Korzystanie z działań QuickBooks w przepływach pracy HubSpot

Integracja z QuickBooks Online obejmuje kilka akcji przepływu pracy, które umożliwiają automatyzację tworzenia faktur QuickBooks, szacunków sprzedaży i paragonów sprzedaży. Poniżej dowiesz się, jak korzystać z tych akcji w przepływach pracy opartych na transakcjach, ofertach i płatnościach.

Chociaż użytkownicy kont Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub lub Operations Hub Professional mogą konfigurować przepływy pracy do użytku z QuickBooks Online, integracja może być używana na dowolnym poziomie subskrypcji.

Uwaga: Działania QuickBooks Online w przepływach pracy HubSpot są dostępne tylko dla klientów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

Wymagania dotyczące synchronizacji integracji

Aby tworzyć faktury, szacunki sprzedaży i paragony w QuickBooks Online, HubSpot najpierw sprawdza dane między dwiema platformami, zanim jakiekolwiek dane zostaną zsynchronizowane z QuickBooks Online. Pomaga to zapewnić dokładność danych i zapobiec tworzeniu niepotrzebnych danych w QuickBooks Online. Poniżej znajdują się wymagania, które muszą spełniać kontakty i pozycje, aby HubSpot mógł tworzyć nowe zasoby w QuickBooks Online za pomocą działań przepływu pracy:

• Kontakty:
  • Starsza integracja: w starszej integracji QuickBooks Online właściwości kontaktu Imię, Nazwisko i Adres e-mail są używane do dopasowania rekordu kontaktu HubSpot do kontaktu QuickBooks. Nowy kontakt zostanie utworzony w QuickBooks, jeśli nie zostanie znaleziony. Jeśli istnieje wiele rekordów kontaktów powiązanych z rekordem oferty lub transakcji w HubSpot, użyty zostanie pierwszy powiązany kontakt.
  • Nowa integracja: w nowej integracji QuickBooks Online kontakt musi być zgodny z ustawieniami synchronizacji danych, aby HubSpot mógł utworzyć zasoby w QuickBooks Online, w przeciwnym razie akcja przepływu pracy zakończy się niepowodzeniem. Pomaga to zapobiec tworzeniu przez HubSpot niepotrzebnych kontaktów w QuickBooks Online. Na przykład, jeśli korzystasz z akcji Utwórz fakturę QuickBooks, ale powiązany kontakt z zarejestrowaną transakcją nie kwalifikuje się do synchronizacji, HubSpot nie utworzy faktury w QuickBooks Online. Dlatego zaleca się ustawienie przepływów pracy HubSpot tak, aby rejestrowały się na podstawie filtrów kontaktów synchronizacji danych.
• Pozycje liniowe: pozycje liniowe w HubSpot muszą być powiązane z rekordami ofert lub transakcji zarejestrowanymi w przepływie pracy, aby utworzyć fakturę, kosztorys sprzedaży lub paragon sprzedaży w QuickBooks. HubSpot dopasuje pozycję w HubSpot do produktu w QuickBooks. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie, faktura, kosztorys sprzedaży lub paragon sprzedaży nie zostaną utworzone.

Zaleca się, aby synchronizacja produktów była włączona w ustawieniach QuickBooks, a produkty QuickBooks były używane do pozycji transakcji i ofert, aby zapewnić utworzenie faktury, kosztorysu sprzedaży lub paragonu sprzedaży.

Dodawanie akcji QuickBooks do przepływu pracy opartego na transakcjach lub ofertach

Działania QuickBooks można dodawać do przepływów pracy HubSpot w celu tworzenia faktur, zamówień sprzedaży lub szacunków na koncie QuickBooks. Aby dodać te działania:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy, aby edytować istniejący przepływ pracy. Lub kliknij Utwórz przepływ pracy, aby utworzyć nowy przepływ pracy.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz akcję QuickBooks:
• Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję Utwórz fakturę QuickBooks.
• Aby utworzyć kosztorys, kliknij opcję Utwórz kosztorys QuickBooks.
• Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję Utwórz paragon sprzedaży QuickBooks.

