Korzystanie z integracji HubSpot z QuickBooks Online (starsze wersje)

W tym artykule dowiesz się więcej o starszej wersji integracji HubSpot-QuickBooks Online. Integracja ta została zastąpiona nową integracją QuickBooks online. Przed kontynuowaniem należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli instalujesz integrację QuickBooks Online po 2 maja 2023 r., powinieneś postępować zgodnie z nowymi instrukcjami konfiguracji integracji.
• Jeśli zainstalowałeś już tę starszą integrację, możesz użyć narzędzia migracyjnego QuickBooks Online, aby zaktualizować ją do nowej wersji. Aby rozpocząć migrację, przejdź do ustawień integracji QuickBooks Online w HubSpot. Dowiedz się więcej o migracji integracji QuickBooks Online.

Korzystanie z integracji

Po połączeniu integracji można tworzyć faktury, przeglądać ich status oraz wykorzystywać je do uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Tworzenie faktur

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę rekordu transakcji.
3. W prawym panelu, w karcie Faktury integracji, kliknij Utwórz fakturę.

4. Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z menu rozwijanego i kliknij Dalej.
5. Wybierz opcję Utwórz na podstawie oferty, jeśli chcesz utworzyć fakturę na podstawie istniejącej oferty, lub opcję Utwórz od podstaw.

• • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz z oferty, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły oferty do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, możesz wybrać klienta z menu rozwijanego lub kliknąć opcję Utwórz nowego klienta QuickBooks. Do tworzenia faktur można używać tylko ofert, które zostały opublikowane i nie straciły ważności.

• • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz od podstaw, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły transakcji do rekordów QuickBook. Jeśli nie zostanie znaleziony żaden pasujący klient, możesz wybrać klienta z menu rozwijanego lub kliknąć opcję Utwórz nowego klienta [Legacy] QuickBooks Online.

6. Kliknij Dalej.
7. Kliknij opcję + Dodaj produkty z [Legacy] QuickBooks Online, aby wybrać istniejące produkty z QuickBooks i dodać je do faktury. Po dodaniu produktów kliknij opcję Dalej.
   
   
8. Jeśli tworzysz fakturę dla klienta spoza Stanów Zjednoczonych, dla każdej pozycji wymagane są kody podatkowe. Aby dodać kod podatkowy:

• • Kliknij opcję Wyświetl kody podatkowe produktów.
  • W panelu wybierz kod podatkowy dla konkretnej pozycji. Kody podatkowe nie muszą być ustawiane dla kont QuickBooks w Stanach Zjednoczonych, ponieważ QuickBooks doda je po swojej stronie.

9. Wybierz warunki płatności, datę utworzenia faktury i termin płatności faktury.
10. W sekcji Napisz wiadomość do klienta wpisz tekst, który pojawi się na fakturze klienta, a następnie kliknij Dalej.
11. Sprawdź szczegóły faktury. Kliknij Poprzedni, aby wrócić i edytować szczegóły faktury.
12. Aby utworzyć fakturę w programie QuickBooks, kliknij Utwórz fakturę.
13. Kliknij nazwę faktury w sekcji Faktury, aby wyświetlić podgląd faktury.
14. Faktura jest teraz gotowa do wysłania z konta QuickBooks.

Po utworzeniu faktury zostanie ona oznaczona jednym z poniższych etapów:

• Oczekuje na wysłanie: faktura nie została wysłana do klienta.
• Wysłana do klienta: faktura została wysłana do klienta.
• Częściowa płatność: faktura została częściowo opłacona.
• Opłacona w całości: faktura została opłacona w całości.
• Przeterminowana: termin płatności faktury minął i jest ona obecnie przeterminowana.

Następujące właściwości zostaną zaktualizowane, gdy faktura zostanie powiązana z transakcją za pośrednictwem integracji QuickBooks:

• Kwota faktury
• Odbiorca faktury
• Numer faktury
• Status faktury
• Termin płatności faktury

Dodaj istniejącą fakturę

1. W swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty, Firmy lub Transakcje.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym panelu, w karcie Integracja faktur, kliknij Dodaj istniejącą fakturę.
4. Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z menu rozwijanego i kliknij Dalej.
5. Wyszukaj fakturę i zaznacz pole wyboru po lewej stronie. Kliknij Dodaj.
   
