Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Integrations

Gebruik HubSpot's integratie met QuickBooks

Laatst bijgewerkt: maart 30, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de QuickBooks-integratie met Hubspot om facturen rechtstreeks vanuit het dealrecord in HubSpotte maken , factuurinformatie te bekijken en betalingsgebeurtenissen op de tijdlijn van de deal te zien.

Installeer de integratie

  • Klik rechtsboven op Visit App Marketplace.
  • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar de Quickbooks integratie. Ga er met de muis overheen en klik op Bekijk integratie.
  • Klik op Connect App, en log in met uw QuickBooks Online gegevens.

Let op: u moet toegang hebben tot uw QuickBooks Online accountgegevens om deze integratie te kunnen installeren. Als u niet zeker bent van uw inloggegevens, moet u contact opnemen met uw QuickBooks admin.

  • Zodra de integratie met succes is verbonden, zal deze worden vermeld in uw sectie Verbonden Apps.
  • U kunt meerdere accounts koppelen door naar hetpictogram Marktplaatsin de hoofdnavigatiebalkte gaan. Selecteer onder Beheren Verbondenapps.
  • Selecteer QuickBooks Online en klik rechtsboven opQuickBooks account verbinden . U kunt uw account ook ontkoppelen door Ontkoppelen te selecteren.

Let op: alleen facturen aangemaakt in HubSpot zijn automatisch zichtbaar in je HubSpot account. Om facturen gemaakt in uw Quickbooks account te bekijken, moeten deze worden toegevoegd aan HubSpot.

Gebruik van de integratie

Gebruik de QuickBooks Online-integratie om facturen te maken van uw dealrecord, factuurinformatie en -status te bekijken en betalingsgebeurtenissen te zien op de tijdlijn van het dealrecord. QuickBook-producten kunnen niet als regelitems in een dealrecord in HubSpot worden gebruikt. Om QuickBook-producten te gebruiken, moeten deze handmatig worden toegevoegd.

Let op: als een factuur in QuickBooks in een andere valuta is dan de bedrijfsvaluta van het HubSpot account, zal HubSpot de factuurgegevens uit Quickbooks niet synchroniseren met de deal eigenschappen.

Facturen maken

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Klik op de naam van een deal record.
  • Klik in het rechterpaneel, in de sectie Facturen , op Factuuraanmaken.
create-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-rekening in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
  • Selecteer of u uw factuur wilt maken op basis van een bestaande offerte of helemaal opnieuw wilt maken.
    • Als u Create from quote selecteert, probeert HubSpot uw offertegegevens te matchen met uw QuickBook-gegevens. Als er geen overeenkomende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klik op een nieuwe Quickbooks klant aanmaken.

Let op: alleen offertes die zijn gepubliceerd en niet zijn verlopen kunnen worden gebruikt om facturen te maken.

    • Als u Create from scratch selecteert, zal HubSpot proberen uw deal gegevens te matchen met uw QuickBook records. Als er geen overeenkomende klant kan worden gevonden, kunt u een klant selecteren uit de dropdown of klik op een nieuwe Quickbooks klant aanmaken.
  • Klik op Volgende.
select-customer-quickbooks
  • Klik op Producten uit QuickBooks toevoegen om bestaande producten uit QuickBooks te selecteren en aan uw factuur toe te voegen. Zodra u uw producten hebt toegevoegd, klikt u op Volgende.
add-products-quickbooks

Let op: voor internationale rekeningen kunt u belastingcodes aan uw factuur toevoegen en een synchronisatie met meerdere valuta's uitvoeren.

  • Selecteer de Betalingstermijnen, Factuur aanmaakdatum en Factuur vervaldatum voor uw factuur.
  • Schrijf in het gedeelte Schrijf een bericht aan uw klant de tekst die op de factuur van uw klant zal verschijnen, en klik dan op Volgende.
invoice-payment-quickbooks
  • Controleer uw factuurgegevens. Klik op Vorige om terug te gaan en uw factuurgegevens te bewerken.
  • Om uw factuur in QuickBooks te maken, klikt u op Conceptfactuur maken.
  • Klik op de naam van de factuur in het gedeelte Facturen om een voorbeeld van uw factuur te bekijken.
  • Uw factuur is nu klaar om verzonden te worden vanuit uw Quickbooks account.

Zodra uw factuur is aangemaakt, wordt deze getagd met een van de onderstaande fasen:

  • Wachtend op verzending: de factuur is nog niet naar de klant verzonden.
  • Verzondennaar klant: de factuur is verzonden naar de klant.
  • Gedeeltelijke betaling: de factuur is gedeeltelijk betaald.
  • Volledig betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Achterstallig: de factuur is over de betaaldatum heen en is nu achterstallig.

