HubSpotとQuickBooks Onlineを接続する

HubSpotアカウントをQuickBooks Onlineに接続してデータを同期できます。アカウントを同期した後、2つのシステム間でコンタクトや製品を同期したり、Quickbooks OnlineからHubSpotに請求書を同期することができます。また、取引レコードのタイムラインで支払い明細を確認することもできます。 

HubSpot の要件

• スーパー管理者であるか、HubSpotアカウントでアプリマーケットプレイス権限を持っている必要があります。
• カスタム フィールド マッピングを作成するには、「Operations Hub Starter」以上のエディションが必要です。デフォルトマッピングはすべてのプランで利用可能です。 

アプリを接続する

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンmarketplaceをクリックし、［テンプレートマーケットプレイス］を選択します。
• 「QuickBooks Online」を検索し、検索結果でこれを選択します。
• QuickBooks Onlineのログイン情報を入力し、［アプリをインストール］をクリックします。 

• 右上にある［次へ］をクリックします。
• リミット画面では、同期を設定する日に基づいて、おすすめのフィルターが自動設定されます。HubSpotの推奨同期フィルターを確認する .

• 同期フィルターを編集できる。同期フィルターを編集します：
  • フィルターの下で、同期フィルターの横にある編集をクリックします。

• • プロパティーを選択とフィルター条件 .
  • Apply criteriaをクリックし、Doneをクリックします。

同期を有効にすると、2つのシステムの間でデータが自動的に同期されるようになります。最初の同期が完了した後、レコードは変更から10分以内に同期されます。 

 HubSpotとQuickBooks Onlineの間でのフィールドのマッピングについて詳細をご確認ください。

注： QuickBooksからHubSpotに請求書が同期されると、請求書は請求書に記載されているコンタクトのプライマリーの会社に関連付けされます。HubSpotでコンタクトに複数の会社が関連付けされている場合、プライマリーの会社が請求書に関連付けられます。コンタクトに関連付けされている会社がない場合、請求書に関連付けされる会社はありません。一度関連付けされた会社は、手動で更新することができる。

データ同期を無効にするには:

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［QuickBooks Online］をクリックします。
• オフにしたいオブジェクトの同期にマウスポインターを合わせ、「その他」、「同期をオフ」を選択します。

これにより、HubSpotとQuickBooks Onlineの間でレコードが同期されなくなります。同期を無効にした後、［同期設定を編集］をクリックすることで、再び同期を有効にすることができます。あるいは、［同期を削除］をクリックして同期を削除することもできます。

注：このアプリは会計取引プロパティーグループにはデータを書き込みません。このアプリを接続された場合、レポートの作成やワークフローをトリガーする際には、請求書オブジェクトを使用することをお勧めします。

推奨同期フィルター

HubSpotとQuickBooks Onlineの同期をセットアップする際、2つのシステム間で正しいデータが同期されるように、さまざまなオブジェクトにフィルターを設定することができます。以下はHubSpotが推奨する同期フィルターです：

• 「コンタクト」: HubSpotからQuickBooks Onlineに不要なコンタクトが同期されないように、以下のフィルターを使用して双方向同期を設定することをお勧めします：
  • QuickBooks Online→ HubSpot:デフォルトの全ての顧客フィルターを使用します。
  • HubSpot → QuickBooks Online:最初のフィルターグループで、フィルターをInvoice status is none of Draft and Create date is after [today's date] and Invoice source is any ofHubSpotに設定します。 

• 請求書：、QuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向同期をセットアップすることをお勧めします。作成時刻は[この日付より後のAM12:00]フィルターを使用します。日付は現在の日に設定する。
  
  
• Products: QuickBooks OnlineからHubSpotへの一方向同期をデフォルト（All products & services）フィルターで設定します。
  
  

顧客の表示名を設定する

HubSpotからQuickBooks Onlineに同期された会社は、関連付けされた会社レコード名が表示名として設定されます。HubSpotに関連付けられているコンタクトがない場合、Quickbooksの表示名は会社のプロパティー名(First Name)と姓(Last Name)の既定設定になります。

これを変更する：

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［QuickBooks Online］をクリックします。
• コンタクトの同期をクリックします。
• Configure画面の、Mapped fieldsセクションで、Display Name ← Associated Company Nameフィールドマッピングのスイッチをクリックしてオフに切り替える。

注：表示者名フィールドはQuickBooks Onlineで一意でなければなりません。会社からの最初のコンタクトは表示名が会社名に設定されますが、その会社からの最初のコンタクトの後にQuickBooks Onlineに同期しようとするコンタクトは、表示名がすでに使用されているため、同期に失敗します。同期エラーを避けるため、請求書や支払いの請求先コンタクトは、会社で1人にしておくことをお勧めします。請求書、支払いリンク、または見積書は、関連付けられたコンタクト数に送信できますが、正式に関連付けられるコンタクト（Quickbooksの顧客と一致する）は1つだけです。

請求書オブジェクトを確認する

QuickBooks Onlineから同期された請求書、またはQuickBooks OnlineからHubSpotに手動で追加された請求書は、HubSpotの請求書オブジェクトで確認できます。請求書オブジェクトのカスタムプロパティーを作成することもできます。請求書オブジェクトを確認するには：

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
• 左上の［コンタクト］をクリックします。ドロップダウンから［請求書］を選択します。これにより、請求書のインデックスページが表示されます。

QuickBooks Onlineから同期された請求書は自動的にHubSpotシールレコードに関連付けされません。

カスタム請求書オブジェクトのプロパティーを作成する：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• ［プロパティー］をクリックします。
• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［請求書プロパティー］を選択します。
• プロパティーを作成します。

請求書オブジェクトは、コンタクトのセグメント化、ワークフローのトリガー、カスタムレポートの作成を目的に使用することができます。

注：HubSpotへの複数の請求書を同じ取引レコードに同期すると、上記のプロパティーはQuickbooksで最後に更新された請求書によって上書きされます。

同期中レコードのエクスポート

同期中レコードをエクスポートします：

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• QuickBooks Onlineをクリックします。
• レコード表示をクリック。
• 表に表示されている列を編集するには、表の右上で、Moreをクリックし、Edit columnsをクリックする。
• テーブルの上にあるフィルターを使ってレコードをフィルターする。
• レコードの絞り込みが完了したら、テーブルの右上で、Moreをクリックし、Exportをクリックする。
• ファイル形式を選択し、エクスポートをクリックします。
• エクスポートファイルは、あなたのアカウントのEメールに送信されます。また、エクスポートの準備が整うと、アプリ内で通知が届きます。