连接 HubSpot 和 QuickBooks 在线版

通过数据同步将 HubSpot 账户连接到 QuickBooks Online。连接账户后，您可以在两个系统之间同步联系人、产品和发票。您还可以在交易记录时间轴上查看付款详情。如果您使用的是传统的 HubSpot-QuickBooks Online 集成，请参阅本文 。

请注意： 建议在连接集成之前，就该功能是否适合您的需求咨询您的会计和法律团队。

要了解 HubSpot 与 QuickBooks Online 的集成概述，请观看此视频：

开始之前

局限性

• 在 QuickBooks Online 中编辑发票： 在 QuickBooks Online 中无法对 HubSpot 创建的发票进行某些编辑。不能进行的编辑包括添加或删除细列项目、更新定价、删除付款或添加税务信息。如果没有在 HubSpot 中进行编辑，发票将无法同步。您可以在 QuickBooks 在线版中更新发票字段、添加付款或信用额度，并在 HubSpot 生成的发票上为细列项目添加服务日期。最后，在 QuickBooks Online 中创建的发票可以在 QuickBooks Online 中进行编辑。
• 收取税款： 在 HubSpot 中创建带有自动税款的发票时，使用 自动销售税将自动税款数据从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online。
• 非美国 QuickBooks 在线账户： 大多数非美国 QuickBooks 在线版本要求同步发票包含税项（如增值税、消费税、消费税等）。HubSpot 发票无法创建含税发票，因此拥有非美国 QuickBooks 在线账户的用户无法使用此功能。
• 收入确认： HubSpot 发票不支持在 HubSpot 中的细列项目中添加服务日期，而使用 QuickBooks Online 的 收入确认功能时需要添加服务日期。
• 会计交易属性： QuickBooks Online 应用程序不会将数据写入 会计 交易属性组。如果连接了此应用程序，建议在创建报告和触发工作流程时使用发票对象。
• 在发票上分割付款：在 QuickBooks Online 中，一笔付款可附加到多张发票上。但是，在 HubSpot 中，付款不能在发票之间拆分。因此，QuickBooks 在线版中有多个关联发票的付款不会同步到 HubSpot。 
• 如果您在 付款设置中打开信用卡手续费，则手续费不会同步到 QuickBooks Online 中的发票。这可能需要人工对账。为避免出现差异，请在使用 QuickBooks Online 集成时关闭费用设置。

使用集成前的建议

• 关闭 QuickBooks 在线版中的自定义交易编号 ： 检查 QuickBooks 在线版中的 自定义交易编号 设置 是否打开。建议 关闭此设置。如果开启，在 QuickBooks Online 中创建的发票将自动采用 HubSpot 发票前缀，这可能导致发票号码冲突。
• 锁定已关闭的会计期间： 在 QuickBooks Online 中打开 自动锁定已关闭会计期间 的设置。这样可以确保任何已关闭的会计期间不会被更改。
• 同步产品： 建议将 产品 从 QuickBooks Online 同步 到 HubSpot，并在创建发票、报价和付款链接时使用这些产品。这将确保当发票和付款同步到 QuickBooks Online 时，它们会正确地链接到您设置的收入和支出账户。

请注意

• 产品同步使用 SKU 属性进行匹配。为避免产品重复，产品同步默认只同步有 SKU 的产品。建议在 QuickBooks Online 中为要同步的产品添加 SKU。
• 如果发票上的细列项目无法与 QuickBooks Online 中的产品匹配，则会在 QuickBooks Online 中创建一个名为 " 自定义细列项目 "的产品，未匹配的细列项目将与该产品匹配。您可以在 发票同步的" 配置" 步骤中定义此自定义细列项目产品将链接到哪个收入账户。

• 同步所有客户： 建议将 QuickBooks Online 中的 所有客户 作为联系人 同步 到 HubSpot 中。为现有客户创建发票时，请确保使用从 QuickBooks Online 同步的联系人。这将确保您创建的任何发票都与 QuickBooks Online 中的正确客户相关联。向新客户开具发票时，请确保发票上的联系人是账单联系人，您希望该联系人的电子邮件地址在 QuickBooks Online 中与客户相连。 
• 更新 " 创建已付发票 "和 "创建已付销售收据 "工作流程操作： 如果使用双向发票同步，建议更新工作流程以过滤掉来自发票的付款（例如，来源=发票的付款）。如果不更新工作流程，就会出现重复，因为发票付款也会触发已付发票的创建。只进行一次付款，但会有两张付款发票。 

