk på rullegardinmenyen Løsning av datakonflikt , og velg om du vil bruke HubSpot-data eller bruke QuickBooks Online-data .

10. I delen Mapped fields (Tilordnede felt ) slår du av bryterne for å ekskludere dem fra synkroniseringen. Finn ut mer om feltkartlegging for datasynkronisering.

• • Brukere med en Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan legge til flere felt ved å klikke på Legg til en kartlegging under de forhåndsdefinerte feltene.
    • Velg feltene fra rullegardinmenyene og klikk på Opprett, eller klikk på delete slett for å fjerne tilordningen.
    • Hvis du vil redigere eller fjerne en tilordning du har lagt til, klikker du på Handlinger og deretter på Rediger eller Slett.

11. Klikk på «Neste» øverst til høyre.
12. På skjermbildet Begrens , vil anbefalte filtre automatisk bli satt opp for deg, basert på datoen du setter opp synkroniseringen. Filtre er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. Gjennomgå HubSpots anbefalte synkroniseringsfiltre.
13. Synkroniseringsfiltre (unntatt synkronisering av utgående fakturaer) kan redigeres. Slik redigerer du synkroniseringsfiltrene:

• • Under Filtre klikker du på Rediger ved siden av synkroniseringsfilteret.

• • Velg egenskaper og filterkriterier.
  • Klikk på Bruk kriterier, og klikk deretter på Ferdig.

Når synkroniseringen er slått på, synkroniseres data automatisk mellom HubSpot og QuickBooks. Etter at den første synkroniseringen er fullført, synkroniseres oppføringene med jevne mellomrom:

• Endringer fra HubSpot til QuickBooks oppdages i løpet av få minutter.

• Endringer fra QuickBookstil HubSpot registreres hvert 30. minutt.

Data kan også synkroniseres på forespørsel ved å klikke på knappen Sync now i fanen Customer Relationship Management for å få de nyeste oppdateringene.

Anbefalte synkroniseringsfiltre

Når du setter opp en synkronisering, vil anbefalte filtre automatisk bli satt opp for deg, basert på datoen du setter opp synkroniseringen. Filtre er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres om nødvendig

De anbefalte filtrene som stilles inn automatisk, er

• Kontakter: toveis synkronisering med følgende filtre for å forhindre at unødvendige kontakter synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filteret er satt til Alle kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppen er filtrene Faktura status er ingen av Kladd og Opprettelsesdato er etter [dagens dato] og Faktura kilde er noen av HubSpot angitt.
• Fakturaer: Uten at et filter er satt, vil alle fakturaer synkroniseres mellom QuickBooks Online og HubSpot synkroniseres. Dette filteret setter opp en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Opprettet tid er etter [dagens dato kl. 12:00]. Datoen settes til gjeldende dag.
• Produkter: en enveissynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardinnstillingen Alle produkter & tjenester som filter.

Angi visningsnavnet på kunder

For kunder som er synkronisert fra HubSpot til QuickBooks Online, vil navnet på den tilknyttede foretaksoppføringen bli angitt som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har noen tilknyttet bedrift i HubSpot, vil visningsnavnet i QuickBooks Online som standard bestå av egenskapene «fornavn» og «etternavn».

For å redigere dette:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Klikk på Kontakt synkronisering.
6. På skjermbildet Konfigurer , i delen Tilknyttede felt , klikker du på for å slå av feltkartleggingen Visningsnavn ← Tilknyttet firmanavn .

Merk: Feltene for visningsnavn må være unike i QuickBooks Online. Den første kontakten fra et selskap vil ha visningsnavnet satt til selskapets navn, men eventuelle kontakter fra det samme selskapet som prøver å synkronisere med QuickBooks Online etter den første kontakten, vil ikke kunne synkroniseres, fordi visningsnavnet deres allerede er i bruk. Det anbefales å bruke én kontakt i en bedrift som kontakt for fakturering av fakturaer eller betalinger for å unngå synkroniseringsfeil. Fakturaer, betalingslenker eller tilbud kan sendes til et hvilket som helst antall kontakter, men bare én kontakt (som samsvarer med kunden i QuickBooks Online) skal være formelt tilknyttet.

Rediger datasynkronisering

Slik redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Hold musepekeren over Kontakt synkronisering, Produkt synkronisering eller Faktura synkronisering, og klikk på Rediger.
6. Gjør endringene ved å følge trinnene som om du skulle konfigurere synkroniseringen for første gang.

Gjennomgå synkroniseringsstatus

Slik gjennomgår du en liste over oppføringer og deres synkroniseringsstatus:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .

• • Klikk på Objekt for å se antall oppføringer som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
    • Klikk på Alle objekter ved siden av Filtrer etter : for å filtrere etter objekt.
    • Klikk på antall oppføringer i hver kolonne for å se mer informasjon om hvilke oppføringer som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. 

• • Klikk på Oppføring for å vise en liste over oppføringer.
    
    • Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
    • Bruk filtrene over tabellen til å filtrere oppføringene.
    • Bruk sidenavigasjonen nederst i tabellen til å navigere gjennom oppføringene.
    • Under Synkroniser aktivitet kan du klikke på pilen for å se mer informasjon om aktiviteten på en oppføring.

Eksport av synkroniserte oppføringer

Slik eksporterer du synkroniseringsoppføringer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .
5. Klikk på Oppføring.
6. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
7. Bruk filtrene over tabellen til å filtrere oppføringene.
8. Når du har filtrert oppføringene, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Eksport.
9. Velg filformat, og klikk deretter på Eksport.
10. Filen for eksport vil bli sendt til din konto på e-post. Du vil også motta et varsel i appen når eksporten er klar.

Slå av datasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .
5. Hold markøren over objektet du vil slå av, klikk på Mer, og velg Slå av synkronisering.

6. Dette vil forhindre at oppføringer synkroniseres mellom HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slått av, kan du klikke på Mer > Slå på synkronisering for å slå den på igjen.