Tilkoble HubSpot og QuickBooks Online

Koble HubSpot-kontoen din til QuickBooks Online med datasynkronisering. Når du har tilkoblet kontoene dine, kan du synkronisere kontakter, produkter og fakturaer mellom de to systemene. Du kan også se betalingsoppføringene på tidslinjen for avtaleoppføringen. Se denne artikkelen hvis du bruker den eldre integreringen HubSpot-QuickBooks Online.

Merk: Vi anbefaler at du rådfører deg med regnskaps- og juridisk avdeling om hvorvidt denne funksjonaliteten passer for dine behov, før du tilkobler integreringen.

For å få en oversikt over HubSpots integrering med QuickBooks Online, se denne videoen:

Før du setter i gang

Begrensninger

• Redigering av fakturaer i QuickBooks Online: Noen endringer kan ikke gjøres på fakturaer som er opprettet i HubSpot fra QuickBooks Online. Redigeringer som ikke kan gjøres, er å legge til eller fjerne linjeelementer, oppdatere priser, fjerne en betaling eller legge til skatteinformasjon. Hvis redigeringen ikke gjøres i HubSpot, vil fakturaen ikke synkroniseres. Du kan oppdatere fakturafelter, legge til betalinger eller kreditter og legge til servicedatoer i linjeelementet på en HubSpot-kredittert faktura fra QuickBooks Online. Endelig kan fakturaer som er opprettet i QuickBooks Online, redigeres i QuickBooks Online.
• Fakturering av skatt: Bruk automatisk moms for å synkronisere automatiserte skattedata fra HubSpot til QuickBooks Online, når du oppretter fakturaer med automatisk skatt i HubSpot.
• Ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versjoner krever at synkroniserte fakturaer inkluderer skatt (f.eks. mva, HST, GST osv.). HubSpot fakturaer kan ikke opprettes med skatt, så brukere med QuickBooks Online-kontoer utenfor USA vil ikke kunne bruke denne funksjonen.
• Inntektsføring: Fakturaer fra HubSpot støtter ikke å legge til en servicedato på linjeelementer i HubSpot, noe som er nødvendig når du bruker QuickBooks Online' funksjonalitet for inntektsføring.
• Avtaleegenskap for Konto: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til gruppen Avtaleegenskaper for Konto . Det anbefales å bruke objektet Faktura når du oppretter rapporter og trigger arbeidsflyter hvis du har tilkoblet denne appen.
• Betalinger fordelt på flere fakturaer: I QuickBooks Online kan en betaling knyttes til flere fakturaer. I HubSpot kan imidlertid ikke betalinger deles opp på flere fakturaer. Derfor vil ikke betalinger som har flere tilknyttede fakturaer i QuickBooks Online, synkroniseres med HubSpot. 

Anbefalinger før du bruker integreringen

• Slå av E gendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks Online: Sjekk om innstillingen Egendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks Online er på. Det anbefales at denne innstillingen er slått av. Hvis den ikke er slått på, vil fakturaer som opprettes i QuickBooks Online automatisk ta i bruk HubSpot-fakturaenes prefiks, noe som kan lead til motstridende fakturanumre.
• Lås lukkete regnskapsperioder: Slå på innstillingen som automatisk låser lukkete regnskapsperioder i QuickBooks Online. Dette sørger for at eventuelle lukkete konti er beskyttet mot å bli endret.
• Synkroniser produkter: Det anbefales å synkronisere produktene dine fra QuickBooks Online til HubSpot, og å bruke disse produktene når du oppretter fakturaer, tilbud og betalingslenker. Dette garanterer at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, blir de korrekt knyttet til de inntekts- og utgiftskontiene du har satt opp.

Vær oppmerksom på dette:

• Produktsynkroniseringen bruker SKU-egenskapen for matching. For å unngå duplisering av produkter synkroniserer produktsynkronisering som standard bare produkter med SKU-er. Det anbefales å legge til SKU-er for de produktene i QuickBooks Online som du ønsker å synkronisere.
• Hvis en faktura har linjeelementer som ikke kan matches med et produkt i QuickBooks Online, opprettes det et produkt i QuickBooks Online som kalles Egendefinert Lin jeelement, og linjeelementer som ikke kan matches, blir matchet med dette produktet. Du definerer hvilken inntektskonto dette egendefinerte Linjeelementet produktet skal knyttes til iKonfigurer-trinnet for synkronisering av fakturaer.

• Synkroniser alle kunder :Detanbefales å synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du oppretter en faktura for en eksisterende kunde, må du sørge for å bruke kontakten som ble synkronisert fra QuickBooks Online. Dette vil sørge for at alle fakturaer du oppretter er tilkoblet riktig kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, må du sørge for at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-postadresse du vil ha tilkoblet kunden i QuickBooks Online. 
• Oppdater arbeidsflythandlingene Opprett betalt faktura og Opprett betalt salgskvittering : Hvis du bruker toveis fakturasynkronisering, anbefales det å oppdatere arbeidsflythandlingene for å filtrere ut betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil trigge opprettelse av betalte fakturaer. Det blir bare én betaling, men det blir to fakturaer for betalingen. 

