Conectar HubSpot y QuickBooks Online

Conecta tu cuenta de HubSpot a QuickBooks Online con sincronización de datos. Después de conectar tus cuentas, puedes sincronizar contactos, productos y facturas entre los dos sistemas. También puedes ver los detalles del pago en la línea de tiempo del registro de negocio. Consulte este artículo si está utilizando la integración anterior HubSpot-QuickBooks Online.

Nota: se recomienda consultar con sus equipos contables y jurídicos la idoneidad de esta funcionalidad para sus necesidades, antes de conectar la integración.

Para obtener una visión general de la integración de HubSpot con QuickBooks Online, vea este vídeo:

Antes de empezar

Limitaciones

• Edición de facturas en QuickBooks Online: algunas ediciones no se pueden hacer a las facturas creadas en HubSpot desde QuickBooks Online. Las modificaciones que no se pueden realizar son: añadir o eliminar partidas, actualizar precios, eliminar un pago o añadir información fiscal. Si la edición no se realiza dentro de HubSpot, la factura no se sincronizará. Puede actualizar los campos de la factura, añadir pagos o créditos y añadir fechas de servicio a un elemento de pedido en una factura generada por HubSpot desde QuickBooks Online. Por último, las facturas creadas en QuickBooks Online pueden editarse dentro de QuickBooks Online.
• Cobro de impuestos: utiliza el impuesto sobre las ventas automatizado para sincronizar los datos de impuestos automatizados de HubSpot con QuickBooks Online, al crear facturas con impuestos automatizados en HubSpot.
• Cuentas QuickBooks Online no estadounidenses: la mayoría de las versiones de QuickBooks Online no estadounidenses requieren que las facturas sincronizadas incluyan impuestos (por ejemplo, IVA, HST, GST, etc.). Las Facturas de HubSpot no pueden crearse con impuestos, por lo que los usuarios con cuentas QuickBooks Online no estadounidenses no podrán utilizar esta Característica.
• Reconocimiento de ingresos: Las facturas de HubSpot no admiten la adición de una Fecha de servicio a los elementos de línea en HubSpot, que es necesaria cuando se utiliza la funcionalidad de Reconocimiento de ingresos de QuickBooks Online.
• Propiedad de trato contable: la aplicación QuickBooks Online no escribe datos en el grupo de propiedades de trato Accounting. Se recomienda utilizar el objeto factura al crear informes y desencadenar flujos de trabajo si tiene conectada esta aplicación.
• Pagos divididos entre facturas: en QuickBooks Online, un pago puede adjuntarse a varias facturas. Sin embargo, en HubSpot, los pagos no se pueden dividir entre facturas. Por lo tanto, los pagos que tengan varias facturas asociadas en QuickBooks Online no se sincronizarán con HubSpot. 
• Si activa las comisiones de las tarjetas de crédito en la configuración de pagos, la comisión no se sincronizará con las facturas en QuickBooks Online. Esto puede requerir una conciliación manual. Para evitar discrepancias, desactive la configuración de tasas cuando utilice la integración de QuickBooks Online.

Recomendaciones antes de usar la integración

• Desactivar Número de transacción personalizado en QuickBooks Online: compruebe si el ajuste Número de transacción personalizado en QuickBooks Online está activado. Se recomienda desactivar esta opción en . Si se deja activada, las facturas creadas en QuickBooks Online adoptarán automáticamente el prefijo de las facturas de HubSpot, lo que podría dar lugar a números de factura contradictorios.
• Bloquear periodos contables cerrados: active el ajuste que bloquea automáticamente los periodos contables cerrados en QuickBooks Online. Así te aseguras de que cualquiera de los Períodos de tiempo contables cerrados está protegido para que no se modifique.
• Sincronizar productos: se recomienda sincronizar los productos de QuickBooks Online con HubSpot y utilizarlos al crear facturas, cotizaciones y enlaces de pago. Esto garantizará que cuando las facturas y los pagos se sincronicen con QuickBooks Online, se vinculen correctamente a las cuentas de ingresos y gastos que haya configurado.

