Usar ações do QuickBooks em fluxos de trabalho do HubSpot

Com a integração do QuickBooks Online, você pode criar faturas, estimativas e recibos de vendas do QuickBooks usando fluxos de trabalho do HubSpot. 

Observação: essas ações estão disponíveis apenas para fluxos de trabalho baseados em cotações, pagamentos ou transações.

As informações de contato e itens de linha no HubSpot são usadas para criar faturas, estimativas de vendas e recibos de vendas no QuickBooks.

• Para contatos: as propriedades de contato Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail são necessárias para corresponder um registro de contato do HubSpot a um contato do QuickBooks. Um novo contato será criado no QuickBooks se nenhuma correspondência for encontrada. Se houver vários registros de contato associados ao registro de cotação ou negócio no HubSpot, o primeiro contato associado será usado.
• Para itens de linha: itens de linha no HubSpot devem ser associados aos registros de cotação ou negócio inscritos no fluxo de trabalho para criar uma fatura, estimativa de vendas e recibo de vendas no QuickBooks. O HubSpot combinará um item de linha no HubSpot com o produto no QuickBooks. Se nenhuma correspondência for encontrada, a fatura, a estimativa de vendas e o recibo de vendas não serão criados. 

Observe: é recomendável habilitar a sincronização de produtos nas configurações do QuickBooks e usar produtos do QuickBooks para itens de linha de oferta e cotação para garantir que uma fatura, estimativa de vendas ou recibo de vendas seja criado.

Adicionar ações ao seu fluxo de trabalho

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome de um fluxo de trabalho existente para editá-lo. Ou clique em Criar fluxo de trabalho para criar um novo fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione uma ação QuickBooks:
  • Para criar uma fatura, clique em Create a QuickBooks invoice.
    
    • Clique no menu suspenso Para qual conta do QuickBooks deseja criar uma fatura? e selecione a conta do QuickBooks na qual deseja criar uma fatura.
    • Insira um valor no campo Quantos dias após a criação da fatura o pagamento deve ser devido?. A data de vencimento para pagamento na fatura será definida com base neste valor. 
    • Clique em Salvar

• • Para criar uma estimativa, clique em Criar uma estimativa do QuickBooks.
    • Clique no menu suspenso Para qual conta do QuickBooks você deseja criar uma estimativa? e selecione a conta do QuickBooks para a qual deseja criar uma estimativa.
    • Clique em Salvar.
  • Para criar um recibo de vendas, clique em Criar um recibo de vendas do QuickBooks. 
    • Clique no menu suspenso Para qual conta do QuickBooks você deseja criar um recibo de vendas? e selecione a conta do QuickBooks para a qual você deseja criar um recibo de vendas.
    • Clique em Salvar.
• Conclua a edição do seu fluxo de trabalho e clique em Revisar e publicar para revisar o fluxo de trabalho.
• Clique em Ativar para ativar o fluxo de trabalho.

Para inscrever um orçamento pago em um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em cotações.
• No painel direito, selecione seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de lápis  para dar ao seu fluxo de trabalho um nome e clique em Próximo. Você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Configurar disparadores.
• Na  seção Filtros, selecione Status de Pagamento de Cotação e selecione é igual a qualquer um dos pagos.>  

Para inscrever uma oferta paga em um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em ofertas.
• No painel direito, selecione seu tipo de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de lápis  para dar ao seu fluxo de trabalho um nome e clique em Próximo. Você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique em Configurar disparadores.
• Na  seção Filtros, selecione o nome da > transação e, em seguida, contenha qualquer link de pagamento. 

Usando ações do QuickBooks com pagamentos do HubSpot

Você também pode criar faturas pagas e recibos de vendas usando fluxos de trabalho se tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada. Recibos de vendas podem ser criados para todos os tipos de produtos. As faturas pagas só podem ser criadas para itens de linha não tributáveis.

Observação: só é possível usar esta ação com fluxos de trabalho baseados em pagamentos. 

Se você tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Baseado em pagamentos.
• Clique no ícone de lápis  para dar ao seu fluxo de trabalho um nome e clique em Próximo. Você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.
• Selecione seus disparadores escolhidos. 
• Clique no ícone de mais (+).
• No painel direito, selecione uma ação QuickBooks:
  • Para criar uma fatura, clique em Criar uma fatura paga do QuickBooks. Isso criará uma fatura paga no QuickBooks usando seus dados de pagamento HubSpot. 
    • Clique no menu suspenso Para qual conta do QuickBooks deseja criar uma fatura? e selecione a conta do QuickBooks na qual deseja criar uma fatura.
    • Clique no menu suspenso Cliente e selecione Usar primeiro contato HubSpot associado.
    • Clique no menu suspenso Produtos e selecione Usar itens de linha HubSpot associados. 
    • Clique em Salvar.
  • Para criar um recibo de vendas, clique em Criar um recibo de vendas do QuickBooks. Isso criará um recibo de vendas no QuickBooks usando seus dados de pagamento HubSpot.
    • Clique no menu suspenso Para qual conta do QuickBooks você deseja criar um recibo de vendas? e selecione a conta do QuickBooks na qual deseja criar um recibo de vendas.
    • Clique no menu suspenso Cliente e selecione Usar primeiro contato HubSpot associado.
    • Clique no menu suspenso Produtos e selecione Usar itens de linha HubSpot associados. 
    • Clique em Salvar.