Dernière mise à jour: juillet 24, 2024
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Connectez votre compte HubSpot à QuickBooks Online avec la synchronisation des données. Après avoir connecté vos comptes, vous pouvez synchroniser les contacts et les produits entre les deux systèmes, et synchroniser les factures de Quickbooks Online vers HubSpot. Vous pourrez également consulter les détails de paiement dans la chronologie de la fiche d'informations de transaction.
Exigences de HubSpot
- Vous devez être un Super administrateur ou avoir Marketplace des applications des applications dans votre compte HubSpot.
- Vous avez besoin d'au moins Operations Hub Starter pour créer des mappages de champs personnalisés. Correspondances par défaut sont disponibles avec tous les plans.
Remarque :
- Pour qu'un champ personnalisé de QuickBooks Online soit disponible pour HubSpot afin de créer des mappages de champs de facture personnalisés, dans QuickBooks le type de champ personnalisé doit être Texte et nombre, dans la catégorie Transaction, être activé pour l'impression, et être activé pour tous les formulaires de vente, ce qui inclut les factures, les estimations et les reçus de vente.
- Une fois qu'un champ personnalisé est configuré et que la synchronisation est activée, les factures correspondantes, y compris les factures historiques, seront synchronisées.
Connecter l'application
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des modèles.
- Recherchez QuickBooks Online et sélectionnez-le dans les résultats.
- Saisissez vos identifiants QuickBooks Online et cliquez sur Installer l'application.
- Il n'est pas possible de connecter un compte sandbox QuickBooks à HubSpot.
- Désactivez les paramètres custom transaction numbers dans QuickBooks Online pour éviter les factures en double et les échecs de synchronisation des factures.
- Il est fortement recommandé de verrouiller vos livres pour toutes les périodes comptables clôturées dans QuickBooks Online afin d'éviter toute modification accidentelle des données via la synchronisation des données avec HubSpot.
Configurer les paramètres de synchronisation
Pour activer la synchronisation des données :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
- Cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur Configurer votre synchronisation.
- Sur la page Sélectionnez les données que vous souhaitez synchroniser, cliquez sur l'objet que vous souhaitez synchroniser entre HubSpot et QuickBooks Online, et sur la direction de la synchronisation. Vous pouvez synchroniser les objets suivants :
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| Contact | ✔ | Client |
| Produit | ✔ | Produits et services |
| Facture | ← | Facture |
- Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit.
- Sur l'écran Limit, des filtres recommandés seront automatiquement définis pour vous, en fonction de la date à laquelle vous configurez la synchronisation. Passez en revue les filtres de synchronisation recommandés par HubSpot .
- Les filtres de synchronisation peuvent être modifiés. Pour modifier les filtres de synchronisation :
- Sous Filters, cliquez sur Edit à côté du filtre de synchronisation.
-
- Sélectionnez vos propriétés et critères de filtrage.
- Cliquez sur Appliquer les critères, puis cliquez sur Terminé.
Une fois la synchronisation activée, les données sont automatiquement synchronisées entre les deux systèmes. Une fois la première synchronisation terminée, les enregistrements seront synchronisés dans les 10 minutes suivant un changement.
Découvrez-en davantage sur les mappages de champs entre HubSpot et QuickBooks Online.
Veuillez noter : lorsqu'une facture est synchronisée de QuickBooks à HubSpot, la facture sera associée à la société principale du contact sur la facture. Si un contact est associé à plusieurs sociétés dans HubSpot, la société principale sera associée à la facture. Si le contact n'a pas d'entreprise associée, aucune entreprise ne sera associée à la facture. Une fois qu'une entreprise a été associée, elle peut être mise à jour manuellement.
Pour désactiver synchronisation des données :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
- Cliquez sur QuickBooks Online.
- Passez la souris sur la Synchronisation Un objet que vous souhaitez désactiver, puis cliquez sur More et sélectionnez Désactiver la synchronisation.
Cela empêchera la synchronisation des fiches d'informations entre HubSpot et QuickBooks Online. Une fois la synchronisation désactivée, vous pouvez cliquer sur Modifier les paramètres de synchronisation pour la réactiver. Vous pouvez également cliquer sur Supprimer la synchronisation pour supprimer la synchronisation.