Nota:

• La sincronización de productos utiliza la propiedad SKU para la correspondencia. Para evitar la duplicación de productos, la sincronización de productos sólo sincroniza los productos con SKU de forma predeterminada. Se recomienda añadir SKUs a los productos en QuickBooks Online que desea sincronizar.
• Si una factura tiene elementos de línea que no se pueden emparejar con un producto en QuickBooks Online, se creará un producto llamado Elemento de línea personalizado en QuickBooks Online, y los elementos de línea no emparejados se emparejarán con ese producto. Defina a qué cuenta de ingresos se vinculará este producto de partida individual personalizada en el paso Configurar de la sincronización de facturas.

• Sincronizar todos los clientes: is recomendable sincronizar todos los clientes de QuickBooks Online en HubSpot como contactos. Cuando cree una factura para un cliente existente, asegúrese de utilizar el contacto que se sincronizó desde QuickBooks Online. Esto asegurará que cualquier factura que cree esté conectada al cliente correcto en QuickBooks Online. Al facturar a un nuevo cliente, asegúrese de que el contacto de la factura es el contacto de facturación, cuya dirección de correo electrónico desea conectar con el cliente en QuickBooks Online. 
• Actualice Crear factura pagada y Crear recibo de venta pagado acciones de flujo de trabajo: si utiliza la sincronización bidireccional de facturas, se recomienda actualizar su flujo de trabajo para filtrar los pagos procedentes de facturas (por ejemplo, pagos en los que el origen = factura). Si el workflow no se actualiza, se producirán duplicidades, porque los pagos de facturas también desencadenarán la creación de facturas pagadas. Sólo se producirá un Pago, pero habrá dos Facturas por el pago. 

Comprender las limitaciones y consideraciones de la sincronización de abonos

• Puedes configurar la sincronización para que sea unidireccional o bidireccional.
• La sincronización de abonos incluye elementos de pedido, descuentos, impuestos sobre las ventas automatizados, aplicaciones de abonos a facturas y registros de pago distintos de cero que incluyen cantidades de aplicaciones de abonos.
  
• El filtro de sincronización de abonos salientes no se puede editar en HubSpot.
• Algunos campos de sincronización de abonos son internos y no se pueden editar en HubSpot.
• En ciertas situaciones de sobrepago en QuickBooks Online, la cantidad aplicada de entrada puede ser mayor que la cantidad aplicada a la factura.

• La integración sincroniza los abonos anulados en ambas direcciones.

  • Los abonos anulados en HubSpot y sincronizados con QuickBooks Online muestran Anulado en el campo NotaPrivada , pero los elementos de pedido conservan sus cantidades originales. 

  • Los abonos anulados en QuickBooks Online y sincronizados con HubSpot muestran un estado Anulado con 0 cantidad restante y 0 cantidad abonada. 

• La integración sólo permite aplicar un abono a una factura por pago. Si se aplica un abono a varias facturas en un único pago, la asignación del abono no se sincronizará con HubSpot. Para asegurarse de que el abono se sincroniza correctamente, aplique el abono a cada factura por separado. Cada aplicación creará un registro de pago independiente en HubSpot.

Conectar la aplicación

Se requieren permisos Debes ser Superadministrador o tener permisos de Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot para conectar la aplicación. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado marketplace en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. Busca QuickBooks Online y selecciónalo en los resultados.
3. Introduzca sus datos de acceso a QuickBooks Online y haga clic en Instalar. 

Nota: no es posible conectar una cuenta QuickBooks Entorno de pruebas a HubSpot.

Configura tu sincronización con la configuración guiada

Al instalar la integración de QuickBooks Online, se le redireccionará a la página de configuración guiada . Este es un flujo de una página que te guía a través de los pasos para configurar la sincronización de tus facturas, contactos y productos entre HubSpot y QuickBooks.

Para revisar los ajustes de sincronización de cada objeto: 

1. Haz clic en la flecha derecha de cada sincronización de objetos para ver los ajustes de sincronización. Los ajustes de sincronización de cada objeto incluirán: 

• • Dirección de sincronización: puedes configurar la sincronización para que sea unidireccional o bidireccional. 
  • Resolución de conflictos de datos: puedes seleccionar qué aplicación sobrescribirá a la otra cuando no esté claro qué aplicación tiene la información más actualizada.
  • Asignaciones de campos: puede configurar sus asignaciones de campos. 
  • Filtros de sincronización: puede añadir filtros para limitar los registros que se sincronizarán. 

