Połączenie HubSpot i QuickBooks Online

Połącz swoje konto HubSpot z QuickBooks Online za pomocą synchronizacji danych. Po połączeniu kont można synchronizować kontakty, produkty i faktury między dwoma systemami. Możesz również zobaczyć szczegóły płatności na osi czasu Rekordu transakcji. Jeśli korzystasz ze starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online, zapoznaj się z tym artykułem .

Uwaga: przed podłączeniem integracji zalecane jest skonsultowanie się z zespołem księgowym i prawnym w sprawie przydatności tej funkcji do własnych potrzeb.

Aby zapoznać się z integracją HubSpot z QuickBooks Online, obejrzyj ten film:

Przed rozpoczęciem

Ograniczenia

• Edycja faktur w QuickBooks Online: niektórych zmian nie można wprowadzać do faktur utworzonych w HubSpot z poziomu QuickBooks Online. Edycje, których nie można dokonać, obejmują dodawanie lub usuwanie pozycji, aktualizowanie cen, usuwanie płatności lub dodawanie informacji podatkowych. Jeśli edycja nie zostanie dokonana w HubSpot, faktura nie zostanie zsynchronizowana. Możesz aktualizować pola faktury, dodawać płatności lub kredyty oraz dodawać daty usług do pozycji na fakturze wygenerowanej przez HubSpot z poziomu QuickBooks Online. Wreszcie, faktury utworzone w QuickBooks Online mogą być edytowane w QuickBooks Online.
• Naliczanie podatku: użyj automatycznegopodatku od sprzedaży, aby zsynchronizować automatyczne dane podatkowe z HubSpot do QuickBooks Online podczas tworzenia faktur z automatycznym podatkiem w HubSpot.
• Konta QuickBooks Online spoza USA: większość wersji QuickBooks Online spoza USA wymaga, aby zsynchronizowane faktury zawierały podatek (np. VAT, HST, GST itp.). Faktury HubSpot nie mogą być tworzone z podatkiem, więc użytkownicy z kontami QuickBooks Online spoza USA nie będą mogli korzystać z tej funkcji.
• Rozpoznawanie przychodów: Faktury HubSpot nie obsługują dodawania Daty Usługi do Pozycji w HubSpot, co jest wymagane w przypadku korzystania z funkcji rozpoznawania przychodów QuickBooks Online.
• Właściwość transakcji Accounting : aplikacja QuickBooks Online nie zapisuje danych do grupy właściwości transakcji Accounting. Zaleca się korzystanie z obiektu faktury podczas tworzenia raportów i wyzwalacza przepływów pracy, jeśli ta aplikacja jest podłączona.
• Płatności podzielone na faktury: w QuickBooks Online płatność może być dołączona do wielu faktur. Jednak w HubSpot płatności nie mogą być dzielone na faktury. Dlatego płatności, które mają wiele powiązanych faktur w QuickBooks Online, nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. 

Zalecenia przed rozpoczęciem korzystania z integracji

• Wyłączniestandardowy numer transakcji w QuickBooks Online: sprawdź, czy ustawienie niestandardowego numeru transakcji w QuickBooks Online jest włączone. Zaleca się wyłączenie tego ustawienia. Jeśli pozostanie włączona, faktury utworzone w QuickBooks Online automatycznie przyjmą prefiks faktur HubSpot, co może prowadzić do konfliktu numerów faktur.
• Zablokuj fin alizację okresów obrachunkowych : włączenie ustawienia, które automatycznie blokuje finalizację okresów obrachunkowych w QuickBooks Online. Daje to pewność, że wszelkie okresy finalizacji konta są chronione przed zmianą.
• Synchronizacja produktów: zaleca się synchronizację produktów z QuickBooks Online do HubSpot i używanie tych produktów podczas tworzenia faktur, wycen i łączy płatności. Zagwarantuje to, że gdy faktury i płatności zostaną zsynchronizowane z QuickBooks Online, zostaną one poprawnie połączone z utworzonymi kontami przychodów i wydatków.

Uwaga:

• Synchronizacja produktu wykorzystuje właściwość SKU do dopasowania. Aby uniknąć powielania produktów, synchronizacja produktów domyślnie synchronizuje tylko produkty z jednostkami SKU. Zaleca się dodanie jednostek SKU do produktów w QuickBooks Online, które mają zostać zsynchronizowane.
• Jeśli faktura zawiera pozycje, których nie można dopasować do produktu w QuickBooks Online, w QuickBooks Online zostanie utworzony produkt o nazwie Custom Line Item , a niedopasowane pozycje zostaną dopasowane do tego produktu. W krokuKonfiguruj synchronizacji faktur definiujesz, z którym kontem przychodowym będzie powiązany ten niestandardowy produkt pozycji.

• Synchronizacja wszystkich klientów: zalecasię zsynchronizowanie wszystkich klientów z QuickBooks Online do HubSpot jako kontaktów. Podczas tworzenia faktury dla istniejącego klienta należy użyć kontaktu, który został zsynchronizowany z QuickBooks Online. Pozwoli to upewnić się, że wszelkie tworzone faktury są powiązane z właściwym klientem w QuickBooks Online. Podczas wystawiania faktury nowemu klientowi należy upewnić się, że kontakt na fakturze jest kontaktem rozliczeniowym, którego adres e-mail ma być połączony z klientem w QuickBooks Online. 
• Aktualizacja działań przepływu pracy Create Zapłacone Faktura i Create paid sales receipt : w przypadku korzystania z dwukierunkowej synchronizacji faktur zaleca się aktualizację przepływu pracy w celu odfiltrowania płatności pochodzących z faktur (np. płatności, w których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności faktur będą również wyzwalać tworzenie zapłaconych faktur. Nastąpi tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury za płatność. 

Zrozumienie ograniczeń i rozważań dotyczących synchronizacji not kredytowych (BETA)

Jeśli jesteś Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach, możesz wybrać swoje konto do synchronizacji danych Credit Memos QuickBooks Online w wersji beta, aby zsynchronizować noty kredytowe między HubSpot i QuickBooks Online. 

Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: 

• Synchronizację można skonfigurować jako jednokierunkową lub dwukierunkową.
• Synchronizacja not kredytowych obejmuje pozycje, rabaty, automatyczny podatek od sprzedaży, aplikacje not kredytowych do faktur i niezerowe rekordy płatności, które zawierają kwoty aplikacji not kredytowych.
• Anulowanie noty kredytowej w HubSpot nie jest synchronizowane z QuickBooks Online. Anulowanie musi zostać wykonane ręcznie w QuickBooks Online.
• Filtru synchronizacji not kredytowych wychodzących nie można edytować w HubSpot.
• Niektóre pola synchronizacji not kredytowych są wewnętrzne i nie można ich edytować w HubSpot.
• W niektórych sytuacjach nadpłaty w QuickBooks Online, zastosowana kwota Inbound może być większa niż kwota zastosowana do faktury.

Podłącz aplikację

Wymagane uprawnienia Musisz być Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot, aby podłączyć aplikację. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj QuickBooks Online i wybierz go w wynikach.
3. Wprowadź dane logowania do QuickBooks Online i kliknij Rata. 

Uwaga: nie jest możliwe podłączenie konta w piaskownicy QuickBooks do HubSpot.

Skonfiguruj synchronizację za pomocą GUID Setup

Po zainstalowaniu integracji QuickBooks Online zostaniesz przekierowany na stronę Guid Setup . Jest to jednostronicowy przewodnik, który prowadzi przez kroki konfiguracji synchronizacji Faktury, Kontaktu i Produktu między HubSpot i QuickBooks.

Ocena ustawień synchronizacji dla każdego obiektu: 

1. Kliknij strzałkę w prawo dla każdej synchronizacji obiektu, aby wyświetlić ustawienia synchronizacji. Ustawienia synchronizacji dla każdego Obiektu będą zawierać: 

• • Kierunek synchronizacji: synchronizację można skonfigurować jako jednokierunkową lub dwukierunkową. 
  • Rozstrzyganie konfliktów danych: możesz wybrać, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
  • Mapowaniapól: można skonfigurować mapowania pól. 
  • Filtry synchronizacji: możesz dodać filtry, aby ograniczyć, które rekordy będą synchronizowane. 

2. Jeśli w ustawieniach synchronizacji występują błędy wymagające uwagi, zostaną one wyświetlone na dole każdej sekcji synchronizacji obiektów.
   

3. Jeśli chcesz jeszcze bardziej dostosować ustawienia synchronizacji, kliknij Przejdź do ustawień zaawansowanych.
4. Aby zakończyć konfigurację i rozpocząć synchronizację danych, w prawym górnym rogu kliknij Zapisz i rozpocznij synchronizację.

Konfiguracja ustawień synchronizacji

Aby włączyć synchronizację danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs . 
5. Kliknij Skonfiguruj synchronizację.
6. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować kliknij menu rozwijane QuickBooks Online i wybierz Obiekt , który chcesz zsynchronizować z HubSpot. Menu rozwijane HubSpot zostanie automatycznie zaktualizowane.
7. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji. Można synchronizować następujące obiekty:

8. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
9. Kliknij menu rozwijane Rozwiązywanie konfliktów danych i wybierz opcję Użyj danych HubSpot lub Użyj danych QuickBooks Online .

10. W sekcji Mapowania pól wyłącz przełączniki, aby wykluczyć je z synchronizacji. Dowiedz się więcej o mapowaniu pól synchronizacji danych.

• • Użytkownicy konta Data Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą dodać więcej pól, klikając Dodaj mapowanie poniżej wstępnie zdefiniowanych pól.
    • Wybierz pola z menu rozwijanych i kliknij przycisk Utwórz lub kliknij przycisk delete usuń, aby usunąć mapowanie.
    • Aby edytować lub usunąć dodane mapowanie, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Edytuj lub Usuń.

11. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
12. Na ekranie Limit automatycznie ustawione zostaną zalecane filtry w oparciu o datę konfiguracji synchronizacji. Filtry są skonfigurowane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. Ocena zalecanych filtrów synchronizacji HubSpot.
13. Filtry synchronizacji (z wyjątkiem synchronizacji faktur wychodzących) można edytować. Aby edytować filtry synchronizacji:

• • W sekcji Filtry kliknij przycisk Edytuj obok filtra synchronizacji.

• • Wybierz Właściwość i kryteria filtrowania.
  • Kliknij przycisk Zastosuj kryteria, a następnie kliknij przycisk Gotowe.

Po włączeniu synchronizacji dane będą automatycznie synchronizowane między HubSpot i QuickBooks. Po zakończeniu pierwszej synchronizacji rekordy będą synchronizowane w regularnych odstępach czasu:

• Zmiany z HubSpot do QuickBooks są wykrywane w ciągu kilku minut.

• Zmiany z QuickBooksdo HubSpot są wykrywane co 30 minut.

Dane można również synchronizować na żądanie, klikając przycisk Synchronizuj teraz na karcie synchronizacji CRM , aby uzyskać najnowsze aktualizacje.

Zalecane filtry synchronizacji

Podczas konfigurowania synchronizacji zalecane filtry zostaną automatycznie ustawione na podstawie daty synchronizacji. Filtry są skonfigurowane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. W razie potrzeby można je edytować

Zalecane filtry ustawiane automatycznie to:

• Kontakt: dwukierunkowa synchronizacja z następującymi filtrami, aby zapobiec synchronizacji niepotrzebnych kontaktów z HubSpot do QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtr jest ustawiony na Wszyscy klienci.
  • HubSpot → QuickBooks Online: w pierwszej grupie filtrów ustawione są filtry Status faktury to żaden z Wersji roboczych i Data utworzenia to po [dzisiejsza data] oraz Źródło faktury to dowolny z HubSpot .
• Faktura: bez ustawionego filtra wszystkie faktury będą synchronizowane między QuickBooks Online i HubSpot. Ten filtr konfiguruje jednokierunkową synchronizację z QuickBooks Online do HubSpot z filtrem Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Data jest ustawiana na bieżący dzień.
• Produkty: jednokierunkowa synchronizacja z QuickBooks Online do HubSpot z domyślnie ustawionym filtrem Wszystkie produkty & usługi .

Ustawienie wyświetlanej nazwy dla klientów

Klienci zsynchronizowani z HubSpot do QuickBooks Online będą mieli ustawioną nazwę powiązanego rekordu firmy jako Nazwę wyświetlaną. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy w HubSpot, nazwa wyświetlana w QuickBooks Online będzie domyślnie używać właściwości imienia i nazwiska.

Aby to zmodyfikować:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs . 
5. Kliknij opcję Synchronizacja kontaktów.
6. Na ekranie Konfiguracja , w sekcji Mapowane pola kliknij, aby wyłączyć mapowanie pól Wyświetlana nazwa ← Powiązana nazwa firmy.

Uwaga: Pola nazwy wyświetlanej muszą być unikalne w QuickBooks Online. Pierwszy kontakt z firmy będzie miał ustawioną nazwę wyświetlaną na nazwę firmy, ale wszelkie kontakty z tej firmy, które próbują zsynchronizować się z QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, nie zostaną zsynchronizowane, ponieważ ich nazwa wyświetlana jest już używana. Zaleca się używanie jednego kontaktu w firmie jako kontaktu rozliczeniowego dla wszelkich faktur lub płatności, aby uniknąć błędów synchronizacji. Faktury, łącza płatności lub wyceny mogą być wysyłane do dowolnej liczby kontaktów, ale tylko jeden kontakt (pasujący do klienta w QuickBooks Online) powinien być formalnie powiązany.

Synchronizacja edycji danych

Aby edytować istniejącą synchronizację danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs . 
5. Najedź kursorem na Kontakt, Produkt lub Faktura i kliknij Edytuj.
6. Wprowadź zmiany, obserwując kolejne kroki, tak jakbyś konfigurował synchronizację po raz pierwszy.

Ocena statusów synchronizacji

Ocena listy rekordów i ich statusu synchronizacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs .

• • Kliknij Widok obiektu , aby zobaczyć liczbę rekordów, które są synchronizowane, nieudane lub wykluczone. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij przycisk Więcej, a następnie kliknij przycisk Edytuj kolumny.
    • Kliknij opcję Wszystkie obiekty obok opcji Filtruj według: , aby filtrować według obiektu.
    • Kliknij liczbę rekordów w każdej kolumnie, aby zobaczyć więcej informacji na temat rekordów, które są synchronizowane, nieudane lub wykluczone. 

• • Kliknij Widok rekordów , aby wyświetlić listę rekordów.
    
    • Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij przycisk Więcej, a następnie kliknij przycisk Edytuj kolumny.
    • Użyj filtrów nad tabelą, aby przefiltrować rekordy.
    • Użyj nawigacji strony na dole tabeli, aby poruszać się po rekordach.
    • W sekcji Aktywność synchronizacji kliknij strzałkę , aby wyświetlić więcej informacji na temat aktywności w rekordzie.

Eksport rekordów synchronizacji

Aby eksportować rekordy synchronizacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs .
5. Kliknij przycisk Rekord view.
6. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij przycisk Więcej, a następnie kliknij przycisk Edytuj kolumny.
7. Użyj filtrów nad tabelą, aby przefiltrować rekordy.
8. Po przefiltrowaniu rekordów, w prawym górnym rogu tabeli kliknij Więcej, a następnie Eksport.
9. Wybierz format pliku, a następnie kliknij Eksport.
10. Plik eksportu zostanie wysłany na adres e-mail konta. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji, gdy eksport będzie gotowy.

Wyłącz synchronizację danych

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij QuickBooks Online.
4. Kliknij zakładkę CRM syncs .
5. Najedź kursorem na Obiekt, którego synchronizację chcesz wyłączyć, kliknij Więcej i wybierz Wyłącz synchronizację.

6. Zapobiegnie to synchronizacji rekordów między HubSpot i QuickBooks Online. Po wyłączeniu synchronizacji można kliknąć Więcej > Włącz synchronizację, aby włączyć ją ponownie.