Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Korzystanie z integracji HubSpot z QuickBooks Online (starsze wersje)

Data ostatniej aktualizacji: maja 7, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

W tym artykule dowiesz się o starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online. Integracja ta została zastąpiona nową integracją QuickBooks Online. Zanim przejdziesz dalej, zwróć uwagę na następujące kwestie:

  • Jeśli instalujesz integrację QuickBooks Online po 2 maja 2023 r., powinieneś zamiast tego postępować zgodnie z nowymi krokami konfiguracji integracji.
  • Jeśli masz już zainstalowaną starszą integrację, możesz użyć narzędzia do migracji QuickBooks Online, aby uaktualnić ją do nowej integracji. Aby rozpocząć migrację, przejdź do ustawień integracji QuickBooks Online w HubSpot. Dowiedz się więcej o migracji integracji QuickBooks Online.

Korzystanie z integracji

Po podłączeniu integracji można tworzyć faktury, przeglądać ich status i używać ich do wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Uwaga: QuickBooks Online Advanced nie obsługuje już tworzenia faktur w menedżerze zadań QuickBooks. Faktury utworzone za pomocą karty Integracje faktur w HubSpot będą teraz wyświetlane na liście faktur w QuickBooks ze statusem Oczekujące na wysłanie. Faktury mogą być modyfikowane i nie będą automatycznie wysyłane do klientów.

Tworzenie faktur

  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Kliknij nazwę rekordu transakcji.
  • W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne kliknij Utwórz fakturę.
integration-invoice-create

Uwaga: karta paska bocznego Integracja faktur została usunięta w nowej integracji QuickBooks Online. Więcej informacji na temat tej zmiany można znaleźć w społeczności HubSpot.

  • Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
  • Wybierz, czy chcesz utworzyć fakturę na podstawie istniejącej oferty, czy utworzyć ją od podstaw.
    • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz z oferty, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły oferty do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks. Tylko oferty, które zostały opublikowane i nie wygasły, mogą być używane do tworzenia faktur.
    • Jeśli wybierzesz opcję Utwórz od podstaw, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły transakcji do rekordów QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwij anej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
  • Kliknij przycisk Dalej.
select-customer-quickbooks
  • Kliknij Dodaj produkty z QuickBooks , aby wybrać istniejące produkty z QuickBooks do dodania do faktury. Po dodaniu produktów kliknij przycisk Dalej.

add-products-quickbooks

  • Jeśli tworzysz fakturę dla klienta spoza USA, kody podatkowe są wymagane dla każdej pozycji. Aby dodać kod podatkowy:
    • Kliknij Wyświetl kody podatkowe produktów.
    • W panelu wybierz kod podatkowy dla określonej pozycji. Kody podatkowe nie muszą być wysyłane dla amerykańskich kont QuickBooks, ponieważ QuickBooks doda je po swojej stronie.
  • Wybierz warunki płatności, datę utworzenia faktury i termin płatności faktury.
  • W sekcji Napisz wiadomość do klienta wpisz tekst, który pojawi się na fakturze klienta, a następnie kliknij przycisk Dalej.
invoice-payment-quickbooks
  • Przejrzyj szczegóły faktury. Kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić i edytować dane faktury.
  • Aby utworzyć fakturę w QuickBooks, kliknij przycisk Utwórz wersję roboczą faktury.
  • Kliknij nazwę faktury w sekcji Faktury, aby wyświetlić podgląd faktury.
  • Faktura jest teraz gotowa do wysłania z konta Quickbooks.

Po utworzeniu faktury zostanie ona oznaczona jednym z poniższych etapów:

  • Oczekiwanie na wysłanie: faktura nie została wysłana do klienta.
  • Wysłano do klienta: faktura została wysłana do klienta.
  • Częściowa płatność: faktura została częściowo opłacona.
  • Opłacono w całości: faktura została opłacona w całości.
  • Przeterminowana: termin płatności faktury minął i jest ona przeterminowana.

Następujące właściwości zostaną zaktualizowane, gdy faktura zostanie powiązana z transakcją za pośrednictwem integracji z Quickbooks:

  • Kwota zafakturowana
  • Odbiorca faktury
  • Numer faktury
  • Status faktury
  • Termin płatności faktury

Uwaga:

  • HubSpot nie może utworzyć faktury w QuickBooks, jeśli w QuickBooks włączone są niestandardowe numery transakcji. Ta opcja musi być wyłączona, aby HubSpot mógł tworzyć faktury w QuickBooks.
  • Tylko faktury utworzone w HubSpot będą automatycznie widoczne na koncie HubSpot. Aby wyświetlić faktury utworzone na koncie Quickbooks, należy dodać je do HubSpot.
  • Jeśli faktura w QuickBooks jest w innej walucie niż waluta firmowa konta HubSpot, HubSpot nie zsynchronizuje danych faktury z Quickbooks z właściwościami transakcji.

Dodawanie istniejącej faktury

    • Na koncie HubSpot przejdź do Kontaktów, Firm lub Umów.
    • Kliknij nazwę rekordu.
    • W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne, kliknij Dodaj istniejącą fakturę.

      integration-invoice-add

Uwaga: karta paska bocznego Integracja faktur została usunięta w nowej integracji QuickBooks Online. Więcej informacji na temat tej zmiany można znaleźć w społeczności HubSpot.

  • Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
  • Wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie faktury. Kliknij przycisk Dodaj.
  • Faktury powiązane z rekordem są wymienione w sekcjiFaktury integracyjne w rekordzie.

    integration-invoice-2

Uruchamianie przepływów pracy i tworzenie niestandardowych raportów

Uwaga: podczas migracji do nowej integracji QuickBooks Online należy pamiętać o następujących różnicach w działaniu przepływu pracy:

  • Starsza integracja: HubSpot utworzy nowe kontakty w QuickBooks Online niezależnie od tego, czy kontakt jest zsynchronizowany. Oznacza to, że podczas korzystania z akcji Utwórz fakturę QuickBooks, kontakt, który nie jest zsynchronizowany, zostanie utworzony w QuickBooks Online wraz z fakturą.
  • Nowa integracja: HubSpot nie utworzy nowych kontaktów w QuickBooks, jeśli nie spełniają one kryteriów synchronizacji danych, które skonfigurowałeś. Oznacza to, że podczas korzystania z działań przepływu pracy QuickBooks Online, HubSpot nie powiedzie się, jeśli kontakt nie kwalifikuje się do synchronizacji z QuickBooks Online. Aby upewnić się, że przepływy pracy działają zgodnie z oczekiwaniami, należy zaktualizować kryteria rejestracji, aby dopasować je do filtrów synchronizacji danych.


Po zainstalowaniu integracji z QuickBooks Online można tworzyć przepływy pracy przy użyciu nowych właściwości transakcji faktury wymienionych poniżej. Można na przykład utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail do klientów, którzy nie zapłacili faktury w terminie. Możesz też utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość Slack do Twojego zespołu za każdym razem, gdy odbierzesz płatność.

Nowe nieruchomości transakcyjne obejmują:

  • Kwota zafakturowana
  • Odbiorca faktury
  • Numer faktury
  • Status faktury
  • Termin płatności faktury

Skorzystaj z nowych właściwości transakcji fakturowania, aby tworzyć niestandardowe raporty, dzięki czemu będziesz mieć pełny wgląd w dochody generowane przez Twój zespół.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane na podstawie ostatnio zaktualizowanej faktury w Quickbooks.

Włącz synchronizację kontaktów

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
  • Kliknij kartę Kontakty.
  • Aby zsynchronizować klientów Quickbooks z kontaktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.

quickbooks-contact-sync

  • W sekcji Tworzenie i aktualizowanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks. Tylko nowo utworzone i ostatnio zaktualizowane kontakty będą synchronizowane z HubSpot.
  • W sekcji Usuwanie kontaktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną usunięte w Quickbooks.

Włącz synchronizację produktów

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
  • Kliknij kartę Produkty.
  • Aby zsynchronizować produkty Quickbooks z produktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
quickbooks-product-sync
  • W sekcji Tworzenie i aktualizacja produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks. Tylko nowo utworzone i niedawno zaktualizowane produkty będą synchronizowane z HubSpot.
  • W sekcji Usuwanie produktów użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną usunięte w Quickbooks.
  • Przejdź do zakładki Mapowania właściwości produktu, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.

Edycja mapowań pól

Uwaga: do skonfigurowania niestandardowych mapowań pól w nowej integracji QuickBooks Online wymagana jest subskrypcja Operations Hub Starter, Professional lub Enterprise.

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
  • Kliknij kartę Kontakty lub Produkty.
  • Kliknij Mapowania pól kontaktów lub Mapowania pól produktów, aby wyświetlić mapowania między właściwościami w HubSpot i polami w Quickbooks Online.
  • Aby dodać nowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj nowe mapowanie.
  • Kliknij menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot i pole Quickbooks Online, które chcesz zmapować.
  • Kliknij przycisk Zapisz.
  • Aby edytować mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij Edytuj.
  • Aby usunąć mapowanie pola, kliknij opcję Akcje obok mapowania i kliknij przycisk Usuń.

Synchronizacja faktur z QuickBooks do HubSpot

Aby skonfigurować jednokierunkową synchronizację faktur z QuickBooks do HubSpot:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W lewym panelu przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
  • Kliknij kartę Faktury.
  • Aby zsynchronizować faktury Quickbooks z fakturami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.

quickbooks-invoices

  • W sekcji Tworzenie i aktualizowanie faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co dzieje się w HubSpot, gdy faktury są tworzone lub aktualizowane w Quickbooks.
  • W sekcji Usuwanie faktury użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy faktury zostaną usunięte w Quickbooks.
  • Przejdź do zakładki mapowania pól faktury, aby wyświetlić stan synchronizacji właściwości między Quickbooks i HubSpot.

Wyświetlanie obiektu faktury

Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z QuickBooks można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:

  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • W lewym górnym rogu kliknij opcję Kontakty. Z rozwijanego menu wybierz opcję Faktury. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • Kliknij przycisk Właściwości.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
  • Następnie utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.