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使用HubSpot與QuickBooks Online的集成

上次更新時間: 六月 21, 2023

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

請注意:如果您在2023年5月2日之後安裝QuickBooks Online整合,請參閱本文以了解安裝步驟。 

使用QuickBooks Online與HubSpot整合,直接從HubSpot中的交易記錄建立發票、查看發票資訊,以及查看交易時間軸上的付款事件。

集成要求

安裝整合

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace,然後選取「App Marketplace」。
  • 使用搜尋列來定位並選擇QuickBooks Online整合。
  • 在右上角,按一下安裝應用程式。
  •  使用QuickBooks Online詳細資訊登入。 
  • 集成成功連接後,系統會在「已連接的應用程式」部分列出。 
  • 您可以通過導航到主導航欄中的arketpla Marketplace圖標 市場來連接多個帳戶。 在「管理」下,選擇「已連接的應用程式」。
  • 選擇QuickBooks Online ,然後按一下右上角的「連接QuickBooks帳戶」。 您也可以選擇「斷開連線」,以斷開帳戶連線。
請注意:

使用集成

連接整合後,您可以建立發票、檢視其狀態,並使用這些發票來觸發工作流程和建立自訂報告。 

請注意:
  • 如果QuickBooks中的發票的貨幣與HubSpot帳戶的公司貨幣不同,則HubSpot不會將Quickbooks中的發票數據同步到交易屬性。
  • 只有在HubSpot中建立的發票才會自動顯示在您的HubSpot帳戶中。 若要查看在Quickbooks帳戶中建立的發票,必須將它們新增至HubSpot。

建立發票

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
  • 按一下交易紀錄的名稱。
  • 在右側面板的「整合發票」部分,按一下建立 發票。
integration-invoice-create
  • 如果您有多個帳戶,請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶,然後按一下下一步。
  • 選擇是否要從現有報價中建立發票,或從頭開始建立。
    • 如果您選擇從引用中建立, HubSpot會嘗試將您的引用詳細資訊與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到匹配的客戶,您可以從下拉式選單中選擇一個客戶,或按一下建立新的Quickbooks客戶。 

請注意:只有已發佈且尚未過期的報價才能用於建立發票。

    • 如果您選擇從頭開始建立, HubSpot會嘗試將您的交易詳細資訊與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到匹配的客戶,您可以從下拉式選單中選擇一個客戶,或按一下建立新的Quickbooks客戶。
  • 按一下下一步。
select-customer-quickbooks
  • 按一下從QuickBooks中新增產品,從QuickBooks中選擇要新增至發票的現有產品。 新增產品後,按一下「下一步」。

add-products-quickbooks

  • 如果您要為美國境外的客戶建立發票,則每個項目都需要稅務代碼。 如要新增稅號,請按照以下步驟操作:
    • 按一下檢視產品稅碼。
    • 在面板中,選擇特定項目的稅務代碼。 
請注意:對於美國QuickBook帳戶,不需要發送稅碼,因為QuickBooks會在其末端添加稅碼。
  • 選擇發票的付款條款發票建立日期發票到期日期。
  • 在「寫訊息給顧客」部分,寫下將出現在顧客發票上的文字,然後按一下「下一步」。
invoice-payment-quickbooks
  • 查看發票詳情。 點擊「上一步」以返回並編輯發票詳情。 
  • 若要在QuickBooks中建立發票,請按一下建立發票草稿。
  • 在「發票」部分按一下發票 名稱,即可查看發票預覽。
  • 您的發票現在可以從您的Quickbooks帳戶發送了。

建立發票後,系統會將其標記為以下其中一個階段:

  • 等待發送:發票尚未發送給客戶。
  • 發送給客戶:發票已發送給客戶。
  • 部分付款:已部分付款。
  • 已全額支付:已全額支付。
  • 逾期:發票已超過付款日期,現在已逾期。

當發票透過Quickbooks整合與交易相關聯時,將更新以下屬性:

  • 開票金額
  • 收據接收人
  • 發票號碼
  • 發票狀態 
  • 發票到期日期

請注意:

  • 如果在QuickBooks中啟用自訂交易號碼,則HubSpot無法在QuickBooks中建立發票。 必須關閉此功能, HubSpot才能在QuickBooks中建立發票。
  • 只有在HubSpot中建立的發票才會自動顯示在您的HubSpot帳戶中。 若要查看在Quickbooks帳戶中建立的發票,必須將它們新增至HubSpot。

新增現有發票 

  • 在您的HubSpot帳戶中,前往聯絡人、公司或優惠
  • 按一下紀錄的名稱。
  • 在右側面板的「整合發票」部分,按一下新增現有發票

    integration-invoice-add

  • 如果您有多個帳戶,請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶,然後按一下下一步。
  • 搜尋並選取發票左側的核取方塊。按一下「新增」。
  • 與紀錄相關聯的發票列在紀錄的「整合發票」部分。

    integration-invoice-2


觸發工作流程並建立自訂報告

安裝QuickBooks Online整合後,您可以使用下面列出的新發票交易屬性來建立工作流程。 例如,建立工作流程,向未在截止日期前支付發票的客戶發送跟進電子郵件。 或者,建立一個工作流程,在每次收取付款時向您的團隊發送Slack消息。 

