Utiliza la integración de HubSpot con QuickBooks Online (legacy)

En este Artículos, obtén información sobre el interruptor de integración HubSpot-QuickBooks Online. Esta integración ha sido sustituida por la nueva integración online de QuickBooks. Antes de continuar, ten en cuenta lo siguiente:

• Si va a instalar la integración de QuickBooks Online después del 2 de mayo de 2023, deberá seguir los nuevos pasos de configuración de la integración .
• Si ya has instalado esta integración anterior, puedes utilizar la herramienta de migración de QuickBooks Online para actualizar a la nueva integración. Para iniciar la migración, navega hasta los ajustes de tu integración de QuickBooks Online en HubSpot. Obtenga más información sobre cómo migrar su integración de QuickBooks Online.

Usar la integración

Después de conectar la integración, puedes crear facturas, ver su estado y utilizarlas para activar workflows y crear informes personalizados. 

Crear facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. Haz clic en el nombre de un registro de negocio.
3. En el panel derecho, en la tarjeta Facturas de integración , haga clic en Crear factura.

4. Si tiene varias cuentas, seleccione una cuenta de QuickBooks en el menú desplegable y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione Crear a partir de cotización, si desea crear su factura a partir de una cotización existente, o Crear desde cero.

• • Si seleccionas Crear desde cotización, HubSpot intentará hacer coincidir los detalles de tu cotización con tus Registros de QuickBook. Si no se encuentra ningún cliente que coincida, puede seleccionar un cliente del menú desplegable o hacer clic en crear un nuevo cliente de QuickBooks. Sólo las cotizaciones publicadas y que no hayan caducado pueden utilizarse para crear facturas. 

• • Si seleccionas Crear desde cero, HubSpot intentará hacer coincidir los detalles de tu negocio con tus Registros de QuickBook. Si no se encuentra ningún cliente que coincida, puede seleccionar un cliente del menú desplegable o hacer clic en crear un nuevo cliente [Legacy] QuickBooks Online.

6. Haz clic en Siguiente.
7. Haga clic en + Añadir productos de [Legacy] QuickBooks Online para seleccionar los productos existentes de QuickBooks para añadir a su factura. Una vez que haya añadido sus productos, haga clic en Siguiente.
   
   
8. Si está creando una factura para un cliente de fuera de EE.UU., se requieren códigos fiscales para cada elemento de pedido. Para agregar un código de impuestos:

• • Haz clic en Ver códigos de impuestos del producto.
  • En el panel, selecciona el código de impuestos del elemento de pedido específico. No es necesario ajustar los códigos fiscales para las cuentas de QuickBooks de EE.UU., ya que QuickBooks los añadirá por su cuenta. 

9. Seleccione las condiciones de pago, la fecha de creación de la factura y la fecha de vencimiento de la factura.
10. En la sección Escriba un mensaje a su cliente , escriba el texto que aparecerá en la factura de su cliente y haga clic en Siguiente.
11. Revisa los detalles de la factura. Haz clic en Anterior para regresar y editar los detalles de la factura. 
12. Para crear su factura en QuickBooks, haga clic en Crear factura.
13. Haz clic en el nombre de la factura en la sección Factura para obtener una vista preliminar de la factura.
14. Su factura ya está lista para ser enviada desde su cuenta de QuickBooks.

Una vez creada la factura, se etiquetará con una de las etapas siguientes:

• Esperando que se le envíe: la factura no se ha enviado al cliente.
• Enviado al cliente: la factura se envió al cliente.
• Pago parcial: la factura fue pagada parcialmente.
• Pagada en su totalidad: la factura fue pagada en su totalidad.
• Atrasada: ya pasó la fecha de pago de la factura y está atrasada.

Las siguientes propiedades se actualizarán cuando se asocie una factura a un negocio a través de la integración con QuickBooks:

• Valor de la factura emitida
• Destinatario de la factura
• Número de factura
• Estado de la factura 
• Fecha de vencimiento de la factura

Agregar una factura existente

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Contactos, Empresas o Negocios.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En el panel derecho, en la tarjeta Facturas de integración , haga clic en Añadir factura existente.
4. Si tiene varias cuentas, seleccione una cuenta de QuickBooks en el menú desplegable y haga clic en Siguiente.
5. Busca y selecciona la casilla de comprobación que está a la izquierda en la factura. Haz clic en Añadir.
   
