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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Conectar HubSpot y QuickBooks Online

Última actualización: junio 17, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

Todos los productos y planes

Conecta tu cuenta de HubSpot a QuickBooks Online con sincronización de datos. Después de conectar tus cuentas, puedes sincronizar contactos y productos entre los dos sistemas, y puedes sincronizar facturas de Quickbooks Online con HubSpot. También puedes ver los detalles del pago en la línea de tiempo del registro de negocio. 

Requisitos de HubSpot

Conectar la aplicación

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de plantillas.
  • Busca QuickBooks Online y selecciónalo en los resultados.
  • Introduce tus datos de acceso a QuickBooks Online y haz clic en Instalar aplicación
Nota:

Establece tu configuración de Zoom

Para activar la sincronización de datos

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
  • Haz clic en QuickBooks Online.
  • Haz clic en Configura la sincronización.
  • En la página Elegir un objeto para sincronizar, haz clic en el objeto que deseas sincronizar entre HubSpot y QuickBooks Online. Puedes sincronizar los siguientes objetos:
HubSpot   QuickBooks Online
Contacto Cliente
Producto Productos y servicios
Factura Factura

En esta página, puedes personalizar tus ajustes de sincronización. Obtén más información sobre qué campos se asignan entre HubSpot y QuickBooks Online, y consulta los filtros recomendados de HubSpot en para la integración de sincronización de integraciones de datos de QuickBooks Online. 

Una vez activada la sincronización, los datos se sincronizarán automáticamente entre los dos sistemas. Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Para desactivar la sincronización de datos:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
  • Haz clic en QuickBooks Online.
  • Pasa el ratón por encima de la Sincronización desactivada del objeto que quieras desactivar y, a continuación, haz clic en Más y selecciona Desactivar sincronización.

quickbooks-desactiva-sincronizar

Esto evitará que los registros se sincronicen entre HubSpot y QuickBooks Online. Una vez que la sincronización está desactivada, puedes hacer clic en Editar ajustes de sincronización para volver a activarla. O bien, haz clic en Eliminar sincronización para eliminar la sincronización.

Por favor, ten en cuenta que: esta aplicación no escribe datos en Contabilidad grupo de propiedades de negocio. Se recomienda utilizar el objeto Factura al crear informes y desencadenar flujos de trabajo si tienes conectada esta aplicación.

Filtros de sincronización Recomendados

Cuando configures la sincronización entre HubSpot y QuickBooks Online, podrás establecer filtros para varios objetos para asegurarte de que se sincronizan los datos correctos entre los dos sistemas. A continuación encontrarás los filtros de sincronización recomendados por HubSpot:

  • Contactos: se recomienda configurar una sincronización Bidireccional con los siguientes filtros para evitar que los contactos innecesarios se sincronicen desde HubSpot a QuickBooks Online:
    • QuickBooks Online → HubSpot: utiliza el filtro predeterminado Todos los clientes .
    • HubSpot → QuickBooks Online: en el primer grupo de filtros, establece los filtros en El estado de la factura no es ninguno de Borradores y La fecha de creación es después de [fecha de hoy] y El origen de la factura es cualquiera de HubSpot. A continuación, añade otro grupo de filtros O, y establece los filtros en La fecha/hora de creación del objeto es igual a [fecha de hoy] y El procesador es cualquiera de Pagos de HubSpot o Stripe.

      hubspot-qbo-contacto-crear-reglas
  • Facturas: se recomienda configurar una sincronización unidireccional desde QuickBooks Online a HubSpot con La hora de creación es posterior a [fecha de hoy a las 12:00 AM] filtro. La fecha debe ajustarse al día actual.

    quickbooks-online-data-sync-invoices-filtro
  • Productos: configura una sincronización unidireccional desde QuickBooks Online a HubSpot con el filtro predeterminado (Todos los productos y servicios) .

    quickbooks-data-sync-products

Ajustar el nombre mostrado en clientes

Los clientes sincronizados desde HubSpot a QuickBooks Online tendrán el nombre del registro de empresa asociado establecido como Nombre para mostrar. Si el contacto no tiene ninguna empresa asociada en HubSpot, el Nombre a mostrar en Quickbooks utilizará por defecto las propiedades Nombre y Apellidos.

Para modificar esto:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
  • Haz clic en QuickBooks Online.
  • Clic en Sincronización de contactos.
  • En la pantalla Configurar, en la sección Campos mapeados, Clic para desactivar el interruptor de Mapea los campos Nombre de la empresa ← Asociado.

Por favor, Nota: Campos de fórmula Nombre deben ser únicos en QuickBooks Online. El primer contacto de una empresa tendrá su Nombre para mostrar establecido en el nombre de la empresa, pero cualquiera de los contactos de esa empresa que intente sincronizarse con QuickBooks Online después del primer contacto no se sincronizará, porque su Nombre para mostrar ya está en uso. Se recomienda utilizar un contacto en una empresa como contacto de facturación para cualquiera de las facturas o pagos para evitar errores de sincronización. Facturas, pagos Enlaces de pago o cotizaciones pueden enviarse a cualquiera de tus contactos, pero sólo un contacto (que coincida con el cliente en Quickbooks) debe estar formalmente asociado.

Ver el objeto de la factura

Las facturas sincronizadas o agregadas manualmente a HubSpot desde QuickBooks Online pueden verse en el objeto factura de HubSpot. También puedes crear propiedades de objeto factura personalizadas. Para ver el objeto factura:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • En la parte superior izquierda, haz clic en Contactos. En el menú desplegable, selecciona Facturas. Aquí verás tu página de índice de facturas.

Las facturas sincronizadas desde QuickBooks Online no se asociarán automáticamente a un registro de sello de HubSpot. 

Para crear propiedades personalizadas de objetos de factura:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • Haz clic en Propiedades.
  • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Propiedades de factura.
  • Luego, crea las propiedades.

El objeto factura se puede usar para segmentar contactos, desencadenar workflows y crear informes personalizados.

Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot en el mismo registro de negocio, las propiedades anteriores se actualizarán según la factura más recientemente actualizada en QuickBooks.

Exportar Registros de sincronización

Para exportar Registros de sincronización:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
  • Clic en QuickBooks Online.
  • Clic en Ver Registros de Salesforce.
  • Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
  • Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
  • Cuando hayas filtrado los Registros, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Exportar.
  • Selecciona el Formato de archivo , luego haz clic en Exportar.
  • El archivo de exportación se enviará al Correo de tu cuenta. También recibirás una notificación dentro de la aplicación cuando la exportación esté lista.
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