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Use a integração do HubSpot com QuickBooks Online (legado)

Ultima atualização: Maio 7, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Neste artigo, aprenda sobre a integração legada do HubSpot-QuickBooks Online. Essa integração é sendo substituído pela nova integração online QuickBooks. Antes de prosseguir, observe o seguinte:

  • Se estiver instalando a integração do QuickBooks Online após 2 de maio de 2023, você deve seguir o novas etapas de configuração de integração.
  • Se você já instalou essa integração legada, poderá usar a ferramenta de migração QuickBooks Online para atualizar para a nova integração. Para iniciar a migração, navegue até as configurações de integração do QuickBooks Online no HubSpot. Aprender mais sobre migrando sua integração QuickBooks Online.

Utilize a integração

Depois de conectar a integração, você pode criar faturas, ver seu status e utilizar essas faturas para acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados. 

Observe: QuickBooks Online Advanced não oferece mais suporte à criação de faturas no gerenciador de tarefas QuickBooks. Faturas criadas usando o  Faturas de integrações cartão no HubSpot agora aparecerá na lista de faturas em QuickBooks com o  Aguardando ser enviado status. As faturas podem ser modificadas e não serão enviadas automaticamente aos clientes. 

Criar fatura

  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Clique no nome de um registro de negócio.
  • No painel direito, no Faturas de Integração seção, clique Criar recibo.
integration-invoice-create

Observe: o Faturas de Integração o cartão da barra lateral foi removido no nova integração QuickBooks Online. Saiba mais sobre essa mudança em Comunidade da HubSpot.

  • Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
  • Selecione se deseja criar sua fatura a partir de um cotação existente ou Crie do zero.
    • Se você selecionar Criar a partir de cotação , o HubSpot tentará combinar os detalhes da sua cotação com os registros do QuickBook. Se nenhum cliente correspondente for encontrado, você poderá selecionar um cliente na lista suspenso ou clique criar um novo cliente Quickbooks. Somente cotações que foram publicadas e ainda não expiraram podem ser usadas para criar faturas. 
    • Se você selecionar Crie do zero , o HubSpot tentará combinar os detalhes do seu negócio com os registros do QuickBook. Se nenhum cliente correspondente for encontrado, você poderá selecionar um cliente na lista suspenso ou clique criar um novo cliente Quickbooks.
  • Clique em Próximo.
select-customer-quickbooks
  • Clique Adicionar produtos de QuickBooks para selecionar produtos existentes do QuickBooks para adicionar à sua fatura. Depois de adicionar seus produtos, clique em Próximo.

add-products-quickbooks

  • Ao criar uma fatura para um cliente fora dos EUA, serão necessários códigos de imposto para cada item de linha. Para adicionar um código fiscal:
    • Clique em Exibir códigos de imposto do produto.
    • No painel, selecione o código de imposto para o item de linha específico. Os códigos fiscais não precisam ser enviados para contas QuickBooks dos EUA, pois o QuickBooks irá adicioná-los. 
  • Selecione os Termos de pagamento , Data de criação da fatura e Data de vencimento da fatura para sua fatura.
  • No Escreva uma mensagem para seu cliente seção, escreva o texto que aparecerá na fatura do seu cliente e clique em Próximo.
invoice-payment-quickbooks
  • Revise seus detalhes de fatura. Clique em Anterior para voltar e editar seus detalhes de fatura. 
  • Para criar sua fatura no QuickBooks, clique em Criar fatura de rascunho.
  • Clique no nome da fatura na seção Fatura para visualizar uma prévia da sua fatura.
  • Sua fatura agora está pronta para ser enviada da sua conta do QuickBooks.

Depois que sua fatura for criada, ela será marcada com uma das etapas abaixo:

  • Aguardando envio: a fatura não foi enviada ao cliente.
  • Enviada ao cliente: a fatura foi enviada ao cliente.
  • Pagamento parcial: a fatura foi paga parcialmente.
  • Paga integralmente: a fatura foi paga integralmente.
  • Vencida: a fatura passou da data de pagamento e está vencida.

As seguintes propriedades serão atualizadas quando uma fatura for associada a um negócio através da integração do Quickbooks:

  • Valor da fatura cobrada
  • Destinatário da fatura
  • Número da fatura
  • Status da fatura 
  • Data de vencimento da fatura

Observação:

  • O HubSpot não pode criar uma fatura em QuickBooks se os números de transação personalizados estiverem ativados em QuickBooks. Para que o HubSpot crie faturas no QuickBooks, isso deve ser desativado.
  • Somente as faturas criadas no HubSpot serão visíveis automaticamente na sua conta da HubSpot. Para exibir as faturas criadas na sua conta do QuickBooks, elas devem ser adicionadas ao HubSpot.
  • Se uma fatura no QuickBooks estiver em uma moeda diferente da empresa da conta da HubSpot, o HubSpot não sincronizará os dados da fatura do Quickbooks para as propriedades do negócio.

Adicionar uma fatura existente

    • Na sua conta HubSpot, navegue até Contatos, Empresas ou Negócios.
    • Clique no nome de um registro.
    • No painel direito, no Faturas de Integração seção, clique Adicionar fatura existente.

      integration-invoice-add

Observe: o Faturas de Integração o cartão da barra lateral foi removido no nova integração QuickBooks Online. Saiba mais sobre essa mudança em Comunidade da HubSpot.

