Usar acciones de QuickBooks en workflows de HubSpot

Con la integración de QuickBooks Online , podrás crear facturas, presupuestos y recibos de ventas de QuickBooks utilizando los workflows de HubSpot. 

Tenga en cuenta lo siguiente: Las acciones de QuickBooks en los workflows de HubSpot solo están disponibles para clientes con sede en Estados Unidos.

La información de contactos y partidas en HubSpot se utiliza para crear facturas, estimaciones de ventas y recibos de ventas en QuickBooks.

• Para contactos: las propiedades de contacto Nombre, Ap ellidos y Dirección de correo electrónico son necesarias para hacer coincidir un registro de contacto de HubSpot con un contacto de QuickBooks. Se creará un nuevo contacto en QuickBooks si no se encuentra ninguna coincidencia. Si hay varios registros de contacto asociados al registro de presupuesto o negocio en HubSpot, se utilizará el primer contacto asociado.
• Para los artículos de línea: los artículos de línea en HubSpot deben estar asociados a la presupuesto o registros de negocios inscritos en el workflow para crear una factura, un presupuesto de ventas o un recibo de ventas en QuickBooks. HubSpot hará coincidir una partida en HubSpot con el producto en QuickBooks. Si no se encuentra ninguna coincidencia, no se creará la factura, el presupuesto de ventas o el recibo de ventas .

Se recomienda que la sincronización de productos esté activada en la configuración de QuickBooks, y que los productos de QuickBooks se utilicen para los artículos de línea de negocio y bastante para garantizar que se cree una factura, una estimación de ventas o un recibo de ventas.

Añada acciones de QuickBooks a su workflow basado en negocios o presupuestos

Puedes añadir acciones de QuickBooks a los workflows de HubSpot para crear una factura, pedidos de venta o presupuestos en tu cuenta de QuickBooks. Para añadir estas acciones: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haga clic en el nombre de un workflow para editar un workflow existente. O haga clic en Crear work flow para crear un nuevo workflow.
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione una acción de QuickBooks:
• Para crear una factura, haga clic en Crear una factura de QuickBooks.
• Para crear un presupuesto, haga clic en Crear un presupuesto de QuickBooks.
• Para crear un recibo de ventas, haga clic en Crear un recibo de ventas de QuickBooks.

• Haga clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks desea crear una factura/estimación/recibo de ventas ? y seleccione la cuenta de QuickBooks . 
• Haga clic en el menú desplegable Condiciones de pago y seleccione un valor (sólo disponible para la acción Crear una factura de QuickBooks ). 
• Haga clic en el menú desplegable Cliente y seleccione un cliente.
• Haga clic en el menú desplegable Productos y seleccione un producto. 
• Haga clic en el desplegable ¿Crear un producto en QuickBooks si no existe? y seleccione Sí o No. 
• Haz clic en Guardar. 
• Termine de editar el workflow y, a continuación, haga clic en Revisar y publicar para revisar el workflow.
• Haga clic en Activar para activar el workflow.

Nota: HubSpot utilizará el primer contacto asociado en un negocio/presupuesto para crear la factura. Si no se encuentra ningún contacto coincidente en QuickBooks, se creará uno nuevo.

Para inscribir un presupuesto pagado en un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en arriba a la derecha, haga clic en Create workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Cotización.
• En el panel derecho, seleccione el tipo de workflow.
• Haga clic en el icono del lápiz  para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• En el editor de flujos de trabajo, haga clic en Configurar activadores.
• En la sección Filtros , seleccione Presupuesto > Esign firma completa y, a continuación, seleccione se conoce.

Para inscribir un negocio pagado en un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en arriba a la derecha, haga clic en Create workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basado en negocios.
• En el panel derecho, seleccione el tipo de workflow.
• Haga clic en el icono del lápiz  para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• En el editor de flujos de trabajo, haga clic en Configurar activadores.
• En la sección Filtros , seleccione Negocio > Nombre del negocio, luego contiene cualquiera de Enlace de pago. 

Uso de acciones de QuickBooks con pagos de HubSpot

También puedes crear facturas pagadas y recibos de ventas utilizando workflows si tienes configurada la herramienta de pagos de HubSpot. Se pueden crear comprobantes de venta para todo tipo de productos. Las facturas pagadas sólo pueden crearse para partidas no imponibles.

Actualmente, los pagos sólo están disponibles para empresas u organizaciones ubicadas en EE.UU. que tengan una cuenta bancaria en EE.UU. y utilicen una versión de pago de HubSpot.

Tenga en cuenta que sólo es posible utilizar estas acciones con workflows basados en pagos.

Si tienes configurada la herramienta de pagos de HubSpot:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en arriba a la derecha, haga clic en Create workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basadoen pagos.
• Haga clic en el icono del lápiz  para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Seleccione los activadoresque desee. 
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione una acción de QuickBooks:
  • Para crear una factura, haga clic en Crear una factura pagada de QuickBooks. Esto creará una factura pagada en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot. 
  • Para crear un recibo de ventas, haga clic en Crear un recibo de ventas de QuickBooks. Esto creará un recibo de ventas en QuickBooks utilizando tus datos de pago de HubSpot.
• Haga clic en el menú desplegable ¿Para qué cuenta de QuickBooks desea crear una factura/recibo de venta ? y seleccione la cuenta de QuickBooks . 
• Haga clic en el menú desplegable Cliente y seleccione un cliente.
• Haga clic en el menú desplegable Productos y seleccione un producto. 
• Haga clic en el desplegable ¿Crear un producto en QuickBooks si no existe? y seleccione Sí o No. 
• Haz clic en Guardar. 
• Termine de editar el workflow y, a continuación, haga clic en Revisar y publicar para revisar el workflow.
• Haga clic en Activar para activar el workflow.

Crear un gasto de QuickBooks en un workflow de HubSpot

También puede crear un gasto de QuickBooks con una acción de workflow de HubSpot. Esta acción creará un gasto en QuickBooks para reflejar tu tarifa de pago de HubSpot. Para crear un gasto: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basado en pagos.
• Haga clic en el icono del lápiz para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Seleccione los activadoresque desee. 
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione Crear un gasto de QuickBooks. 
• Rellene los campos obligatorios.
• Haz clic en Guardar. 

Crear recibos de reembolso en QuickBooks

Para crear un recibo de reembolso en QuickBooks cuando se produce un reembolso completo en los pagos de HubSpot:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow.
• En el panel izquierdo, seleccione Basadoen pagos. 
• Haga clic en el icono del lápiz para dar un nombre a su workflow y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, accederá al editor de workflow.
• Seleccione los activadoresque desee. 
• Haz clic en el ícono más +.
• En el panel derecho, seleccione Crear un recibo de reembolso de QuickBooks. 
• Rellene los campos obligatorios.
• Haz clic en Guardar.