Gebruik HubSpot's integratie met QuickBooks Online (legacy)

In dit artikel lees je meer over de oude HubSpot-QuickBooks Online integratie. Deze integratie wordt vervangen door de nieuwe QuickBooks online integratie. Voordat je verder gaat, moet je rekening houden met het volgende:

• Als je de QuickBooks Online integratie na 2 mei 2023 installeert, moet je in plaats daarvan de nieuwe installatiestappen voor de integratie volgen.
• Als je deze oude integratie al hebt geïnstalleerd, kun je de QuickBooks Online migratietool gebruiken om te upgraden naar de nieuwe integratie. Om de migratie te starten, navigeer je naar de instellingen van je QuickBooks Online integratie in HubSpot. Meer informatie over het migreren van je QuickBooks Online integratie.

De integratie gebruiken

Na het aansluiten van de integratie kun je facturen maken, hun status bekijken en deze facturen gebruiken om workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.

Facturen maken

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van een dealrecord.
• Klik in het rechterpaneel in de sectie Integratiefacturen op Factuur maken.

Let op: de zijkaart Integratie Facturen is verwijderd in de nieuwe QuickBooks Online integratie. Meer informatie over deze wijziging vind je op HubSpot's Community.

• Als je meerdere accounts hebt, selecteer je een QuickBooks-account in de vervolgkeuzelijst en klik je op Volgende.
• Selecteer of je de factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of helemaal opnieuw wilt maken.
  • Als je Aanmaken vanaf offerte selecteert, probeert HubSpot je offertegegevens te matchen met je QuickBook-records. Als er geen overeenkomende klant wordt gevonden, kun je een klant selecteren in de vervolgkeuzelijst of klikken op Een nieuwe QuickBook-klant maken.

Let op: alleen offertes die zijn gepubliceerd en niet zijn verlopen, kunnen worden gebruikt om facturen te maken.

• • Als je Creëer vanaf nul selecteert, probeert HubSpot je dealgegevens te matchen met je QuickBook records. Als er geen overeenkomende klant wordt gevonden, kun je een klant uit de vervolgkeuzelijst selecteren of klikken op Maak een nieuwe Quickbooks-klant.
• Klik op Volgende.

• Klik op Producten uit QuickBooks toevoegen om bestaande producten uit QuickBooks te selecteren om toe te voegen aan je factuur. Klik op Volgende als je de producten hebt toegevoegd.

• Als je een factuur maakt voor een klant buiten de VS, zijn belastingcodes vereist voor elke regel. Zo voeg je een belastingcode toe:
  • Klik op Productbelastingcodes weergeven.
  • Selecteer in het paneel de belastingcode voor het specifieke artikel.

• Selecteer de betalingsvoorwaarden, de aanmaakdatum van de factuur en de vervaldatum van de factuur voor je factuur.
• Schrijf in het gedeelte Schrijf een bericht aan je klant de tekst die op de factuur van je klant komt te staan en klik op Volgende.

• Bekijk je factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en je factuurgegevens te bewerken.
• Om je factuur in QuickBooks te maken, klik je op Conceptfactuur maken.
• Klik op de naam van de factuur in het gedeelte Facturen om een voorbeeld van je factuur te bekijken.
• Je factuur is nu klaar om te worden verzonden vanuit je Quickbooks-account.

Zodra je factuur is aangemaakt, wordt deze getagd met een van de onderstaande stappen:

• Wacht op verzending: de factuur is nog niet naar de klant verzonden.
• Verzonden naar klant: de factuur is verzonden naar de klant.
• Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
• Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
• Achterstallig: de factuur is over de betaaldatum heen en is nu achterstallig.

De volgende eigenschappen worden bijgewerkt wanneer een factuur is gekoppeld aan een deal via de Quickbooks-integratie:

• Factuurbedrag gefactureerd
• Ontvanger factuur
• Factuurnummer
• Factuurstatus
• Factuurdatum

Een bestaande factuur toevoegen

• Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten, Bedrijven of Deals.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het rechterpaneel in de sectie Integratiefacturen op Bestaande factuur toevoegen.
  
  

Let op: de zijkaart Integratie Facturen is verwijderd in de nieuwe QuickBooks Online integratie. Meer informatie over deze wijziging vind je op HubSpot's Community.

• Als je meerdere accounts hebt, selecteer je een QuickBooks-account in de vervolgkeuzelijst en klik je op Volgende.
• Zoek en selecteer het selectievakje links van de factuur. Klik op Toevoegen.
• De facturen die aan de record zijn gekoppeld, worden weergegeven in het gedeelteIntegratiefacturen van de record.
  
  
  

Workflows triggeren en aangepaste rapporten maken

Als de QuickBooks Online-integratie is geïnstalleerd, kun je workflows maken met behulp van de nieuwe eigenschappen voor factuurdeals die hieronder worden vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur op de vervaldatum nog niet hebben betaald. Of maak een workflow die een Slack-bericht naar je team stuurt telkens wanneer je een betaling int.

