Brug HubSpots integration med QuickBooks Online

Bemærk: Hvis du installerer QuickBooks Online-integrationen efter den 2. maj 2023, skal du læse denne artikel for at se, hvordan du installerer den i stedet .

Brug QuickBooks Online-integrationen med HubSpot til at oprette fakturaer direkte fra aftaleoptegnelsen i HubSpot, se fakturaoplysninger og se betalingshændelser på aftalens tidslinje.

Krav til integration

• Du skal enten være superadministrator eller have adgangsrettigheder til App Marketplace for at forbinde QuickBooks Online med HubSpot.

Installer integrationen

• Klik i din HubSpot-konto på Marketplace-ikonet marketplace i den primære navigationsbjælke, og vælg derefter App Marketplace.
• Brug søgefeltet til at finde og vælge QuickBooks Online-integrationen.
• Klik på Installer app øverst til højre.
• Log ind med dine QuickBooks Online-oplysninger.

• Når integrationen er forbundet, vil den blive vist i afsnittet Connected Apps.
• Du kan forbinde flere konti ved at navigere til arketplaMarketplace-ikonet marketplace i hovednavigationslinjen. Vælg Connected apps under Manage.
• Vælg QuickBooks Online, og klik på Connect QuickBooks account øverst til højre. Du kan også afbryde forbindelsen til din konto ved at vælge Disconnect.

Brug af integrationen

Når du har tilsluttet integrationen, kan du oprette fakturaer, se deres status og bruge disse fakturaer til at udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.

Opret fakturaer

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Deals.
• Klik på navnet på en aftale.
• Klik på Opret faktura i afsnittet Integrationsfakturaer i højre panel.

• Hvis du har flere konti, skal du vælge en QuickBooks-konto i rullemenuen og klikke på Næste.
• Vælg, om du vil oprette din faktura ud fra et eksisterende tilbud, eller om du vil oprette den helt fra bunden.
  • Hvis du vælger Create from quote, vil HubSpot forsøge at matche dine tilbudsoplysninger med dine QuickBook-poster. Hvis der ikke kan findes en matchende kunde, kan du vælge en kunde fra dropdown-menuen eller klikke på Opret en ny Quickbooks-kunde.

Bemærk: Kun tilbud, der er blevet offentliggjort og ikke er udløbet, kan bruges til at oprette fakturaer.

• • Hvis du vælger Create from scratch, vil HubSpot forsøge at matche dine aftaleoplysninger med dine QuickBook-poster. Hvis der ikke kan findes en matchende kunde, kan du vælge en kunde fra dropdown-menuen eller klikke på Opret en ny Quickbooks-kunde.
• Klik på Næste.

• Klik på Tilføj produkter fra QuickBooks for at vælge eksisterende produkter fra QuickBooks, som du vil føje til din faktura. Når du har tilføjet dine produkter, skal du klikke på Næste.

• Hvis du opretter en faktura til en kunde uden for USA, er det nødvendigt med skattekoder for hver varelinje. Sådan tilføjer du en skattekode:
  • Klik på Vis produktskattekoder.
  • I panelet skal du vælge skattekoden for den specifikke varelinje.

• Vælg Betalingsbetingelser, Fakturaoprettelsesdato og Fakturaforfaldsdato for din faktura.
• I afsnittet Skriv en besked til din kunde skal du skrive den tekst, der skal stå på din kundes faktura, og derefter klikke på Næste.

• Gennemgå dine fakturadetaljer. Klik på Forrige for at gå tilbage og redigere dine fakturadetaljer.
• For at oprette din faktura i QuickBooks skal du klikke på Opret fakturakladde.
• Klik på navnet på fakturaen i sektionen Fakturaer for at se en forhåndsvisning af din faktura.
• Din faktura er nu klar til at blive sendt fra din Quickbooks-konto.

Når din faktura er oprettet, vil den blive mærket med en af nedenstående faser:

• Venter på at blive sendt: fakturaen er ikke blevet sendt til kunden.
• Sendt til kunden: fakturaen er blevet sendt til kunden.
• Delvis betaling: fakturaen er blevet delvist betalt.
• Betalt fuldt ud: fakturaen er betalt fuldt ud.
• Forfalden: fakturaen har overskredet sin betalingsdato og er nu forfalden.

Følgende egenskaber opdateres, når en faktura knyttes til en aftale via Quickbooks-integrationen:

• Fakturabeløb faktureret
• Fakturamodtager
• Fakturanummer
• Fakturastatus
• Fakturaens forfaldsdato

Tilføj en eksisterende faktura

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter, Virksomheder eller Tilbud.
• Klik på navnet på en post.
• Klik på Tilføj eksisterende faktura i afsnittet Integrationsfakturaer i højre panel.
  
  
  
  
• Hvis du har flere konti, skal du vælge en QuickBooks-konto i rullemenuen og klikke på Næste.
• Søg efter og marker afkrydsningsfeltet til venstre for fakturaen. Klik på Tilføj.
• De fakturaer, der er knyttet til posten, vises i afsnittet Integration Invoices på posten.
  
  
  
  
  

Udløs workflows, og opret brugerdefinerede rapporter

Når QuickBooks Online-integrationen er installeret, kan du oprette workflows ved hjælp af de nye fakturaaftaleegenskaber, der er anført nedenfor. Du kan f.eks. oprette et workflow, der sender en opfølgende e-mail til kunder, som ikke har betalt deres faktura inden forfaldsdatoen. Eller du kan oprette et workflow, der sender en Slack-besked til dit team, hver gang du opkræver en betaling.

