Connecter HubSpot et QuickBooks Online

Connectez votre compte HubSpot à QuickBooks Online avec la synchronisation des données. Après avoir connecté vos comptes, vous pourrez synchroniser les contacts, les produits et les factures entre les deux systèmes. Vous pourrez également consulter les détails de paiement dans la chronologie de la fiche d'informations de transaction. Veuillez consulter cet article si vous utilisez l’ancienne intégration HubSpot-QuickBooks Online.

Remarque : il est recommandé de consulter vos équipes comptable et juridique pour savoir si cette fonctionnalité correspond à vos besoins avant de connecter l'intégration.

Pour avoir une vue d'ensemble de l'intégration de HubSpot avec QuickBooks Online, regardez cette vidéo :

Avant de commencer

Limites

• Modifier des factures dans QuickBooks Online : certaines modifications ne peuvent pas être apportées aux factures créées dans HubSpot à partir de QuickBooks Online. Les modifications qui ne peuvent pas être effectuées sont l'ajout ou la suppression de postes, la mise à jour des prix, la suppression d'un paiement ou l'ajout d'informations fiscales. Si la modification n'est pas effectuée dans HubSpot, la facture ne sera pas synchronisée. Vous pouvez mettre à jour les champs de facture, ajouter des paiements ou des avoirs et ajouter des dates de service à une ligne de produit sur une facture générée par HubSpot à partir de QuickBooks Online. Enfin, les factures créées dans QuickBooks Online peuvent être modifiées dans QuickBooks Online.
• Facturer des taxes : utilisez la taxe de vente automatisée pour synchroniser les données fiscales automatisées de HubSpot vers QuickBooks Online, lors de la création de factures avec des taxes automatisées dans HubSpot.
• Comptes QuickBooks Online non américains : La plupart des versions de QuickBooks Online non américaines exigent que les factures synchronisées incluent les taxes (par exemple, la TVA, la TVH, la TPS, etc.). Les factures HubSpot ne peuvent pas être créées avec les taxes, donc les utilisateurs avec des comptes QuickBooks Online non-américains ne pourront pas utiliser cette fonctionnalité.
• Comptabilisation des produits : Les factures HubSpot ne prennent pas en charge l'ajout d'une date de service aux lignes de produits dans HubSpot, ce qui est requis lors de l'utilisation de la fonctionnalité de reconnaissance des revenus de QuickBooks Online.
• Propriété de l'affaire Comptabilité : l'application QuickBooks Online n'écrit pas de données dans le groupe de propriétés de l'affaire Comptabilité. Il est recommandé d'utiliser l'objet facture lors de la création de rapports et du déclenchement de workflows si cette application est connectée.
• Paiements répartis sur plusieurs factures : dans QuickBooks Online, un paiement peut être associé à plusieurs factures. Cependant, dans HubSpot, les paiements ne peuvent pas être répartis sur plusieurs factures. Par conséquent, les paiements ayant plusieurs factures associées dans QuickBooks Online ne seront pas synchronisés avec HubSpot. 
• Si vous activez les frais de carte de crédit dans vos paramètres de paiement, les frais ne seront pas synchronisés avec les factures dans QuickBooks Online. Cela peut nécessiter un rapprochement manuel. Pour éviter toute incohérence, désactivez le paramètre des frais lorsque vous utilisez l’intégration QuickBooks Online.

Recommandations avant d'utiliser l'intégration

• Désactiver lenuméro de transaction automatique dans QuickBooks Online : vérifiez si le paramètre Numéro de transaction personnalisé dans QuickBooks Online est activé. Il est recommandé de basculer ce paramètre sur off. Si cette option n'est pas activée, les factures créées dans QuickBooks Online adopteront automatiquement le préfixe des factures HubSpot, ce qui pourrait lead à des numéros de factures contradictoires.
• Verrouiller les périodes comptables clôturées : activez le paramètre qui verrouille automatiquement les périodes comptables clôturées dans QuickBooks Online. Cela permet de s'assurer que les périodes comptables clôturées ne peuvent pas être modifiées.
• Synchroniser les produits : il est recommandé de synchroniser vos produits de QuickBooks Online vers HubSpot et d'utiliser ces produits lors de la création de factures, de devis et de liens de paiement. Cela garantira que lorsque les factures et les paiements sont synchronisés avec QuickBooks Online, ils sont correctement liés aux comptes de revenus et de dépenses que vous avez configurés.

