Koble til HubSpot og QuickBooks Online

Koble HubSpot-kontoen din til QuickBooks Online med datasynkronisering. Etter at du har koblet sammen kontoene dine, kan du synkronisere kontakter, produkter og fakturaer mellom de to systemene. Du kan også se betalingsdetaljer på avtalens tidslinje. Se denne artikkelen hvis du bruker den eldre HubSpot-QuickBooks Online-integrasjonen.

Merk: Det anbefales å rådføre seg med regnskaps- og juridiske team om egnetheten til denne funksjonaliteten for dine behov, før du kobler til integrasjonen.

Se denne videoen for å få en oversikt over HubSpots integrering med QuickBooks Online:

Før du kommer i gang

Begrensninger

• Redigering av fakturaer i QuickBooks Online: Noen redigeringer kan ikke gjøres på fakturaer som er opprettet i HubSpot fra QuickBooks Online. Redigeringer som ikke kan gjøres, er å legge til eller fjerne linjeelementer, oppdatere priser, fjerne en betaling eller legge til skatteinformasjon. Hvis redigeringen ikke utføres i HubSpot, synkroniseres ikke fakturaen. Du kan oppdatere fakturafelt, legge til betalinger eller kreditter og legge til tjenestedatoer i linjeelementet på en HubSpot-generert faktura fra QuickBooks Online. Endelig kan fakturaer som er opprettet i QuickBooks Online redigeres i QuickBooks Online.
• Belaste skatt: det er ikke mulig å belaste skatt på fakturaer i HubSpot. Hvis det er behov for skatt på en faktura, anbefales det at fakturaene opprettes i QuickBooks Online og synkroniseres med HubSpot.
• Ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versjoner krever at synkroniserte fakturaer inkluderer skatt (f.eks. MVA, hst, GST osv.). HubSpot-fakturaer kan ikke opprettes med skatt, så brukere med ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer vil ikke kunne bruke denne funksjonen.
• Inntektsgjenkjenning: HubSpot-fakturaer støtter ikke å legge til en tjenestedato i linjeelementer i HubSpot, noe som kreves når du bruker funksjonen for inntektsgjenkjenning i QuickBooks Online. 
• Regnskapsavtaleegenskap: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til regnskapsavtaleegenskapsgruppen. Det anbefales å bruke fakturaobjektet når du oppretter rapporter og utløser arbeidsflyter hvis du har denne appen tilkoblet.

Anbefalinger før du bruker integrasjonen

• Slå av C ustom-transaksjonsnummer i QuickBooks Online: Sjekk om din egendefinerte transaksjonsnummerinnstilling i QuickBooks Online er på. Det anbefales at denne innstillingen slås av. Hvis venstre på, vil fakturaer opprettet i QuickBooks Online automatisk vedta HubSpot INVOICES-prefikset, noe som kan føre til motstridende fakturanumre.
• Lås lukkede regnskapsperioder: Slå på innstillingen som automatisk låser lukkede regnskapsperioder i QuickBooks Online. Dette sørger for at eventuelle avsluttede regnskapsperioder beskyttes mot å bli endret.
• Synkroniser produkter: Det anbefales å synkronisere produktene dine fra QuickBooks Online til HubSpot, og å bruke disse produktene når du oppretter fakturaer, tilbud og betalingslenker. Dette vil garantere at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, er de riktig knyttet til inntekts- og utgiftskontoene du har konfigurert.

• Synkroniser alle kunder: Det anbefales å synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du oppretter en faktura for en eksisterende kunde, må du sørge for å bruke kontakten som ble synkronisert fra QuickBooks Online. Dette vil sørge for at alle fakturaer du oppretter er koblet til riktig kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, må du sørge for at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-postadresse du vil koble til kunden i QuickBooks Online. 
• Oppdater Opprett betalt faktura og Opprett handlinger for arbeidsflyt for betalt salgskvittering: Hvis du bruker toveis fakturasynkronisering, anbefales det å oppdatere arbeidsflyten for å filtrere ut betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil utløse opprettelse av betalte fakturaer. Bare én betaling vil skje, men detvil være to fakturaer for betalingen. 