Veuillez noter : cette application n'écrit pas de données dans le groupe de propriétés Accounting deal. Il est recommandé d'utiliser l'objet facture lors de la création de rapports et du déclenchement de workflows si cette appli est connectée.
Filtres de synchronisation recommandés
Lors de la configuration de la synchronisation entre HubSpot et QuickBooks Online, vous pouvez définir des filtres pour différents objets afin de vous assurer que les bonnes données sont synchronisées entre les deux systèmes. Vous trouverez ci-dessous les filtres de synchronisation recommandés par HubSpot :
- Contacts : il est recommandé de configurer une synchronisation bidirectionnelle avec les filtres suivants pour éviter que des contacts inutiles ne soient synchronisés de HubSpot vers QuickBooks Online :
- QuickBooks Online → HubSpot : utiliser le filtre par défaut All customers.
- HubSpot → QuickBooks Online : dans le premier groupe de filtres, définissez les filtres à Le statut de la facture est aucun de Draft et La date de création est après [date d'aujourd'hui] et La source de la facture est n'importe laquelle de HubSpot.
- Factures : il est recommandé de configurer une synchronisation à sens unique de QuickBooks Online vers HubSpot avec L'heure de création est après [date d'aujourd'hui à 12:00 AM] filter. La date doit être fixée au jour actuel.
- Produits : configure une synchronisation à sens unique de QuickBooks Online vers HubSpot avec le filtre par défaut (All products & services) .
Définir le nom d'affichage des clients
Les clients synchronisés depuis HubSpot vers QuickBooks Online auront le nom de l'enregistrement de l'entreprise associée défini comme nom d'affichage. Si le contact n'a pas de société associée dans HubSpot, le Nom d'affichage dans Quickbooks utilisera par défaut les propriétés Prénom et Nom.
Pour modifier cela :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
- Cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur Contact sync.
- Sur l'écran Configure, dans la section Mapped fields, cliquez sur pour désactiver le champ Display Name ← Associated Company Name.
Remarque : Les champs Nom d'affichage doivent être uniques dans Quickbooks Online. Le nom d'affichage du premier contact d'une entreprise sera défini sur le nom de l'entreprise, mais tous les contacts de cette entreprise qui tenteront de se synchroniser avec QuickBooks Online après le premier contact échoueront, car leur nom d'affichage est déjà utilisé. Il est recommandé d'utiliser un contact au sein d'une entreprise comme contact de facturation pour toutes les factures ou tous les paiements afin d'éviter les erreurs de synchronisation. Les factures, les liens de paiement ou les devis peuvent être envoyés à un nombre illimité de contacts, mais un seul contact (correspondant au client dans Quickbooks) doit être formellement associé.
Afficher l'objet de facture
Les factures synchronisées ou ajoutées manuellement à HubSpot depuis QuickBooks Online peuvent être consultées dans l'objet de facture de HubSpot. Vous pouvez également créer des propriétés de facture personnalisées. Pour afficher l'objet de facture :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Contacts. Dans le menu déroulant, sélectionnez Factures. Cela vous conduira à la page d'indexation des factures.
Les factures synchronisées à partir de QuickBooks Online ne seront pas automatiquement associées à un enregistrement de sceau HubSpot.
Pour créer des propriétés d'objet de facture personnalisées :
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Cliquez sur Propriétés.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Propriétés de facturation.
- Puis, créez vos propriétés.
L'objet de facture peut être utilisé pour segmenter des contacts, déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés.
Remarque : Lorsque vous synchronisez plusieurs factures vers HubSpot pour la même fiche d'informations de transaction, les propriétés ci-dessus seront mises à jour avec la facture la plus récente dans QuickBooks.
Exporter les enregistrements de synchronisation
Pour exporter les enregistrements de synchronisation :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
- Cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur Record view.
- Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
- Utilisez les filtres au-dessus du tableau pour filtrer les enregistrements.
- Lorsque vous avez filtré les enregistrements, en haut à droite du tableau, cliquez sur More, puis sur Export.
- Sélectionnez votre format de fichier , puis cliquez sur Export.
- Le fichier d'exportation sera envoyé par e-mail à l'adresse de votre compte. Vous recevrez également une notification in-app lorsque l'export sera prêt.
