Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Integrations

Gebruik HubSpot's integratie met QuickBooks Online

Laatst bijgewerkt: oktober 20, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de QuickBooks Online-integratie met HubSpot om facturen rechtstreeks vanuit het dealrecord in HubSpotte maken , factuurgegevens te bekijken en betalingsgebeurtenissen op de tijdlijn van de deal te zien.

Installeer de integratie

  • Gebruik de zoekbalk om de QuickBooks Online integratie te zoeken en te selecteren.
  • Klik rechtsboven op Installeer app.
  • Log in met uw QuickBooks Online gegevens.
  • Zodra de integratie met succes is verbonden, zal deze worden vermeld in uw sectie Verbonden Apps.
  • U kunt meerdere accounts koppelen door te navigeren naar hetpictogrammarketplacevan arketplaMarketplace in de hoofdnavigatiebalk. OnderBeheren selecteert uAangesloten apps.
  • Selecteer QuickBooks Online en klik rechtsboven opQuickBooks account verbinden . U kunt uw account ook ontkoppelen doorOntkoppelen te selecteren.

Let op: het is niet mogelijk om een QuickBooks sandbox account te koppelen aan HubSpot.

Gebruik van de integratie

Gebruik de QuickBooks Online integratie om facturen aan te maken vanuit uw deal record, bekijk factuur informatie en status, en zie betalingsgebeurtenissen op de deal record tijdlijn. QuickBook-producten kunnen niet worden gebruikt als regelitems op een dealrecord in HubSpot, om QuickBook-producten te gebruiken, moeten deze handmatig worden toegevoegd.

Let op:
  • Als een factuur in QuickBooks in een andere valuta is dan de bedrijfsvaluta van het HubSpot account, zal HubSpot de factuurgegevens van Quickbooks niet synchroniseren met de eigenschappen van de deal.
  • Alleen facturen aangemaakt in HubSpot zullen automatisch zichtbaar zijn in uw HubSpot account. Om facturen gemaakt in uw Quickbooks account te bekijken, moeten ze worden toegevoegd aan HubSpot.

Facturen maken

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Klik op de naam van een deal record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen , op Factuuraanmaken.
create-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-rekening in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
  • Selecteer of u uw factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of helemaal opnieuw wilt maken.
    • Als u Create from quote selecteert, zal HubSpot proberen uw offerte details te matchen met uw QuickBook records. Als er geen overeenkomende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe Quickbooks-klant aanmaken.

Let op: alleen offertes die zijn gepubliceerd en niet zijn verlopen kunnen worden gebruikt om facturen te maken.

    • Als u Create from scratch selecteert, zal HubSpot proberen uw deal details te matchen met uw QuickBook records. Als er geen overeenkomende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klikken op een nieuwe Quickbooks-klant aanmaken.
  • Klik op Volgende.
select-customer-quickbooks
  • Klik op Producten uit QuickBooks toevoegen om bestaande producten uit QuickBooks te selecteren en aan uw factuur toe te voegen. Zodra u uw producten hebt toegevoegd, klikt u op Volgende.
add-products-quickbooks
Let op:
  • Voor niet-Amerikaanse QuickBook-rekeningen zijn bij het aanmaken van een factuur belastingcodes vereist voor elke regel.
  • Voor Amerikaanse QuickBook-rekeningen hoeven geen belastingcodes te worden verzonden, aangezien QuickBooks deze zelf toevoegt.
  • Selecteer de Betalingstermijnen, Factuur aanmaakdatum en Factuur vervaldatum voor uw factuur.
  • Schrijf in het gedeelte Schrijf een bericht aan uw klant de tekst die op de factuur van uw klant zal verschijnen, en klik dan op Volgende.
invoice-payment-quickbooks
  • Controleer uw factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en uw factuurgegevens te bewerken.
  • Om uw factuur in QuickBooks te maken, klikt u op Conceptfactuur maken.
  • Klik op de naam van de factuur in het gedeelte Facturen om een voorbeeld van uw factuur te bekijken.
  • Uw factuur is nu klaar om verzonden te worden vanuit uw Quickbooks account.

Zodra uw factuur is aangemaakt, wordt deze getagd met een van de onderstaande fasen:

  • Wachtend op verzending: de factuur is nog niet naar de klant verzonden.
  • Verzondennaar klant: de factuur is verzonden naar de klant.
  • Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
  • Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Achterstallig: de factuur is over de betaaldatum heen en is nu achterstallig.

