Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Integrations

Gebruik de integratie van HubSpot met QuickBooks

Laatst bijgewerkt: december 7, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de QuickBooks integratie met Hubspot om rechtstreeks vanuit het dealrecord in HubSpot facturenaan te maken , factuurinformatie te bekijken en betalingsgebeurtenissen op de deal-tijdlijn te bekijken.

Installeer de integratie

  • Klik rechtsboven op Visit App Marketplace.
  • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar de Quickbooks integratie. Ga er met de muis overheen en klik op Bekijk de integratie.
  • Klik op Connect App en log in met uw QuickBooks Online details.

Let op: u moet toegang hebben tot uw QuickBooks Online accountgegevens om deze integratie te kunnen installeren. Als u niet zeker bent van uw inloggegevens, moet u contact opnemen met uw QuickBooks admin.

  • Zodra de integratie met succes is verbonden, wordt deze vermeld in uw Connected Apps sectie.
  • U kunt meerdere accounts aansluiten door te navigeren naar het Marktplaatspictogram in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder BeheerVerbonden apps.
  • Selecteer QuickBooks Online en klik rechtsboven op Connect QuickBooks account . U kunt de verbinding met uw account ook verbreken door te kiezen voor Verbinding verbreken.

Let op: alleen facturen die zijn aangemaakt in HubSpot zullen automatisch zichtbaar zijn in uw HubSpot account. Om facturen die zijn aangemaakt in uw Quickbooks account te kunnen bekijken, moeten deze worden toegevoegd aan HubSpot.

Gebruik van de integratie

Gebruik de QuickBooks Online integratie om facturen te maken van uw deal record, factuurinformatie en -status te bekijken en betalingsgebeurtenissen te bekijken op de tijdlijn van het deal record.

Let op: als een factuur in QuickBooks in een andere valuta is dan de HubSpot deal waarmee hij synchroniseert, zal HubSpot de factuurgegevens van Quickbooks niet synchroniseren met de deal-eigenschappen.

Facturen aanmaken

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Klik op de naam een deal record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen, op Factuuraanmaken.
create-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere accounts heeft, selecteer dan een QuickBooks account in de dropdown en klik op Volgende.
  • Selecteer of u uw factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of Creëer vanuit het niets.
    • Als u Create from quote selecteert, zal HubSpot proberen uw offertegegevens te matchen met uw QuickBook-records. Als er geen passende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe QuickBook-klant.

Let op: alleen offertes die zijn gepubliceerd en niet zijn verlopen, kunnen worden gebruikt om facturen aan te maken.

    • Als u Create from scratch selecteert, zal HubSpot proberen uw deal details te matchen met uw QuickBook records. Als er geen passende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe QuickBook-klant aanmaken.
  • Klik op Volgende.
select-customer-quickbooks
  • Klik op Producten toevoegen van QuickBooks om bestaande producten van QuickBooks te selecteren en toe te voegen aan uw factuur. Zodra u uw producten hebt toegevoegd, klikt u op Volgende.
add-products-quickbooks

Let op: voor internationale rekeningen kunt u belastingcodes toevoegen aan uw factuur en een meervoudige valutasynchronisatie uitvoeren.

  • Selecteer de Betalingsvoorwaarden, Factuur aanmaken datum en Vervaldatum van de factuur voor uw factuur.
  • Schrijf in de rubriek Schrijf een bericht naar uw klant, schrijf de tekst die op de factuur van uw klant zal verschijnen en klik vervolgens op Volgende.
invoice-payment-quickbooks
  • Bekijk uw factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en uw factuurgegevens te bewerken.
  • Om uw factuur in QuickBooks aan te maken, klikt u op Conceptfactuur aanmaken.
  • Klik op de naam van de factuur in de sectie Facturen om een voorbeeld van uw factuur te bekijken.
  • Uw factuur is nu klaar om te worden verzonden vanuit uw Quickbooks-account.

 

Zodra uw factuur is aangemaakt, wordt deze getagd met een van de onderstaande stappen:

  • Wachtend op verzending: de factuur is niet naar de klant gestuurd.
  • Verzonden aan de klant: de factuur is naar de klant gestuurd.
  • Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
  • Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Achterstallig: de factuur is over de betaaldatum heen en is nu achterstallig.