• Kliknij menu rozwijane Which QuickBooks account do you want to create an invoice/estimate/sales receipt for? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz wartość (dostępne tylko dla akcji Utwórz fakturę QuickBooks ).
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje i wybierz opcję Tak lub Nie.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj, aby przejrzeć przepływ pracy.
• Kliknij Włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Uwaga: utworzone faktury zostaną powiązane z obiektem przepływu pracy. Na przykład, jeśli tworzysz fakturę przy użyciu przepływu pracy opartego na transakcji, faktura zostanie powiązana z transakcją.

Aby zarejestrować opłaconą ofertę w przepływie pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Quote-based.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Konfiguruj wyzwalacze.
• W sekcji Filtry wybierz opcję Wycena > Podpis ukończony przez Esign, a następnie wybierz opcję jest znany.

Aby zarejestrować płatną transakcję w przepływie pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Deal-based.
• W prawym panelu wybierz typ przepływu pracy.
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Nastąpi przeniesienie do edytora przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij Konfiguruj wyzwalacze.
• W sekcji Filtry wybierz kolejno opcje Transakcja > Nazwa transakcji, a następnie opcję Łącze płatności.

Korzystanie z akcji QuickBooks z płatnościami HubSpot

Jeśli masz skonfigurowane płatności HubSpot, możesz również tworzyć opłacone faktury i pokwitowania sprzedaży za pomocą przepływów pracy. Potwierdzenia sprzedaży mogą być tworzone dla wszystkich typów produktów. Płatne faktury można tworzyć tylko dla pozycji niepodlegających opodatkowaniu.

Uwaga: tych działań można używać tylko z przepływami pracy opartymi na płatnościach.

Aby użyć akcji QuickBooks Online w przepływie pracy opartym na płatnościach:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Płatności .
• Kliknijikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Wybierz wyzwalacze przepływu pracy. Dla każdej dodanej grupy wyzwalaczy rejestracji należy również dodać filtr Source is not equal to all of Invoice. Zapobiegnie to rejestrowaniu przez HubSpot płatności już dokonanych za pomocą faktur, co spowodowałoby utworzenie duplikatów faktur w QuickBooks Online.
  
  
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz akcję QuickBooks:
  • Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję Utwórz płatną fakturę QuickBooks. Spowoduje to utworzenie płatnej faktury w QuickBooks przy użyciu danych płatności HubSpot.
  • Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję Utwórz paragon sprzedaży QuickBooks. Spowoduje to utworzenie dowodu sprzedaży w QuickBooks przy użyciu danych płatności HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Which QuickBooks account do you want to create an invoice/sales receipt for? i wybierz konto QuickBooks .
• Kliknij menu rozwijane Klient i wybierz klienta.
• Kliknij menu rozwijane Produkty i wybierz produkt.
• Kliknij menu rozwijane Utwórz produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje i wybierz opcję Tak lub Nie.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj, aby przejrzeć przepływ pracy.
• Kliknij Włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Tworzenie wydatków QuickBooks w przepływie pracy HubSpot

Możesz również utworzyć wydatek w QuickBooks za pomocą akcji przepływu pracy HubSpot. Ta akcja utworzy wydatek w QuickBooks, aby odzwierciedlić opłatę HubSpot. Aby utworzyć wydatek:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Płatności.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz opcję Utwórz wydatek QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Tworzenie pokwitowań zwrotu kosztów w QuickBooks

Aby utworzyć potwierdzenie zwrotu w QuickBooks, gdy nastąpi pełny zwrot w płatnościach HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Payment-based.
• Kliknij ikonę ołówka , aby nadać przepływowi nazwę, a następnie kliknij przycisk Dalej. Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
• Zaznacz wybrane wyzwalacze.
• Kliknij ikonę plusa +.
• W prawym panelu wybierz opcję Utwórz potwierdzenie zwrotu QuickBooks.
• Wypełnij wymagane pola.
• Kliknij przycisk Zapisz.