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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Integrations

Usar la integración de HubSpot con QuickBooks

Última actualización: abril 15, 2021

Requisitos

Todos los productos y planes

Usa la integración de QuickBooks con HubSpot para crear facturas directamente desde el registro del negocio en HubSpot, ver información de facturación y ver eventos de pago en la cronología del negocio.

Instalar la integración

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace en la barra de navegación principal, luego, selecciona Mercado de aplicaciones.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Visita el mercado de aplicaciones.
  • Utiliza la barra de búsqueda para buscar la integración de Quickbooks. Coloca el cursor sobre esta y haz clic en Ver integración.
  • Haz clic en Conectar App e inicia sesión usando tus detalles de QuickBooks Online. 

Nota: debes tener acceso a tus credenciales de cuenta de QuickBooks Online para instalar esta integración. Si no estás seguro de tus credenciales de inicio de sesión, deberás comunicarte con tu administrador de QuickBooks.

  • Una vez que la integración esté conectada correctamente, se incluirá en la sección Aplicaciones conectadas
  • Puedes conectar varias cuentas navegando al ícono del Mercado de aplicaciones marketplace en la barra de navegación principal. En Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
  • Selecciona QuickBooks Online y haz clic en Conectar cuenta de QuickBooks en la parte superior derecha. También puedes desconectar tu cuenta seleccionando Desconectar.

Nota: solo las facturas creadas en HubSpot serán automáticamente visibles en tu cuenta de HubSpot. Para ver las facturas creadas en tu cuenta de Quickbooks, deben agregarse a HubSpot.

Usar la integración

Usa la integración de QuickBooks Online para crear facturas de tu registro de negocio, ver información de facturación y estado y ver eventos de pago en la cronología del registro de negocio. Los productos QuickBook no se pueden usar como elementos de línea en un registro de negocio en HubSpot; para usar productos QuickBook, sería necesario agregarlos manualmente.

Nota: si una factura en Quickbooks está en una moneda diferente que la del negocio de HubSpot con el que se sincronizará, HubSpot no sincronizará los datos de la factura con las propiedades del negocio.

Crear facturas

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre de un registro de negocio.
  • En el panel derecho, en la sección Facturas, haz clic en Crear facturas.
create-invoice-quickbooks
  • Si tienes varias cuentas, selecciona una cuenta de QuickBooks desde el menú desplegable y haz clic en Siguiente.
  • Selecciona si deseas crear tu factura desde una cotización existente o Crear desde cero.
    • Si seleccionas Crear desde cotización, HubSpot intentará hacer coincidir tus detalles de cotización con tus registros de QuickBook. Si no se puede encontrar un cliente coincidente, puedes seleccionar un cliente desde el menú desplegable o hacer clic en Crear un nuevo cliente de Quickbooks.

Nota: solo se pueden usar las cotizaciones que se publicaron y no han expirado para crear facturas.

    • Si seleccionas Crear desde cero, HubSpot intentará vincular los detalles de tu negocio con tus registros de QuickBook. Si no se puede encontrar un cliente coincidente, puedes seleccionar un cliente desde el menú desplegable o haz clic en Crear un nuevo cliente de Quickbooks.
  • Haz clic en Siguiente.
select-customer-quickbooks
  • Haz clic en Agregar productos desde QuickBooks para seleccionar productos existentes de QuickBooks para agregar a tu factura. Cuando hayas agregado tus productos, haz clic en Siguiente.
add-products-quickbooks

Nota: para cuentas internacionales, puedes agregar códigos de impuestos a tu factura y llevar a cabo una sincronización de varias monedas. 

  • Selecciona los Términos de pago, la Fecha de creación de la factura y la Fecha de vencimiento para tu factura.
  • En la sección Escríbele un mensaje a tu cliente, escribe el texto que aparecerá en la factura de tu cliente y haz clic en Siguiente.
invoice-payment-quickbooks
  • Revisa los detalles de tu factura. Haz clic en Siguiente para regresar y editar los detalles de tu factura. 
  • Para crear tu factura en QuickBooks, haz clic en Crear borrador de factura.
  • Haz clic en el nombre de la factura en la sección Facturas para ver una vista preliminar de tu factura.
  • Tu factura ya está lista para ser enviada desde tu cuenta de Quickbooks.

