Använd HubSpots integration med QuickBooks Online

Använd QuickBooks Online-integrationen med HubSpot för att skapa fakturor direkt från affärsposten i HubSpot, visa fakturainformation och se betalningshändelser på tidslinjen för affären.

Installera integrationen

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marknadsplats i huvudnavigeringsfältet och välj sedan App-marknadsplats.
• Använd sökfältet för att hitta och välja QuickBooks Online-integrationen.
• Klicka på Installera app i övre högra hörnet.
• Logga in med dina QuickBooks Online-uppgifter.

• När integrationen är ansluten kommer den att listas i avsnittet Anslutna appar.
• Du kan ansluta flera konton genom att navigera tillikonen arketplaMarketplacemarketplace i huvudnavigationsfältet. Under Hantera väljer du Anslutna appar.
• Välj QuickBooks Online och klicka på Anslut QuickBooks-konto uppe till höger. Du kan också koppla bort ditt konto genom att välja Koppla bort.

Användning av integrationen

När du har anslutit integrationen kan du skapa fakturor, visa deras status och använda dessa fakturor för att utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.

Skapa fakturor

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Erbjudanden.
• Klicka på namnet på en dealpost.
• Klicka på Skapa faktura i den högra panelen i avsnittet Integrationsfakturor.

• Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
• Välj om du vill skapa fakturan från en befintlig offert eller skapa från början.
  • Om du väljer Skapa från offert kommer HubSpot att försöka matcha dina offertuppgifter med dina QuickBook-register. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på skapa en ny Quickbokskund.
    

Observera att endast offerter som har publicerats och som inte har löpt ut kan användas för att skapa fakturor.

• • Om du väljer Skapa från början försöker HubSpot matcha dina affärsuppgifter med dina QuickBook-register. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på skapa en ny Quickbooks-kund.
• Klicka på Nästa.

• Klicka på Lägg till produkter från QuickBooks för att välja befintliga produkter från QuickBooks som ska läggas till i fakturan. När du har lagt till dina produkter klickar du på Nästa.

• Om du skapar en faktura för en kund utanför USA krävs skattekoder för varje post. Så här lägger du till en skattekod:
  • Klicka på Visa produktskattekoder.
  • I panelen väljer du skattekoden för den specifika posten.

• Välj betalningsvillkor, datum för skapande av faktura och förfallodag för fakturan .
• I avsnittet Skriv ett meddelande till kunden skriver du texten som ska visas på kundens faktura och klickar sedan på Nästa.

• Granska dina fakturadetaljer. Klicka på Föregående för att gå tillbaka och redigera dina fakturadetaljer.
• För att skapa fakturan i QuickBooks klickar du på Skapa utkast till faktura.
• Klicka på fakturans namn i avsnittet Fakturor för att visa en förhandsvisning av fakturan.
• Din faktura är nu redo att skickas från ditt Quickbooks-konto.

När din faktura har skapats kommer den att märkas med ett av nedanstående steg:

• Väntar på att skickas: Fakturan har inte skickats till kunden.
• Skickad till kund: fakturan har skickats till kunden.
• Delvis betalning: Fakturan har betalats delvis.
• Fullständigt betalt: fakturan har betalats i sin helhet.
• Försenad: fakturan har passerat betalningsdatumet och är nu förfallen.

Följande egenskaper uppdateras när en faktura associeras med en affär via Quickbooksintegrationen:

• Fakturabelopp som fakturerats
• Mottagare av fakturan
• Fakturanummer
• Status för fakturan
• Fakturans förfallodag

Lägg till en befintlig faktura

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Kontakter, Företag eller Affärer.
• Klicka på namnet på en post.
• Klicka på Lägg till befintlig faktura i den högra panelen i avsnittet Integrationsfakturor.
  
  
• Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
• Sök efter och markera kryssrutan till vänster om fakturan. Klicka på Lägg till.
• De fakturor som är kopplade till posten listas i avsnittetIntegrationsfakturor på posten.
  
  
  

Utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter

När QuickBooks Online-integrationen är installerad kan du skapa arbetsflöden med hjälp av de nya egenskaperna för fakturaaffärer som anges nedan. Skapa till exempel ett arbetsflöde som skickar ett uppföljningsmeddelande till kunder som inte har betalat sin faktura på förfallodagen. Eller skapa ett arbetsflöde som skickar ett Slack-meddelande till ditt team varje gång du samlar in en betalning.

