Utiliser les actions QuickBooks dans les workflows HubSpot

L'intégration QuickBooks Online vous permet de créer des factures, des devis et des reçus QuickBooks en utilisant les workflows HubSpot. 

A noter : Les actions QuickBooks dans les workflows HubSpot ne sont disponibles que pour les clients basés aux États-Unis.

Les informations sur les contacts et les lignes de produits dans HubSpot sont utilisées pour créer des factures, des devis et des reçus dans QuickBooks.

• Pour les contacts : les propriétés de contact Prénom, Nom et Adresse e-mail sont requises pour faire correspondre la fiche d'informations d'un contact HubSpot à un contact QuickBooks. Un nouveau contact sera créé dans QuickBooks si aucune correspondance n'est trouvée. Si plusieurs fiches d'informations de contacts sont associées à un seul devis ou à une seule transaction dans HubSpot, le premier contact associé sera utilisé.
• Pour les postes : les postes dans HubSpot doivent être associés aux enregistrements quote ou deal inscrits dans le workflow pour créer une facture, un devis de vente ou un reçu de vente dans QuickBooks. HubSpot associe une ligne de produit dans HubSpot au produit dans QuickBooks. Si aucune correspondance n'est trouvée, la facture, le devis ou le ticket de caisse ne serapas créé.

Il est recommandé d'activer la synchronisation des produits dans les paramètres de QuickBooks et d'utiliser les produits QuickBooks pour les postes de l'offre et de la vente afin de garantir la création d'une facture, d'un devis ou d'un ticket de caisse.

Ajoutez des actions QuickBooks à votre workflow basé sur les transactions ou les devis

Vous pouvez ajouter des actions QuickBooks aux Workflows HubSpot pour créer une facture, des commandes de vente ou des devis dans votre compte QuickBooks. Pour ajouter ces actions : 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow pour modifier un workflow existant. Ou cliquez sur Créer un workflow pour créer un nouveau workflow.
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
• Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture QuickBooks.
• Pour créer un devis, cliquez sur Créer un devis QuickBooks.
• Pour créer un reçu de vente, cliquez sur Créer un reçu de vente QuickBooks.

• Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer une facture/un devis/un reçu de vente pour ? et sélectionnez le compte QuickBooks . 
• Cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement et sélectionnez une valeur (disponible uniquement pour l'action Créer une facture QuickBooks ). 
• Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez un client.
• Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez un produit. 
• Cliquez sur le menu déroulant Créer un produit dans QuickBooks s'il n'existe pas ? et sélectionnez Oui ou Non. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
• Terminez l'édition de votre workflow, puis cliquez sur Réviser et publier pour réviser le workflow.
• Cliquez sur Activer pour activer le Workflow.

Remarque : les factures créées seront associées à l'objet du Workflow. Par exemple, si vous créez une facture à l'aide d'un Workflow basé sur une affaire, la facture sera associée à l'affaire. 

Pour inscrire un devis payé dans un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les devis.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône du crayon  pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Next. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Dans l'éditeur de flux de travail, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filtres, sélectionnez Quote > Esign completed signature, puis sélectionnez is known. 

Pour inscrire une transaction payée dans un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les transactions.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône du crayon  pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Next. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Dans l'éditeur de flux de travail, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filters, sélectionnez Deal > Deal name, puis contains any of Payment Link. 

Utiliser les actions QuickBooks avec les paiements HubSpot

Vous pouvez également créer des factures réglées et des reçus avec des workflows si vous avez configuré l'outil de paiement HubSpot. Les reçus peuvent être créés pour tout type de produit. Les factures payées ne peuvent être créées que pour les postes non taxables .

Actuellement, les paiements ne sont disponibles que pour les entreprises ou organisations situées aux États-Unis, qui disposent d'un compte bancaire américain et utilisent une version payante de HubSpot.

A noter : il n'est possible d'utiliser ces actions qu'avec des workflows basés sur des paiements.

Si vous avez configuré l'outil de paiement HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, en haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based.
• Cliquez sur l'icône du crayon  pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Next. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
  • Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture payée par QuickBooks. Cela créera une facture payée dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot. 
  • Pour créer un reçu de vente, cliquez sur Créer un reçu de vente QuickBooks. Cela créera un reçu de vente dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot.
• Cliquez sur le menu déroulant Quel est le compte QuickBooks pour lequel vous souhaitez créer une facture/un reçu de vente ? et sélectionnez le compte QuickBooks . 
• Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez un client.
• Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez un produit. 
• Cliquez sur le menu déroulant Créer un produit dans QuickBooks s'il n'existe pas ? et sélectionnez Oui ou Non. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
• Terminez l'édition de votre workflow, puis cliquez sur Réviser et publier pour réviser le workflow.
• Cliquez sur Activer pour activer le Workflow.

Créer une dépense QuickBooks dans un Workflow HubSpot

Vous pouvez également créer une dépense QuickBooks avec une action de workflow HubSpot. Cette action créera une dépense dans QuickBooks pour refléter vos frais de paiement HubSpot. Pour créer une dépense : 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based.
• Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Créer une dépense QuickBooks. 
• Remplissez les champs obligatoires.
• Cliquez sur Enregistrer. 

Créer des reçus de remboursement dans QuickBooks

Pour créer un reçu de remboursement dans QuickBooks lorsqu'un remboursement complet a lieu dans les paiements HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based. 
• Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour donner un nom à votre Workflow, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de workflow.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Créer un reçu de remboursement QuickBooks. 
• Remplissez les champs obligatoires.
• Cliquez sur Enregistrer.