使用HubSpot與QuickBooks Online的集成

請注意：如果您在2023年5月2日之後安裝QuickBooks Online整合，請參閱本文以了解安裝步驟。 

使用QuickBooks Online與HubSpot整合，直接從HubSpot中的交易記錄建立發票、查看發票資訊，以及查看交易時間軸上的付款事件。

集成要求

• 您必須是超級管理員或擁有App Marketplace Access權限才能將QuickBooks Online連接到HubSpot。 

安裝整合

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「App Marketplace」。
• 使用搜尋列來定位並選擇QuickBooks Online整合。
• 在右上角，按一下安裝應用程式。
•  使用QuickBooks Online詳細資訊登入。 

• 集成成功連接後，系統會在「已連接的應用程式」部分列出。 
• 您可以通過導航到主導航欄中的arketpla Marketplace圖標 市場來連接多個帳戶。 在「管理」下，選擇「已連接的應用程式」。
• 選擇QuickBooks Online ，然後按一下右上角的「連接QuickBooks帳戶」。 您也可以選擇「斷開連線」，以斷開帳戶連線。

使用集成

連接整合後，您可以建立發票、檢視其狀態，並使用這些發票來觸發工作流程和建立自訂報告。 

建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「交易」。
• 按一下交易紀錄的名稱。
• 在右側面板的「整合發票」部分，按一下建立 發票。

• 如果您有多個帳戶，請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶，然後按一下下一步。
• 選擇是否要從現有報價中建立發票，或從頭開始建立。
  • 如果您選擇從引用中建立， HubSpot會嘗試將您的引用詳細資訊與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到匹配的客戶，您可以從下拉式選單中選擇一個客戶，或按一下建立新的Quickbooks客戶。 

請注意：只有已發佈且尚未過期的報價才能用於建立發票。

• • 如果您選擇從頭開始建立， HubSpot會嘗試將您的交易詳細資訊與您的QuickBook記錄相匹配。 如果找不到匹配的客戶，您可以從下拉式選單中選擇一個客戶，或按一下建立新的Quickbooks客戶。
• 按一下下一步。

• 按一下從QuickBooks中新增產品，從QuickBooks中選擇要新增至發票的現有產品。 新增產品後，按一下「下一步」。

• 如果您要為美國境外的客戶建立發票，則每個項目都需要稅務代碼。 如要新增稅號，請按照以下步驟操作：
  • 按一下檢視產品稅碼。
  • 在面板中，選擇特定項目的稅務代碼。 

• 選擇發票的付款條款、發票建立日期和發票到期日期。
• 在「寫訊息給顧客」部分，寫下將出現在顧客發票上的文字，然後按一下「下一步」。

• 查看發票詳情。 點擊「上一步」以返回並編輯發票詳情。 
• 若要在QuickBooks中建立發票，請按一下建立發票草稿。
• 在「發票」部分按一下發票 名稱，即可查看發票預覽。
• 您的發票現在可以從您的Quickbooks帳戶發送了。

建立發票後，系統會將其標記為以下其中一個階段：

• 等待發送：發票尚未發送給客戶。
• 發送給客戶：發票已發送給客戶。
• 部分付款：已部分付款。
• 已全額支付：已全額支付。
• 逾期：發票已超過付款日期，現在已逾期。

當發票透過Quickbooks整合與交易相關聯時，將更新以下屬性：

• 開票金額
• 收據接收人
• 發票號碼
• 發票狀態 
• 發票到期日期

新增現有發票 

• 在您的HubSpot帳戶中，前往聯絡人、公司或優惠。
• 按一下紀錄的名稱。
• 在右側面板的「整合發票」部分，按一下新增現有發票。
  
  
  
  
• 如果您有多個帳戶，請從下拉式選單中選擇一個QuickBooks帳戶，然後按一下下一步。
• 搜尋並選取發票左側的核取方塊。按一下「新增」。
• 與紀錄相關聯的發票列在紀錄的「整合發票」部分。
  
  
  
  
  

觸發工作流程並建立自訂報告

安裝QuickBooks Online整合後，您可以使用下面列出的新發票交易屬性來建立工作流程。 例如，建立工作流程，向未在截止日期前支付發票的客戶發送跟進電子郵件。 或者，建立一個工作流程，在每次收取付款時向您的團隊發送Slack消息。 

