เชื่อมต่อ HubSpot และ QuickBooks Online

เชื่อมต่อบัญชี HubSpot ของคุณกับ QuickBooks Online ด้วยการซิงค์ข้อมูล หลังจากเชื่อมต่อบัญชีแล้วคุณจะซิงค์รายชื่อติดต่อผลิตภัณฑ์และใบแจ้งหนี้ระหว่างทั้งสองระบบได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูรายละเอียดการชำระเงินได้ในไทม์ไลน์บันทึกข้อเสนอ โปรดดูบทความนี้หากคุณใช้การผสานรวม HubSpot-QuickBooks Online แบบเดิม

โปรดทราบ: ขอแนะนำให้ปรึกษากับทีมบัญชีและทีมกฎหมายของคุณเกี่ยวกับความเหมาะสมของฟังก์ชันการทำงานนี้ตามความต้องการของคุณก่อนที่จะเชื่อมต่อการผสานรวม

หากต้องการดูภาพรวมการผสานรวมของ HubSpot กับ QuickBooks Online ให้ดูวิดีโอนี้:

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ข้อจำกัด

• การแก้ไขใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks Online: ไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้บางรายการที่สร้างใน HubSpot จากภายใน QuickBooks Online ได้ การแก้ไขที่ไม่สามารถทำได้คือการเพิ่มหรือลบรายการในบรรทัดการอัพเดทราคาการลบการชำระเงินหรือการเพิ่มข้อมูลภาษี หากไม่มีการแก้ไขภายใน HubSpot ใบแจ้งหนี้จะซิงค์ไม่สำเร็จ คุณสามารถอัพเดทฟิลด์ใบแจ้งหนี้เพิ่มการชำระเงินหรือเครดิตและเพิ่มวันที่ให้บริการไปยังรายการในใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดย HubSpot ได้จากภายใน QuickBooks Online สุดท้ายใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใน QuickBooks Online สามารถแก้ไขได้ภายใน QuickBooks Online
• การเรียกเก็บภาษี: หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงก็เลือกใช้บัญชีของคุณใน เบต้าการเก็บภาษีการขายอัตโนมัติได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณซิงค์ข้อมูลภาษีอัตโนมัติจาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยภาษีอัตโนมัติใน HubSpot
• บัญชี QuickBooks Online ที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกา: QuickBooks Online เวอร์ชันที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกาส่วนใหญ่กำหนดให้ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์ต้องรวมภาษี (เช่น VAT, HST, GST ฯลฯ) ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ HubSpot ด้วยภาษีได้ดังนั้นผู้ใช้ที่มีบัญชี QuickBooks Online ที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกาจะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
• การรับรู้รายได้: ใบแจ้งหนี้ HubSpot ไม่รองรับการเพิ่มวันที่ให้บริการลงในรายการสินค้าใน HubSpot ซึ่งจำเป็นเมื่อใช้ฟังก์ชันการรับรู้รายได้ของ QuickBooks Online 
• คุณสมบัติดีลการบัญชี: แอป QuickBooks Online ไม่ได้เขียนข้อมูลไปยังกลุ่มคุณสมบัติดีลการ บัญชี ขอแนะนำให้ใช้ออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้เมื่อสร้างรายงานและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์หากคุณเชื่อมต่อแอปนี้
• การชำระเงินแยกตามใบแจ้งหนี้: ใน QuickBooks Online คุณสามารถแนบการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้หลายรายการได้ อย่างไรก็ตามใน HubSpot การชำระเงินจะแบ่งตามใบแจ้งหนี้ไม่ได้ ดังนั้นการชำระเงินที่มีใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องหลายรายการใน QuickBooks Online จะไม่ซิงค์กับ HubSpot 

คำแนะนำก่อนใช้การบูรณาการ

• ปิดหมายเลขธุรกรรม C ที่กำหนดเองใน QuickBooks Online: ตรวจสอบว่าการตั้งค่าหมายเลขธุรกรรมที่กำหนดเอง ใน QuickBooks Online เปิดอยู่หรือไม่ ขอแนะนำให้ปิดการตั้งค่านี้ หากเปิดทิ้งไว้ใบแจ้งหนี้ที่สร้างใน QuickBooks Online จะใช้คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ HubSpot โดยอัตโนมัติซึ่งอาจนำไปสู่หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ขัดแย้งกัน
• ล็อกรอบระยะเวลาบัญชีที่ปิด: เปิดการตั้งค่าที่ล็อกรอบระยะเวลาบัญชีที่ปิดโดยอัตโนมัติใน QuickBooks Online สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่ารอบระยะเวลาบัญชีที่ปิดจะได้รับการคุ้มครองจากการเปลี่ยนแปลง
• ซิงโครไนซ์ผลิตภัณฑ์: ขอแนะนำให้ซิงค์ผลิตภัณฑ์ของคุณจาก QuickBooks Online ไปยัง HubSpot และใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใบเสนอราคาและลิงก์การชำระเงิน ซึ่งจะรับประกันได้ว่าเมื่อใบแจ้งหนี้และการชำระเงินถูกซิงโครไนซ์กับ QuickBooks Online จะเชื่อมโยงกับบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายที่คุณตั้งค่าไว้อย่างถูกต้อง

