Yhdistäminen HubSpot ja QuickBooks Online

Yhdistäminen tili QuickBooks Onlineen, jotta asiakas-, tuote, lasku ja maksu pysyvät yhdenmukaisina molemmissa järjestelmissä. Tietojen synkronoinnin avulla tietueet voidaan synkronoida automaattisesti HubSpotin ja QuickBooks Onlinen välillä, mikä auttaa vähentämään manuaalista tietojen syöttöä ja varmistamaan tietojen yhdenmukaisuuden CRM ja kirjanpitoalustoillasi.

Esimerkiksi kun tietue tai lasku päivitetään yhdessä järjestelmässä, muutokset voidaan synkronoida toiseen järjestelmään synkronointiasetusten mukaisesti. Voit myös tarkastella maksu HubSpotissa olevista liitetyistä kauppa, jolloin myynti- ja talousosastot saavat näkyvyyden asiakkaiden toiminta.

Huomaa: Ennen integroinnin käyttöönottoa on suositeltavaa selvittää kirjanpito- ja lakiasiainosastojen kanssa, sopiiko tämä integraatio tarpeisiisi.

Saat yleiskuvan HubSpotin integraatio QuickBooks Onlineen katsomalla tämän videon:

Ennen kuin aloitat

Rajoitukset

• Laskujen muokkaaminen QuickBooks Onlinessa: HubSpotissa luotuja laskuja ei voi muokata kaikilta osin QuickBooks Onlinessa. Seuraavia muutoksia ei voi tehdä: rivien lisääminen tai poistaminen, hintojen päivittäminen, maksu poistaminen tai verotietojen lisääminen. Jos muokkausta ei tehdä HubSpotissa, lasku ei synkronoidu. Voit päivittää lasku kenttiä, lisätä maksuja tai hyvityksiä ja palvelupäivämääriä HubSpotin tuottaman lasku rivikohta QuickBooks Online -palvelusta. 
• Verojen veloittaminen: käytä automaattista myyntiveroa synkronoidaksesi automaattiset verotiedot HubSpotista QuickBooks Onlineen, kun luot laskuja, joissa on automaattinen vero HubSpotissa.
• Muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -tilit: Useimmat muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -versiot edellyttävät, että synkronoidut laskut sisältävät veroja (esim. alv, HST, GST jne.). HubSpot-laskuja ei voi luoda veroineen, joten käyttäjät, joilla ei ole Yhdysvaltain QuickBooks Online -tilejä, eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.
• Tulojen kirjaaminen: Tämä on tarpeen, kun käytetään QuickBooks Onlinen tulojen kirjaamistoimintoja.
• Kirjanpidon kaupan ominaisuus: QuickBooks Online -sovellus ei kirjoita tietoja kirjanpidon kaupan ominaisuus. On suositeltavaa käyttää objekti raporttien luomisessa ja työnkulkujen käynnistämisessä, jos sinulla on tämä sovellus liitettynä.
• Jos otat luottokorttimaksut käyttöön maksu, maksu ei synkronoidu laskuihin QuickBooks Onlinessa. Tämä voi vaatia manuaalista täsmäytystä. Välttääksesi ristiriitaisuuksia ota maksuasetus pois käytöstä, kun käytät QuickBooks Online integraatio.

maksu synkronoinnin rajoitukset ja huomioitavat seikat

• Älä muokkaa HubSpotista peräisin olevia QuickBooks Online maksu. Esimerkiksi lasku lisääminen olemassa olevaan QuickBooks Online maksu johtaa siihen, että tietue synkronointi epäonnistuu tai se jätetään synkronoinnin ulkopuolelle. Jos näin tapahtuu, kyseinen lasku saattaa näkyä maksamattomana ilman, että näytölle ilmestyy virheilmoitusta.
• Useisiin laskuihin liittyvät maksut eivät synkronoidu HubSpotin kanssa. QuickBooks Onlinessa yksi maksu voidaan kohdistaa useaan laskuun. HubSpot ei tue maksu jakamista usealle laskulle, joten maksut, jotka liittyvät useampaan kuin yhteen lasku QuickBooks Onlinessa, eivät synkronoidu HubSpotiin.
• Jotta vältetään päällekkäiset tietueet, vain sovelluksen yhdistäminen jälkeen luodut maksut synkronoidaan HubSpotin kanssa. 
• Maksu synkronoinnin asetuksissa käytetään pakollisia oletusasetuksia, joita ei voi tarkastella eikä muokata. 

