上次更新時間： 三月 12, 2024
在本文中，請瞭解舊版HubSpot-QuickBooks Online整合。 這項整合即將被新的QuickBooks線上整合所取代。 在繼續之前，請注意以下事項：
- 如果你在2023年5月2日之後安裝QuickBooks Online整合，則應按照新的整合設定步驟進行。
- 如果您已安裝此舊版整合，可以使用QuickBooks Online遷移工具升級到新的整合。 若要開始移轉，請前往HubSpot中的QuickBooks Online整合設定。 深入瞭解如何遷移QuickBooks Online整合。
使用整合功能
連結整合後，您可以建立收據、檢視其狀態，並使用這些收據觸發工作流程和建立自訂報告。
- 如果QuickBooks中的發票貨幣與HubSpot帳戶的公司貨幣不同， HubSpot將不會將發票資料從QuickBooks同步到交易屬性。
- 只有在HubSpot中建立的發票才會自動顯示在您的HubSpot帳戶中。 若要檢視在Quickbooks帳戶中建立的發票，必須將其新增至HubSpot。
建立收據
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
- 按一下交易記錄的名稱。
- 在右側面板的「整合發票」部分，按一下「建立發票」。
請注意： 新的QuickBooks Online 整合功能已移除整合發票側邊欄卡片。 前往HubSpot社羣，深入瞭解這項變更。
- 如果您有多個帳戶，請從下拉式選單中選取QuickBooks帳戶，然後按一下下一步。
- 選擇是否要從現有報價單建立發票，或從頭開始建立。
- 如果您選擇從報價創建， HubSpot將嘗試將您的報價詳細信息與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到相符的客戶，您可以從下拉式選單中選擇客戶，或按一下「建立新的Quickbooks客戶」。
請注意：只有已發佈且尚未過期的報價單才能用於建立發票。
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- 如果您選擇從頭開始建立， HubSpot將嘗試將您的交易詳細資訊與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到相符的客戶，您可以從下拉式選單中選擇客戶，或按一下「建立新的Quickbooks客戶」。
- 按一下下一步。
- 按一下從QuickBooks中新增產品，從QuickBooks中選取現有產品以新增至發票。 新增產品後，按一下「下一步」。
- 如果您要為美國境外的顧客建立收據，每個項目都需要稅務代碼。 若要新增稅碼，請按照以下步驟操作
- 按一下「檢視產品稅碼」。
- 在面板中，選擇特定行項目的稅碼。
- 選擇發票的付款條款、發票建立日期和發票截止日期。
- 在「寫訊息給顧客」部分，寫下顧客發票上的文字，然後按一下「下一步」。
- 檢查收據詳情。 按一下「上一步」即可返回並編輯收據詳情。
- 若要在QuickBooks中建立發票，請按一下「建立發票草稿」。
- 按一下「發票」部分中的發票 名稱，即可預覽發票。
- 您的收據現在可以從您的Quickbooks帳戶發送了。
發票建立後，系統會標記以下其中一個階段：
- 等待發送：發票尚未發送給客戶。
- 已發送給客戶：發票已發送給客戶。
- 部分付款：發票已部分付款。
- 已全額繳付：發票已全額繳付。
- 逾期：發票已超過付款日期，現在已逾期。
當發票透過Quickbooks整合與交易相關聯時，將更新以下屬性：
- 已收取發票金額
- 發票收件人
- 發票號碼
- 收據狀態
- 發票截止日期
請注意：
- 如果在QuickBooks中啟用了自訂交易號碼， HubSpot將無法在QuickBooks中建立發票。 必須關閉此功能， HubSpot才能在QuickBooks中建立發票。
- 只有在HubSpot中建立的發票才會自動顯示在您的HubSpot帳戶中。 若要檢視在Quickbooks帳戶中建立的發票，必須將其新增至HubSpot。
新增現有發票
- 在HubSpot帳戶中，前往聯絡人、公司或交易。
- 按一下記錄的名稱。
- 在右側面板的「整合發票」部分，按一下「新增現有發票」。
請注意： 新的QuickBooks Online 整合功能已移除整合發票側邊欄卡片。 前往HubSpot社羣，深入瞭解這項變更。
- 如果您有多個帳戶，請從下拉式選單中選取QuickBooks帳戶，然後按一下下一步。
- 搜尋並選取發票左側的核取方塊。按一下新增。
- 與記錄相關的發票會列在記錄的「整合發票」部分。
觸發工作流程並建立自訂報告
請注意：遷移到新的QuickBooks Online整合時，請記住工作流程動作行為的以下差異：
- 舊版整合：無論聯絡人是否正在同步， HubSpot都會在QuickBooks Online中建立新聯絡人。 這表示，使用「建立QuickBooks發票」動作時，系統會在QuickBooks Online中建立未同步處理的聯絡人，並附上發票。
- 新整合：如果聯絡人不符合您設定的資料同步條件， HubSpot將不會在QuickBooks中建立新聯絡人。 這表示，使用QuickBooks Online工作流程動作時，如果聯絡人不符合與QuickBooks Online同步的資格， HubSpot將無法執行工作流程動作。 為了確保您的工作流程按預期運作，您應該更新註冊條件以符合您的資料同步篩選條件。
安裝QuickBooks Online整合
後，您可以使用下面列出的新發票交易屬性建立工作流程。 例如，建立工作流程，將後續電子郵件傳送給尚未在截止日期前支付發票的客戶。 或者，建立工作流程，在每次收取款項時向團隊傳送Slack訊息。
全新優惠內容包括：
- 已收取發票金額
- 發票收件人
- 發票號碼
- 收據狀態
- 發票截止日期
使用新的發票交易屬性建立自訂報告，以便您完全了解團隊為業務創造的收入。
請注意：將多張發票同步到HubSpot到相同的交易記錄時，上述屬性將根據Quickbooks中最新更新的發票進行更新。
開啟聯絡人同步功能
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 在左側面板中，瀏覽至「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
- 按一下「聯絡人」索引標籤。
- 若要將Quickbooks客戶與您的HubSpot聯絡人同步，請按一下以切換開關。
- 在「建立和更新聯絡人」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關聯絡人時會發生什麼事。
- 在刪除聯絡人部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關聯絡人時會發生什麼。
請注意：只有新建立和最近更新的聯絡人才能同步到HubSpot。
開啟產品同步
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 在左側面板中，瀏覽至「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
- 按一下「產品」分頁。
- 若要將Quickbooks產品與HubSpot產品同步，請按一下以切換開關。
- 在「建立與更新產品」區段中，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關記錄時會發生什麼。
- 在刪除產品部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關記錄時會發生什麼。
請注意：只有新建立和最近更新的產品才會同步到HubSpot。
- 瀏覽至「產品」屬性對應索引標籤，以檢視Quickbooks與HubSpot之間同步的屬性狀態。
編輯欄位對應
請注意：在新的QuickBooks Online整合 中設定自訂欄位對應需要Operations Hub Starter、Professional或Enterprise訂閱。
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 在左側面板中，瀏覽至「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「Quickbooks Online」。
- 按一下「聯絡人」或「產品」索引標籤。
- 按一下「聯絡人」欄位對應或「產品」欄位對應，以檢視HubSpot中的屬性與Quickbooks Online中的欄位之間的對應。
- 若要新增欄位對應，請按一下「新增對應」。
- 按一下下拉式選單，選取要相互對應的HubSpot屬性與Quickbooks Online欄位。
- 按一下儲存。
- 若要編輯欄位對應，請按一下對應旁邊的「操作」，然後按一下「編輯」。
- 若要刪除欄位對應，請按一下對應旁邊的「操作」，然後按一下「刪除」。
使用QuickBooks進階功能
如果您已將QuickBook進階帳戶整合至HubSpot ，您也可以將發票直接傳送至QuickBooks任務管理員、建立QuickBooks工作流程並存取其他報告。
將發票傳送到QuickBooks任務管理員
當用戶創建發票並將其發送到QuickBooks進階時，報價或交易中的數據將發送到QuickBooks任務管理員。 若要存取Quickbooks帳戶中的工作管理員，請按照以下步驟操作：
- 登入您的Quickbooks Online帳戶。
- 在左側面板中，按一下HubSpot。
- 在「待辦事項」區段中，按一下檢視任務。
您可以在此處核準發票草稿或建立新任務。
在QuickBooks中設定工作流程，將任務自動化
在「任務管理員」區段中，您可以設定工作流程，以便在需要完成動作時自動建立任務。 有四種標準工作流程可供選擇：
- 付款到期提醒
- 向供應商付款提醒
- 銀行存款提醒
- 未發送的發票提醒
開啟之前，您可以在QuickBooks Online帳戶中自訂工作流程。
深入瞭解如何連結HubSpot和Quickbooks Online Advanced。
將收據從QuickBooks同步到HubSpot
若要設定收據從QuickBooks到HubSpot的單向同步：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 在左側面板中，瀏覽至「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「Quickbooks Online」。
- 按一下「收據」分頁。
- 若要將Quickbooks發票與HubSpot發票同步，請按一下以切換開關。
- 在「建立和更新收據」部分，使用下拉式功能表來決定在Quickbooks中建立或更新收據時， HubSpot會發生什麼事。
- 在刪除收據部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除收據時會發生什麼事。
- 瀏覽至「發票欄位對應」索引標籤，以檢視Quickbooks與HubSpot之間同步的屬性狀態。
檢視發票物件
您可以在HubSpot的發票物件中檢視從QuickBooks同步或手動新增至HubSpot的發票。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 若要檢視收據物件：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 按一下左上角的「聯絡人」。 在下拉式選單中，選擇收據。 這會帶您前往收據索引頁面。
若要建立自訂發票物件屬性：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 單擊屬性。
- 按一下選取物件下拉式選單，然後選取收據屬性。
- 然後，建立你的旅居。