Använd QuickBooks-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden

QuickBooks Online innehåller flera arbetsflödesåtgärder som gör att du kan automatisera skapandet av QuickBooks-fakturor, försäljningsberäkningar och försäljningskvitton. Nedan kan du se hur du använder dessa åtgärder i affärs-, offert- och betalningsbaserade arbetsflöden.

Vänligen observera: QuickBooks Online-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden är endast tillgängliga för kunder som är baserade i USA.

Krav för synkronisering av integration

För att skapa fakturor, försäljningsberäkningar och kvitton i QuickBooks Online kontrollerar HubSpot först data mellan de två plattformarna innan data synkroniseras till QuickBooks Online. Detta hjälper till att säkerställa att data är korrekta och förhindrar att onödiga data skapas i QuickBooks Online. Nedan följer de krav som kontakter och poster måste uppfylla för att HubSpot ska kunna skapa nya tillgångar i QuickBooks Online genom arbetsflödesåtgärder:

• Kontakter:
  • Äldreintegration: i den äldre QuickBooks Online-integrationen används kontaktegenskaperna Förnamn, Efternamn och E-postadress för att matcha HubSpot-kontaktposten med en QuickBooks-kontakt. En ny kontakt skapas i QuickBooks om ingen matchning hittas. Om det finns flera kontaktposter associerade med offert- eller affärsposten i HubSpot används den första associerade kontakten.
  • Ny integration: i den nya QuickBooks Online-integrationen måste en kontakt matcha dina inställningar för datasynkronisering för att HubSpot ska kunna skapa tillgångar i QuickBooks Online, annars kommer arbetsflödesåtgärden att misslyckas. Detta förhindrar att HubSpot skapar onödiga kontakter i QuickBooks Online. Om du till exempel använder åtgärden Skapa en QuickBooks-faktura, men den registrerade dealens associerade kontakt inte är berättigad till synkronisering, kommer HubSpot inte att skapa fakturan i QuickBooks Online. Därför rekommenderar vi att du ställer in dina HubSpot-arbetsflöden för att registrera baserat på dina kontaktfilter för datasynkronisering.
• Artikelrader: artikelrader i HubSpot måste vara kopplade till de offert- eller affärsposter som är registrerade i arbetsflödet för att skapa en faktura, försäljningsberäkning eller kvitto i QuickBooks. HubSpot matchar en artikelrad i HubSpot med produkten i QuickBooks. Om ingen matchning hittas skapasinte fakturan, kostnadsberäkningen eller kvittot.

Det rekommenderas att produktsynkronisering är aktiverat i dina QuickBooks-inställningar och att QuickBooks-produkter används för avtals- och offertposter för att säkerställa att en faktura, kostnadsberäkning eller kvitto skapas.

Lägg till QuickBooks-åtgärder i ditt affärs- eller offertbaserade arbetsflöde

Du kan lägga till QuickBooks-åtgärder i HubSpot-arbetsflöden för att skapa en faktura, försäljningsorder eller kostnadsberäkning i ditt QuickBooks-konto. Så här lägger du till dessa åtgärder:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ett arbetsflöde för att redigera ett befintligt arbetsflöde. Eller klicka på Skapa arbetsflöde för att skapa ett nytt arbetsflöde.
• Klicka på plusikonen +.
• Välj en QuickBooks-åtgärd i den högra panelen:
• Om du vill skapa en faktura klickar du på Skapa en QuickBooks-faktura.
• Om du vill skapa en kostnadsberäkning klickar du på Skapa en QuickBooks-beräkning.
• För att skapa ett försäljningskvitto klickar du på Skapa ett QuickBooks-försäljningskvitto.

• Klicka på rullgardinsmenyn Vilket QuickBooks-konto vill du skapa en faktura/uppskattning/ett kvitto för? och välj QuickBooks-konto .
• Klicka på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och välj ett värde (endast tillgängligt för åtgärden Skapa en QuickBooks-faktura ).
• Klicka på rullgardinsmenyn Kund och välj en kund.
• Klicka på rullgardinsmenyn Produkter och välj en produkt.
• Klicka på Skapa en produkt i QuickBooks om den inte finns? och välj Ja eller Nej.
• Klicka på Spara.
• Slutför redigeringen av arbetsflödet och klicka sedan på Granska och publicera för att granska arbetsflödet.
• Klicka på Aktivera för att aktivera arbetsflödet.

Observera: fakturor som skapas kommer att kopplas till arbetsflödesobjektet. Om du t.ex. skapar en faktura med hjälp av ett avtalsbaserat arbetsflöde kommer fakturan att kopplas till avtalet.

