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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Integrations

Usar acciones de QuickBooks en workflows de HubSpot

Última actualización: junio 28, 2022

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

Con la integración de QuickBooks Online, puedes crear facturas, estimaciones y recibos de ventas de QuickBooks utilizando flujos de trabajo de HubSpot. 

Nota: estas acciones solo están disponibles para workflows basados en presupuestos, pagos o ofertas.

La información de contacto y de líneas de artículos en HubSpot se utiliza para crear facturas, estimaciones de ventas y recibos de ventas en QuickBooks.

  • Para contactos: las propiedades de contacto Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico son necesarias para que un registro de contacto de HubSpot coincida con un contacto de QuickBooks. Se creará un nuevo contacto en QuickBooks si no se encuentra ninguna coincidencia. Si hay varios registros de contacto asociados con el presupuesto o el registro de negocio en HubSpot, se utilizará el primer contacto asociado.
  • Para las líneas de artículos: las líneas de artículos en HubSpot deben estar asociadas a los registros de cotización o negocio inscritos en el flujo de trabajo para crear una factura, estimación de ventas y recibo de ventas en QuickBooks. HubSpot coincidirá con una línea de artículos en HubSpot con el producto en QuickBooks. Si no se encuentra ninguna coincidencia, no se crearán la factura, la estimación de ventas y el recibo de ventas. 

Ten en cuenta: se recomienda habilitar la sincronización de productos en la configuración de QuickBooks y el uso de productos de QuickBooks para artículos de línea de oferta y cotización para garantizar que se cree una factura, estimación de ventas o recibo de ventas.

Agregar acciones a tu workflow

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow para editar un workflow existente. O haz clic en Crear workflow para crear un nuevo workflow.
  • Haz clic en el ícono más +.
  • En el panel derecho, selecciona una acción de QuickBooks:
    • Para crear una factura, haz clic en Crear una factura de QuickBooks.
      • Haz clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks deseas crear una factura? y selecciona la cuenta de QuickBooks en la que deseas crear una factura.
      • Ingresa un valor en el campo ¿Cuántos días después de crear la factura se debe pagar?. La fecha de vencimiento para el pago de la factura se establecerá en función de este valor. 
      • Haz clic en Guardar.
qbo-wf-factura
    • Para crear una estimación, haz clic en Crear una estimación de QuickBooks.
      • Haz clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks deseas crear un presupuesto? y selecciona la cuenta de QuickBooks para la que deseas crear un presupuesto.
      • Haz clic en Guardar.
    • Para crear un recibo de venta, haz clic en Crear un recibo de venta de QuickBooks
      • Haz clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks deseas crear un recibo de venta? y selecciona la cuenta de QuickBooks para la que deseas crear un recibo de venta.
      • Haz clic en Guardar.
  • Termina de editar tu flujo de trabajo y luego haz clic en Revisar y publicar para revisar el flujo de trabajo.
  • Haz clic en Activar para activar el workflow.

Inscribir una cotización pagada en un workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
  • En el panel izquierdo, selecciona Presupuesto.
  • En el panel derecho, selecciona tu tipo de flujo de trabajo.
  • Haz clic en el símbolo del lápiz  para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Siguiente. Se te dirigirá al editor de workflows.
  • En el editor de Workflow, haz clic en Configurar activadores.
  • En la sección Filtros, selecciona Estado de pago de cotización y luego selecciona es igual a cualquiera de los pagos.>  
wf-quote-enrollment

Inscribir un acuerdo de pago en un workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
  • En el panel izquierdo, selecciona Basado en ofertas.
  • En el panel derecho, selecciona tu tipo de flujo de trabajo.
  • Haz clic en el símbolo del lápiz  para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Siguiente. Se te dirigirá al editor de workflows.
  • En el editor de Workflow, haz clic en Configurar activadores.
  • En la sección Filtros, selecciona Nombre de la > oferta y luego contiene cualquiera de los enlaces de pago

workflow-payment-deal

Usar acciones de QuickBooks con pagos de HubSpot

También puedes crear facturas de pago y recibos de ventas usando flujos de trabajo si tienes la herramienta de pagos de HubSpot configurada. Los recibos de ventas se pueden crear para todo tipo de productos. Las facturas pagadas solo pueden crearse para partidas no sujetas a impuestos.

Nota: solo es posible usar esta acción con flujos de trabajo basados en pagos. 

Si tienes configurada la herramienta de pagos de HubSpot:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
  • En el panel izquierdo, selecciona Pagobasado en.
  • Haz clic en el símbolo del lápiz  para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Siguiente. Se te dirigirá al editor de workflows.
  • Selecciona los activadores que has elegido. 
  • Haz clic en el ícono más +.
  • En el panel derecho, selecciona una acción de QuickBooks:
    • Para crear una factura, haz clic en Crear una factura de pago de QuickBooks. Esto creará una factura pagada en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot. 
      • Haz clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks deseas crear una factura? y selecciona la cuenta de QuickBooks en la que deseas crear una factura.
      • Haz clic en el menú desplegable Cliente y selecciona Usar primer contacto asociado de HubSpot.
      • Haz clic en el menú desplegable Productos y selecciona Usar partidas de HubSpot asociadas
      • Haz clic en Guardar.
    • Para crear un recibo de venta, haz clic en Crear un recibo de venta de QuickBooks. Esto creará un recibo de venta en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot.
      • Haz clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks deseas crear un recibo de venta? y selecciona la cuenta de QuickBooks en la que deseas crear un recibo de venta.
      • Haz clic en el menú desplegable Cliente y selecciona Usar primer contacto asociado de HubSpot.
      • Haz clic en el menú desplegable Productos y selecciona Usar partidas de HubSpot asociadas
      • Haz clic en Guardar
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