Integrations

Gebruik de integratie van HubSpot met QuickBooks

Laatst bijgewerkt: oktober 23, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de QuickBooks integratie met Hubspot om rechtstreeks vanuit het dealrecord in HubSpot facturenaan te maken , factuurinformatie te bekijken en betalingsgebeurtenissen op de deal-tijdlijn te bekijken.

Installeer de integratie

  • Klik rechtsboven op Visit App Marketplace.
  • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar de Quickbooks integratie. Ga er met de muis overheen en klik op Bekijk de integratie.
  • Klik op Connect App en log in met uw QuickBooks Online details.

Let op: u moet toegang hebben tot uw QuickBooks Online-accountgegevens om deze integratie te kunnen installeren. Als u niet zeker bent van uw inloggegevens, moet u contact opnemen met uw QuickBooks admin.

  • Zodra de integratie met succes is verbonden, zal het worden vermeld in uw Connected Apps sectie.
  • U kunt meerdere accounts verbinden door te navigeren naar de marktplaatsvan de Marktplaatsin de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheer Verbondenapps.
  • Selecteer QuickBooks Online en klik rechtsboven opConnect QuickBooks account . U kunt de verbinding met uw account ook verbreken door te kiezen voor Verbinding verbreken.

Let op: alleen facturen die zijn aangemaakt in HubSpot zijn automatisch zichtbaar in uw HubSpot-account. Om facturen die zijn aangemaakt in uw Quickbooks account te kunnen bekijken, moeten deze worden toegevoegd aan HubSpot.

Gebruik van de integratie

Gebruik de QuickBooks Online integratie om facturen te maken van uw deal record, factuurinformatie en -status te bekijken en betalingsgebeurtenissen te bekijken op de tijdlijn van het deal record.

Let op: als een factuur in QuickBooks in een andere valuta is dan de HubSpot-deal waarmee hij synchroniseert, zal HubSpot de factuurgegevens van Quickbooks niet synchroniseren met de deal-eigenschappen.

Facturen aanmaken

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Klik op de naam een deal record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen , op Factuuraanmaken.
create-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere accounts hebt, selecteert u een QuickBooks-account in de dropdown en klikt u op Volgende.
  • Selecteer of u uw factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of vanuit het nietswilt maken.
    • Als u Create from quote selecteert, zal HubSpot proberen uw offertegegevens te matchen met uw QuickBook-records. Als er geen passende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe QuickBook-klant.

Let op: alleen offertes die zijn gepubliceerd en niet zijn verlopen, kunnen worden gebruikt om facturen aan te maken.

    • Als u Create from scratch selecteert, zal HubSpot proberen om uw deal details te matchen met uw QuickBook records. Als er geen passende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe QuickBook-klant.
  • Klik op Volgende.
select-customer-quickbooks
  • Klik op Producten toevoegen van QuickBooks om bestaande producten van QuickBooks te selecteren en toe te voegen aan uw factuur. Zodra u uw producten hebt toegevoegd, klikt u op Volgende.
add-products-quickbooks

Let op: voor internationale rekeningen kunt u belastingcodes toevoegen aan uw factuur en een meervoudige valutasynchronisatie uitvoeren.

  • Selecteer de Betalingsvoorwaarden, Factuur aanmaken datum en Vervaldatum van de factuur voor uw factuur.
  • Schrijf in de rubriek Schrijf een bericht naar uw klant, schrijf de tekst die op de factuur van uw klant zal verschijnen en klik vervolgens op Volgende.
invoice-payment-quickbooks
  • Bekijk uw factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en uw factuurgegevens te bewerken.
  • Om uw factuur in QuickBooks aan te maken, klikt u op Conceptfactuur aanmaken.
  • Klik op de naam van de factuur in het gedeelte Facturen om een voorbeeld van uw factuur te bekijken.
  • Uw factuur is nu klaar om te worden verzonden vanuit uw QuickBooks-account.

Zodra uw factuur is aangemaakt, wordt deze getagd met een van de onderstaande stappen:

  • Wachten op verzending: de factuur is nog niet naar de klant verzonden.
  • Verzonden naar klant: de factuur is verzonden naar de klant.
  • Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
  • Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Achterstallig: de factuur is achterstallig en is nu achterstallig.

Een bestaande factuur toevoegen

  • In uw HubSpot account navigeert u naar Contacten, Bedrijven of Handelszaken.
  • Klik op de naam van een record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen, op Bestaande factuur toevoegen.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere accounts heeft, selecteer dan een QuickBooks account in de dropdown, en klik op Volgende.
  • Zoek en selecteer het selectievakje links op de factuur. Klik op Toevoegen.
  • De facturen die aan het record zijn gekoppeld, staan in de sectie Facturen op het record.
    invoice-deal-record

Workflows triggeren en aangepaste rapporten maken

Wanneer de QuickBooks integratie is geïnstalleerd, kunt u workflows aanmaken met behulp van de nieuwe factuurafhandelingseigenschappen die hieronder staan vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow aan die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur niet op de vervaldatum hebben betaald. Of maak een workflow die een Slack-bericht naar uw team stuurt elke keer dat u een betaling int.

Nieuwe deal eigenschappen omvatten:

  • Factuurbedrag gefactureerd
  • Factuurontvanger
  • Factuurnummer
  • Factuurstatus
  • Factuur vervaldatum

Gebruik de nieuwe factuureigenschappen om aangepaste rapporten te maken zodat u volledig inzicht heeft in de inkomsten die uw team voor het bedrijf genereert.

Zet de contactsynchronisatie aan

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Contacten.
  • Om Quickbooks-klanten te synchroniseren met uw HubSpot-contacten, klikt u op om de schakelaar aan te zetten.

quickbooks-contact-sync

  • In het gedeelte Contacten maken en bijwerken gebruikt u het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als er geassocieerde contactpersonen worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Contacten verwijderen gebruikt u het vervolgkeuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde contactpersonen worden verwijderd in Snelboeken.

Productsynchronisatie inschakelen

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Producten.
  • Om Quickbooks-producten te synchroniseren met uw HubSpot-producten, klikt u op om de schakelaar aan te zetten.
quickbooks-product-sync

  • Gebruik het vervolgkeuzemenu in het gedeelte Producten maken en bijwerken om te bepalen wat er gebeurt als er geassocieerde records worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Producten verwijderen gebruikt u het keuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde records worden verwijderd in Quickbooks.

Let op: alleen nieuw aangemaakte producten worden gesynchroniseerd met HubSpot.

  • Navigeer naar het tabblad Product property mappings om de status van de synchronisatie tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.