Dernière mise à jour: juin 21, 2023
Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :
Tous les produits et les abonnements
|
Remarque : si vous installez l'intégration QuickBooks Online après le 2 mai 2023, reportez-vous à cet article pour connaître les étapes de l'installation.
Utilisez l'intégration de QuickBooks Online avec HubSpot pour créer des factures directement depuis la fiche d'informations de la transaction dans HubSpot et consulter les informations sur la facture ainsi que les événements de paiement dans la chronologie de la transaction.
Prérequis d'intégration
- Vous devez être super admin ou avoir App Marketplace Access pour connecter QuickBooks Online à HubSpot.
Installer l'intégration
- Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
- Utilisez la barre de recherche pour rechercher et sélectionner l'intégration QuickBooks Online.
- Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks Online.
- Une fois l'intégration correctement connectée, celle-ci s'affichera dans la section Applications connectées.
- Vous pouvez connecter plusieurs comptes en accédant à l'icône Marketplace dans la barre de navigation principale. Dans Gérer, sélectionnez Applications connectées.
- Sélectionnez QuickBooks Online, puis cliquez sur Connecter un compte QuickBooks dans l'angle supérieur droit. Vous pouvez également déconnecter votre compte en sélectionnant Déconnecter.
- Il n'est pas possible de connecter un compte sandbox QuickBooks à HubSpot.
- Il est recommandé de désactiver le paramètre Numéros de transaction personnalisés dans QuickBooks lorsque vous utilisez l'intégration, car cela peut entraîner des erreurs et des problèmes de synchronisation.
Utiliser l'intégration
Après avoir connecté l'intégration, vous pouvez créer des factures, consulter leur statut et utiliser ces factures pour déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés.
- Si une facture dans QuickBooks est dans une autre devise que celle du compte HubSpot, HubSpot ne synchronisera pas les données de la facture de QuickBooks avec les propriétés de la transaction.
- Seules les factures créées dans HubSpot sont automatiquement visibles dans votre compte HubSpot. Pour afficher les factures créées dans votre compte QuickBooks, elles doivent être ajoutées à HubSpot.
Créer des factures
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
- Dans le panneau de droite, dans la section Factures d'intégration, cliquez sur Créer une facture.
- Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks depuis le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez si vous souhaitez créer votre facture à partir d'un devis existant ou à partir de zéro.
- Si vous sélectionnez Créer à partir d'un devis, HubSpot essayera d'associer les informations du devis à vos données QuickBooks. Si aucun client n'est identifié, vous pourrez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
Remarque : Seuls les devis publiés et en vigueur peuvent être utilisés pour créer des factures.
-
- Si vous sélectionnez Créer à partir de zéro, HubSpot essaiera de faire correspondre les détails de votre transaction à vos fiches d'informations QuickBooks. Si aucun client n'est identifié, vous pourrez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
- Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Ajouter des produits à partir de QuickBooks pour sélectionner les produits existants de QuickBooks à ajouter à votre facture. Une fois vos produits ajoutés, cliquez sur Suivant.
- Si vous créez une facture pour un client situé en dehors des États-Unis, des codes fiscaux sont requis pour chaque ligne. Pour ajouter un code fiscal :
- Cliquez sur Consultez les codes fiscaux des produits.
- Dans le tableau de bord, sélectionnez le code fiscal pour la ligne de produit spécifique.
- Sélectionnez les modalités de paiement, la date de création et l'échéance de votre facture.
- Dans la section Rédiger un message pour votre client, saisissez du texte qui s'affichera sur la facture de votre client, puis cliquez sur Suivant.
- Vérifiez les détails de votre facture. Cliquez sur Précédent pour revenir et modifier les détails de votre facture.
- Pour créer votre facture dans QuickBooks, cliquez sur Créer un brouillon de facture.
- Cliquez sur le nom de la facture dans la section Factures pour afficher un aperçu de votre facture.
- Votre facture est désormais prête à être envoyée depuis votre compte QuickBooks.
Une fois votre facture créée, elle sera identifiée dans l'une des phases suivantes :
- En attente d'envoi : la facture n'a pas été envoyée au client.
- Envoyé à un client : la facture a été envoyée au client.
- Partiellement payée : la facture a été partiellement payée.
- Intégralement payée : la facture a été intégralement payée.
- Échue : la facture est arrivée à échéance.
Les propriétés suivantes seront mises à jour lorsqu'une facture sera associée à une transaction via l'intégration QuickBooks :
- Montant facturé
- Destinataire de la facture
- Numéro de facture
- Statut de la facture
- Date d'échéance de la facture
Remarque :
- HubSpot ne peut pas créer de facture dans QuickBooks si les numéros de transaction client sont activés dans QuickBooks. Ceux-ci doivent être désactivés pour que HubSpot puisse créer des factures dans QuickBooks.
- Seules les factures créées dans HubSpot sont automatiquement visibles dans votre compte HubSpot. Pour consulter les factures créées dans votre compte QuickBooks, celles-ci doivent être ajoutées à HubSpot.
Ajouter une facture existante
- Dans votre compte HubSpot, accédez à des contacts, des entreprises ou des transactions.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
- Dans le panneau de droite, dans la section Factures d'intégration, cliquez sur Ajouter une facture existante.
- Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks depuis le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
- Recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche de la facture. Cliquez sur Ajouter.
