Brug QuickBooks-handlinger i HubSpot-workflows

QuickBooks Online indeholder flere workflow-handlinger, der giver dig mulighed for at automatisere oprettelsen af QuickBooks-fakturaer, salgsestimater og salgskvitteringer. Nedenfor kan du se, hvordan du bruger disse handlinger i aftale-, tilbuds- og betalingsbaserede workflows.

Bemærk venligst: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-workflows er kun tilgængelige for kunder med base i USA.

Krav til synkronisering af integration

For at oprette fakturaer, salgsestimater og kvitteringer i QuickBooks Online kontrollerer HubSpot først data mellem de to platforme, før data synkroniseres til QuickBooks Online. Det er med til at sikre nøjagtigheden af data og forhindre, at der oprettes unødvendige data i QuickBooks Online. Nedenfor er de krav, som kontakter og varelinjer skal opfylde, for at HubSpot kan oprette nye aktiver i QuickBooks Online gennem workflowhandlinger:

• Kontakter:
  • Ældre integration: I den ældre QuickBooks Online-integration bruges kontaktegenskaberne fornavn, efternavn og e-mailadresse til at matche HubSpot-kontaktposten med en QuickBooks-kontakt. Der oprettes en ny kontakt i QuickBooks, hvis der ikke findes et match. Hvis der er flere kontaktoptegnelser tilknyttet tilbuds- eller aftaleoptegnelsen i HubSpot, bruges den første tilknyttede kontakt.
  • Ny integration: I den nye QuickBooks Online-integration skal en kontakt matche dine datasynkroniseringsindstillinger, for at HubSpot kan oprette aktiver i QuickBooks Online, ellers vil workflow-handlingen mislykkes. Dette hjælper med at forhindre HubSpot i at oprette unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du f.eks. bruger handlingen Opret en QuickBooks-faktura, men den tilmeldte aftales tilknyttede kontakt ikke er berettiget til synkronisering, vil HubSpot ikke oprette fakturaen i QuickBooks Online. Derfor anbefales det at indstille dine HubSpot-workflows til at tilmelde baseret på dine datasynkroniseringskontaktfiltre.
• Varelinjer: Varelinjer i HubSpot skal være knyttet til tilbuds- eller aftaleposter , der er tilmeldt workflowet, for at oprette en faktura, et salgsestimat eller en kvittering i QuickBooks. HubSpot vil matche en varelinje i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis der ikke findes et match, oprettes fakturaen, salgsestimatet eller kvitteringen ikke .

Det anbefales, at produktsynkronisering er slået til i dine QuickBooks-indstillinger, og at QuickBooks-produkter bruges til aftale- og tilbudslinjer for at sikre, at der oprettes en faktura, et salgsestimat eller en kvittering.

Tilføj QuickBooks-handlinger til dit aftale- eller tilbudsbaserede workflow

Du kan tilføje QuickBooks-handlinger til HubSpot-workflows for at oprette en faktura, salgsordrer eller estimater på din QuickBooks-konto. Sådan tilføjer du disse handlinger:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på navnet på et workflow for at redigere et eksisterende workflow. Eller klik på Opret workflow for at oprette et nyt workflow.
• Klik på plus-ikonet +.
• Vælg en QuickBooks-handling i panelet til højre:
• Hvis du vil oprette en faktura, skal du klikke på Opret en QuickBooks-faktura.
• Klik på Opret et QuickBooks-overslag for at oprette et overslag.
• Klik på Opret en QuickBooks-kvittering for at oprette en kvittering.

• Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/overslag/salgskvittering for? og vælg QuickBooks-kontoen .
• Klik på rullemenuen Betalingsbetingelser, og vælg en værdi (kun tilgængelig for handlingen Opret en QuickBooks-faktura ).
• Klik på rullemenuen Kunde, og vælg en kunde.
• Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
• Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes, og vælg enten Ja eller Nej.
• Klik på Gem.
• Afslut redigeringen af dit workflow, og klik derefter på Gennemgå og udgiv for at gennemgå workflowet.
• Klik på Slå til for at slå workflowet til.

