Skorzystaj z integracji HubSpot z QuickBooks Online

Uwaga: jeśli instalujesz integrację QuickBooks Online po 2 maja 2023 r., zapoznaj się z tym artykułem , aby dowiedzieć się, jak ją zainstalować .

Skorzystaj z integracji QuickBooks Online z HubSpot, aby tworzyć faktury bezpośrednio z rekordu transakcji w HubSpot, wyświetlać informacje o fakturach i wyświetlać zdarzenia płatności na osi czasu transakcji.

Wymagania dotyczące integracji

• Aby połączyć QuickBooks Online z HubSpot, musisz być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace Access.

Zainstaluj integrację

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Użyj paska wyszukiwania, aby zlokalizować i wybrać integrację QuickBooks Online.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Zainstaluj aplikację.
• Zaloguj się przy użyciu danych QuickBooks Online.

• Po pomyślnym połączeniu integracji zostanie ona wyświetlona w sekcji Połączone aplikacje.
• Możesz połączyć wiele kont, przechodząc doikony arketplaMarketplace marketplace na głównym pasku nawigacyjnym. W sekcji Zarządzaj wybierz Połączone aplikacje.
• Wybierz QuickBooks Online i kliknij Połącz konto QuickBooks w prawym górnym rogu. Możesz również odłączyć swoje konto, wybierając opcję Odłącz.

Korzystanie z integracji

Po podłączeniu integracji można tworzyć faktury, przeglądać ich status i używać ich do wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Tworzenie faktur

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
• Kliknij nazwę rekordu transakcji.
• W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne kliknij Utwórz fakturę.

• Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
• Wybierz, czy chcesz utworzyć fakturę na podstawie istniejącej oferty, czy utworzyć ją od podstaw.
  • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz z oferty, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły oferty do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.

Uwaga: tylko oferty, które zostały opublikowane i nie wygasły, mogą być używane do tworzenia faktur.

• • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz od podstaw, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły transakcji do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
• Kliknij przycisk Dalej.

• Kliknij Dodaj produkty z QuickBooks , aby wybrać istniejące produkty z QuickBooks do dodania do faktury. Po dodaniu produktów kliknij przycisk Dalej.

• Jeśli tworzysz fakturę dla klienta spoza USA, kody podatkowe są wymagane dla każdej pozycji. Aby dodać kod podatkowy:
  • Kliknij Wyświetl kody podatkowe produktów.
  • W panelu wybierz kod podatkowy dla określonej pozycji.

• Wybierz warunki płatności, datę utworzenia faktury i termin płatności faktury .
• W sekcji Napisz wiadomość do klienta wpisz tekst, który pojawi się na fakturze klienta, a następnie kliknij przycisk Dalej.

• Przejrzyj szczegóły faktury. Kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić i edytować dane faktury.
• Aby utworzyć fakturę w QuickBooks, kliknij przycisk Utwórz wersję roboczą faktury.
• Kliknij nazwę faktury w sekcji Faktury, aby wyświetlić podgląd faktury.
• Faktura jest teraz gotowa do wysłania z konta Quickbooks.

Po utworzeniu faktury zostanie ona oznaczona jednym z poniższych etapów:

• Oczekiwanie na wysłanie: faktura nie została wysłana do klienta.
• Wysłano do klienta: faktura została wysłana do klienta.
• Częściowa płatność: faktura została częściowo opłacona.
• Opłacono w całości: faktura została opłacona w całości.
• Przeterminowana: termin płatności faktury minął i jest ona przeterminowana.

Następujące właściwości zostaną zaktualizowane, gdy faktura zostanie powiązana z transakcją za pośrednictwem integracji z Quickbooks:

• Kwota zafakturowana
• Odbiorca faktury
• Numer faktury
• Status faktury
• Termin płatności faktury

Dodawanie istniejącej faktury

• Na koncie HubSpot przejdź do Kontaktów, Firm lub Umów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne , kliknij Dodaj istniejącą fakturę.
  
  
  
  
• Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
• Wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie faktury. Kliknij przycisk Dodaj.
• Faktury powiązane z rekordem są wymienione w sekcjiFaktury integracyjne w rekordzie.
  
  
  
  
  

Uruchamianie przepływów pracy i tworzenie niestandardowych raportów

Po zainstalowaniu integracji z QuickBooks Online można tworzyć przepływy pracy przy użyciu nowych właściwości transakcji faktury wymienionych poniżej. Można na przykład utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail do klientów, którzy nie zapłacili faktury w terminie. Możesz też utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość Slack do Twojego zespołu za każdym razem, gdy odbierzesz płatność.

Nowe nieruchomości transakcyjne obejmują:

• Kwota zafakturowana
• Odbiorca faktury
• Numer faktury
• Status faktury
• Termin płatności faktury

Skorzystaj z nowych właściwości transakcji fakturowania, aby tworzyć niestandardowe raporty, dzięki czemu będziesz mieć pełny wgląd w dochody generowane przez Twój zespół.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane na podstawie ostatnio zaktualizowanej faktury w Quickbooks.

Włącz synchronizację kontaktów

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.

• W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
• Kliknij kartę Kontakty.
• Aby zsynchronizować klientów Quickbooks z kontaktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.

• W sekcji Tworzenie i aktualizowanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
• W sekcji Usuwanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną usunięte w Quickbooks.

Uwaga: tylko nowo utworzone i niedawno zaktualizowane kontakty będą synchronizowane z HubSpot.

Włącz synchronizację produktów

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.

• W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
• Kliknij kartę Produkty.
• Aby zsynchronizować produkty Quickbooks z produktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.

• W sekcji Tworzenie i aktualizacja produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
• W sekcji Usuwanie produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną usunięte w Quickbooks.

Uwaga: tylko nowo utworzone i niedawno zaktualizowane produkty zostaną zsynchronizowane z HubSpot.

• Przejdź do zakładki Mapowania właściwości produktu, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.

Edycja mapowań pól

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
• Kliknij kartę Kontakty lub Produkty.
• Kliknij Mapowania pól kontaktów lub Mapowania pól produktów, aby wyświetlić mapowania między właściwościami w HubSpot i polami w Quickbooks Online.
• Aby dodać nowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj nowe mapowanie.
• Kliknij menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot i pole Quickbooks Online, które chcesz zmapować.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Aby edytować mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij Edytuj.
• Aby usunąć mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij przycisk Usuń.

Korzystanie z zaawansowanych funkcji QuickBooks

Jeśli zintegrowałeś swoje konto QuickBook advance z HubSpot, możesz również wysyłać faktury bezpośrednio do menedżera zadań QuickBooks, tworzyć przepływy pracy QuickBooks i uzyskiwać dostęp do dodatkowych raportów.

Wysyłanie faktur do menedżera zadań QuickBooks

Gdy użytkownik tworzy fakturę i wysyła ją do QuickBooks advance, dane z oferty lub transakcji zostaną wysłane do menedżera zadań QuickBooks. Aby uzyskać dostęp do menedżera zadań na koncie Quickbooks:

• Zaloguj się do swojego konta Quickbooks Online.
• W lewym panelu kliknij HubSpot.
• W sekcji Do zrobienia kliknij opcję Wyświetl zadania.

W tym miejscu można zatwierdzać projekty faktur lub tworzyć nowe zadania.

Konfigurowanie przepływów pracy w QuickBooks w celu automatyzacji zadań

W sekcji Menedżer zadań można skonfigurować przepływy pracy, aby automatycznie tworzyć zadania, gdy trzeba wykonać działanie. Do wyboru są cztery standardowe przepływy pracy:

1. Przypomnienie o płatności
2. Przypomnienie o płatności dla dostawcy
3. Przypomnienie o depozytach bankowych
4. Przypomnienie o niewysłanych fakturach

Przepływy pracy można dostosować na koncie QuickBooks Online przed ich włączeniem.

Dowiedz się więcej o połączeniu HubSpot i Quickbooks Online Advanced.

Synchronizacja faktur z QuickBooks do HubSpot

Aby skonfigurować jednokierunkową synchronizację faktur z QuickBooks do HubSpot:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.

• W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
• Kliknij kartę Faktury.
• Aby zsynchronizować faktury Quickbooks z fakturami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.

• W sekcji Tworzenie i aktualizowanie faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co dzieje się w HubSpot, gdy faktury są tworzone lub aktualizowane w Quickbooks.
• W sekcji Usuwanie faktury użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy faktury zostaną usunięte w Quickbooks.
• Przejdź do zakładki mapowania pól faktury, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.

Wyświetlanie obiektu faktury

Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z QuickBooks można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
• W lewym górnym rogu kliknij opcję Kontakty. Z rozwijanego menu wybierz opcję Faktury. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• Kliknij przycisk Właściwości.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
• Następnie utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.