Ultima atualização: Março 12, 2024
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Neste artigo, saiba mais sobre a integração antiga do HubSpot-QuickBooks Online. Esta integração é e está a ser substituída pela nova integração do QuickBooks Online. Antes de prosseguir, tenha em atenção o seguinte:
- Se estiver a instalar a integração do QuickBooks Online depois de 2 de maio de 2023, deve seguir os passos de configuração da nova integração .
- Se já tiver instalado esta integração antiga, pode utilizar a ferramenta de migração do QuickBooks Online para atualizar para a nova integração. Para iniciar a migração, navegue até as configurações de integração do QuickBooks Online no HubSpot. Saiba mais sobre a migração da integração do QuickBooks Online.
Utilize a integração
Depois de conectar a integração, você pode criar faturas, ver seu status e utilizar essas faturas para acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.
- Se uma fatura no QuickBooks estiver em uma moeda diferente da empresa da conta da HubSpot, o HubSpot não sincronizará os dados da fatura do Quickbooks para as propriedades do negócio.
- Somente as faturas criadas no HubSpot serão visíveis automaticamente na sua conta da HubSpot. Para exibir as faturas criadas na sua conta do QuickBooks, elas devem ser adicionadas ao HubSpot.
Criar fatura
- Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
- Clique no nome de um registro de negócio.
- No painel direito, na secção Faturas de integração, clique em Criar fatura.
Observe: o cartão da barra lateral Integração de Facturas foi removido na nova integração do QuickBooks Online. Saiba mais sobre esta alteração em Comunidade da HubSpot.
- Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
- Seleccione se pretende criar a sua fatura a partir de um orçamento existente ou Criar do zero.
- Se selecionar Criar orçamento a partir do orçamento, a HubSpot vai tentar fazer corresponder os detalhes do orçamento aos registos do QuickBook. Se não for possível encontrar um cliente correspondente, pode selecionar um cliente no menu pendente ou clicar em criar novo cliente Quickbooks.
Observação: apenas orçamentos que foram publicados e não expiraram podem ser usados para criar faturas.
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- Se selecionar Criar do zero, a HubSpot vai tentar corresponder os detalhes do seu negócio aos seus registos do QuickBook. Se não for possível encontrar um cliente correspondente, pode selecionar um cliente no menu pendente ou clicar em criar novo cliente Quickbooks.
- Clique em Próximo.
- Clique em Adicionar produtos do QuickBooks para selecionar produtos existentes do QuickBooks para adicionar à sua fatura. Depois de ter adicionado os seus produtos, clique em Next.
- Ao criar uma fatura para um cliente fora dos EUA, serão necessários códigos de imposto para cada item de linha. Para adicionar um código fiscal:
- Clique em Exibir códigos de imposto do produto.
- No painel, selecione o código de imposto para o item de linha específico.
- Seleccione os Termos de pagamento, Data de criação da fatura e Data de vencimento da fatura para a sua fatura.
- Na secção Escreva uma mensagem para o seu cliente, escreva o texto que aparecerá na fatura do seu cliente e, em seguida, clique em Next.
- Revise seus detalhes de fatura. Clique em Anterior para voltar e editar seus detalhes de fatura.
- Para criar sua fatura no QuickBooks, clique em Criar fatura de rascunho.
- Clique no nome da fatura na seção Fatura para visualizar uma prévia da sua fatura.
- Sua fatura agora está pronta para ser enviada da sua conta do QuickBooks.
Depois que sua fatura for criada, ela será marcada com uma das etapas abaixo:
- Aguardando envio: a fatura não foi enviada ao cliente.
- Enviada ao cliente: a fatura foi enviada ao cliente.
- Pagamento parcial: a fatura foi paga parcialmente.
- Paga integralmente: a fatura foi paga integralmente.
- Vencida: a fatura passou da data de pagamento e está vencida.
As seguintes propriedades serão atualizadas quando uma fatura for associada a um negócio através da integração do Quickbooks:
- Valor da fatura cobrada
- Destinatário da fatura
- Número da fatura
- Status da fatura
- Data de vencimento da fatura
Observação:
- O HubSpot não pode criar uma fatura em QuickBooks se os números de transação personalizados estiverem ativados em QuickBooks. Para que o HubSpot crie faturas no QuickBooks, isso deve ser desativado.
- Somente as faturas criadas no HubSpot serão visíveis automaticamente na sua conta da HubSpot. Para exibir as faturas criadas na sua conta do QuickBooks, elas devem ser adicionadas ao HubSpot.
Adicionar uma fatura existente
- Na sua conta da HubSpot, navegue para Contatos, Empresas ou Negócios.
- Clique no nome de um registro.
- No painel direito, na secção Faturas de integração, clique em Adicionar à fila de tarefas.
Observe: o cartão da barra lateral Integração de Facturas foi removido na nova integração do QuickBooks Online. Saiba mais sobre esta alteração em Comunidade da HubSpot.
- Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
- Pesquise e selecione as caixas de seleção à esquerda da fatura. Clique em Adicionar.
- As facturas associadas ao registo são listadas na secção Integração Facturas do registo.
Acionar fluxos de trabalho e criar relatório personalizado
Observe: ao migrar para a nova integração do QuickBooks Online, tenha em mente a seguinte diferença no comportamento da ação do fluxo de trabalho:
- Integração herdada: A HubSpot vai criar novos contatos no QuickBooks Online, independentemente de o contato estar sendo sincronizado. Isto significa que, ao utilizar a ação Criar uma fatura QuickBooks, um contacto que não esteja a ser sincronizado será criado no QuickBooks Online juntamente com a fatura.