- Les factures associées à la fiche d'informations sont listées dans la section Factures d'intégration de la fiche d'informations.
Déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés
Lorsque l'intégration à QuickBooks Online est installée, vous pouvez créer des workflows à l'aide des nouvelles propriétés de l'opération de facturation énumérées ci-dessous. Par exemple, créez un workflow qui envoie un e-mail de suivi aux clients qui n'ont pas payé leurs factures à la date d'échéance. Vous pouvez également créer un workflow qui envoie un message Slack à votre équipe dès que vous percevez un paiement.
Les nouvelles propriétés incluent :
- Montant facturé
- Destinataire de la facture
- Numéro de facture
- Statut de la facture
- Date d'échéance de la facture
Utilisez les nouvelles propriétés de transaction pour créer des rapports personnalisés afin d'obtenir une visibilité complète sur le chiffre d'affaires que votre équipe génère pour l'entreprise.
Remarque : Lorsque vous synchronisez plusieurs factures vers HubSpot pour la même fiche d'informations de transaction, les propriétés ci-dessus seront mises à jour avec la facture la plus récente dans QuickBooks.
Activer la synchronisation des contacts
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Contacts.
- Pour synchroniser les clients QuickBooks avec vos contacts HubSpot, activez le bouton.
- Dans la section Création et mise à jour des contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les contacts associés sont créés ou mis à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression de contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des contacts associés sont supprimés dans QuickBooks.
Remarque : Seuls les contacts nouvellement créés et récemment mis à jour seront synchronisés avec HubSpot.
Activer la synchronisation des produits
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Produits.
- Pour synchroniser des produits QuickBooks avec vos produits HubSpot, activez le bouton.
- Dans la section Création et mise à jour des produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les fiches d'informations associées sont créées ou mises à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression de produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des fiches d'informations associées sont supprimées dans QuickBooks.
Remarque : Seuls les produits nouvellement créés et récemment mis à jour seront synchronisés avec HubSpot.
- Accédez à l'onglet Mappages de propriétés de produit pour afficher le statut des propriétés synchronisées entre QuickBooks et HubSpot.
Modifier les mappages des champs
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Contacts ou Produits.
- Cliquez sur Mappages de champs de contact ou Mappages de champs de produit pour afficher les mappages entre les propriétés dans HubSpot et les champs dans QuickBooks Online.
- Pour ajouter un nouveau mappage de champ, cliquez sur Ajouter un nouveau mappage.
- Cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la propriété HubSpot et le champ QuickBooks Online que vous souhaitez associer.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour modifier un mappage de champ, cliquez sur Actions à côté du mappage et cliquez sur Modifier.
- Pour supprimer un mappage de champ, cliquez sur Actions à côté du mappage et cliquez sur Supprimer.
Utiliser les fonctionnalités avancées de QuickBooks
Si vous avez intégré votre compte QuickBooks Online Advanced à HubSpot, vous pouvez également envoyer votre facture directement au gestionnaire de tâches QuickBooks, créer des workflows QuickBooks et accéder à d'autres options de reporting.
Envoyer des factures au gestionnaire de tâches de QuickBooks
Si un utilisateur crée une facture et l'envoie vers QuickBooks Online Advanced, les données du devis ou de la transaction seront envoyées au gestionnaire de tâches QuickBooks. Pour accéder au gestionnaire de tâches dans votre compte QuickBooks :
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks Online.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur HubSpot.
- Dans la section À faire, cliquez sur Afficher les tâches.
Vous pouvez approuver les brouillons de facture ou créer de nouvelles tâches.
Configurer des workflows dans QuickBooks pour automatiser les tâches
Dans la section Gestionnaire de tâches, vous pouvez définir des workflows afin de créer automatiquement des tâches lorsqu'une action doit être effectuée. Il existe quatre workflows standards disponibles :
- Rappel de date d'échéance
- Rappel de paiement fournisseur
- Rappel de virement bancaire
- Rappel de facture non envoyée
Vous pouvez personnaliser vos workflows dans votre compte QuickBooks Online avant de les activer.
Découvrez-en davantage sur la connexion entre HubSpot et QuickBooks Online Advanced.
Synchronisation des factures QuickBooks avec HubSpot
Pour synchroniser de façon unidirectionnelle des factures de QuickBooks vers HubSpot :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Factures.
- Pour synchroniser les factures Quickbooks avec vos factures HubSpot, cliquez pour activer cette option.
- Dans la section Création et mise à jour des factures, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe dans HubSpot lorsque les factures associées sont créées ou mises à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression des factures, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des factures sont supprimées dans QuickBooks.
- Accédez à l'onglet Mappages de champs de facture pour afficher le statut des propriétés synchronisées entre QuickBooks et HubSpot.
Afficher l'objet de facture
Les factures synchronisées ou ajoutées manuellement à HubSpot depuis QuickBooks peuvent être consultées dans l'objet de facture de HubSpot. Vous pouvez également créer des propriétés de facture personnalisées. Pour afficher l'objet de facture :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Contacts. Dans le menu déroulant, sélectionnez Factures. Cela vous conduira à la page d'indexation des factures.
Pour créer des propriétés d'objet de facturation personnalisées :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Cliquez sur Propriétés.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Propriétés de facturation.
- Ensuite, créez vos propriétés.
L'objet facture peut être utilisé pour segmenter les contacts, déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés.
