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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Integrations

Utilisez l'intégration de QuickBooks avec HubSpot

Dernière mise à jour: avril 15, 2021

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Utilisez l'intégration de QuickBooks avec HubSpot pour créer des factures directement depuis la fiche d'informations de la transaction dans HubSpot et consulter les informations sur la facture ainsi que les événements de paiement dans la chronologie de la transaction.

Installer l'intégration

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Découvrir le marketplace des applications.
  • Utilisez la barre de recherche pour rechercher l'intégration QuickBooks. Placez votre curseur sur celle-ci et cliquez sur Afficher l'intégration.
  • Cliquez sur Connecter l'application et connectez-vous à votre compte QuickBooks Online. 

Remarque : Vous devez avoir accès à votre compte QuickBooks Online pour installer cette intégration. Si vous ne connaissez pas vos identifiants de connexion, vous devrez contacter votre administrateur QuickBooks.

  • Une fois que l'intégration est correctement connectée, elle sera répertoriée dans la section Applications connectées
  • Vous pouvez connecter plusieurs comptes en accédant à l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Dans Gérer, sélectionnez Applications connectées.
  • Sélectionnez QuickBooks Online, puis cliquez sur Connecter le compte QuickBooks dans l'angle supérieur droit. Vous pouvez également déconnecter votre compte en sélectionnant Déconnecter.

Remarque : Seules les factures créées dans HubSpot sont automatiquement visibles dans votre compte HubSpot. Pour afficher les factures créées dans votre compte QuickBooks, elles doivent être ajoutées à HubSpot.

Utilisation de l'intégration

Utilisez l'intégration de QuickBooks Online pour créer des factures directement depuis la fiche d'informations de la transaction et consulter les informations sur la facture ainsi que les événements de paiement dans la chronologie de la transaction. Les produits QuickBooks ne peuvent pas être utilisés comme lignes de produits sur une fiche d'informations de transaction dans HubSpot. Pour utiliser les produits QuickBooks, ils doivent être ajoutés manuellement.

Remarque : Si une facture dans QuickBooks est dans une autre devise que celle du compte HubSpot, HubSpot ne synchronisera pas les données de la facture de QuickBooks avec les propriétés de la transaction.

Créer des factures

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
  • Dans le panneau de droite, dans la section Factures, cliquez sur Créer une facture.
create-invoice-quickbooks
  • Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks dans le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
  • Sélectionnez si vous souhaitez créer votre facture à partir d'un devis existant ou à partir de zéro.
    • Si vous sélectionnez Créer à partir d'un devis, HubSpot essaiera de faire correspondre les détails de votre devis à vos fiches d'informations QuickBooks. Si aucun client correspondant n'est identifié, vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks

Remarque : Seuls les devis qui ont été publiés et qui n'ont pas expiré peuvent être utilisés pour créer des factures.

    • Si vous sélectionnez Créer à partir de zéro, HubSpot essaiera de faire correspondre les détails de votre transaction à vos fiches d'informations QuickBooks. Si aucun client n'est identifié, vous pourrez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
  • Cliquez sur Suivant.
select-customer-quickbooks
  • Cliquez sur Ajouter des produits à partir de QuickBooks pour sélectionner les produits existants de QuickBooks à ajouter à votre facture. Une fois vos produits ajoutés, cliquez sur Suivant.
add-products-quickbooks

Remarque : Pour les comptes internationaux, vous pouvez ajouter des codes fiscaux à votre facture et réaliser une synchronisation dans plusieurs devises. 

  • Sélectionnez les conditions de paiement, la date de création et la date d'échéance pour votre facture.  
  • Dans la section Rédigez un message à votre client, saisissez le texte qui apparaîtra sur la facture de votre client, puis cliquez sur Suivant.
invoice-payment-quickbooks
  • Vérifiez les détails de votre facture. Cliquez sur Précédent pour revenir et modifier les détails de votre facture. 
  • Pour créer votre facture dans QuickBooks, cliquez sur Créer un brouillon de facture.
  • Cliquez sur le nom de la facture dans la section Factures pour afficher un aperçu de votre facture.
  • Votre facture est désormais prête à être envoyée depuis votre compte QuickBooks.

Une fois votre facture créée, elle sera identifiée dans l'une des phases suivantes :

  • En attente d'envoi : la facture n'a pas été envoyée au client.
  • Envoyée au client : la facture a été envoyée au client.
  • Partiellement payée : la facture a été partiellement payée.
  • Intégralement payée : la facture a été intégralement payée.
  • En retard : la date d'échéance a été dépassée et la facture est désormais en retard.