Let op:

  • HubSpot kan geen factuur aanmaken in QuickBooks als Klant transactienummers zijn ingeschakeld in QuickBooks. Dit moet uitgeschakeld zijn voor HubSpot om facturen aan te maken in QuickBooks
  • Alleen facturen aangemaakt in HubSpot zullen automatisch zichtbaar zijn in uw HubSpot account. Om facturen gemaakt in uw Quickbooks account te bekijken, moeten ze worden toegevoegd aan HubSpot.
  • HubSpot kan geen factuur aanmaken in QuickBooks als Klant transactienummers zijn ingeschakeld in QuickBooks. Dit moet uitgeschakeld zijn voor HubSpot om facturen aan te maken in QuickBooks

Een bestaande factuur toevoegen

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Contacten, Bedrijven of Afspraken.
  • Klik op de naam van een record.
  • In het rechterpaneel, in de sectie Facturen , klik op Bestaande factuur toevoegen.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-rekening in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
  • Zoek en selecteer het selectievakje links van de factuur. Klik op Toevoegen.
  • De aan het record gekoppelde facturen worden vermeld in de rubriek Facturen van het record.
    invoice-deal-record

Workflows triggeren en aangepaste rapporten maken

Wanneer de QuickBooks Online-integratie is geïnstalleerd, kunt u workflows maken met de nieuwe eigenschappen voor factuurovereenkomsten die hieronder worden vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur niet op de vervaldatum hebben betaald. Of stel een workflow samen waarmee u een Slack-bericht naar uw team stuurt telkens wanneer u een betaling int.

Nieuwe eigendommen zijn onder andere:

  • Factuurbedrag gefactureerd
  • Ontvanger van de factuur
  • Factuurnummer
  • Factuur status
  • Vervaldatum van de factuur

Gebruik de nieuwe eigenschappen van factuurdeals om aangepaste rapporten te maken, zodat u volledig zicht hebt op de inkomsten die uw team genereert voor het bedrijf.

Let op: bij het synchroniseren van meerdere facturen naar HubSpot voor dezelfde deal record, zullen de bovenstaande eigenschappen worden bijgewerkt door de meest recent bijgewerkte factuur in Quickbooks.

Schakel contact sync in

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Contacten.
  • Om Quickbooks klanten te synchroniseren met uw HubSpot contacten, klik om de schakelaar aan te zetten.

quickbooks-contact-sync

  • In de sectie Creëren en bijwerken van contacten, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt wanneer geassocieerde contacten worden gecreëerd of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Contacten verwijderen, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt als geassocieerde contacten in Quickbooks worden verwijderd.

Let op: alleen nieuw aangemaakte contacten worden gesynchroniseerd met HubSpot.


Schakel productsynchronisatie in

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Producten.
  • Om Quickbooks producten te synchroniseren met uw HubSpot producten, klik om de schakelaar aan te zetten.
quickbooks-product-sync

  • In de sectie Aanmaken en bijwerken van producten, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt wanneer geassocieerde records worden aangemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Producten verwijderen, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt als geassocieerde records in Quickbooks worden verwijderd.

Let op: alleen nieuw aangemaakte producten zullen synchroniseren met HubSpot.

  • Navigeer naar de Product property mappings tab om de status van de eigenschappen synchronisatie tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.

Veldtoewijzingen bewerken

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naarIntegraties >Aangesloten apps en klik vervolgens opQuickbooks Online.
  • Klik op het tabbladContactpersonen ofProducten.
  • Klik opContact field mappings ofProduct field mappings om de mappings tussen eigenschappen in HubSpot en velden in Quickbooks Online te bekijken.
  • Om een nieuwe veldtoewijzing toe te voegen, klik opNieuwe toewijzing toevoegen.
  • Klik op de dropdown menu's om de HubSpot eigenschap en het Quickbooks Online veld te selecteren die u aan elkaar wilt koppelen.
  • Klik opOpslaan.
  • Om een veldtoewijzing te bewerken, klik opActies naast de toewijzing en klik op Bewerken.
  • Om een veldtoewijzing te verwijderen, klik op Acties naast de toewijzing en klik op Verwijderen.

Gebruik de geavanceerde functies van QuickBooks

Als u uw QuickBook advance account heeft geïntegreerd met HubSpot kunt u ook uw factuur direct naar de QuickBooks task managersturen , QuickBooks workflows aanmaken en toegang krijgen tot extra rapportage.

Stuur facturen naar de Quickbooks taakbeheerder

Wanneer een gebruiker een factuur maakt en deze naar QuickBooks vooruit stuurt, worden de gegevens van de offerte of deal naar de QuickBooks taakbeheerder gestuurd. Om toegang te krijgen tot de task manager in uw Quickbooks account:

  • Log in op uw Quickbooks Online account.
  • In het linkerpaneel, klik op HubSpot.
  • Klik in de To Do-sectie op Taken bekijken.
quickbooks- task-manager

Hier kunt u ontwerpfacturen goedkeuren of nieuwe taken aanmaken.

Workflows in QuickBooks opzetten om taken te automatiseren

In het onderdeel Taakbeheer kunt u workflows instellen om automatisch taken aan te maken wanneer een actie moet worden voltooid. Er zijn vier standaard workflows om uit te kiezen:

  1. Herinnering betaling
  2. Verkoper aanmanen
  3. Aanmaning bankdeposito's
  4. Herinnering niet-verzonden facturen

U kunt uw workflows aanpassen in uw QuickBooks Online-account voordat u ze inschakelt.

Meer informatie over het verbinden van HubSpot en Quickbooks Online Advanced.