Utilizzare le azioni di QuickBooks nei flussi di lavoro di HubSpot

Grazie all'integrazione con QuickBooks Online , è possibile creare fatture, preventivi e ricevute di vendita di QuickBooks utilizzando i flussi di lavoro di HubSpot.

Attenzione: Le azioni di QuickBooks nei flussi di lavoro di HubSpot sono disponibili solo per i clienti con sede negli Stati Uniti.

Le informazioni sui contatti e sulle voci di HubSpot vengono utilizzate per creare fatture, stime e ricevute di vendita in QuickBooks.

• Per i contatti: le proprietà Nome, Cognome e Indirizzo e-mail sono necessarie per abbinare un record di contatto HubSpot a un contatto QuickBooks. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, in QuickBooks verrà creato un nuovo contatto. Se ci sono più record di contatto associati al preventivo o all'affare in HubSpot, verrà utilizzato il primo contatto associato.
• Per le voci di riga: le voci di riga in HubSpot devono essere associate ai record di preventivo o di trattativa iscritti nel flusso di lavoro per creare una fattura, un preventivo di vendita o una ricevuta di vendita in QuickBooks. HubSpot abbina una voce di riga in HubSpot al prodotto in QuickBooks. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, la fattura, il preventivo o la ricevuta di vendita non verranno creati.

Si consiglia di attivare la sincronizzazione dei prodotti nelle impostazioni di QuickBooks e di utilizzare i prodotti di QuickBooks per le voci dei contratti e delle transazioni per garantire la creazione di una fattura, di un preventivo di vendita o di una ricevuta di vendita.

Aggiungere azioni QuickBooks al flusso di lavoro basato su accordi o preventivi

È possibile aggiungere azioni QuickBooks ai flussi di lavoro di HubSpot per creare una fattura, un ordine di vendita o un preventivo nel proprio account QuickBooks. Per aggiungere queste azioni:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro per modificare un flusso di lavoro esistente. Oppure fare clic su Crea flusso di lavoro per creare un nuovo flusso di lavoro.
• Fare clic sull'icona +.
• Nel pannello di destra, selezionare un'azione di QuickBooks:
• Per creare una fattura, fare clic su Crea una fattura QuickBooks.
• Per creare un preventivo, fare clic su Crea un preventivo QuickBooks.
• Per creare una ricevuta di vendita, fare clic su Crea una ricevuta di vendita QuickBooks.

• Fare clic sul menu a discesa Per quale conto QuickBooks si desidera creare una fattura/stima/ricevuta di vendita ? e selezionare il conto QuickBooks .
• Fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare un valore (disponibile solo per l'azione Crea una fattura QuickBooks ).
• Fare clic sul menu a discesa Cliente e selezionare un cliente.
• Fare clic sul menu a discesa Prodotti e selezionare un prodotto.
• Fare clic sul menu a tendina Crea un prodotto in QuickBooks se non esiste? e selezionare Sì o No.
• Fare clic su Salva.
• Terminate le modifiche al flusso di lavoro, fate clic su Rivedi e pubblica per rivedere il flusso di lavoro.
• Fare clic su Attiva per attivare il flusso di lavoro.

Nota bene: le fatture create saranno associate all'oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se si crea una fattura utilizzando un flusso di lavoro basato su un accordo, la fattura sarà associata all'accordo.

Per iscrivere un preventivo pagato in un flusso di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per creare un nuovo flusso di lavoro, fare clic in alto a destra su Crea flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Preventivo.
• Nel pannello di destra, selezionare il tipo di flusso di lavoro.
• Fare clic sull'icona dellamatita per assegnare un nome al flusso di lavoro, quindi fare clic su Avanti. Verrà quindi visualizzato l'editor del flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Imposta trigger.
• Nella sezione Filtri, selezionare Preventivo > Firma completata, quindi selezionare È noto.

