Usar acciones de QuickBooks en workflows de HubSpot

La integración de QuickBooks Online incluye varias acciones de flujo de trabajo que le permiten automatizar la creación de facturas, estimaciones de ventas y recibos de ventas de QuickBooks. A continuación, aprende a utilizar estas acciones en flujos de trabajo basados en negocios, cotizaciones y pagos.

Aunque los usuarios de una cuenta Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, o Operations Hub Professional pueden configurar flujos de trabajo para utilizarlos con QuickBooks Online, la integración puede utilizarse en cualquier nivel de suscripción.

Por favor, toma nota: Las acciones de QuickBooks Online en los flujos de trabajo de HubSpot sólo están disponibles para clientes con sede en Estados Unidos.

Requisitos para la Sincronización de integraciones

Para crear facturas, estimaciones de ventas y recibos en QuickBooks Online, HubSpot primero sincroniza los datos entre las dos plataformas antes de sincronizar cualquiera de los datos con QuickBooks Online. Esto ayuda a garantizar la exactitud de los datos y a evitar que se creen datos innecesarios en QuickBooks Online. A continuación se indican los requisitos que deben cumplir los contactos y los elementos de pedido para que HubSpot pueda crear nuevos recursos en QuickBooks Online mediante acciones de Workflow:

• Contactos:
  • Integración heredada: en la integración heredada de QuickBooks Online, las propiedades de contacto Nombre, Apellidos y Dirección de correo electrónico se utilizan para hacer coincidir el registro de contacto de HubSpot con un contacto de QuickBooks. Se creará un nuevo contacto en QuickBooks si no se encuentra ninguna coincidencia. Si hay varios registros de contacto asociados al registro de presupuesto o negocio en HubSpot, se utilizará el primer contacto asociado.
  • Nueva integración: en la nueva integración de QuickBooks Online, un contacto debe coincidir con tu configuración de sincronización de datos para que HubSpot pueda crear activos en QuickBooks Online, o la acción del flujo de trabajo fallará. Esto ayuda a evitar que HubSpot cree contactos innecesarios en QuickBooks Online. Por ejemplo, si utilizas la acción Crear una factura de QuickBooks, pero el contacto asociado a la operación inscrita no cumple los requisitos para sincronizarse, HubSpot no creará la factura en QuickBooks Online. Por lo tanto, se recomienda configurar tus flujos de trabajo de HubSpot para que se inscriban en función de tus filtros de contactos de sincronización de datos .
• Elementos de pedido: elementos de pedido en HubSpot deben estar asociados a los registros de presupuesto o negocio inscritos en el Workflow para crear una factura, un presupuesto de ventas o un recibo de ventas en QuickBooks. HubSpot hará coincidir una elemento de pedido en HubSpot con el producto en QuickBooks. Si no se encuentra ninguna coincidencia, no se creará la factura, el presupuesto de ventas o el recibo de ventas .

Se recomienda que la sincronización de productos esté activada en la configuración de QuickBooks y que los productos de QuickBooks se utilicen para las partidas de ofertas y presupuestos para garantizar que se cree una factura, un presupuesto de ventas o un recibo de ventas.

Añada acciones de QuickBooks a su workflow basado en negocios o presupuestos

Puedes añadir acciones de QuickBooks a los workflows de HubSpot para crear una factura, pedidos de venta o presupuestos en tu cuenta de QuickBooks. Para añadir estas acciones: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haga clic en el nombre de un workflow para editar un workflow existente. O haz clic en Crear workflow para crear un nuevo workflow.
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione una acción de QuickBooks:
• Para crear una factura, haga clic en Crear una factura de QuickBooks.
• Para crear un presupuesto, haga clic en Crear un presupuesto de QuickBooks.
• Para crear un recibo de ventas, haga clic en Crear un recibo de ventas de QuickBooks.

