Wykorzystanie akcji QuickBooks w przepływach pracy HubSpot

Integracja z QuickBooks Online umożliwia tworzenie faktur, kosztorysów i rachunków sprzedaży w QuickBooks przy użyciu przepływów pracy HubSpot.

Informacje o kontaktach i pozycjach w HubSpot są wykorzystywane do tworzenia faktur, kosztorysów i rachunków sprzedaży w QuickBooks.

• W przypadku kontaktów: właściwości kontaktu Imię, Nazwisko i Adres e-mail są wymagane do dopasowania rekordu kontaktu w HubSpot do kontaktu w QuickBooks. W przypadku braku dopasowania w QuickBooks zostanie utworzony nowy kontakt. Jeśli istnieje wiele rekordów kontaktu powiązanych z cytatem lub rekordem transakcji w HubSpot, zostanie użyty pierwszy powiązany kontakt.
• Dla pozycji liniowych: pozycje liniowe w HubSpot muszą być powiązane z oferty lub rekordów transakcji zapisanymi w przepływie pracy w celu utworzenia faktury, kosztorysu sprzedaży lub rachunku sprzedaży w programie QuickBooks. HubSpot dopasuje pozycję liniową w HubSpot do produktu w QuickBooks. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie, faktura, kosztorys sprzedaży lub rachunek sprzedaży nie zostaną utworzone.

Uwaga: zalecane jest włączenie funkcji synchronizację produktów w ustawieniach programu QuickBooks oraz używanie produktów z firmy QuickBooks w pozycjach transakcji i ofert, aby mieć pewność, że zostanie utworzona faktura, kosztorys sprzedaży lub rachunek sprzedaży.

Dodaj akcje QuickBooks do swojego przepływu pracy

Uwaga: te akcje są dostępne tylko w przepływach opartych na transakcjach i wycenach.

Możesz dodać akcje QuickBooks do przepływów pracy HubSpot, aby utworzyć fakturę, zlecenia sprzedaży lub szacunki na koncie QuickBooks. Aby dodać te akcje:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy, aby edytować istniejący przepływ. Lub kliknąć Utwórz przepływ, aby utworzyć nowy przepływ pracy.
• Kliknąć ikonę plusa +.
• W prawym panelu, wybierz akcję QuickBooks:
• Aby utworzyć fakturę, kliknij Utwórz fakturę QuickBooks.
• Aby utworzyć kosztorys, kliknij Utwórz kosztorys w programie QuickBooks.
• Aby utworzyć rachunek sprzedaży, kliknij Utwórz rachunek sprzedaży QuickBooks.

• Kliknij menu rozwijane Którego konta QuickBooks chcesz utworzyć fakturę/szacunek/paragon sprzedaży ? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz wartość (dostępne tylko dla akcji Utwórz fakturę Quick Books).
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje? i wybierz Tak lub Nie.
• Kliknij Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu, a następnie kliknij Przeglądaj i publikuj, aby przejrzeć przepływ.
• Kliknąć Włącz, aby włączyć przepływ.

Aby zapisać płatny cytat w przepływie pracy:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, wprawym górnym rogu kliknij przyciskUtwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Oparte na cytatach.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknij przycisk ikonę ołówkaaby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknąćDalej. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy należy kliknąć Ustaw wyzwalacze.
• W sekcji Filtry wybierz opcję Wycena > Podpis wypełniony Esign, a następnie wybierz jest znany.

Aby zapisać płatną transakcję do przepływu pracy:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, wprawym górnym rogu kliknij przyciskUtwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Oparty na umowie.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknij przycisk ikonę ołówkaaby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknijDalej. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu kliknij przycisk Ustaw wyzwalacze.
• W sekcji Filtry, wybierz Deal > Nazwa Dealu, a następnie zawiera dowolny z Link płatności.

Używanie akcji programu QuickBooks z płatnościami HubSpot

Płatne faktury i rachunki sprzedaży można również tworzyć za pomocą przepływów pracy, jeżeli skonfigurowano narzędzie do obsługi płatności HubSpot. Paragony sprzedaży można tworzyć dla wszystkich typów produktów. Faktury płatne można tworzyć tylko dlapozycji nie podlegających opodatkowaniu.

Uwaga: możliwe jest użycie tej akcji tylko z przepływami pracy opartymi na płatnościach.

Jeśli masz skonfigurowane narzędzie płatności HubSpot:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, wprawym górnym rogu kliknij przyciskUtwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Oparte na płatnościach.
• Kliknij. ikonę ołówkaaby nadać swojemu przepływowi nazwę, a następnie kliknąćDalej. Zostaniesz wtedy przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane przez siebie wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu, wybierz akcję QuickBooks:
  • Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję Utwórz płatną fakturę QuickBooks. Spowoduje to utworzenie płatnej faktury w QuickBooks przy użyciu danych płatności HubSpot.
  • Aby utworzyć potwierdzenie sprzedaży, kliknij przycisk Utwórz potwierdzenie sprzedaży w programie QuickBooks. Spowoduje to utworzenie paragonu sprzedaży w programie QuickBooks z wykorzystaniem danych dotyczących płatności w serwisie HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Którego konta QuickBooks chcesz utworzyć fakturę/paragon sprzedaży ? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje? i wybierz Tak lub Nie.
• Kliknij Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu, a następnie kliknij Przeglądaj i publikuj, aby przejrzeć przepływ.
• Kliknąć Włącz, aby włączyć przepływ.

Tworzenie wydatków z programu QuickBooks w przepływie pracy HubSpot

Można również utworzyć wydatek z programu QuickBooks za pomocą akcji przepływu pracy HubSpot. Ta akcja utworzy wydatek w QuickBooks, aby odzwierciedlić opłatę za płatności HubSpot. Aby utworzyć wydatek:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Oparte na płatności.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać nazwę swojemu przepływowi pracy, a następnie kliknij Dalej. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane przez siebie wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu, wybierz opcję Utwórz wydatek w programie QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij Zapisz.

Tworzenie kwitów refundacyjnych w QuickBooks

Aby utworzyć pokwitowanie zwrotu w QuickBooks, gdy nastąpi pełny zwrot w płatnościach HubSpot:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Oparte na płatnościach.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać nazwę swojemu przepływowi pracy, a następnie kliknij przycisk Dalej. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane przez siebie wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu, wybierz opcję Utwórz potwierdzenie zwrotu z programu QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij Zapisz.