Ultima atualização: Junho 21, 2023
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Nota: se instalar a integração do QuickBooks Online após 2 de Maio de 2023, consulte este artigo para obter os passos de instalação.
Use a integração do QuickBooks Online com o HubSpot para criar faturas diretamente do registro do negócio no HubSpot, visualizar informações de fatura e ver eventos de pagamento na linha do tempo do negócio.
Requisitos de integração
- Tem de ser um superadministrador ou ter permissões App Marketplace Access para ligar o QuickBooks Online ao HubSpot.
Instalar a integração
- Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace na barra de navegação principal, e selecione App Marketplace.
- Use a barra de pesquisa para localizar e selecionar a integração do QuickBooks Online.
- No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
- Faça login usando os detalhes do QuickBooks Online.
- Depois que a integração for conectada com sucesso, ela será listada na seção Aplicativos conectados.
- Você pode conectar várias contas se navegar para o ícone do Marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
- Selecione QuickBooks Online e clique em Conectar conta do QuickBooks no canto superior direito. Você também pode desconectar sua conta selecionando Desconectar.
- Não é possível conectar uma conta de área restrita do QuickBooks ao HubSpot.
- É recomendável desativar a configuração Números de transação personalizados no QuickBooks ao usar a integração, pois isso pode causar erros e problemas com a sincronização.
Utilize a integração
Depois de conectar a integração, você pode criar faturas, ver seu status e utilizar essas faturas para acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.
- Se uma fatura no QuickBooks estiver em uma moeda diferente da empresa da conta da HubSpot, o HubSpot não sincronizará os dados da fatura do Quickbooks para as propriedades do negócio.
- Somente as faturas criadas no HubSpot serão visíveis automaticamente na sua conta da HubSpot. Para exibir as faturas criadas na sua conta do QuickBooks, elas devem ser adicionadas ao HubSpot.
Criar fatura
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
- Clique no nome de um registro de negócio.
- No painel direito, na seção Faturas de integração, clique em Criar Fatura.
- Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
- Selecione se deseja criar sua fatura a partir de um orçamento existente ou Criar do zero
- Se você selecionar Criar do orçamento, o HubSpot tentará corresponder os detalhes da sua cotação aos seus registros do QuickBook. Se nenhum cliente correspondente puder ser encontrado, você poderá selecionar um cliente no menu suspenso ou clicar em criar um novo cliente do QuickBooks.
Observação: apenas orçamentos que foram publicados e não expiraram podem ser usados para criar faturas.
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- Se você selecionar Criar do zero, o HubSpot tentará corresponder os detalhes do seu negócio aos seus registros do QuickBooks. Se nenhum cliente correspondente puder ser encontrado, você poderá selecionar um cliente no menu suspenso ou clicar em criar um novo cliente do QuickBooks.
- Clique em Próximo.
- Clique em Adicionar produtos do QuickBooks para selecionar produtos existentes no QuickBooks e adicioná-los à sua fatura. Depois de adicionar seus produtos número, clique em Próximo.
- Ao criar uma fatura para um cliente fora dos EUA, serão necessários códigos de imposto para cada item de linha. Para adicionar um código fiscal:
- Clique em Exibir códigos de imposto do produto.
- No painel, selecione o código de imposto para o item de linha específico.
- Selecione os Termos de pagamento, a Data de criação de fatura e a Data de vencimento da fatura para sua fatura.
- Na seção Escreva uma mensagem para seu cliente, escreva o texto que aparecerá na fatura do cliente e, em seguida, clique em Próximo.
- Revise seus detalhes de fatura. Clique em Anterior para voltar e editar seus detalhes de fatura.
- Para criar sua fatura no QuickBooks, clique em Criar fatura de rascunho.
- Clique no nome da fatura na seção Fatura para visualizar uma prévia da sua fatura.
- Sua fatura agora está pronta para ser enviada da sua conta do QuickBooks.
Depois que sua fatura for criada, ela será marcada com uma das etapas abaixo:
- Aguardando envio: a fatura não foi enviada ao cliente.
- Enviada ao cliente: a fatura foi enviada ao cliente.
- Pagamento parcial: a fatura foi paga parcialmente.
- Paga integralmente: a fatura foi paga integralmente.
- Vencida: a fatura passou da data de pagamento e está vencida.
As seguintes propriedades serão atualizadas quando uma fatura for associada a um negócio através da integração do Quickbooks:
- Valor da fatura cobrada
- Destinatário da fatura
- Número da fatura
- Status da fatura
- Data de vencimento da fatura
Observação:
- O HubSpot não pode criar uma fatura em QuickBooks se os números de transação personalizados estiverem ativados em QuickBooks. Para que o HubSpot crie faturas no QuickBooks, isso deve ser desativado.
- Somente as faturas criadas no HubSpot serão visíveis automaticamente na sua conta da HubSpot. Para exibir as faturas criadas na sua conta do QuickBooks, elas devem ser adicionadas ao HubSpot.
Adicionar uma fatura existente
- Na sua conta da HubSpot, acesse Contatos, empresas ou negócios.
- Clique no nome de um registro.
- No painel direito, na seção Faturas de integração, clique em Adicionar fatura existente.
- Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
- Pesquise e selecione as caixas de seleção à esquerda da fatura. Clique em Adicionar.
- As faturas associadas ao registro estão listadas na seção de Faturasde integração do registro.
