Conectar HubSpot y QuickBooks Online

Conecta tu cuenta de HubSpot a QuickBooks Online con sincronización de datos. Después de conectar tus cuentas, puedes sincronizar contactos, productos y facturas entre los dos sistemas. También puedes ver los detalles del pago en la línea de tiempo del registro de negocio. Consulta este artículo si utilizas la antigua integración HubSpot-QuickBooks Online.

Para obtener una visión general de la integración de HubSpot con QuickBooks Online, vea este vídeo:

Antes de comenzar

Limitaciones

• Edición de facturas en QuickBooks Online: algunas ediciones no se pueden hacer a las facturas creadas en HubSpot desde QuickBooks. Las modificaciones que no se pueden realizar son: añadir o eliminar partidas, actualizar precios, eliminar un pago o añadir información fiscal. Si la edición no se realiza dentro de HubSpot, la factura no se sincronizará. Puedes actualizar los campos de la factura, añadir pagos o créditos y añadir fechas de servicio a la partida en una factura generada por HubSpot desde QuickBooks. Por último, las facturas creadas en QuickBooks pueden editarse dentro de QuickBooks.
• Cargar impuestos: no es posible cargar impuestos en las facturas en HubSpot. Si se necesitan impuestos en una factura, se recomienda crear las facturas en QuickBooks y sincronizarlas con HubSpot.
• Cuentas QuickBooks Online no estadounidenses: la mayoría de las versiones de QuickBooks Online no estadounidenses requieren que las facturas sincronizadas incluyan impuestos (por ejemplo, IVA, HST, GST, etc.). Las Facturas de HubSpot no pueden crearse con impuestos, por lo que los usuarios con cuentas QuickBooks Online no estadounidenses no podrán utilizar esta Característica.
• Reconocimiento de ingresos: Las Facturas de HubSpot no son compatibles con la adición de una Fecha de servicio a los Elementos de pedido en HubSpot, lo que es Obligatorio cuando se utiliza la funcionalidad de Reconocimiento de ingresos de QuickBooks . 
• Propiedad de trato contable: la aplicación QuickBooks Online no escribe datos en el grupo de propiedades de trato Accounting. Se recomienda utilizar el objeto factura al crear informes y desencadenar flujos de trabajo si tiene conectada esta aplicación.

Recomendaciones antes de usar la integración

• Desactivar Custom transaction number en QuickBooks Online: comprueba si tu Custom transaction number ajuste en QuickBooks está activado. Se recomienda desactivar esta opción en . Si se deja activada, las facturas creadas en QuickBooks adoptarán automáticamente el prefijo de Facturas de HubSpot, lo que podría dar lugar a números de factura contradictorios.
• Bloquear Períodos contables cerrados: activa el ajuste que bloquea automáticamente los Períodos contables cerrados en QuickBooks. Así te aseguras de que cualquiera de los Períodos de tiempo contables cerrados está protegido para que no se modifique.
• Sincronizar productos: se recomienda sincronizar tus productos desde QuickBooks a HubSpot, y utilizar esos productos al crear facturas, presupuestos y enlaces de pago. Esto garantizará que, cuando las facturas y los pagos se sincronicen con QuickBooks, estén correctamente vinculados a las cuentas de ingresos y gastos que hayas configurado.

• Sincronizar todos los clientes: is recomendable sincronizar todos los clientes de QuickBooks Online en HubSpot como contactos. Cuando crees una factura para un cliente existente, asegúrate de utilizar el contacto que se sincronizó desde QuickBooks. Así te asegurarás de que cualquiera de las Facturas que crees esté conectada al cliente correcto en QuickBooks. Cuando factures a un nuevo cliente, asegúrate de que el contacto de la factura es el contacto de facturación, cuya dirección de correo electrónico quieres conectar al cliente en QuickBooks. 
• Actualice Crear factura pagada y Crear recibo de venta pagado acciones de flujo de trabajo: si utiliza la sincronización bidireccional de facturas, se recomienda actualizar su flujo de trabajo para filtrar los pagos procedentes de facturas (por ejemplo, pagos en los que el origen = factura). Si el workflow no se actualiza, se producirán duplicidades, porque los pagos de facturas también desencadenarán la creación de facturas pagadas. Sólo se producirá un Pago, pero habrá dos Facturas por el pago. 

Conectar la aplicación

Para conectar la aplicación, debe ser un Super Admin o tener App Marketplace permisos en su cuenta de HubSpot.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• Busca QuickBooks Online y selecciónalo en los resultados.
• Introduce tus datos de acceso a QuickBooks Online y haz clic en Instalar aplicación. 

Establece tu configuración de Zoom

Para activar la sincronización de datos

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en QuickBooks Online.
• Haz clic en Configura la sincronización.
• En la página Seleccione los datos que desea sincronizar, haga clic en el menú desplegable QuickBooks Online y seleccione el objeto que desea sincronizar con HubSpot. El menú desplegable HubSpot se actualizará automáticamente.
• Haga clic en las flechas de dirección de sincronización y seleccione una dirección de sincronización . Puedes sincronizar los siguientes objetos:

• En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
• Clic en el desplegable Resolución de conflictos de datos y selecciona si deseas Utilizar datos de HubSpot o Utilizar datos de QuickBooks Online.
• En la sección Mapped fields, active los interruptores y para excluirlos de la sincronización. Más información sobre la asignación de campos de sincronización de datos.
  • Los usuarios de una cuenta Ops Hub Starter, Professional, o Enterprise pueden añadir más campos haciendo clic en Añadir una asignación debajo de los campos predefinidos.
    • Selecciona los Campos de fórmula en los menús desplegables y haz clic en Crea, o haz clic en delete elimina para eliminar el mapa.
    • Para editar o eliminar un mapa que hayas añadido, haz clic en Acciones, luego haz clic en Editar o Eliminar.

