Käytä HubSpotin integraatiota QuickBooks Onlineen (vanhaa).

Tässä artikkelissa kerrotaan vanhasta HubSpot-QuickBooks Online -integraatiosta. Tämä integraatio on korvattu uudella QuickBooks Online -integraatiolla. Ennen kuin jatkat, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos asennat QuickBooks Online -integraation 2. toukokuuta 2023 jälkeen, sinun tulee noudattaa uusia integraation asennusohjeita.
• Jos olet jo asentanut tämän vanhan integraation, voit päivittää uuteen integraatioon QuickBooks Online -siirtotyökalun avulla. Aloita siirto siirtymällä HubSpotissa QuickBooks Online -integraation asetuksiin. Lisätietoja QuickBooks Online -integraation siirtämisestä.

Integraation käyttö

Integraation yhdistämisen jälkeen voit luoda laskuja, tarkastella niiden tilaa ja käyttää näitä laskuja työnkulkujen käynnistämiseen ja mukautettujen raporttien luomiseen.

Laskujen luominen

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
2. Napsauta kaupan tietueen nimeä.
3. Napsauta oikean paneelin Integraatio Laskut -kortissa Luo lasku.

4. Jos sinulla on useita tilejä, valitse QuickBooks-tili avattavasta valikosta ja napsauta Seuraava.
5. Valitse Luo tarjouksesta, jos haluat luoda laskun olemassa olevasta tarjouksesta, tai Luo alusta.

• • Jos valitset Luo tarjouksesta, HubSpot yrittää yhdistää tarjouksen tiedot QuickBook-tietueisiisi. Jos vastaavaa asiakasta ei löydy, voit valita asiakkaan avattavasta valikosta tai luoda uuden QuickBooks-asiakkaan. Vain julkaistuja ja voimassa olevia tarjouksia voidaan käyttää laskujen luomiseen.

• • Jos valitset Luo alusta, HubSpot yrittää sovittaa kaupan tiedot QuickBook-tietueisiisi. Jos vastaavaa asiakasta ei löydy, voit valita asiakkaan avattavasta valikosta tai napsauttaa Luo uusi [Legacy] QuickBooks Online -asiakas.

6. Napsauta Seuraava.
7. Napsauta + Lisää tuotteita [Legacy] QuickBooks Onlinesta valitaksesi olemassa olevat tuotteet QuickBooksista lisättäväksi laskuusi. Kun olet lisännyt tuotteet, napsauta Seuraava.
   
   
8. Jos luot laskun asiakkaalle, joka asuu Yhdysvaltojen ulkopuolella, jokaiselle riville on määritettävä verokoodi. Verokoodin lisääminen:

• • Napsauta Näytä tuotteen verokoodit.
  • Valitse paneelista verokoodi tietylle riville. Verokoodeja ei tarvitse asettaa Yhdysvaltain QuickBooks-tileille, koska QuickBooks lisää ne puolestaan.

9. Valitse laskun maksuehdot, laskun luontipäivä ja laskun eräpäivä.
10. Kirjoita asiakkaalle lähetettävän viestin osioon teksti, joka näkyy asiakkaan laskussa, ja napsauta sitten Seuraava.
11. Tarkista laskun tiedot. Napsauta Edellinen palataksesi takaisin ja muokataksesi laskun tietoja.
12. Luo lasku QuickBooksissa napsauttamalla Luo lasku.
13. Napsauta laskun nimeä Laskut-osiossa nähdäksesi laskun esikatselun.
14. Lasku on nyt valmis lähetettäväksi QuickBooks-tililtäsi.

Kun lasku on luotu, se merkitään jollakin seuraavista vaiheista:

• Odottaa lähetystä: laskua ei ole vielä lähetetty asiakkaalle.
• Lähetetty asiakkaalle: lasku on lähetetty asiakkaalle.
• Osittainen maksu: lasku on maksettu osittain.
• Maksettu kokonaan: lasku on maksettu kokonaan.
• Maksamattomat: laskun maksupäivä on umpeutunut ja se on nyt maksamatta.

Seuraavat ominaisuudet päivitetään, kun lasku liitetään kauppaan QuickBooks-integraation kautta:

• Laskun summa
• Laskujen vastaanottaja
• Lasku numero
• Laskujen tila
• Lasku eräpäivä

Lisää olemassa oleva lasku

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot, Yritykset tai Kaupat.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Integraatio Laskut -kortissa Lisää olemassa oleva lasku.
4. Jos sinulla on useita tilejä, valitse QuickBooks-tili avattavasta valikosta ja napsauta Seuraava.
5. Etsi lasku ja valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu. Napsauta Lisää.
   
   
6. Tietueeseen liittyvät laskut näkyvät tietueen Integraatio -laskut -kortissa.

Käynnistä työnkulut ja luo mukautettuja raportteja

Kun QuickBooks Online -integraatio on asennettu, voit luoda työnkulkuja käyttämällä alla lueteltuja uusia laskusopimuksen ominaisuuksia. Voit esimerkiksi luoda työnkulun, joka lähettää seurantasähköpostin asiakkaille, jotka eivät ole maksaneet laskuaan eräpäivään mennessä. Tai voit luoda työnkulun, joka lähettää Slack-viestin tiimillesi aina, kun saat maksun.

