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Nota bene: la traduzione in olandese di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.
Integrations

Usa l'integrazione di HubSpot con QuickBooks Online

Ultimo aggiornamento: ottobre 20, 2021

Si applica a:

Tutti i prodotti e i piani

Usa l'integrazione di QuickBooks Online con HubSpot per creare fatture direttamente dal record dell'affare in HubSpot, visualizzare le informazioni della fattura e vedere gli eventi di pagamento sulla timeline dell'affare.

Installare l'integrazione

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
  • Usa la barra di ricerca per individuare e selezionare l'integrazione di QuickBooks Online.
  • In alto a destra, clicca su Install app.
  • Accedi usando i tuoi dati di QuickBooks Online.
  • Una volta che l'integrazione è collegata con successo sarà elencata nella tua sezione Connected Apps.
  • Puoi collegare più account navigando sulmercatocon l'icona arketplaMarketplace nella barra di navigazione principale. SottoGestisci, selezionaApp collegate.
  • Seleziona QuickBooks Online e clicca suConnetti account QuickBooks in alto a destra. Puoi anche disconnettere il tuo account selezionandoDisconnetti.

Nota: non è possibile collegare un conto sandbox QuickBooks a HubSpot.

Utilizzando l'integrazione

Usa l'integrazione con QuickBooks Online per creare fatture dal tuo record dell'affare, visualizzare le informazioni e lo stato della fattura, e vedere gli eventi di pagamento sulla linea temporale del record dell'affare. I prodotti QuickBook non possono essere utilizzati come voci di linea su un record di un affare in HubSpot, per utilizzare i prodotti QuickBook devono essere aggiunti manualmente.

Si prega di notare:
  • Se una fattura in QuickBooks è in una valuta diversa da quella dell'account HubSpot, HubSpot non sincronizzerà i dati della fattura da QuickBooks alle proprietà dell'affare.
  • Solo le fatture create in HubSpot saranno automaticamente visibili nel tuo account HubSpot. Per visualizzare le fatture create nel tuo account Quickbooks, devono essere aggiunte a HubSpot.

Creare fatture

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Offerte.
  • Clicca sul nome di un record di accordo.
  • Nel pannello di destra, nella sezione Fatture , clicca su Crea fattura.
create-invoice-quickbooks
  • Se hai più conti, seleziona un conto QuickBooks dal menu a tendina e clicca su Avanti.
  • Seleziona se vuoi creare la tua fattura da un preventivo esistente o Crea da zero.
    • Se selezioni Crea da preventivo, HubSpot cercherà di abbinare i dettagli del tuo preventivo ai tuoi record di QuickBook. Se non è possibile trovare un cliente corrispondente, puoi selezionare un cliente dal menu a tendina o cliccare su crea un nuovo cliente QuickBook.

Attenzione: solo i preventivi che sono stati pubblicati e non sono scaduti possono essere utilizzati per creare fatture.

    • Se selezioni Crea da zero, HubSpot cercherà di abbinare i dettagli del tuo affare ai tuoi record di QuickBook. Se non viene trovato nessun cliente corrispondente, puoi selezionare un cliente dal menu a tendina o cliccare su crea un nuovo cliente QuickBook.
  • Fare clic su Avanti.
select-customer-quickbooks
  • Clicca su Aggiungi prodotti da QuickBooks per selezionare i prodotti esistenti da QuickBooks da aggiungere alla tua fattura. Una volta aggiunti i prodotti, clicca su Avanti.
add-products-quickbooks
Si prega di notare:
  • Per i conti QuickBook non americani, i codici fiscali sono richiesti per ogni voce quando si crea una fattura.
  • Per gli account QuickBook statunitensi, non è necessario inviare i codici fiscali in quanto QuickBooks li aggiungerà dalla sua parte.
  • Selezionare il Termini di pagamento, Data di creazione della fattura e Data di scadenza della fattura per la vostra fattura.
  • Nella sezione Scrivi un messaggio al tuo cliente, scrivi il testo che apparirà sulla fattura del tuo cliente, poi clicca su Avanti.
invoice-payment-quickbooks
  • Rivedi i dettagli della tua fattura. Clicchi su Previous per tornare indietro e modificare i dettagli della sua fattura.
  • Per creare la tua fattura in QuickBooks, clicca su Crea bozza di fattura.
  • Clicca sul nome della fattura nella sezione Fatture per visualizzare un'anteprima della fattura.
  • La tua fattura è ora pronta per essere inviata dal tuo account Quickbooks.

Una volta che la fattura è stata creata, sarà etichettata con una delle seguenti fasi:

  • In attesa di essere inviata: la fattura non è stata inviata al cliente.
  • Inviata al cliente: la fattura è stata inviata al cliente.
  • Pagamento parziale: la fattura è stata pagata parzialmente.
  • Pagato per intero: la fattura è stata pagata per intero.
  • Scaduto: la fattura ha superato la sua data di pagamento ed è in ritardo.

Si prega di notare:

  • HubSpot non può creare una fattura in QuickBooks se i numeri di transazione del cliente sono abilitati in QuickBooks. Questo deve essere disattivato perché HubSpot possa creare fatture in QuickBooks.
  • Solo le fatture create in HubSpot saranno automaticamente visibili nel tuo account HubSpot. Per visualizzare le fatture create nel tuo account Quickbooks, devono essere aggiunte a HubSpot.
  • HubSpot non può creare una fattura in QuickBooks se i numeri di transazione del cliente sono abilitati in QuickBooks. Questo deve essere disattivato perché HubSpot possa creare fatture in QuickBooks.

