HubSpot en QuickBooks Online verbinden

Verbind je HubSpot-account met QuickBooks Online met gegevenssynchronisatie. Nadat u uw rekeningen hebt gekoppeld, kunt u contacten, producten en facturen synchroniseren tussen de twee systemen. U kunt ook betalingsdetails zien op de tijdlijn van het dealrecord. Raadpleeg dit artikel als je de oude HubSpot-QuickBooks Online integratie gebruikt.

Let op: het is raadzaam om met je boekhoudkundige en juridische teams te overleggen of deze functionaliteit geschikt is voor jouw behoeften, voordat je de integratie aansluit.

Bekijk deze video voor een overzicht van de integratie van HubSpot met QuickBooks Online:

Voordat je begint

Beperkingen

• Facturen bewerken in QuickBooks Online: sommige bewerkingen kunnen niet worden uitgevoerd op facturen die zijn gemaakt in HubSpot vanuit QuickBooks Online. Bewerkingen die niet kunnen worden uitgevoerd zijn het toevoegen of verwijderen van regelitems, het bijwerken van prijzen, het verwijderen van een betaling of het toevoegen van belastinginformatie. Als de bewerking niet binnen HubSpot wordt gemaakt, wordt de factuur niet gesynchroniseerd. Je kunt factuurvelden bijwerken, betalingen of crediteringen toevoegen en servicedata toevoegen aan regelitems op een door HubSpot gegenereerde factuur vanuit QuickBooks Online. Tot slot kunnen facturen die in QuickBooks Online zijn gemaakt, in QuickBooks Online worden bewerkt.
• Belasting heffen: als je een Super Admin bent, kun je je account aanmelden voor de bèta Automated Sales Tax Collection . Hiermee kun je geautomatiseerde belastinggegevens synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks Online, wanneer je facturen maakt met geautomatiseerde belasting in HubSpot.
• Niet-Amerikaanse QuickBooks Online-accounts: de meeste niet-Amerikaanse QuickBooks Online-versies vereisen dat gesynchroniseerde facturen belasting bevatten (bijv. btw, HST, GST, enz.). HubSpot-facturen kunnen niet worden aangemaakt met belasting, dus gebruikers met niet-Amerikaanse QuickBooks Online-accounts kunnen deze functie niet gebruiken.
• Inkomstenherkenning: HubSpot facturen ondersteunen het toevoegen van een Servicedatum aan regelitems in HubSpot niet, wat nodig is bij het gebruik van de Inkomstenherkenningsfunctionaliteit van QuickBooks Online.
• Accounting deal property: de QuickBooks Online app schrijft geen gegevens naar de Accounting deal property groep. Het wordt aanbevolen om het factuurobject te gebruiken bij het maken van rapporten en het triggeren van workflows als je deze app hebt aangesloten.
• Betalingen opgesplitst over facturen: in QuickBooks Online kan een betaling aan meerdere facturen worden gekoppeld. In HubSpot kunnen betalingen echter niet worden gesplitst over facturen. Daarom worden betalingen met meerdere gekoppelde facturen in QuickBooks Online niet gesynchroniseerd met HubSpot. 

Aanbevelingen voordat u de integratie gebruikt

• Aangepast transactienummer in QuickBooks Online uitschakelen: controleer of de instelling Aangepast transactienummer in QuickBooks Online is ingeschakeld. Het wordt aanbevolen om deze instelling uit te schakelen. Als deze optie is ingeschakeld, nemen facturen die in QuickBooks Online zijn gemaakt automatisch het HubSpot factuurvoorvoegsel over, wat kan leiden tot tegenstrijdige factuurnummers.
• Gesloten boekhoudperioden vergrendelen: schakel de instelling in die gesloten boekhoudperioden automatisch vergrendelt in QuickBooks Online. Dit zorgt ervoor dat afgesloten boekhoudperioden niet gewijzigd kunnen worden.
• Producten synchroniseren: het is aan te raden om je producten te synchroniseren van QuickBooks Online naar HubSpot en deze producten te gebruiken bij het maken van facturen, offertes en betaallinks. Dit garandeert dat wanneer facturen en betalingen worden gesynchroniseerd naar QuickBooks Online, ze correct worden gekoppeld aan de inkomsten- en uitgavenrekeningen die je hebt ingesteld.

