Nota bene: la traduzione in olandese di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.
Integrations

Usa l'integrazione di HubSpot con QuickBooks

Ultimo aggiornamento: marzo 30, 2021

Si applica a:

Tutti i prodotti e i piani

Usa l'integrazione di QuickBooks con Hubspot per creare fatture direttamente dal record dell'affare in HubSpot, visualizzare le informazioni della fattura e vedere gli eventi di pagamento sulla linea temporale dell'affare.

Installare l'integrazione

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
  • In alto a destra, clicca su Visit App Marketplace.
  • Usa la barra di ricerca per cercare l'integrazione Quickbooks. Passaci sopra e clicca su Visualizza integrazione.
  • Clicca su Connect App e accedi usando i tuoi dati di QuickBooks Online.

Nota: devi avere accesso alle credenziali del tuo account QuickBooks Online per installare questa integrazione. Se non sei sicuro delle tue credenziali di accesso, dovrai contattare il tuo amministratore di QuickBooks.

  • Una volta che l'integrazione è collegata con successo sarà elencata nella tua sezione Connected Apps.
  • Puoi collegare più account navigando sull 'icona Marketplacenella barra di navigazione principale. Sotto Gestisci, selezionaApp collegate.
  • Seleziona QuickBooks Online e clicca suConnetti account QuickBooks in alto a destra. Puoi anche disconnettere il tuo account selezionando Disconnetti.

Nota: solo le fatture create in HubSpot saranno automaticamente visibili nel tuo account HubSpot. Per visualizzare le fatture create nel tuo account Quickbooks, devono essere aggiunte a HubSpot.

Utilizzando l'integrazione

Usa l'integrazione con QuickBooks Online per creare fatture dal tuo record dell'affare, visualizzare le informazioni e lo stato delle fatture, e vedere gli eventi di pagamento sulla linea temporale del record dell'affare. I prodotti QuickBook non possono essere utilizzati come voci di linea su un record di affare in HubSpot, per utilizzare i prodotti QuickBook devono essere aggiunti manualmente.

Nota bene: se una fattura in QuickBooks è in una valuta diversa dalla valuta aziendale dell'account HubSpot, HubSpot non sincronizzerà i dati della fattura da Quickbooks alle proprietà dell'affare.

Creare fatture

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Offerte.
  • Clicca sul nome di un record di accordo.
  • Nel pannello di destra, nella sezione Fatture , clicca su Crea fattura.
create-invoice-quickbooks
  • Se hai più conti, seleziona un conto QuickBooks dal menu a tendina e clicca su Avanti.
  • Seleziona se vuoi creare la tua fattura da un preventivo esistente o Crea da zero.
    • Se selezioni Crea da preventivo, HubSpot cercherà di abbinare i dettagli del tuo preventivo ai tuoi record di QuickBook. Se non è possibile trovare un cliente corrispondente, è possibile selezionare un cliente dal menu a tendina o fare clic su crea un nuovo cliente QuickBook.

Attenzione: solo i preventivi che sono stati pubblicati e non sono scaduti possono essere utilizzati per creare fatture.

    • Se selezioni Crea da zero, HubSpot cercherà di abbinare i dettagli del tuo affare ai tuoi record di QuickBook. Se nessun cliente corrispondente può essere trovato, puoi selezionare un cliente dal menu a tendina o cliccare su crea un nuovo cliente QuickBook.
  • Fare clic su Avanti.
select-customer-quickbooks
  • Clicca su Aggiungi prodotti da QuickBooks per selezionare i prodotti esistenti da QuickBooks da aggiungere alla tua fattura. Una volta aggiunti i prodotti, clicca su Avanti.
add-products-quickbooks

Nota: per i conti internazionali, è possibile aggiungere i codici fiscali alla fattura ed eseguire una sincronizzazione con più valute.

  • Selezionare il Termini di pagamento, Data di creazione della fattura e Data di scadenza della fattura per la vostra fattura.
  • Nella sezione Scrivi un messaggio al tuo cliente, scrivi il testo che apparirà sulla fattura del tuo cliente, poi clicca su Avanti.
invoice-payment-quickbooks
  • Rivedi i dettagli della tua fattura. Clicchi su Previous per tornare indietro e modificare i dettagli della sua fattura.
  • Per creare la tua fattura in QuickBooks, clicca su Crea bozza di fattura.
  • Clicca sul nome della fattura nella sezione Fatture per visualizzare un'anteprima della fattura.
  • La tua fattura è ora pronta per essere inviata dal tuo account Quickbooks.

Una volta che la fattura è stata creata, sarà etichettata con una delle seguenti fasi:

  • In attesa di essere inviata: la fattura non è stata inviata al cliente.
  • Inviata al cliente: la fattura è stata inviata al cliente.
  • Pagamento parziale: la fattura è stata pagata parzialmente.
  • Pagato per intero: la fattura è stata pagata per intero.
  • Scaduto: la fattura ha superato la sua data di pagamento ed è in ritardo.