   
6. Faktury powiązane z rekordem są wymienione w karcie Integracja faktur w rekordzie.

Uruchamianie przepływów pracy i tworzenie niestandardowych raportów

Po zainstalowaniu integracji QuickBooks Online można tworzyć przepływy pracy przy użyciu nowych właściwości transakcji faktury wymienionych poniżej. Na przykład można utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail z przypomnieniem do klientów, którzy nie zapłacili faktury w terminie. Można też utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość Slack do zespołu za każdym razem, gdy zostanie pobrana płatność.

Nowe właściwości transakcji obejmują:

• Kwota faktury
• Odbiorca faktury
• Numer faktury
• Status faktury
• Termin płatności faktury

Skorzystaj z nowych właściwości transakcji faktury, aby tworzyć niestandardowe raporty, dzięki czemu będziesz mieć pełny wgląd w dochody generowane przez Twój zespół dla firmy.

Uwaga: podczas synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji powyższe właściwości zostaną zaktualizowane na podstawie ostatnio zaktualizowanej faktury w QuickBooks.

Włącz synchronizację kontaktów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje. Następnie kliknij [Legacy] QuickBooks Online.
3. Przejdź do zakładki Kontakty.
4. Aby zsynchronizować klientów QuickBooks z kontaktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
5. W sekcji Tworzenie i aktualizowanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną utworzone lub zaktualizowane w QuickBooks. Tylko nowo utworzone i ostatnio zaktualizowane kontakty zostaną zsynchronizowane z HubSpot.
6. W sekcji Usuwanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną usunięte w QuickBooks.

Włącz synchronizację produktów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym panelu przejdź do Integracje > Połączone aplikacje. Następnie kliknij [Legacy] QuickBooks Online.
3. Przejdź do zakładki Produkty.
4. Aby zsynchronizować produkty QuickBooks z produktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
5. W sekcji Tworzenie i aktualizowanie produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną utworzone lub zaktualizowane w QuickBooks. Tylko nowo utworzone i ostatnio zaktualizowane produkty zostaną zsynchronizowane z HubSpot.
6. W sekcji Usuwanie produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną usunięte w QuickBooks.
7. Przejdź do karty Mapowania pól produktów, aby wyświetlić status synchronizacji właściwości między QuickBooks a HubSpot.

Edytuj mapowania pól

Uwaga: do skonfigurowania niestandardowego mapowania pól w nowej integracji QuickBooks Online wymagana jest subskrypcja Data Hub Starter, Professional lub Enterprise.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje. Następnie kliknij [Legacy] QuickBooks Online.
3. Kliknij kartę Kontakty lub Produkty.
4. Kliknij opcję Mapowanie pól kontaktów lub Mapowanie pól produktów, aby wyświetlić mapowania między właściwościami w HubSpot a polami w QuickBooks Online.
5. Aby dodać nowe mapowanie pól, kliknij Dodaj nowe mapowanie.
6. Kliknij menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot i pole QuickBooks Online, które chcesz ze sobą powiązać.
7. Kliknij Zapisz.
8. Aby edytować mapowanie pól, kliknij op cję Działania obok mapowania, a następnie kliknij opcję Edytuj.
9. Aby usunąć mapowanie pól, kliknij opcję Działania obok mapowania, a następnie kliknij opcję Usuń.

Synchronizuj faktury z QuickBooks do HubSpot

Aby skonfigurować jednokierunkową synchronizację faktur z QuickBooks do HubSpot:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym panelu przejdź do Integracje > Połączone aplikacje. Następnie kliknij [Legacy] QuickBooks Online.
3. Kliknij kartę Faktury.
4. Aby zsynchronizować faktury QuickBooks z fakturami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
5. W sekcji Tworzenie i aktualizowanie faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co ma się dziać w HubSpot, gdy faktury są tworzone lub aktualizowane w QuickBooks.
6. W sekcji Usuwanie faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co ma się dziać po usunięciu faktur w QuickBooks.
7. Przejdź do karty Mapowanie pól faktur, aby wyświetlić status synchronizacji właściwości między QuickBooks a HubSpot.

Wyświetl obiekt faktury

Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z QuickBooks można wyświetlić w obiekcie faktury HubSpot. Możesz również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Właściwości.
3. Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Właściwości faktury.
4. Kliknij opcję Utwórz właściwość, a następnie przejdź do tworzenia właściwości.

Obiekt faktury może służyć do segmentacji kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.