ใช้การผสานรวมของ HubSpot กับ QuickBooks Online (แบบเดิม)

ในบทความนี้เรียนรู้เกี่ยวกับการผสานรวม HubSpot-QuickBooks Online แบบเดิม การผสานรวมนี้จะถูกแทนที่ด้วยการผสานรวมออนไลน์ใหม่ของ QuickBooks ก่อนดำเนินการต่อให้สังเกตสิ่งต่อไปนี้:

• หากคุณกำลังติดตั้งการผสานรวม QuickBooks Online หลังวันที่ 2 พฤษภาคม 2023 คุณควรทำตามขั้นตอนการติดตั้งการผสานรวมใหม่แทน
• หากคุณติดตั้งการผสานรวมแบบเดิมนี้แล้วคุณสามารถใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูล QuickBooks Online เพื่ออัปเกรดเป็นการผสานรวมแบบใหม่ได้ หากต้องการเริ่มการโอนย้ายให้ไปที่การตั้งค่าการผสานรวม QuickBooks Online ใน HubSpot ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายการผสานรวม QuickBooks Online

การใช้การบูรณาการ

หลังจากเชื่อมต่อการผสานรวมแล้วคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ดูสถานะและใช้ใบแจ้งหนี้เหล่านี้เพื่อเรียกใช้เวิร์กโฟลว์และสร้างรายงานที่กำหนดเองได้ 

สร้างใบแจ้งหนี้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
• คลิกที่ชื่อบันทึกข้อตกลง
• ในแผงด้านขวาในส่วนใบแจ้งหนี้บูรณาการให้คลิกสร้างใบแจ้งหนี้

โปรดทราบ: ลบการ์ดแถบด้านข้างใบแจ้งหนี้การผสานรวมในการผสานรวม QuickBooks Online ใหม่แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ในชุมชนของ HubSpot

• หากมีหลายบัญชีให้เลือกบัญชี QuickBooks จากเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิกถัดไป
• เลือกว่าต้องการสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาที่มีอยู่หรือสร้างตั้งแต่ต้น
  • หากเลือกสร้างจากใบเสนอราคา HubSpot จะพยายามจับคู่รายละเอียดใบเสนอราคากับบันทึก QuickBook ของคุณ หากไม่พบลูกค้าที่ตรงกันคุณสามารถเลือกลูกค้าจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือคลิกสร้างลูกค้า Quickbooks ใหม่ เฉพาะใบเสนอราคาที่เผยแพร่แล้วและยังไม่หมดอายุเท่านั้นที่สามารถใช้สร้างใบแจ้งหนี้ได้ 

• • หากคุณเลือกสร้างตั้งแต่ต้น HubSpot จะพยายามจับคู่รายละเอียดดีลของคุณกับบันทึก QuickBook ของคุณ หากไม่พบลูกค้าที่ตรงกันคุณสามารถเลือกลูกค้าจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือคลิกสร้างลูกค้า Quickbooks ใหม่
• คลิกถัดไป

• คลิกเพิ่มผลิตภัณฑ์จาก QuickBooks เพื่อเลือกผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่จาก QuickBooks เพื่อเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ของคุณ เมื่อคุณเพิ่มผลิตภัณฑ์ของคุณแล้วให้คลิกถัดไป

• หากคุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้านอกสหรัฐอเมริกาจำเป็นต้องใช้รหัสภาษีสำหรับรายการสินค้าทุกรายการ วิธีเพิ่มรหัสภาษี:
  • คลิกดูรหัสภาษีผลิตภัณฑ์
  • ในแผงควบคุมให้เลือกรหัสภาษีสำหรับรายการที่ต้องการ ไม่จำเป็นต้องส่งรหัสภาษีสำหรับบัญชี QuickBooks ในสหรัฐอเมริกาเนื่องจาก QuickBooks จะเพิ่มรหัสภาษีในส่วนของตนเอง 

• เลือกเงื่อนไขการชำระเงิน วันที่สร้างใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ
• ในส่วนเขียนข้อความถึงลูกค้าให้เขียนข้อความที่จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจากนั้นคลิกถัดไป

• ตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ คลิกก่อนหน้าเพื่อกลับไปแก้ไขรายละเอียดใบแจ้งหนี้ 
• หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks ให้คลิกสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
• คลิกชื่อใบแจ้งหนี้ในส่วนใบแจ้งหนี้เพื่อดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของคุณ
• ใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมส่งจากบัญชี Quickbooks แล้ว

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วระบบจะติดแท็กหนึ่งในขั้นตอนต่อไปนี้:

• กำลังรอการส่ง: ยังไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
• ส่งให้ลูกค้า: ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว
• การชำระเงินบางส่วน: ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินบางส่วนแล้ว
• ชำระเงินเต็มจำนวน: ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว
• เกินกำหนด: ใบแจ้งหนี้เลยวันที่ชำระเงินแล้วและตอนนี้เกินกำหนดแล้ว

คุณสมบัติต่อไปนี้จะได้รับการอัปเดตเมื่อใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงกับข้อตกลงผ่านการผสานรวม Quickbooks:

• จำนวนใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงิน
• ผู้รับใบแจ้งหนี้
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
• สถานะใบแจ้งหนี้ 
• วันครบกำหนดใบแจ้งหนี้

เพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่

• ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่รายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• ในแผงด้านขวาในส่วนใบแจ้งหนี้การบูรณาการให้คลิกเพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่
  
  
  

โปรดทราบ: ลบการ์ดแถบด้านข้างใบแจ้งหนี้การผสานรวมในการผสานรวม QuickBooks Online ใหม่แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ในชุมชนของ HubSpot

• หากมีหลายบัญชีให้เลือกบัญชี QuickBooks จากเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิกถัดไป
• ค้นหาแล้วเลือกช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของใบแจ้งหนี้คลิก เพิ่ม
• ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับระเบียนจะแสดงอยู่ในส่วนการบูรณาการใบแจ้งหนี้ในระเบียน
  
  
  
  
  

เรียกใช้เวิร์กโฟลว์และสร้างรายงานที่กำหนดเอง

เมื่อติดตั้งการผสานรวม QuickBooks Online แล้วคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยใช้คุณสมบัติข้อเสนอใบแจ้งหนี้ใหม่ที่ระบุไว้ด้านล่าง ตัวอย่างเช่นสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ส่งอีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ภายในวันที่กำหนด หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ส่งข้อความ Slack ถึงทีมของคุณทุกครั้งที่คุณเรียกเก็บเงิน 

ที่พักใหม่ในดีลต่างๆได้แก่:

• จำนวนใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงิน
• ผู้รับใบแจ้งหนี้
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
• สถานะใบแจ้งหนี้ 
• วันครบกำหนดใบแจ้งหนี้

ใช้คุณสมบัติข้อตกลงใบแจ้งหนี้ใหม่เพื่อสร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อให้คุณมองเห็นรายได้ทั้งหมดที่ทีมของคุณกำลังสร้างให้กับธุรกิจ 

โปรดทราบ: เมื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้หลายรายการกับ HubSpot ไปยังบันทึกข้อเสนอเดียวกันคุณสมบัติข้างต้นจะได้รับการอัพเดทโดยใบแจ้งหนี้ที่อัพเดทล่าสุดใน Quickbooks

เปิดการซิงค์ผู้ติดต่อ

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

•  ในแผงด้านซ้ายให้ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อจากนั้นคลิก Quickbooks Online
• คลิกแท็บผู้ติดต่อ
• หากต้องการซิงค์ลูกค้า Quickbooks กับรายชื่อติดต่อ HubSpot ของคุณให้คลิกเพื่อเปิดสวิตช์

• ในส่วนการสร้างและอัปเดตผู้ติดต่อให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการสร้างหรืออัปเดตผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องใน Quickbooks เฉพาะผู้ติดต่อที่สร้างขึ้นใหม่และเพิ่งอัปเดตเท่านั้นที่จะซิงค์กับ HubSpot 
• ในส่วนการลบผู้ติดต่อให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการลบผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องใน Quickbooks