Forstå begrensninger og hensyn ved synkronisering av kreditnotaer (BETA)

Hvis du er Super Admin, kan du velge kontoen din i Credit Memos QuickBooks Online Data Sync beta for å synkronisere kreditnotaer mellom HubSpot og QuickBooks Online. 

Før du begynner å arbeide med denne funksjonen, må du være oppmerksom på følgende: 

• Du kan konfigurere synkroniseringen til å være enveis eller toveis.
• Synkronisering av kreditnotaer inkluderer linjeelementer, rabatter, automatisert merverdiavgift, kreditnotaer på fakturaer og betalingsoppføringer som ikke er null, og som inkluderer beløp for kreditnotaer.
• Annullering av en kreditnota i HubSpot synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Annulleringer må fylles ut manuelt i QuickBooks Online.
• Synkroniseringsfilteret for utgående kreditnotaer kan ikke redigeres i HubSpot.
• Noen av feltene for synkronisering av kreditnotaer er interne og kan ikke redigeres i HubSpot.
• I visse situasjoner med overbetaling i QuickBooks Online kan beløpet som er brukt på Inbound være større enn beløpet som er brukt på fakturaen.

Koble til appen

Tillatelser påkrevd Du må være Super Admin eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din for å kunne tilkoble appen. 

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter QuickBooks Online, og velg det i søkeresultatet.
3. Skriv inn innloggingsinformasjonen for QuickBooks Online, og klikk på Avdrag. 

Merk: Det er ikke mulig å tilkoble en konto i QuickBooks sandbox til HubSpot.

Konfigurer synkroniseringen med Guided Setup

Når du har avdraget QuickBooks Online-integreringen, blir du omdirigerte til siden Guidet oppsett . Dette er en flytseddel på én side som veileder deg gjennom trinnene for å sette opp synkronisering av Faktura, Kontakt og Produkt mellom HubSpot og QuickBooks.

Slik gjennomgår du synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt: 

1. Klikk på høyre pil for hvert objekt for å vise synkroniseringsinnstillingene. Synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt vil inkludere: 

• • Synkroniseringsretning: Du kan konfigurere synkroniseringen til å være enveis eller toveis. 
  • Løsning av datakonflikter: Du kan velge hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
  • Feltkartlegginger: Du kan konfigurere feltkartleggingene dine. 
  • Synkroniseringsfiltre: Du kan legge til filtre for å begrense hvilke oppføringer som skal synkroniseres. 

2. Hvis det er noen feil i synkroniseringsinnstillingene som krever din oppmerksomhet, vises de nederst i hver seksjon for synkronisering av objekter.
   

3. Hvis du ønsker å tilpasse synkroniseringsinnstillingene ytterligere, klikker du på Gå til avanserte innstillinger.
4. Klikk på Lagre og start synkronisering øverst til høyre for å fullføre oppsettet og begynne å synkronisere data.

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene dine

Slik slår du på datasynkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Klikk på Konfigurer synkronisering.
6. På siden Velg dataene du vil synkronisere , klikker du på rullegardinmenyen QuickBooks Online og velger objektet du vil synkronisere med HubSpot. Nedtrekksmenyen i HubSpot oppdateres automatisk.
7. Klikk på pilene for synkroniseringsretning , og velg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:

8. Klikk på Neste øverst til høyre.
9. Klikk på rullegardinmenyen Løsning av datakonflikt , og velg om du vil bruke HubSpot-data eller bruke QuickBooks Online-data .

10. I delen Mapped fields (Tilordnede felt ) slår du av bryterne for å ekskludere dem fra synkroniseringen. Finn ut mer om feltkartlegging for datasynkronisering.

• • Brukere med en Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan legge til flere felt ved å klikke på Legg til en kartlegging under de forhåndsdefinerte feltene.
    • Velg feltene fra rullegardinmenyene og klikk på Opprett, eller klikk på delete slett for å fjerne tilordningen.
    • Hvis du vil redigere eller fjerne en tilordning du har lagt til, klikker du på Handlinger og deretter på Rediger eller Slett.

11. Klikk på Neste øverst til høyre.
12. På skjermbildet Begrens , vil anbefalte filtre automatisk bli satt opp for deg, basert på datoen du setter opp synkroniseringen. Filtre er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. Gjennomgå HubSpots anbefalte synkroniseringsfiltre.
13. Synkroniseringsfiltre (unntatt synkronisering av utgående fakturaer) kan redigeres. Slik redigerer du synkroniseringsfiltrene:

• • Under Filtre klikker du på Rediger ved siden av synkroniseringsfilteret.

