HubSpotとQuickBooks Onlineを接続する

HubSpotアカウントをQuickBooks Onlineに接続してデータを同期できます。アカウントを接続すると、2つのシステムの間でコンタクト、製品、請求書を同期することができます。また、取引レコードのタイムラインで支払い明細を確認することもできます。HubSpotとQuickBooks Onlineの旧バージョンの連携を使用している場合は、こちらの記事を参照してください 。

注: この機能が貴社のニーズに適しているかどうかについては、連携を接続する前に、貴社の経理部門および法務部にご相談ください。

HubSpotとQuickBooks Onlineの連携の概要については、こちらのビデオをご覧ください：

始める前に

制限事項

• QuickBooks Onlineでの請求書の編集: HubSpotで作成された請求書をQuickBooks Onlineから編集することはできません。編集できないのは、商品項目の追加や削除、価格の更新、支払いの削除、税情報の追加などです。HubSpot内で編集を行わないと、請求書の同期に失敗します。QuickBooks Online内から、請求書フィールドの更新、決済またはクレジットの追加、およびHubSpot生成された請求書の商品項目へのサービス日の追加を行うことができます。最後に、QuickBooks Onlineで作成された請求書は、QuickBooks Online内で編集できます。
• 税金の請求:スーパー管理者は、アカウントを自動売上税請求 ベータにオプトインできます。これにより、HubSpotで自動課税機能付きの請求書を作成する際に、自動化された税金データをHubSpotからQuickBooks Onlineに同期できます。
• 米国以外のQuickBooks Onlineアカウント：ほとんどの米国以外のQuickBooks Onlineバージョンでは、同期した請求書に税（VAT、HST、GSTなど）が含まれている必要があります。HubSpotの請求書は税込みで作成できないため、米国以外のQuickBooks Onlineアカウントを持つユーザーはこの機能を使用できません。
• 収益認識: HubSpot請求書では、QuickBooks Onlineの 収益認識機能を使用する場合に必須となる、HubSpotの商品項目へのサービス日の追加はサポートされていません。 
• 会計取引プロパティー: QuickBooks Online アプリが会計取引プロパティーグループにデータを書き込まない。このアプリを接続された場合、レポートの作成やワークフローをトリガーする際には、請求書オブジェクトを使用することをお勧めします。
• 請求書間で決済を分割:QuickBooks Onlineでは、1件の支払いを複数の請求書に添付できます。ただし、HubSpotでは、決済を請求書間で分割することはできません。したがって、QuickBooks Onlineで複数の請求書が関連付けられている決済はHubSpotに同期されません。 

連携を使用する前の推奨事項

• QuickBooks Onlineでトランザクション番号 をオフにする:QuickBooks Onlineの カスタムトランザクション番号 設定 がオンになっているかどうかを確認します。この設定はに切り替えることをお勧めします。オンのままにすると、QuickBooks Onlineで作成された請求書には自動的にHubSpot請求書プレフィックスが採用され、請求書番号の競合にリード可能性があります。
• クローズされた会計期間をロック: QuickBooks Onlineで クローズされた会計期間を自動的にロック する設定をオンにします。これにより、閉鎖された会計期間が変更されないように保護される。
• 製品を同期 :QuickBooks OnlineからHubSpotに 製品を同期 し、請求書、見積もり、支払いリンクを作成するときにこれらの製品を使用することをお勧めします。これにより、請求書と決済がQuickBooks Onlineに同期されたときに、設定した収入と費用のアカウントに正しくリンクされることが保証されます。

• 全ての顧客を同期：i全ての顧客を QuickBooks Online から HubSpot にコンタクトとして同期することをお勧めします。既存の顧客の請求書を作成するときは、QuickBooks Onlineから同期されたコンタクトを必ず使用してください。これにより、作成した請求書がQuickBooks Onlineの適切な顧客に接続されるようになります。新しい顧客に請求するときは、請求書のコンタクトが請求先コンタクトであり、そのEメール住所がQuickBooks Onlineで顧客に接続されていることを確認してください。 
• Create Paid Invoice と Create paid sales receipt ワークフローアクションを更新する: 双方向請求書同期を使用する場合、請求書からの支払いをフィルターするようにワークフローを更新することをお勧めします。 ワークフローが更新されないと、請求書支払いも支払済み請求書作成のトリガーとなるため、重複が発生する。支払いが発生するのは1回だけだが、支払いに対する請求書は2枚になる。 

