워크플로우에서 QuickBooks 작업 사용

QuickBooks Online 워크플로 작업을 활용하여 HubSpot에서 회계 업무를 자동화하세요. QuickBooks Online을 HubSpot에 연동한 후에는 워크플로를 통해 CRM 내 활동을 기반으로 QuickBooks 청구서, 판매 견적서, 판매 영수증, 경비, 환불 영수증 등의 QuickBooks 기록을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 수동 데이터 입력 작업을 줄이고, 두 시스템 전반에 걸쳐 영업 및 재무 프로세스의 일관성을 유지할 수 있습니다.

예를 들어, 거래가 특정 단계에 도달하면 워크플로를 사용하여 QuickBooks Online에서 청구서나 판매 견적을 자동으로 생성할 수 있습니다.

참고: HubSpot 워크플로우의 QuickBooks Online 작업은 미국에 기반을 둔 고객에게만 제공됩니다.

시작하기 전에

QuickBooks Online에서 청구서, 판매 견적서 및 영수증을 생성하기 위해, HubSpot은 데이터를 QuickBooks Online으로 동기화하기 전에 먼저 두 플랫폼 간의 데이터를 확인합니다. 이를 통해 데이터의 정확성을 보장하고 QuickBooks Online에 불필요한 데이터가 생성되는 것을 방지할 수 있습니다. 다음은 HubSpot이 워크플로 작업을 통해 QuickBooks Online에 새로운 자산을 생성하기 위해 연락처 및 내역 항목이 충족해야 하는 요구 사항입니다:

• 연락처: HubSpot이 QuickBooks Online에 자산을 생성하려면연락처가 데이터 동기화 설정과 일치해야 하며, 그렇지 않으면 워크플로 작업이 실패합니다. 이를 통해 HubSpot이 QuickBooks Online에 불필요한 연락처를 생성하는 것을 방지할 수 있습니다. 예를 들어, ‘QuickBooks 청구서 생성 ’ 작업을 사용 중이지만 워크플로우에 등록된 거래와 연결된 연락처가 동기화 조건을 충족하지 않는 경우, HubSpot은 QuickBooks Online에 청구서를 생성하지 않습니다. 따라서 데이터 동기화 연락처 필터를 기반으로 HubSpot 워크플로우를 등록하도록 설정하는 것이 좋습니다.
• 세부 항목: QuickBooks에서 청구서, 판매 견적서 또는 판매 영수증을 생성하려면 HubSpot의 세부 항목이 워크플로에 등록된 견적서 또는 거래 레코드와 연결되어 있어야 합니다. HubSpot은 HubSpot의 세부 항목을 QuickBooks의 상품과 매칭합니다. 일치하는 항목이 발견되지 않으면 청구서, 판매 견적서 또는 판매 영수증이 생성되지 않습니다.

QuickBooks 설정에서 제품 동기화를 활성화하는 것이 좋습니다. QuickBooks 제품은 거래 및 견적 내역 항목에 사용되어 청구서, 판매 견적서 또는 판매 영수증이 생성되도록 보장합니다.

거래 또는 견적 기반 워크플로에 QuickBooks 작업을 추가하세요

HubSpot 워크플로에 QuickBooks 작업을 추가하여 QuickBooks 계정에서 청구서, 판매 주문서 또는 견적서를 생성할 수 있습니다. 이러한 작업을 추가하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 기존 워크플로를 편집하려면 워크플로 이름을 클릭하세요. 또는 새 워크플로를 생성하려면 ‘워크플로 생성’을 클릭하세요.
3. '+' 아이콘을 클릭합니다.
4. 왼쪽 패널에서 QuickBooks 작업을 선택합니다:

• • 청구서를 생성하려면 'QuickBooks 청구서 생성'을 클릭하십시오.
  • 견적서를 생성하려면 ‘QuickBooks 견적서 생성’을 클릭하십시오.
  • 판매 영수증을 생성하려면 ‘QuickBooks 판매 영수증 생성’을 클릭하세요.

5. '어떤 QuickBooks 계정에 대해 청구서/견적서/판매 영수증을 생성하시겠습니까 ? ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 QuickBooks 계정을 선택하십시오.
6. '지불 조건' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 값을 선택하십시오( ‘QuickBooks 청구서 생성’ 작업 에서만 사용 가능).
7. '고객' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 고객을 선택하십시오.
8. '제품' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 제품을 선택하십시오.
9. 'QuickBooks에 해당 상품이 없는 경우 생성하시겠습니까?' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 ‘예’ 또는 ‘아니요’를 선택하십시오.
10. '저장'을 클릭합니다.
11. 워크플로 편집을 마친 후 ‘검토 및 게시’를 클릭하여 워크플로를 검토합니다.
12. '활성화'를 클릭하여 워크플로를 활성화하십시오.

참고: 생성된 청구서는 워크플로 개체와 연결됩니다. 예를 들어, 거래 기반 워크플로를 사용하여 청구서를 생성하면 해당 청구서는 등록된 거래와 연결됩니다.

워크플로우에서 결제 트리거 사용

HubSpot 워크플로우에 QuickBooks 작업을 추가하여, 견적서나 거래에 대한 대금이 결제되었을 때 QuickBooks에서 청구서나 판매 주문을 생성할 수 있습니다.

