Última actualización: junio 21, 2023
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Ten en cuenta: si vas a instalar la integración de QuickBooks Online después del 2 de mayo de 2023, consulta este artículo para ver los pasos a seguir en su lugar.
Usa la integración de QuickBooks Online con HubSpot para crear facturas directamente desde el registro del negocio en HubSpot, ver información de facturación y ver eventos de pago en la cronología del negocio.
Requisitos de integración
- Debes ser superadministrador de o tener permisos de App Marketplace Access para conectar QuickBooks Online a HubSpot.
Instalar la integración
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados situado en la barra de navegación principal, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
- Usa la barra de búsqueda para localizar y seleccionar la integración de QuickBooks Online.
- En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
- Inicia sesión usando tu información de QuickBooks Online.
- Cuando la integración se conecte correctamente, esta aparecerá en la sección Aplicaciones conectadas.
- Puedes conectar varias cuentas navegando al ícono del Mercado de aplicaciones en la barra de navegación principal. En Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
- Selecciona QuickBooks Online y haz clic en Conectar cuenta de QuickBooks arriba a la derecha. También puedes desconectar tu cuenta seleccionando Desconectar.
- No es posible conectar una cuenta de entorno de pruebas de QuickBooks a HubSpot.
- Se recomienda que desactives el valor de configuración Números de transacciones personalizadas en QuickBooks al usar la integración, ya que esto puede ocasionar errores y problemas con las sincronizaciones.
Usar la integración
Después de conectar la integración, puedes crear facturas, ver su estado y utilizarlas para activar workflows y crear informes personalizados.
- Si una factura de QuickBooks está en una moneda diferente a la moneda de la empresa de la cuenta de HubSpot, HubSpot no sincronizará los datos de la factura desde QuickBooks con las propiedades del negocio.
- Solo las facturas creadas en HubSpot serán visibles automáticamente en tu cuenta de HubSpot. Para ver las facturas creadas en tu cuenta de QuickBooks, estas deberán agregarse a HubSpot.
Crear facturas
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Haz clic en el nombre de un registro de negocio.
- En el panel derecho, en la sección Facturas de integración, haz clic en Crear factura.
- Si tienes varias cuentas, selecciona una Cuenta de QuickBooks en el menú desplegable y haz clic en Siguiente.
- Selecciona si deseas crear la factura a partir de una cotización existente o Crear desde cero.
- Si seleccionas Crear a partir de cotización, HubSpot intentará hacer coincidir los detalles de la cotización con tus registros de QuickBooks. Si no se puede encontrar un cliente coincidente, puedes seleccionar un cliente desde el menú desplegable o haz clic en Crear un nuevo cliente de Quickbooks.
Nota: para crear facturas, solo pueden usarse cotizaciones que se han publicado y que no han vencido.
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- Si seleccionas Crear desde cero, HubSpot intentará hacer coincidir los detalles del negocio con tus registros de QuickBooks. Si no se encuentra un cliente que coincida, puedes seleccionar un cliente en el menú desplegable o hacer clic en Crear un nuevo cliente de QuickBooks.
- Haz clic en Siguiente.
- Haz clic en Agregar productos desde QuickBooks para seleccionar productos existentes de QuickBooks para agregarlos a la factura. Luego de agregar los productos, haz clic en Siguiente.
- Si estás creando una factura para un cliente fuera de EE.UU., se requieren códigos fiscales para cada elemento de línea. Para agregar un código de impuestos:
- Haz clic en Ver códigos de impuestos del producto.
- En el panel, selecciona el código de impuestos del elemento de línea específico.
- Selecciona las Condiciones de pago, Fecha de creación de la factura y Fecha de vencimiento de la factura para tu factura.
- En la sección Escríbele un mensaje a tu cliente, escribe el texto que aparecerá en la factura del cliente, y luego haz clic en Siguiente.
- Revisa los detalles de la factura. Haz clic en Anterior para regresar y editar los detalles de la factura.
- Para crear la factura en QuickBooks, haz clic en Crear borrador de factura.
- Haz clic en el nombre de la factura en la sección Factura para obtener una vista preliminar de la factura.
- Ya está lista la factura para enviarla desde tu cuenta de QuickBooks.
Una vez creada la factura, se etiquetará con una de las siguientes etapas:
- Esperando que se le envíe: la factura no se ha enviado al cliente.
- Enviado al cliente: la factura se envió al cliente.
- Pago parcial: la factura fue pagada parcialmente.
- Pagada en su totalidad: la factura fue pagada en su totalidad.
- Atrasada: ya pasó la fecha de pago de la factura y está atrasada.
Las siguientes propiedades se actualizarán cuando se asocie una factura a un negocio a través de la integración con Quickbooks:
- Valor de la factura emitida
- Destinatario de la factura
- Número de factura
- Estado de la factura
- Fecha de vencimiento de la factura
Nota:
- HubSpot no puede crear una factura en QuickBooks si los números de transacción del cliente están habilitados en QuickBooks. Esto debe desactivarse para que HubSpot cree facturas en QuickBooks.
- Solo las facturas creadas en HubSpot serán visibles automáticamente en tu cuenta de HubSpot. Para ver las facturas creadas en tu cuenta de QuickBooks, estas se deben agregar a HubSpot.
Agregar una factura existente
- En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Contactos, Empresas o Negocios.
- Haz clic en el nombre de un registro.
- En el panel derecho, en la sección Facturas de integración, haz clic en Agregar factura existente.
- Si tienes varias cuentas, selecciona una Cuenta de QuickBooks en el menú desplegable y haz clic en Siguiente.
- Busca y selecciona la casilla de comprobación que está a la izquierda en la factura. Haz clic en Agregar.
