Korzystanie z działań QuickBooks w przepływach pracy HubSpot

Dzięki integracji z QuickBooks Online możesz tworzyć faktury, szacunki i pokwitowania sprzedaży QuickBooks za pomocą przepływów pracy HubSpot.

Uwaga: Działania QuickBooks w przepływach pracy HubSpot są dostępne tylko dla klientów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

Informacje o kontaktach i pozycjach w HubSpot są wykorzystywane do tworzenia faktur, szacunków sprzedaży i paragonów sprzedaży w QuickBooks.

• W przypadku kontaktów: właściwości kontaktu Imię, Nazwisko i Adres e-mail są wymagane do dopasowania rekordu kontaktu HubSpot do kontaktu QuickBooks. Nowy kontakt zostanie utworzony w QuickBooks, jeśli nie zostanie znaleziony. Jeśli istnieje wiele rekordów kontaktów powiązanych z rekordem oferty lub transakcji w HubSpot, użyty zostanie pierwszy powiązany kontakt.
• W przypadku pozycji liniowych: pozycje liniowe w HubSpot muszą być powiązane z rekordami oferty lub transakcji zarejestrowanymi w przepływie pracy w celu utworzenia faktury, kosztorysu sprzedaży lub paragonu sprzedaży w QuickBooks. HubSpot dopasuje pozycję w HubSpot do produktu w QuickBooks. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie, faktura, kosztorys sprzedaży lub paragon sprzedaży nie zostaną utworzone .

Zaleca się, aby synchronizacja produktów była włączona w ustawieniach QuickBooks, a produkty QuickBooks były używane dla pozycji transakcji i pozycji, aby zapewnić utworzenie faktury, kosztorysu sprzedaży lub paragonu sprzedaży.

Dodawanie akcji QuickBooks do przepływu pracy opartego na transakcjach lub ofertach

Możesz dodać działania QuickBooks do przepływów pracy HubSpot, aby utworzyć fakturę, zamówienia sprzedaży lub szacunki na koncie QuickBooks. Aby dodać te działania:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy, aby edytować istniejący przepływ pracy. Lub kliknij Utwórz przepływ pracy, aby utworzyć nowy przepływ pracy.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz akcję QuickBooks:
• Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję Utwórz fakturę QuickBooks.
• Aby utworzyć kosztorys, kliknij opcję Utwórz kosztorys QuickBooks.
• Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję Utwórz paragon sprzedaży QuickBooks.

• Kliknij menu rozwijane Które konto QuickBooks chcesz utworzyć dla faktury/szacunku/potwierdzenia sprzedaży ? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz wartość (dostępne tylko dla akcji Utwórz fakturę Quick Books).
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje i wybierz opcję Tak lub Nie.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj, aby przejrzeć przepływ pracy.
• Kliknij Włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Uwaga: utworzone faktury zostaną powiązane z obiektem przepływu pracy. Na przykład, jeśli tworzysz fakturę przy użyciu przepływu pracy opartego na transakcji, faktura zostanie powiązana z transakcją.

Aby zarejestrować płatną ofertę w przepływie pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Quote-based.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Konfiguruj wyzwalacze.
• W sekcji Filtry wybierz opcję Wycena > Podpis ukończony przez Esign, a następnie wybierz opcję jest znany.

Aby zarejestrować płatną transakcję w przepływie pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Deal-based.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Nastąpi przeniesienie do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij Konfiguruj wyzwalacze.
• W sekcji Filtry wybierz kolejno opcje Transakcja > Nazwa transakcji, a następnie opcję Łącze płatności.

Korzystanie z akcji QuickBooks z płatnościami HubSpot

Jeśli masz skonfigurowane narzędzie płatności HubSpot, możesz również tworzyć opłacone faktury i pokwitowania sprzedaży za pomocą przepływów pracy. Potwierdzenia sprzedaży mogą być tworzone dla wszystkich rodzajów produktów. Płatne faktury można tworzyć tylko dla pozycji niepodlegających opodatkowaniu.

Obecnie płatności są dostępne tylko dla firm lub organizacji zlokalizowanych w USA, które mają amerykańskie konto bankowe i korzystają z płatnej wersji HubSpot.

Uwaga: tych działań można używać tylko z przepływami pracy opartymi na płat nościach.

Jeśli masz skonfigurowane narzędzie płatności HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Płatności.
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz akcję QuickBooks:
  • Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję Utwórz płatną fakturę QuickBooks. Spowoduje to utworzenie płatnej faktury w QuickBooks przy użyciu danych płatności HubSpot.
  • Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję Utwórz paragon sprzedaży QuickBooks. Spowoduje to utworzenie dowodu sprzedaży w QuickBooks przy użyciu danych płatności HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Which QuickBooks account do you want to create an invoice/sales receipt for? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje i wybierz opcję Tak lub Nie.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj, aby przejrzeć przepływ pracy.
• Kliknij Włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Tworzenie wydatków QuickBooks w przepływie pracy HubSpot

Możesz także utworzyć wydatek w QuickBooks za pomocą akcji przepływu pracy HubSpot. Ta akcja utworzy wydatek w QuickBooks, aby odzwierciedlić opłatę HubSpot. Aby utworzyć wydatek:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Płatności.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz opcję Utwórz wydatek QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Tworzenie pokwitowań zwrotu kosztów w QuickBooks

Aby utworzyć potwierdzenie zwrotu w QuickBooks, gdy nastąpi pełny zwrot w płatnościach HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Payment-based.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz opcję Utwórz potwierdzenie zwrotu QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij przycisk Zapisz.