Remarque :

• La synchronisation des produits utilise la propriété SKU pour la mise en correspondance. Pour éviter la duplication des produits, la synchronisation des produits ne synchronise par défaut que les produits avec UGS. Il est recommandé d'ajouter des références produits aux produits dans QuickBooks Online que vous souhaitez synchroniser.
• Si une facture comporte des lignes de produits qui ne peuvent pas être associées à un produit dans QuickBooks Online, un produit appelé Ligne de produit personnalisée sera créé dans QuickBooks Online, et les lignes de produit non associées seront associées à ce produit. Vous définissez le compte de résultat auquel ce produit personnalisé sera lié dans l'étape Configure de la synchronisation des factures.

• Synchroniser tous les clients : il est recommandé de synchroniser tous les clients de QuickBooks Online dans HubSpot en tant que contacts. Lorsque vous créez une facture pour un client existant, assurez-vous d'utiliser le contact qui a été synchronisé à partir de QuickBooks Online. Cela vous permettra de vous assurer que toutes les factures que vous créez sont connectées au bon client dans QuickBooks Online. Lorsque vous facturez un nouveau client, assurez-vous que le contact figurant sur la facture est le contact de facturation dont vous souhaitez connecter l'adresse e-mail au client dans QuickBooks Online. 
• Mise à jour Créer une facture payée et Créer un ticket de caisse payé Actions de workflow : si vous utilisez la synchronisation bidirectionnelle des factures, il est recommandé de mettre à jour votre workflow pour filtrer les paiements provenant de factures (par exemple, les paiements dont la source est une facture). Si le workflow n'est pas mis à jour, il y aura duplication, car les paiements de factures déclencheront également la création de factures payées. Il n'y aura qu'un seul paiement, mais il y aura deux factures pour le paiement. 

Comprendre les limites et les considérations relatives à la synchronisation des mégots

• Vous pouvez configurer la synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle.
• La synchronisation des notes de crédit inclut les lignes de produits, les remises, la taxe de vente automatisée, les applications d’avoirs aux factures et les fiches d’informations de paiement non nuls qui incluent les montants des inscriptions d’avoir.
  
• Le filtre de synchronisation des notes de crédit sortantes ne peut pas être modifié dans HubSpot.
• Certains champs de synchronisation des notes de crédit sont internes et ne peuvent pas être modifiés dans HubSpot.
• Dans certaines situations de trop-perçu dans QuickBooks Online, le montant inbound appliqué peut être supérieur au montant appliqué à la facture.

• L’intégration synchronise les notes de crédit annulées dans les deux sens.

  • Les notes de crédit annulées dans HubSpot et synchronisées avec l’affichage QuickBooks Online ont été annulées dans le champ PrivateNote , mais les lignes de produits conservent leur montant d’origine. 

  • Les notes de crédit annulées dans QuickBooks Online et synchronisées avec HubSpot affichent un statut Annulé avec 0 montant restant et 0 montant crédité. 

• L’intégration ne prend en charge que l’application d’une note de crédit à une facture par paiement. Si une note de crédit est appliquée à plusieurs factures en un seul paiement, l’attribution de crédit ne sera pas synchronisée avec HubSpot. Pour vous assurer que le crédit se synchronise correctement, appliquez l’avoir séparément à chaque facture. Chaque application créera une fiche d’informations de paiement différente dans HubSpot.

Connecter l'application

Autorisations requises Vous devez être un super administrateur ou disposer d’autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot pour connecter l’application. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace HubSpot.
2. Recherchez QuickBooks Online et sélectionnez-le dans les résultats.
3. Saisissez vos identifiants de connexion à QuickBooks Online et cliquez sur Installer. 

Remarque : Il n’est pas possible de connecter un compte sandbox QuickBooks à HubSpot.

Configurer la synchronisation avec la configuration guidée

Après avoir installé l'intégration QuickBooks Online, vous serez redirigé vers la page de configuration guidée . Il s'agit d'un flux d'une page qui vous guide à travers les étapes de configuration de vos synchronisations de facture, de contact et de produit entre HubSpot et QuickBooks.

