Använd QuickBooks-åtgärder i arbetsflöden

Använd arbetsflödesåtgärder i QuickBooks Online för att automatisera bokföringsuppgifter direkt från HubSpot. När du har kopplat samman QuickBooks Online med HubSpot kan du använda arbetsflöden för att skapa poster i QuickBooks, till exempel fakturor, offert, försäljningskvitton, utgifter och återbetalningskvitton, utifrån aktiviteter i ditt CRM-system. Detta bidrar till att minska den manuella datainmatningen och säkerställer att försäljnings- och ekonomiprocesserna är synkroniserade mellan de båda systemen.

När en affär till exempel når ett visst stadium kan du använda ett arbetsflöde för att automatiskt skapa en faktura eller en försäljningsoffert i QuickBooks Online.

Observera: QuickBooks Online-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden är endast tillgängliga för kunder i USA.

Innan du börjar

För att skapa fakturor, försäljningsoffert och kvitton i QuickBooks Online kontrollerar HubSpot först uppgifterna mellan de två plattformarna innan någon data synkroniseras till QuickBooks Online. Detta bidrar till att säkerställa datakvaliteten och förhindra att onödiga poster skapas i QuickBooks Online. Nedan följer de krav som kontakter och radposter måste uppfylla för att HubSpot ska kunna skapa nya tillgångar i QuickBooks Online via arbetsflödesåtgärder:

• Kontakter: En kontakt måste överensstämma med dina inställningar för datasynkronisering för att HubSpot ska kunna skapa poster i QuickBooks Online, annars misslyckas arbetsflödesåtgärden. Detta bidrar till att förhindra att HubSpot skapar onödiga kontakter i QuickBooks Online. Om du till exempel använder åtgärden Skapa en QuickBooks-faktura, men den tillhörande kontakten för den registrerade affären inte är synkroniseringsbar, kommer HubSpot inte att skapa fakturan i QuickBooks Online. Därför rekommenderas det att du ställer in dina HubSpot-arbetsflöden så att registreringen baseras på dina kontaktfilter för datasynkronisering.
• Radposter: Radposter i HubSpot måste vara kopplade till de offert- eller affärsposter som är registrerade i arbetsflödet för att en faktura, en försäljningsuppskattning eller ett försäljningskvitto ska kunna skapas i QuickBooks. HubSpot matchar en radpost i HubSpot med produkten i QuickBooks. Om ingen matchning hittas kommer fakturan, försäljningsuppskattningen eller försäljningskvittot inte att skapas.

Det rekommenderas att du aktiverar produktsynkronisering i dina QuickBooks-inställningar. QuickBooks-produkter används för affärs- och offertposter för att säkerställa att en faktura, en försäljningsuppskattning eller ett försäljningskvitto skapas.

Lägg till QuickBooks-åtgärder i ditt affärs- eller offertbaserade arbetsflöde

Du kan lägga till QuickBooks-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden för att skapa fakturor, försäljningsorder eller offerter i ditt QuickBooks-konto. Så här lägger du till dessa åtgärder:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ett arbetsflöde för att redigera ett befintligt arbetsflöde. Eller klicka på Skapa arbetsflöde för att skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Klicka på plusikonen (+ ).
4. I panelen till vänster väljer du en QuickBooks-åtgärd:

• • Om du vill skapa en faktura klickar du på Skapa en QuickBooks-faktura.
  • Om du vill skapa en offert klickar du på Skapa en QuickBooks-offert.
  • Om du vill skapa ett försäljningskvitto klickar du på Skapa ett QuickBooks-försäljningskvitto.

5. Klicka på rullgardinsmenyn ”Vilket QuickBooks-konto vill du skapa en faktura/offert/försäljningskvittens för?” och välj QuickBooks-kontot .
6. Klicka på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och välj ett värde (endast tillgängligt för åtgärden Skapa en QuickBooks-faktura ).
7. Klicka på rullgardinsmenyn Kund och välj en kund.
8. Klicka på rullgardinsmenyn ”Produkter” och välj en produkt.
9. Klicka på rullgardinsmenyn ”Ska en produkt skapas i QuickBooks om den inte finns?” och välj antingen ”Ja ” eller ”Nej”.
10. Klicka på Spara.
11. Avsluta redigeringen av ditt arbetsflöde och klicka sedan på Granska och publicera för att granska arbetsflödet.
12. Klicka på Aktivera för att aktivera arbetsflödet.

