Utiliser les actions QuickBooks dans les flux de travail HubSpot

Grâce à l'intégration de QuickBooks Online , vous êtes en mesure de créer des factures, des devis et des reçus de vente QuickBooks à l'aide des flux de travail HubSpot. 

Veuillez noter que ces actions ne sont disponibles que pour les sur la base d'un devis ou d'une transaction flux de travail.

Les informations sur les contacts et les postes dans HubSpot sont utilisées pour créer des factures, des estimations de vente et des reçus de vente dans QuickBooks.

• Pour les contacts : les propriétés de contact Prénom, Nom et Adresse e-mail sont nécessaires pour faire correspondre un enregistrement de contact HubSpot à un contact QuickBooks. Un nouveau contact sera créé dans QuickBooks si aucune correspondance n'est trouvée. Si plusieurs enregistrements de contact sont associés à l'enregistrement du devis ou de l'affaire dans HubSpot, le premier contact associé sera utilisé.
• Pour les postes : les postes dans HubSpot doivent être associés à l'enregistrement de l'offre devis ou enregistrements de transaction inscrits dans le workflow pour créer une facture, un devis et un ticket de caisse dans QuickBooks. HubSpot fera correspondre un poste dans HubSpot avec le produit dans QuickBooks. Si aucune correspondance n'est trouvée, la facture, l'estimation des ventes et le reçu de vente ne serontpas créés

Remarque : il est recommandé d'activer synchronisation des produits dans les paramètres de QuickBooks, et d'utiliser les produits QuickBooks pour les postes des transactions et des devis afin de garantir la création d'une facture, d'un devis ou d'un reçu.

Ajouter des actions à votre workflow

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d' un flux de travail pour modifier un flux de travail existant. Ou cliquez sur Créer un flux de travail pour créer un nouveau flux de travail.
• Cliquez sur l'icône +.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action QuickBooks :
  • Pour créer une facture, cliquez sur Créer une facture QuickBooks
    
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel compte QuickBooks voulez-vous créer une facture ? et sélectionnez le compte QuickBooks dans lequel vous voulez créer une facture.
    • Saisissez une valeur dans le champ Combien de jours après la création de la facture le paiement doit-il être dû ? La date d'échéance du paiement de la facture sera fixée en fonction de cette valeur. 
    • Cliquez sur Enregistrer.

• • Pour créer un devis, cliquez sur Créer un devis QuickBooks.
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel est le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer une facture ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer un devis.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour créer un reçu de vente, cliquez sur Créer un reçu de vente QuickBooks. 
    • Cliquez sur le menu déroulant Quel est le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer une facture ? et sélectionnez le compte QuickBooks pour lequel vous voulez créer un reçu de vente.
    • Cliquez sur Enregistrer.
• Terminez la modification de votre flux de travail, puis cliquez sur Réviser et publier pour réviser le flux de travail.
• Cliquez sur Activer pour activer le flux de travail.

Pour inscrire un devis payé dans un flux de travail :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau flux de travail, dans enhaut à droite, cliquez sur Créer un flux de travail.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Quote-based.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez votre type de flux de travail.
• Cliquez sur l'icône icône du crayon pour donner un nom à votre flux de travail, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de flux de travail.
• Dans l'éditeur de flux de travail, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filtres , sélectionnez Quote > Payment Status, puis sélectionnez is equal to any of paid

Pour inscrire une opération payante dans un flux de travail :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour créer un nouveau flux de travail, dans enhaut à droite, cliquez sur Créer un flux de travail.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Deal-based.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez votre type de flux de travail.
• Cliquez sur l'icône icône du crayon pour donner un nom à votre flux de travail, puis cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers l'éditeur de flux de travail.
• Dans l'éditeur de flux de travail, cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans la section Filtres , sélectionnez le nom de l' opération  > , puis contient l'un des liens de paiement. 

Utilisation des actions QuickBooks avec les paiements HubSpot

Vous pouvez également créer des factures payées et des reçus de vente à l'aide de flux de travail si vous avez configuré l' outil de paiement HubSpot . Les reçus de vente peuvent être créés pour tous les types de produits. Les factures payées ne peuvent être créées que pour postes non taxables. Si vous avez configuré l'outil de paiement HubSpot :

• Sélectionnez une action QuickBooks.
• Cliquez sur le menu déroulant Créer une facture payée si l'accord HubSpot inclut des informations de paiement ? et sélectionnez Oui