Data ostatniej aktualizacji: maja 4, 2023
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
Wszystkie produkty i plany
|
Uwaga: jeśli instalujesz integrację z QuickBooks Online po 2 maja 2023 roku, zapoz naj się z tym artykułem, aby poznać kroki, które należy wykonać w zamian .
Użyj integracji QuickBooks Online z HubSpot, aby tworzyć faktury bezpośrednio z rekordu transakcji w HubSpot, przeglądać informacje o fakturach i widzieć zdarzenia płatności na osi czasu transakcji.
Wymagania dotyczące integracji
- Musisz być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace Access, aby połączyć QuickBooks Online z HubSpot.
Zainstaluj integrację
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
- Użyj paska wyszukiwania, aby zlokalizować i wybrać integrację QuickBooks Online.
- W prawym górnym rogu kliknij Install app.
-
Zaloguj się używając swoich danych QuickBooks Online.
- Po pomyślnym połączeniu integracji zostanie ona wymieniona w sekcji Connected Apps.
- Możesz połączyć wiele kont, przechodząc doikony Marketplace w głównym pasku nawigacyjnym. W sekcji Zarządzaj wybierz opcję Połączone aplikacje.
- Wybierz QuickBooks Online, a następnie kliknij Połącz konto QuickBooks w prawym górnym rogu. Możesz również rozłączyć swoje konto, wybierając opcję Rozłącz.
- Nie ma możliwości podłączenia konta piaskownicy QuickBooks do HubSpot.
- Zaleca się wyłączenie ustawienia Niestandardowe numery transakcji w QuickBooks podczas korzystania z integracji, ponieważ może to powodować błędy i problemy z synchronizacją.
Wykorzystanie integracji
Po podłączeniu integracji można tworzyć faktury, przeglądać ich status oraz używać tych faktur do uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.
- Jeśli faktura w QuickBooks jest w innej walucie niż waluta firmowa konta HubSpot, HubSpot nie zsynchronizuje danych faktury z Quickbooks z właściwościami transakcji.
- Tylko faktury utworzone w HubSpot będą automatycznie widoczne na koncie HubSpot. Aby zobaczyć faktury utworzone na koncie Quickbooks, należy je dodać do HubSpot.
Tworzenie faktur
- Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
- Kliknij na nazwę rekordu transakcji.
- W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne , kliknij przycisk Utwórz fakturę.
- Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
- Wybierz, czy chcesz utworzyć fakturę na podstawie istniejącej wyceny, czy utworzyć ją od podstaw.
- W przypadku wybrania opcji Utwórz z oferty, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły oferty do rekordów programu QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwijanej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
Uwaga: tylko oferty, które zostały opublikowane i nie wygasły mogą być użyte do tworzenia faktur.
-
- Jeśli wybierzesz opcję Utwórz od nowa, HubSpot spróbuje dopasować szczegóły transakcji do rekordów programu QuickBook. Jeśli nie można znaleźć pasującego klienta, można wybrać klienta z listy rozwijanej lub kliknąć przycisk Utwórz nowego klienta Quickbooks.
- Kliknij Next.
- Kliknij Dodaj produkty z QuickBooks , aby wybrać istniejące produkty z QuickBooks do dodania do faktury. Po dodaniu produktów kliknij Dalej.
- Jeśli tworzysz fakturę dla klienta spoza USA, kody podatkowe są wymagane dla każdej pozycji. Aby dodać kod podatkowy:
- Kliknij Wyświetl kody podatkowe produktów.
- W panelu wybierz kod podatkowy dla konkretnej pozycji wiersza.
- Wybierz Warunki płatności, Datę utworzenia faktury i Terminpłatności faktury dla swojej faktury .
- W sekcji Napisz wiadomość do klienta napisz tekst, który pojawi się na fakturze klienta, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Przejrzyj szczegóły swojej faktury. Kliknij przycisk Poprzedni, aby cofnąć się i edytować szczegóły faktury.
