Använd HubSpots integration med QuickBooks Online (äldre)

I den här artikeln kan du läsa om den äldre HubSpot-QuickBooks Online-integrationen. Denna integration ersätts av den nya QuickBooks online-integrationen. Innan du fortsätter bör du notera följande:

• Om du installerar QuickBooks Online-integrationen efter den 2 maj 2023 bör du istället följa de nya installationsstegen för integrationen.
• Om du redan har installerat denna äldre integration kan du använda migreringsverktyget för QuickBooks Online för att uppgradera till den nya integrationen. För att påbörja migreringen navigerar du till dina QuickBooks Online-integrationsinställningar i HubSpot. Läs mer om hur du migrerar din QuickBooks Online-integration.

Använda integrationen

När du har anslutit integrationen kan du skapa fakturor, se deras status och använda dessa fakturor för att utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.

Skapa fakturor

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet för att registrera en affär.
• Klicka på Skapa faktura i avsnittet Integrationsfakturor i den högra panelen.

Observera: sidokortet Integrering av fakturor har tagits bort i den nya QuickBooks Online-integrationen. Läs mer om denna förändring på HubSpots Community.

• Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
• Välj om du vill skapa fakturan från en befintlig offert eller om du vill skapa fakturan från grunden.
  • Om du väljer Skapa från offert kommer HubSpot att försöka matcha dina offertuppgifter med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny Quickbooks-kund.

Observera: endast offerter som har publicerats och inte har löpt ut kan användas för att skapa fakturor.

• • Om du väljer Skapa från grunden kommer HubSpot att försöka matcha dina avtalsuppgifter med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny Quickbooks-kund.
• Klicka på Nästa.

• Klicka på Lägg till produkter från QuickBooks för att välja befintliga produkter från QuickBooks som ska läggas till på fakturan. När du har lagt till dina produkter klickar du på Nästa.

• Om du skapar en faktura för en kund utanför USA krävs skattekoder för varje radpost. Så här lägger du till en skattekod:
  • Klicka på Visa produktens skattekoder.
  • I panelen väljer du skattekoden för den specifika artikeln.

• Välj betalningsvillkor, fakturans skapandedatum och fakturans förfallodatum för din faktura.
• I avsnittet Skriv ett meddelande till din kund skriver du den text som ska visas på kundens faktura och klickar sedan på Nästa.

• Granska dina fakturauppgifter. Klicka på Föregående för att gå tillbaka och redigera dina fakturauppgifter.
• Om du vill skapa din faktura i QuickBooks klickar du på Skapa utkast till faktura.
• Klicka på fakturans namn i avsnittet Fakturor för att visa en förhandsgranskning av fakturan.
• Din faktura är nu redo att skickas från ditt Quickbooks-konto.

När fakturan har skapats kommer den att märkas med ett av nedanstående steg:

• Väntar på att skickas: fakturan har inte skickats till kunden.
• Skickad till kund: fakturan har skickats till kunden.
• Delbetalning: fakturan har betalats delvis.
• Betald i sin helhet: fakturan har betalats i sin helhet.
• Förfallen: fakturan har passerat sitt betalningsdatum och är nu förfallen.

Följande egenskaper uppdateras när en faktura kopplas till en affär via Quickbooks-integrationen:

• Fakturerat belopp
• Fakturamottagare
• Fakturanummer
• Fakturans status
• Fakturans förfallodag

Lägga till en befintlig faktura

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Kontakter, Företag eller Affärer.
• Klicka på namnet på en post.
• Klicka på Lägg till befintlig faktura i avsnittet Integrationsfakturor i den högra panelen.
  
  

Observera: sidokortet Integrering av fakturor har tagits bort i den nya QuickBooks Online-integrationen. Läs mer om denna förändring på HubSpots Community.

• Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
• Sök efter och markera kryssrutan till vänster om fakturan. Klicka på Lägg till.
• De fakturor som är kopplade till posten listas i avsnittetIntegrationsfakturor på posten.
  
  
  

Utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter

När QuickBooks Online-integrationen är installerad kan du skapa arbetsflöden med hjälp av de nya egenskaperna för fakturaavtal som listas nedan. Skapa t.ex. ett arbetsflöde som skickar ett uppföljningsmejl till kunder som inte har betalat sin faktura på förfallodagen. Eller skapa ett arbetsflöde som skickar ett Slack-meddelande till ditt team varje gång du samlar in en betalning.

Nya avtal omfattar fastigheter:

• Fakturerat belopp
• Fakturamottagare
• Fakturanummer
• Fakturans status
• Fakturans förfallodag

Använd de nya egenskaperna för fakturaavtal för att skapa anpassade rapporter så att du får full insyn i de intäkter som ditt team genererar för verksamheten.