결제된 견적을 워크플로에 등록하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 새 워크플로를 생성하려면 오른쪽 상단의 ‘워크플로 생성’을 클릭합니다.
3. 왼쪽 패널에서 ‘ESign 서명 완료’ 트리거를 검색하여 선택합니다. 그런 다음 ‘다음’을 클릭합니다.

4. 등록을 위해 필요한 기타 선택적 견적 조건을 추가합니다.

유료 거래를 워크플로에 등록하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 새 워크플로를 생성하려면 오른쪽 상단의 [ 워크플로 생성]을 클릭하십시오.
3. 왼쪽 패널에서 ‘거래 이름’ 트리거를 검색하여 선택한 다음 , ‘결제 링크’가 포함된 항목을 선택합니다 . 그런 다음 ‘다음’을 클릭합니다.
4. 등록을 위해 필요한 기타 선택적 거래 조건을 추가합니다.

HubSpot 결제를 통한 QuickBooks 작업 사용

HubSpot 결제가 설정되어 있는 경우 워크플로를 사용하여 결제 완료된 청구서 및 판매 영수증을 생성할 수도 있습니다. 판매 영수증은 모든 유형의 제품에 대해 생성할 수 있습니다. 결제 완료된 청구서는 비과세 품목에 대해서만 생성할 수 있습니다.

참고: 이러한 작업은 결제 기반 워크플로우에서만 사용할 수 있습니다.

결제 기반 워크플로우에서 QuickBooks Online 작업을 사용하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 새 워크플로를 생성하려면 오른쪽 상단의 ‘워크플로 생성’을 클릭하십시오.
3. 왼쪽 패널에서 워크플로우에 사용할 결제 트리거 를 검색하여 선택합니다.
4. 등록 트리거 그룹을 추가할 때마다 ‘출처가 청구서가 아닌’ 필터도 함께 추가해야 합니다. 이렇게 하면 HubSpot이 이미 청구서를 통해 처리된 결제를 다시 등록하는 것을 방지할 수 있으며, 이는 QuickBooks Online에서 중복 청구서가 생성되는 것을 막아줍니다. 그런 다음 ‘다음’을 클릭하세요. 그러면 워크플로 편집기로 이동합니다.

5. '+' 아이콘을 클릭합니다.
6. 왼쪽 패널에서 QuickBooks 작업을 선택합니다:

• • 청구서를 생성하려면 ‘QuickBooks 결제 완료 청구서 생성’을 클릭하세요 . 이렇게 하면 HubSpot 결제 데이터를 사용하여 QuickBooks에 결제 완료 청구서가 생성됩니다.
  • 판매 영수증을 생성하려면 ‘QuickBooks 판매 영수증 생성’을 클릭하세요. 그러면 HubSpot 결제 데이터를 사용하여 QuickBooks에 판매 영수증이 생성됩니다.
  • '어떤 QuickBooks 계정에 대해 청구서/판매 영수증을 생성하시겠습니까 ? ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 QuickBooks 계정을 선택하세요.

7. '고객' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 고객을 선택하십시오.
8. '제품' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 제품을 선택하십시오.
9. 'QuickBooks에 해당 상품이 없는 경우 생성하시겠습니까?' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '예' 또는 '아니요'를 선택하세요.
10. '저장'을 클릭합니다.
11. 워크플로 편집을 마친 후 ‘검토 및 게시’를 클릭하여 워크플로를 검토하십시오.
12. '활성화'를 클릭하여 워크플로를 활성화하십시오.

워크플로를 사용하여 QuickBooks 비용 항목 생성하기

HubSpot 워크플로 액션을 사용하여 QuickBooks 경비를 생성할 수도 있습니다. 이 액션은 HubSpot 결제 수수료를 반영하기 위해 QuickBooks에 경비를 생성합니다. 경비를 생성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 새 워크플로를 생성하려면 오른쪽 상단의 ‘워크플로 생성’을 클릭하세요.
3. 왼쪽 패널에서 워크플로우에 사용할 결제 트리거를 검색하여 선택합니다. 그런 다음 ‘다음’을 클릭합니다. 그러면 워크플로우 편집기로 이동합니다.
4. '+' 아이콘을 클릭합니다.
5. 왼쪽 패널에서 ‘QuickBooks 비용 생성’을 선택합니다.
6. 필수 입력란을 작성합니다.
7. '저장'을 클릭합니다.

워크플로를 사용하여 QuickBooks 환불 영수증 생성하기

HubSpot 결제에서 전액 환불이 발생할 때 QuickBooks에서 환불 영수증을 생성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 새 워크플로를 생성하려면 오른쪽 상단의 ‘워크플로 생성’을 클릭합니다.
3. 왼쪽 패널에서 워크플로우에 사용할 ‘결제’ 트리거를 검색하여 선택합니다. 그런 다음 ‘다음’을 클릭합니다. 그러면 워크플로우 편집기로 이동합니다.
4. '+' 아이콘을 클릭합니다.
5. 왼쪽 패널에서 ‘QuickBooks 환불 영수증 생성’을 선택합니다.
6. 필수 입력란을 작성합니다.
7. '저장'을 클릭합니다.