2. Si hay algún error en los ajustes de sincronización que requiera tu atención, aparecerá en la parte inferior de cada sección de sincronización de objetos.
   

3. Si quieres personalizar aún más los ajustes de sincronización, haz clic en Ir a ajustes avanzados.
4. Para finalizar la configuración y empezar a sincronizar los datos, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar e iniciar sincronización.

Establece tu configuración de Zoom

Para activar la sincronización de datos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en QuickBooks Online.
4. Haz clic en la pestaña Sincronizaciones de CRM . 
5. Haz clic en Configura la sincronización.
6. En la página Seleccione los datos que desea sincronizar, haga clic en el menú desplegable QuickBooks Online y seleccione el objeto que desea sincronizar con HubSpot. El menú desplegable HubSpot se actualizará automáticamente.
7. Haga clic en las flechas de dirección de sincronización y seleccione una dirección de sincronización . Puedes sincronizar los siguientes objetos:

8. En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
9. Clic en el desplegable Resolución de conflictos de datos y selecciona si deseas Utilizar datos de HubSpot o Utilizar datos de QuickBooks Online.

10. En la sección Campos de fórmula, desactiva los interruptores para excluirlos de la sincronización. Más información sobre la asignación de campos de sincronización de datos.

• • Los usuarios de una cuenta Data Hub Starter, Pro o Enterprise pueden añadir más campos haciendo clic en Añadir una asignación debajo de los campos predefinidos.
    • Selecciona los Campos de fórmula en los menús desplegables y haz clic en Crea, o haz clic en delete elimina para eliminar el mapa.
    • Para editar o eliminar un mapa que hayas añadido, haz clic en Acciones, luego haz clic en Editar o Eliminar.

11. En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
12. En la pantalla Límite , se te ajustarán automáticamente los filtros recomendados en función de la fecha en que estés configurando la sincronización. Los filtros se configuran para disminuir la "sobre-sincronización" de datos, particularmente cuando se sincroniza de HubSpot a QuickBooks Online. Revisa los filtros de sincronización recomendados por HubSpot .
13. Los filtros de sincronización (excepto la sincronización de facturas salientes), pueden editarse. Para editar los filtros de sincronización:

• • En Filtros, haga clic en Editar junto al filtro de sincronización.

• • Seleccione sus propiedades y criterios de filtro.
  • Clic en Aplicar criterios, luego clic en Listo.

Una vez activada la sincronización, los datos se sincronizarán automáticamente entre HubSpot y QuickBooks. Una vez realizada la primera sincronización, los registros se sincronizarán a intervalos regulares:

• Los cambios de HubSpot a QuickBooks se detectan en pocos minutos.

• Los cambios de QuickBooksa HubSpot se detectan cada 30 minutos.

Los datos también se pueden sincronizar a petición haciendo clic en el botón Sincronizar ahora de la pestaña Sincronizaciones de CRM para obtener las actualizaciones más recientes.

Filtros de sincronización Recomendados

Cuando configures una sincronización, los filtros recomendados se ajustarán automáticamente para ti, en función de la fecha en la que estés configurando la sincronización. Los filtros se configuran para disminuir la "sobre-sincronización" de datos, particularmente cuando se sincroniza de HubSpot a QuickBooks Online. Pueden editarse si es necesario

Los filtros recomendados que se establecen automáticamente son:

• Contactos: sincronización bidireccional con los siguientes filtros para evitar que contactos innecesarios se sincronicen desde HubSpot a QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtro se establece en Todos clientes.
  • HubSpot → QuickBooks Online: en el primer grupo de filtros, se establecen los filtros El estado de la factura no es ninguno de Borrador y La fecha de creación es posterior a [fecha de hoy] y El origen de la factura es cualquiera de HubSpot .
• Facturas: sin un filtro establecido, todas las facturas se sincronizarán entre QuickBooks Online y HubSpot se sincronizará. Este filtro configura una sincronización unidireccional de QuickBooks Online a HubSpot con La hora de creación es posterior a [fecha de hoy a las 12:00 AM] filtro. La fecha se ajusta al día actual.
• Productos: una sincronización unidireccional de QuickBooks Online a HubSpot con el filtro predeterminado Todos los productos & servicios ajustado.

