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Conectar o HubSpot e o QuickBooks Online

Ultima atualização: Julho 12, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Conecte sua conta da HubSpot ao QuickBooks Online com sincronização de dados. Depois de conectar suas contas, você pode sincronizar contatos e produtos entre os dois sistemas e sincronizar faturas do Quickbooks Online com o HubSpot. Você também poderá ver os detalhes do pagamento na linha do tempo do registro do negócio. 

Requisitos do HubSpot

Observação:

  • Para que um campo personalizado do QuickBooks Online esteja disponível para o HubSpot para a criação de mapeamentos de campo de fatura personalizados, no QuickBooks o tipo de campo personalizado deve ser Texto e Número, no Transação categoria, estar habilitado para impressão e ativado para todos os formulários de vendas, que incluem faturas, estimativas e recibos de vendas.
  • Depois que um mapeamento de campo personalizado for configurado e a sincronização estiver ativada, as faturas correspondentes, Incluindo faturas históricas serão sincronizadas.

Conectar o aplicativo

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação superior e, em seguida, selecione Marketplace de modelos.
  • Pesquise QuickBooks Online e selecione-o nos resultados.
  • Insira seus detalhes de login do QuickBooks Online e clique em Instalar aplicativo
Observação:

Definir as configurações de sincronização

Para ativar a sincronização de dados:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Clique em Configurar sincronização.
  • Na página Escolher um objeto para sincronizar, clique no objeto que deseja sincronizar entre o HubSpot e o QuickBooks Online. Você pode sincronizar os seguintes objetos:
HubSpot   QuickBooks Online
Contato Cliente
Produto Produtos e serviços
Fatura Fatura

Nesta página você pode personalize suas configurações de sincronização. Aprender mais sobre quais campos são mapeados entre HubSpot e QuickBooks Online e confira o HubSpot filtros recomendados para a integração de sincronização de dados do QuickBooks Online. 

Uma vez ativada a sincronização, os dados serão sincronizados automaticamente entre os dois sistemas. Após concluir a sincronização inicial, os registros serão sincronizados dentro de 10 minutos depois de uma alteração. 

Para desativar a sincronização de dados:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Passe o mouse sobre a sincronização de objetos que deseja desativar e clique em Mais e selecione Desativar sincronização.

quickbooks-desligar-sincronização

Isso impedirá que os registros sejam sincronizados entre o HubSpot e o QuickBooks Online. Se a sincronização estiver desativada, você poderá clicar em Editar configurações de sincronização para ativá-la novamente. Ou, clique em Excluir sincronização para excluir a sincronização. 

Observe: este aplicativo não grava dados em Contabilidade grupo de propriedades de negociação. Recomenda-se usar o objeto fatura ao criar relatórios e acionar fluxos de trabalho se você tiver este aplicativo conectado.

Filtros de sincronização recomendados

Ao configurar a sincronização entre HubSpot e QuickBooks Online, você pode definir filtros para vários objetos para garantir que os dados corretos sejam sincronizados entre os dois sistemas. Abaixo estão os filtros de sincronização recomendados pela HubSpot:

  • Contatos: é recomendado configurar uma sincronização bidirecional com os seguintes filtros para evitar que contatos desnecessários sejam sincronizados do HubSpot para QuickBooks Online:
    • QuickBooks on-line → HubSpot: usar o padrão Todos clientes filtro.
    • HubSpot → QuickBooks on-line: no primeiro grupo de filtros, defina os filtros como O status da fatura não é Rascunho e A data de criação é posterior a [data de hoje] e A origem da fatura é qualquer uma HubSpot
  • Faturas: é recomendado configurar uma sincronização unidirecional do QuickBooks Online para o HubSpot com O horário de criação é depois de [data de hoje às 12h] filtro. A data deve ser definida para o dia atual.

    quickbooks-online-data-sync-invoices-filtro
  • Produtos: configure uma sincronização unidirecional do QuickBooks Online para o HubSpot com o padrão (Todos os produtos e serviços ) filtro.

    produtos de sincronização de dados de quickbooks

Defina o nome de exibição nos clientes

Os clientes sincronizados do HubSpot com QuickBooks Online terão o nome do registro da empresa associado definido como Nome de exibição. Se o contato não tiver nenhuma empresa associada no HubSpot, o nome de exibição em Quickbooks usará como padrão as propriedades Nome e Sobrenome.

Para modificar isso:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Clique Sincronização de contatos.
  • No Configurar tela, no Campos mapeados seção, clique para alternar a Nome de exibição ← Nome da empresa associada mapeamento de campo desligado.

Observe: Os campos de nome de exibição devem ser exclusivos em Quickbooks Online. O primeiro contato de uma empresa terá seu nome de exibição definido como o nome da empresa, mas todos os contatos dessa empresa que tentarem sincronizar com QuickBooks Online após o primeiro contato não conseguirão sincronizar, porque seu nome de exibição já está em uso. Recomenda-se usar um contato em uma empresa como contato de cobrança para quaisquer faturas ou pagamentos para evitar erros de sincronização. Faturas, links de pagamentos ou cotações podem ser enviados para qualquer número de contatos, mas apenas um contato (correspondente ao cliente em Quickbooks) deve ser formalmente associado.

Exibir o objeto de fatura

As faturas sincronizadas ou adicionadas manualmente ao HubSpot a partir do QuickBooks podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas. Para visualizar o objeto de fatura:

  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • No canto superior esquerdo, clique em Contatos. No menu suspenso, selecione Faturas. Isso o levará à sua página de índice de faturas.

As faturas sincronizadas do QuickBooks Online não serão automaticamente associadas a um registro de selo HubSpot. 

Para criar propriedades personalizadas de objeto de fatura:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • Clique em Propriedades.
  • Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Propriedades de fatura.
  • Em seguida, crie suas propriedades.

O objeto de fatura pode ser usado para segmentar contatos, disparar fluxos de trabalho e criar relatórios personalizados.

Observação: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot no mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela última fatura atualizada no Quickbooks.

Exportar registros de sincronização

Para exportar registros de sincronização:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique QuickBooks on-line.
  • Clique Visualização de registro.
  • Para editar as colunas exibidas na tabela, no canto superior direito da tabela, clique em Mais , então clique Editar colunas.
  • Use o filtros acima da tabela para filtrar os registros.
  • Depois de filtrar os registros, no canto superior direito da tabela, clique em Mais , então clique Exportar.
  • Selecione seu formato de arquivo , então clique Exportar.
  • O arquivo de exportação será enviado para o e-mail da sua conta. Você também receberá uma notificação no aplicativo quando a exportação estiver pronta.
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