Luottotiliotteen synkronoinnin rajoitukset ja huomioitavat seikat

• Voit määrittää synkronoinnin yksisuuntaiseksi tai kaksisuuntaiseksi.
• Hyvitysmuistioiden synkronointi sisältää rivierät, alennukset, automaattisen liikevaihtoveron, laskujen hyvitysmuistiosovellukset ja nollasta poikkeavat maksu, jotka sisältävät hyvitysmuistiosovellusten summat.
  
• Lähtevien hyvitysmuistioiden synkronointisuodatinta ei voi muokata HubSpotissa.
• Jotkin hyvitysmuistioiden synkronointikentät ovat sisäisiä, eikä niitä voi muokata HubSpotissa.
• Tietyissä QuickBooks Online -ohjelman liikamaksutilanteissa saapunut sovellettu määrä voi olla suurempi kuin lasku sovellettu määrä.

• integraatio synkronoi mitätöidyt hyvitysmuistiot molempiin suuntiin.

  • HubSpotissa mitätöityjen ja QuickBooks Onlineen synkronoitujen hyvitysilmoitusten PrivateNote-kentässä näkyy Voided (mitätöity), mutta rivierät säilyttävät alkuperäiset summat. 

  • QuickBooks Onlinessa mitätöidyt ja HubSpotiin synkronoidut hyvitysmuistiot näyttävät mitätöidyn tilan, jossa on 0 dollaria jäljellä ja 0 Määrä hyvitetty. 

• integraatio tukee hyvitysmuistion soveltamista vain yhteen lasku maksu kohden. Jos hyvitysmuistutusta käytetään useisiin laskuihin yhdessä maksu, hyvityksen kohdentamista ei synkronoida HubSpotiin. Jotta hyvitys synkronoituu oikein, sovita hyvitysmuistio jokaiseen lasku erikseen. Jokainen hakemus luo HubSpotiin erillisen maksutietue.

Suositukset ennen integraatio käyttöä

• Otamukautettu tapahtumanumero pois käytöstä QuickBooks Online -ohjelmassa: tarkista, onko mukautettu tapahtumanumero -asetus QuickBooks Online -ohjelmassa käytössä. On suositeltavaa, että tämä asetus kytketään pois päältä. Jos tämä toiminto on käytössä, QuickBooks Onlinessa luodut laskut saavat automaattisesti HubSpot-laskujen etuliitteen, mikä voi liidi lasku päällekkäisyyksiä.
• Lukitse päättyneet tilikausit: ota käyttöön asetus, joka lukitsee päättyneet tilikausit automaattisesti QuickBooks Onlinessa. Näin varmistetaan, että suljettuja tilikausia suojellaan muutoksilta.
• Synkronoi tuotteet: On suositeltavaa synkronoida tuotteet QuickBooks Online -järjestelmästä HubSpotiin ja käyttää näitä tuotteita laskujen, tarjousten ja maksu luomisessa. Näin varmistetaan, että kun laskut ja maksut synkronoidaan QuickBooks Onlineen, ne yhdistetään oikein määrittämiisi tulo- ja menotileihin.

• Synkronoi kaikki asiakkaat :On suositeltavaa synkronoida kaikki asiakkaat QuickBooks Online -järjestelmästä HubSpotiin yhteystietoina. Kun luot lasku olemassa olevalle asiakkaalle, varmista, että käytät QuickBooks Onlinesta synkronoitua yhteystieto. Näin varmistat, että kaikki luomasi laskut liittyvät oikeaan asiakkaaseen QuickBooks Online -järjestelmässä. Kun laskutat uutta asiakasta, varmista, että lasku yhteystieto on yhteystieto, jonka sähköpostiosoitteen haluat yhdistää asiakkaaseen QuickBooks Online -järjestelmässä. 
• Päivitä Create Maksettu Lasku (Luo maksettu lasku ) ja Create maksettu sales receipt (Luo maksettu myyntitosite ) työnkulku: jos käytät kaksisuuntaista lasku synkronointia, on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde on lasku). Jos työnkulku ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska lasku maksaminen laukaisin myös maksettu lasku luomisen. maksu suoritetaan vain yksi, mutta maksu tulee kaksi laskua. 