Pour vérifier les paramètres de synchronisation de chaque objet : 

1. Cliquez sur la flèche droite pour chaque synchronisation d’objet pour afficher les paramètres de synchronisation. Les paramètres de synchronisation pour chaque objet incluront : 

• • Direction de la synchronisation : vous pouvez configurer la synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle. 
  • Résolution des conflits de données : vous pouvez sélectionner l’application à remplacer l’autre en cas de doute sur l’application disposant des informations les plus récentes.
  • Mappages de champs : vous pouvez configurer vos mappages de champs. 
  • Filtres de synchronisation : vous pouvez ajouter des filtres pour limiter le nombre de fiches d’informations qui seront synchronisées. 

2. Si des erreurs dans vos paramètres de synchronisation exigent votre attention, elles apparaîtront en bas de chaque section de synchronisation d'objets.
   

3. Si vous souhaitez personnaliser davantage vos paramètres de synchronisation, cliquez sur Accéder aux paramètres avancés.
4. Pour terminer votre configuration et commencer la synchronisation des données, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer et commencer la synchronisation.

Configurer les paramètres de synchronisation

Pour activer la synchronisation des données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM . 
5. Cliquez sur Configurer votre synchronisation.
6. Sur la page Sélectionnez les données que vous souhaitez synchroniser, cliquez sur le menu déroulant QuickBooks Online et sélectionnez l'objet que vous souhaitez synchroniser avec HubSpot. Le menu déroulant HubSpot sera automatiquement mis à jour.
7. Cliquez sur les flèches de direction de synchronisation et sélectionnez une direction de synchronisation . Vous pouvez synchroniser les objets suivants :

8. Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit.
9. Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez Utiliser les données HubSpot ou Utiliser les données QuickBooks Online.

10. Dans la section Mapped fields, basculez les interrupteurs et pour les exclure de la synchronisation. En savoir plus sur la synchronisation des données, la cartographie sur le terrain.

• • Les utilisateurs d’un compte Data Hub Starter, Pro ou Entreprise peuvent ajouter des champs supplémentaires en cliquant sur Ajouter un mappage sous les champs prédéfinis. 
    • Sélectionnez les champs dans les menus déroulants et cliquez sur Create, ou cliquez sur delete delete pour supprimer le mappage.
    • Pour modifier ou supprimer un mappage que vous avez ajouté, cliquez sur Actions, puis sur Modifier ou Supprimer.

11. Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit.
12. Sur l’écran Limite , des filtres recommandés seront automatiquement définis pour vous, en fonction de la date à laquelle vous configurez la synchronisation. Des filtres sont mis en place pour réduire la "sur-synchronisation" des données, en particulier lors de la synchronisation entre HubSpot et QuickBooks Online. Passez en revue les filtres de synchronisation recommandés par HubSpot .
13. Les filtres de synchronisation (à l'exception de la synchronisation des factures sortantes) peuvent être modifiés. Pour modifier les filtres de synchronisation :

• • Sous Filters, cliquez sur Edit à côté du filtre de synchronisation.

• • Sélectionnez vos propriétés et critères de filtrage.
  • Cliquez sur Appliquer les critères, puis cliquez sur Terminé.

Une fois la synchronisation activée, les données seront automatiquement synchronisées entre HubSpot et QuickBooks. Une fois la première synchronisation terminée, les fiches d’informations seront synchronisées à intervalles réguliers :

• Les modifications de HubSpot vers QuickBooks sont détectées en quelques minutes.

• Les modifications de QuickBooks à HubSpot sont détectées toutes les 30 minutes.

Les données peuvent également être synchronisées à la demande en cliquant sur le bouton Synchroniser maintenant de l’onglet Synchronisations du CRM pour obtenir les mises à jour les plus récentes.

Filtres de synchronisation recommandés

Lors de la configuration d’une synchronisation, les filtres recommandés seront automatiquement définis pour vous, en fonction de la date à laquelle vous configurez la synchronisation. Des filtres sont mis en place pour réduire la "sur-synchronisation" des données, en particulier lors de la synchronisation entre HubSpot et QuickBooks Online. Elles peuvent être modifiées si nécessaire