新優惠房源包括:

  • 開票金額
  • 收據接收人
  • 發票號碼
  • 發票狀態 
  • 發票到期日期

使用新的發票交易屬性來創建自訂報告,以便您可以完全了解團隊為業務產生的收入。 

請注意:當將多張發票同步到同一個交易記錄時,上述屬性將由Quickbooks中最近更新的發票更新。

啓用聯系人同步

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  •  在左側面板中,前往「整合」>「已連線的應用程式」,然後按一下「線上Quickbooks」。
  • 按一下「聯絡人」分頁。
  • 若要將Quickbooks客戶與您的HubSpot聯絡人同步,請按一下以開啟開關。

quickbooks-contact-sync

  • 在「建立和更新聯絡人」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關聯絡人時會發生什麼事。
  • 在「刪除聯絡人」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關聯絡人時會發生什麼。

請注意:只有新建立和最近更新的聯絡人才會同步到HubSpot。


開啓商品同步

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  •  在左側面板中,前往「整合」>「已連線的應用程式」,然後按一下「線上Quickbooks」。
  • 按一下「產品」分頁。
  • 若要將Quickbooks產品與您的HubSpot產品同步,請按一下以開啟開關。
quickbooks-product-sync
  • 在「建立和更新產品」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關記錄時會發生什麼事。
  • 在「刪除產品」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關記錄時會發生什麼。

請注意:只有新創建和最近更新的產品才會同步到HubSpot。

  • 前往「產品屬性映射」標籤頁,以查看Quickbooks與HubSpot之間同步的屬性的狀態。

編輯欄位映射

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側面板中,前往「整合」>「已連線的應用程式」,然後按一下「線上Quickbooks」。
  • 按一下「聯絡人」或「產品」分頁。
  • 單擊聯絡人欄位映射或產品欄位映射以查看HubSpot中的屬性與Quickbooks Online中的欄位之間的映射。
  • 若要新增欄位對應,請按一下新增對應。 
  • 單擊下拉式選單以選擇您要相互映射的HubSpot屬性和Quickbooks Online欄位。
  • 按一下儲存。 
  • 若要編輯欄位對應,請按一下對應旁邊的「操作」,然後按一下「編輯」。
  • 若要刪除欄位對應,請按一下對應旁邊的「操作」,然後按一下「刪除」。 

使用QuickBooks進階功能

如果您已將QuickBook進階帳戶整合至HubSpot ,您也可以直接將發票發送至QuickBooks任務管理員、建立QuickBooks工作流程並存取其他報告。 

將發票發送至QuickBooks任務管理員

當用戶創建發票並將其發送到QuickBooks ADVANCE時,來自報價或交易的數據將發送到QuickBooks任務管理器。 若要存取Quickbooks帳戶中的任務管理員,請按照以下步驟操作:

  • 登入您的QuickBooks Online帳戶。
  • 在左側面板中,按一下HubSpot。
  • 在「待辦事項」區段中,按一下檢視任務。
quickbooks- task-manager

在這裡,您可以批準發票草稿或創建新任務。

在QuickBooks中設定工作流程以自動執行任務

在「任務管理員」部分,您可以設定工作流程,以便在需要完成操作時自動建立任務。 有四種標準工作流程可供選擇:

  1. 付款到期提醒
  2. 支付供應商提醒
  3. 銀行存款提醒
  4. 未發送的發票提醒

您可以在QuickBooks Online帳戶中自訂工作流程,然後再開啟它們。 

進一步了解如何連接HubSpot和Quickbooks Online Advanced

將發票從QuickBooks同步到HubSpot

若要設定從QuickBooks到HubSpot的發票單向同步:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  •  在左側面板中,前往「整合」>「已連線的應用程式」,然後按一下「線上Quickbooks」。
  • 按一下「發票」分頁。
  • 若要將Quickbooks發票與您的HubSpot發票同步,請按一下以切換開啟。

quickbooks-invoices

  • 在「建立和更新發票」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新發票時, HubSpot會發生什麼事。
  • 在「刪除發票」部分,使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除發票時會發生什麼。
  • 導航到發票欄位映射標籤以查看Quickbooks和HubSpot之間同步的屬性的狀態。

查看收據對象

可以在HubSpot的發票物件中查看從QuickBooks同步或手動添加到HubSpot的發票。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 若要檢視發票物件,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
  • 在左上角,按一下聯絡人。 在下拉式選單中,選擇收據。 這將帶您到您的發票索引頁面。

若要建立自訂發票物件屬性:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 按一下「屬性」。
  • 按一下選擇物件下拉式選單,然後選擇發票屬性。
  • 然後,創造你的財產

發票物件可用於分割聯絡人、觸發工作流程和建立自訂報表

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