Per iscrivere una transazione a pagamento in un flusso di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per creare un nuovo flusso di lavoro, fare clic in alto a destra su Crea flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Deal-based.
• Nel pannello di destra, selezionare il tipo di flusso di lavoro.
• Fare clic sull'icona dellamatita per assegnare un nome al flusso di lavoro, quindi fare clic su Avanti. Verrà quindi visualizzato l'editor del flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Imposta trigger.
• Nella sezione Filtri, selezionare Affare > Nome dell'affare, quindi contiene uno qualsiasi dei Link di pagamento.

Utilizzo delle azioni di QuickBooks con i pagamenti di HubSpot

È possibile creare fatture pagate e ricevute di vendita utilizzando i flussi di lavoro se è stato configurato lo strumento HubSpot payments . Le ricevute di vendita possono essere create per tutti i tipi di prodotti. Le fatture pagate possono essere create solo per le voci non imponibili.

Attualmente, i pagamenti sono disponibili solo per le aziende o le organizzazioni con sede negli Stati Uniti che dispongono di un conto bancario statunitense e che utilizzano una versione a pagamento di HubSpot.

Attenzione: è possibile utilizzare queste azioni solo con flussi di lavoro basati sui pagamenti.

Se avete impostato lo strumento di pagamento di HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per creare un nuovo flusso di lavoro, fare clic in alto a destra su Crea flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionate Pagamenti.
• Fate clic sull'icona dellamatita per dare un nome al vostro flusso di lavoro, quindi fate clic su Avanti. Verrà quindi visualizzato l'editor del flusso di lavoro.
• Selezionare i trigger scelti.
• Fare clic sull'icona +.
• Nel pannello di destra, selezionare un'azione QuickBooks:
  • Per creare una fattura, fare clic su Crea una fattura pagata QuickBooks. In questo modo si crea una fattura pagata in QuickBooks utilizzando i dati di pagamento di HubSpot.
  • Per creare una ricevuta di vendita, fare clic su Crea una ricevuta di vendita QuickBooks. In questo modo si crea una ricevuta di vendita in QuickBooks utilizzando i dati di pagamento di HubSpot.
• Fare clic sul menu a tendina Per quale conto QuickBooks si desidera creare una fattura/ricevuta di vendita ? e selezionare il conto QuickBooks .
• Fare clic sul menu a discesa Cliente e selezionare un cliente.
• Fare clic sul menu a discesa Prodotti e selezionare un prodotto.
• Fare clic sul menu a tendina Crea un prodotto in QuickBooks se non esiste? e selezionare Sì o No.
• Fare clic su Salva.
• Terminate le modifiche al flusso di lavoro, fate clic su Rivedi e pubblica per rivedere il flusso di lavoro.
• Fare clic su Attiva per attivare il flusso di lavoro.

Creare una spesa QuickBooks in un flusso di lavoro HubSpot

È anche possibile creare una spesa QuickBooks con un'azione del flusso di lavoro HubSpot. Questa azione creerà una spesa in QuickBooks per riflettere il costo del pagamento di HubSpot. Per creare una spesa:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per creare un nuovo flusso di lavoro, fare clic in alto a destra su Crea flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Pagamento.
• Fare clic sull' icona della matita per assegnare un nome al flusso di lavoro, quindi fare clic su Avanti. Verrà quindi visualizzato l'editor del flusso di lavoro.
• Selezionare i trigger scelti.
• Fare clic sull'icona +.
• Nel pannello di destra, selezionare Crea una spesa QuickBooks.
• Compilare i campi richiesti.
• Fare clic su Salva.

Creare ricevute di rimborso in QuickBooks

Per creare una ricevuta di rimborso in QuickBooks quando si verifica un rimborso completo nei pagamenti HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per creare un nuovo flusso di lavoro, cliccare in alto a destra su Crea flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Pagamenti.
• Fate clic sull' icona della matita per dare un nome al flusso di lavoro, quindi fate clic su Avanti. Verrà quindi visualizzato l'editor del flusso di lavoro.
• Selezionare i trigger scelti.
• Fare clic sull'icona +.
• Nel pannello di destra, selezionare Crea una ricevuta di rimborso QuickBooks.
• Compilare i campi richiesti.
• Fare clic su Salva.