Dernière mise à jour: janvier 19, 2023
Utilisez l'intégration QuickBooks Online avec HubSpot pour créer des factures directement depuis la fiche d'informations de transaction dans HubSpot, consulter les informations de la facture ainsi que les événements de paiement sur la chronologie de la transaction.
Installer l'intégration
- Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
- Utilisez la barre de recherche pour rechercher et sélectionner l'intégration QuickBooks Online.
- Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
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Connectez-vous via vos identifiants QuickBooks Online.
- Une fois l'intégration correctement connectée, celle-ci s'affichera dans la section Applications connectées.
- Vous pouvez connecter plusieurs comptes en cliquant sur l'icône Marketplace dans la barre de navigation principale. Dans Gérer, sélectionnez Applications connectées.
- Sélectionnez QuickBooks Online, puis cliquez sur Connecter un compte QuickBooks dans l'angle supérieur droit. Vous pouvez également déconnecter votre compte en sélectionnant Déconnecter.
- Il n'est pas possible de connecter un compte sandbox QuickBooks à HubSpot.
- Il est recommandé de désactiver le paramètre Numéros de transaction personnalisés dans QuickBooks lorsque vous utilisez l'intégration car celui-ci peut entraîner des erreurs de synchronisation.
Utiliser l'intégration
Utilisez l'intégration QuickBooks Online pour créer des factures depuis la fiche d'informations de transaction, consulter les informations et le statut des factures ainsi que les événements de paiement sur la chronologie de la fiche d'informations de transaction.
- Si une facture dans QuickBooks est dans une devise autre que celle définie pour le compte HubSpot de l'entreprise, HubSpot ne synchronisera pas les données de la facture depuis QuickBooks avec les propriétés de transaction.
- Seules les factures créées dans HubSpot seront automatiquement visibles dans votre compte HubSpot. Pour consulter les factures créées dans votre compte QuickBooks, celles-ci doivent être ajoutées à HubSpot.
Créer des factures
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
- Dans le panneau de droite, dans la section Factures, cliquez sur Créer une facture.
- Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks depuis le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez si vous souhaitez créer votre facture depuis un devis existant ou à partir de zéro.
- Si vous sélectionnez Créer à partir d'un devis, HubSpot essayera d'associer les informations du devis à vos données QuickBooks. Si aucun client correspondant n'est trouvé, vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
- Si vous sélectionnez Créer à partir d'un devis, HubSpot essayera d'associer les informations du devis à vos données QuickBooks. Si aucun client correspondant n'est trouvé, vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
Remarque : Seuls les devis publiés et en vigueur peuvent être utilisés pour créer des factures.
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- Si vous sélectionnez Créer à partir de zéro, HubSpot essayera d'associer les informations de la transaction à vos données QuickBooks. Si aucun client correspondant n'est trouvé, vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant ou cliquer sur Créer un nouveau client QuickBooks.
- Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Ajouter des produits depuis QuickBooks pour sélectionner des produits existants dans QuickBooks à ajouter à votre facture. Une fois vos produits ajoutés, cliquez sur Suivant.
- Pour les comptes QuickBooks n'étant pas basés aux États-Unis, des codes fiscaux sont requis pour chaque ligne de produit lors de la création d'une facture.
- Pour les comptes QuickBooks basés aux États-Unis, il n'est pas nécessaire d'indiquer les codes fiscaux car QuickBooks les ajoutera.
- Sélectionnez les modalités de paiement, la date de création et la date d'échéance de votre facture.
- Dans la section Rédiger un message pour votre client, saisissez du texte qui s'affichera sur la facture de votre client, puis cliquez sur Suivant.
- Vérifiez les détails de votre facture. Cliquez sur Précédent pour modifier vos informations.
- Pour créer votre facture dans QuickBooks, cliquez sur Créer un brouillon.
- Cliquez sur le nom de la facture dans la section Factures pour afficher un aperçu de votre facture.
- Votre facture peut désormais être envoyée depuis votre compte QuickBooks.
Une fois créée, votre facture sera identifiée avec l'une des phases suivantes :
- En attente d'envoi : la facture n'a pas été envoyée au client.
- Envoyée au client : la facture a été envoyée au client.
- Partiellement payée : la facture a été partiellement payée.
- Intégralement payée : la facture a été payée en intégralité.
- Échue : la facture est arrivée à échéance.
Les propriétés suivantes seront mises à jour lorsqu'une facture est associée à une transaction via l'intégration Quickbooks :
- Montant facturé
- Destinataire de la facture
- Numéro de facture
- Statut de la facture
- Date d'échéance de la facture
Remarque :
- HubSpot ne peut pas créer de facture dans QuickBooks si les numéros de transaction client sont activés dans QuickBooks. Ceux-ci doivent être désactivés pour que HubSpot puisse créer des factures dans QuickBooks.
- Seules les factures créées dans HubSpot seront automatiquement visibles dans votre compte HubSpot. Pour consulter les factures créées dans votre compte QuickBooks, celles-ci doivent être ajoutées à HubSpot.
Ajouter une facture existante
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts, Entreprises ou Transactions.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
- Dans le panneau de droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter une facture existante.
- Si vous disposez de plusieurs comptes, sélectionnez un compte QuickBooks depuis le menu déroulant et cliquez sur Suivant.
- Recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche de la facture. Cliquez sur Ajouter.
- Les factures associées à la fiche d'informations sont listées dans la section Factures de la fiche d'informations.
Déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés
Si l'intégration QuickBooks Online est installée, vous pouvez créer des workflows à l'aide des nouvelles propriétés de transaction ci-dessous. Par exemple, créez un workflow qui envoie un e-mail de suivi aux clients qui n'ont pas payé leurs factures à la date d'échéance. Vous pouvez également créer un workflow qui envoie un message Slack à votre équipe dès que vous percevez un paiement.
Les nouvelles propriétés incluent :
- Montant facturé
- Destinataire de la facture
- Numéro de facture
- Statut de la facture
- Date d'échéance de la facture
Utilisez les nouvelles propriétés de transaction pour créer des rapports personnalisés afin d'avoir une visibilité totale sur les revenus générés par votre équipe pour l'entreprise.
Remarque : Lorsque vous synchronisez plusieurs factures vers HubSpot pour la même fiche d'informations de transaction, les propriétés ci-dessus seront mises à jour avec la facture la plus récente dans QuickBooks.
Activer la synchronisation des contacts
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Contacts.
- Pour synchroniser les clients QuickBooks avec vos contacts HubSpot, activez le bouton.
- Dans la section Création et mise à jour de contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des contacts associés sont créés ou mis à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression de contacts, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des contacts associés sont supprimés dans QuickBooks.
Remarque : Seuls les nouveaux contacts seront synchronisés avec HubSpot.
Activer la synchronisation des produits
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Produits.
- Pour synchroniser des produits QuickBooks avec vos produits HubSpot, activez le bouton.
- Dans la section Création et mise à jour de produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des fiches d'informations associées sont créées ou mises à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression de produits, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des fiches d'informations associées sont supprimées dans QuickBooks.
Remarque : Seuls les nouveaux produits seront synchronisés avec HubSpot.
- Accédez à l'onglet Mappages de propriétés de produit pour afficher le statut des propriétés synchronisées entre QuickBooks et HubSpot.
Modifier les mappages de champs
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Contacts ou Produits.
- Cliquez sur Mappages de champs de contact ou Mappages de champs de produit pour afficher les mappages entre les propriétés dans HubSpot et les champs dans QuickBooks Online.
- Pour ajouter un nouveau mappage de champs, cliquez sur Ajouter un mappage.
- Cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la propriété HubSpot et le champ QuickBooks Online que vous souhaitez mapper.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour modifier un mappage de champs, cliquez sur Actions à côté du mappage, puis sur Modifier.
- Pour supprimer un mappage de champs, cliquez sur Actions à côté du mappage, puis sur Supprimer.
Utiliser les fonctionnalités avancées de QuickBooks
Si vous avez intégré votre compte QuickBooks Online Advanced à HubSpot, vous pouvez également envoyer votre facture directement au gestionnaire de tâches QuickBooks, créer des workflows QuickBooks et accéder à d'autres options de reporting.
Envoyer des factures au gestionnaire de tâches QuickBooks
Si un utilisateur crée une facture et l'envoie vers QuickBooks Online Advanced, les données du devis ou de la transaction seront envoyées au gestionnaire de tâches QuickBooks. Pour accéder au gestionnaire de tâches dans votre compte QuickBooks :
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks Online.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur HubSpot.
- Dans la section À faire, cliquez sur Afficher les tâches.
Vous pouvez approuver les brouillons de facture ou créer de nouvelles tâches.
Configurer des workflows dans QuickBooks pour automatiser les tâches
Dans la section Gestionnaire de tâches, vous pouvez définir des workflows afin de créer automatiquement des tâches lorsqu'une action doit être effectuée. Il existe quatre workflows standards disponibles :
- Rappel de date d'échéance
- Rappel de paiement fournisseur
- Rappel de virement bancaire
- Rappel de facture non envoyée
Vous pouvez personnaliser vos workflows dans votre compte QuickBooks Online avant de les activer.
Découvrez-en davantage sur la connexion de HubSpot à QuickBooks Online Advanced.
Synchroniser les factures de QuickBooks à HubSpot
Pour synchroniser de façon unidirectionnelle des factures de QuickBooks vers HubSpot :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées, puis cliquez sur QuickBooks Online.
- Cliquez sur l'onglet Factures.
- Pour synchroniser des factures QuickBooks avec vos factures HubSpot, activez le bouton.
- Dans la section Création et mise à jour de factures, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des factures sont créées ou mises à jour dans QuickBooks.
- Dans la section Suppression de factures, utilisez le menu déroulant pour décider de ce qui se passe lorsque des factures sont supprimées dans QuickBooks.
- Accédez à l'onglet Mappages de champs de facture pour afficher le statut des propriétés synchronisées entre QuickBooks et HubSpot.
Afficher l'objet de facture
Les factures synchronisées ou ajoutées manuellement à HubSpot depuis QuickBooks peuvent être consultées dans l'objet de facture de HubSpot. Vous pouvez également créer des propriétés de facture personnalisées. Pour afficher l'objet de facture :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Contacts. Dans le menu déroulant, sélectionnez Factures. Vous serez redirigé vers votre page index des factures.
Pour créer des propriétés de facture personnalisées :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Cliquez sur Propriétés.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Propriétés de facture.
- Puis, créez vos propriétés.
L'objet de facture peut être utilisé pour segmenter des contacts, déclencher des workflows et créer des rapports personnalisés.
