Brug QuickBooks-handlinger i arbejdsgange

Brug QuickBooks Online-workflowhandlinger til at automatisere regnskabsopgaver fra HubSpot. Når du har forbundet QuickBooks Online med HubSpot, kan du bruge workflows til at oprette QuickBooks-poster, såsom QuickBooks-fakturaer, salgstilbud, salgskvitteringer, udgifter og refusionskvitteringer, baseret på aktiviteterne i dit CRM-system. Dette bidrager til at reducere manuel dataindtastning og sikrer, at salgs- og økonomiprocesserne er afstemt på tværs af begge systemer.

Når en aftale f.eks. når et bestemt trin, kan du bruge en workflow til automatisk at oprette en faktura eller et salgstilbud i QuickBooks Online.

Bemærk: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-workflows er kun tilgængelige for kunder med base i USA.

Før du går i gang

For at oprette fakturaer, salgstilbud og kvitteringer i QuickBooks Online kontrollerer HubSpot først dataene mellem de to platforme, inden data synkroniseres til QuickBooks Online. Dette er med til at sikre datanøjagtighed og forhindre, at der oprettes unødvendige data i QuickBooks Online. Nedenfor er de krav, som kontakter og linjeposter skal opfylde, for at HubSpot kan oprette nye poster i QuickBooks Online via workflow-handlinger:

• Kontakter:
  • Ældre integration: I den ældre QuickBooks Online-integration bruges kontaktegenskaberne fornavn, efternavn og e-mailadresse til at matche HubSpot-kontaktposten med en QuickBooks-kontakt. Der oprettes en ny kontakt i QuickBooks, hvis der ikke findes et match. Hvis der er flere kontaktposter knyttet til tilbuds- eller aftaleposten i HubSpot, anvendes den første tilknyttede kontakt.
  • Ny integration: I den nye QuickBooks Online-integration skal en kontakt matche dine datasynkroniseringsindstillinger, for at HubSpot kan oprette poster i QuickBooks Online, ellers vil workflow-handlingen mislykkes. Dette hjælper med at forhindre, at HubSpot opretter unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du f.eks. bruger handlingen Opret en QuickBooks-faktura, men den tilknyttede kontakt til den tilmeldte aftale ikke er berettiget til synkronisering, opretter HubSpot ikke fakturaen i QuickBooks Online. Det anbefales derfor at indstille dine HubSpot-workflows til at tilmelde baseret på dine kontakfiltre for datasynkronisering.
• Linjeposter: Linjeposter i HubSpot skal være knyttet til de tilbuds- eller aftaleposter, der er tilmeldt i arbejdsgangen, for at der kan oprettes en faktura, et salgstilbud eller en salgsbon i QuickBooks. HubSpot vil matche en linjepost i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis der ikke findes et match, vil fakturaen, salgstilbuddet eller salgsbonen ikke blive oprettet.

Det anbefales at aktivere produktsynkronisering i dine QuickBooks-indstillinger. QuickBooks-produkter bruges til linjeposter i aftaler og tilbud for at sikre, at der oprettes en faktura, et salgstilbud eller en salgsbon.

Føj QuickBooks-handlinger til dit aftale- eller tilbudsbaserede workflow

Du kan tilføje QuickBooks-handlinger til HubSpot-workflows for at oprette en faktura, salgsordrer eller tilbud i din QuickBooks-konto. Sådan tilføjer du disse handlinger:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på navnet på en arbejdsgang for at redigere en eksisterende arbejdsgang. Eller klik på Opret arbejdsgang for at oprette en ny arbejdsgang.
3. Klik på +-ikonet.
4. Vælg en QuickBooks-handling i venstre panel:

• • For at oprette en faktura skal du klikke på Opret en QuickBooks-faktura.
  • Klik på Opret et QuickBooks-tilbud for at oprette et tilbud.
  • Klik på Opret en QuickBooks-salgskvittering for at oprette en salgskvittering.

5. Klik på rullemenuen " Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/et tilbud/en salgskvittering for? " og vælg QuickBooks-kontoen .
6. Klik på rullemenuen "Betalingsbetingelser", og vælg en værdi (kun tilgængelig for handlingen "Opret en QuickBooks-faktura ").
7. Klik på rullemenuen " Kunde ", og vælg en kunde.
8. Klik på rullemenuen " Produkter ", og vælg et produkt.
9. Klik på rullemenuen " Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes?" og vælg enten " Ja " eller " Nej".
10. Klik på " Gem".
11. Afslut redigeringen af din arbejdsgang, og klik derefter på " Gennemse og offentliggør " for at gennemse arbejdsgangen.
12. Klik på " Aktivér" for at aktivere arbejdsgangen.