- Aby utworzyć fakturę w programie QuickBooks, kliknij przycisk Utwórz projekt faktury.
- Kliknij nazwę faktury w sekcji Faktury, aby wyświetlić podgląd faktury.
- Twoja faktura jest teraz gotowa do wysłania z konta Quickbooks.
Po utworzeniu faktury, zostanie ona oznaczona jednym z poniższych etapów:
- Oczekiwanie na wysłanie: faktura nie została wysłana do klienta.
- Wysłane do klienta: faktura została wysłana do klienta.
- Płatność częściowa: faktura została częściowo opłacona.
- Zapłacono w całości: faktura została opłacona w całości.
- Przeterminowana: faktura przekroczyła termin płatności i jest teraz przeterminowana.
Poniższe właściwości zostaną zaktualizowane, gdy faktura zostanie powiązana z transakcją poprzez integrację z Quickbooks:
- Kwota na fakturze
- Odbiorca faktury
- Numer faktury
- Status faktury
- Termin płatności faktury
Proszę zwrócić uwagę:
- HubSpot nie może utworzyć faktury w programie QuickBooks, jeśli w programie QuickBooks włączone są niestandardowe numery transakcji. Musi to być wyłączone, aby HubSpot mógł tworzyć faktury w QuickBooks.
- Tylko faktury utworzone w HubSpot będą automatycznie widoczne na koncie HubSpot. Aby zobaczyć faktury utworzone na koncie Quickbooks, należy je dodać do HubSpot.
Dodaj istniejącą fakturę
- Na swoim koncie HubSpot przejdź do Kontaktów, Firm lub Transakcji.
- Kliknąć nazwę rekordu.
- W prawym panelu, w sekcji Faktury integracyjne , kliknij przycisk Dodaj istniejącą fakturę.
- Jeśli masz wiele kont, wybierz konto QuickBooks z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
- Wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie faktury. Kliknij przycisk Dodaj.
- Faktury związane z rekordem są wymienione w sekcjiFaktury integracyjne na rekordzie.
Wyzwalanie przepływów pracy i tworzenie niestandardowych raportów
Po zainstalowaniu integracji z programem QuickBooks Online można tworzyć przepływy pracy z wykorzystaniem nowych właściwości transakcji fakturowych wymienionych poniżej. Na przykład utwórz przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail z kontynuacją do klientów, którzy nie zapłacili faktury w terminie. Możesz też utworzyć przepływ, który wysyła wiadomość na Slack do Twojego zespołu za każdym razem, gdy zbierasz płatność.
Do nieruchomości objętych nową umową należą:
- Kwota na fakturze
- Odbiorca faktury
- Numer faktury
- Status faktury
- Termin płatności faktury
Wykorzystaj nowe właściwości transakcji fakturowych do tworzenia niestandardowych raportów, aby mieć pełny wgląd w dochody, jakie Twój zespół generuje dla firmy.
Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur do HubSpot z tym samym rekordem transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane przez ostatnio zaktualizowaną fakturę w Quickbooks.
Włącz synchronizację kontaktów
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do opcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Kontakty.
- Aby zsynchronizować klientów Quickbooks z kontaktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizacja kontaktów, użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie kontaktów, użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane kontakty zostaną usunięte w Quickbooks.
Uwaga: tylko nowo utworzone i ostatnio zaktualizowane kontakty będą synchronizowane z HubSpot.
Włącz synchronizację produktów
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do opcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Produkty.
- Aby zsynchronizować produkty Quickbooks z produktami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizacja produktów, użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną utworzone lub zaktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie produktów, użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co się stanie, gdy powiązane rekordy zostaną usunięte w Quickbooks.
Uwaga: tylko nowo utworzone i ostatnio zaktualizowane produkty będą synchronizowane z HubSpot.
