Utiliser les actions QuickBooks dans les workflows HubSpot

L'intégration de QuickBooks Online comprend plusieurs actions de workflow qui vous permettent d'automatiser la création de factures QuickBooks, de devis de vente et de reçus de vente. Découvrez ci-dessous comment utiliser Cette action dans les workflows basés sur les transactions, les devis et les paiements.

Bien que les utilisateurs d'un compte Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, ou Operations Hub Pro puissent configurer des workflows à utiliser avec QuickBooks Online, l'intégration peut être utilisée à n'importe quel niveau d'abonnement.

Remarque : Les actions de QuickBooks Online dans les workflows HubSpot ne sont disponibles que pour les clients basés aux États-Unis.

Exigences en matière de synchronisation d'intégration

Pour créer des factures, des devis de vente et des reçus dans QuickBooks Online, HubSpot vérifie d'abord les données entre les deux plateformes avant que toute donnée soit synchronisée avec QuickBooks Online. Cela permet de garantir l'exactitude des données et d'éviter la création de données inutiles dans QuickBooks Online. Vous trouverez ci-dessous les conditions que les contacts et les lignes de produit doivent remplir pour que HubSpot puisse créer de nouveaux actifs dans QuickBooks Online par le biais d'actions de workflow :

• Contacts > Contacts :
  • Intégration héritée : dans l'intégration héritée de QuickBooks Online, les propriétés de contact Prénom, Nom et Adresse e-mail sont utilisées pour faire correspondre l'enregistrement de contact HubSpot à un contact QuickBooks. Un nouveau contact sera créé dans QuickBooks si aucune correspondance n'est trouvée. Si plusieurs fiches d'informations de contacts sont associées à un seul devis ou à une seule transaction dans HubSpot, le premier contact associé sera utilisé.
  • Nouvelle intégration : dans la nouvelle intégration de QuickBooks Online, un contact doit correspondre à vos paramètres de synchronisation des données afin que HubSpot crée des actifs dans QuickBooks Online, ou l'action de workflow échouera. Cela permet d'éviter que HubSpot ne crée des contacts inutiles dans QuickBooks Online. Par exemple, si vous utilisez l'action Créer une facture QuickBooks Online, mais que le contact associé à l'affaire inscrite n'est pas éligible à la synchronisation, HubSpot ne créera pas la facture dans QuickBooks Online. Par conséquent, il est recommandé de configurer vos workflows HubSpot pour qu'ils s'inscrivent en fonction de vos filtres de synchronisation des contacts .
• Lignes de produits : les lignes dans HubSpot doivent être associées aux devis ou fiches d'affaires inscrites dans le workflow pour créer une facture, un devis de vente ou un reçu de vente dans QuickBooks. HubSpot associe une ligne de produit dans HubSpot au produit dans QuickBooks. Si aucune correspondance n'est trouvée, la facture, le devis ou le ticket de caisse ne serapas créé.

Il est recommandé d'activer la synchronisation des produits dans les paramètres de QuickBooks et d'utiliser les produits QuickBooks pour les postes de l'offre et du devis afin de garantir la création d'une facture, d'un devis ou d'un ticket de caisse.

Ajoutez des actions QuickBooks à votre workflow basé sur les transactions ou les devis

Vous pouvez ajouter des actions QuickBooks aux Workflows HubSpot pour créer une facture, des commandes de vente ou des devis dans votre compte QuickBooks. Pour ajouter ces actions : 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow pour modifier un workflow existant. Ou cliquez sur Créer un workflow pour créer un nouveau workflow.
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
• Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture QuickBooks.
• Pour créer un devis, cliquez sur Créer un devis QuickBooks.
• Pour créer un reçu de vente, cliquez sur Créer un reçu de vente QuickBooks.

• Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer une facture/un devis/un reçu de vente pour ? et sélectionnez le compte QuickBooks . 
• Cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement et sélectionnez une valeur (disponible uniquement pour l'action Créer une facture QuickBooks ). 
• Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez un client.
• Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez un produit. 
• Cliquez sur le menu déroulant Créer un produit dans QuickBooks s'il n'existe pas ? et sélectionnez Oui ou Non. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
• Terminez l'édition de votre workflow, puis cliquez sur Réviser et publier pour réviser le workflow.
• Cliquez sur Activer pour activer le Workflow.

Remarque : les factures créées seront associées à l'objet du workflow. Par exemple, si vous créez une facture à l'aide d'un workflow basé sur une affaire, la facture sera associée à l'affaire. 

Pour inscrire un devis payé dans un workflow :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les devis.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône de crayon  pour donner un nom à votre workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filtres, sélectionnez Devis > ESign signatures complétées, puis sélectionnez est connu. 

Pour inscrire une transaction payée dans un workflow :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les transactions.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône de crayon  pour donner un nom à votre workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filtres, sélectionnez Transaction > Nom de la transaction, puis contient l'une des valeurs > Lien de paiement. 

Utiliser les actions QuickBooks avec les paiements HubSpot

Vous pouvez également créer des factures payées et des reçus de vente à l'aide de workflows si vous avez configuré HubSpot paiements. Les reçus peuvent être créés pour tout type de produit. Les factures payées ne peuvent être créées que pour des postes non taxables.

A noter : il n'est possible d'utiliser ces actions qu'avec des workflows basés sur des paiements.

Pour utiliser les actions de QuickBooks Online dans un workflow basé sur les paiements :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based.
• Cliquez sur l'icône de crayon  pour donner un nom à votre workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez votre workflow déclencheurs. Pour chaque groupe de déclencheurs d'inscription que vous ajoutez, vous devez également ajouter un filtre Source is not equal to all of Invoice. Cela empêchera HubSpot d'enrôler des paiements déjà effectués avec des factures, ce qui créerait des factures en double dans QuickBooks Online.
  
  
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
  • Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture payée par QuickBooks. Cela créera une facture payée dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot. 
  • Pour créer un reçu de vente, cliquez sur Créer un reçu de vente QuickBooks. Cela créera un reçu de vente dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot.
• Cliquez sur le menu déroulant Quel est le compte QuickBooks pour lequel vous souhaitez créer une facture/un reçu de vente ? et sélectionnez le compte QuickBooks . 
• Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez un client.
• Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez un produit. 
• Cliquez sur le menu déroulant Créer un produit dans QuickBooks s'il n'existe pas ? et sélectionnez Oui ou Non. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
• Terminez l'édition de votre workflow, puis cliquez sur Réviser et publier pour réviser le workflow.
• Cliquez sur Activer pour activer le Workflow.

Créer une dépense QuickBooks dans un Workflow HubSpot

Vous pouvez également créer une dépense QuickBooks avec une action de workflow HubSpot. Cette action créera une dépense dans QuickBooks pour refléter vos frais de paiement HubSpot. Pour créer une dépense : 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based.
• Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Créer une dépense QuickBooks. 
• Remplissez les champs obligatoires.
• Cliquez sur Enregistrer. 

Créer des reçus de remboursement dans QuickBooks

Pour créer un reçu de remboursement dans QuickBooks lorsqu'un remboursement complet a lieu dans les paiements HubSpot :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based. 
• Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Créer un reçu de remboursement QuickBooks. 
• Remplissez les champs obligatoires.
• Cliquez sur Enregistrer.