Använd HubSpots integration med QuickBooks Online (legacy)

I den här artikeln kan du läsa om den äldre integrationen mellan HubSpot och QuickBooks Online. Denna integration har ersatts av den nya QuickBooks Online-integrationen. Innan du fortsätter bör du notera följande:

• Om du installerar QuickBooks Online-integrationen efter den 2 maj 2023 bör du istället följa de nya stegen för integrationskonfiguration.
• Om du redan har installerat den äldre integrationen kan du använda migreringsverktyget för QuickBooks Online för att uppgradera till den nya integrationen. För att påbörja migreringen, gå till dina integrationsinställningar för QuickBooks Online i HubSpot. Läs mer om hur du migrerar din QuickBooks Online-integration.

Använda integrationen

När du har anslutit integrationen kan du skapa fakturor, visa deras status och använda dessa fakturor för att starta arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.

Skapa fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Klicka på namnet på en affärspost.
3. I den högra panelen, på kortet Integrationsfakturor, klickar du på Skapa faktura.

4. Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
5. Välj Skapa från offert om du vill skapa din faktura från en befintlig offert, eller Skapa från grunden.

• • Om du väljer Skapa från offert kommer HubSpot att försöka matcha dina offertdetaljer med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny QuickBooks-kund. Endast offerter som har publicerats och inte har gått ut kan användas för att skapa fakturor.

• • Om du väljer Skapa från grunden kommer HubSpot att försöka matcha dina affärsuppgifter med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny [Legacy] QuickBooks Online-kund.

6. Klicka på Nästa.
7. Klicka på + Lägg till produkter från [Legacy] QuickBooks Online för att välja befintliga produkter från QuickBooks som du vill lägga till i din faktura. När du har lagt till dina produkter klickar du på Nästa.
   
   
8. Om du skapar en faktura för en kund utanför USA krävs skattekoder för varje artikel. Så här lägger du till en skattekod:

• • Klicka på Visa produktskattekoder.
  • I panelen väljer du skattekoden för den specifika raden. Skattekoder behöver inte ställas in för amerikanska QuickBooks-konton, eftersom QuickBooks lägger till dem på sin sida.

9. Välj betalningsvillkor, fakturadatum och förfallodatum för din faktura.
10. I avsnittet Skriv ett meddelande till din kund skriver du in den text som ska visas på kundens faktura och klickar sedan på Nästa.
11. Granska dina fakturauppgifter. Klicka på Föregående för att gå tillbaka och redigera dina fakturauppgifter.
12. För att skapa din faktura i QuickBooks klickar du på Skapa faktura.
13. Klicka på fakturans namn i avsnittet Fakturor för att visa en förhandsgranskning av din faktura.
14. Din faktura är nu klar att skickas från ditt QuickBooks-konto.

När din faktura har skapats kommer den att märkas med ett av följande steg:

• Väntar på att skickas: fakturan har inte skickats till kunden.
• Skickad till kunden: fakturan har skickats till kunden.
• Delbetalning: fakturan har delvis betalats.
• Helt betald: fakturan har betalats i sin helhet.
• Försenad: fakturan har passerat förfallodatum och är nu försenad.

Följande egenskaper uppdateras när en faktura kopplas till en affär via QuickBooks-integrationen:

• Fakturabelopp
• Fakturaadressat
• Fakturanummer
• Fakturastatus
• Fakturans förfallodatum

Lägg till en befintlig faktura

1. Gå till Kontakter, Företag eller Affärer i ditt HubSpot-konto.
2. Klicka på namnet på en post.
3. I den högra panelen, i kortet Integrationsfakturor, klickar du på Lägg till befintlig faktura.
4. Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
5. Sök efter och markera kryssrutan till vänster om fakturan. Klicka på Lägg till.
   
   
6. Fakturorna som är kopplade till posten listas i kortetIntegrationsfakturor på posten.

Aktivera arbetsflöden och skapa anpassade rapporter

När QuickBooks Online-integrationen är installerad kan du skapa arbetsflöden med hjälp av de nya fakturaaffärsegenskaperna som anges nedan. Skapa till exempel ett arbetsflöde som skickar ett uppföljningsmejl till kunder som inte har betalat sin faktura före förfallodagen. Eller skapa ett arbetsflöde som skickar ett Slack-meddelande till ditt team varje gång du tar emot en betalning.

