Połączenie HubSpot i QuickBooks Online

Połącz swoje konto HubSpot z QuickBooks Online za pomocą synchronizacji danych. Po połączeniu kont możesz synchronizować kontakty i produkty między dwoma systemami, a także synchronizować faktury z Quickbooks Online do HubSpot. Możesz także zobaczyć szczegóły płatności na osi czasu rekordu transakcji.

Wymagania HubSpot

• Musisz być Super Administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
• Do tworzenia niestandardowych mapowań pól wymagana jest przynajmniej wersja Operations Hub Starter. Domyślne mapowania są dostępne we wszystkich planach.

Podłącz aplikację

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz Centrum zasobów.
• Wyszukaj QuickBooks Online i wybierz go w wynikach.
• Wprowadź dane logowania do QuickBooks Online i kliknij Zainstaluj aplikację.

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji

Aby włączyć synchronizację danych:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
• Na stronie Wybierz dane, które chcesz z synchronizować kliknij obiekt, który chcesz zsynchronizować między HubSpot i QuickBooks Online oraz kierunek synchronizacji. Można synchronizować następujące obiekty:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Na ekranie Limit automatycznie zostaną ustawione zalecane filtry w oparciu o datę konfiguracji synchronizacji. Zapoznaj się z zalecanymi filtrami synchronizacji HubSpot.

• Filtry synchronizacji można edytować. Aby edytować filtry synchronizacji:
  • W sekcji Filtry kliknij przycisk Edytuj obok filtra synchronizacji.

• • Wybierz właściwości i kryteria filtrowania.
  • Kliknij Zastosuj kryteria, a następnie kliknij Gotowe.

Po włączeniu synchronizacji dane będą automatycznie synchronizowane między dwoma systemami. Po zakończeniu pierwszej synchronizacji rekordy zostaną zsynchronizowane w ciągu 10 minut od zmiany.

Dowiedz się więcej o mapowaniu pól między HubSpot i QuickBooks Online.

Uwaga: gdy faktura zostanie zsynchronizowana z QuickBooks do HubSpot, zostanie ona powiązana z główną firmą kontaktu na fakturze. Jeśli kontakt ma więcej niż jedną firmę powiązaną z nim w HubSpot, podstawowa firma zostanie powiązana z fakturą. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy, żadna firma nie zostanie powiązana z fakturą. Po powiązaniu firmy można ją ręcznie zaktualizować.

Aby wyłączyć synchronizację danych:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
• Kliknij QuickBooks Online.
• Najedź kursorem na synchronizację obiektów, którą chcesz wyłączyć, a następnie kliknij Więcej i wybierz Wyłącz synchronizację.

Zapobiegnie to synchronizacji rekordów między HubSpot i QuickBooks Online. Po wyłączeniu synchronizacji możesz kliknąć Edytuj ustawienia synchronizacji, aby włączyć ją ponownie. Możesz też kliknąć przycisk Usuń synchronizację, aby usunąć synchronizację.

Uwaga: ta aplikacja nie zapisuje danych do grupy właściwości Accounting deal. Zaleca się korzystanie z obiektu faktury podczas tworzenia raportów i wyzwalania przepływów pracy, jeśli ta aplikacja jest podłączona.

Zalecane filtry synchronizacji

Podczas konfigurowania synchronizacji między HubSpot i QuickBooks Online można ustawić filtry dla różnych obiektów, aby zapewnić synchronizację właściwych danych między dwoma systemami. Poniżej znajdują się zalecane przez HubSpot filtry synchronizacji:

• Kontakty: zaleca się skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji z następującymi filtrami, aby zapobiec synchronizacji niepotrzebnych kontaktów z HubSpot do QuickBooks Online:
  • QuickBooksOnline → Hub Spot: użyj domyślnego filtra Wszyscy klienci.
  • HubSpot → Quick Books Online: w pierwszej grupie filtrów ustaw filtry na Invoice status is none of Draft i Create date is after [today's date] oraz Invoice source is any of HubSpot.

• Faktury: zaleca się skonfigurowanie jednokierunkowej synchronizacji z QuickBooks Online do HubSpot z filtrem Czas utworzenia jest po [dzisiejszej dacie o 12:00] . Data powinna być ustawiona na bieżący dzień.
  
  
• Produkty: skonfiguruj jednokierunkową synchronizację z QuickBooks Online do HubSpot z domyślnym filtrem(Wszystkie produkty i usługi).
  
  

Ustaw nazwę wyświetlaną dla klientów

Klienci zsynchronizowani z HubSpot do QuickBooks Online będą mieli ustawioną nazwę powiązanego rekordu firmy jako wyświetlaną nazwę. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy w HubSpot, wyświetlana nazwa w Quickbooks będzie domyślnie używać właściwości Imię i Nazwisko.

Aby to zmodyfikować:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij opcję Contact sync.
• Na ekranie Konfiguracja, w sekcji Mapowane pola kliknij, aby wyłączyć mapowanie pól Wyświetlana nazwa ← Powiązana nazwa firmy.

Uwaga: pola wyświetlanej nazwy muszą być unikalne w Quickbooks Online. Pierwszy kontakt z firmy będzie miał ustawioną Nazwę wyświetlaną na nazwę firmy, ale wszystkie kontakty z tej firmy, które spróbują zsynchronizować się z QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, nie zostaną zsynchronizowane, ponieważ ich Nazwa wyświetlana jest już używana. Zaleca się używanie jednego kontaktu w firmie jako kontaktu rozliczeniowego dla wszelkich faktur lub płatności, aby uniknąć błędów synchronizacji. Faktury, linki płatności lub oferty mogą być wysyłane do dowolnej liczby kontaktów, ale tylko jeden kontakt (pasujący do klienta w Quickbooks) powinien być formalnie powiązany.

Wyświetlanie obiektu faktury

Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z QuickBooks Online można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• W lewym górnym rogu kliknij Kontakty. Z rozwijanego menu wybierz opcjęFaktury. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.

Faktury zsynchronizowane z QuickBooks Online nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem HubSpot seal.

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• Kliknij Właściwości.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Właściwości faktury.
• Następnie utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane o ostatnio zaktualizowaną fakturę w Quickbooks.

Eksportowanie rekordów synchronizacji

Aby wyeksportować rekordy synchronizacji:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij widok rekordów.
• Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
• Użyj filtrów nad tabelą, aby przefiltrować rekordy.
• Po przefiltrowaniu rekordów kliknij Więcej w prawym górnym rogu tabeli, a następnie kliknij Eksportuj.
• Wybierz format pliku, a następnie kliknij Eksportuj.
• Plik eksportu zostanie wysłany na adres e-mail konta. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji, gdy eksport będzie gotowy.