使用 HubSpot 与 QuickBooks Online(传统)的集成
上次更新时间: 二月 13, 2025
本文将介绍传统的 HubSpot-QuickBooks Online 集成。该集成将被新的 QuickBooks 在线集成所取代。在继续阅读之前,请注意以下几点:
- 如果您在 2023 年 5 月 2 日之后安装 QuickBooks Online 集成,则应遵循新的集成设置步骤。
- 如果您已经安装了旧版集成,可以使用 QuickBooks Online 迁移工具升级到新集成。要开始迁移,请在 HubSpot 中导航到 QuickBooks Online 集成设置。了解有关迁移 QuickBooks 在线集成的更多信息。
使用集成
连接集成后,您可以创建发票、查看发票状态,并使用这些发票触发工作流和创建自定义报告。
创建发票
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 交易。
- 点击交易记录名称。
- 在右面板的 "集成发票"部分,单击 "创建发票"。
请注意:在新的 QuickBooks Online 集成中,集成发票侧边栏卡片已被移除。请在HubSpot 社区了解有关此更改的更多信息。
- 如果有多个账户,请从下拉菜单中选择一个QuickBooks 账户,然后单击下一步。
- 选择是根据现有报价创建发票,还是从头开始创建。
- 如果选择从报价创建,HubSpot 会尝试将报价详情与 QuickBook 记录进行匹配。如果找不到匹配的客户,你可以从下拉菜单中选择一个客户或点击创建一个新的 QuickBook 客户。只有已发布且未过期的报价才能用于创建发票。
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- 如果选择 "从头开始创建",HubSpot 会尝试将交易详情与 QuickBook 记录进行匹配。如果找不到匹配的客户,你可以从下拉菜单中选择一个客户或点击创建一个新的 QuickBook 客户。
- 单击下一步。
- 单击从 QuickBooks 添加产品 ,从 QuickBooks 中选择现有产品添加到发票中。添加产品后,单击下一步。
- 如果您为美国以外的客户创建发票,则每个细列项目都需要税号。要添加税号,请
- 单击查看产品税号。
- 在面板中选择特定项目的税号。美国 QuickBooks 账户无需发送税号,因为 QuickBooks 会在其端添加税号。
- 选择发票的付款条件、发票创建日期和发票到期日期。
- 在 "写给客户的信息"部分,写入将出现在客户发票上的文字,然后单击 "下一步"。
- 查看发票详情。单击 "上一页"返回并编辑您的发票详情。
- 要在 QuickBooks 中创建发票,请单击创建发票草稿。
- 单击 "发票"部分中的发票名称,查看发票预览。
- 现在,您就可以从 Quickbooks 账户发送发票了。
发票创建后,将标记为以下阶段之一:
- 等待发送:发票尚未发送给客户。
- 已发送给客户:发票已发送给客户。
- 部分支付:发票已部分支付。
- 全额支付:发票已全额支付。
- 逾期:发票已过付款日期,现已逾期。
通过 Quickbooks 集成将发票与交易关联时,将更新以下属性:
- 账单金额
- 发票收件人
- 发票号码
- 发票状态
- 发票到期日
请注意
- 如果在 QuickBooks 中启用了自定义交易编号,则 HubSpot 无法在 QuickBooks 中创建发票。必须关闭此选项,HubSpot 才能在 QuickBooks 中创建发票。
- 只有在 HubSpot 中创建的发票才能在 HubSpot 账户中自动显示。要查看在 Quickbooks 账户中创建的发票,必须将它们添加到 HubSpot。
- 如果 QuickBooks 中发票的货币与 HubSpot 账户的公司货币不同,HubSpot 将不会把 Quickbooks 中的发票数据同步到交易属性中。
添加现有发票
- 在 HubSpot 账户中,导航至联系人、公司或交易。
- 单击记录名称。
- 在右面板的 "集成发票"部分,单击 "添加现有发票"。
请注意:在新的 QuickBooks Online 集成中,集成发票侧边栏卡片已被移除。请在HubSpot 社区了解有关此更改的更多信息。
- 如果有多个账户,请从下拉菜单中选择一个QuickBooks 账户,然后单击下一步。
- 搜索并选择发票左侧的复选框。单击添加。
- 与 记录相关的发票列在 记录的"集成 发票 " 部分。
触发工作流程并创建自定义报告
请注意:在迁移到新的 QuickBooks Online 集成时,请牢记工作流程操作行为的以下区别:
- 传统集成:无论联系人是否同步,HubSpot 都会在 QuickBooks Online 中创建新联系人。这意味着,在使用创建 QuickBooks 发票操作时,未同步的联系人将与发票一起在 QuickBooks Online 中创建。