Observera: när du synkroniserar flera fakturor till HubSpot till samma affärspost, kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i Quickbooks.

Aktivera kontaktsynkronisering

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Kontakter.
• För att synkronisera Quickbooks-kunder med dina HubSpot-kontakter, klicka för att slå på strömbrytaren.

• I avsnittet Skapa och uppdatera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade kontakter skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Radera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade kontakter raderas i Quickbooks.

Observera: endast nyskapade och nyligen uppdaterade kontakter synkroniseras med HubSpot.

Aktivera produktsynkronisering

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Produkter.
• För att synkronisera Quickbooks-produkter med dina HubSpot-produkter, klicka för att slå på strömbrytaren.

• I avsnittet Skapa och uppdatera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när tillhörande poster skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Radera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när tillhörande poster raderas i Quickbooks.

Observera: endast nyskapade och nyligen uppdaterade produkter kommer att synkroniseras med HubSpot.

• Navigera till fliken Produktegenskapsmappningar för att se status för egenskaperna som synkroniseras mellan Quickbooks och HubSpot.

Redigera fältmappningar

Observera: En Operations Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-prenumeration krävs för att konfigurera anpassade fältmappningar i den nya QuickBooks Online-integrationen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka antingen på fliken Kontakter eller Produkter.
• Klicka på Mappningar för kontaktfält eller Mappningar för produktfält för att visa mappningarna mellan egenskaper i HubSpot och fält i Quickbooks Online.
• Om du vill lägga till en ny fältmappning klickar du på Lägg till ny mappning.
• Klicka på rullgardinsmenyerna för att välja den HubSpot-egenskap och det Quickbooks Online-fält som du vill mappa till varandra.
• Klicka på Spara.
• Om du vill redigera en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Redigera.
• Om du vill ta bort en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Ta bort.

Använda QuickBooks avancerade funktioner

Om du har integrerat ditt QuickBook advance-konto med HubSpot kan du också skicka din faktura direkt till QuickBooks uppgiftshanterare, skapa QuickBooks-arbetsflöden och få tillgång till ytterligare rapportering.

Skicka fakturor till uppgiftshanteraren i QuickBooks

När en användare skapar en faktura och skickar den till QuickBooks advance skickas uppgifterna från offerten eller affären till QuickBooks uppgiftshanterare. Så här kommer du åt uppgiftshanteraren i ditt QuickBooks-konto:

• Logga in på ditt Quickbooks Online-konto.
• Klicka på HubSpot i den vänstra panelen.
• Klicka på Visa uppgifter i avsnittet Att göra.

Här kan du godkänna utkast till fakturor eller skapa nya uppgifter.

Skapa arbetsflöden i QuickBooks för att automatisera uppgifter

I avsnittet Uppgiftshanterare kan du ställa in arbetsflöden för att automatiskt skapa uppgifter när en åtgärd behöver slutföras. Det finns fyra standardarbetsflöden att välja mellan:

1. Påminnelse om förfallen betalning
2. Påminnelse om betalningsleverantör
3. Påminnelse om banktillgodohavanden
4. Påminnelse om oavslutade fakturor

Du kan anpassa dina arbetsflöden i ditt QuickBooks Online-konto innan du aktiverar dem.

Läs mer om hur du ansluter HubSpot och Quickbooks Online Advanced.

Synkronisera fakturor från QuickBooks till HubSpot

För att ställa in en enkelriktad synkronisering av fakturor från QuickBooks till HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Fakturor.
• För att synkronisera Quickbooks-fakturor med dina HubSpot-fakturor, klicka för att slå på strömbrytaren.

• I avsnittet Skapa och uppdatera fakturor använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer i HubSpot när fakturor skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Ta bort faktura använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när fakturor tas bort i Quickbooks.
• Navigera till fliken Fakturafältmappningar för att se status för egenskaperna som synkroniseras mellan Quickbooks och HubSpot.

Visa fakturaobjektet

Fakturor som synkroniserats eller lagts till manuellt i HubSpot från QuickBooks kan visas i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa anpassade egenskaper för fakturaobjektet. För att visa fakturaobjektet:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Klicka på Kontakter längst upp till vänster. I rullgardinsmenyn väljer du Fakturor. Då kommer du till indexsidan för dina fakturor.

Skapa anpassade egenskaper för fakturaobjekt:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Egenskaper.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturaegenskaper.
• Skapa sedan dina egenskaper.

Fakturaobjektet kan användas för att segmentera kontakter, trigga arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.