Uudet kaupan ominaisuudet ovat:

• Laskun summa
• Laskujen vastaanottaja
• Lasku numero
• Laskujen tila
• Laskujen eräpäivä

Käytä uusia laskusopimuksen ominaisuuksia luodaksesi mukautettuja raportteja, jotta saat täyden näkyvyyden tiimisi yritykselle tuottamiin tuloihin.

Huomaa: kun synkronoit useita laskuja HubSpotiin samaan kaupan tietueeseen, yllä olevat ominaisuudet päivitetään QuickBooksissa viimeksi päivitetyn laskun mukaan.

Ota yhteystietojen synkronointi käyttöön

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa paneelissa kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset. Napsauta sitten [Vanha] QuickBooks Online.
3. Siirry Yhteystiedot-välilehteen.
4. Voit synkronoida QuickBooks-asiakkaat HubSpot-yhteystietoihisi napsauttamalla kytkintä .
5. Valitse Luo ja päivitä yhteystiedot -osiossa avattavasta valikosta, mitä tapahtuu, kun QuickBooksiin luodaan tai päivitetään siihen liittyviä yhteystietoja. Vain uudet ja äskettäin päivitetyt yhteystiedot synkronoidaan HubSpotiin.
6. Valitse Yhteystietojen poistaminen -osiossa avattavasta valikosta, mitä tapahtuu, kun QuickBooksiin liitetyt yhteystiedot poistetaan.

Ota tuotesynkronointi käyttöön

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa paneelissa kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset. Napsauta sitten [Legacy] QuickBooks Online.
3. Siirry Tuotteet-välilehteen.
4. Synkronoidaksesi QuickBooks-tuotteet HubSpot-tuotteiden kanssa, napsauta kytkintä .
5. Tuotteiden luominen ja päivittäminen -osiossa voit valita avattavasta valikosta, mitä tapahtuu, kun QuickBooksiin luodaan tai päivitetään niihin liittyviä tietueita. Vain uudet ja äskettäin päivitetyt tuotteet synkronoidaan HubSpotiin.
6. Kohdassa Tuotteiden poistaminen voit pudotusvalikosta valita, mitä tapahtuu, kun QuickBooksiin liitetyt tietueet poistetaan.
7. Siirry Tuotekenttien määritykset- välilehteen nähdäksesi QuickBooksin ja HubSpotin välillä synkronoitavien ominaisuuksien tilan.

Muokkaa kenttien määrityksiä

Huomaa: mukautettujen kenttien määritysten määrittäminen uudessa QuickBooks Online -integraatiossa edellyttää Data Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilausta .

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa paneelissa kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset. Napsauta sitten [Legacy] QuickBooks Online.
3. Napsauta joko Yhteystiedot- tai Tuotteet -välilehteä.
4. Napsauta Yhteystietojen kenttien määritykset tai Tuotteiden kenttien määritykset nähdäksesi HubSpotin ominaisuuksien ja QuickBooks Onlinen kenttien väliset määritykset.
5. Voit lisätä uuden kenttien määrityksen napsauttamalla Lisää uusi määritys.
6. Napsauta avattavia valikoita valitaksesi HubSpot-ominaisuuden ja QuickBooks Online -kentän, jotka haluat yhdistää toisiinsa.
7. Napsauta Tallenna.
8. Voit muokata kentän määritystä napsauttamalla määrityksen vieressä olevaa Toiminnot-painiketta ja valitsemalla Muokkaa.
9. Voit poistaa kentän määrityksen napsauttamalla määrityksen vieressä olevaa Toiminnot-painiketta ja valitsemalla Poista.

Synkronoi laskut QuickBooksista HubSpotiin

Voit määrittää yksisuuntaisen laskujen synkronoinnin QuickBooksista HubSpotiin seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa paneelissa kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset. Napsauta sitten [Vanha] QuickBooks Online.
3. Napsauta Laskut- välilehteä.
4. Voit synkronoida QuickBooks-laskut HubSpot-laskujen kanssa napsauttamalla kytkintä .
5. Luominen ja päivittäminen -osiossa voit valita avattavasta valikosta, mitä HubSpotissa tapahtuu, kun laskuja luodaan tai päivitetään QuickBooksissa.
6. Valitse Laskujen poistaminen -osiossa avattavasta valikosta, mitä tapahtuu, kun laskuja poistetaan QuickBooksissa.
7. Siirry Laskun kenttien määritykset -välilehteen nähdäksesi QuickBooksin ja HubSpotin välisen synkronoinnin tilan.

Tarkastele laskuobjektia

QuickBooksista HubSpotiin synkronoidut tai manuaalisesti lisätyt laskut voidaan tarkastella HubSpotin laskuobjektissa. Voit myös luoda mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia. Laskuobjektin tarkasteleminen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Tämä vie sinut laskujen hakemistosivulle.

Mukautettujen laskuobjektin ominaisuuksien luominen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Ominaisuudet.
3. Napsauta Valitse objekti -pudotus valikkoa ja valitse Laskuominaisuudet.
4. Napsauta Luo ominaisuus ja jatka sitten ominaisuuksien luomista.

Laskuobjektia voidaan käyttää kontaktien segmentoimiseen, työnkulkujen käynnistämiseen ja mukautettujen raporttien luomiseen.