Laatst bijgewerkt: februari 13, 2023
Gebruik de QuickBooks Online integratie met HubSpot om rechtstreeks vanuit het dealrecord in HubSpot facturen te maken , factuurinformatie te bekijken en betalingsgebeurtenissen op de tijdlijn van de deal te zien.
Installeer de integratie
- Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram in de hoofdnavigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Gebruik de zoekbalk om de QuickBooks Online integratie te vinden en te selecteren.
- Klik rechtsboven op app installeren.
-
Log in met uw QuickBooks Online gegevens.
- Zodra de integratie met succes is verbonden, wordt deze vermeld in uw sectie Verbonden Apps.
- U kunt meerdere accounts verbinden door te navigeren naar hetarketplaMarketplace-pictogram in de hoofdnavigatiebalk. Onder Beheer selecteert u Verbonden apps.
- Selecteer QuickBooks Online en klik rechtsboven op QuickBooks account verbinden . U kunt uw account ook ontkoppelen door Ontkoppelen te selecteren.
- Het is niet mogelijk om een QuickBooks sandbox account te koppelen aan HubSpot.
- Het wordt aanbevolen om de instelling Aangepaste transactienummers in QuickBooks uit te schakelen wanneer u de integratie gebruikt, omdat dit fouten en problemen met de synchronisatie kan veroorzaken.
De integratie gebruiken
Na het aansluiten van de integratie kunt u facturen aanmaken, hun status bekijken en deze facturen gebruiken om workflows te activeren en aangepaste rapporten te maken.
- Als een factuur in QuickBooks in een andere valuta is dan de bedrijfsvaluta van het HubSpot-account, zal HubSpot de factuurgegevens uit Quickbooks niet synchroniseren met de deal eigenschappen.
- Alleen facturen gemaakt in HubSpot zullen automatisch zichtbaar zijn in je HubSpot account. Om facturen gemaakt in je Quickbooks account te bekijken, moeten ze worden toegevoegd aan HubSpot.
Facturen aanmaken
- Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
- Klik op de naam van een deal record.
- Klik in het rechterpaneel, in de sectie Integratiefacturen , op Factuurmaken.
- Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-account in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
- Selecteer of u uw factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of vanaf nul wilt creëren.
- Als je Create from quote selecteert, probeert HubSpot je offertegegevens te matchen met je QuickBook records. Als er geen matchende klant kan worden gevonden, kun je een klant uit de dropdown selecteren of op een nieuwe Quickbooks klant aanmaken klikken.
- Als je Create from quote selecteert, probeert HubSpot je offertegegevens te matchen met je QuickBook records. Als er geen matchende klant kan worden gevonden, kun je een klant uit de dropdown selecteren of op een nieuwe Quickbooks klant aanmaken klikken.
Let op: alleen gepubliceerde en niet vervallen offertes kunnen worden gebruikt om facturen te maken.
-
- Als je Create from scratch selecteert, probeert HubSpot je dealgegevens te matchen met je QuickBook records. Als er geen overeenkomende klant wordt gevonden, kun je een klant uit de dropdown selecteren of op een nieuwe Quickbooks-klant aanmaken klikken.
- Klik op Volgende.
- Klik op Producten uit QuickBooks toevoegen om bestaande producten uit QuickBooks te selecteren om toe te voegen aan uw factuur. Zodra u uw producten hebt toegevoegd, klikt u op Volgende.
- Als u een factuur maakt voor een klant buiten de VS, zijn belastingcodes vereist voor elke post. Om een belastingcode toe te voegen:
- Klik op Productbelastingcodes weergeven.
- Selecteer in het paneel de belastingcode voor het specifieke artikel.
- Selecteer de betalingsvoorwaarden, de aanmaakdatum van de factuur en devervaldatum van de factuur voor uw factuur.
- In het gedeelte Schrijf een bericht aan uw klant schrijft u de tekst die op de factuur van uw klant komt te staan en klikt u op Volgende.
