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Integrations

使用HubSpot與QuickBooks Online的集成

上次更新時間: 十二月 1, 2022

套用至:

所有產品和版本

使用QuickBooks Online與HubSpot整合,直接從HubSpot的交易記錄中建立發票,查看發票資訊,並查看交易時間線上的付款事件。

安裝集成

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「市集圖示marketplace」,然後選取「App Marketplace」。
  • 使用搜尋列來定位並選擇QuickBooks Online整合。
  • 按一下右上角的安裝應用程式
  •  使用您的QuickBooks Online詳細資料登入。 
  • 集成成功連接後,它會列在連接應用程式部分。 
  • 您可以前往主導覽欄中的arketpla  Marketplace圖示市場,連結多個帳戶。 在管理,選擇已連接應用程式
  • 選擇QuickBooks Online ,然後按一下右上角的連接QuickBooks帳戶 。 您也可以選擇「中斷帳戶連線」,以中斷帳戶連線
請注意:

使用集成

使用QuickBooks Online整合功能,從交易記錄中建立發票,查看發票資訊和狀態,並在交易記錄時間線上查看付款事件。 

請注意:
  • 如果QuickBooks中的發票貨幣與HubSpot帳戶的公司貨幣不同, HubSpot將不會將發票數據從QuickBooks同步到交易屬性。
  • 只有在HubSpot中建立的發票才會自動在您的HubSpot帳戶中顯示。 若要查看Quickbooks帳戶中建立的發票,必須將其新增至HubSpot。

建立發票

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。
  • 按一下交易記錄的名稱
  • 在右側面板的「發票」部分,按一下「建立 發票」。
create-invoice-quickbooks
  • 如果你有多個帳戶,請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶,然後按一下下一步
  • 選擇是否要從現有報價建立發票,或從零開始創建發票。
    • 如果您選擇從報價中建立, HubSpot將嘗試將您的報價詳情與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到匹配的客戶,您可以從拉式選單中選擇客戶,或按一下建立新的Quickbooks客戶。 

請注意:只有已發佈且尚未過期的報價才能用於建立發票。

    • 如果您選擇從零開始創建, HubSpot將嘗試將您的優惠詳情與您的QuickBook記錄匹配。 如果找不到匹配的客戶,您可以從拉式選單中選擇客戶,或按一下建立新的Quickbooks客戶
  • 按一下下一步
select-customer-quickbooks
  • 點擊「新增快速書籍產品」,從快速書籍中選擇現有產品以新增至發票。 新增產品後,按一下下一步

add-products-quickbooks

  • 如果你為美國境外的顧客建立發票,每個項目都需要稅號。 如要新增稅務代碼,請按照以下步驟操作:
    • 點擊查看產品稅碼
    • 在面板中,選擇特定行項目的稅號。 
請注意:美國QuickBook帳戶不需要傳送稅號,因為QuickBooks會在帳號末尾新增稅號。
  • 選擇發票的付款條款發票建立日期和發票到期日期。  
  • 「向顧客撰寫訊息」部分,撰寫顯示在顧客發票上的文字,然後按一下下一步
invoice-payment-quickbooks
  • 查看您的發票詳情。點擊「上一步」,返回並編輯發票詳情。 
  • 若要在QuickBooks中建立發票,請按一下建立發票草稿
  • 在「發票」部分按一下發 的名稱,查看發票的預覽。
  • 你的發票現在可以透過你的Quickbook帳戶發送了。

發票建立後,系統會標記以下階段之一:

  • 等待發送:發票尚未發送給顧客。
  • 已發送給顧客:發票已發送給顧客。
  • 部分付款:已部分付款。
  • 全額付款:已全額付款。
  • 逾期:發票已過期,現在已逾期。

當發票透過Quickbooks集成與交易相關聯時,以下屬性將會被更新:

  • 開票金額
  • 收款人
  • 發票號碼
  • 發票狀態 
  • 開票截止日期

請注意:

  • 如果在QuickBooks中啟用了自訂交易編號, HubSpot無法在QuickBooks中建立發票。 必須關閉此功能, HubSpot才能在QuickBooks中建立發票。
  • 只有在HubSpot中建立的發票才會自動在您的HubSpot帳戶中顯示。 若要查看Quickbooks帳戶中建立的發票,必須將其新增至HubSpot。

新增現有發票 

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至聯絡人、公司或優惠
  • 按一下記錄的名稱
  • 在右側面板的「發票」部分,按一下「新增現有發票」。
    add-existing-invoice-quickbooks
  • 如果你有多個帳戶,請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶,然後按一下下一步
  • 搜尋並選擇發票左側的核取方塊。 按一下[新增]。
  • 與記錄相關的發票列於記錄的「發票」部分。
    invoice-deal-record

觸發工作流程並建立自訂報告

在安裝QuickBooks Online整合時,您可以使用以下列出的新發票交易屬性來建立工作流程。 例如,建立工作流程,向未在截止日期前支付發票的顧客發送後續電子郵件。 或者,建立工作流程,每次收款時都會向團隊發送Slack訊息。 

新優惠房源包括:

  • 開票金額
  • 收據收件人
  • 發票號碼
  • 發票狀態 
  • 開票截止日期

使用新的發票交易屬性建立自訂報告,讓您能充分了解團隊為公司賺取的收入。 

請注意:當將多張發票同步到同一交易記錄的HubSpot時,以上內容將由Quickbooks中最新更新的發票更新。

打開聯系人同步

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  •  在左側面板中,瀏覽「整合」>「已連接應用程式」,然後按一下「線上快速帳戶」。
  • 按一下聯絡人標籤。
  • 若要將Quickbooks顧客與您的HubSpot聯絡人同步,請按一下以切換開

quickbooks-contact-sync

  • 在「建立和更新聯絡人」部分,使用下拉菜單決定在快速簿中建立或更新關聯聯聯絡人時會發生什麼事情。
  • 在「刪除聯絡人」部分,使用下拉菜單決定在「快速簿」中刪除相關聯絡人時會發生甚麼情況。

請注意:只有新建立的聯絡人才會同步到HubSpot。


開啓商品同步

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  •  在左側面板中,瀏覽「整合」>「已連接應用程式」,然後按一下「線上快速帳戶」。
  • 按一下產品標籤。
  • 若要將Quickbooks產品與您的HubSpot產品同步,請按一下以切換開
quickbooks-product-sync

 

  • 在「創建和更新產品」部分,使用下拉菜單決定在快速簿中創建或更新相關記錄時會發生什麼事情。
  • 在「刪除產品」部分,使用下拉菜單決定連結記錄在快速簿中被刪除時會發生什麼事情。

請注意:只有新創建的產品才會同步到HubSpot。

  • 瀏覽到產品屬性映射標籤,以查看Quickbooks和HubSpot之間同步屬性的狀態。

編輯欄位映射

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側面板中,瀏覽「整合」>「已連接應用程式」,然後按一下「線上快速帳戶」。
  • 按一下聯絡人或產品標籤。
  • 按一下聯絡欄位映射產品欄位映射,以查看HubSpot中的屬性與Quickbooks Online中的欄位之間的映射。
  • 若要新增欄位映射,請按一下新增映射。 
  • 按一下下拉式選單,選擇要對應的HubSpot屬性和Quickbooks Online欄位。
  • 按一下儲存。 
  • 若要編輯欄位映射,請按一下映射旁邊的動作,然後按一下編輯
  • 若要刪除欄位映射,請按一下映射旁邊的動作,然後按一下刪除。 

使用QuickBooks高級功能

如果您已將QuickBook預先帳戶集成到HubSpot ,您也可以將發票直接發送到QuickBooks任務管理器,建立QuickBooks工作流程,並存取其他報告。 

將發票傳送到QuickBooks任務管理器

用戶建立發票並預先發送給QuickBooks時,報價或交易中的資料將發送給QuickBooks任務管理器。 若要存取Quickbooks帳戶中的任務管理器,請按照以下步驟操作:

  • 登入您的Quickbooks Online帳戶。
  • 在左側面板中,按一下HubSpot
  • 在「待辦事項」區段中,按一下檢視任務
quickbooks- task-manager

您可以在這裡批準發票草稿或建立新的任務。

 

在QuickBooks中設定工作流程以自動化任務

在「任務管理器」部分,您可以設定工作流程,以便在需要完成操作時自動建立任務。 有四種標準工作流程可供選擇:

  1. 付款到期提醒
  2. 支付供應商提醒
  3. 銀行存款提醒
  4. 未收到發票提醒

開啟QuickBooks Online帳戶之前,您可以在帳戶中自訂工作流程。 

進一步了解如何連接HubSpot和Quickbooks Online Advanced

將發票從QuickBooks同步到HubSpot

若要將發票從QuickBooks單向同步到HubSpot ,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  •  在左側面板中,瀏覽「整合」>「已連接應用程式」,然後按一下「線上快速帳戶」。
  • 按一下[發票]分頁。
  • 若要將Quickbooks發票與HubSpot發票同步,請按一下以開啟開關。

quickbooks-invoices

  • 在「建立和更新發票」部分,使用下拉菜單決定在快速簿中建立或更新發票時, HubSpot會發生什麼。
  • 在「刪除發票」部分,使用下拉菜單決定在「快速帳簿」中刪除發票時會發生什麼情況。
  • 瀏覽到「發票欄位映射」標籤,查看Quickbooks和HubSpot之間同步屬性的狀態。

查看收據對象

從QuickBooks同步或手動新增到HubSpot的發票可在HubSpot的發票對象中查看。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 要查看發票物件:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。
  • 在左上角,按一下聯絡人。 在下拉式選單中,選擇發票。 這將帶你到發票索引頁面。

若要建立自訂發票物件屬性:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 按一下屬性
  • 按一下[選擇物件]下拉選單,然後選擇[發票屬性]。
  • 然後建立你的旅居

發票對象可用於分割聯絡人、觸發工作流程和建立自訂報告

 

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