- 新集成:如果联系人不符合您设置的数据同步标准,HubSpot 将不会在 QuickBooks 中创建新联系人。这意味着,在使用 QuickBooks Online 工作流程操作时,如果联系人不符合与 QuickBooks Online 同步的条件,HubSpot 将使工作流程操作失败。为确保您的工作流按预期运行,您应该更新注册标准,使其与您的数据同步过滤器相匹配。
安装 QuickBooks Online 集成后,您可以使用下面列出的新发票交易属性创建工作流。例如,创建一个工作流程,向到期未支付发票的客户发送后续电子邮件。或者,创建一个工作流程,在每次收款时向团队发送 Slack 消息。
新交易的房产包括
- 账单金额
- 发票收件人
- 发票号码
- 发票状态
- 发票到期日
使用新的发票交易属性创建自定义报告,让您全面了解团队为企业创造的收入。
请注意: 将多张发票同步到 HubSpot 的同一交易记录时,上述属性将根据 Quickbooks 中最近更新的发票进行更新。
打开联系人同步
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧面板中,导航至集成>连接的应用程序,然后单击Quickbooks Online。
- 单击联系人选项卡。
- 要将 Quickbooks 客户与 HubSpot 联系人同步,请单击打开开关。
- 在 "创建和更新联系人"部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中创建或更新关联联系人时会发生什么情况。只有新创建和最近更新的联系人才会同步到 HubSpot。
- 在"删除联系人"部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中删除相关联系人时会发生什么情况。
打开产品同步
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧面板中,导航至集成>连接的应用程序,然后单击Quickbooks Online。
- 单击产品选项卡。
- 要将 Quickbooks 产品与 HubSpot 产品同步,请单击打开开关。
- 在 "创建和更新产品"部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中创建或更新关联记录时会发生什么情况。只有新创建和最近更新的产品才会同步到 HubSpot。
- 在"删除产品"部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中删除相关记录时会发生什么情况。
- 导航至 "产品属性映射"选项卡,查看 Quickbooks 和 HubSpot 之间的属性同步状态。
编辑字段映射
请注意: 在 新的 QuickBooks Online 集成 中设置自定义字段映射需要订阅 Operations Hub 入门版、专业版或企业版。
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧面板中,导航至集成>连接的应用程序,然后单击Quickbooks Online。
- 单击 "联系人"或 "产品"选项卡。
- 单击联系人字段映射或产品字段映射,查看 HubSpot 中的属性与 Quickbooks Online 中的字段之间的映射。
- 要添加新的字段映射,请单击添加新映射。
- 点击下拉菜单,选择要相互映射的 HubSpot 属性和 Quickbooks Online 字段。
- 单击保存。
- 要编辑字段映射,请单击映射旁边的操作,然后单击编辑。
- 要删除字段映射,请单击映射旁边的操作,然后单击删除。
将发票从 QuickBooks 同步到 HubSpot
设置从 QuickBooks 到 HubSpot 的单向发票同步:
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧面板中,导航至集成>连接的应用程序,然后单击Quickbooks Online。
- 单击 "发票"选项卡。
- 要同步 Quickbooks 发票和 HubSpot 发票,请单击打开开关。
- 在 "创建和更新发票"部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中创建或更新发票时 HubSpot 中会发生什么。
- 在删除发票部分,使用下拉菜单决定在 Quickbooks 中删除发票时会发生什么情况。
- 导航至 "发票字段映射"选项卡,查看 Quickbooks 和 HubSpot 之间的属性同步状态。
查看发票对象
从 QuickBooks 同步或手动添加到 HubSpot 的发票可在 HubSpot 的发票对象中查看。你还可以创建自定义发票对象属性。查看发票对象
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 联系人。本地联系人
- 在左上角单击联系人。在下拉菜单中,选择发票。这将带您进入发票索引页面。
创建自定义发票对象属性
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。本地导航设置
- 单击属性。
- 单击选择对象下拉菜单并选择发票属性。
- 然后,创建属性。