- Bekijk uw factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en uw factuurgegevens te bewerken.
- Om uw factuur in QuickBooks te maken, klikt u op Conceptfactuur maken.
- Klik op de naam van de factuur in de sectie Facturen om een voorbeeld van uw factuur te bekijken.
- Uw factuur is nu klaar om verzonden te worden vanuit uw Quickbooks account.
Zodra uw factuur is aangemaakt, wordt deze gelabeld met een van de onderstaande stappen:
- Waiting to be sent: de factuur is nog niet verzonden naar de klant.
- Verzonden naar klant: de factuur is verzonden naar de klant.
- Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
- Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
- Achterstallig: de factuur is voorbij de betalingsdatum en is nu achterstallig.
De volgende eigenschappen worden bijgewerkt wanneer een factuur wordt gekoppeld aan een deal via de Quickbooks integratie:
- Gefactureerd bedrag
- Ontvanger van de factuur
- Factuurnummer
- Factuurstatus
- Factuurvervaldag
Let op:
- HubSpot kan geen factuur maken in QuickBooks als aangepaste transactienummers zijn ingeschakeld in QuickBooks. Dit moet worden uitgeschakeld om HubSpot facturen te laten maken in QuickBooks.
- Alleen facturen gemaakt in HubSpot zullen automatisch zichtbaar zijn in je HubSpot account. Om facturen gemaakt in je Quickbooks account te bekijken, moeten ze worden toegevoegd aan HubSpot.
Een bestaande factuur toevoegen
- Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten, Bedrijven of Deals.
- Klik op de naam van een record.
- Klik in het rechterpaneel, in de sectie Integratie Facturen, op Bestaande factuur toevoegen.
- Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-account in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
- Zoek en selecteer het selectievakje links van de factuur. Klik op Toevoegen.
- De aan het record gekoppelde facturen worden vermeld in het gedeelteIntegratiefacturen van het record.
Workflows activeren en aangepaste rapporten maken
Wanneer de QuickBooks Online-integratie is geïnstalleerd, kunt u workflows maken met behulp van de nieuwe eigenschappen voor factuurafhandeling die hieronder worden vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur niet op de vervaldatum hebben betaald. Of bouw een workflow die een Slack-bericht naar je team stuurt telkens wanneer je een betaling int.
New deal eigenschappen omvatten:
- Gefactureerd bedrag
- Ontvanger van de factuur
- Factuurnummer
- Factuurstatus
- Factuurvervaldag
Gebruik de nieuwe eigenschappen voor factuurdeals om aangepaste rapporten te maken, zodat u volledig inzicht hebt in de inkomsten die uw team voor het bedrijf genereert.
Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert met hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt door de meest recent bijgewerkte factuur in Quickbooks.
Contacten synchroniseren inschakelen
- Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
- Klik op het tabblad Contacten.
- Om Quickbooks klanten te synchroniseren met je HubSpot contacten, klik je om de schakelaar aan te zetten.
- Gebruik in het gedeelte Contactpersonen aanmaken en bijwerken het dropdownmenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde contactpersonen worden aangemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
- Gebruik in het gedeelte Contacten verwijderen het dropdownmenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde contacten in Quickbooks worden verwijderd.
Let op: alleen nieuw aangemaakte contacten worden gesynchroniseerd met HubSpot.
Zet productsynchronisatie aan
- Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
- Klik op het tabblad Producten.
- Om Quickbooks producten te synchroniseren met je HubSpot producten, klik je om de schakelaar aan te zetten.
- Gebruik in het gedeelte Producten aanmaken en bijwerken het keuzemenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde records worden aangemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
- Gebruik in de sectie Producten verwijderen het dropdownmenu om te bepalen wat er gebeurt als gekoppelde records in Quickbooks worden verwijderd.
Let op: alleen nieuw aangemaakte producten worden gesynchroniseerd met HubSpot.