• ซิงค์ลูกค้าทั้งหมด: แนะนำให้ซิงค์ลูกค้าทั้งหมดจาก QuickBooks Online ลงใน HubSpot เป็นรายชื่อติดต่อ เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าปัจจุบันอย่าลืมใช้รายชื่อติดต่อที่ซิงค์จาก QuickBooks Online ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างจะเชื่อมต่อกับลูกค้าที่ใช่ใน QuickBooks Online เมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้ารายใหม่ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้เป็นผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินซึ่งคุณต้องการเชื่อมต่อกับอีเมลแอดเดรสของลูกค้าใน QuickBooks Online 
• อัพเดทสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินและสร้างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ใบเสร็จรับเงิน: หากใช้การซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบสองทางขอแนะนำให้อัพเดทเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อกรองการชำระเงินที่มาจากใบแจ้งหนี้ (เช่นการชำระเงินที่แหล่งที่มา = ใบแจ้งหนี้) หากเวิร์กโฟลว์ไม่ได้อัปเดตการทำซ้ำจะเกิดขึ้นเนื่องจากการชำระใบแจ้งหนี้จะเรียกใช้การสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินด้วย จะมีการชำระเงินเพียงครั้งเดียวแต่จะมีใบแจ้งหนี้ 2 ใบสำหรับการชำระเงิน 

เชื่อมต่อแอพ

ในการเชื่อมต่อแอปคุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือมีสิทธิ์เข้าถึง App Marketplace ในบัญชี HubSpot ของคุณ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิกไอคอนตลาด marketplace ในแถบนำทางด้านบน จากนั้นเลือก HubSpot Marketplace
2. ค้นหา QuickBooks Online แล้วเลือกในผลการค้นหา
3. ป้อนรายละเอียดการเข้าสู่ระบบ QuickBooks Online ของคุณแล้วคลิกติดตั้งแอป 

กำหนดค่าการซิงค์ของคุณด้วยการตั้งค่าที่แนะนำ 

เมื่อติดตั้งการผสานรวม QuickBooks Online คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าการตั้งค่าที่แนะนำ นี่คือขั้นตอนแบบหน้าเดียวที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการตั้งค่าการซิงค์ใบแจ้งหนี้รายชื่อติดต่อและผลิตภัณฑ์ระหว่าง HubSpot และ QuickBooks

วิธีตรวจสอบการตั้งค่าการซิงค์สำหรับแต่ละวัตถุ: 

1. คลิกลูกศรขวาสำหรับการซิงค์อ็อบเจ็กต์แต่ละรายการเพื่อดูการตั้งค่าการซิงค์ การตั้งค่าการซิงค์สำหรับแต่ละวัตถุจะรวมถึง: 

• • ทิศทางการซิงค์: คุณสามารถกำหนดค่าการซิงค์ให้เป็นแบบทางเดียวหรือสองทิศทางได้ 
  • การแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล: คุณสามารถเลือกว่าแอปใดจะเขียนทับอีกแอปหนึ่งเมื่อไม่ชัดเจนว่าแอปใดมีข้อมูลล่าสุดมากที่สุด
  • การแมปฟิลด์: คุณสามารถกำหนดค่าการแมปฟิลด์ของคุณได้ 
  • ซิงค์ตัวกรอง: คุณสามารถเพิ่มตัวกรองเพื่อจำกัดระเบียนที่จะซิงค์ 

2. หากมีข้อผิดพลาดในการตั้งค่าการซิงค์ที่ต้องให้ความสนใจระบบจะแสดงที่ด้านล่างของแต่ละส่วนการซิงค์อ็อบเจ็กต์
   

3. หากต้องการปรับแต่งการตั้งค่าการซิงค์เพิ่มเติมให้คลิกไปที่การตั้งค่าขั้นสูง 
4. หากต้องการตั้งค่าให้เสร็จสิ้นและเริ่มซิงค์ข้อมูลที่มุมขวาบนให้คลิกบันทึกและเริ่มซิงค์

