使用 HubSpot 與 QuickBooks Online（傳統）的整合

本文將介紹舊版 HubSpot 與 QuickBooks Online 的整合功能。此整合方案已由新版 QuickBooks Online 整合取代。進行操作前請注意以下事項：

• 若您於 2023 年 5 月 2 日之後安裝 QuickBooks Online 整合功能，請改依循新版整合設定步驟操作。
• 若您已安裝此舊版整合，可使用 QuickBooks Online 遷移工具升級至新版整合。開始遷移時，請前往 HubSpot 中的 QuickBooks Online 整合設定頁面。瞭解更多關於遷移 QuickBooks Online 整合的資訊。

使用整合功能

完成整合後，您可建立發票、檢視其狀態，並運用這些發票觸發工作流程及建立自訂報表。

建立發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
2. 點擊交易記錄名稱。
3. 於右側面板的「整合發票」卡片中，點擊「建立發票」。

4. 若您擁有多個帳戶，請從下拉式選單中選擇QuickBooks 帳戶，然後點擊「下一步」。
5. 若需從現有報價單建立發票，請選擇「從報價單建立」；否則選擇「從頭建立」。

• • 若選擇「從報價單建立」，HubSpot 將嘗試比對報價單詳情與 QuickBooks 記錄。若未找到匹配客戶，可從下拉式選單選擇客戶或點擊建立新 QuickBooks 客戶。僅已發佈且未過期的報價單可用於建立發票。

• • 若選擇「從頭建立」，HubSpot 將嘗試將您的交易詳情與 QuickBooks 記錄進行比對。若未找到匹配客戶，您可從下拉式選單選擇客戶，或點擊建立新的 [舊版] QuickBooks Online 客戶。

6. 點擊「下一步」。
7. 點擊「+ 從 [舊版] QuickBooks Online 添加產品」選項， 從 QuickBooks選擇 現有產品加入發票。添加產品後點擊「下一步」。
   
   
8. 若為美國以外地區客戶開立發票，每項明細皆需設定稅率代碼。新增稅率代碼步驟如下：

• • 點擊檢視產品稅務代碼。
  • 在面板中為特定明細項目選擇稅務代碼。美國版 QuickBooks 帳戶無需手動設定稅務代碼，系統將自動添加。

9. 為發票設定付款條款、發票建立日期及 發票到期日。
10. 在「撰寫客戶訊息」區段輸入將顯示於客戶發票的文字，然後點擊「下一步」。
11. 檢視發票明細。若需修改，請點擊「上一步」返回編輯。
12. 若要在 QuickBooks 中建立發票，請點擊「建立發票」。
13. 於「發票」區塊點擊發票名稱即可預覽內容。
14. 您的發票現已準備就緒，可從 QuickBooks 帳戶發送。

發票建立後，將標記為下列階段之一：

• 待發送狀態：發票尚未傳送給客戶。
• 已發送給客戶：發票已傳送至客戶。
• 部分付款：發票已獲得部分付款。
• 已全額支付：發票已獲全額支付。
• 逾期：發票已超過付款日期，現已逾期。

當發票透過 QuickBooks 整合與交易關聯時，下列屬性將同步更新：

• 發票金額
• 發票收件人
• 發票編號
• 發票狀態
• 發票到期日

新增現有發票

1. 請於您的 HubSpot 帳戶中，導覽至「聯絡人」、「公司」或「交易」頁面。
2. 點擊記錄名稱。
3. 於右側面板的「整合發票」卡片中，點擊「新增現有發票」。
4. 若您擁有多個帳戶，請從下拉式選單中選擇QuickBooks 帳戶，然後點擊「下一步」。
5. 搜尋並勾選發票左側的核取方塊，點擊「新增」。
   
   
6. 該記錄關聯的發票將列於 記錄頁面的「整合 發票 」卡片中。

觸發工作流程與建立自訂報表

安裝 QuickBooks Online 整合後，您可運用下列新增的發票交易屬性建立工作流程。例如：建立流程在客戶逾期未付款時自動發送催繳郵件；或設定每筆款項入帳時自動向團隊發送 Slack 通知。

新增交易屬性包含：

• 發票金額
• 發票收件人
• 發票編號
• 發票狀態
• 發票到期日

運用新發票交易屬性建立自訂報表，全面掌握團隊為企業創造的收入來源。

請注意：當 將多張發票同步至 HubSpot 的同一筆交易記錄時，上述屬性將由 QuickBooks 中最新更新的發票覆寫。

開啟聯絡人同步功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側面板中，導航至「整合」＞「已連接應用程式」。然後點擊[舊版] QuickBooks Online。
3. 導覽至「聯絡人」標籤頁。
4. 若要同步 QuickBooks 客戶與您的 HubSpot 聯絡人，請點擊開關切換至開啟狀態。
5. 在「建立與更新聯絡人」區段中，使用下拉式選單設定當關聯聯絡人在 QuickBooks 中建立或更新時的處理方式。僅新建立及近期更新的聯絡人會同步至 HubSpot。
6. 在「刪除聯絡人」區段中，使用下拉式選單設定當關聯聯絡人在 QuickBooks 中被刪除時的處理方式。

開啟產品同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側面板導覽至「整合」＞「已連接應用程式」，點擊[舊版] QuickBooks Online。
3. 切換至「產品」標籤頁。
4. 若要同步 QuickBooks 產品與您的 HubSpot 產品，請點擊開關按鈕啟用同步功能。
5. 在「建立與更新產品」區段中，請使用下拉式選單設定當相關記錄在 QuickBooks 中建立或更新時的處理方式。僅會將新建立及最近更新的產品同步至 HubSpot。
6. 在「刪除產品」區段中，請使用下拉式選單設定當關聯記錄在 QuickBooks 中被刪除時的處理方式。
7. 請導覽至「產品欄位對應」標籤頁，檢視 QuickBooks 與 HubSpot 之間同步屬性的狀態。

編輯欄位對應

請注意：設定新版 QuickBooks Online 整合中的 自訂欄位對應功能，需具備 Data Hub 基礎版、專業版或企業版 訂閱資格 。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側面板導覽至「整合」＞「已連接應用程式」， 點擊[舊版] QuickBooks Online。
3. 點擊「聯絡人」或「產品」標籤頁。
4. 點擊「聯絡人欄位對應」或「產品欄位對應」以檢視 HubSpot 屬性與 QuickBooks Online 欄位間的對應關係。
5. 若要新增欄位對應關係，請點擊「新增對應」。
6. 點擊下拉式選單，分別選取欲相互對應的 HubSpot 屬性與 QuickBooks Online 欄位。
7. 點擊儲存。
8. 若要編輯欄位對應關係，請點擊對應項目的「動作」選項，然後點擊「編輯」。
9. 若要刪除欄位對應，請點擊對應項目旁的「動作」並選擇「刪除」。

將發票從 QuickBooks 同步至 HubSpot

若要設定從 QuickBooks 單向同步發票至 HubSpot：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側面板中，導航至「整合」＞「已連接應用程式」。然後點擊[舊版] QuickBooks Online。
3. 點擊「發票」標籤頁。
4. 若要同步 QuickBooks 發票與您的 HubSpot 發票，請點擊開關切換至開啟狀態。
5. 在「建立與更新發票」區段中，使用下拉式選單設定當發票在 QuickBooks 中建立或更新時，HubSpot 應採取的處理方式。
6. 在「刪除發票」區段中，使用下拉式選單設定當 QuickBooks 刪除發票時的處理方式。
7. 導覽至「發票欄位對應」標籤頁，檢視 QuickBooks 與 HubSpot 間同步屬性的狀態。

檢視發票物件

從 QuickBooks 同步或手動新增至HubSpot 的發票，皆可於 HubSpot 的發票物件中檢視。您亦可建立自訂發票物件屬性。檢視發票物件步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 此操作將帶您至發票索引頁面。

建立自訂發票物件屬性：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至「屬性」。
3. 點擊「選擇物件」下拉式選單 ，選取「發票屬性」。
4. 點擊建立屬性，接著繼續 建立您的屬性。

發票物件可用於區隔聯絡人、觸發工作流程及建立自訂報表。