Let op:

• De productsynchronisatie gebruikt de SKU-eigenschap voor het matchen. Om dubbele producten te voorkomen, synchroniseert productsynchronisatie standaard alleen producten met SKU's. Het is aan te raden om SKU's toe te voegen aan de producten in QuickBooks Online die je wilt synchroniseren.
• Als een factuur regelitems heeft die niet kunnen worden gekoppeld aan een product in QuickBooks Online, wordt een product met de naam Aangepast regelitem gemaakt in QuickBooks Online en worden niet-gekoppelde regelitems gekoppeld aan dat product. Je definieert aan welke inkomstenrekening dit aangepaste postproduct wordt gekoppeld in de stapConfigureren van de factuursynchronisatie.

• Synchroniseer alle klanten: hetis aan te raden om alle klanten vanuit QuickBooks Online naar HubSpot te synchroniseren als contactpersonen. Als je een factuur maakt voor een bestaande klant, zorg er dan voor dat je de contactpersoon gebruikt die is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online. Dit zorgt ervoor dat alle facturen die je maakt aan de juiste klant in QuickBooks Online worden gekoppeld. Wanneer je een nieuwe klant factureert, zorg er dan voor dat de contactpersoon op de factuur de factureringscontactpersoon is, wiens e-mailadres je aan de klant wilt koppelen in QuickBooks Online. 
• Werk de workflowacties Betaalde factuur aanmaken en Betaalde kassabon aanmaken bij: als je tweerichtingssynchronisatie voor facturen gebruikt, is het aan te raden om je workflow bij te werken om betalingen uit te filteren die afkomstig zijn van facturen (bijv. betalingen waarbij de bron = factuur). Als de workflow niet wordt bijgewerkt, zal er duplicatie optreden, omdat factuurbetalingen ook het aanmaken van betaalde facturen activeren. Er vindt slechts één betaling plaats, maar er zijn twee facturen voor de betaling. 

De app aansluiten

Machtigingen vereist Je moet een Super Admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account om de app te kunnen verbinden. 

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek naar QuickBooks Online, en selecteer het in de resultaten.
3. Voer de inloggegevens van QuickBooks Online in en klik op Installeren. 

Let op: het is niet mogelijk om een QuickBooks sandbox account te koppelen aan HubSpot.

Configureer uw synchronisatie met Begeleide Setup

Nadat je de QuickBooks Online integratie hebt geïnstalleerd, word je doorgestuurd naar de pagina Begeleide installatie . Dit is een flow van één pagina die je door de stappen leidt om de synchronisatie van facturen, contactpersonen en producten tussen HubSpot en QuickBooks in te stellen.

Om de synchronisatie-instellingen voor elk object te bekijken: 

1. Klik op de pijl naar rechts voor elke objectsynchronisatie om de synchronisatie-instellingen te bekijken. De synchronisatie-instellingen voor elk object bevatten: 

• • Synchronisatierichting: je kunt de synchronisatie instellen als eenrichtingsverkeer of tweerichtingsverkeer. 
  • Oplossing voor gegevensconflicten: je kunt kiezen welke app de andere overschrijft als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
  • Veldtoewijzingen: u kunt uw veldtoewijzingen configureren. 
  • Synchronisatiefilters: je kunt filters toevoegen om te beperken welke records worden gesynchroniseerd. 

2. Als er fouten zijn in je synchronisatie-instellingen die je aandacht vereisen, dan worden deze onderaan elk object-synchronisatiegedeelte weergegeven.
   