Nya affärsegenskaper inkluderar:

• Fakturabelopp
• Fakturaadressat
• Fakturanummer
• Fakturastatus
• Fakturans förfallodatum

Använd de nya fakturaaffärsegenskaperna för att skapa anpassade rapporter så att du får full insyn i de intäkter som ditt team genererar för företaget.

Observera: när du synkroniserar flera fakturor till HubSpot till samma affärspost kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i QuickBooks.

Aktivera kontaktsynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar. Klicka sedan på [Legacy] QuickBooks Online.
3. Gå till fliken Kontakter.
4. För att synkronisera QuickBooks-kunder med dina HubSpot-kontakter klickar du för att aktivera växeln.
5. I avsnittet Skapa och uppdatera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när associerade kontakter skapas eller uppdateras i QuickBooks. Endast nyskapade och nyligen uppdaterade kontakter synkroniseras med HubSpot.
6. I avsnittet Ta bort kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när associerade kontakter tas bort i QuickBooks.

Aktivera produktsynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar. Klicka sedan på [Legacy] QuickBooks Online.
3. Gå till fliken Produkter.
4. För att synkronisera QuickBooks-produkter med dina HubSpot-produkter, klicka för att aktivera växeln.
5. I avsnittet Skapa och uppdatera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när associerade poster skapas eller uppdateras i QuickBooks. Endast nyskapade och nyligen uppdaterade produkter synkroniseras med HubSpot.
6. I avsnittet Ta bort produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när associerade poster tas bort i QuickBooks.
7. Gå till fliken Produktfältmappningar för att visa statusen för egenskaperna som synkroniseras mellan QuickBooks och HubSpot.

Redigera fältmappningar

Observera: ett Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnemang krävs för att konfigurera anpassade fältmappningar i den nya QuickBooks Online-integrationen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar. Klicka sedan på [Legacy] QuickBooks Online.
3. Klicka på fliken Kontakter eller Produkter.
4. Klicka på Kontaktfältmappningar eller Produktfältmappningar för att visa mappningarna mellan egenskaper i HubSpot och fält i QuickBooks Online.
5. För att lägga till en ny fältmappning klickar du på Lägg till ny mappning.
6. Klicka på rullgardinsmenyerna för att välja den HubSpot-egenskap och det QuickBooks Online-fält som du vill mappa till varandra.
7. Klicka på Spara.
8. Om du vill redigera en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Redigera.
9. Om du vill ta bort en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Ta bort.

Synkronisera fakturor från QuickBooks till HubSpot

Så här konfigurerar du en enkelriktad synkronisering av fakturor från QuickBooks till HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar. Klicka sedan på [Legacy] QuickBooks Online.
3. Klicka på fliken Fakturor.
4. För att synkronisera QuickBooks-fakturor med dina HubSpot-fakturor klickar du för att aktivera växeln.
5. I avsnittet Skapa och uppdatera fakturor använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända i HubSpot när fakturor skapas eller uppdateras i QuickBooks.
6. I avsnittet Radera faktura använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när fakturor raderas i QuickBooks.
7. Gå till fliken Fältmappningar för fakturor för att visa statusen för egenskaperna som synkroniseras mellan QuickBooks och HubSpot.

Visa fakturaobjektet

Fakturor som synkroniserats eller lagts till manuellt i HubSpot från QuickBooks kan visas i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa anpassade fakturaobjektegenskaper. Så här visar du fakturaobjektet:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Detta tar dig till din fakturaindexsida.

Så här skapar du anpassade fakturaobjektegenskaper:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Egenskaper.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturaegenskaper.
4. Klicka på Skapa egenskap och fortsätt sedan med att skapa dina egenskaper.

Fakturaobjektet kan användas för att segmentera kontakter, utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.