- Nova integração: A HubSpot vai não criar novos contatos no QuickBooks se não cumprirem os critérios de sincronização de dados que configurou. Isto significa que, ao usar as acções de fluxo de trabalho do QuickBooks Online, o HubSpot vai falhar a ação de fluxo de trabalho se o contacto não for elegível para ser sincronizado com o QuickBooks Online. Para garantir que os seus fluxos de trabalho estão a funcionar como esperado, deve atualizar os critérios de inscrição para corresponderem aos seus filtros de Sincronizar dados.
Quando a integração do QuickBooks Online está instalada, pode criar fluxos de trabalho utilizando as novas propriedades do negócio de facturas listadas abaixo. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho que envie um e-mail de acompanhamento aos clientes que não pagaram a fatura até a data de vencimento. Ou crie um fluxo de trabalho que envie uma mensagem do Slack para sua equipe sempre que você receber um pagamento.
As novas propriedades do negócio incluem:
- Valor da fatura cobrada
- Destinatário da fatura
- Número da fatura
- Status da fatura
- Data de vencimento da fatura
Use as novas propriedades de negócios da fatura para criar relatórios personalizados e ter total visibilidade da receita que sua equipe está gerando para os negócios.
Observação: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot no mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela última fatura atualizada no Quickbooks.
Ativar sincronização de contatos
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Contatos.
- Para sincronizar os clientes do QuickBooks com seus contatos do HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criar e atualizar contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem criados ou atualizados no QuickBooks.
- Na seção Excluir contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem excluídos no QuickBooks.
Observação: apenas contatos recentemente criados e atualizados serão sincronizados com a HubSpot.
Ativar a sincronização de produtos
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Produtos.
- Para sincronizar os produtos do QuickBooks com seus produtos da HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criar e atualizar produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados são criados ou atualizados no QuickBooks.
- Na seção Excluir produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados forem excluídos no Quickbooks.
Observação: apenas os produtos recentemente criados e atualizados serão sincronizados com a HubSpot.
- Acesse a guia Mapeamentos de propriedades de produtos para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.
Editar mapeamentos de campo
Observe: é necessária uma subscrição do Operations Hub Starter, Professional, ou Enterprise para configurar Mapeamentos de campo personalizados na nova integração do QuickBooks Online.
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Contatos ou Produtos.
- Clique em Mapeamento de campo do contato ou Mapeamento de campo do produto para visualizar os mapeamentos entre as propriedades no HubSpot e os campos no Quickbooks Online.
- Para adicionar um novo mapeamento de campo, clique em Adicionar novo mapeamento.
- Clique nos menus suspensos para selecionar a propriedade do HubSpot e o campo do Quickbooks Online que você deseja mapear entre si.
- Clique em Salvar.
- Para editar um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Editar.
- Para excluir um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Excluir.
Usar recursos do QuickBooks Advanced
Se você tiver integrado sua conta avançada do QuickBooks ao HubSpot, também poderá enviar sua fatura diretamente ao gerenciador de tarefas do QuickBooks, criar fluxos de trabalho do QuickBooks e acessar relatórios adicionais.
Enviar faturas ao gerenciador de tarefas do QuickBooks
Quando um usuário criar uma fatura e enviá-la para o QuickBooks Advanced, os dados do orçamento ou do negócio serão enviados ao gerenciador de tarefas do QuickBooks. Para acessar o gerenciador de tarefas em sua conta do QuickBooks:
- Inicie sessão em na sua conta QuickBooks Online.
- No painel esquerdo, clique em HubSpot.
- Na seção Tarefas, clique em Exibir tarefas.
Aqui você pode aprovar faturas de rascunho ou criar novas tarefas.
Configurar fluxos de trabalho no QuickBooks para automatizar tarefas
Na seção Gerenciador de tarefas, você pode configurar fluxos de trabalho para criar tarefas automaticamente quando uma ação precisar ser concluída. É possível escolher entre quatro fluxos de trabalho padrão:
- Lembrete de vencimento de pagamento
- Lembrete de pagamento ao fornecedor
- Lembrete de depósitos no banco
- Lembrete de faturas não enviadas
Você pode personalizar seus fluxos de trabalho na conta do QuickBooks Online antes de ativá-los.
Saiba mais sobre como conectar o HubSpot e o QuickBooks Online Advanced.
Sincronizar faturas do QuickBooks com o HubSpot (BETA)
Para configurar uma sincronização unidirecional de faturas do QuickBooks para o HubSpot:
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Faturas.
- Para sincronizar as faturas do Quickbooks com suas faturas do HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criação e atualização de faturas, use o menu suspenso para decidir o que acontece no HubSpot quando as faturas são criadas ou atualizadas no QuickBooks.
- Na seção Exclusão de fatura, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando as faturas forem excluídas no QuickBooks.
- Acesse a guia Mapeamentos de propriedades da fatura para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.
Ver o objeto da fatura
As faturas sincronizadas ou adicionadas manualmente ao HubSpot do QuickBooks podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas. Para visualizar o objeto de fatura:
- Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
- No canto superior esquerdo, clique em Contatos. No menu suspenso, selecione Faturas. Isso o levará à sua página de índice de faturas.
Para criar propriedades de objeto de fatura personalizadas:
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- Clique em Propriedades.
- Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Propriedades de fatura.
- Em seguida, criam as vossas propriedades.
O objeto fatura pode ser usado para segmentar contatos, acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.