• Haga clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks desea crear una factura/estimación/recibo de ventas ? y seleccione la cuenta de QuickBooks . 
• Haga clic en el menú desplegable Condiciones de pago y seleccione un valor (sólo disponible para la acción Crear una factura de QuickBooks ). 
• Haga clic en el menú desplegable Cliente y seleccione un cliente.
• Haga clic en el menú desplegable Productos y seleccione un producto. 
• Haga clic en el desplegable ¿Crear un producto en QuickBooks si no existe? y seleccione Sí o No. 
• Haz clic en Guardar. 
• Termine de editar el workflow y, a continuación, haga clic en Revisar y publicar para revisar el workflow.
• Haga clic en Activar para activar el workflow.

Nota: las facturas creadas se asociarán al objeto del workflow. Por ejemplo, si creas una factura utilizando un workflow basado en negocios, la factura se asociará al negocio. 

Para inscribir un presupuesto pagado en un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Cotización.
• En el panel derecho, seleccione el tipo de workflow.
• Haz clic en el icono de lápiz para dar un nombre a tu workflow y, a continuación, haz clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en Configurar disparadores.
• En la sección Filtros, selecciona Cotización > Firma electrónica, luego selecciona es conocido. 

Para inscribir un negocio pagado en un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basado en negocios.
• En el panel derecho, seleccione el tipo de workflow.
• Haz clic en el icono de lápiz para dar un nombre a tu workflow y, a continuación, haz clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en Configurar disparadores.
• En la sección Filtros, selecciona Negocio > Nombre del negocio, luego contiene cualquiera de Enlace de pago. 

Uso de acciones de QuickBooks con pagos de HubSpot

También puedes crear Facturas Pagadas y Recibos de Venta utilizando workflows si tienes configurado Pagos de HubSpot. Se pueden crear comprobantes de venta para todo tipo de productos. Las facturas pagadas sólo pueden crearse para elementos de pedido no imponibles.

Tenga en cuenta que sólo es posible utilizar estas acciones con workflows basados en pagos.

Para utilizar acciones de QuickBooks Online en un workflow basado en pagos:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basadoen pagos.
• Haz clic en el icono de lápiz para dar un nombre a tu workflow y, a continuación, haz clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Selecciona tu Workflow Desencadenantes. Para cada grupo de Desencadenantes de inscripción que añadas, debes añadir también un filtro Fuente no es igual a todas las de Factura. Esto evitará que HubSpot inscriba pagos ya realizados con facturas, lo que crearía facturas duplicadas en QuickBooks Online.
  
  
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione una acción de QuickBooks:
  • Para crear una factura, haga clic en Crear una factura pagada de QuickBooks. Esto creará una factura pagada en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot. 
  • Para crear un recibo de ventas, haga clic en Crear un recibo de ventas de QuickBooks. Esto creará un recibo de ventas en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot.
• Haga clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks desea crear una factura/recibo de venta ? y seleccione la cuenta de QuickBooks . 
• Haga clic en el menú desplegable Cliente y seleccione un cliente.
• Haga clic en el menú desplegable Productos y seleccione un producto. 
• Haga clic en el desplegable ¿Crear un producto en QuickBooks si no existe? y seleccione Sí o No. 
• Haz clic en Guardar. 
• Termine de editar el workflow y, a continuación, haga clic en Revisar y publicar para revisar el workflow.
• Haga clic en Activar para activar el workflow.

Crear un gasto de QuickBooks en un workflow de HubSpot

También puede crear un gasto de QuickBooks con una acción de workflow de HubSpot. Esta acción creará un gasto en QuickBooks para reflejar tu tarifa de pago de HubSpot. Para crear un gasto: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basado en pagos.
• Haga clic en el icono del lápiz para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Seleccione los activadoresque desee. 
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione Crear un gasto de QuickBooks. 
• Rellene los campos obligatorios.
• Haz clic en Guardar. 

Crear recibos de reembolso en QuickBooks

Para crear un recibo de reembolso en QuickBooks cuando se produce un reembolso completo en los pagos de HubSpot:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basadoen pagos. 
• Haga clic en el icono del lápiz para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Seleccione los activadoresque desee. 
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione Crear un recibo de reembolso de QuickBooks. 
• Rellene los campos obligatorios.
• Haz clic en Guardar.