新優惠房源包括：

• 開票金額
• 收據接收人
• 發票號碼
• 發票狀態 
• 發票到期日期

使用新的發票交易屬性來創建自訂報告，以便您可以完全了解團隊為業務產生的收入。 

請注意：當將多張發票同步到同一個交易記錄時，上述屬性將由Quickbooks中最近更新的發票更新。

啓用聯系人同步

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。

•  在左側面板中，前往「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
• 按一下「聯絡人」分頁。
• 若要將Quickbooks客戶與您的HubSpot聯絡人同步，請按一下以開啟開關。

• 在「建立和更新聯絡人」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關聯絡人時會發生什麼事。
• 在「刪除聯絡人」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關聯絡人時會發生什麼。

請注意：只有新建立和最近更新的聯絡人才會同步到HubSpot。

開啓商品同步

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。

•  在左側面板中，前往「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
• 按一下「產品」分頁。
• 若要將Quickbooks產品與您的HubSpot產品同步，請按一下以開啟開關。

• 在「建立和更新產品」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新相關記錄時會發生什麼事。
• 在「刪除產品」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除相關記錄時會發生什麼。

請注意：只有新創建和最近更新的產品才會同步到HubSpot。

• 前往「產品屬性映射」標籤頁，以查看Quickbooks與HubSpot之間同步的屬性的狀態。

編輯欄位映射

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側面板中，前往「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
• 按一下「聯絡人」或「產品」分頁。
• 單擊聯絡人欄位映射或產品欄位映射以查看HubSpot中的屬性與Quickbooks Online中的欄位之間的映射。
• 若要新增欄位對應，請按一下新增對應。 
• 單擊下拉式選單以選擇您要相互映射的HubSpot屬性和Quickbooks Online欄位。
• 按一下儲存。 
• 若要編輯欄位對應，請按一下對應旁邊的「操作」，然後按一下「編輯」。
• 若要刪除欄位對應，請按一下對應旁邊的「操作」，然後按一下「刪除」。 

使用QuickBooks進階功能

如果您已將QuickBook進階帳戶整合至HubSpot ，您也可以直接將發票發送至QuickBooks任務管理員、建立QuickBooks工作流程並存取其他報告。 

將發票發送至QuickBooks任務管理員

當用戶創建發票並將其發送到QuickBooks ADVANCE時，來自報價或交易的數據將發送到QuickBooks任務管理器。 若要存取Quickbooks帳戶中的任務管理員，請按照以下步驟操作：

• 登入您的QuickBooks Online帳戶。
• 在左側面板中，按一下HubSpot。
• 在「待辦事項」區段中，按一下檢視任務。

在這裡，您可以批準發票草稿或創建新任務。

在QuickBooks中設定工作流程以自動執行任務

在「任務管理員」部分，您可以設定工作流程，以便在需要完成操作時自動建立任務。 有四種標準工作流程可供選擇：

1. 付款到期提醒
2. 支付供應商提醒
3. 銀行存款提醒
4. 未發送的發票提醒

您可以在QuickBooks Online帳戶中自訂工作流程，然後再開啟它們。 

進一步了解如何連接HubSpot和Quickbooks Online Advanced。

將發票從QuickBooks同步到HubSpot

若要設定從QuickBooks到HubSpot的發票單向同步：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。

•  在左側面板中，前往「整合」>「已連線的應用程式」，然後按一下「線上Quickbooks」。
• 按一下「發票」分頁。
• 若要將Quickbooks發票與您的HubSpot發票同步，請按一下以切換開啟。

• 在「建立和更新發票」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中建立或更新發票時， HubSpot會發生什麼事。
• 在「刪除發票」部分，使用下拉式選單來決定在Quickbooks中刪除發票時會發生什麼。
• 導航到發票欄位映射標籤以查看Quickbooks和HubSpot之間同步的屬性的狀態。

查看收據對象

可以在HubSpot的發票物件中查看從QuickBooks同步或手動添加到HubSpot的發票。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 若要檢視發票物件，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
• 在左上角，按一下聯絡人。 在下拉式選單中，選擇收據。 這將帶您到您的發票索引頁面。

若要建立自訂發票物件屬性：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 按一下「屬性」。
• 按一下選擇物件下拉式選單，然後選擇發票屬性。
• 然後，創造你的財產。

發票物件可用於分割聯絡人、觸發工作流程和建立自訂報表。