Utilizzare le azioni di QuickBooks nei flussi di lavoro

Utilizza le azioni dei flussi di lavoro di QuickBooks Online per automatizzare le attività contabili direttamente da HubSpot. Dopo aver collegato QuickBooks Online a HubSpot, puoi utilizzare i flussi di lavoro per creare registrazioni in QuickBooks, quali fatture, preventivi di vendita, ricevute di vendita, spese e ricevute di rimborso, sulla base delle attività presenti nel tuo CRM. Ciò contribuisce a ridurre l'inserimento manuale dei dati e garantisce l'allineamento dei processi commerciali e finanziari tra i due sistemi.

Ad esempio, quando un affare raggiunge una fase specifica, puoi utilizzare un flusso di lavoro per creare automaticamente una fattura o un preventivo di vendita in QuickBooks Online.

Nota: le azioni di QuickBooks Online nei flussi di lavoro di HubSpot sono disponibili solo per i clienti con sede negli Stati Uniti.

Prima di iniziare

Per creare fatture, preventivi di vendita e ricevute in QuickBooks Online, HubSpot verifica innanzitutto i dati tra le due piattaforme prima che qualsiasi dato venga sincronizzato con QuickBooks Online. Ciò contribuisce a garantire l’accuratezza dei dati e a impedire la creazione di dati superflui in QuickBooks Online. Di seguito sono riportati i requisiti che i contatti e le voci di riga devono soddisfare affinché HubSpot possa creare nuovi elementi in QuickBooks Online tramite le azioni del flusso di lavoro:

• Contatti:
  • Integrazione precedente: nell’integrazione precedente con QuickBooks Online, le proprietà del contatto "Nome", "Cognome" e " Indirizzo e-mail " vengono utilizzate per abbinare il record del contatto di HubSpot a un contatto di QuickBooks. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, verrà creato un nuovo contatto in QuickBooks. Se in HubSpot sono presenti più record di contatto associati al record del preventivo o dell’affare, verrà utilizzato il primo contatto associato.
  • Nuova integrazione: nella nuova integrazione con QuickBooks Online, un contatto deve corrispondere alle impostazioni di sincronizzazione dei dati affinché HubSpot possa creare risorse in QuickBooks Online; in caso contrario, l’azione del flusso di lavoro fallirà. Ciò contribuisce a impedire che HubSpot crei contatti non necessari in QuickBooks Online. Ad esempio, se utilizzi l’azione “Crea una fattura in QuickBooks ”, ma il contatto associato all’affare registrato non è idoneo alla sincronizzazione, HubSpot non creerà la fattura in QuickBooks Online. Pertanto, si consiglia di impostare i flussi di lavoro di HubSpot in modo che i registri avvengano in base ai filtri dei contatti per la sincronizzazione dei dati.
• Voci di riga: le voci di riga in HubSpot devono essere associate ai record di preventivo o di trattativa inseriti nel flusso di lavoro per creare una fattura, un preventivo di vendita o una ricevuta di vendita in QuickBooks. HubSpot abbinerà una voce di riga in HubSpot al prodotto in QuickBooks. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, la fattura, il preventivo di vendita o la ricevuta di vendita non verranno creati.

Si consiglia di attivare la sincronizzazione dei prodotti nelle impostazioni di QuickBooks. I prodotti di QuickBooks vengono utilizzati per le voci di offerta e di trattativa al fine di garantire la creazione di una fattura, di un preventivo o di una ricevuta di vendita.

Aggiungi azioni di QuickBooks al tuo flusso di lavoro basato su trattative o preventivi

Puoi aggiungere azioni di QuickBooks ai flussi di lavoro di HubSpot per creare fatture, ordini di vendita o preventivi nel tuo account QuickBooks. Per aggiungere queste azioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fai clic sul nome di un flusso di lavoro per modificare un flusso di lavoro esistente. Oppure fai clic su Crea flusso di lavoro per crearne uno nuovo.
3. Fai clic sull 'icona +.
4. Nel pannello di sinistra, seleziona un'azione di QuickBooks:

• • Per creare una fattura, clicca su " Crea una fattura QuickBooks".
  • Per creare un preventivo, fare clic su " Crea un preventivo QuickBooks".
  • Per creare una ricevuta di vendita, clicca su " Crea una ricevuta di vendita QuickBooks".

5. Fai clic sul menu a discesa " Per quale conto QuickBooks desideri creare una fattura/un preventivo/una ricevuta di vendita ?" e seleziona il conto QuickBooks .
6. Fai clic sul menu a discesa " Termini di pagamento " e seleziona un valore (disponibile solo per l'azione "Crea una fattura QuickBooks ").
7. Fai clic sul menu a discesa "Cliente " e seleziona un cliente.
8. Fai clic sul menu a discesa «Prodotti» e seleziona un prodotto.
9. Fai clic sul menu a tendina "Creare un prodotto in QuickBooks se non esiste?" e seleziona " Sì " o " No".
10. Fai clic su " Salva".
11. Completa la modifica del flusso di lavoro, quindi fai clic su "Rivedi e pubblica " per rivedere il flusso di lavoro.
12. Fai clic su " Attiva" per attivare il flusso di lavoro.