Una vez que se haya creado tu factura, se etiquetará con una de las siguientes etapas:

  • Esperando ser enviada: la factura no se ha enviado al cliente.
  • Enviada al cliente: la factura se envió al cliente.
  • Pago parcial: la factura se pagó parcialmente.
  • Pago completo: la factura se pagó en su totalidad.
  • Atrasada: la factura está vencida en la fecha de pago y ahora está atrasada.

Nota: HubSpot no puede crear una factura en QuickBooks si los números de transacción del cliente están habilitados en QuickBooks. Debe desactivarse para HubSpot para crear facturas en QuickBooks


Agregar una factura existente 

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos, Empresas o Negocios.
  • Haz clic en el nombre de un registro.
  • En el panel derecho, en la sección Facturas, haz clic en Agregar factura existente.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Si tienes varias cuentas, selecciona una cuenta de QuickBooks desde el menú desplegable y haz clic en Siguiente.
  • Busca y selecciona la casilla de comprobación a la izquierda de la factura. Haz clic en Agregar.
  • Las facturas asociadas con el registro se enumeran en la sección Facturas en el registro.
    invoice-deal-record

Activar workflows y crear informes personalizados

Cuando se instala la integración de QuickBooks, puedes crear workflows usando las nuevas propiedades del negocio de la factura que aparecen a continuación. Por ejemplo, crea un workflow que envía un correo de seguimiento a los clientes que no han pagado su factura antes o en la fecha de vencimiento. O, crea un workflow que envía un mensaje de Slack a tu equipo cada vez que recibas un pago. 

Las nuevas propiedades de negocios incluyen:

  • Monto de facturación emitido
  • Destinatario de factura
  • Número de factura
  • Estado de la factura 
  • Fecha de vencimiento de la factura

Usa las nuevas propiedades del negocio de la factura para crear informes personalizados para que puedas tener toda la visibilidad en los ingresos que tu equipo está generando para la empresa. 

Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot en el mismo registro de negocio, las propiedades anteriores se actualizarán utilizando la factura actualizada más recientemente en Quickbooks.

Activar sincronización de contactos

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  •  En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas y luego haz clic en Quickbooks Online.
  • Haz clic en la pestaña Contactos.
  • Para sincronizar clientes de Quickbooks con tus contactos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.

quickbooks-contact-sync

  • En la sección Crear y actualizar contactos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan contactos asociados en Quickbooks.
  • En la sección Eliminando contactos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando los contactos asociados se eliminan en Quickbooks.
  • Nota: solo los contactos creados recientemente se sincronizarán con HubSpot.

Activar sincronización de productos

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  •  En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas y luego haz clic en Quickbooks Online.
  • Haz clic en la pestaña Productos.
  • Para sincronizar productos de Quickbooks con tus productos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
quickbooks-product-sync

 

  • En la sección Crear y actualizar productos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan registros asociados en Quickbooks.
  • En la sección Eliminando productos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando los registros asociados se eliminan en Quickbooks.

Nota: solo los productos creados recientemente se sincronizarán con HubSpot.

  • Navega a la pestaña Asignaciones de propiedades del producto para ver el estado de la sincronización de propiedades entre Quickbooks y HubSpot.

Usa las características avanzadas de QuickBooks

Si has integrado tu cuenta avanzada de QuickBook a HubSpot, también puedes enviar tu factura directamente al administrador de tareas de QuickBooks, crear workflows y acceder a informes adicionales. 

Enviar facturas al administrador de tareas de Quickbooks

Cuando un usuario crea una factura y la envía a QuickBooks, los datos de la cotización o el negocio se enviarán al administrador de tareas de QuickBooks. Para acceder al administrador de tareas en tu cuenta de Quickbooks:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Quickbooks Online.
  • En el panel izquierdo, haz clic en HubSpot.
  • En la sección Pendiente, haz clic en Ver tareas.
quickbooks- task-manager

 

Aquí puedes aprobar facturas en borrador o crear nuevas tareas.

Configura workflows en QuickBooks para automatizar tareas

En la sección Administrador de tareas, puedes configurar workflows para crear tareas automáticamente cuando se debe completar una acción. Hay cuatro workflows estándar para elegir:

  1. Recordatorio por pago
  2. Recordatorio de proveedor de pago
  3. Recordatorio de depósitos bancarios
  4. Recordatorio de facturas sin enviar

Puedes personalizar tus workflows en tu cuenta de QuickBooks Online antes de activarlos. 

Más información sobre cómo conectar HubSpot y Quickbooks Online Advanced.