アプリを接続するには、スーパー管理者であるか、HubSpotアカウントでアプリマーケットプレイスの権限を持っている必要があります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコン marketplaceをクリックし、［HubSpotマーケットプレイス］を選択します。
2. 「QuickBooks Online」を検索し、検索結果でこれを選択します。
3. QuickBooks Onlineのログイン情報を入力し、［アプリをインストール］をクリックします。 

ガイド付きセットアップを使用して同期を設定

QuickBooks Online連携をインストールすると、 ガイド付きセットアップ ページにリダイレクトされます。これは、HubSpotとQuickBooks間の請求書、コンタクト、製品の同期を設定する手順を説明する1ページのフローです。

各オブジェクトの同期設定を確認するには、次の手順に従います。

1. 各オブジェクト同期の 右矢印 をクリックして、同期設定を表示します。各オブジェクトの同期設定には、次のものが含まれます。

• • 同期方向:同期を一方向または双方向に構成できます。
  • データの競合の解決:どちらのアプリに最新の情報があるか不明な場合に、どちらのアプリでもう一方のアプリを上書きするかを選択できます。
  • フィールドマッピング:フィールドマッピングを設定できます。
  • 同期フィルター:同期するレコードを制限するフィルターを追加できます。

2. 同期設定に注意が必要なエラーがある場合は、各オブジェクト同期セクションの下部に表示されます。
   

3. 同期設定をさらにカスタマイズする場合は、[ 詳細設定に移動]をクリックします。
4. セットアップを完了してデータの同期を開始するには、右上の[ 保存して同期を開始]をクリックします。

同期設定を構成する

データ同期を有効にするには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. ［同期をセットアップ］をクリックします。
6. 同期するデータを選択ページで、QuickBooks Onlineドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotに同期するオブジェクトを選択します。HubSpotドロップダウンメニューは自動的に更新されます。
7. 同期の方向矢印をクリックし、同期の方向を選択する。次のオブジェクトを同期できます。

8. 右上にある［次へ］をクリックします。
9. Data conflict resolutionドロップダウンをクリックし、Use HubSpot dataまたはUse QuickBooks Online dataのどちらかを選択します。

10. Mapped fieldsセクションで、スイッチoffを切り替えて同期から除外する。データ同期フィールドマッピングの詳細はこちら。

• • 「Data Hub Starter」、「 Professional」、または 「Enterprise」アカウントのユーザーは、事前定義フィールドの下にある[ マッピングを追加 ]をクリックして、フィールドをさらに追加できます。 
    • ドロップダウンメニューからフィールドを選択し、の作成をクリックするか、delete の削除をクリックしてマッピングを削除します。
    • 追加したマッピングを編集または削除するには、アクションをクリックし、編集または削除をクリックします。

11. 右上にある［次へ］をクリックします。
12. [制限 ]画面では、同期を設定した日付に基づいて、推奨フィルターが自動的に設定されます。フィルターは、特にHubSpotからQuickBooks Onlineへの同期時に、データの「過剰同期」を減らすために設定されます。HubSpotの推奨同期フィルターを確認する .
13. 同期フィルター（アウトバウンド請求書同期を除く）を編集できます。同期フィルターを編集します：

• • フィルターの下で、同期フィルターの横にある編集をクリックします。

• • プロパティーを選択とフィルター条件 .
  • Apply criteriaをクリックし、完了をクリックします。

同期をオンにすると、2つのシステム間でデータが自動的に同期されます。初回の同期が完了すると、レコードが定期的に同期されます。データは、[ 同期の概要 ]タブにある[ 今すぐ同期]ボタンを使用してオンデマンドで同期することもできます。

推奨同期フィルター

同期をセットアップする際は、同期を設定した日付に基づいて、推奨フィルターが自動的に設定されます。フィルターは、特にHubSpotからQuickBooks Onlineへの同期時に、データの「過剰同期」を減らすために設定されます。必要に応じて編集することができる。