- Las facturas asociadas con el registro se enumeran en la sección Facturas de integración en el registro.
Desencadenar workflows y crear informes personalizados
Una vez instalada la integración con QuickBooks Online, puede crear workflows utilizando las nuevas propiedades de negocios de facturas que se indican a continuación. Por ejemplo, crea un workflow que envíe un correo electrónico de seguimiento a los clientes que no hayan pagado su factura para la fecha de vencimiento. O crea un workflow que envíe un mensaje de Slack a tu equipo cada vez que recibes un pago.
Las nuevas propiedades de negocio incluyen:
- Valor de la factura emitida
- Destinatario de la factura
- Número de factura
- Estado de la factura
- Fecha de vencimiento de la factura
Usa las nuevas propiedades de negocio relacionadas con facturas para crear informes personalizados para que tengas una visibilidad completa de los ingresos que genera tu equipo para tu empresa.
Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot en el mismo registro de negocio, las propiedades anteriores se actualizarán según la factura más recientemente actualizada en QuickBooks.
Activar la sincronización de contactos
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el panel izquierdo, ve hasta Integraciones > Aplicaciones conectadas, y luego haz clic en QuickBooks Online.
- Haz clic en la pestaña Contactos.
- Para sincronizar clientes de QuickBooks con tus contactos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
- En la sección Crear y actualizar contactos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan contactos asociados en QuickBooks.
- En la sección Eliminar contactos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se eliminan contactos asociados en QuickBooks.
Nota: solo los contactos nuevos y los actualizados recientemente se sincronizarán con HubSpot.
Activar la sincronización de productos
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el panel izquierdo, ve hasta Integraciones > Aplicaciones conectadas, y luego haz clic en QuickBooks Online.
- Haz clic en la pestaña Productos.
- Para sincronizar productos de QuickBooks con tus productos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
- En la sección Crear y actualizar productos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan registros asociados en QuickBooks.
- En la sección Eliminar productos, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se eliminan registros asociados en QuickBooks.
Nota: solo los productos nuevos y los actualizados recientemente se sincronizarán con HubSpot.
- Ve hasta la pestaña Asignaciones de propiedades de producto para ver el estado de las propiedades que se sincronizan entre QuickBooks y HubSpot.
Editar mapeos de campos
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el panel izquierdo, ve hasta Integraciones > Aplicaciones conectadas, y luego haz clic en QuickBooks Online.
- Haz clic en la pestaña Contactos o Productos.
- Haz clic en Mapeos de campos de contactos o Mapeos de campos de productos para ver las asignaciones entre propiedades de HubSpot y campos de QuickBooks Online.
- Para agregar una nueva asignación de campo, haz clic en Agregar nueva asignación.
- Haz clic en los menús desplegables para seleccionar la propiedad de HubSpot y el campo de QuickBooks Online que deseas asignar mutuamente.
- Haz clic en Guardar.
- Para editar una asignación de campo, haz clic en Acciones junto a la asignación y haz clic en Editar.
- Para eliminar una asignación de campo, haz clic en Acciones junto a la asignación y haz clic en Eliminar.
Usar las características de QuickBooks Advance
Si integraste tu cuenta de QuickBooks Advance en HubSpot, también puedes enviar la factura directamente al administrador de tareas de QuickBooks, crear workflows de QuickBooks y acceder a informes adicionales.
Enviar facturas al administrador de tareas de Quickbooks
Cuando un usuario crea una factura y la envía a QuickBooks advance, los datos del presupuesto o negocio se enviarán al gestor de tareas de QuickBooks. Para acceder al administrador de tareas en tu cuenta de QuickBooks:
- Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks Online.
- En el panel izquierdo, haz clic en HubSpot.
- En la sección Pendiente, haz clic en Ver tareas.
Aquí podrás aprobar facturas en borrador o crear nuevas tareas.
Configurar workflows en QuickBooks para automatizar tareas
En la sección Administrador de tareas, puedes configurar workflows para crear automáticamente tareas cuando necesite realizarse una acción. Existen cuatro workflows estándar entre los cuales elegir:
- Recordatorio de vencimiento del pago
- Recordatorio de pago a proveedores
- Recordatorio de depósitos bancarios
- Recordatorio de facturas sin enviar
Puedes personalizar tus workflows en tu cuenta de QuickBooks Online antes de activarlos.
Más información sobre cómo conectar HubSpot y Quickbooks Online Advanced.
Sincronizar facturas de QuickBooks a HubSpot
Para establecer una sincronización unidireccional desde QuickBooks hasta HubSpot:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el panel izquierdo, ve hasta Integraciones > Aplicaciones conectadas, y luego haz clic en QuickBooks Online.
- Haz clic en la pestaña Facturas.
- Para sincronizar facturas de Quickbooks con tus facturas de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
- En la sección Crear y actualizar facturas, usa el menú desplegable para decidir qué sucede en HubSpot cuando se crean o actualizan facturas en Quickbooks.
- En la sección Eliminar facturas, usa el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se eliminan facturas en Quickbooks.
- Ve hasta la pestaña Mapeos de campos de facturas para ver el estado de las propiedades que se sincronizan entre Quickbooks y HubSpot.
Ver el objeto de la factura
Las facturas sincronizadas o agregadas manualmente a HubSpot desde QuickBooks pueden verse en el objeto factura de HubSpot. También puedes crear propiedades de objeto factura personalizadas. Para ver el objeto factura:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Contactos. En el menú desplegable, selecciona Facturas. Aquí verás tu página de índice de facturas.
Para crear propiedades de objeto factura personalizadas:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- Haz clic en Propiedades.
- Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Propiedades de factura.
- A continuación, crea tus propiedades.
El objeto factura puede utilizarse para segmentar contactos, desencadenar workflows y crear informes personalizados.