Bemærk: Oprettede fakturaer vil blive knyttet til workflow-objektet. Hvis du f.eks. opretter en faktura ved hjælp af et aftalebaseret workflow, vil fakturaen blive knyttet til den tilknyttede aftale.

Brug betalingsudløsere i arbejdsgange

Du kan tilføje QuickBooks-handlinger til HubSpot-workflows for at oprette fakturaer eller salgsordrer i QuickBooks, når et tilbud eller en aftale er blevet betalt.

Sådan tilføjer du et betalt tilbud til en arbejdsgang:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
3. I venstre panel skal du søge efter og vælge udløseren ESign-afsluttede underskrifter. Klik derefter på Næste.

4. Tilføj eventuelle andre valgfri betingelser for tilmelding.

Sådan tilmelder du en betalt aftale til en arbejdsgang:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
3. I venstre panel skal du søge efter og vælge udløseren " Aftalenavn, der indeholder et af følgende: Betalingslink". Klik derefter på " Næste".
4. Tilføj eventuelle andre valgfri aftalebetingelser for tilmelding.

Brug af QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger

Du kan også oprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjælp af arbejdsgange, hvis du har konfigureret HubSpot-betalinger. Der kan oprettes salgskvitteringer for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan kun oprettes for ikke-afgiftspligtige varelinjer.

Bemærk: Det er kun muligt at bruge disse handlinger med betalingsbaserede arbejdsgange.

Sådan bruger du QuickBooks Online-handlinger i et betalingsbaseret workflow:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
3. I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til din arbejdsgang.
4. For hver gruppe af tilmeldingsudløsere, du tilføjer, bør du også tilføje et filter med navnet "Kilden er ingen af fakturaerne ". Dette forhindrer HubSpot i at tilmelde betalinger, der allerede er foretaget med fakturaer, hvilket ville skabe dublerede fakturaer i QuickBooks Online. Klik derefter på "Næste". Du bliver derefter ført videre til workflow-editoren.

5. Klik på+-ikonet.
6. I venstre panel skal du vælge en QuickBooks-handling:

• • For at oprette en faktura skal du klikke på Opret en betalt QuickBooks-faktura. Dette opretter en betalt faktura i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
  • For at oprette en salgskvittering skal du klikke på Opret en QuickBooks-salgskvittering. Dette opretter en salgskvittering i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
  • Klik på rullemenuen " Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/salgskvittering for? " og vælg QuickBooks-kontoen .

7. Klik på rullemenuen "Kunde ", og vælg en kunde.
8. Klik på rullemenuen " Produkter ", og vælg et produkt.
9. Klik på rullemenuen " Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes?" og vælg enten " Ja " eller " Nej".
10. Klik på " Gem".
11. Afslut redigeringen af din arbejdsgang, og klik derefter på " Gennemse og offentliggør " for at gennemse arbejdsgangen.
12. Klik på " Aktivér" for at aktivere arbejdsgangen.

Opret en QuickBooks-udgift med arbejdsgange

Du kan også oprette en QuickBooks-udgift med en HubSpot-workflow-handling. Denne handling opretter en udgift i QuickBooks, der afspejler dit HubSpot-betalingsgebyr. Sådan opretter du en udgift:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
3. I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til din workflow. Klik derefter på "Næste". Du bliver nu ført videre til workflow-editoren.
4. Klik på+-ikonet.
5. I venstre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-udgift.
6. Udfyld de obligatoriske felter.
7. Klik på " Gem".

Opret en QuickBooks-refusionskvittering med arbejdsgange

Sådan opretter du en refusionskvittering i QuickBooks, når der foretages en fuld refusion i HubSpot Payments:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
3. I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til din arbejdsgang. Klik derefter på "Næste". Du bliver nu ført videre til arbejdsgangseditoren.
4. Klik på+-ikonet.
5. I venstre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-refusionskvittering.
6. Udfyld de obligatoriske felter.
7. Klik på " Gem".