Utiliser les actions QuickBooks dans les workflows HubSpot

L'intégration QuickBooks Online vous permet de créer des factures, des devis et des reçus QuickBooks en utilisant les workflows HubSpot. 

Remarque : ces actions ne sont disponibles que pour les workflows basés sur des devis ou des transactions.

Les informations sur les contacts et les lignes de produits dans HubSpot sont utilisées pour créer des factures, des devis et des reçus dans QuickBooks.

• Pour les contacts : les propriétés de contact Prénom, Nom et Adresse e-mail sont requises pour faire correspondre la fiche d'informations d'un contact HubSpot à un contact QuickBooks. Un nouveau contact sera créé dans QuickBooks si aucune correspondance n'est trouvée. Si plusieurs fiches d'informations de contacts sont associées à un seul devis ou à une seule transaction dans HubSpot, le premier contact associé sera utilisé.
• Pour les lignes de produits : les lignes de produits dans HubSpot doivent être associées à un devis ou à une transaction inscrits dans le workflow pour créer une facture, un devis ou un reçu dans QuickBooks. HubSpot associe une ligne de produit dans HubSpot au produit dans QuickBooks. Si aucune correspondance n'est trouvée, la facture, le devis ou le reçu ne sont pas créés.

Remarque : il est recommandé d'activer la synchronisation des produits dans les paramètres de QuickBooks et d'utiliser les produits QuickBooks pour les lignes de produits des transactions et des devis pour s'assurer qu'une facture, un devis ou un reçu a bien été créé.

Ajouter des actions à un workflow

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow pour modifier un workflow existant. Ou cliquez sur Créer un flux de travail pour créer un nouveau flux de travail.
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
  • Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture QuickBooks.
    
    • Cliquez sur le menu déroulant Pour quel compte QuickBooks souhaitez-vous créer une facture ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer une facture.
    • Saisissez une valeur dans le champ Combien de jours après la création de la facture le paiement doit-il être dû ? La date d'échéance du paiement de la facture sera fixée en fonction de cette valeur. 
    • Cliquez sur Enregistrer.

• • Pour créer un devis, cliquez sur Créer un devis QuickBooks.
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer une estimation ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer une estimation.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour créer un reçu, cliquez sur Créer un reçu QuickBooks. 
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer un reçu de vente ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer un reçu de vente.
    • Cliquez sur Enregistrer.
• Terminez la modification de votre workflow puis cliquez sur Vérifier et publier pour le passer en revue.
• Cliquez sur Activer pour activer le workflow.

Pour inscrire un devis payé dans un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, cliquez sur Créer un workflow dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les devis.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône Crayon pour nommer votre workflow puis cliquez sur Suivant. Vous passerez alors à l'éditeur de workflows.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur Configurer des critères d'inscription.
• Dans la section Filtres , sélectionnez Devis > Statut du paiement, puis sélectionnez est égal à l'une des valeurs > Payé. 

Pour inscrire une transaction payée dans un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, cliquez sur Créer un workflow dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur les transactions.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de workflow.
• Cliquez sur l'icône Crayon pour nommer votre workflow puis cliquez sur Suivant. Vous passerez alors à l'éditeur de workflows.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur Configurer des critères d'inscription.
• Dans la section Filtres , sélectionnez Transaction > Nom de la transaction puis contient l'une des valeurs > Lien de paiement. 

Utiliser les actions QuickBooks avec les paiements HubSpot

Vous pouvez également créer des factures réglées et des reçus avec des workflows si vous avez configuré l'outil de paiement HubSpot. Les reçus peuvent être créés pour tout type de produit. Les factures payées ne peuvent être créées que pour postes non taxables.

Veuillez noter : il n'est possible d'utiliser cette action qu'avec les flux de travail basés sur les paiements

si vous avez configuré l'outil de paiement HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau workflow, cliquez sur Créer un workflow dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Payment-based.
• Cliquez sur l'icône Crayon pour nommer votre workflow puis cliquez sur Suivant. Vous passerez alors à l'éditeur de workflows.
• Sélectionnez les déclencheurs devotre choix. 
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
  • Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture payée par QuickBooks. Cela créera une facture payée dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot. 
    • Cliquez sur le menu déroulant Pour quel compte QuickBooks souhaitez-vous créer une facture ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer une facture.
    • Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez Utiliser le premier contact HubSpot associé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez Utiliser les articles associés à HubSpot. 
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour créer un reçu, cliquez sur Créer un reçu QuickBooks. Cela créera un reçu de vente dans QuickBooks en utilisant vos données de paiement HubSpot.
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer un reçu de vente ? et sélectionnez le compte QuickBooks dans lequel vous voulez créer un reçu de vente.
    • Cliquez sur le menu déroulant Client et sélectionnez Utiliser le premier contact HubSpot associé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Produits et sélectionnez Utiliser les articles associés à HubSpot. 
    • Cliquez sur Enregistrer.