- Przejdź do zakładki Product property mappings, aby zobaczyć stan synchronizacji właściwości między Quickbooks a HubSpot.
Edycja mapowań pól
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do opcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij kartę Kontakty lub Produkty.
- Kliknij Mapowania pól kontaktowych lub Mapowania pól produktowych, aby wyświetlić mapowania między właściwościami w HubSpot a polami w Quickbooks Online.
- Aby dodać nowe mapowanie pola, kliknij Dodaj nowe mapowanie.
- Kliknij menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot i pole Quickbooks Online, które chcesz zmapować do siebie.
- Kliknij przycisk Zapisz.
- Aby zmodyfikować mapowanie pola, kliknij Actions obok mapowania i kliknij Edit.
- Aby usunąć mapowanie pola, kliknij Akcje obok mapowania i kliknij Usuń.
Korzystaj z zaawansowanych funkcji QuickBooks
Jeśli zintegrowałeś swoje konto zaliczkowe QuickBook z HubSpot, możesz również wysyłać faktury bezpośrednio do menedżera zadań QuickBooks, tworzyć przepływy pracy QuickBooks i uzyskać dostęp do dodatkowego raportowania.
Wysyłanie faktur do menedżera zadań programu QuickBooks
Kiedy użytkownik tworzy fakturę i wysyła ją do QuickBooks advance, dane z wyceny lub transakcji zostaną wysłane do menedżera zadań QuickBooks. Aby uzyskać dostęp do menedżera zadań na swoim koncie w Quickbooks:
- Zaloguj się na swoje konto Quickbooks Online.
- W lewym panelu kliknij HubSpot.
- W sekcji To Do kliknij przycisk Wyświetl zadania.
Tutaj możesz zatwierdzać projekty faktur lub tworzyć nowe zadania.
Skonfiguruj przepływy pracy w QuickBooks, aby zautomatyzować zadania
W sekcji Menedżer zadań można skonfigurować przepływy pracy w celu automatycznego tworzenia zadań, gdy trzeba wykonać jakieś działanie. Do wyboru są cztery standardowe przepływy pracy:
- Przypomnienie o terminie płatności
- Przypomnienie o zapłaceniu sprzedawcy
- Przypomnienie o lokatach bankowych
- Przypomnienie o niewysłanych fakturach
Możesz dostosować przepływy pracy na swoim koncie QuickBooks Online przed ich włączeniem.
Dowiedz się więcej o łączeniu HubSpot i Quickbooks Online Advanced.
Synchronizacja faktur z QuickBooks do HubSpot
Aby skonfigurować jednokierunkową synchronizację faktur z QuickBooks do HubSpot:
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- W lewym panelu przejdź do opcji Integracje > Połączone aplikacje, a następnie kliknij Quickbooks Online.
- Kliknij zakładkę Faktury.
- Aby zsynchronizować faktury Quickbooks z fakturami HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik.
- W sekcji Tworzenie i aktualizacja faktur użyj menu rozwijanego, aby zdecydować, co dzieje się w HubSpot, gdy faktury są tworzone lub aktualizowane w Quickbooks.
- W sekcji Usuwanie faktury, za pomocą rozwijanego menu zdecyduj, co się stanie, gdy faktury zostaną usunięte w Quickbooks.
- Przejdź do zakładki Invoice field mappings, aby zobaczyć stan synchronizacji właściwości między Quickbooks a HubSpot.
Wyświetlanie obiektu faktury
Faktury zsynchronizowane lub ręcznie dodane do HubSpot z programu QuickBooks można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury. Aby wyświetlić obiekt faktury:
- Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
- W lewym górnym rogu kliknij opcję Kontakty. W menu rozwijanym wybierz opcję Faktury. Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur.
Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:
- Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- Kliknij przycisk Properties.
- Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Właściwości faktury.
- Następnie utwórz swoje właściwości.
Obiekt faktury można wykorzystać do segmentacji kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.