กำหนดการตั้งค่าการซิงค์ของคุณ

วิธีเปิดการซิงค์ข้อมูล:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิกแท็บการซิงค์ CRM  
5. คลิกตั้งค่าการซิงค์
6. ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง QuickBooks Online แล้วเลือกวัตถุที่คุณต้องการซิงค์กับ HubSpot เมนูแบบเลื่อนลง HubSpot จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
7. คลิกลูกศรทิศทางการซิงค์และเลือกทิศทางการซิงค์ คุณสามารถซิงค์อ็อบเจ็กต์ต่อไปนี้ได้:

8. ที่มุมขวาบนให้คลิกถัดไป
9. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลและเลือกว่าจะใช้ข้อมูล HubSpot หรือใช้ข้อมูล QuickBooks Online

10. ในส่วนช่องที่แมปให้สลับสวิตช์ปิดเพื่อแยกออกจากการซิงค์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแมปฟิลด์การซิงค์ข้อมูล

• • ผู้ใช้ในบัญชี Data Hub Starter, Professional หรือ Enterprise สามารถเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมได้โดยคลิกเพิ่มการแมปที่ด้านล่างฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
    • เลือกฟิลด์จากเมนูแบบเลื่อนลงและคลิกสร้างหรือคลิกdelete ลบเพื่อลบการแมป
    • หากต้องการแก้ไขหรือลบการแมปที่คุณเพิ่มให้คลิกการดำเนินการจากนั้นคลิกแก้ไขหรือ ลบ

11. ที่มุมขวาบนให้คลิกถัดไป
12. บนหน้าจอจำกัดตัวกรองที่แนะนำจะถูกตั้งค่าให้คุณโดยอัตโนมัติตามวันที่ที่คุณตั้งค่าการซิงค์ ตัวกรองถูกตั้งค่าให้ลด "การซิงค์ข้อมูลมากเกินไป" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online ตรวจสอบตัวกรองการซิงค์ที่แนะนำของ HubSpot
13. สามารถแก้ไขตัวกรองการซิงค์ (ยกเว้นการซิงค์ใบแจ้งหนี้ขาออก) ได้ วิธีแก้ไขตัวกรองการซิงค์:

• • ใต้ตัวกรองให้คลิกแก้ไขถัดจากตัวกรองการซิงค์

• • เลือกที่พักและเกณฑ์ตัวกรอง
  • คลิกใช้เกณฑ์แล้วคลิกเสร็จสิ้น

เมื่อเปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลจะซิงค์ระหว่างทั้งสองระบบโดยอัตโนมัติ หลังจากการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์บันทึกจะซิงค์ในช่วงเวลาปกติ นอกจากนี้ยังสามารถซิงค์ข้อมูลตามความต้องการผ่านปุ่มซิงค์ตอนนี้บนแท็บภาพรวมของการซิงค์

ตัวกรองการซิงค์ที่แนะนำ

เมื่อตั้งค่าการซิงค์ตัวกรองที่แนะนำจะถูกตั้งค่าให้คุณโดยอัตโนมัติตามวันที่ที่คุณตั้งค่าการซิงค์ ตัวกรองถูกตั้งค่าให้ลด "การซิงค์ข้อมูลมากเกินไป" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online สามารถแก้ไขได้หากต้องการ

ตัวกรองที่แนะนำซึ่งตั้งค่าโดยอัตโนมัติคือ:

• ผู้ติดต่อ: ซิงค์สองทางกับตัวกรองต่อไปนี้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ติดต่อที่ไม่จำเป็นซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: ตั้งค่าตัวกรองเป็นลูกค้า ทั้งหมด
  • HubSpot → QuickBooks Online: ในกลุ่มตัวกรองแรกตัวกรองสถานะใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ฉบับร่างและวันที่สร้างจะอยู่หลังวันที่ [วันนี้] และแหล่งที่มาของใบแจ้งหนี้จะเป็นของ HubSpot
• ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะซิงค์ระหว่าง QuickBooks Online และ HubSpot โดยไม่ต้องตั้งค่าตัวกรอง ตัวกรองนี้ตั้งค่าการซิงค์แบบทางเดียวจาก QuickBooks Online ไปยัง HubSpot ด้วยเวลาที่สร้างหลังตัวกรอง [วันนี้เวลา 00:00 น.] วันที่ถูกตั้งค่าเป็นวันปัจจุบัน
• ผลิตภัณฑ์: ซิงค์ทางเดียวจาก QuickBooks Online ไปยัง HubSpot ด้วยชุดตัวกรองผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดเริ่มต้น

