Usar acções QuickBooks nos fluxos de trabalho do HubSpot

O QuickBooks Online inclui várias acções de fluxo de trabalho que lhe permitem automatizar a criação de facturas QuickBooks, estimativas de vendas e recibos de vendas. Abaixo, saiba como utilizar estas acções em fluxos de trabalho baseados em negócios, cotações e pagamentos.

Observe: As acções do QuickBooks Online nos fluxos de trabalho do HubSpot só estão disponíveis para clientes sediados nos Estados Unidos.

Requisitos de Sincronização de integração

Para criar facturas, estimativas de vendas e recibos no QuickBooks Online, o HubSpot verifica primeiro os dados entre as duas plataformas antes de qualquer dado ser sincronizado com o QuickBooks Online. Isto ajuda a garantir a exatidão dos dados e a evitar a criação de dados desnecessários no QuickBooks Online. Abaixo estão os requisitos que os contatos e itens de linha devem cumprir para que o HubSpot crie novos ativos no QuickBooks Online através de ações de fluxo de trabalho:

• Contactos > Contatos:
  • Integração herdada: na integração herdada do QuickBooks Online, as propriedades de contacto Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail são usadas para corresponder o registo de contacto do HubSpot a um contacto do QuickBooks. Um novo contacto será criado no QuickBooks se não for encontrada nenhuma correspondência. Se houver múltiplos registos de contacto associados à cotação ou registo de negociação no HubSpot, será utilizado o primeiro contacto associado.
  • Nova integração: na nova integração do QuickBooks Online, um contacto deve corresponder às suas definições de sincronização de dados para que o HubSpot crie activos no QuickBooks Online, ou a ação do fluxo de trabalho falhará. Isto ajuda a evitar que o HubSpot crie contactos desnecessários no QuickBooks Online. Por exemplo, se estiver a usar a ação Criar uma fatura do QuickBooks, mas o contacto associado do negócio inscrito não for elegível para sincronização, a HubSpot não criará a fatura no QuickBooks Online. Por conseguinte, recomenda-se que defina os seus fluxos de trabalho da HubSpot para se inscreverem com base nos seus filtros de contacto de Sincronização de contato .
• Itens de linha: itens de linha no HubSpot devem ser associados aos registos de orçamento ou de negócio inscritos no fluxo de trabalho para criar uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas no QuickBooks. HubSpot fará corresponder um item de linha em HubSpot com o produto em QuickBooks. Se não for encontrada correspondência, a factura, estimativa de vendas, ou recibo de venda não será criado .

Recomenda-se que a sincronização de produtos esteja activada nas configurações do QuickBooks e que os produtos do QuickBooks sejam utilizados para itens de linha de negócios e orçamentos para garantir a criação de uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas.

Adicione acções QuickBooks ao seu negócio ou fluxo de trabalho baseado em citações

Pode adicionar acções QuickBooks aos fluxos de trabalho do HubSpot para criar uma factura, ordens de venda, ou estimativas na sua conta QuickBooks. Para acrescentar estas acções: 

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome de um fluxo de trabalho para editar um fluxo de trabalho existente. Ou clique em Criar fluxo de trabalho para criar um novo fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
• Para criar uma factura, clique em Criar uma factura QuickBooks.
• Para criar um orçamento, clique em Create a QuickBooks estimate.
• Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks).

• Clique em Que conta QuickBooks pretende criar uma factura/estimativa/ recibo de venda para? menu suspenso e seleccione a conta QuickBooks . 
• Clique no menu suspenso Condições de Pagamento e seleccione um valor (apenas disponível para a acção Criar uma factura QuickBooks ). 
• Clique no menu suspenso Cliente e seleccione um cliente.
• Clique no menu suspenso Produtos e seleccione um produto. 
• Clique no botão Criar um produto no QuickBooks se ele não existir... e seleccione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar o seu fluxo de trabalho, depois clique em Rever e publicar para rever o fluxo de trabalho.
• Clique em Ligar para activar o fluxo de trabalho.

Observação: as faturas criadas serão associadas ao objeto do fluxo de trabalho. Por exemplo, ao criar uma fatura utilizando um fluxo de trabalho baseado em negócios, a fatura será associada ao negócio. 

Para inscrever uma cotação paga num fluxo de trabalho:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Quote-based.
• No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos.
• Na seção Filtros, selecione Orçamento > Assinatura concluída e, em seguida, selecione é conhecido. 

Inscrever um negócio pago num fluxo de trabalho:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Deal-based.
• No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos.
• Na seção Filtros, selecione Negócio > Nome do negócio e, em seguida, contém qualquer um dos Links de pagamento. 

Utilização de acções QuickBooks com pagamentos HubSpot

Também pode criar facturas pagas e recibos de vendas utilizando fluxos de trabalho se tiver Pagamentos da HubSpot configurado. Podem ser criados recibos de vendas para todos os tipos de produtos. As facturas pagas só podem ser criadas para itens de linha não tributáveis.

Por favor note: só é possível utilizar estas acções com fluxos de trabalho baseados em pagamentos.

Para utilizar as acções do QuickBooks Online num fluxo de trabalho baseado em pagamentos:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione o seu fluxo de trabalho triggers. Para cada grupo de Disparadores de inscrição que adicionar, deve também adicionar um filtro Source is not equal to all of Invoice. Isto evitará que o HubSpot registe pagamentos já efectuados com facturas, o que criaria facturas duplicadas no QuickBooks Online.
  
  
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
  • Para criar uma factura, clique em Criar uma factura paga QuickBooks. Isto irá criar uma factura paga no QuickBooks usando os seus dados de pagamento HubSpot. 
  • Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks). Isto irá criar um recibo de venda no QuickBooks usando os seus dados de pagamento do HubSpot.
• Clique em Que conta QuickBooks pretende criar uma factura/talão de venda para? menu suspenso e seleccione a conta QuickBooks . 
• Clique no menu suspenso Cliente e seleccione um cliente.
• Clique no menu suspenso Produtos e seleccione um produto. 
• Clique no botão Criar um produto no QuickBooks se ele não existir... e seleccione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar o seu fluxo de trabalho, depois clique em Rever e publicar para rever o fluxo de trabalho.
• Clique em Ligar para activar o fluxo de trabalho.

Criar uma despesa de QuickBooks num fluxo de trabalho HubSpot

Também pode criar uma despesa QuickBooks com uma acção de fluxo de trabalho HubSpot. Esta acção irá criar uma despesa no QuickBooks para reflectir a sua taxa de pagamento do HubSpot. Para criar uma despesa: 

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based.
• Clique no ícone do lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar Criar uma despesa de QuickBooks. 
• Preencher os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar. 

Criar recibos de reembolso no QuickBooks

Criar um recibo de reembolso no QuickBooks quando ocorre um reembolso total nos pagamentos HubSpot:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based. 
• Clique no ícone do lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccione Criar um recibo de reembolso QuickBooks. 
• Preencher os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar.