Data ostatniej aktualizacji: marca 12, 2024
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
Wszystkie produkty i plany
|
W tym artykule dowiesz się o starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online. Integracja ta została zastąpiona nową integracją QuickBooks Online. Zanim przejdziesz dalej, zwróć uwagę na następujące kwestie:
- Jeśli instalujesz integrację QuickBooks Online po 2 maja 2023 r., powinieneś zamiast tego postępować zgodnie z nowymi krokami konfiguracji integracji.
- Jeśli masz już zainstalowaną starszą integrację, możesz użyć narzędzia do migracji QuickBooks Online, aby uaktualnić ją do nowej integracji. Aby rozpocząć migrację, przejdź do ustawień integracji QuickBooks Online w HubSpot. Dowiedz się więcej o migracji integracji QuickBooks Online.
Korzystanie z integracji
Po podłączeniu integracji można tworzyć faktury, przeglądać ich status i używać ich do wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.
- Jeśli faktura w QuickBooks jest w innej walucie niż waluta firmowa konta HubSpot, HubSpot nie zsynchronizuje danych faktury z Quickbooks z właściwościami transakcji.
- Tylko faktury utworzone w HubSpot będą automatycznie widoczne na koncie HubSpot. Aby wyświetlić faktury utworzone na koncie Quickbooks, należy dodać je do HubSpot.
Tworzenie faktur
- Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
- Kliknij nazwę rekordu transakcji.
- W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne kliknij Utwórz fakturę.
Uwaga: karta paska bocznego Integracja faktur została usunięta w nowej integracji QuickBooks Online. Więcej informacji na temat tej zmiany można znaleźć w społeczności HubSpot.
- Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
- Wybierz, czy chcesz utworzyć fakturę na podstawie istniejącej oferty, czy utworzyć ją od podstaw.
- Jeśli wybierzesz opcję Utwórz z oferty, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły oferty do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
Uwaga: tylko oferty, które zostały opublikowane i nie wygasły, mogą być używane do tworzenia faktur.
-
- Jeśli wybierzesz opcję Utwórz od podstaw, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły transakcji do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
- Kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij Dodaj produkty z QuickBooks , aby wybrać istniejące produkty z QuickBooks do dodania do faktury. Po dodaniu produktów kliknij przycisk Dalej.
- Jeśli tworzysz fakturę dla klienta spoza USA, kody podatkowe są wymagane dla każdej pozycji. Aby dodać kod podatkowy:
- Kliknij Wyświetl kody podatkowe produktów.
- W panelu wybierz kod podatkowy dla określonej pozycji.
- Wybierz warunki płatności, datę utworzenia faktury i termin płatności faktury.
- W sekcji Napisz wiadomość do klienta wpisz tekst, który pojawi się na fakturze klienta, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Przejrzyj szczegóły faktury. Kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić i edytować dane faktury.
- Aby utworzyć fakturę w QuickBooks, kliknij przycisk Utwórz wersję roboczą faktury.
- Kliknij nazwę faktury w sekcji Faktury, aby wyświetlić podgląd faktury.
- Faktura jest teraz gotowa do wysłania z konta Quickbooks.
Po utworzeniu faktury zostanie ona oznaczona jednym z poniższych etapów:
- Oczekiwanie na wysłanie: faktura nie została wysłana do klienta.
- Wysłano do klienta: faktura została wysłana do klienta.
- Częściowa płatność: faktura została częściowo opłacona.
- Opłacono w całości: faktura została opłacona w całości.
- Przeterminowana: termin płatności faktury minął i jest ona przeterminowana.
Następujące właściwości zostaną zaktualizowane, gdy faktura zostanie powiązana z transakcją za pośrednictwem integracji z Quickbooks:
- Kwota zafakturowana
- Odbiorca faktury
- Numer faktury
- Status faktury
- Termin płatności faktury
Uwaga:
- HubSpot nie może utworzyć faktury w QuickBooks, jeśli niestandardowe numery transakcji są włączone w QuickBooks. Ta opcja musi być wyłączona, aby HubSpot mógł tworzyć faktury w QuickBooks.
- Tylko faktury utworzone w HubSpot będą automatycznie widoczne na koncie HubSpot. Aby wyświetlić faktury utworzone na koncie Quickbooks, należy dodać je do HubSpot.
Dodawanie istniejącej faktury
- Na koncie HubSpot przejdź do Kontaktów, Firm lub Umów.
- Kliknij nazwę rekordu.
- W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne, kliknij Dodaj istniejącą fakturę.
Uwaga: karta paska bocznego Integracja faktur została usunięta w nowej integracji QuickBooks Online. Więcej informacji na temat tej zmiany można znaleźć w społeczności HubSpot.
- Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
- Wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie faktury. Kliknij przycisk Dodaj.
- Faktury powiązane z rekordem są wymienione w sekcjiFaktury integracyjne w rekordzie.
Uruchamianie przepływów pracy i tworzenie niestandardowych raportów
Uwaga: podczas migracji do nowej integracji QuickBooks Online należy pamiętać o następujących różnicach w działaniu przepływu pracy:
- Starsza integracja: HubSpot utworzy nowe kontakty w QuickBooks Online niezależnie od tego, czy kontakt jest zsynchronizowany. Oznacza to, że podczas korzystania z akcji Utwórz fakturę QuickBooks, kontakt, który nie jest zsynchronizowany, zostanie utworzony w QuickBooks Online wraz z fakturą.