Remarque : HubSpot ne peut pas créer de facture dans QuickBooks si les numéros de transaction client sont activés dans QuickBooks. Ceux-ci doivent être désactivés pour que HubSpot puisse créer des factures dans QuickBooks.


Ajouter une facture existante 

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à des contacts, des entreprises ou des transactions.
  • Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
  • Dans le panneau de droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter une facture existante.
    add-existing-invoice-quickbooks
  • Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks dans le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
  • Recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche de la facture. Cliquez sur Ajouter.
  • Les factures associées à la fiche d'informations sont listées dans la section Factures de la fiche d'informations.
    invoice-deal-record

Déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés

Lorsque l'intégration QuickBooks est installée, vous pouvez créer des workflows à l'aide des nouvelles propriétés de transaction de facturation ci-dessous. Par exemple, créez un workflow qui envoie un e-mail de suivi aux clients qui n'ont pas payé leur facture à la date d'échéance. Vous pouvez également créer un workflow qui envoie un message Slack à votre équipe dès que vous percevez un paiement. 

Les nouvelles propriétés de transaction comprennent :

  • Montant facturé
  • Destinataire de la facture
  • Numéro de facture
  • Statut de la facture 
  • Échéance de la facture

Utilisez les nouvelles propriétés de transaction pour créer des rapports personnalisés afin d'obtenir une visibilité complète sur le chiffre d'affaires que votre équipe génère pour l'entreprise. 

Remarque : Lors de la synchronisation de plusieurs factures avec HubSpot vers la même fiche d'informations de transaction, les propriétés ci-dessus seront mises à jour par la facture la plus récemment mise à jour dans QuickBooks.

Activer la synchronisation des contacts

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  •  Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
  • Cliquez sur l'onglet Contacts.
  • Pour synchroniser les clients QuickBooks avec vos contacts HubSpot, cliquez pour activer cette option.

quickbooks-contact-sync

  • Dans la section Création et mise à jour des contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les contacts associés sont créés ou mis à jour dans QuickBooks.
  • Dans la section Suppression de contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les contacts associés sont supprimés dans QuickBooks.
  • Remarque : Seuls les contacts nouvellement créés seront synchronisés avec HubSpot.

Activer la synchronisation des produits

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  •  Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
  • Cliquez sur l'onglet Produits.
  • Pour synchroniser les produits QuickBooks avec vos produits HubSpot, activez le bouton.
quickbooks-product-sync

 

  • Dans la section Création et mise à jour des produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les fiches d'informations associées sont créées ou mises à jour dans QuickBooks.
  • Dans la section Suppression de produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque les contacts associés sont supprimés dans QuickBooks.

Remarque : Seuls les produits nouvellement créés seront synchronisés avec HubSpot.

  • Accédez à l'onglet Mappages de propriétés de produits pour afficher le statut des propriétés synchronisées entre QuickBooks et HubSpot.

Utiliser les fonctionnalités de QuickBooks Advanced

Si vous avez intégré votre compte QuickBooks Advanced à HubSpot, vous pouvez également envoyer votre facture directement au gestionnaire de tâches de QuickBooks, créer des workflows QuickBooks et accéder à des rapports supplémentaires. 

Envoyer des factures au gestionnaire de tâches de QuickBooks

Lorsqu'un utilisateur crée une facture et l'envoie à QuickBooks Advanced, les données provenant du devis ou de la transaction seront envoyées au gestionnaire de tâches de QuickBooks. Pour accéder au gestionnaire de tâches dans votre compte QuickBooks :

  • Connectez-vous à votre compte QuickBooks Online.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur HubSpot.
  • Dans la section À faire, cliquez sur Afficher les tâches.
quickbooks- task-manager

 

Vous pouvez ainsi approuver des factures ou créer de nouvelles tâches.

Configurer des workflows dans QuickBooks pour automatiser des tâches

Dans la section Gestionnaire de tâches, vous pouvez configurer des workflows pour créer automatiquement des tâches lorsqu'une action doit être terminée. Vous pouvez choisir parmi quatre workflows standards :

  1. Rappel de paiement dû
  2. Rappel de paiement de fournisseur
  3. Rappel de virement bancaire
  4. Rappel de facture non envoyée

Vous pouvez personnaliser vos workflows dans votre compte QuickBooks Online avant de les activer. 

Découvrez-en davantage sur la connexion entre HubSpot et Quickbooks Online Advanced.