• • Velg egenskaper og filterkriterier.
  • Klikk på Bruk kriterier, og klikk deretter på Ferdig.

Når synkroniseringen er slått på, synkroniseres data automatisk mellom HubSpot og QuickBooks. Etter at den første synkroniseringen er fullført, synkroniseres oppføringene med jevne mellomrom:

• Endringer fra HubSpot til QuickBooks oppdages i løpet av få minutter.

• Endringer fra QuickBookstil HubSpot registreres hvert 30. minutt.

Data kan også synkroniseres på forespørsel ved å klikke på knappen Sync now i fanen Customer Relationship Management for å få de nyeste oppdateringene.

Anbefalte synkroniseringsfiltre

Når du setter opp en synkronisering, vil anbefalte filtre automatisk bli satt opp for deg, basert på datoen du setter opp synkroniseringen. Filtre er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt ved synkronisering fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres om nødvendig

De anbefalte filtrene som stilles inn automatisk, er

• Kontakter: toveis synkronisering med følgende filtre for å forhindre at unødvendige kontakter synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filteret er satt til Alle kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppen er filtrene Faktura status er ingen av Kladd og Opprettelsesdato er etter [dagens dato] og Faktura kilde er noen av HubSpot angitt.
• Fakturaer: Uten at et filter er satt, vil alle fakturaer synkroniseres mellom QuickBooks Online og HubSpot synkroniseres. Dette filteret setter opp en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Opprettet tid er etter [dagens dato kl. 12:00]. Datoen settes til gjeldende dag.
• Produkter: en enveissynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardinnstillingen Alle produkter & tjenester som filter.

Angi visningsnavnet på kunder

Kunder som synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil ha navnet på den tilknyttede foretaksoppføringen angitt som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har noen tilknyttet bedrift i HubSpot, vil visningsnavnet i QuickBooks Online som standard bruke egenskapene fornavn og etternavn.

For å endre dette:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Klikk på Kontakt synkronisering.
6. På skjermbildet Konfigurer , i delen Tilknyttede felt , klikker du på for å slå av feltkartleggingen Visningsnavn ← Tilknyttet firmanavn .

Merk: Visningsnavn-feltene må være unike i QuickBooks Online. Den første kontakten fra et selskap vil ha visningsnavnet satt til firmanavnet, men alle kontakter fra dette selskapet som forsøker å synkronisere med QuickBooks Online etter den første kontakten, vil ikke kunne synkroniseres fordi visningsnavnet allerede er i bruk. Det anbefales å bruke én kontakt i en bedrift som kontakt for fakturering av fakturaer eller betalinger for å unngå synkroniseringsfeil. Fakturaer, betalingslenker eller tilbud kan sendes til et hvilket som helst antall kontakter, men bare én kontakt (som samsvarer med kunden i QuickBooks Online) skal være formelt tilknyttet.

Rediger datasynkronisering

Slik redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management syncs . 
5. Hold musepekeren over Kontakt synkronisering, Produkt synkronisering eller Faktura synkronisering, og klikk på Rediger.
6. Gjør endringene ved å følge trinnene som om du skulle konfigurere synkroniseringen for første gang.

Gjennomgå synkroniseringsstatus

Slik gjennomgår du en liste over oppføringer og deres synkroniseringsstatus:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .

• • Klikk på Objekt for å se antall oppføringer som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
    • Klikk på Alle objekter ved siden av Filtrer etter : for å filtrere etter objekt.
    • Klikk på antall oppføringer i hver kolonne for å se mer informasjon om hvilke oppføringer som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. 

• • Klikk på Oppføring for å vise en liste over oppføringer.
    
    • Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
    • Bruk filtrene over tabellen til å filtrere oppføringene.
    • Bruk sidenavigasjonen nederst i tabellen til å navigere gjennom oppføringene.
    • Under Synkroniser aktivitet kan du klikke på pilen for å se mer informasjon om aktiviteten på en oppføring.

Eksport av synkroniserte oppføringer

Slik eksporterer du synkroniseringsoppføringer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .
5. Klikk på Oppføring.
6. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
7. Bruk filtrene over tabellen til å filtrere oppføringene.
8. Når du har filtrert oppføringene, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Eksport.
9. Velg filformat, og klikk deretter på Eksport.
10. Filen for eksport vil bli sendt til din konto på e-post. Du vil også motta et varsel i appen når eksporten er klar.

Slå av datasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Integreringer > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
3. Klikk på QuickBooks Online.
4. Klikk på fanen Customer Relationship Management .
5. Hold markøren over objektet du vil slå av, klikk på Mer, og velg Slå av synkronisering.

6. Dette vil forhindre at oppføringer synkroniseres mellom HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slått av, kan du klikke på Mer > Slå på synkronisering for å slå den på igjen.