De nye ejendomme omfatter:

• Fakturabeløb faktureret
• Fakturamodtager
• Fakturanummer
• Fakturastatus
• Fakturaens forfaldsdato

Brug de nye egenskaber for fakturaaftaler til at oprette tilpassede rapporter, så du har fuld indsigt i de indtægter, dit team genererer til virksomheden.

Bemærk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til den samme aftalepost, vil egenskaberne ovenfor blive opdateret med den senest opdaterede faktura i Quickbooks.

Slå kontaktsynkronisering til

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.

• I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
• Klik på fanen Kontakter.
• For at synkronisere Quickbooks-kunder med dine HubSpot-kontakter skal du klikke på knappen for at slå den til.

• I afsnittet Oprettelse og opdatering af kontakter skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede kontakter oprettes eller opdateres i Quickbooks.
• I afsnittet Sletning af kontakter skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede kontakter slettes i Quickbooks.

Bemærk: Kun nyoprettede og nyligt opdaterede kontakter synkroniseres med HubSpot.

Slå produktsynkronisering til

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.

• I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
• Klik på fanen Produkter.
• For at synkronisere Quickbooks-produkter med dine HubSpot-produkter skal du klikke på knappen for at slå den til.

• I afsnittet Oprettelse og opdatering af produkter skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede poster oprettes eller opdateres i Quickbooks.
• I afsnittet Sletning af produkter skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede poster slettes i Quickbooks.

Bemærk: Kun nyoprettede og nyligt opdaterede produkter synkroniseres med HubSpot.

• Gå til fanen Product property mappings for at se status for synkronisering af egenskaber mellem Quickbooks og HubSpot.

Rediger felttilknytninger

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
• Klik enten på fanen Kontakter eller Produkter.
• Klik på Contact field mappings eller Product field mappings for at se mappingerne mellem egenskaber i HubSpot og felter i Quickbooks Online.
• Klik på Add new mapping for at tilføje en ny felttilknytning.
• Klik på dropdown-menuerne for at vælge den HubSpot-egenskab og det Quickbooks Online-felt, som du vil mappe til hinanden.
• Klik på Gem.
• Hvis du vil redigere en felttilknytning, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilknytningen og klikke på Rediger.
• Hvis du vil slette en felttilknytning, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilknytningen og klikke på Slet.

Brug QuickBooks avancerede funktioner

Hvis du har integreret din QuickBook advance-konto med HubSpot, kan du også sende din faktura direkte til QuickBooks task manager, oprette QuickBooks workflows og få adgang til yderligere rapportering.

Send fakturaer til QuickBooks' task manager

Når en bruger opretter en faktura og sender den til QuickBooks advance, vil dataene fra tilbuddet eller aftalen blive sendt til QuickBooks task manager. Sådan får du adgang til opgavehåndteringen i din QuickBooks-konto:

• Log ind på din Quickbooks Online-konto.
• Klik på HubSpot i venstre panel.
• Klik på Vis opgaver i afsnittet Opgaver.

Her kan du godkende kladdefakturaer eller oprette nye opgaver.

Opsæt workflows i QuickBooks for at automatisere opgaver

I sektionen Task manager kan du opsætte workflows til automatisk at oprette opgaver, når en handling skal udføres. Der er fire standard workflows at vælge imellem:

1. Påmindelse om forfalden betaling
2. Påmindelse om betaling til leverandør
3. Påmindelse om bankindskud
4. Påmindelse om uafsendte fakturaer

Du kan tilpasse dine workflows på din QuickBooks Online-konto, før du slår dem til.

Læs mere om, hvordan du forbinder HubSpot og Quickbooks Online Advanced.

Synkroniser fakturaer fra QuickBooks til HubSpot

Sådan opsætter du en envejssynkronisering af fakturaer fra QuickBooks til HubSpot:

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.

• I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
• Klik på fanen Fakturaer.
• Hvis du vil synkronisere Quickbooks-fakturaer med dine HubSpot-fakturaer, skal du klikke på knappen for at slå den til.

• I afsnittet Oprettelse og opdatering af fakturaer skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der sker i HubSpot, når fakturaer oprettes eller opdateres i Quickbooks.
• I afsnittet Sletning af faktura skal du bruge dropdown-menuen til at bestemme, hvad der skal ske, når fakturaer slettes i Quickbooks.
• Gå til fanen Invoice field mappings for at se status for synkronisering af egenskaber mellem Quickbooks og HubSpot.

Se faktura-objektet

Fakturaer, der er synkroniseret eller tilføjet manuelt til HubSpot fra QuickBooks, kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også oprette brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjektet. For at se fakturaobjektet:

• {lokale.navKontakter}}
• Klik på Kontakter øverst til venstre. Vælg Fakturaer i dropdown-menuen. Dette bringer dig til din fakturaindeksside.

Sådan opretter du brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjekter:

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Klik på Egenskaber.
• Klik på rullemenuen Vælg et objekt, og vælg Fakturaegenskaber.
• Opret derefter dine egenskaber.

Fakturaobjektet kan bruges til at segmentere kontakter, udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.