Nieuw in de deal zijn onder andere:

• Factuurbedrag gefactureerd
• Ontvanger factuur
• Factuurnummer
• Factuurstatus
• Factuurdatum

Gebruik de nieuwe eigenschappen voor factuurdeals om aangepaste rapporten te maken, zodat je volledig inzicht hebt in de inkomsten die je team genereert voor het bedrijf.

Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert met hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt met de meest recent bijgewerkte factuur in Quickbooks.

Contacten synchroniseren inschakelen

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
• Klik op het tabblad Contacten.
• Om klanten in Quickbooks te synchroniseren met je HubSpot-contactpersonen, klik je op om de schakelaar aan te zetten.

• Gebruik in het gedeelte Contactpersonen maken en bijwerken het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde contactpersonen worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
• Gebruik in het gedeelte Contactpersonen verwijderen het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde contactpersonen in Quickbooks worden verwijderd.

Let op: alleen nieuw aangemaakte en recent bijgewerkte contactpersonen worden gesynchroniseerd met HubSpot.

Schakel productsynchronisatie in

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
• Klik op het tabblad Producten.
• Om Quickbooks producten te synchroniseren met je HubSpot producten, klik je op om de schakelaar aan te zetten.

• Gebruik in het gedeelte Producten maken en bijwerken het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde records worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
• Gebruik in het gedeelte Producten verwijderen het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde records in Quickbooks worden verwijderd.

Let op: alleen nieuw aangemaakte en recent bijgewerkte producten worden gesynchroniseerd met HubSpot.

• Navigeer naar het tabblad Producteigenschappen om de status van de synchronisatie tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.

Veldtoewijzingen bewerken

Let op: een Operations Hub Starter, Professional of Enterprise abonnement is vereist voor het instellen van aangepaste veldtoewijzingen in de nieuwe QuickBooks Online integratie.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
• Klik op de tab Contactpersonen of Producten.
• Klik op Contactveldkoppelingen of Productveldkoppelingen om de koppelingen tussen eigenschappen in HubSpot en velden in Quickbooks Online te bekijken.
• Om een nieuwe veldtoewijzing toe te voegen, klik je op Nieuwe toewijzing toevoegen.
• Klik op de vervolgkeuzemenu's om de HubSpot eigenschap en het Quickbooks Online veld te selecteren die je aan elkaar wilt koppelen.
• Klik op Opslaan.
• Om een veldtoewijzing te bewerken, klik je op Acties naast de toewijzing en klik je op Bewerken.
• Om een veldtoewijzing te verwijderen, klikt u op Acties naast de toewijzing en klikt u op Verwijderen.

Geavanceerde functies van QuickBooks gebruiken

Als je je QuickBook advance account hebt geïntegreerd met HubSpot, kun je je factuur ook rechtstreeks naar de taakbeheerder van QuickBooks sturen, QuickBooks workflows maken en toegang krijgen tot extra rapportage.

Facturen verzenden naar de taakbeheerder van QuickBooks

Wanneer een gebruiker een factuur maakt en deze naar QuickBooks advance stuurt, worden de gegevens van de offerte of deal naar de taakbeheerder van QuickBooks gestuurd. Om toegang te krijgen tot de task manager in uw Quickbooks account:

• Log in op uw Quickbooks Online account.
• Klik in het linkerpaneel op HubSpot.
• Klik in de sectie Te doen op Taken weergeven.

Hier kun je conceptfacturen goedkeuren of nieuwe taken aanmaken.

Workflows instellen in QuickBooks om taken te automatiseren

In het onderdeel Taakbeheer kun je workflows instellen om automatisch taken aan te maken wanneer een actie moet worden voltooid. Je kunt kiezen uit vier standaard workflows:

1. Betalingsherinnering
2. Herinnering leverancier betalen
3. Herinnering bankdeposito's
4. Herinnering niet verzonden facturen

Je kunt je workflows aanpassen in je QuickBooks Online account voordat je ze inschakelt.

Meer informatie over het koppelen van HubSpot en Quickbooks Online Advanced.

Facturen synchroniseren van QuickBooks naar HubSpot

Om een eenrichtingssynchronisatie van facturen van QuickBooks naar HubSpot in te stellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
• Klik op het tabblad Facturen.
• Om Quickbooks facturen te synchroniseren met je HubSpot facturen, klik je op om de schakelaar aan te zetten.

• Gebruik in het gedeelte Facturen maken en bijwerken het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er in HubSpot gebeurt wanneer facturen worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
• Gebruik in het gedeelte Factuur verwijderen het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als facturen worden verwijderd in Quickbooks.
• Navigeer naar het tabblad Factuurveldtoewijzingen om de status van de synchronisatie van eigenschappen tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.

Het factuurobject bekijken

Facturen die zijn gesynchroniseerd of handmatig zijn toegevoegd aan HubSpot vanuit QuickBooks kunnen worden bekeken in het factuurobject van HubSpot. Je kunt ook aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken. Om het factuurobject te bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik linksboven op Contacten. Selecteer Facturen in het vervolgkeuzemenu. Zo kom je op de factuurindexpagina.

Aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik op Eigenschappen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Factuureigenschappen.
• Maak vervolgens uw eigenschappen.

Het factuurobject kan worden gebruikt om contactpersonen te segmenteren, workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.