Última actualización: julio 24, 2024
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
Todos los productos y planes
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Conecta tu cuenta de HubSpot a QuickBooks Online con sincronización de datos. Después de conectar tus cuentas, puedes sincronizar contactos y productos entre los dos sistemas, y puedes sincronizar facturas de Quickbooks Online con HubSpot. También puedes ver los detalles del pago en la línea de tiempo del registro de negocio.
Requisitos de HubSpot
- Debes ser un Superadministrador o tener Permisos del Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.
- Necesitas al menos Operations Hub Starter para crear cualquier asignación de campo personalizada. Asignaciones predeterminadas están disponibles con todos los planes.
Nota:
- Para que un campo personalizado de QuickBooks Online esté disponible para HubSpot para crear asignaciones de campos de factura personalizados, dentro de QuickBooks el tipo de campo personalizado debe ser Texto y número, en la categoría Transacción, estar Activado para impresión y activado para todos los Formularios de venta, lo que incluye facturas, presupuestos y recibos de venta.
- Una vez que se haya ajustado una asignación de campos personalizada y se haya activado la sincronización, se sincronizarán las facturas coincidentes, incluyendo las facturas históricas de.
Conectar la aplicación
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de plantillas.
- Busca QuickBooks Online y selecciónalo en los resultados.
- Introduce tus datos de acceso a QuickBooks Online y haz clic en Instalar aplicación.
- No es posible conectar una cuenta de entorno de pruebas de QuickBooks a HubSpot.
- Desactiva los ajustes de números de transacción personalizados en QuickBooks Online para evitar las facturas duplicadas y las sincronizaciones fallidas de facturas.
- Se recomienda encarecidamente bloquear tus libros para cualquier Período de tiempo contable cerrado en QuickBooks Online para evitar la modificación accidental de datos mediante la Sincronización de datos con HubSpot.
Establece tu configuración de Zoom
Para activar la sincronización de datos
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
- Haz clic en QuickBooks Online.
- Haz clic en Configura la sincronización.
- En la página Seleccione los datos que desea sincronizar, haga clic en el objeto que desea sincronizar entre HubSpot y QuickBooks Online, y en la dirección de sincronización. Puedes sincronizar los siguientes objetos:
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| Contacto | ✓ | Cliente |
| Producto | ✓ | Productos y servicios |
| Factura | ← | Factura |
- En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
- En la pantalla Limit, se establecerán automáticamente los filtros recomendados para usted, en función de la fecha en que esté configurando la sincronización. Revisa los filtros de sincronización recomendados por HubSpot .
- Los filtros de sincronización pueden editarse. Para editar los filtros de sincronización:
- En Filtros, haga clic en Editar junto al filtro de sincronización.
-
- Seleccione sus propiedades y criterios de filtro.
- Clic en Aplicar criterios, luego clic en Listo.
Una vez activada la sincronización, los datos se sincronizarán automáticamente entre los dos sistemas. Una vez realizada la primera sincronización, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio.
Obtén más información sobre qué campos se asignan entre HubSpot y QuickBooks Online.
Tenga en cuenta: cuando una factura se sincroniza desde QuickBooks a HubSpot, la factura se asociará a la empresa principal del contacto en la factura. Si un contacto tiene más de una empresa asociada en HubSpot, la empresa principal se asociará a la factura. Si el contacto no tiene ninguna empresa asociada, no se asociará ninguna empresa a la factura. Una vez asociada una empresa, se puede actualizar manualmente.
Para desactivar la sincronización de datos:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
- Haz clic en QuickBooks Online.
- Pasa el ratón por encima de la Sincronización desactivada del objeto que quieras desactivar y, a continuación, haz clic en Más y selecciona Desactivar sincronización.
Esto evitará que los registros se sincronicen entre HubSpot y QuickBooks Online. Una vez que la sincronización está desactivada, puedes hacer clic en Editar ajustes de sincronización para volver a activarla. O bien, haz clic en Eliminar sincronización para eliminar la sincronización.