自動設定される推奨フィルターは以下の通り：

• コンタクト:以下のフィルターを使用して双方向同期を行い、不要なコンタクトがHubSpotからQuickBooks Onlineに同期されないようにします：
  • QuickBooks Online→ HubSpot:フィルターがAllcustomersに設定されている。
  • HubSpot → QuickBooks Online: 最初のフィルターグループで、[ 請求書のステータスが下書きでない]、[ 作成日が[今日の日付]より後 ]、[ 請求書ソース が 次のいずれか である]というフィルターが設定されている場合。
• 請求書：フィルターを設定しなくても、全ての請求書がQuickBooks OnlineとHubSpotの間で同期されます。このフィルターはQuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向の同期を設定します。作成時刻は[この日付より12:00 AM]より後です。フィルターを使用します。日付は現在の日付に設定されます。
• 製品:既定の[ すべての製品 & サービス ]フィルター設定されたQuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向同期。

顧客の表示名を設定する

HubSpotからQuickBooks Onlineに同期された会社は、関連付けされた会社レコード名が表示名として設定されます。HubSpot内にコンタクトに関連付けられた会社がない場合、QuickBooks Onlineの表示名は既定で姓と名のプロパティーを使用します。

これを変更する：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. コンタクトの同期をクリックします。
6. [設定 ]画面の[マッピングされたフィールド ]セクションで、[ 表示名]←[関連付けられた会社名 ]フィールドマッピングスイッチをクリックしてオフに切り替えます。

注：表示者名フィールドはQuickBooks Onlineで重複しない必要があります。会社からの最初のコンタクトは表示名が会社名に設定されますが、その会社からの最初のコンタクトの後にQuickBooks Onlineに同期しようとするコンタクトは、表示名がすでに使用されているため、同期に失敗します。同期エラーを避けるため、請求書や支払いの請求先コンタクトは、会社で1人にしておくことをお勧めします。請求書、決済リンク、または見積もりは任意の数のコンタクトに送信できますが、正式に関連付ける必要があるのは(QuickBooks Onlineで顧客に一致する)1つのコンタクトのみです。

編集データ同期

既存のデータ同期を編集するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期 )]タブをクリックします。 
5. Contact sync , Product sync , またはInvoice syncにマウスポインターを合わせ、「編集」をクリックします。
6. 初めて同期をセットアップするように、手順に従って設定を変更してください。

同期ステータスの確認

レコードのリストおよび同期ステータスを確認するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。

• • [オブジェクトビュー ]をクリックすると、同期されているレコード、失敗しているレコード、除外されているレコードの数を確認できます。表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
    • Filter by:の隣にあるAll objectsをクリックし、ORフィルターをかける。
    • 各列のレコード 数 をクリックすると、同期されているレコード、失敗しているレコード、除外されているレコードの詳細を確認できます。 

• • レコード表示をクリックすると、レコードの一覧が表示されます。
    
    • 表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
    • テーブルの上にあるフィルターを使ってレコードをフィルターする。
    • テーブルの下部にあるページナビゲーションを使用してレコードを開く。
    • 同期先アクティビティーの下で、矢印をクリックすると、レコードのアクティビティーに関するさらに詳しい情報が表示されます。

同期中レコードのエクスポート

同期中レコードをエクスポートします：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. QuickBooks Onlineをクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。
5. レコード表示をクリック。
6. 表に表示されている列を編集するには、表の右上で、「その他」をクリックし、Edit columnsをクリックする。
7. テーブルの上にあるフィルターを使ってレコードをフィルターする。
8. レコードを絞り込んだら、テーブルの右上にある[ その他]をクリックし、[ エクスポート]をクリックします。
9. ファイル形式を選択し、エクスポートをクリックします。
10. エクスポートファイルは、あなたのアカウントのEメールに送信されます。また、エクスポートの準備が整うと、アプリ内で通知が届きます。

データ同期をオフにする、または削除する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのIntegrations > Connected appsに移動します。
3. ［QuickBooks Online］をクリックします。
4. [ CRM Syncs(CRMの同期)]タブをクリックします。
5. オフにしたいオブジェクトの同期にマウスポインターを合わせ、「その他」をクリックし、Turn off syncを選択します。

6. これにより、HubSpotとQuickBooks Onlineの間でレコードが同期されなくなります。一度同期をオフにしたら、同期の設定を編集をクリックして再びオンにすることができます。
7. 同期を削除 をクリックして同期を削除します。