- Navigeer naar het tabblad Product property mappings om de status van de synchronisatie van de eigenschappen tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.
Veldtoewijzingen bewerken
- Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
- Klik op het tabblad Contacten of Producten.
- Klik op Contact field mappings of Product field mappings om de koppelingen tussen eigenschappen in HubSpot en velden in Quickbooks Online te bekijken.
- Om een nieuwe veldtoewijzing toe te voegen, klikt u op Nieuwe toewijzing toevoegen.
- Klik op de vervolgkeuzemenu's om de HubSpot eigenschap en het Quickbooks Online veld te selecteren die je aan elkaar wilt koppelen.
- Klik op Opslaan.
- Om een veldtoewijzing te bewerken, klikt u op Acties naast de toewijzing en klikt u op Bewerken.
- Om een veldtoewijzing te verwijderen, klikt u op Acties naast de toewijzing en klikt u op Verwijderen.
De geavanceerde functies van QuickBooks gebruiken
Als je je QuickBook advance account hebt geïntegreerd met HubSpot kun je ook je factuur rechtstreeks naar de QuickBooks task manager sturen , QuickBooks workflows aanmaken en toegang krijgen tot extra rapportage.
Facturen sturen naar de taakbeheerder van QuickBooks
Wanneer een gebruiker een factuur maakt en deze naar QuickBooks advance stuurt, worden de gegevens van de offerte of deal naar de QuickBooks task manager gestuurd. Om toegang te krijgen tot de task manager in uw Quickbooks account:
- Log in op uw Quickbooks Online account.
- Klik in het linkerpaneel op HubSpot.
- Klik in de sectie Te doen op Taken weergeven.
Hier kunt u conceptfacturen goedkeuren of nieuwe taken aanmaken.
Workflows opzetten in QuickBooks om taken te automatiseren
In het onderdeel Taakbeheer kunt u workflows instellen om automatisch taken aan te maken wanneer een actie moet worden voltooid. U kunt kiezen uit vier standaard workflows:
- Betalingsherinnering
- Herinnering betaling leverancier
- Herinnering bankdeposito's
- Herinnering niet verzonden facturen
U kunt uw workflows in uw QuickBooks Online-account aanpassen voordat u ze inschakelt.
Meer informatie over het koppelen van HubSpot en Quickbooks Online Advanced.
Facturen synchroniseren van QuickBooks naar HubSpot
Om een eenmalige synchronisatie van facturen van QuickBooks naar HubSpot in te stellen:
- Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
- Klik op het tabblad Facturen.
- Om Quickbooks facturen te synchroniseren met je HubSpot facturen, klik je om de schakelaar aan te zetten.
- Gebruik in het gedeelte Facturen maken en bijwerken het dropdown menu om te bepalen wat er in HubSpot gebeurt wanneer facturen worden gemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
- Gebruik in het gedeelte Factuur verwijderen het dropdownmenu om te bepalen wat er gebeurt als facturen in Quickbooks worden verwijderd.
- Navigeer naar het tabblad Factuurveldkoppelingen om de status van de synchronisatie van de eigenschappen tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.
Het factuurobject bekijken
Facturen die vanuit QuickBooks zijn gesynchroniseerd of handmatig aan HubSpot zijn toegevoegd, kunnen worden bekeken in het factuurobject van HubSpot. Je kunt ook aangepaste factuurobjecteigenschappen maken. Om het factuurobject te bekijken:
- Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
- Klik linksboven op Contacten. In het dropdown-menu selecteert u Facturen. Dit brengt u naar uw factuurindexpagina.
Om aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten te maken:
- Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Klik op Eigenschappen.
- Klik op het keuzemenu Selecteer een object en selecteer Factuureigenschappen.
- Maak dan uw eigendommen.
Het factuurobject kan worden gebruikt om contacten te segmenteren, workflows te activeren en aangepaste rapporten te maken.