• En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
• En la pantalla Limit, se establecerán automáticamente los filtros recomendados para usted, en función de la fecha en que esté configurando la sincronización. Los filtros se configuran para disminuir la "sobre-sincronización" de datos, particularmente cuando se sincroniza de HubSpot a QuickBooks Online. Revisa los filtros de sincronización recomendados por HubSpot .

• Los filtros de sincronización (excepto la sincronización de facturas salientes), pueden editarse. Para editar los filtros de sincronización:
  • En Filtros, haga clic en Editar junto al filtro de sincronización.

• • Seleccione sus propiedades y criterios de filtro.
  • Clic en Aplicar criterios, luego clic en Listo.

Una vez activada la sincronización, los datos se sincronizarán automáticamente entre los dos sistemas. Una vez realizada la primera sincronización, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Filtros de sincronización Recomendados

Al configurar una sincronización, los filtros recomendados se establecerán automáticamente para ti, en función de la fecha en la que estés configurando la sincronización. Los filtros se configuran para disminuir la "sobre-sincronización" de datos, particularmente cuando se sincroniza de HubSpot a QuickBooks Online. Pueden editarse si es necesario

Los filtros recomendados que se establecen automáticamente son:

• Contactos: sincronización bidireccional con los siguientes filtros para evitar que contactos innecesarios se sincronicen desde HubSpot a QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtro se establece en Todos clientes.
  • HubSpot → QuickBooks Online: en el primer grupo de filtros, se establecen los filtros El estado de la factura no es ninguno de Borrador y La fecha de creación es posterior a [fecha de hoy] y El origen de la factura es cualquiera de HubSpot .

• Facturas: sin un filtro establecido, todas las facturas se sincronizarán entre QuickBooks Online y HubSpot se sincronizará. Este filtro configura una sincronización unidireccional de QuickBooks Online a HubSpot con La hora de creación es posterior a [fecha de hoy a las 12:00 AM] filtro. La fecha se ajusta al día actual.
  
  
• Productos: una sincronización unidireccional desde QuickBooks Online a HubSpot con el filtro predeterminado Todos los productos y servicios.
  
  

Ajustar el nombre mostrado en clientes

Los clientes sincronizados desde HubSpot a QuickBooks Online tendrán el nombre del registro de empresa asociado establecido como Nombre para mostrar. Si el contacto no tiene una empresa asociada en HubSpot, el Nombre para mostrar en Quickbooks utilizará por defecto las propiedades de nombre y apellidos.

Para modificar esto:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en QuickBooks Online.
• Clic en Sincronización de contactos.
• En la pantalla Configurar, en la sección Campos mapeados, Clic para desactivar el interruptor de Mapea los campos Nombre de la empresa ← Asociado.

Nota: Los campos de Nombre para mostrar deben ser únicos en QuickBooks Online. El primer contacto de una empresa tendrá su Nombre para mostrar establecido en el nombre de la empresa, pero cualquiera de los contactos de esa empresa que intente sincronizarse con QuickBooks Online después del primer contacto no se sincronizará, porque su Nombre para mostrar ya está en uso. Se recomienda utilizar un contacto en una empresa como contacto de facturación para cualquiera de las facturas o pagos para evitar errores de sincronización. Las facturas, los enlaces de pagos o los presupuestos pueden enviarse a cualquier número de contactos, pero sólo debe asociarse formalmente un contacto (que coincida con el cliente en QuickBooks).

Editar sincronización de datos

Para editar una sincronización de datos existente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en QuickBooks Online.
• Pase el ratón por encima de Sincronización de contactos, Sincronización de productos, o Sincronización de facturas y haga clic en Editar.
• Realiza los cambios siguiendo los pasos como si estuvieras configurando la sincronización por primera vez en .

Revisar estados de sincronización

Para revisar una lista de registros y su estado de sincronización:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en QuickBooks Online.
  • En la pestaña Visión general de la sincronización, haz clic en Vista de objetos para ver el número de Registros que se están sincronizando, están fallando o están excluidos. Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
    • Clic en Todos los objetos junto a Filtrar por: para filtrar por objeto.
    • Si hace clic en un número de junto a un registro, se abrirá un panel lateral para revisar los registros.

• • • • Para los Registros de sincronización que fallan, pasa el ratón por encima del Icono de información en Categoría de error para ver una explicación de por qué la factura no se sincroniza.

• • Clic en Ver registros en para ver una lista de registros. 
    
    • Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
    • Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
    • Utiliza la página de navegación en la parte inferior de la tabla para navegar por los Registros.
    • En Sincronizar actividad, haz clic en la flecha  para ver más información sobre la actividad de un registro.

Exportar Registros de sincronización

Para exportar Registros de sincronización:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Clic en QuickBooks Online.
• Clic en Ver Registros de Salesforce.
• Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
• Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
• Cuando hayas filtrado los Registros, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Exportar.
• Selecciona el Formato de archivo , luego haz clic en Exportar.
• El archivo de exportación se enviará al Correo de tu cuenta. También recibirás una notificación dentro de la aplicación cuando la exportación esté lista.

Desactivar o eliminar la sincronización de datos

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en QuickBooks Online.
• Pase el ratón por encima de la sincronización de objetos que desee desactivar, haga clic en Más, y seleccione Desactivar sincronización.

• Esto evitará que los registros se sincronicen entre HubSpot y QuickBooks Online. Una vez desactivada la sincronización, puedes hacer clic en Editar ajustes de sincronización para volver a activarla.
• Haz clic en Eliminar sincronización para eliminar la sincronización.