- Nowa integracja: HubSpot nie utworzy nowych kontaktów w QuickBooks, jeśli nie spełniają one kryteriów synchronizacji danych, które skonfigurowałeś. Oznacza to, że podczas korzystania z działań przepływu pracy QuickBooks Online, HubSpot nie powiedzie się, jeśli kontakt nie kwalifikuje się do synchronizacji z QuickBooks Online. Aby upewnić się, że przepływy pracy działają zgodnie z oczekiwaniami, należy zaktualizować kryteria rejestracji, aby dopasować je do filtrów synchronizacji danych.
Po zainstalowaniu integracji z QuickBooks Online można tworzyć przepływy pracy przy użyciu nowych właściwości transakcji faktury wymienionych poniżej. Można na przykład utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail do klientów, którzy nie zapłacili faktury w terminie. Możesz też utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość Slack do Twojego zespołu za każdym razem, gdy odbierzesz płatność.
Nowe nieruchomości transakcyjne obejmują:
- Kwota zafakturowana
- Odbiorca faktury
- Numer faktury
- Status faktury
- Termin płatności faktury
Skorzystaj z nowych właściwości transakcji fakturowania, aby tworzyć niestandardowe raporty, dzięki czemu będziesz mieć pełny wgląd w dochody generowane przez Twój zespół.
Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane na podstawie ostatnio zaktualizowanej faktury w Quickbooks.
Włącz synchronizację kontaktów
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Kontakty.
- Aby zsynchronizować klientów Quickbooks z kontaktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizowanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną usunięte w Quickbooks.
Uwaga: tylko nowo utworzone i niedawno zaktualizowane kontakty zostaną zsynchronizowane z HubSpot.
Włącz synchronizację produktów
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Produkty.
- Aby zsynchronizować produkty Quickbooks z produktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizacja produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną usunięte w Quickbooks.
Uwaga: tylko nowo utworzone i niedawno zaktualizowane produkty zostaną zsynchronizowane z HubSpot.
- Przejdź do zakładki Mapowania właściwości produktu, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.
Edycja mapowań pól
Uwaga: do skonfigurowania niestandardowych mapowań pól w nowej integracji QuickBooks Online wymagana jest subskrypcja Operations Hub Starter, Professional lub Enterprise.
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Kontakty lub Produkty.
- Kliknij Mapowania pól kontaktów lub Mapowania pól produktów, aby wyświetlić mapowania między właściwościami w HubSpot i polami w Quickbooks Online.
- Aby dodać nowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj nowe mapowanie.
- Kliknij menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot i pole Quickbooks Online, które chcesz zmapować.
- Kliknij przycisk Zapisz.
- Aby edytować mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij Edytuj.
- Aby usunąć mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij przycisk Usuń.
Korzystanie z zaawansowanych funkcji QuickBooks
Jeśli zintegrowałeś swoje konto QuickBook advance z HubSpot, możesz również wysyłać faktury bezpośrednio do menedżera zadań QuickBooks, tworzyć przepływy pracy QuickBooks i uzyskiwać dostęp do dodatkowych raportów.
Wysyłanie faktur do menedżera zadań QuickBooks
Gdy użytkownik tworzy fakturę i wysyła ją do QuickBooks advance, dane z oferty lub transakcji zostaną wysłane do menedżera zadań QuickBooks. Aby uzyskać dostęp do menedżera zadań na koncie Quickbooks:
- Zaloguj się do swojego konta Quickbooks Online.
- W lewym panelu kliknij HubSpot.
- W sekcji Do zrobienia kliknij opcję Wyświetl zadania.
W tym miejscu można zatwierdzać projekty faktur lub tworzyć nowe zadania.
Konfigurowanie przepływów pracy w QuickBooks w celu automatyzacji zadań
W sekcji Menedżer zadań można skonfigurować przepływy pracy, aby automatycznie tworzyć zadania, gdy trzeba wykonać działanie. Do wyboru są cztery standardowe przepływy pracy:
- Przypomnienie o płatności
- Przypomnienie o płatności dla dostawcy
- Przypomnienie o depozytach bankowych
- Przypomnienie o niewysłanych fakturach
Przepływy pracy można dostosować na koncie QuickBooks Online przed ich włączeniem.
Dowiedz się więcej o połączeniu HubSpot i Quickbooks Online Advanced.
Synchronizacja faktur z QuickBooks do HubSpot
Aby skonfigurować jednokierunkową synchronizację faktur z QuickBooks do HubSpot:
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Faktury.
- Aby zsynchronizować faktury Quickbooks z fakturami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizowanie faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co dzieje się w HubSpot, gdy faktury są tworzone lub aktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie faktury użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy faktury zostaną usunięte w Quickbooks.
- Przejdź do zakładki mapowania pól faktury, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.
Wyświetlanie obiektu faktury
Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z QuickBooks można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:
- Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
- W lewym górnym rogu kliknij opcję Kontakty. Z rozwijanego menu wybierz opcję Faktury. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.
Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- Kliknij przycisk Właściwości.
- Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
- Następnie utwórz właściwości.
Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.