เปิดการซิงค์ผลิตภัณฑ์

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

•  ในแผงด้านซ้ายให้ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อจากนั้นคลิก Quickbooks Online
• คลิกแท็บ ผลิตภัณฑ์
• หากต้องการซิงค์ผลิตภัณฑ์ Quickbooks กับผลิตภัณฑ์ HubSpot ของคุณให้คลิกเพื่อเปิดสวิตช์

• ในส่วนการสร้างและอัปเดตผลิตภัณฑ์ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการสร้างหรืออัปเดตระเบียนที่เกี่ยวข้องใน Quickbooks เฉพาะผลิตภัณฑ์ที่สร้างขึ้นใหม่และเพิ่งอัปเดตเท่านั้นที่จะซิงค์กับ HubSpot 
• ในส่วนการลบผลิตภัณฑ์ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อระเบียนที่เกี่ยวข้องถูกลบใน Quickbooks

• ไปที่แท็บการแมปคุณสมบัติผลิตภัณฑ์เพื่อดูสถานะของการซิงค์คุณสมบัติระหว่าง Quickbooks และ HubSpot

แก้ไขการแม็ปฟิลด์

โปรดทราบ: จำเป็นต้องสมัครใช้งาน Operations Hub Starter, Professional หรือ Enterprise เพื่อตั้งค่าการแมปฟิลด์ที่กำหนดเองในการ ผสานรวม QuickBooks Online ใหม่

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในแผงด้านซ้ายให้ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อจากนั้นคลิก Quickbooks Online
• คลิกแท็บผู้ติดต่อหรือ ผลิตภัณฑ์
• คลิกการแมปฟิลด์ผู้ติดต่อหรือการแมปฟิลด์ผลิตภัณฑ์เพื่อดูการแมประหว่างคุณสมบัติใน HubSpot และฟิลด์ใน Quickbooks Online
• หากต้องการเพิ่มการแมปฟิลด์ใหม่ให้คลิกเพิ่มการแมปใหม่ 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกช่องคุณสมบัติ HubSpot และ Quickbooks Online ที่คุณต้องการจับคู่กัน
• คลิก บันทึก 
• หากต้องการแก้ไขการแมปฟิลด์ให้คลิกการดำเนินการถัดจากการแมปแล้วคลิก แก้ไข
• หากต้องการลบการแมปฟิลด์ให้คลิกการดำเนินการถัดจากการแมปแล้วคลิก ลบ 

ซิงค์ใบแจ้งหนี้จาก QuickBooks ไปยัง HubSpot

วิธีตั้งค่าการซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบทางเดียวจาก QuickBooks ไปยัง HubSpot:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

•  ในแผงด้านซ้ายให้ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อจากนั้นคลิก Quickbooks Online
• คลิกแท็บใบแจ้งหนี้
• หากต้องการซิงค์ใบแจ้งหนี้ Quickbooks กับใบแจ้งหนี้ HubSpot ให้คลิกเพื่อเปิดสวิตช์

• ในส่วนการสร้างและอัปเดตใบแจ้งหนี้ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นใน HubSpot เมื่อมีการสร้างหรืออัปเดตใบแจ้งหนี้ใน Quickbooks
• ในส่วนการลบใบแจ้งหนี้ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้ถูกลบใน Quickbooks
• ไปที่แท็บการแม็ปฟิลด์ใบแจ้งหนี้เพื่อดูสถานะของคุณสมบัติที่ซิงค์ระหว่าง Quickbooks และ HubSpot

ดูออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์หรือเพิ่มลงใน HubSpot ด้วยตนเองจาก QuickBooks สามารถดูได้ในออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ของ HubSpot นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างคุณสมบัติออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองได้ วิธีดูออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
• ที่ด้านซ้ายบนให้คลิกผู้ติดต่อ ในเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือกใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ของคุณ

วิธีสร้างคุณสมบัติออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• คลิก คุณสมบัติ
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้
• จากนั้นสร้างที่พักของคุณ

ออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้สามารถใช้เพื่อแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์และสร้างรายงานที่กำหนดเองได้