了解信用备忘录同步的限制和注意事项

• 您可以将同步配置为单向或双向。
• 信用备忘同步包括细列项目、折扣、自动销售税、发票信用备忘应用以及包含信用备忘应用金额的非零付款记录。
  
• 无法在 HubSpot 中编辑外发信用备忘录同步过滤器。
• 某些信用备忘录同步字段是内部字段，不能在 HubSpot 中编辑。
• 在 QuickBooks Online 中的某些多付情况下，入站应用的金额可能大于发票应用的金额。

• 该集成可双向同步作废的信用备忘录。

  • 在 HubSpot 中作废并同步到 QuickBooks Online 的贷方备忘在 PrivateNote 字段中显示已 作废，但明细项目保留其原始金额。 

  • 在 QuickBooks Online 中作废并同步到 HubSpot 的贷记备忘显示 作废 状态， 剩余金额 为 0 美元， 贷记金额为 0 美元。 

• 集成仅支持将信用备忘应用到每笔付款的一张发票上。如果在一次付款中将信用备忘录应用于多个发票，则信用分配不会同步到 HubSpot。为确保贷记正确同步，请将贷记备忘分别应用于每张发票。每项申请都将在 HubSpot 中创建单独的付款记录。

连接应用程序

需要权限 您必须是 超级管理员 ，或在 HubSpot 账户中拥有 应用程序市场权限 ，才能连接应用程序。 

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的“商城”图标 marketplace，然后选择 HubSpot 商城。
2. 搜索QuickBooks Online，并在搜索结果中选择它。
3. 输入您的 QuickBooks Online 登录信息，然后单击安装。 

请注意： 无法将 QuickBooks 沙盒账户 连接到 HubSpot。

使用 "指导设置 "配置同步

安装 QuickBooks Online 集成后，您将被重定向到 " 指导安装 "页面。这是一个单页流程，可指导您完成在 HubSpot 和 QuickBooks 之间设置发票、联系人和产品同步的步骤。

查看每个对象的同步设置： 

1. 单击每个同步对象的 右箭头 ，查看同步设置。每个对象的同步设置将包括 

• • 同步方向：您可以将同步配置为单向或双向。 
  • 数据冲突解决：当不清楚哪个应用程序拥有最新信息时，你可以选择由哪个应用程序覆盖另一个应用程序。
  • 字段映射：您可以配置 字段映射。 
  • 同步筛选器：您可以添加筛选器来限制同步哪些记录。 

2. 如果同步设置中有任何需要注意的错误，它们会显示在每个对象同步部分的底部。
   

3. 如果要进一步自定义同步设置，请单击 转到高级设置。
4. 要完成设置并开始同步数据，请在右上角单击 " 保存并开始同步"。

配置同步设置

打开数据同步：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击 QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。 
5. 单击 设置同步。
6. 在 " 选择要同步的数据 "页面，点击 QuickBooks Online 下拉菜单，选择要同步到 HubSpot 的 对象 。HubSpot 下拉菜单将自动更新。
7. 单击 同步方向箭头 并选择 同步方向。您可以同步以下对象：

8. 在右上角单击 " 下一步"。
9. 点击 数据冲突解决 下拉菜单，选择 使用 HubSpot 数据 还是 使用 QuickBooks Online 数据。

10. 在 " 映射字段 "部分，切换开关以 将 其排除在同步之外。了解有关数据同步字段映射的更多信息。

• • Data Hub Starter、 Professional 或 Enterprise 帐户的用户可以通过单击预定义字段下方的 添加映射来 添加更多字段。
    • 从下拉菜单中选择 字段 并单击 " 创建"，或单击 "删除 "删除映射。 delete 删除以删除映射。
    • 要编辑或删除已添加的映射，请单击 操作，然后单击 编辑 或 删除。

11. 在右上角单击 " 下一步"。
12. 在 " 限制 "屏幕上，会根据您设置同步的日期自动为您设置推荐筛选器。设置过滤器是为了减少数据的 "过度同步"，尤其是从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 时。查看 HubSpot 推荐的同步过滤器。
13. 可编辑同步筛选器（出站发票同步除外）。编辑同步筛选器