Observera: fakturor som skapas kommer att kopplas till arbetsflödesobjektet. Om du till exempel skapar en faktura med hjälp av ett affärsbaserat arbetsflöde kommer fakturan att kopplas till den registrerade affären.

Använd betalningsutlösare i arbetsflöden

Du kan lägga till QuickBooks-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden för att skapa fakturor eller försäljningsorder i QuickBooks när en offert eller affär har betalats.

Så här lägger du till en betald offert i ett arbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen söker du efter och väljer utlösaren ESign-slutförda signaturer. Klicka sedan på Nästa.

4. Lägg till eventuella ytterligare valfria villkor för registrering.

Så här registrerar du en betald affär i ett arbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen söker du efter och väljer utlösaren Affärsnamn, som sedan innehåller någon av Betalningslänk. Klicka sedan på Nästa.
4. Lägg till eventuella andra valfria affärsvillkor för registrering.

Använda QuickBooks-åtgärder med HubSpot-betalningar

Du kan också skapa betalda fakturor och försäljningskvitton med hjälp av arbetsflöden om du har konfigurerat HubSpot-betalningar. Försäljningskvitton kan skapas för alla typer av produkter. Betalda fakturor kan endast skapas för icke-skattepliktiga rader.

Observera: det går endast att använda dessa åtgärder med betalningsbaserade arbetsflöden.

Så här använder du QuickBooks Online-åtgärder i ett betalningsbaserat arbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen söker du efter och väljer betalningsutlösaren för ditt arbetsflöde.
4. För varje grupp av registreringsutlösare som du lägger till bör du också lägga till filtret Källan är ingen av fakturorna. Detta förhindrar att HubSpot registrerar betalningar som redan har gjorts med fakturor, vilket skulle skapa dubbla fakturor i QuickBooks Online. Klicka sedan på Nästa. Du kommer då till arbetsflödesredigeraren.

5. Klicka påplusikonen (+ ).
6. I den vänstra panelen väljer du en QuickBooks-åtgärd:

• • För att skapa en faktura klickar du på Skapa en betald QuickBooks-faktura. Detta skapar en betald faktura i QuickBooks med hjälp av dina HubSpot-betalningsuppgifter.
  • För att skapa ett försäljningskvitto klickar du på Skapa ett QuickBooks-försäljningskvitto. Då skapas ett försäljningskvitto i QuickBooks med hjälp av dina betalningsuppgifter från HubSpot.
  • Klicka på rullgardinsmenyn ”Vilket QuickBooks-konto vill du skapa en faktura/ett försäljningskvitto för?” och välj QuickBooks-kontot .

7. Klicka på rullgardinsmenyn ”Kund” och välj en kund.
8. Klicka på rullgardinsmenyn ”Produkter” och välj en produkt.
9. Klicka på rullgardinsmenyn ”Ska en produkt skapas i QuickBooks om den inte finns?” och välj antingen ”Ja ” eller ”Nej”.
10. Klicka på Spara.
11. Avsluta redigeringen av ditt arbetsflöde och klicka sedan på Granska och publicera för att granska arbetsflödet.
12. Klicka på Aktivera för att aktivera arbetsflödet.

Skapa en QuickBooks-utgift med arbetsflöden

Du kan också skapa en QuickBooks-utgift med en HubSpot-arbetsflödesåtgärd. Denna åtgärd skapar en utgift i QuickBooks som motsvarar din HubSpot-betalningsavgift. Så här skapar du en utgift:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen söker du efter och väljer betalningsutlösaren för ditt arbetsflöde. Klicka sedan på Nästa. Du kommer då till arbetsflödesredigeraren.
4. Klicka påplusikonen (+ ).
5. I den vänstra panelen väljer du Skapa en QuickBooks-utgift.
6. Fyll i de obligatoriska fälten.
7. Klicka på Spara.

Skapa ett QuickBooks-återbetalningskvitto med arbetsflöden

Så här skapar du ett återbetalningskvitto i QuickBooks när en fullständig återbetalning sker i HubSpot Payments:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde längst upp till höger.
3. I panelen till vänster söker du efter och väljer betalningsutlösaren för ditt arbetsflöde. Klicka sedan på Nästa. Du kommer då till arbetsflödesredigeraren.
4. Klicka påplusikonen (+ ).
5. I den vänstra panelen väljer du Skapa ett QuickBooks-återbetalningskvitto.
6. Fyll i de obligatoriska fälten.
7. Klicka på Spara.