Een bestaande factuur toevoegen

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten, Bedrijven of Handelszaken.
  • Klik op de naam van een record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen, op Bestaande factuur toevoegen.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere accounts heeft, selecteer dan een QuickBooks account in de dropdown en klik op Volgende.
  • Zoek en selecteer het selectievakje links op de factuur. Klik op Toevoegen.
  • De bij het record behorende facturen staan vermeld in het gedeelte Facturen op het record.
    invoice-deal-record

Triggeren van workflows en het maken van aangepaste rapporten

Wanneer de QuickBooks integratie is geïnstalleerd, kunt u workflows aanmaken met behulp van de nieuwe factuurafhandelingseigenschappen die hieronder staan vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow aan die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur niet op de vervaldatum hebben betaald. Of maak een workflow die een Slack-bericht naar uw team stuurt elke keer dat u een betaling int.

De nieuwe deal eigenschappen zijn onder andere:

  • Factuurbedrag
  • Factuurontvanger
  • Factuurnummer
  • Factuurstatus
  • Vervaldatum van de factuur

Gebruik de nieuwe factuureigenschappen om aangepaste rapporten te maken zodat u volledig inzicht heeft in de inkomsten die uw team voor het bedrijf genereert.

Zet de contactsynchronisatie aan

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Contacten.
  • Om Quickbooks-klanten te synchroniseren met uw HubSpot-contacten, klikt u op om de schakelaar aan te zetten.

quickbooks-contact-sync

  • In de sectie Contacten maken en bijwerken gebruikt u het dropdown menu om te bepalen wat er gebeurt als er geassocieerde contacten worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Contacten verwijderen gebruikt u het dropdown menu om te bepalen wat er gebeurt als geassocieerde contacten worden verwijderd in Quickbooks.
  • Let op: alleen nieuw aangemaakte contacten zullen synchroniseren met HubSpot.

Zet de productsynchronisatie aan

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Producten.
  • Om Quickbooks-producten te synchroniseren met uw HubSpot-producten, klikt u op de schakelaar om deze in te schakelen.
quickbooks-product-sync

 

  • Gebruik het dropdown menu in de sectie Producten maken en bijwerken om te bepalen wat er gebeurt als er geassocieerde records worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Producten verwijderen gebruikt u het dropdown menu om te bepalen wat er gebeurt als geassocieerde records worden verwijderd in Quickbooks.

Let op: alleen nieuw aangemaakte producten worden gesynchroniseerd met HubSpot.

  • Navigeer naar het tabblad Product property mappings om de status van de eigenschappen van Quickbooks en HubSpot te bekijken.

Gebruik QuickBooks geavanceerde functies

Als u uw QuickBook advance account hebt geïntegreerd in HubSpot kunt u uw factuur ook rechtstreeks naar de QuickBooks taakmanager sturen , QuickBooks workflows aanmaken en toegang krijgen tot extra rapportages.

Stuur facturen naar de Quickbooks taakmanager

Wanneer een gebruiker een factuur aanmaakt en deze naar QuickBooks vooruit stuurt, worden de gegevens van de offerte of deal naar de QuickBooks task manager gestuurd. Om toegang te krijgen tot de task manager in uw QuickBooks account:

  • Log in op uw Quickbooks Online account.
  • Klik in het linkerpaneel op HubSpot.
  • Klik in de sectie To Do op Taken weergeven.
quickbooks- task-manager

 

Hier kunt u de conceptfacturen goedkeuren of nieuwe taken aanmaken.

Zet workflows op in QuickBooks om taken te automatiseren

In het gedeelte Taakbeheer kunt u workflows instellen om automatisch taken aan te maken wanneer een actie moet worden uitgevoerd. Er zijn vier standaardworkflows waaruit u kunt kiezen:

  1. Aanmaning tot betaling
  2. Betaal verkoper herinnering
  3. Herinnering van bankdeposito's
  4. Herinnering aan niet-verzonden facturen

U kunt uw workflows aanpassen in uw QuickBooks Online account voordat u ze aanzet.

Leer meer over het aansluiten van HubSpot en Quickbooks Online Advanced.