Nota: HubSpot non può creare una fattura in QuickBooks se i numeri di transazione del cliente sono abilitati in QuickBooks. Questo deve essere disattivato per HubSpot per creare fatture in QuickBooks.


Aggiungere una fattura esistente

  • Nel tuo account HubSpot, vai su Contatti, Aziende o Affari.
  • Cliccate sul nome di un record.
  • Nel pannello di destra, nella sezione Fatture , clicca su Aggiungi fattura esistente.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Se hai più conti, seleziona un conto QuickBooks dal menu a tendina e clicca su Avanti.
  • Cerca e seleziona la casella di controllo a sinistra della fattura. Clicca su Aggiungi.
  • Le fatture associate al record sono elencate nella sezione Fatture del record.
    invoice-deal-record

Attivare flussi di lavoro e creare rapporti personalizzati

Quando l'integrazione con QuickBooks è installata, puoi creare dei flussi di lavoro usando le nuove proprietà delle fatture elencate qui sotto. Per esempio, crea un flusso di lavoro che invia un'email di follow-up ai clienti che non hanno pagato la loro fattura entro la data di scadenza. Oppure, crea un flusso di lavoro che invia un messaggio Slack al tuo team ogni volta che incassi un pagamento.

Le proprietà del nuovo accordo includono:

  • Importo della fattura fatturato
  • Destinatario della fattura
  • Numero di fattura
  • Stato della fattura
  • Data di scadenza della fattura

Usa le nuove proprietà delle fatture per creare report personalizzati in modo da avere piena visibilità sul reddito che il tuo team sta generando per il business.

Nota bene: quando si sincronizzano più fatture con HubSpot allo stesso record dell'affare, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dalla fattura più recente aggiornata in Quickbooks.

Attivare la sincronizzazione dei contatti

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel pannello di sinistra, vai a Integrazioni > Applicazioni collegate , poi clicca su Quickbooks Online.
  • Clicca sulla scheda Contatti.
  • Per sincronizzare i clienti di Quickbooks con i tuoi contatti HubSpot, clicca per attivare l'interruttore.

quickbooks-contact-sync

  • Nella sezione Creazione e aggiornamento dei contatti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i contatti associati vengono creati o aggiornati in Quickbooks.
  • Nella sezione Eliminazione dei contatti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i contatti associati vengono eliminati in Quickbooks.
  • Nota: solo i contatti appena creati saranno sincronizzati con HubSpot.

Attivare la sincronizzazione dei prodotti

  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel pannello di sinistra, vai a Integrazioni > Applicazioni collegate , poi clicca su Quickbooks Online.
  • Clicca sulla scheda Prodotti.
  • Per sincronizzare i prodotti Quickbooks con i tuoi prodotti HubSpot, clicca per attivare l'interruttore.
quickbooks-product-sync

  • Nella sezione Creazione e aggiornamento dei prodotti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i record associati vengono creati o aggiornati in Quickbooks.
  • Nella sezione Eliminazione dei prodotti, usa il menu a tendina per decidere cosa succede quando i record associati vengono eliminati in Quickbooks.

Nota: solo i prodotti appena creati si sincronizzeranno con HubSpot.

  • Naviga alla scheda Mappature proprietà prodotto per visualizzare lo stato della sincronizzazione delle proprietà tra Quickbooks e HubSpot.

Utilizzare le funzioni avanzate di QuickBooks

Se hai integrato il tuo account QuickBook advance a HubSpot puoi anche inviare la fattura direttamente al task manager di QuickBooks, creare flussi di lavoro QuickBooks e accedere a rapporti aggiuntivi.

Inviare le fatture al task manager di Quickbooks

Quando un utente crea una fattura e la invia a QuickBooks advance, i dati del preventivo o dell'affare saranno inviati al task manager di QuickBooks. Per accedere al task manager nel tuo account Quickbooks:

  • Accedi al tuo account Quickbooks Online.
  • Nel pannello di sinistra, clicca su HubSpot.
  • Nella sezione Da fare, clicca su Visualizza attività.
quickbooks- task-manager

Qui puoi approvare le bozze delle fatture o creare nuovi compiti.

Impostare flussi di lavoro in QuickBooks per automatizzare i compiti

Nella sezione Task manager, è possibile impostare flussi di lavoro per creare automaticamente i compiti quando un'azione deve essere completata. Ci sono quattro flussi di lavoro standard tra cui scegliere:

  1. Promemoria per il pagamento
  2. Promemoria del pagamento del fornitore
  3. Promemoria dei depositi bancari
  4. Promemoria delle fatture non inviate

Puoi personalizzare i flussi di lavoro nel tuo account QuickBooks Online prima di attivarli.

Scopri di più su come collegare HubSpot e Quickbooks Online Advanced.