   
6. Las facturas asociadas al registro aparecen en la fichaFacturas de integración del registro.

Desencadenar workflows y crear informes personalizados

Cuando se instala la integración de QuickBooks Online, puede crear workflows utilizando las nuevas propiedades de negocio de facturas que se enumeran a continuación. Por ejemplo, cree un workflow que envíe un correo electrónico de seguimiento a los clientes que no hayan pagado su factura en la fecha de vencimiento. O crea un workflow que envíe un mensaje de Slack a tu equipo cada vez que recibes un pago. 

Las nuevas propiedades de negocio incluyen:

• Valor de la factura emitida
• Destinatario de la factura
• Número de factura
• Estado de la factura 
• Fecha de vencimiento de la factura

Utilice las nuevas propiedades de negocio de las facturas para crear informes personalizados que le permitan tener una visión completa de los ingresos que su equipo está generando para la empresa. 

Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot con el mismo registro de operaciones, las propiedades anteriores se actualizarán con la factura actualizada más recientemente en QuickBooks.

Activar la sincronización de contactos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas. A continuación, haga clic en [Legacy] QuickBooks Online.
3. Ve a la pestaña Contactos .
4. Para sincronizar los clientes de QuickBooks con tus contactos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
5. En la sección Creación y actualización de contactos , utilice el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan contactos asociados en QuickBooks. Sólo los contactos recién creados y los actualizados recientemente se sincronizarán con HubSpot.
6. En la sección Eliminación de contactos , utilice el menú desplegable para decidir qué ocurre cuando se eliminan los contactos asociados en QuickBooks.

Activar la sincronización de productos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas. A continuación, haga clic en [Legacy] QuickBooks Online.
3. Vaya a la pestaña Productos .
4. Para sincronizar los productos de QuickBooks con tus productos de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
5. En la sección Creación y actualización de productos , utilice el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se crean o actualizan registros asociados en QuickBooks. Sólo se sincronizarán con HubSpot los productos recién creados y los actualizados recientemente. 
6. En la sección Eliminación de productos , utilice el menú desplegable para decidir qué sucede cuando se eliminan los registros asociados en QuickBooks.
7. Navegue a la pestaña Asignaciones de campos de producto para ver el estado de la sincronización de las propiedades entre QuickBooks y HubSpot.

Editar mapeos de campos

Nota: se requiere una suscripción a Data Hub Starter, Pro o Enterprise para el ajuste de asignaciones de campos personalizados en la nueva integración QuickBooks Online.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, vaya a Integraciones > Aplicaciones conectadas. A continuación, haga clic en [Legacy] QuickBooks Online.
3. Haz clic en la pestaña Contactos o Productos.
4. Haga clic en Asignaciones de campo de contacto o Asignaciones de campo de producto para ver las asignaciones entre las propiedades en HubSpot y los campos en QuickBooks Online.
5. Para agregar una nueva asignación de campo, haz clic en Agregar nueva asignación. 
6. Haga clic en los menús desplegables para seleccionar la propiedad de HubSpot y el campo de QuickBooks Online que desea asignar entre sí.
7. Haz clic en Guardar.
8. Para editar una asignación de campo, haz clic en Acciones junto a la asignación y haz clic en Editar.
9. Para eliminar una asignación de campo, haz clic en Acciones junto a la asignación y haz clic en Eliminar.

Sincronizar facturas de QuickBooks a HubSpot

Para establecer una sincronización unidireccional desde QuickBooks hasta HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2.  En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas. A continuación, haga clic en [Legacy] QuickBooks Online.
3. Haz clic en la pestaña Facturas.
4. Para sincronizar las facturas de QuickBooks con tus facturas de HubSpot, haz clic para activar el interruptor.
5. En la sección Creación y actualización de facturas , utiliza el menú desplegable para decidir qué ocurre en HubSpot cuando se crean o actualizan facturas en QuickBooks.
6. En la sección Eliminación de facturas , utilice el menú desplegable para decidir qué ocurre cuando se eliminan facturas en QuickBooks.
7. Navegue hasta la pestaña Asignaciones de campos de la factura para ver el estado de la sincronización de las propiedades entre QuickBooks y HubSpot.

Ver el objeto de la factura

Las facturas sincronizadas o agregadas manualmente a HubSpot desde QuickBooks pueden verse en el objeto factura de HubSpot. También puedes crear propiedades de objeto factura personalizadas. Para ver el objeto factura:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Aquí verás tu página de índice de facturas.

Para crear propiedades de objeto factura personalizadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Propiedades de factura.
4. Haga clic en Crear propiedad y proceda acrear sus propiedades.

El objeto de factura puede utilizarse para segmentar contactos, desencadenar workflows y crear informes personalizados.