Yhdistäminen sovellus

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Etsi hakupalkistaQuickBooks Online -sovellus ja valitse se.
3. Napsauta Asenna. 
4. Napsauta Yhdistäminen QuickBooks Onlineen”.
5. Sinua pyydetään antamaan QuickBooks Online -kirjautumistietosi. 

Määritä synkronointiasetukset

Tietojen synkronoinnin ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM . 
5. Valitse Määritä synkronointi.
6. Valitse Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla QuickBooks Online -pudotusvalikko ja valitse objekti jonka haluat synkronoida HubSpotiin. HubSpot-pudotusvalikko päivittyy automaattisesti.
7. Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta. Voit synkronoida seuraavat kohteet:

8. Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
9. Napsauta avattavaa Tietoristiriidan ratkaisu -pudotusvalikkoa ja valitse, käytetäänkö HubSpot-tietoja vai QuickBooks Online -tietoja .

10. Kytke Mapped fields -osiossa kytkimet pois päältä , jotta ne jäävät synkronoinnin ulkopuolelle. Lisätietoja tietojen kenttäkartoitus.

• • Data Hub Starter-, Professional- tai tili käyttäjät voivat lisätä lisää kenttiä napsauttamalla Add a mapping (Lisää kartoitus ) -painiketta valmiiksi määritettyjen kenttien alapuolella.
    • Valitse kentät pudotusvalikoista ja napsauta Luo, tai napsauta delete poista, jos haluat poistaa yhdistämisen.
    • Jos haluat muokata tai poistaa lisäämäsi kartoituksen, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa tai Poista.

11. Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
12. Rajausnäytössä suositellut suodattimet asetetaan sinulle automaattisesti sen päivämäärän perusteella, jona synkronointia asetat. Suodattimet on määritetty vähentämään tietojen "ylisynkronointia", erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Arvostelu HubSpotin suositellut synkronointisuodattimet.
13. Synkronointisuodattimia (lukuun ottamatta lähtevien lasku synkronointia) voidaan muokata. Synkronointisuodattimien muokkaaminen:

• • Napsauta Suodattimet-kohdassa Synkronointisuodattimen vieressä olevaa Muokkaa .

• • Valitse ominaisuudet ja suodatuskriteerit.
  • Napsauta Käytä kriteerejä ja napsauta sitten Valmis.

Kun synkronointi on otettu käyttöön, tiedot synkronoituvat automaattisesti HubSpotin ja QuickBooksin välillä. Ensimmäisen synkronoinnin jälkeen tietueet synkronoidaan säännöllisin väliajoin:

• Muutokset HubSpotista QuickBooksiin havaitaan muutamassa minuutissa.

• Muutokset QuickBooksistaHubSpotiin havaitaan 30 minuutin välein.

Tiedot voidaan synkronoida myös pyynnöstä napsauttamalla Synkronoi nyt -painiketta CRM , jolloin saat viimeisimmät päivitykset.

Suositellut synkronointisuodattimet

Kun määrität synkronointia, suositellut suodattimet asetetaan automaattisesti sen päivämäärän perusteella, jona synkronointia määrität. Suodattimet on määritetty vähentämään tietojen "ylisynkronointia", erityisesti synkronoitaessa HubSpotista QuickBooks Onlineen. Niitä voidaan muokata tarvittaessa

Suositellut suodattimet, jotka asetetaan automaattisesti, ovat:

• Yhteystiedot: kaksisuuntainen synkronointi seuraavilla suodattimilla, joilla estetään tarpeettomien yhteystietojen synkronointi HubSpotista QuickBooks Onlineen:
  • QuickBooks Online → HubSpot: suodattimeksi on asetettu Kaikki asiakkaat.
  • HubSpot → QuickBooks Online: Ensimmäisessä suodatinryhmässä asetetaan suodattimet Lasku tila ei ole mikään seuraavista: Luonnos ja Luontipäivämäärä on [tämän päivän päivämäärä] jälkeen ja Lasku lähde on jokin seuraavista: HubSpot .
• Laskut: Jos suodatinta ei ole asetettu, kaikki laskut synkronoidaan QuickBooks Online ja HubSpot synkronoivat. Tämä suodatin määrittää yksisuuntaisen synkronoinnin QuickBooks Onlinesta HubSpotiin suodattimella Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Päivämääräksi asetetaan nykyinen päivä.
• Tuotteet: yksisuuntainen synkronointi QuickBooks Onlinesta HubSpotiin, kun oletuksena on Kaikki tuotteet & palvelut -suodatin.