Så här registrerar du en betald offert i ett arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• För att skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde uppe till höger.
• Välj Offertbaserad i den vänstra panelen.
• Välj din arbetsflödestyp i den högra panelen.
• Klicka påpennikonen för att ge ditt arbetsflöde ett namn och klicka sedan på Nästa. Du kommer nu till arbetsflödesredigeraren.
• Klicka på Ställ in triggers i arbetsflödesredigeraren.
• I avsnittet Filter väljer du Offert > Esign slutförd signatur och väljer sedan är känd.

Så här registrerar du en betald affär i ett arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde uppe till höger.
• Välj Avtalsbaserat i den vänstra panelen.
• Välj din arbetsflödestyp i den högra panelen.
• Klicka påpennikonen för att ge ditt arbetsflöde ett namn och klicka sedan på Nästa. Du kommer nu till arbetsflödesredigeraren.
• Klicka på Ställ in triggers i arbetsflödesredigeraren.
• I avsnittet Filter väljer du Affär > Affärsnamn och innehåller sedan någon av Betalningslänk.

Använda QuickBooks-åtgärder med HubSpot-betalningar

Du kan också skapa betalda fakturor och kvitton med hjälp av arbetsflöden om du har konfigurerat HubSpot-betalningar. Försäljningskvitton kan skapas för alla typer av produkter. Betalda fakturor kan endast skapas för poster som inte är skattepliktiga.

Observera: det är endast möjligt att använda dessa åtgärder med betalningsbaserade arbetsflöden .

Så här använder du QuickBooks Online-åtgärder i ett betalningsbaserat arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde uppe till höger.
• Välj Betalningsbaserat i den vänstra panelen.
• Klicka påpennikonen för att ge ditt arbetsflöde ett namn och klicka sedan på Nästa. Du kommer nu till arbetsflödesredigeraren.
• Välj dina arbetsflödesutlösare. För varje grupp av registreringsutlösare som du lägger till bör du också lägga till ett Källa är inte lika med alla fakturafilter. Detta förhindrar att HubSpot registrerar betalningar som redan gjorts med fakturor, vilket skulle skapa dubbla fakturor i QuickBooks Online.
  
  
• Klicka på plusikonen +.
• Välj en QuickBooks-åtgärd i den högra panelen:
  • Om du vill skapa en faktura klickar du på Skapa en betald faktura i QuickBooks. Detta kommer att skapa en betald faktura i QuickBooks med hjälp av dina HubSpot-betalningsdata.
  • Om du vill skapa ett kvitto klickar du på Skapa ett QuickBooks-försäljningskvitto. Detta kommer att skapa ett försäljningskvitto i QuickBooks med hjälp av dina HubSpot-betalningsdata.
• Klicka på rullgardinsmenyn Vilket QuickBooks-konto vill du skapa en faktura/ett kvitt o för? och välj QuickBooks-konto .
• Klicka på rullgardinsmenyn Kund och välj en kund.
• Klicka på rullgardinsmenyn Produkter och välj en produkt.
• Klicka på Skapa en produkt i QuickBooks om den inte finns? och välj Ja eller Nej.
• Klicka på Spara.
• Slutför redigeringen av arbetsflödet och klicka sedan på Granska och publicera för att granska arbetsflödet.
• Klicka på Aktivera för att aktivera arbetsflödet.

Skapa en QuickBooks-utgift i ett HubSpot-arbetsflöde

Du kan också skapa en QuickBooks-utgift med en HubSpot-arbetsflödesåtgärd. Denna åtgärd kommer att skapa en kostnad i QuickBooks för att återspegla din HubSpot-betalningsavgift. Så här skapar du en kostnad:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde uppe till höger.
• Välj Betalningsbaserad i den vänstra panelen.
• Klicka på pennikonen för att ge arbetsflödet ett namn och klicka sedan på Nästa. Du kommer nu till arbetsflödesredigeraren.
• Välj de triggers du har valt.
• Klicka på plusikonen +.
• I den högra panelen väljer du Skapa en QuickBooks-utgift.
• Fyll i de obligatoriska fälten.
• Klicka på Spara.

Skapa återbetalningskvitton i QuickBooks

För att skapa ett återbetalningskvitto i QuickBooks när en fullständig återbetalning sker i HubSpot-betalningar:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde klickar du på Skapa arbetsflöde uppe till höger.
• Välj Betalningsbaserat i den vänstra panelen.
• Klicka på pennikonen för att ge ditt arbetsflöde ett namn och klicka sedan på Nästa. Du kommer nu till arbetsflödesredigeraren.
• Välj de triggers du har valt.
• Klicka på plusikonen +.
• Välj Skapa ett återbetalningskvitto i QuickBooks i den högra panelen.
• Fyll i de obligatoriska fälten.
• Klicka på Spara.