Les filtres recommandés qui sont automatiquement définis sont les suivants

• Contacts : synchronisation bidirectionnelle avec les filtres suivants pour éviter que des contacts inutiles ne soient synchronisés entre HubSpot et QuickBooks Online :
  • QuickBooks Online → HubSpot : le filtre est défini sur Tous les clients.
  • HubSpot → QuickBooks Online : dans le premier groupe de filtres, les filtres Invoice status is none of Draft et Create date is after [today's date] et Invoice source is any of HubSpot sont définis.
• Factures : sans filtre, toutes les factures seront synchronisées entre QuickBooks Online et HubSpot. Ce filtre met en place une synchronisation unidirectionnelle de QuickBooks Online vers HubSpot avec le filtre Created time is after [today's date at 12:00 AM] . La date est définie sur le jour actuel.
• Produits : une synchronisation unidirectionnelle de QuickBooks Online vers HubSpot avec le filtre par défaut Tous les produits & , services défini.

Définir le nom d'affichage des clients

Les clients synchronisés depuis HubSpot vers QuickBooks Online auront le nom de l'enregistrement de l'entreprise associée défini comme nom d'affichage. Si le contact n’a pas d’entreprise associée dans HubSpot, le nom d’affichage dans QuickBooks Online utilisera par défaut les propriétés prénom et nom.

Pour modifier cela :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM . 
5. Cliquez sur Contact sync.
6. Sur l’écran Configurer , dans la section Champs mappés , cliquez pour désactiver l’option Nom d’affichage ← Nom de l’entreprise associée mappage de champs désactivée.

Remarque : Les champs Nom d'affichage doivent être uniques dans QuickBooks Online. Le nom d'affichage du premier contact d'une entreprise sera défini sur le nom de l'entreprise, mais tous les contacts de cette entreprise qui tenteront de se synchroniser avec QuickBooks Online après le premier contact échoueront, car leur nom d'affichage est déjà utilisé. Il est recommandé d'utiliser un contact au sein d'une entreprise comme contact de facturation pour toutes les factures ou tous les paiements afin d'éviter les erreurs de synchronisation. Des factures, des liens de paiement ou des devis peuvent être envoyés à n'importe quel nombre de contacts, mais un seul contact (correspondant au client dans QuickBooks Online) doit être formellement associé.

Synchronisation des données d'édition

Pour modifier une synchronisation de données existante :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM . 
5. Survolez Contact sync, Product sync, ou Invoice sync et cliquez sur Edit.
6. Effectuez vos modifications en suivant les étapes comme si vous configuriez la synchronisation pour la première fois.

Consulter l'état de la synchronisation

Pour consulter une liste d'enregistrements et leur état de synchronisation :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM.

• • Cliquez sur Vue d’objet pour voir le nombre de fiches d’informations synchronisées, qui échouent ou qui sont exclues. Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
    • Cliquez sur All objects à côté de Filter by : pour filtrer par objet.
    • Cliquez sur le nombre de fiches d’informations dans chaque colonne pour afficher plus d’informations sur les fiches d’informations dont la synchronisation échoue, qui échoue ou qui est exclue. 

• • Cliquez sur Record view pour afficher une liste d'enregistrements. 
    
    • Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
    • Utilisez les filtres au-dessus du tableau pour filtrer les enregistrements.
    • Utilisez la page de navigation au bas du tableau pour naviguer dans les enregistrements.
    • Sous Sync activity, cliquez sur la flèche  pour obtenir plus d'informations sur l'activité d'un enregistrement.

Exporter les enregistrements de synchronisation

Pour exporter les enregistrements de synchronisation :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM.
5. Cliquez sur Record view.
6. Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
7. Utilisez les filtres au-dessus du tableau pour filtrer les enregistrements.
8. Lorsque vous avez filtré les fiches d'informations, dans l'angle supérieur droit du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Exporter .
9. Sélectionnez votre format de fichier , puis cliquez sur Export.
10. Le fichier d'exportation sera envoyé par e-mail à l'adresse de votre compte. Vous recevrez également une notification in-app lorsque l'export sera prêt.

Désactiver la synchronisation des données

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Naviguez vers Integrations > Connected apps dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur QuickBooks Online.
4. Cliquez sur l’onglet Synchronisations du CRM.
5. Survolez la synchronisation de l'objet que vous souhaitez désactiver, cliquez sur More, et sélectionnez Turn off sync.

6. Cela empêchera la synchronisation des fiches d'informations entre HubSpot et QuickBooks Online. Une fois la synchronisation désactivée, vous pouvez cliquer sur Plus > Activer la synchronisation pour la réactiver.