Usar acções QuickBooks nos fluxos de trabalho do HubSpot

Com a integração do QuickBooks Online , é possível criar facturas, orçamentos e recibos de vendas QuickBooks usando fluxos de trabalho HubSpot. 

Por favor note: As acções QuickBooks em fluxos de trabalho HubSpot só estão disponíveis para clientes baseados nos Estados Unidos.

A informação de contacto e item de linha no HubSpot é utilizada para criar facturas, estimativas de vendas, e recibos de vendas no QuickBooks.

• Para contactos: o primeiro nome, apelido e endereço de e-mail são necessários para fazer corresponder um registo de contacto HubSpot a um contacto QuickBooks. Um novo contacto será criado no QuickBooks se não for encontrada nenhuma correspondência. Se houver múltiplos registos de contacto associados à cotação ou registo de negociação no HubSpot, será utilizado o primeiro contacto associado.
• Para itens de linha: os itens de linha no HubSpot devem ser associados ao orçamento ou aos registos de negócio inscritos no fluxo de trabalho para criar uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas no QuickBooks. HubSpot fará corresponder um item de linha em HubSpot com o produto em QuickBooks. Se não for encontrada correspondência, a factura, estimativa de vendas, ou recibo de venda não será criado .

Recomenda-se que a sincronização do produto seja activada nas definições do seu QuickBooks, e os produtos QuickBooks são utilizados para negócios e itens de linha para assegurar a criação de uma factura, estimativa de vendas, ou recibo de venda.

Adicione acções QuickBooks ao seu negócio ou fluxo de trabalho baseado em citações

Pode adicionar acções QuickBooks aos fluxos de trabalho do HubSpot para criar uma factura, ordens de venda, ou estimativas na sua conta QuickBooks. Para acrescentar estas acções: 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome de um fluxo de trabalho para editar um fluxo de trabalho existente. Ou clique em Criar fluxo de trabalho para criar um novo fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
• Para criar uma factura, clique em Criar uma factura QuickBooks.
• Para criar um orçamento, clique em Create a QuickBooks estimate.
• Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks).

• Clique em Que conta QuickBooks pretende criar uma factura/estimativa/ recibo de venda para? menu suspenso e seleccione a conta QuickBooks . 
• Clique no menu suspenso Condições de Pagamento e seleccione um valor (apenas disponível para a acção Criar uma factura QuickBooks ). 
• Clique no menu suspenso Cliente e seleccione um cliente.
• Clique no menu suspenso Produtos e seleccione um produto. 
• Clique no botão Criar um produto no QuickBooks se ele não existir... e seleccione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar o seu fluxo de trabalho, depois clique em Rever e publicar para rever o fluxo de trabalho.
• Clique em Ligar para activar o fluxo de trabalho.

Nota: as facturas criadas serão associadas ao objeto de fluxo de trabalho. Por exemplo, se criar uma fatura utilizando um fluxo de trabalho baseado num negócio, a fatura será associada ao negócio. 

Para inscrever uma cotação paga num fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Quote-based.
• No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de lápis  para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Configurar accionadores.
• Na secção Filtros, selecionar Cotação > Assinatura concluída e, em seguida, selecionar é conhecido. 

Inscrever um negócio pago num fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Deal-based.
• No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de lápis  para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Configurar accionadores.
• Na secção Filtros, seleccione Negócio > Nome do negócio e, em seguida, contém qualquer um dos Link de pagamento. 

Utilização de acções QuickBooks com pagamentos HubSpot

Também pode criar facturas pagas e recibos de vendas usando fluxos de trabalho se tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada. Podem ser criados recibos de vendas para todos os tipos de produtos. As facturas pagas só podem ser criadas para rubricas não tributáveis.

Actualmente, os pagamentos só estão disponíveis para empresas ou organizações localizadas nos EUA que tenham uma conta bancária nos EUA e estejam a utilizar uma versão paga do HubSpot.

Por favor note: só é possível utilizar estas acções com fluxos de trabalho baseados em pagamentos.

Se tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based.
• Clique no ícone de lápis  para dar um nome ao seu fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
  • Para criar uma factura, clique em Criar uma factura paga QuickBooks. Isto irá criar uma factura paga no QuickBooks usando os seus dados de pagamento HubSpot. 
  • Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks). Isto irá criar um recibo de venda no QuickBooks usando os seus dados de pagamento do HubSpot.
• Clique em Que conta QuickBooks pretende criar uma factura/talão de venda para? menu suspenso e seleccione a conta QuickBooks . 
• Clique no menu suspenso Cliente e seleccione um cliente.
• Clique no menu suspenso Produtos e seleccione um produto. 
• Clique no botão Criar um produto no QuickBooks se ele não existir... e seleccione Sim ou Não. 
• Clique em Salvar. 
• Termine de editar o seu fluxo de trabalho, depois clique em Rever e publicar para rever o fluxo de trabalho.
• Clique em Ligar para activar o fluxo de trabalho.

Criar uma despesa de QuickBooks num fluxo de trabalho HubSpot

Também pode criar uma despesa QuickBooks com uma acção de fluxo de trabalho HubSpot. Esta acção irá criar uma despesa no QuickBooks para reflectir a sua taxa de pagamento do HubSpot. Para criar uma despesa: 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based.
• Clique no ícone do lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccionar Criar uma despesa de QuickBooks. 
• Preencher os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar. 

Criar recibos de reembolso no QuickBooks

Criar um recibo de reembolso no QuickBooks quando ocorre um reembolso total nos pagamentos HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel da esquerda, seleccionar Payment-based. 
• Clique no ícone do lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Next. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
• Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, seleccione Criar um recibo de reembolso QuickBooks. 
• Preencher os campos obrigatórios.
• Clique em Salvar.