  • Se você estiver várias contas, selecione uma Conta do QuickBooks no menu suspenso e clique em Próximo.
  • Pesquise e selecione as caixas de seleção à esquerda da fatura. Clique em Adicionar.
  • As faturas associadas ao registro estão listadas na Integração Faturas seção do registro.

    integration-invoice-2

Acionar fluxos de trabalho e criar relatório personalizado

Observe: ao migrar para a nova integração do QuickBooks Online, tenha em mente a seguinte diferença no comportamento da ação do fluxo de trabalho:

  • Integração legada: O HubSpot criará novos contatos no QuickBooks Online, independentemente de o contato estar sendo sincronizado. Isto significa que, ao usar o Crie uma ação de fatura QuickBooks , um contato que não esteja sincronizando será criado no QuickBooks Online junto com a fatura.
  • Nova integração: A HubSpot irá não crie novos contatos em QuickBooks se eles não atenderem aos critérios de sincronização de dados você configurou. Isso significa que, ao usar ações de fluxo de trabalho do QuickBooks Online, o HubSpot falhará na ação de fluxo de trabalho se o contato não for elegível para sincronização com QuickBooks Online. Para garantir que os seus fluxos de trabalho estão a funcionar conforme esperado, deve atualizar os critérios de inscrição para corresponderem aos seus filtros de sincronização de dados.


Quando a integração do QuickBooks Online estiver instalada, você pode criar fluxos de trabalho usando as novas propriedades da transação de fatura listadas abaixo. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho que envie um e-mail de acompanhamento aos clientes que não pagaram a fatura até a data de vencimento. Ou crie um fluxo de trabalho que envie uma mensagem do Slack para sua equipe sempre que você receber um pagamento. 

As novas propriedades do negócio incluem:

  • Valor da fatura cobrada
  • Destinatário da fatura
  • Número da fatura
  • Status da fatura 
  • Data de vencimento da fatura

Use as novas propriedades de negócios da fatura para criar relatórios personalizados e ter total visibilidade da receita que sua equipe está gerando para os negócios. 

Observação: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot no mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela última fatura atualizada no Quickbooks.

Ativar sincronização de contatos

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  •  No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
  • Clique na guia Contatos.
  • Para sincronizar os clientes do QuickBooks com seus contatos do HubSpot, clique para ativar o botão.

quickbooks-contact-sync

  • Na seção Criar e atualizar contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem criados ou atualizados no QuickBooks. Somente contatos recém-criados e atualizados serão sincronizados com o HubSpot. 
  • Na seção Excluir contatos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os contatos associados forem excluídos no QuickBooks.

Ativar a sincronização de produtos

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  •  No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
  • Clique na guia Produtos.
  • Para sincronizar os produtos do QuickBooks com seus produtos da HubSpot, clique para ativar o botão.
quickbooks-product-sync
  • Na seção Criar e atualizar produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados são criados ou atualizados no QuickBooks. Somente produtos recém-criados e atualizados serão sincronizados com o HubSpot. 
  • Na seção Excluir produtos, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando os registros associados forem excluídos no Quickbooks.
  • Acesse a guia Mapeamentos de propriedades de produtos para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.

Editar mapeamentos de campo

Observe: um Centro de Operações Iniciante , Profissional , ou Empreendimento a assinatura é necessária para configurar mapeamentos de campos personalizados no nova integração QuickBooks Online.

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
  • Clique na guia Contatos ou Produtos.
  • Clique em Mapeamento de campo do contato ou Mapeamento de campo do produto para visualizar os mapeamentos entre as propriedades no HubSpot e os campos no Quickbooks Online.
  • Para adicionar um novo mapeamento de campo, clique em Adicionar novo mapeamento
  • Clique nos menus suspensos para selecionar a propriedade do HubSpot e o campo do Quickbooks Online que você deseja mapear entre si.
  • Clique em Salvar
  • Para editar um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Editar.
  • Para excluir um mapeamento de campo, clique em Ações ao lado do mapeamento e, em seguida, em Excluir

Sincronizar faturas do QuickBooks com o HubSpot (BETA)

Para configurar uma sincronização unidirecional de faturas do QuickBooks para o HubSpot:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  •  No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados e clique em QuickBooks Online.
  • Clique na guia Faturas.
  • Para sincronizar as faturas do Quickbooks com suas faturas do HubSpot, clique para ativar o botão.

quickbooks-invoices

  • Na seção Criação e atualização de faturas, use o menu suspenso para decidir o que acontece no HubSpot quando as faturas são criadas ou atualizadas no QuickBooks.
  • Na seção Exclusão de fatura, use o menu suspenso para decidir o que acontece quando as faturas forem excluídas no QuickBooks.
  • Acesse a guia Mapeamentos de propriedades da fatura para visualizar o status das propriedades em sincronização entre o Quickbooks e o HubSpot.

Ver o objeto da fatura

As faturas sincronizadas ou adicionadas manualmente ao HubSpot do QuickBooks podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas. Para visualizar o objeto de fatura:

  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • No canto superior esquerdo, clique em Contatos. No menu suspenso, selecione Faturas. Isso o levará à sua página de índice de faturas.

Para criar propriedades de objeto de fatura personalizadas:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • Clique em Propriedades.
  • Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Propriedades de fatura.
  • Então, crie suas propriedades.

O objeto fatura pode ser usado para segmentar contatos , acionar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.

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