Bland de nya fastigheterna finns följande:

• Fakturabelopp som fakturerats
• Mottagare av fakturan
• Fakturanummer
• Status för fakturan
• Fakturans förfallodag

Använd de nya egenskaperna för fakturaaffärer för att skapa anpassade rapporter så att du har full insyn i de inkomster som ditt team genererar för företaget.

Observera: När du synkroniserar flera fakturor till HubSpot för samma affärspost kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i Quickbooks.

Aktivera synkning av kontakter

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Kontakter.
• Om du vill synkronisera Quickbooks kunder med dina HubSpot-kontakter klickar du på för att slå på knappen.

• I avsnittet Skapa och uppdatera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade kontakter skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Ta bort kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade kontakter tas bort i Quickbooks.

Observera att endast nyskapade kontakter synkroniseras med HubSpot.

Aktivera produktsynkronisering

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Produkter.
• Om du vill synkronisera Quickbooks produkter med dina HubSpot-produkter klickar du på för att slå på knappen.

• I avsnittet Skapa och uppdatera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade poster skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Radera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade poster raderas i Quickbooks.

Observera att endast nyskapade produkter synkroniseras med HubSpot.

• Navigera till fliken Mappningar av produktegenskaper för att visa statusen för synkronisering av egenskaperna mellan Quickbooks och HubSpot.

Redigera fältmappningar

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Kontakter eller Produkter.
• Klicka på Mappningar för kontaktfält eller Mappningar för produktfält för att visa mappningarna mellan egenskaper i HubSpot och fält i Quickbooks Online.
• Om du vill lägga till en ny fältmappning klickar du på Lägg till ny mappning.
• Klicka på rullgardinsmenyerna för att välja den HubSpot-egenskap och det Quickbooks Online-fält som du vill mappa till varandra.
• Klicka på Spara.
• Om du vill redigera en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och klickar på Redigera.
• Om du vill ta bort en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Ta bort.

Använd QuickBooks förhandsfunktioner

Om du har integrerat ditt QuickBook advance-konto med HubSpot kan du också skicka din faktura direkt till QuickBooks uppgiftshanterare, skapa arbetsflöden i QuickBooks och få tillgång till ytterligare rapportering .

Skicka fakturor till QuickBooks uppgiftshanterare

När en användare skapar en faktura och skickar den till QuickBooks advance skickas uppgifterna från offerten eller affären till QuickBooks aktivitetshanterare. Så här kommer du åt uppgiftshanteraren i ditt Quickbokskonto:

• Logga in på ditt Quickbooks Online-konto.
• Klicka på HubSpot i den vänstra panelen.
• Klicka på Visa uppgifter i avsnittet Att göra.

Här kan du godkänna utkast till fakturor eller skapa nya uppgifter.

Skapa arbetsflöden i QuickBooks för att automatisera uppgifter.

I avsnittet Uppgiftshanterare kan du konfigurera arbetsflöden för att automatiskt skapa uppgifter när en åtgärd måste slutföras. Det finns fyra standardarbetsflöden att välja mellan:

1. Påminnelse om förfallna betalningar
2. Påminnelse om att betala en leverantör
3. Påminnelse om banktillgodohavanden
4. Påminnelse om obetalda fakturor

Du kan anpassa arbetsflödena i ditt QuickBooks Online-konto innan du aktiverar dem.

Läs mer om hur du ansluter HubSpot och Quickbooks Online Advanced.

Synkronisera fakturor från QuickBooks till HubSpot

Konfigurera en enkelriktad synkronisering av fakturor från QuickBooks till HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.

• I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
• Klicka på fliken Fakturor.
• Om du vill synkronisera Quickbooks-fakturor med dina HubSpot-fakturor klickar du på för att slå på knappen.

• I avsnittet Skapa och uppdatera fakturor använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer i HubSpot när fakturor skapas eller uppdateras i Quickbooks.
• I avsnittet Ta bort faktura använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när fakturor tas bort i Quickbooks.
• Navigera till fliken Mappning av fakturafält för att visa statusen för synkronisering av egenskaperna mellan Quickbooks och HubSpot.

Visa fakturaobjektet

Fakturor som synkroniserats eller lagts till manuellt i HubSpot från QuickBooks kan visas i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa anpassade egenskaper för faktureringsobjektet. Visa faktureringsobjektet:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.
• Klicka på Kontakter i övre vänstra hörnet. I rullgardinsmenyn väljer du Fakturor. Då kommer du till din fakturaindexsida.

Skapa anpassade egenskaper för fakturaobjekt:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Klicka på Egenskaper.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturans egenskaper.
• Skapa sedan dina egenskaper.

Faktureringsobjektet kan användas för att segmentera kontakter, utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.