Koble til appen

For å koble til appen må du være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
• Søk etter QuickBooks Online, og velg det i resultatene.
• Skriv inn påloggingsdetaljene for QuickBooks Online, og klikk på Installer app. 

Konfigurer synkroniseringen med veiledet oppsett (BETA)

Hvis du er en superadministrator, kan du velge kontoen din i Quick Setup Wizard for QuickBooks Online beta. 

Når du installerer QuickBooks Online-integrasjonen, blir du omdirigert til siden for veiledet oppsett. Dette er en flyt på én side som veileder deg gjennom trinnene for å konfigurere synkronisering for fakturaer, kontakter og produkter mellom HubSpot og QuickBooks.

Slik ser du gjennom synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt: 

• Klikk på høyre pil for hver objektsynkronisering for å vise synkroniseringsinnstillingene. Synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt inkluderer: 
  • Synkroniseringsretning: Du kan konfigurere synkroniseringen til å være enveis eller toveis. 
  • Løsning av datakonflikter: Du kan velge hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
  • Felttilordninger: Du kan konfigurere felttilordningene. 
  • Synkroniseringsfiltre: Du kan legge til filtre for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres. 

• Hvis det er noen feil i synkroniseringsinnstillingene som krever din oppmerksomhet, vises de nederst i hver objektsynkroniseringsseksjon.
  

• Hvis du vil tilpasse synkroniseringsinnstillingene ytterligere, klikker du på Gå til avanserte innstillinger. 
• Klikk på Lagre og start synkronisering øverst til høyre for å fullføre oppsettet og starte synkroniseringen.

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene

Slik slår du på datasynkronisering:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
• Klikk på Konfigurer synkronisering.
• Klikk på rullegardinmenyen QuickBooks Online på siden Velg dataene du vil synkronisere, og velg objektet du vil synkronisere til HubSpot. Rullegardinmenyen HubSpot oppdateres automatisk.
• Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:

• Klikk på Neste øverst til høyre.
• Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning, og velg om du vil bruke HubSpot-data eller Bruk QuickBooks Online-data.
• I delen Tilordnede felt slår du av bryterne for å ekskludere dem fra synkroniseringen. Finn ut mer om tilordning av datasynkroniseringsfelt.
  • Brukere i en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan legge til flere felt ved å klikke på Legg til en tilordning under de forhåndsdefinerte feltene.
    • Velg feltene fra rullegardinmenyene, og klikk på Opprett, eller klikk på  delete for å fjerne tilordningen.
    • Hvis du vil redigere eller fjerne en tilordning du har lagt til, klikker du på Handlinger og deretter på Rediger eller Slett.

• Klikk på Neste øverst til høyre.
• På Grenseskjermen vil anbefalte filtre automatisk bli satt for deg, basert på datoen du konfigurerer synkroniseringen. Filtre er konfigurert for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. Se gjennom HubSpots anbefalte synkroniseringsfiltre.

• Synkroniseringsfiltre (unntatt synkronisering av utgående faktura) kan redigeres. Slik redigerer du synkroniseringsfiltrene:
  • Klikk på Rediger ved siden av synkroniseringsfilteret under Filtre.

• • Velg dine egenskaper og filterkriterier.
  • Klikk på Bruk kriterier, og klikk deretter på Ferdig.

Når synkroniseringen er slått på, synkroniseres dataene automatisk mellom de to systemene. Etter at den første synkroniseringen er fullført, synkroniseres postene innen 10 minutter etter en endring. 

Anbefalte synkroniseringsfiltre

Når du setter opp en synkronisering, vil anbefalte filtre automatisk settes for deg, basert på datoen du setter opp synkroniseringen. Filtre er konfigurert for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres om nødvendig

Anbefalte filtre som settes automatisk er:

• Kontakter: Toveissynkronisering med følgende filtre for å hindre at unødvendige kontakter synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filter er satt til Alle kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppen er filtrene Fakturastatus ingen av Utkast og Opprett dato er etter [dagens dato] og Fakturakilde er noen av HubSpot er angitt.

