Use a integração do HubSpot com QuickBooks Online (legado)

Neste artigo, aprenda sobre a integração legada do HubSpot-QuickBooks Online. Essa integração foi substituída pela nova integração on-line do QuickBooks. Antes de prosseguir, observe o seguinte:

• Se estiver instalando a integração do QuickBooks Online após 2 de maio de 2023, você deve seguir as novas etapas de configuração de integração .
• Se você já instalou essa integração legada, poderá usar a ferramenta de migração QuickBooks Online para atualizar para a nova integração. Para iniciar a migração, navegue até as configurações de integração do QuickBooks Online no HubSpot. Saiba mais sobre a migração da integração do QuickBooks Online.

Utilize a integração

Depois de conectar a integração, você pode criar faturas, ver seu status e utilizar essas faturas para acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados. 

Criar faturas

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
2. Clique no nome de um registro de negócio.
3. No painel direito, no cartão Faturas de integração , clique em Criar fatura.

4. Se você tiver várias contas, selecione uma conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Avançar.
5. Selecione Criar do orçamento , se quiser criar sua NFF a partir de um orçamento existente, ou Criar do zero.

• • Se você selecionar Criar a partir de cotação , o HubSpot tentará combinar os detalhes da sua cotação com os registros do QuickBook. Se nenhum cliente correspondente puder ser encontrado, você poderá selecionar um cliente no menu suspenso ou clicar em criar um novo cliente do QuickBooks. Somente cotações que foram publicadas e ainda não expiraram podem ser usadas para criar faturas. 

• • Se você selecionar Crie do zero , o HubSpot tentará combinar os detalhes do seu negócio com os registros do QuickBook. Se nenhum cliente correspondente puder ser encontrado, você poderá selecionar um cliente no menu suspenso ou clicar em criar um novo cliente do QuickBooks Online [Herdado].

6. Clique em Próximo.
7. Clique em + Adicionar produtos do QuickBooks Online [Herdado] para selecionar produtos existentes do QuickBooks para adicionar à sua fatura. Depois de adicionar os produtos, clique em Avançar.
   
   
8. Se você estiver criando uma fatura para um cliente fora dos EUA, os códigos de imposto serão necessários para cada item de linha. Para adicionar um código fiscal:

• • Clique em Exibir códigos de imposto do produto.
  • No painel, selecione o código de imposto para o item de linha específico. Os códigos de impostos não precisam ser definidos para contas do QuickBooks americano, pois o QuickBooks irá adicioná-los ao final. 

9. Selecione as Condições de pagamento, Data de criação da fatura e Data de vencimento da fatura para sua fatura.
10. Na seção Escreva uma mensagem para o cliente , digite o texto que aparecerá na fatura do cliente e clique em Avançar.
11. Revise seus detalhes de fatura. Clique em Anterior para voltar e editar seus detalhes de fatura. 
12. Para criar sua fatura no QuickBooks, clique em Criar fatura.
13. Clique no nome da fatura na seção Fatura para visualizar uma prévia da sua fatura.
14. Sua fatura está pronta para ser enviada da sua conta do QuickBooks.

Depois de criada, sua fatura será marcada com um dos seguintes estágios:

• Aguardando envio: a fatura não foi enviada ao cliente.
• Enviada ao cliente: a fatura foi enviada ao cliente.
• Pagamento parcial: a fatura foi paga parcialmente.
• Paga integralmente: a fatura foi paga integralmente.
• Vencida: a fatura passou da data de pagamento e está vencida.

As seguintes propriedades serão atualizadas quando uma fatura for associada a um negócio por meio da integração do QuickBooks:

• Valor da fatura cobrada
• Destinatário da fatura
• Número da fatura
• Status da fatura 
• Data de vencimento da fatura

Adicionar uma fatura existente

1. Na sua conta HubSpot, navegue até Contatos, Empresas ou Negociações.
2. Clique no nome de um registro.
3. No painel direito, no cartão Faturas de integração , clique em Adicionar fatura existente.
4. Se você tiver várias contas, selecione uma conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Avançar.
5. Pesquise e selecione as caixas de seleção à esquerda da fatura. Clique em Adicionar.
   
   
6. As NFFs associadas ao registro são listadas no cartão NFFs de Integração no registro.

Acionar fluxos de trabalho e criar relatório personalizado

Quando a integração do QuickBooks Online estiver instalada, você poderá criar fluxos de trabalho usando as novas propriedades de negócio da fatura listadas abaixo. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho que envie um email de acompanhamento aos clientes que não pagaram a fatura até a data de vencimento. Ou crie um fluxo de trabalho que envie uma mensagem do Slack para sua equipe sempre que você receber um pagamento. 

As novas propriedades do negócio incluem:

• Valor da fatura cobrada
• Destinatário da fatura
• Número da fatura
• Status da fatura 
• Data de vencimento da fatura

Use as novas propriedades de negócio de NFFs para criar relatórios personalizados para que você tenha total visibilidade da receita que sua equipe está gerando para a empresa. 

Observe: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot para o mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela fatura atualizada mais recentemente no QuickBooks.

Ativar sincronização de contatos

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados. Em seguida, clique em [Legado] QuickBooks Online.
3. Navegue até a guia Contatos .
4. Para sincronizar clientes do QuickBooks com seus contatos do HubSpot, clique para ativar ou desativar a ativação.
5. Na seção Criando e atualizando contatos , use o menu suspenso para decidir o que acontece quando contatos associados são criados ou atualizados no QuickBooks. Somente contatos recém-criados e atualizados serão sincronizados com o HubSpot.
6. Na seção Excluindo contatos , use o menu suspenso para decidir o que acontece quando contatos associados são excluídos no QuickBooks.

Ativar a sincronização de produtos

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados. Em seguida, clique em [Legado] QuickBooks Online.
3. Navegue até a guia Produtos .
4. Para sincronizar produtos QuickBooks com seus produtos HubSpot, clique para ativar ou desativar a ativação.
5. Na seção Criando e atualizando produtos , use o menu suspenso para decidir o que acontece quando registros associados são criados ou atualizados no QuickBooks. Somente produtos recém-criados e atualizados serão sincronizados com o HubSpot. 
6. Na seção Excluindo produtos , use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados são excluídos no QuickBooks.
7. Navegue até a guia Mapeamentos do campo Produto para exibir o status da sincronização de propriedades entre QuickBooks e HubSpot.

Editar mapeamentos de campo

Observação: uma assinatura Data Hub Starter, Professional ou EnterpriseEnterprise é necessária para configurar mapeamentos de campo personalizados na integração do QuickBooks Online.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, navegue até Integrations >Connected apps. Em seguida, clique em [Legado] QuickBooks Online.
3. Clique na guia Contatos ou Produtos.
4. Clique em mapeamentos de campo de Contato ou mapeamentos de campo de produto para exibir os mapeamentos entre as propriedades no HubSpot e os campos no QuickBooks Online.
5. Para adicionar um novo mapeamento de campo, clique em Adicionar novo mapeamento. 
6. Clique nos menus suspensos para selecionar a propriedade HubSpot e o campo QuickBooks Online que você deseja mapear entre si.
7. Clique em Salvar.
8. Para editar um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Editar.
9. Para excluir um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Excluir.

Sincronizar faturas do QuickBooks com o HubSpot (BETA)

Para configurar uma sincronização unidirecional de faturas do QuickBooks para o HubSpot:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2.  No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados. Em seguida, clique em [Legado] QuickBooks Online.
3. Clique na guia Faturas.
4. Para sincronizar faturas do QuickBooks com suas faturas do HubSpot, clique para ativar ou desativar a opção.
5. Na seção Criando e atualizando NFFs , use o menu suspenso para decidir o que acontece no HubSpot quando as NFFs são criadas ou atualizadas no QuickBooks.
6. Na seção Excluindo fatura , use o menu suspenso para decidir o que acontece quando as faturas são excluídas no QuickBooks.
7. Navegue até a guia Mapeamentos do campo Fatura para exibir o status da sincronização de propriedades entre QuickBooks e HubSpot.

Ver o objeto da fatura

As faturas sincronizadas ou adicionadas manualmente ao HubSpot do QuickBooks podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas. Para visualizar o objeto de fatura:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Isso o levará à sua página de índice de faturas.

Para criar propriedades de objeto de fatura personalizadas:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
3. Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Propriedades de fatura.
4. Clique em Criar propriedade e prossiga para criar suas propriedades.

O objeto da NFF pode ser usado para segmentar contatos, fluxos de trabalho de gatilho e criar relatórios personalizados.