Ajustar el nombre mostrado en clientes

Los clientes sincronizados desde HubSpot a QuickBooks Online tendrán el nombre del registro de empresa asociado establecido como Nombre para mostrar. Si el contacto no tiene ninguna empresa asociada en HubSpot, el Nombre para mostrar en QuickBooks Online utilizará por defecto las propiedades de nombre y apellidos.

Para modificar esto:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en QuickBooks Online.
4. Haz clic en la pestaña Sincronizaciones de CRM . 
5. Clic en Sincronización de contactos.
6. En la pantalla Configurar , en la sección Campos asignados , haga clic para desactivar el interruptor de asignación de campos Nombre para mostrar ← Nombre de empresa asociado .

Nota: Los campos de Nombre para mostrar deben ser únicos en QuickBooks Online. El primer contacto de una empresa tendrá su Nombre para mostrar establecido en el nombre de la empresa, pero cualquiera de los contactos de esa empresa que intente sincronizarse con QuickBooks Online después del primer contacto no se sincronizará, porque su Nombre para mostrar ya está en uso. Se recomienda utilizar un contacto en una empresa como contacto de facturación para cualquiera de las facturas o pagos para evitar errores de sincronización. Las facturas, enlaces de pagos o cotizaciones pueden enviarse a cualquier número de contactos, pero sólo un contacto (que coincida con el cliente en QuickBooks Online) debe estar formalmente asociado.

Editar sincronización de datos

Para editar una sincronización de datos existente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en QuickBooks Online.
4. Haz clic en la pestaña Sincronizaciones de CRM . 
5. Pase el ratón por encima de Sincronización de contactos, Sincronización de productos, o Sincronización de facturas y haga clic en Editar.
6. Realiza los cambios siguiendo los pasos como si estuvieras configurando la sincronización por primera vez en .

Revisar estados de sincronización

Para revisar una lista de registros y su estado de sincronización:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en QuickBooks Online.
4. Haga clic en la pestaña CRM syncs .

• • Haga clic en Vista de objetos para ver el número de registros que se están sincronizando, que fallan o que están excluidos. Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
    • Clic en Todos los objetos junto a Filtrar por: para filtrar por objeto.
    • Haga clic en el recuento de registros de cada columna para ver más información sobre los registros que se están sincronizando, que fallan o que están excluidos. 

• • Clic en Ver registros en para ver una lista de registros. 
    
    • Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
    • Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
    • Utiliza la página de navegación en la parte inferior de la tabla para navegar por los Registros.
    • En Sincronizar actividad, haz clic en la flecha  para ver más información sobre la actividad de un registro.

Exportar Registros de sincronización

Para exportar Registros de sincronización:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Clic en QuickBooks Online.
4. Haga clic en la pestaña CRM syncs .
5. Clic en Ver Registros de Salesforce.
6. Para editar las columnas que se muestran en la tabla, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Más, y luego en Editar columnas.
7. Utiliza los filtros situados encima de la tabla para filtrar los Registros.
8. Cuando haya filtrado los registros, en la parte superior derecha de la tabla, haga clic en Más y, a continuación, en Exportar.
9. Selecciona el Formato de archivo , luego haz clic en Exportar.
10. El archivo de exportación se enviará al Correo de tu cuenta. También recibirás una notificación dentro de la aplicación cuando la exportación esté lista.

Desactivar sincronización de datos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Vaya a Integrations > Connected apps en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en QuickBooks Online.
4. Haga clic en la pestaña CRM syncs .
5. Pase el ratón por encima de la sincronización de objetos que desee desactivar, haga clic en Más, y seleccione Desactivar sincronización.

6. Esto evitará que los registros se sincronicen entre HubSpot y QuickBooks Online. Una vez desactivada la sincronización, puedes hacer clic en Más > Activar sincronización para volver a activarla.