3. Als je je synchronisatie-instellingen verder wilt aanpassen, klik je op Ga naar geavanceerde instellingen.
4. Om de instellingen te voltooien en de synchronisatie van gegevens te starten, klikt u rechtsboven op Opslaan en synchronisatie starten.

Uw synchronisatie-instellingen configureren

Om datasynchronisatie in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie . 
5. Klik op Uw synchronisatie instellen.
6. Klik op de pagina Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren op het vervolgkeuzemenu QuickBooks Online en selecteer het object dat je wilt synchroniseren met HubSpot. Het HubSpot vervolgkeuzemenu wordt automatisch bijgewerkt.
7. Klik op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting. U kunt de volgende objecten synchroniseren:

8. Klik rechtsboven op Volgende.
9. Klik op de vervolgkeuzelijst Oplossing gegevensconflicten en selecteer of je HubSpot-gegevens of QuickBooks Online-gegevens wilt gebruiken .

10. Schakel in de sectie Afgebeelde velden de schakelaars uit om ze uit te sluiten van de synchronisatie. Meer informatie over het in kaart brengen van datasync-velden.

• • Gebruikers met een Data Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account kunnen meer velden toevoegen door te klikken op Een toewijzing toevoegen onder de vooraf gedefinieerde velden.
    • Selecteer de velden in de vervolgkeuzemenu's en klik op Maken, of klik op delete verwijderen om de toewijzing te verwijderen.
    • Om een toewijzing die u hebt toegevoegd te bewerken of te verwijderen, klikt u op Acties en vervolgens op Bewerken of Verwijderen.

11. Klik rechtsboven op Volgende.
12. Op het scherm Limiet worden automatisch aanbevolen filters voor je ingesteld, gebaseerd op de datum waarop je de synchronisatie instelt. Filters worden ingesteld om het "oversynchroniseren" van gegevens te verminderen, met name bij het synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks Online. Bekijk de aanbevolen synchronisatiefilters van HubSpot.
13. Sync-filters (behalve uitgaande factuursynchronisatie) kunnen worden bewerkt. Om de synchronisatiefilters te bewerken:

• • Klik onder Filters op Bewerken naast de synchronisatiefilter.

• • Selecteer je eigenschappen en filtercriteria.
  • Klik op Criteria toepassen en klik vervolgens op Klaar.

Zodra de synchronisatie is ingeschakeld, worden gegevens automatisch gesynchroniseerd tussen HubSpot en QuickBooks. Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden de records met regelmatige tussenpozen gesynchroniseerd:

• Wijzigingen van HubSpot naar QuickBooks worden binnen een paar minuten gedetecteerd.

• Wijzigingen van QuickBooksnaar HubSpot worden elke 30 minuten gedetecteerd.

Gegevens kunnen ook op verzoek worden gesynchroniseerd door te klikken op de knop Synchroniseer nu op het tabblad CRM-synchronisatie om de meest recente updates te ontvangen.

Aanbevolen synchronisatiefilters

Bij het instellen van een synchronisatie worden automatisch aanbevolen filters voor je ingesteld, gebaseerd op de datum waarop je de synchronisatie instelt. Filters worden ingesteld om het "oversynchroniseren" van gegevens te verminderen, met name bij het synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks Online. Ze kunnen worden bewerkt als dat nodig is

De aanbevolen filters die automatisch worden ingesteld zijn:

• Contactpersonen: bidirectionele synchronisatie met de volgende filters om te voorkomen dat onnodige contactpersonen worden gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filter is ingesteld op Alle klanten.
  • HubSpot → QuickBooks Online: in de eerste filtergroep zijn de filters Factuurstatus is geen van Concept en Aanmaakdatum is na [datum van vandaag] en Factuurbron is een van HubSpot ingesteld.
• Facturen: zonder dat er een filter is ingesteld, worden alle facturen gesynchroniseerd tussen QuickBooks Online en HubSpot. Dit filter stelt een eenrichtingssynchronisatie in van QuickBooks Online naar HubSpot met het filter Created time is after [datum van vandaag om 12:00 AM] . De datum wordt ingesteld op de huidige dag.
• Producten: een eenrichtingssynchronisatie van QuickBooks Online naar HubSpot met het standaard ingestelde filter Alle producten & diensten .

De weergavenaam op klanten instellen

Voor klanten die zijn gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks Online wordt de naam van de gekoppelde bedrijfsrecord ingesteld als de weergavenaam. Als de contactpersoon geen gekoppeld bedrijf heeft in HubSpot, zal de weergavenaam in QuickBooks Online standaard de eigenschappen voornaam en achternaam gebruiken.

Om dit aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie . 
5. Klik op Contact synchroniseren.
6. Klik in het scherm Configureren in de sectie Gekoppelde velden op om het veld Koppeling weergavenaam ← Gekoppelde bedrijfsnaam uit te schakelen.

Let op: velden met weergavenamen moeten uniek zijn in QuickBooks Online. Bij de eerste contactpersoon van een bedrijf wordt de weergavenaam ingesteld op de bedrijfsnaam, maar alle contactpersonen van dat bedrijf die na de eerste contactpersoon proberen te synchroniseren met QuickBooks Online worden niet gesynchroniseerd, omdat hun weergavenaam al in gebruik is. Het is aan te raden om één contactpersoon bij een bedrijf te gebruiken als factureringscontactpersoon voor facturen of betalingen om synchronisatiefouten te voorkomen. Facturen, betaallinks of offertes kunnen naar een willekeurig aantal contactpersonen worden gestuurd, maar slechts één contactpersoon (die overeenkomt met de klant in QuickBooks Online) mag formeel worden gekoppeld.

Gegevens bewerken synchroniseren

Om een bestaande gegevenssynchronisatie te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie . 
5. Beweeg de muis over Contact synchroniseren, Product synchroniseren of Factuur synchroniseren en klik op Bewerken.
6. Voer je wijzigingen door door de stappen te volgen alsof je de synchronisatie voor de eerste keer instelt.

Synchronisatiestatussen bekijken

Om een lijst met records en hun synchronisatiestatus te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie .

• • Klik op Objectweergave om het aantal records te zien dat wordt gesynchroniseerd, mislukt of uitgesloten. Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
    • Klik op Alle objecten naast Filteren op: om te filteren op object.
    • Klik op het aantal records in elke kolom om meer informatie te zien over de records die worden gesynchroniseerd, mislukken of uitgesloten zijn. 

• • Klik op Recordweergave om een lijst met records weer te geven.
    
    • Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
    • Gebruik de filters boven de tabel om de records te filteren.
    • Gebruik de paginanavigatie onderaan de tabel om door de records te navigeren.
    • Klik onder Synchronisatieactiviteit op de pijl om meer informatie te zien over de activiteit op een record.

Synchronisatiebestanden exporteren

Om synchronisatierecords te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie .
5. Klik op Recordweergave.
6. Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
7. Gebruik de filters boven de tabel om de records te filteren.
8. Als je de records hebt gefilterd, klik je rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Exporteren.
9. Selecteer je bestandsindeling en klik op Exporteren.
10. Het exportbestand wordt naar het e-mailadres van je account gemaild. Je ontvangt ook een melding in de app wanneer de export klaar is.

Gegevenssynchronisatie uitschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar Integraties > Aangesloten apps in de linker zijbalk.
3. Klik op QuickBooks Online.
4. Klik op het tabblad CRM-synchronisatie .
5. Beweeg de muis over het object dat je wilt uitschakelen, klik op Meer en selecteer Synchronisatie uitschakelen.

6. Dit voorkomt dat records worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en QuickBooks Online. Als de synchronisatie is uitgeschakeld, kun je op Meer > Synchronisatie inschakelen klikken om de synchronisatie weer in te schakelen.