Use ações QuickBooks em fluxos de trabalho HubSpot

O QuickBooks on-line a integração inclui várias ações de fluxo de trabalho que permitem automatizar a criação de faturas, estimativas de vendas e recibos de vendas do QuickBooks. Abaixo, aprenda como usar essas ações em fluxos de trabalho baseados em negócios, cotações e pagamentos.

Enquanto os usuários em um Centro de Marketing, Centro de vendas, Centro de serviços, ou Centro de Operações Profissional conta pode configurar fluxos de trabalho para usar com QuickBooks Online, o integração pode ser usado em qualquer nível de assinatura.

Observe: As ações do QuickBooks Online em fluxos de trabalho do HubSpot estão disponíveis apenas para clientes baseados nos Estados Unidos.

Requisitos de sincronização de integração

Para criar faturas, estimativas de vendas e recibos no QuickBooks Online, o HubSpot primeiro verifica os dados entre as duas plataformas antes de quaisquer dados serem sincronizados com o QuickBooks Online. Isso ajuda a garantir a precisão dos dados e evitar a criação de dados desnecessários em QuickBooks online. Abaixo estão os requisitos que os contatos e itens de linha devem atender para que o HubSpot crie novos ativos no QuickBooks Online por meio de ações de fluxo de trabalho:

• Contatos:
  • Integração legada: no integração herdada do QuickBooks Online , o Primeiro nome, ultimo nome e Endereço de email propriedades de contato são usadas para corresponder o registro de contato do HubSpot a um contato do QuickBooks. Um novo contato será criado no QuickBooks se nenhuma correspondência for encontrada. Se houver vários registros de contato associados à cotação ou registro de negócio no HubSpot, o primeiro contato associado será usado.
  • Nova integração: no novos QuickBooks on-line integração, um contato deve combine com o seu configurações de sincronização de dados para que o HubSpot crie ativos em QuickBooks Online, ou a ação do fluxo de trabalho falhará. Isso ajuda a evitar que o HubSpot crie contatos desnecessários no QuickBooks Online. Por exemplo, se você estiver usando o Crie uma fatura QuickBooks ação, mas o contato associado à oferta inscrita não está qualificado para sincronização, a HubSpot não criará a fatura no QuickBooks Online. Portanto, é recomendável definir seus fluxos de trabalho do HubSpot para inscrição com base em seu filtros de contato de sincronização de dados.
• Itens de linha: itens de linha no HubSpot deve estar associado ao citar ou registros de negócios inscrito no fluxo de trabalho para criar uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas em QuickBooks. O HubSpot combinará um item de linha no HubSpot com o produto no QuickBooks. Se nenhuma correspondência for encontrada, a fatura, a estimativa de venda ou o recibo de venda serão não Ser criado. 

É recomendado que a sincronização do produto esteja ativada nas configurações do QuickBooks, e os produtos QuickBooks sejam usados para itens de linha de negócios e cotações para garantir que uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas seja criada.

Adicione ações QuickBooks ao seu negócio ou fluxo de trabalho baseado em cotação

Você pode adicionar ações QuickBooks aos fluxos de trabalho do HubSpot para criar uma fatura, pedidos de vendas ou estimativas em sua conta QuickBooks. Para adicionar estas ações: 

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome de um fluxo de trabalho para editar um fluxo de trabalho existente. Ou clique Criar fluxo de trabalho para criar um novo fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione uma ação do QuickBooks:
• Para criar uma fatura, clique em Crie uma fatura QuickBooks.
• Para criar um orçamento, clique Crie uma estimativa QuickBooks.
• Para criar um recibo de venda, clique em Crie um recibo de venda QuickBooks.