Acionar fluxos de trabalho e criar relatório personalizado
Quando a integração QuickBooks Online é instalada, é possível criar fluxos de trabalho usando as novas propriedades de negociação de facturas listadas abaixo. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho que envie um e-mail de acompanhamento aos clientes que não pagaram a fatura até a data de vencimento. Ou crie um fluxo de trabalho que envie uma mensagem do Slack para sua equipe sempre que você receber um pagamento.
As novas propriedades do negócio incluem:
- Valor da fatura cobrada
- Destinatário da fatura
- Número da fatura
- Status da fatura
- Data de vencimento da fatura
Use as novas propriedades de negócios da fatura para criar relatórios personalizados e ter total visibilidade da receita que sua equipe está gerando para os negócios.
Observação: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot no mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela última fatura atualizada no Quickbooks.
Ativar sincronização de contatos
- Na sua conta da HubSpot, clique em ícone de configuração na barra de navegação principal.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Contatos.
- Para sincronizar os clientes do QuickBooks com seus contatos do HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criar e atualizar contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem criados ou atualizados no QuickBooks.
- Na seção Excluir contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem excluídos no QuickBooks.
Observação: apenas contatos recentemente criados e atualizados serão sincronizados com a HubSpot.
Ativar a sincronização de produtos
- Na sua conta da HubSpot, clique em ícone de configuração na barra de navegação principal.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Produtos.
- Para sincronizar os produtos do QuickBooks com seus produtos da HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criar e atualizar produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados são criados ou atualizados no QuickBooks.
- Na seção Excluir produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados forem excluídos no Quickbooks.
Observação: apenas os produtos recentemente criados e atualizados serão sincronizados com a HubSpot.
- Acesse a guia Mapeamentos de propriedades de produtos para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.
Editar mapeamentos de campo
- Na sua conta da HubSpot, clique em ícone de configuração na barra de navegação principal.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Contatos ou Produtos.
- Clique em Mapeamento de campo do contato ou Mapeamento de campo do produto para visualizar os mapeamentos entre as propriedades no HubSpot e os campos no Quickbooks Online.
- Para adicionar um novo mapeamento de campo, clique em Adicionar novo mapeamento.
- Clique nos menus suspensos para selecionar a propriedade do HubSpot e o campo do Quickbooks Online que você deseja mapear entre si.
- Clique em Salvar.
- Para editar um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Editar.
- Para excluir um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Excluir.
Usar recursos do QuickBooks Advanced
Se você tiver integrado sua conta avançada do QuickBooks ao HubSpot, também poderá enviar sua fatura diretamente ao gerenciador de tarefas do QuickBooks, criar fluxos de trabalho do QuickBooks e acessar relatórios adicionais.
Enviar faturas ao gerenciador de tarefas do QuickBooks
Quando um usuário criar uma fatura e enviá-la para o QuickBooks Advanced, os dados do orçamento ou do negócio serão enviados ao gerenciador de tarefas do QuickBooks. Para acessar o gerenciador de tarefas em sua conta do QuickBooks:
- Faça login na sua conta do QuickBooks Online.
- No painel esquerdo, clique em HubSpot.
- Na seção Tarefas, clique em Exibir tarefas.
Aqui você pode aprovar faturas de rascunho ou criar novas tarefas.
Configurar fluxos de trabalho no QuickBooks para automatizar tarefas
Na seção Gerenciador de tarefas, você pode configurar fluxos de trabalho para criar tarefas automaticamente quando uma ação precisar ser concluída. É possível escolher entre quatro fluxos de trabalho padrão:
- Lembrete de vencimento de pagamento
- Lembrete de pagamento ao fornecedor
- Lembrete de depósitos no banco
- Lembrete de faturas não enviadas
Você pode personalizar seus fluxos de trabalho na conta do QuickBooks Online antes de ativá-los.
Saiba mais sobre como conectar o HubSpot e o QuickBooks Online Advanced.
Sincronizar faturas do QuickBooks com o HubSpot (BETA)
Para configurar uma sincronização unidirecional de faturas do QuickBooks para o HubSpot:
- Na sua conta da HubSpot, clique em ícone de configuração na barra de navegação principal.
- No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
- Clique na guia Faturas.
- Para sincronizar as faturas do Quickbooks com suas faturas do HubSpot, clique para ativar o botão.
- Na seção Criação e atualização de faturas, use o menu suspenso para decidir o que acontece no HubSpot quando as faturas são criadas ou atualizadas no QuickBooks.
- Na seção Exclusão de fatura, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando as faturas forem excluídas no QuickBooks.
- Acesse a guia Mapeamentos de propriedades da fatura para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.
Ver o objeto da fatura
As faturas sincronizadas ou adicionadas manualmente ao HubSpot do QuickBooks podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas. Para visualizar o objeto de fatura:
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- No canto superior esquerdo, clique em Contatos. No menu suspenso, selecione Faturas. Isso o levará à sua página de índice de faturas.
Para criar propriedades de objeto de fatura personalizadas:
- Na sua conta da HubSpot, clique em ícone de configuração na barra de navegação principal.
- Clique em Propriedades.
- Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Propriedades de fatura.
- Em seguida, cria as suas propriedades.
O objeto fatura pode ser utilizado para segmentar contactos, desencadear fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.