• • 在 "过滤器"下，单击同步过滤器旁边的 " 编辑 "。

• • 选择 属性和 筛选条件。
  • 单击 应用标准，然后单击 完成。

一旦同步功能开启，数据就会在 HubSpot 和 QuickBooks 之间自动同步。第一次同步完成后，记录将定期同步：

• 从 HubSpot 到 QuickBooks 的更改可在几分钟内检测到。

• 从 QuickBooks到 HubSpot 的 更改每 30 分钟检测一次。

也可以按需同步数据，只需点击 客户关系管理 同步选项卡上的 立即同步 按钮，即可获得最新更新。

推荐的同步滤波器

设置同步时，会根据您设置同步的日期自动为您设置推荐筛选器。设置过滤器是为了减少数据的 "过度同步"，尤其是从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 时。如有需要，可对它们进行编辑

建议自动设置的过滤器有

• 联系人： 双向同步，可使用以下过滤器防止不必要的联系人从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online：
  • QuickBooks Online → HubSpot： 过滤器设置为 所有 客户。
  • HubSpot → QuickBooks Online： 在第一个过滤组中，设置了 " 发票状态不是草稿 " 和 " 创建日期在[今天的日期]之后 " 以及 " 发票来源是 HubSpot 中的任何一个 "这两个过滤器。
• 发票： 如果没有设置过滤器，所有发票都将在 QuickBooks Online 和 HubSpot 之间同步。该过滤器设置了从 QuickBooks Online 到 HubSpot 的单向同步，并设置了 创建时间在 [今天上午 12:00] 之后的 过滤器。日期设置为当前日期。
• 产品：从 QuickBooks Online 到 HubSpot 的单向同步，默认设置为 所有产品 & 服务 过滤器。

设置客户显示名称

从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 的客户将把相关公司记录的名称设置为 "显示名称"。如果联系人在 HubSpot 中没有关联公司，QuickBooks Online 中的 "显示名称 "将默认使用 "名 "和 "姓 "属性。

若要修改

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击 QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。 
5. 单击 联系人同步。
6. 在 "配置 "屏幕的 "映射字段 "部分，单击以关闭 " 显示名称" ← "关联公司名称 "字段映射开关。

请注意： 在 QuickBooks Online 中，显示名称字段必须是唯一的。公司的第一个联系人的 "显示名称 "将设置为公司名称，但该公司的任何联系人在第一个联系人之后尝试同步到 QuickBooks Online 时都将无法同步，因为他们的 "显示名称 "已在使用中。建议使用公司的一个联系人作为发票或付款的账单联系人，以避免同步错误。发票、付款链接或报价单可发送给任意数量的联系人，但只能正式关联一个联系人（与 QuickBooks Online 中的客户匹配）。

编辑数据同步

编辑现有数据同步：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击 QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。 
5. 将鼠标悬停在 联系人同步、 产品同步或 发票同步 上，然后单击 编辑。
6. 按照 首次设置同步的步骤进行更改。

查看同步状态

查看记录列表及其同步状态：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击 QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。

• • 单击 " 对象 "视图查看 同步、失败或排除的记录数。要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击 更多，然后单击 编辑列。
    • 单击 " 筛选方式： "旁边的 " 所有对象 "，按对象进行筛选。
    • 单击各栏中的记录 数 ，查看同步、失败或排除记录的更多信息。 

• • 单击 记录视图查看 记录列表。
    
    • 要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击 更多，然后单击 编辑列。
    • 使用表格上方的 筛选器 筛选记录。
    • 使用表格底部的 页面导航 来浏览记录。
    • 在 "同步活动"下，单击箭头 可查看记录活动的更多信息。

导出同步记录

导出同步记录：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。
5. 单击 记录查看。
6. 要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击 更多，然后单击 编辑列。
7. 使用表格上方的 筛选器 筛选记录。
8. 筛选完记录后，在表格右上方单击 更多，然后单击 导出。
9. 选择 文件格式，然后单击 " 导出"。
10. 导出文件将通过电子邮件发送到您的账户邮箱。导出准备就绪时，您还会收到应用内通知。

关闭数据同步

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
2. 导航至左侧边栏中的 集成 > 连接的应用程序 。
3. 单击 QuickBooks Online。
4. 单击 CRM 同步 选项卡。
5. 将鼠标悬停在要关闭 同步的对象上，单击 更多，然后选择 关闭同步。

6. 这将阻止记录在 HubSpot 和 QuickBooks Online 之间同步。关闭同步后，可以单击更多 > 打开同步， 再次打开 同步。