ตั้งชื่อที่แสดงบนลูกค้า

ลูกค้าที่ซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online จะมีการตั้งชื่อระเบียนของบริษัทที่เกี่ยวข้องเป็นชื่อที่แสดง หากผู้ติดต่อไม่มีบริษัทที่เกี่ยวข้องใน HubSpot ชื่อที่แสดงใน QuickBooks Online จะเป็นค่าเริ่มต้นโดยใช้ชื่อและคุณสมบัตินามสกุล

หากต้องการแก้ไขสิ่งนี้:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิกแท็บการซิงค์ CRM  
5. คลิกซิงค์ผู้ติดต่อ
6. บนหน้าจอกำหนดค่า  ในส่วนฟิลด์ที่แมปให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์การแมปฟิลด์ชื่อบริษัท←ที่เกี่ยวข้องกับชื่อที่แสดง

โปรดทราบ: ฟิลด์ชื่อที่แสดงต้องไม่ซ้ำกันใน QuickBooks Online การติดต่อครั้งแรกจากบริษัทจะมีการตั้งค่าชื่อที่แสดงเป็นชื่อบริษัทแต่การติดต่อใดๆจากบริษัทนั้นที่พยายามซิงค์กับ QuickBooks Online หลังจากการติดต่อครั้งแรกจะไม่สามารถซิงค์ได้เนื่องจากชื่อที่แสดงของพวกเขามีการใช้งานอยู่แล้ว ขอแนะนำให้ใช้ผู้ติดต่อหนึ่งรายที่บริษัทเป็นผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการซิงค์ ใบแจ้งหนี้ลิงก์การชำระเงินหรือใบเสนอราคาสามารถส่งไปยังผู้ติดต่อจำนวนเท่าใดก็ได้แต่ควรเชื่อมโยงผู้ติดต่อเพียงรายเดียว (ที่ตรงกับลูกค้าใน QuickBooks Online)

แก้ไขการซิงค์ข้อมูล

วิธีแก้ไขการซิงค์ข้อมูลที่มีอยู่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิกแท็บการซิงค์ CRM  
5. วางเมาส์เหนือซิงค์ผู้ติดต่อ ซิงค์ผลิตภัณฑ์หรือซิ งค์ใบแจ้งหนี้แล้วคลิก แก้ไข
6. ทำการเปลี่ยนแปลงโดยทำตามขั้นตอนราวกับว่าคุณกำลังตั้งค่าการซิงค์เป็นครั้งแรก

ตรวจสอบสถานะการซิงค์

วิธีตรวจสอบรายการระเบียนและสถานะการซิงค์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิ กแท็บการซิงค์ CRM

• • คลิกมุมมองวัตถุเพื่อดูจำนวนระเบียนที่กำลังซิงค์ล้มเหลวหรือถูกแยกออก หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
    • คลิกวัตถุทั้งหมดถัดจากกรองตาม: เพื่อกรองตามวัตถุ
    • คลิกที่จำนวนระเบียนในแต่ละคอลัมน์เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระเบียนที่กำลังซิงค์ล้มเหลวหรือถูกแยกออก 

• • คลิกมุมมองระเบียนเพื่อดูรายการระเบียน 
    
    • หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
    • ใช้ตัวกรองด้านบนตารางเพื่อกรองระเบียน
    • ใช้การนำทางหน้าเว็บที่ด้านล่างของตารางเพื่อดูบันทึก
    • ใต้ซิงค์กิจกรรมให้คลิกลูกศรเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมในบันทึก

ส่งออกบันทึกการซิงค์

ในการส่งออกบันทึกการซิงค์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิ กแท็บการซิงค์ CRM
5. คลิกมุมมองบันทึก
6. หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
7. ใช้ตัวกรองด้านบนตารางเพื่อกรองระเบียน
8. เมื่อคุณกรองระเบียนที่ด้านบนขวาของตารางแล้วให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกส่งออก
9. เลือกรูปแบบไฟล์ของคุณจากนั้นคลิกส่งออก
10. ไฟล์ส่งออกจะถูกส่งไปยังอีเมลบัญชีของคุณ นอกจากนี้คุณยังจะได้รับการแจ้งเตือนในแอพเมื่อการส่งออกพร้อม

ปิดหรือลบการซิงค์ข้อมูล

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
3. คลิก QuickBooks Online
4. คลิ กแท็บการซิงค์ CRM
5. วางเมาส์เหนือการซิงค์วัตถุที่คุณต้องการปิดคลิกเพิ่มเติมแล้วเลือกปิดการซิงค์

6. ซึ่งจะป้องกันไม่ให้บันทึกซิงค์ระหว่าง HubSpot และ QuickBooks Online เมื่อปิดการซิงค์คุณสามารถคลิกแก้ไขการตั้งค่าการซิงค์เพื่อเปิดอีกครั้ง
7. คลิกลบการซิงค์เพื่อลบการซิงค์