• Clique no Qual conta QuickBooks você deseja criar uma fatura/estimativa/recibo de venda para? menu suspenso e selecione o QuickBooks conta. 
• Clique no Termos de pagamento menu suspenso e selecione um valor (disponível apenas para Crie uma fatura QuickBooks Ação). 
• Clique no Cliente menu suspenso e selecione um cliente.
• Clique no Produtos menu suspenso e selecione um produtos. 
• Clique no Criar um produto no QuickBooks se ele não existir? menu suspenso e selecione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar seu fluxo de trabalho e clique em Revise e publique para revisar o fluxo de trabalho.
• Clique Ligar para ativar o fluxo de trabalho.

Observação: as faturas criadas serão associadas ao objeto do fluxo de trabalho. Por exemplo, se você criar uma fatura usando um fluxo de trabalho baseado em negócio, a fatura será associada ao negócio. 

Para inscrever uma cotação paga em um fluxo de trabalho:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em cotação.
• No painel direito, selecione seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Você será levado ao editor de fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos.
• Na seção Filtros, selecione Orçamento > Assinatura concluída e, em seguida, selecione é conhecido. 

Para inscrever uma transação paga em um fluxo de trabalho:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em acordo.
• No painel direito, selecione seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Você será levado ao editor de fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos.
• Na seção Filtros, selecione Negócio > Nome do negócio e, em seguida, contém qualquer um dos Links de pagamento. 

Usando ações QuickBooks com pagamentos HubSpot

Você também pode criar faturas pagas e recibos de vendas usando fluxos de trabalho se tiver Pagamentos HubSpot configurar. Os recibos de vendas podem ser criados para todos os tipos de produtos. Faturas pagas só podem ser criadas para itens de linha não tributáveis.

Observe: só é possível usar essas ações com fluxos de trabalho baseados em pagamentos. 

Para usar ações do QuickBooks Online em um fluxo de trabalho baseado em pagamento:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Pagamento-baseado.
• Clique no  ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Próximo. Você será levado ao editor de fluxo de trabalho.
• Selecione seu fluxo de trabalho gatilhos. Para cada grupo de acionadores de inscrição adicionados, você também deve adicionar um A origem não é igual a toda a fatura filtro. Isso impedirá que a HubSpot registre pagamentos já efetuados com faturas, o que criaria faturas duplicadas no QuickBooks Online.
  
  
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione uma ação do QuickBooks:
  • Para criar uma fatura, clique em Crie uma fatura paga do QuickBooks. Isso criará uma fatura paga no QuickBooks usando seus dados de pagamento do HubSpot. 
  • Para criar um recibo de venda, clique em Crie um recibo de venda QuickBooks. Isso criará um recibo de venda no QuickBooks usando seus dados de pagamento do HubSpot.
• Clique no Para qual conta QuickBooks você deseja criar uma fatura/recibo de venda para? menu suspenso e selecione o QuickBooks conta. 
• Clique no Cliente menu suspenso e selecione um cliente.
• Clique no Produtos menu suspenso e selecione um produtos. 
• Clique no Criar um produto no QuickBooks se ele não existir? menu suspenso e selecione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar seu fluxo de trabalho e clique em Revise e publique para revisar o fluxo de trabalho.
• Clique Ligar para ativar o fluxo de trabalho.

Crie uma despesa QuickBooks em um fluxo de trabalho HubSpot

Você também pode criar uma despesa QuickBooks com uma ação de fluxo de trabalho do HubSpot. Esta ação criará uma despesa no QuickBooks para refletir sua taxa de pagamento do HubSpot. Para criar uma despesa: 

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em pagamento.
• Clique no ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e clique em Próximo. Você será levado ao editor de fluxo de trabalho.
• Selecione o seu escolhido gatilhos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione Crie uma despesa QuickBooks. 
• Preencha os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar. 

Crie recibos de reembolso em QuickBooks

Para criar um recibo de reembolso em QuickBooks quando ocorre um reembolso total em pagamentos HubSpot:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Pagamento-baseado. 
• Clique no ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e clique em Próximo. Você será levado ao editor de fluxo de trabalho.
• Selecione o seu escolhido gatilhos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione Crie um recibo de reembolso do QuickBooks. 
• Preencha os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar.