HubSpot en QuickBooks Online verbinden

Verbind je HubSpot account met QuickBooks Online met gegevenssynchronisatie. Nadat je je accounts hebt gekoppeld, kun je contactpersonen en producten synchroniseren tussen de twee systemen en kun je facturen synchroniseren van Quickbooks Online naar HubSpot. Je kunt ook betalingsgegevens zien op de tijdlijn van het dealrecord.

HubSpot vereisten

• Je moet Super Admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account.
• Je hebt minimaal Operations Hub Starter nodig om aangepaste veldtoewijzingen te maken. Standaard toewijzingen zijn beschikbaar bij alle plannen.

Verbind de app

• Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens Sjabloonmarktplaats.
• Zoek naar QuickBooks Online en selecteer het in de resultaten.
• Voer de inloggegevens van QuickBooks Online in en klik op app installeren.

Configureer je synchronisatie-instellingen

Om gegevenssynchronisatie in te schakelen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
• Klik op QuickBooks Online.
• Klik op Uw synchronisatie instellen.
• Klik op de pagina Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren op het object dat je wilt synchroniseren tussen HubSpot en QuickBooks Online en de synchronisatierichting. Je kunt de volgende objecten synchroniseren:

• Klik rechtsboven op Volgende.
• Op het scherm Limiet worden automatisch aanbevolen filters voor je ingesteld, gebaseerd op de datum waarop je de synchronisatie instelt. Bekijk de aanbevolen synchronisatiefilters van HubSpot.

• Synchronisatiefilters kunnen worden bewerkt. Om de synchronisatiefilters te bewerken:
  • Klik onder Filters op Bewerken naast het synchronisatiefilter.

• • Selecteer je eigenschappen en filtercriteria.
  • Klik op Criteria toepassen en klik op Gereed.

Zodra de synchronisatie is ingeschakeld, worden gegevens automatisch gesynchroniseerd tussen de twee systemen. Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.

Meer informatie over welke velden worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en QuickBooks Online.

Let op: wanneer een factuur wordt gesynchroniseerd van QuickBooks naar HubSpot, wordt de factuur gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon op de factuur. Als een contactpersoon meer dan één bedrijf heeft in HubSpot, wordt het primaire bedrijf gekoppeld aan de factuur. Als er geen bedrijf aan het contact is gekoppeld, wordt er geen bedrijf aan de factuur gekoppeld. Als een bedrijf eenmaal is gekoppeld, kan het handmatig worden bijgewerkt.

Gegevenssynchronisatie uitschakelen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
• Klik op QuickBooks Online.
• Beweeg met de muis over het object sync dat u wilt uitschakelen, klik vervolgens op Meer en selecteer Synchronisatie uitschakelen.

Dit voorkomt dat records worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en QuickBooks Online. Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kun je op Synchronisatie-instellingen bewerken klikken om deze weer in te schakelen. Of klik op Synchronisatie verwijderen om de synchronisatie te verwijderen.

Let op: deze app schrijft geen gegevens naar de Accounting deal eigenschapgroep. Het wordt aanbevolen om het factuurobject te gebruiken bij het maken van rapporten en het triggeren van workflows als je deze app hebt aangesloten.

Aanbevolen synchronisatiefilters

Bij het instellen van de synchronisatie tussen HubSpot en QuickBooks Online kun je filters instellen voor verschillende objecten om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens worden gesynchroniseerd tussen de twee systemen. Hieronder staan de aanbevolen synchronisatie filters van HubSpot:

• Contactpersonen: het wordt aanbevolen om een tweerichtingssynchronisatie in te stellen met de volgende filters om te voorkomen dat onnodige contactpersonen worden gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: gebruik de standaard Alle klanten filter.
  • HubSpot → QuickBooks Online: stel in de eerste filtergroep de filters in op Factuurstatus is geen van Concept en Aanmaakdatum is na [datum van vandaag] en Factuurbron is een van HubSpot.

• Facturen: het wordt aanbevolen om een eenrichtingssynchronisatie in te stellen van QuickBooks Online naar HubSpot met de filter Opmaakdatum is na [datum van vandaag om 12:00 AM] . De datum moet worden ingesteld op de huidige dag.
  
  
• Producten: stel een eenrichtingssynchronisatie in van QuickBooks Online naar HubSpot met het standaardfilter(Alle producten & diensten).
  
  

De weergavenaam op klanten instellen

Bij klanten die worden gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks Online wordt de naam van de gekoppelde bedrijfsrecord ingesteld als de weergavenaam. Als het contact geen gekoppeld bedrijf heeft in HubSpot, zal de weergavenaam in QuickBooks standaard de eigenschappen Voornaam en Achternaam gebruiken.

Om dit aan te passen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
• Klik op QuickBooks Online.
• Klik op Contact synchroniseren.
• Klik in het scherm Configureren in de sectie Gekoppelde velden op om de optie Koppeling displaynaam ← Gekoppelde bedrijfsnaam veld uit te schakelen.

Let op: velden met Weergavenamen moeten uniek zijn in Quickbooks Online. Bij de eerste contactpersoon van een bedrijf wordt de Display Name ingesteld op de bedrijfsnaam, maar alle contactpersonen van dat bedrijf die proberen te synchroniseren met QuickBooks Online na de eerste contactpersoon zullen niet synchroniseren, omdat hun Display Name al in gebruik is. Het is aanbevolen om één contactpersoon bij een bedrijf te gebruiken als factureringscontactpersoon voor facturen of betalingen om synchronisatiefouten te voorkomen. Facturen, betalingskoppelingen of offertes kunnen naar een willekeurig aantal contactpersonen worden verzonden, maar slechts één contactpersoon (die overeenkomt met de klant in Quickbooks) moet formeel worden gekoppeld.

Het factuurobject bekijken

Facturen die zijn gesynchroniseerd of handmatig zijn toegevoegd aan HubSpot vanuit QuickBooks Online kunnen worden bekeken in het factuurobject van HubSpot. Je kunt ook aangepaste eigenschappen voor het factuurobject maken. Om het factuurobject te bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen..
• Klik linksboven op Contacten. Selecteer Facturen in het vervolgkeuzemenu . Dit brengt je naar je factuurindexpagina.

Facturen die zijn gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online worden niet automatisch gekoppeld aan een HubSpot zegelrecord.

Om aangepaste objecteigenschappen voor facturen te maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik op Eigenschappen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Factuureigenschappen.
• Maak vervolgens je eigenschappen.

Het factuurobject kan worden gebruikt om contactpersonen te segmenteren, workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.

Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert voor hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt met de meest recent bijgewerkte factuur in Quickbooks.

Sync-records exporteren

Om synchronisatierecords te exporteren:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
• Klik op QuickBooks Online.
• Klik op Recordweergave.
• Als u de kolommen in de tabel wilt bewerken, klikt u rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
• Gebruik de filters boven de tabel om de records te filteren.
• Wanneer u de records hebt gefilterd, klikt u rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Exporteren.
• Selecteer je bestandsindeling en klik op Exporteren.
• Het exportbestand wordt naar het e-mailadres van je account gemaild. Je ontvangt ook een melding in de app wanneer de export klaar is.