• Fakturaer: uten at et filter er angitt, synkroniseres alle fakturaer mellom QuickBooks Online og HubSpot. Dette filteret setter opp en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med opprettet tid er etter [dagens dato kl. 00:00] filter. Datoen er satt til gjeldende dag.
  
  
• Produkter: en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardfiltersettet Alle produkter og tjenester.
  
  

Angi visningsnavnet på kunder

Kunder som synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, får navnet på den tilknyttede firmaposten angitt som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har noe tilknyttet selskap i HubSpot, vil visningsnavnet i Quickbooks Online som standard bruke egenskapene for fornavn og etternavn.

Slik endrer du dette:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
• Klikk på Kontaktsynkronisering.
• På Konfigurer-skjermen, i Tilordnede felt-delen, klikker du for å slå av tilordningsbryteren for Visningsnavn ← tilknyttet firmanavn-feltet.

Merk: Felt for visningsnavn må være unike i QuickBooks Online. Den første kontakten fra et selskap vil ha visningsnavnet satt til firmanavnet, men alle kontakter fra det selskapet som forsøker å synkronisere med QuickBooks Online etter den første kontakten, vil ikke synkroniseres, fordi visningsnavnet allerede er i bruk. Det anbefales å bruke én kontakt i et selskap som faktureringskontakt for eventuelle fakturaer eller betalinger for å unngå synkroniseringsfeil. Fakturaer, betalingskoblinger eller tilbud kan sendes til et hvilket som helst antall kontakter, men bare én kontakt (som samsvarer med kunden i QuickBooks Online) skal være formelt tilknyttet.

Rediger datasynkronisering

Slik redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
• Hold markøren over Kontaktsynkronisering, Produktsynkronisering eller Fakturasynkronisering, og klikk på Rediger.
• Gjør endringene ved å følge trinnene som om du satte opp synkroniseringen for første gang.

Gjennomgå synkroniseringsstatuser

Slik går du gjennom en liste over poster og deres synkroniseringsstatus:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
  • Klikk på Objektvisning i kategorien Synkroniseringsoversikt for å se antall poster som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen, og deretter klikker du på Rediger kolonner.
    • Klikk på Alle objekter ved siden av Filtrer etter: for å filtrere etter objekt.
    • Hvis du klikker på et tall ved siden av en post, åpnes et sidepanel for å se gjennom postene.

• • • • Hvis synkroniseringsoppføringer mislykkes, holder du markøren over informasjonsikonet under Feilkategori for å se en forklaring på hvorfor fakturaen ikke synkroniseres.

• • Klikk på Postvisning for å vise en liste over poster. 
    
    • Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen, og deretter klikker du på Rediger kolonner.
    • Bruk filtrene over tabellen til å filtrere postene.
    • Bruk sidenavigasjonen nederst i tabellen for å navigere gjennom postene.
    • Klikk på pilen under Synkroniser aktivitet for å se mer informasjon om aktiviteten i en post.

Eksporter synkroniseringsposter

Slik eksporterer du synkroniseringsposter:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
• Klikk på Opptaksvisning.
• Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen, og deretter klikker du på Rediger kolonner.
• Bruk filtrene over tabellen til å filtrere postene.
• Når du har filtrert postene, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen, og deretter på Eksporter.
• Velg filformat, og klikk deretter på Eksporter.
• Eksportfilen sendes på e-post til e-postadressen for kontoen din. Du vil også motta et varsel i appen når eksporten er klar.

Slå av eller slett datasynkronisering

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidepanel.
• Klikk på QuickBooks Online.
• Hold musepekeren over objektsynkroniseringen du vil deaktivere, klikk på Mer og velg Slå av synkronisering.

• Dette forhindrer at poster synkroniseres mellom HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slått av, kan du klikke på Rediger synkroniseringsinnstillinger for å slå den på igjen.
• Klikk på Slett synkronisering for å slette synkroniseringen.