Nota: le fatture create saranno associate all’oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se crei una fattura utilizzando un flusso di lavoro basato su un’operazione, la fattura sarà associata all’operazione registrata.

Utilizza i trigger di pagamento nei flussi di lavoro

È possibile aggiungere azioni di QuickBooks ai flussi di lavoro di HubSpot per creare fatture o ordini di vendita in QuickBooks quando un preventivo o un affare è stato pagato.

Per inserire un preventivo pagato in un flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per creare un nuovo flusso di lavoro, in alto a destra, clicca su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cerca e seleziona il trigger «Firme completate su ESign». Quindi fai clic su Avanti.

4. Aggiungi eventuali altre condizioni facoltative relative al preventivo per l’iscrizione.

Per inserire un'operazione a pagamento in un flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per creare un nuovo flusso di lavoro, in alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cerca e seleziona il trigger " Nome dell'affare", quindi " contiene uno qualsiasi dei link di pagamento". Quindi fai clic su Avanti.
4. Aggiungi eventuali altre condizioni opzionali relative all’operazione per l’inserimento.

Utilizzo delle azioni di QuickBooks con i pagamenti HubSpot

È inoltre possibile creare fatture pagate e ricevute di vendita utilizzando i flussi di lavoro, se sono stati configurati i pagamenti HubSpot. Le ricevute di vendita possono essere create per tutti i tipi di prodotti. Le fatture pagate possono essere create solo per voci non soggette a imposta.

Nota: è possibile utilizzare queste azioni solo con flussi di lavoro basati sui pagamenti.

Per utilizzare le azioni di QuickBooks Online in un flusso di lavoro basato sui pagamenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per creare un nuovo flusso di lavoro, in alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cerca e seleziona il trigger di pagamento per il tuo flusso di lavoro.
4. Per ogni gruppo di trigger di registrazione aggiunto, è necessario aggiungere anche un filtro " La fonte non è nessuna delle fatture ". Ciò impedirà a HubSpot di registrare pagamenti già effettuati con fatture, il che creerebbe fatture duplicate in QuickBooks Online. Quindi fare clic su Avanti. Verrà quindi reindirizzato all'editor del flusso di lavoro.

5. Fai clic sull’icona + .
6. Nel pannello di sinistra, seleziona un'azione di QuickBooks:

• • Per creare una fattura, clicca su "Crea una fattura pagata in QuickBooks". In questo modo verrà creata una fattura pagata in QuickBooks utilizzando i tuoi dati di pagamento di HubSpot.
  • Per creare una ricevuta di vendita, clicca su "Crea una ricevuta di vendita in QuickBooks". Verrà così creata una ricevuta di vendita in QuickBooks utilizzando i tuoi dati di pagamento di HubSpot.
  • Fai clic sul menu a tendina " Per quale account QuickBooks desideri creare una fattura/ricevuta di vendita ?" e seleziona l’account QuickBooks .

7. Fai clic sul menu a discesa "Cliente " e seleziona un cliente.
8. Fai clic sul menu a discesa "Prodotti " e seleziona un prodotto.
9. Fai clic sul menu a discesa "Crea un prodotto in QuickBooks se non esiste?" e seleziona " Sì " o " No".
10. Fai clic su " Salva".
11. Completa la modifica del flusso di lavoro, quindi fai clic su "Rivedi e pubblica " per rivedere il flusso di lavoro.
12. Fai clic su " Attiva" per attivare il flusso di lavoro.

Crea una spesa in QuickBooks con i flussi di lavoro

Puoi anche creare una spesa in QuickBooks tramite un'azione del flusso di lavoro di HubSpot. Questa azione creerà una spesa in QuickBooks per riflettere la commissione di pagamento di HubSpot. Per creare una spesa:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per creare un nuovo flusso di lavoro, in alto a destra, clicca su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cerca e seleziona il trigger di pagamento per il tuo flusso di lavoro. Quindi fai clic su Avanti. Verrai reindirizzato all’editor del flusso di lavoro.
4. Fai clic sull’icona + .
5. Nel pannello di sinistra, seleziona " Crea una spesa in QuickBooks".
6. Compila i campi obbligatori.
7. Fai clic su " Salva".

Crea una ricevuta di rimborso in QuickBooks con i flussi di lavoro

Per creare una ricevuta di rimborso in QuickBooks quando si verifica un rimborso completo nei pagamenti HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per creare un nuovo flusso di lavoro, in alto a destra, fai clic su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cerca e seleziona il trigger di pagamento per il tuo flusso di lavoro. Quindi fai clic su Avanti. Verrai reindirizzato all'editor del flusso di lavoro.
4. Fai clic sull’icona + .
5. Nel pannello di sinistra, seleziona " Crea una ricevuta di rimborso QuickBooks".
6. Compila i campi obbligatori.
7. Fai clic su " Salva".