Bemærk: Fakturaer, der oprettes, vil blive knyttet til workflow-objektet. Hvis du f.eks. opretter en faktura ved hjælp af et deal-boased workflow, vil fakturaen blive knyttet til aftalen.

Sådan tilmelder du et betalt tilbud i et workflow:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Opret workflow øverst til højre.
• Vælg Tilbudsbaseret i panelet til venstre.
• I højre panel skal du vælge din workflowtype.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Du bliver derefter ført til workflow-editoren.
• Klik på Opsæt triggere i workflow-editoren.
• I afsnittet Filters skal du vælge Quote > Esign completed signature og derefter vælge is known.

Sådan tilmelder du en betalt aftale i et workflow:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Opret workflow øverst til højre.
• I venstre panel skal du vælge Deal-baseret.
• I højre panel skal du vælge din workflowtype.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Du vil nu blive ført til workflow-editoren.
• Klik på Opsæt triggere i workflow-editoren.
• I afsnittet Filtre skal du vælge Deal > Deal name og derefter indeholde et af Payment Link.

Brug af QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger

Du kan også oprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjælp af workflows, hvis du har opsat HubSpot-betalinger. Salgskvitteringer kan oprettes for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan kun oprettes for ikke-afgiftspligtige varelinjer.

Bemærk: Det er kun muligt at bruge disse handlinger med betalingsbaserede workflows .

Sådan bruger du QuickBooks Online-handlinger i et betalingsbaseret workflow:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Opret workflow øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i det venstre panel.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Herefter kommer du til workflow-editoren.
• Vælg dine workflow-triggere. For hver gruppe af tilmeldingsudløsere, du tilføjer, bør du også tilføje et Source is not equal to all of Invoice-filter. Dette vil forhindre HubSpot i at tilmelde betalinger, der allerede er foretaget med fakturaer, hvilket ville skabe duplikerede fakturaer i QuickBooks Online.
  
  
• Klik på plus-ikonet +.
• Vælg en QuickBooks-handling i højre panel:
  • Hvis du vil oprette en faktura, skal du klikke på Opret en betalt Quick Books-faktura. Dette vil oprette en betalt faktura i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
  • Hvis du vil oprette en kvittering, skal du klikke på Opret en QuickBooks-kvittering. Dette opretter en salgskvittering i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
• Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/salgskvittering til? og vælg den ønskede QuickBooks-konto .
• Klik på rullemenuen Customer, og vælg en kunde.
• Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
• Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes, og vælg enten Ja eller Nej.
• Klik på Gem.
• Afslut redigeringen af dit workflow, og klik derefter på Gennemgå og udgiv for at gennemgå workflowet.
• Klik på Slå til for at slå workflowet til.

Opret en QuickBooks-udgift i et HubSpot-workflow

Du kan også oprette en QuickBooks-udgift med en HubSpot-workflow-handling. Denne handling opretter en udgift i QuickBooks, der afspejler dit HubSpot-betalingsgebyr. Sådan opretter du en udgift:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Opret workflow øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i panelet til venstre.
• Klik på blyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Herefter kommer du til workflow-editoren.
• Vælg de triggere, du har valgt.
• Klik på plus-ikonet +.
• I højre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-udgift.
• Udfyld de nødvendige felter.
• Klik på Gem.

Opret refusionskvitteringer i QuickBooks

Sådan opretter du en refusionskvittering i QuickBooks, når der sker en fuld refusion i HubSpot-betalinger:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Opret workflow øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i panelet til venstre.
• Klik på blyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Herefter kommer du til workflow-editoren.
• Vælg de triggere, du har valgt.
• Klik på plus-ikonet +.
• I højre panel skal du vælge Create a QuickBooks refund receipt.
• Udfyld de nødvendige felter.
• Klik på Gem.