Aseta asiakkaiden näyttönimi

HubSpotista QuickBooks Onlineen synkronoitujen asiakkaiden kohdalla näytönimeksi asetetaan kyseisen asiakkaan yritystietue nimi. Jos yhteystieto ei ole HubSpotissa liitettyä yritys, QuickBooks Onlinen näyttönimeksi asetetaan oletuksena etu- ja sukunimi.

Voit muokata tätä seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM . 
5. Valitse Yhteystieto synkronointi.
6. Napsauta Configure (Määritä ) -näytön Mapped fields (Liitetyt kentät ) -osiossa vaihtaaksesi Display Name ← Associated Yritys Name (Näytön nimi ← Liitetty yrityksen nimi ) kenttäkartoitus pois päältä.

Huomaa: Näytönimen kenttien on oltava yksilöllisiä QuickBooks Onlinessa. Ensimmäisen yritys yhteystieto näyttönimeksi asetetaan yritys nimi, mutta kyseisen yritys muiden yhteyshenkilöiden synkronointi QuickBooks Onlineen ensimmäisen yhteystieto jälkeen epäonnistuu, koska heidän näyttönimensä on jo käytössä. Synkronointivirheiden välttämiseksi on suositeltavaa käyttää yhtä yritys yhteystieto laskujen tai maksujen yhteystieto. Laskut, maksulinkit tai tarjoukset voidaan lähettää mille tahansa määrälle yhteyshenkilöitä, mutta vain yksi yhteystieto (joka vastaa asiakasta QuickBooks Online -järjestelmässä) tulisi liittää virallisesti.

Muokkaa tietojen synkronointia

Olemassa olevan datasynkronoinnin muokkaaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM . 
5. Vie hiiren kursori Yhteystieto synkronointi, Tuote synkronointi tai Lasku synkronointi -kohdan päälle ja valitse Muokkaa.
6. Tee muutokset noudattamalla vaiheita, jotka ovat samat kuin jos tekisit synkronoinnin ensimmäistä kertaa.

Arvostelu synkronoinnin tilat

Voit arvostelu segmentti tietueista ja niiden synkronointitilasta:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM -välilehteä.

• • Valitse Objekti view ( Kohdenäkymä ) nähdäksesi synkronoitujen, epäonnistuneiden tai pois suljettujen tietueiden määrän. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Voit suodattaa objekti mukaan valitsemalla Kaikki kohteet kohdan Suodata: vieressä.
    • Napsauta kunkin sarakkeen tietueiden lukumäärää nähdäksesi lisätietoja synkronoitavista, epäonnistuneista tai poissuljetuista tietueista. 

• • Voit tarkastella tietueiden segmentti valitsemalla Tietue .
    
    • Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
    • Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
    • Käytä taulukon alaosassa olevaa sivunavigointia tietueiden selaamiseen.
    • Kohdassa toiminta, napsauta nuolta nähdäksesi lisätietoja tietue toiminta.

Vienti synkronointitietueet

Synkronointitietueiden vienti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM -välilehteä.
5. Napsauta Tietue view.
6. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
7. Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
8. Kun olet suodattanut tietueet, valitse taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Vienti.
9. Valitse tiedostomuoto ja valitse sitten Vienti.
10. vienti lähetetään sähköpostitse tili sähköpostiin. Saat myös sovelluksen sisäisen ilmoituksen, kun vienti on valmis.

Sammuta tietojen synkronointi

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla sivupalkissa kohtaan Integraatiot > Connected apps .
3. Valitse QuickBooks Online.
4. Napsauta CRM -välilehteä.
5. Vie hiiren kursori sen objekti päälle , jonka synkronoinnin haluat poistaa käytöstä, napsauta Lisää ja valitse Poista synkronointi käytöstä.

6. Tämä estää tietueiden synkronoinnin HubSpotin ja QuickBooks Onlinen välillä. Kun synkronointi on kytketty pois päältä, voit ottaa sen uudelleen käyttöön valitsemalla Lisää > Ota synkronointi käyttöön.