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Integrations

Usar acções QuickBooks nos fluxos de trabalho do HubSpot

Ultima atualização: Junho 2, 2022

Disponível para

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

Com a integração do QuickBooks Online , é possível criar facturas, orçamentos e recibos de vendas QuickBooks usando fluxos de trabalho HubSpot. 

Por favor note: estas acções só estão disponíveis para com base em citações ou em acordos fluxos de trabalho.

A informação de contacto e item de linha no HubSpot é utilizada para criar facturas, estimativas de vendas, e recibos de vendas no QuickBooks.

  • Para contactos: o primeiro nome, apelido e endereço de e-mail são necessários para fazer corresponder um registo de contacto HubSpot a um contacto QuickBooks. Um novo contacto será criado no QuickBooks se não for encontrada nenhuma correspondência. Se houver múltiplos registos de contacto associados à cotação ou registo de negociação no HubSpot, será utilizado o primeiro contacto associado.
  • Para itens de linha: os itens de linha no HubSpot devem ser associados ao citação ou registos de transacções inscreveu-se no fluxo de trabalho para criar uma factura, estimativa de vendas e recibo de vendas no QuickBooks. HubSpot fará corresponder um item de linha em HubSpot com o produto em QuickBooks. Se não for encontrada correspondência, a factura, estimativa de vendas, e recibo de venda não serão criados

Porfavor note: recomenda-se a activação de sincronia de produtos nas suas definições de QuickBooks, e utilizando produtos QuickBooks para negociar e cotar itens de linha para assegurar a criação de uma factura, estimativa de vendas ou recibo de venda.

Adicionar ações ao seu fluxo de trabalho

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
  • Clique no nome de um fluxo de trabalho para editar um fluxo de trabalho existente. Ou clique em Criar fluxo de trabalho para criar um novo fluxo de trabalho.
  • Clique no ícone de mais (+).
  • No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
    • Para criar uma factura, clique em Criar uma factura QuickBooks.
      • Clique no menu pendente de Que conta QuickBooks pretende criar uma factura para? e seleccione a conta QuickBooks em que pretende criar uma factura.
      • Introduzir um valor no campo Quantos dias após a factura ser criada, se o pagamento for devido? A data de vencimento do pagamento na factura será definida com base neste valor. 
      • Clique em Salvar
qbo-wf-factura
    • Para criar um orçamento, clique em Create a QuickBooks estimate.
      • Clique no menu suspenso Que conta QuickBooks pretende criar um orçamento para? e seleccione a conta QuickBooks para a qual pretende criar um orçamento.
      • Clique em Salvar.
    • Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks). 
      • Clique no menu pendente Qual a conta QuickBooks para a qual pretende criar um recibo de venda? e seleccione a conta QuickBooks para a qual pretende criar um recibo de venda.
      • Clique em Salvar.
  • Termine de editar o seu fluxo de trabalho, depois clique em Rever e publicar para rever o fluxo de trabalho.
  • Clique em Ligar para activar o fluxo de trabalho.

Para inscrever uma cotação paga num fluxo de trabalho:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho, em , no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
  • No painel da esquerda, seleccionar Quote-based.
  • No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
  • Clique no ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
  • No editor do fluxo de trabalho, clicar em Set up triggers.
  • Na secção Filtros , seleccionar Citação > Estado de pagamento, depois seleccionar é igual a qualquer um dos pagos
wf-quote-enrollment

Inscrever um negócio pago num fluxo de trabalho:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho, em , no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
  • No painel da esquerda, seleccionar Deal-based.
  • No painel direito, seleccione o seu tipo de fluxo de trabalho.
  • Clique no ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
  • No editor do fluxo de trabalho, clicar em Set up triggers.
  • Na secção Filtros , seleccionar Deal > Nome do negócio, depois contém qualquer uma das ligações de pagamento

fluxo de trabalho-pagamento-problema

Utilização de acções QuickBooks com pagamentos HubSpot

Também pode criar facturas pagas e recibos de vendas usando fluxos de trabalho se tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada. Podem ser criados recibos de vendas para todos os tipos de produtos. As facturas pagas só podem ser criadas para itens de linha não tributáveis.

Por favor note: só é possível utilizar esta acção com fluxos de trabalho baseados em pagamentos

se tiver a ferramenta de pagamentos HubSpot configurada:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho, em , no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
  • No painel da esquerda, seleccionar Payment-based.
  • Clique no ícone de lápis para dar um nome ao seu fluxo de trabalho, depois clique em Próximo. Será então levado para o editor do fluxo de trabalho.
  • Seleccione os seus gatilhosescolhidos. 
  • Clique no ícone de mais (+).
  • No painel direito, seleccionar uma acção QuickBooks:
    • Para criar uma factura, clique em Criar uma factura paga QuickBooks. Isto irá criar uma factura paga no QuickBooks usando os seus dados de pagamento HubSpot. 
      • Clique no menu pendente de Que conta QuickBooks pretende criar uma factura para? e seleccione a conta QuickBooks em que pretende criar uma factura.
      • Clique no menu pendente Cliente e seleccione Usar primeiro contacto HubSpot associado.
      • Clique no menu suspenso Produtos e seleccione Usar itens da linha HubSpot associados
      • Clique em Salvar.
    • Para criar um recibo de venda, clique em Create a QuickBooks sales receipt (Criar recibo de venda QuickBooks). Isto irá criar um recibo de venda no QuickBooks usando os seus dados de pagamento do HubSpot.
      • Clique no menu pendente Qual a conta QuickBooks para a qual pretende criar um recibo de venda? e seleccione a conta QuickBooks na qual pretende criar um recibo de venda.
      • Clique no menu pendente Cliente e seleccione Usar primeiro contacto HubSpot associado.
      • Clique no menu suspenso Produtos e seleccione Usar itens da linha HubSpot associados
      • Clique em Salvar
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