Aggiungere una fattura esistente

  • Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti, Aziende o Contratti.
  • Cliccate sul nome di un record.
  • Nel pannello di destra, nella sezione Fatture , clicca su Aggiungi fattura esistente.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Se hai più conti, seleziona un conto QuickBooks dal menu a tendina e clicca su Avanti.
  • Cerca e seleziona la casella di controllo a sinistra della fattura. Clicca su Aggiungi.
  • Le fatture associate al record sono elencate nella sezione Fatture del record.
    invoice-deal-record

Attivare flussi di lavoro e creare rapporti personalizzati

Quando l'integrazione con QuickBooks Online è installata, puoi creare dei flussi di lavoro utilizzando le nuove proprietà delle fatture elencate qui sotto. Per esempio, crea un flusso di lavoro che invia un'email di follow-up ai clienti che non hanno pagato la loro fattura entro la data di scadenza. Oppure, crea un flusso di lavoro che invia un messaggio Slack al tuo team ogni volta che incassi un pagamento.

Le proprietà del nuovo accordo includono:

  • Importo della fattura fatturato
  • Destinatario della fattura
  • Numero di fattura
  • Stato della fattura
  • Data di scadenza della fattura

Usa le nuove proprietà delle fatture per creare report personalizzati in modo da avere piena visibilità sul reddito che il tuo team sta generando per il business.

Nota bene: quando si sincronizzano più fatture in HubSpot allo stesso record dell'affare, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dall'ultima fattura aggiornata in Quickbooks.

Attivare la sincronizzazione dei contatti

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel pannello di sinistra, vai a Integrazioni > Applicazioni collegate, poi clicca su Quickbooks Online.
  • Clicca sulla scheda Contatti.
  • Per sincronizzare i clienti di Quickbooks con i tuoi contatti HubSpot, clicca per attivare l'interruttore.

quickbooks-contact-sync

  • Nella sezione Creazione e aggiornamento dei contatti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i contatti associati vengono creati o aggiornati in Quickbooks.
  • Nella sezione Eliminazione dei contatti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i contatti associati vengono eliminati in Quickbooks.

Nota: solo i contatti appena creati saranno sincronizzati con HubSpot.


Attivare la sincronizzazione dei prodotti

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel pannello di sinistra, vai a Integrazioni > Applicazioni collegate, poi clicca su Quickbooks Online.
  • Clicca sulla scheda Prodotti.
  • Per sincronizzare i prodotti Quickbooks con i tuoi prodotti HubSpot, clicca per attivare l'interruttore.
quickbooks-product-sync

  • Nella sezione Creazione e aggiornamento dei prodotti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i record associati vengono creati o aggiornati in Quickbooks.
  • Nella sezione Eliminazione dei prodotti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i record associati vengono eliminati in Quickbooks.

Nota: solo i prodotti appena creati saranno sincronizzati con HubSpot.

  • Vai alla scheda Mappature delle proprietà dei prodotti per visualizzare lo stato delle proprietà che si sincronizzano tra Quickbooks e HubSpot.

Modifica delle mappature dei campi

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel pannello di sinistra, vai aIntegrazioni >Applicazioni collegate, poi clicca suQuickbooks Online.
  • Clicca sulla schedaContatti oProdotti.
  • Clicca suMappature dei campi dei contatti oMappature dei campi dei prodotti per visualizzare le mappature tra le proprietà in HubSpot e i campi in Quickbooks Online.
  • Per aggiungere una nuova mappatura dei campi, clicca suAdd new mapping.
  • Clicca sui menu a tendina per selezionare la proprietà di HubSpot e il campo di Quickbooks Online che vuoi mappare l'uno sull'altro.
  • Fare clic suSalva.
  • Per modificare la mappatura di un campo, clicca suActions accanto alla mappatura e clicca su Edit.
  • Per eliminare una mappatura di campo, clicca su Actions accanto alla mappatura e clicca su Delete.

Utilizzare le funzioni avanzate di QuickBooks

Se hai integrato il tuo account QuickBook advance a HubSpot, puoi anche inviare la fattura direttamente al task manager di QuickBooks, creare flussi di lavoro QuickBooks e accedere a report aggiuntivi.

Inviare le fatture al task manager di Quickbooks

Quando un utente crea una fattura e la invia a QuickBooks advance, i dati del preventivo o dell'affare saranno inviati al task manager di QuickBooks. Per accedere al task manager nel tuo account Quickbooks:

  • Accedi al tuo account Quickbooks Online.
  • Nel pannello di sinistra, clicca su HubSpot.
  • Nella sezione Da fare, clicca su Visualizza attività.
quickbooks- task-manager

Qui puoi approvare le bozze delle fatture o creare nuovi compiti.

Impostare flussi di lavoro in QuickBooks per automatizzare i compiti

Nella sezione Task manager, è possibile impostare flussi di lavoro per creare automaticamente i compiti quando un'azione deve essere completata. Ci sono quattro flussi di lavoro standard tra cui scegliere:

  1. Promemoria per il pagamento
  2. Promemoria del pagamento del fornitore
  3. Promemoria dei depositi bancari
  4. Promemoria delle fatture non inviate

Puoi personalizzare i flussi di lavoro nel tuo account QuickBooks Online prima di attivarli.

Scopri di più su come collegare HubSpot e Quickbooks Online Advanced.