Let op: HubSpot kan geen factuur aanmaken in QuickBooks als Klanttransactienummers zijn ingeschakeld in QuickBooks. Dit moet worden uitgeschakeld voor HubSpot om facturen te maken in QuickBooks


Een bestaande factuur toevoegen

  • Ga in uw HubSpot-account naar Contacten, Bedrijven of Deals.
  • Klik op de naam van een record.
  • In het rechterpaneel, in de sectie Facturen , klik op Bestaande factuur toevoegen.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Als u meerdere rekeningen hebt, selecteert u een QuickBooks-rekening in de vervolgkeuzelijst en klikt u op Volgende.
  • Zoek en selecteer het selectievakje links van de factuur. Klik op Toevoegen.
  • De aan het record gekoppelde facturen worden vermeld in de rubriek Facturen van het record.
    invoice-deal-record

Workflows triggeren en aangepaste rapporten maken

Wanneer de QuickBooks-integratie is geïnstalleerd, kunt u workflows maken met de nieuwe eigenschappen voor factuurovereenkomsten die hieronder worden vermeld. Maak bijvoorbeeld een workflow die een follow-up e-mail stuurt naar klanten die hun factuur niet op de vervaldatum hebben betaald. Of stel een workflow in die een Slack-bericht naar uw team stuurt telkens wanneer u een betaling int.

Nieuwe eigendommen zijn onder andere:

  • Factuurbedrag gefactureerd
  • Ontvanger van de factuur
  • Factuurnummer
  • Factuur status
  • Vervaldatum van de factuur

Gebruik de nieuwe eigenschappen van factuurdeals om aangepaste rapporten te maken, zodat u volledig zicht hebt op de inkomsten die uw team genereert voor het bedrijf.

Let op: bij het synchroniseren van meerdere facturen naar HubSpot naar dezelfde deal record, zullen de bovenstaande eigenschappen worden bijgewerkt door de meest recent bijgewerkte factuur in Quickbooks.

Schakel contact sync in

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Contacten.
  • Om Quickbooks klanten te synchroniseren met uw HubSpot contacten, klikt u op om de schakelaar aan te zetten.

quickbooks-contact-sync

  • In de sectie Creëren en bijwerken van contacten, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt wanneer geassocieerde contacten worden gecreëerd of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Contacten verwijderen, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt als geassocieerde contacten in Quickbooks worden verwijderd.
  • Let op: alleen nieuw aangemaakte contacten worden gesynchroniseerd met HubSpot.

Schakel productsynchronisatie in

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps en klik vervolgens op Quickbooks Online.
  • Klik op het tabblad Producten.
  • Om Quickbooks-producten te synchroniseren met uw HubSpot-producten, klikt u op om de schakelaar aan te zetten.
quickbooks-product-sync

  • In de sectie Aanmaken en bijwerken van producten, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt wanneer geassocieerde records worden aangemaakt of bijgewerkt in Quickbooks.
  • In de sectie Producten verwijderen, gebruikt u het dropdown menu om te beslissen wat er gebeurt als geassocieerde records in Quickbooks worden verwijderd.

Let op: alleen nieuw aangemaakte producten worden gesynchroniseerd met HubSpot.

  • Navigeer naar het tabblad Product property mappings om de status van de synchronisatie van de eigenschappen tussen Quickbooks en HubSpot te bekijken.

Gebruik de geavanceerde functies van QuickBooks

Als u uw QuickBook-account vooraf hebt geïntegreerd met HubSpot, kunt u uw factuur ook rechtstreeks naar de taakbeheerder van QuickBookssturen , QuickBooks-workflows maken en toegang krijgen tot extra rapportage.

Stuur facturen naar de Quickbooks taakbeheerder

Wanneer een gebruiker een factuur maakt en deze naar QuickBooks vooruit stuurt, worden de gegevens van de offerte of deal naar de QuickBooks taakbeheerder gestuurd. Om toegang te krijgen tot de task manager in uw Quickbooks account:

  • Log in op uw Quickbooks Online account.
  • Klik in het linkerpaneel op HubSpot.
  • Klik in de To Do-sectie op Taken bekijken.
quickbooks- task-manager

Hier kunt u ontwerpfacturen goedkeuren of nieuwe taken aanmaken.

Workflows in QuickBooks opzetten om taken te automatiseren

In het onderdeel Taakbeheer kunt u workflows instellen om automatisch taken aan te maken wanneer een actie moet worden voltooid. Er zijn vier standaard workflows om uit te kiezen:

  1. Herinnering betaling
  2. Verkoper aanmanen
  3. Aanmaning bankdeposito's
  4. Herinnering niet-verzonden facturen

U kunt uw workflows aanpassen in uw QuickBooks Online-account voordat u ze inschakelt.

Meer informatie over het koppelen van HubSpot en Quickbooks Online Advanced.