Por favor, ten en cuenta que: esta aplicación no escribe datos en Contabilidad grupo de propiedades de negocio. Se recomienda utilizar el objeto Factura al crear informes y desencadenar flujos de trabajo si tienes conectada esta aplicación.
Filtros de sincronización Recomendados
Cuando configures la sincronización entre HubSpot y QuickBooks Online, podrás establecer filtros para varios objetos para asegurarte de que se sincronizan los datos correctos entre los dos sistemas. A continuación encontrarás los filtros de sincronización recomendados por HubSpot:
- Contactos: se recomienda configurar una sincronización Bidireccional con los siguientes filtros para evitar que los contactos innecesarios se sincronicen desde HubSpot a QuickBooks Online:
- QuickBooks Online → HubSpot: utiliza el filtro predeterminado Todos los clientes .
- HubSpot → QuickBooks Online: en el primer grupo de filtros, establece los filtros en El estado de la factura no es ninguno de Borradores y La fecha de creación es después de [fecha de hoy] y El origen de la factura es cualquiera de HubSpot.
- Facturas: se recomienda configurar una sincronización unidireccional desde QuickBooks Online a HubSpot con La hora de creación es posterior a [fecha de hoy a las 12:00 AM] filtro. La fecha debe ajustarse al día actual.
- Productos: configura una sincronización unidireccional desde QuickBooks Online a HubSpot con el filtro predeterminado (Todos los productos y servicios) .
Ajustar el nombre mostrado en clientes
Los clientes sincronizados desde HubSpot a QuickBooks Online tendrán el nombre del registro de empresa asociado establecido como Nombre para mostrar. Si el contacto no tiene ninguna empresa asociada en HubSpot, el Nombre a mostrar en Quickbooks utilizará por defecto las propiedades Nombre y Apellidos.
Para modificar esto:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
- Haz clic en QuickBooks Online.
- Clic en Sincronización de contactos.
- En la pantalla Configurar, en la sección Campos mapeados, Clic para desactivar el interruptor de Mapea los campos Nombre de la empresa ← Asociado.
Por favor, Nota: Campos de fórmula Nombre deben ser únicos en QuickBooks Online. El primer contacto de una empresa tendrá su Nombre para mostrar establecido en el nombre de la empresa, pero cualquiera de los contactos de esa empresa que intente sincronizarse con QuickBooks Online después del primer contacto no se sincronizará, porque su Nombre para mostrar ya está en uso. Se recomienda utilizar un contacto en una empresa como contacto de facturación para cualquiera de las facturas o pagos para evitar errores de sincronización. Facturas, pagos Enlaces de pago o cotizaciones pueden enviarse a cualquiera de tus contactos, pero sólo un contacto (que coincida con el cliente en Quickbooks) debe estar formalmente asociado.
Ver el objeto de la factura
Las facturas sincronizadas o agregadas manualmente a HubSpot desde QuickBooks Online pueden verse en el objeto factura de HubSpot. También puedes crear propiedades de objeto factura personalizadas. Para ver el objeto factura:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
- En la parte superior izquierda, haz clic en Contactos. En el menú desplegable, selecciona Facturas. Aquí verás tu página de índice de facturas.
Las facturas sincronizadas desde QuickBooks Online no se asociarán automáticamente a un registro de sello de HubSpot.
Para crear propiedades personalizadas de objetos de factura:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- Haz clic en Propiedades.
- Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Propiedades de factura.
- Luego, crea las propiedades.
El objeto factura se puede usar para segmentar contactos, desencadenar workflows y crear informes personalizados.
Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot en el mismo registro de negocio, las propiedades anteriores se actualizarán según la factura más recientemente actualizada en QuickBooks.
Exportar Registros de sincronización
Para exportar Registros de sincronización:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
- Clic en QuickBooks Online.
- Clic en Ver Registros de Salesforce.
- Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
- Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
- Cuando hayas filtrado los Registros, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Exportar.
- Selecciona el Formato de archivo , luego haz clic en Exportar.
- El archivo de exportación se enviará al Correo de tu cuenta. También recibirás una notificación dentro de la aplicación cuando la exportación esté lista.
