เชื่อมต่อ HubSpot และ QuickBooks Online

เชื่อมต่อบัญชี HubSpot ของคุณกับ QuickBooks Online ด้วยการซิงค์ข้อมูล หลังจากเชื่อมต่อบัญชีแล้วคุณจะซิงค์รายชื่อติดต่อผลิตภัณฑ์และใบแจ้งหนี้ระหว่างทั้งสองระบบได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูรายละเอียดการชำระเงินได้ในไทม์ไลน์บันทึกข้อเสนอ โปรดดูบทความนี้หากคุณใช้การผสานรวม HubSpot-QuickBooks Online แบบเดิม

หากต้องการดูภาพรวมการผสานรวมของ HubSpot กับ QuickBooks Online ให้ดูวิดีโอนี้:

 

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ข้อจำกัด

• การแก้ไขใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks Online: ไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้บางรายการที่สร้างใน HubSpot จากภายใน QuickBooks ได้ การแก้ไขที่ไม่สามารถทำได้คือการเพิ่มหรือลบรายการในบรรทัดการอัพเดทราคาการลบการชำระเงินหรือการเพิ่มข้อมูลภาษี หากไม่มีการแก้ไขภายใน HubSpot ใบแจ้งหนี้จะซิงค์ไม่สำเร็จ คุณสามารถอัพเดทฟิลด์ใบแจ้งหนี้เพิ่มการชำระเงินหรือเครดิตและเพิ่มวันที่ให้บริการไปยังรายการในใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดย HubSpot ได้จากภายใน QuickBooks สุดท้ายใบแจ้งหนี้ที่สร้างใน QuickBooks สามารถแก้ไขได้ภายใน QuickBooks
• การเรียกเก็บภาษี: ไม่สามารถเรียกเก็บภาษีจากใบแจ้งหนี้ใน HubSpot ได้ หากต้องเสียภาษีในใบแจ้งหนี้ขอแนะนำให้สร้างใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks และซิงค์กับ HubSpot
• บัญชี QuickBooks Online ที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกา: QuickBooks Online เวอร์ชันที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกาส่วนใหญ่กำหนดให้ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์ต้องรวมภาษี (เช่น VAT, HST, GST ฯลฯ) ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ HubSpot ด้วยภาษีได้ดังนั้นผู้ใช้ที่มีบัญชี QuickBooks Online ที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกาจะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
• การรับรู้รายได้: ใบแจ้งหนี้ HubSpot ไม่รองรับการเพิ่มวันที่ให้บริการลงในรายการสินค้าใน HubSpot ซึ่งจำเป็นเมื่อใช้ฟังก์ชันการรับรู้รายได้ของ QuickBooks 
• คุณสมบัติดีลการบัญชี: แอป QuickBooks Online ไม่ได้เขียนข้อมูลไปยังกลุ่มคุณสมบัติดีลการ บัญชี ขอแนะนำให้ใช้ออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้เมื่อสร้างรายงานและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์หากคุณเชื่อมต่อแอปนี้

คำแนะนำก่อนใช้การบูรณาการ

• ปิดหมายเลขธุรกรรม C ที่กำหนดเองใน QuickBooks Online: ตรวจสอบว่าการตั้งค่าหมายเลขธุรกรรมที่กำหนดเอง ใน QuickBooks เปิดอยู่หรือไม่ ขอแนะนำให้ปิดการตั้งค่านี้ หากเปิดทิ้งไว้ใบแจ้งหนี้ที่สร้างใน QuickBooks จะใช้คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ HubSpot โดยอัตโนมัติซึ่งอาจนำไปสู่หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ขัดแย้งกัน
• ล็อกรอบระยะเวลาบัญชีที่ปิด: เปิดการตั้งค่าที่ล็อกรอบระยะเวลาบัญชีที่ปิดโดยอัตโนมัติใน QuickBooks สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่ารอบระยะเวลาบัญชีที่ปิดจะได้รับการคุ้มครองจากการเปลี่ยนแปลง
• ซิงโครไนซ์ผลิตภัณฑ์: ขอแนะนำให้ซิงค์ผลิตภัณฑ์ของคุณจาก QuickBooks ไปยัง HubSpot และใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใบเสนอราคาและลิงก์การชำระเงิน ซึ่งจะรับประกันได้ว่าเมื่อใบแจ้งหนี้และการชำระเงินถูกซิงโครไนซ์กับ QuickBooks จะเชื่อมโยงกับบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายที่คุณตั้งค่าไว้อย่างถูกต้อง

โปรดทราบว่า:

• การซิงค์ผลิตภัณฑ์ใช้คุณสมบัติ SKU สำหรับการจับคู่ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำของผลิตภัณฑ์การซิงค์ผลิตภัณฑ์จะซิงค์เฉพาะผลิตภัณฑ์กับ SKU ตามค่าเริ่มต้นเท่านั้น ขอแนะนำให้เพิ่ม SKU ลงในผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks ที่คุณต้องการซิงค์
• หากใบแจ้งหนี้มีรายการสินค้าที่ไม่สามารถจับคู่กับผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks ได้ผลิตภัณฑ์ที่เรียกว่ารายการสินค้าที่กำหนดเองจะถูกสร้างขึ้นใน QuickBooks และรายการสินค้าที่ไม่ตรงกันจะถูกจับคู่กับผลิตภัณฑ์นั้น คุณกำหนดว่าผลิตภัณฑ์รายการแบบกำหนดเองนี้จะเชื่อมโยงกับบัญชีรายได้ใดในขั้นตอนการกำหนดค่าการซิงค์ใบแจ้งหนี้

• ซิงค์ลูกค้าทั้งหมด: แนะนำให้ซิงค์ลูกค้าทั้งหมดจาก QuickBooks Online ลงใน HubSpot เป็นรายชื่อติดต่อ เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าปัจจุบันตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้รายชื่อติดต่อที่ซิงค์จาก QuickBooks เพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างเชื่อมต่อกับลูกค้าที่ถูกต้องใน QuickBooks เมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้ารายใหม่ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้เป็นผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินซึ่งคุณต้องการเชื่อมต่อกับอีเมลแอดเดรสของลูกค้าใน QuickBooks 
• อัพเดทสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินและสร้างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ใบเสร็จรับเงิน: หากใช้การซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบสองทางขอแนะนำให้อัพเดทเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อกรองการชำระเงินที่มาจากใบแจ้งหนี้ (เช่นการชำระเงินที่แหล่งที่มา = ใบแจ้งหนี้) หากเวิร์กโฟลว์ไม่ได้อัปเดตการทำซ้ำจะเกิดขึ้นเนื่องจากการชำระเงินในใบแจ้งหนี้จะเรียกใช้การสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินด้วย จะมีการชำระเงินเพียงครั้งเดียวแต่จะมีใบแจ้งหนี้ 2 ใบสำหรับการชำระเงิน 

เชื่อมต่อแอพ

ในการเชื่อมต่อแอปคุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือมีสิทธิ์เข้าถึง App Marketplace ในบัญชี HubSpot ของคุณ

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนตลาด marketplace ในแถบนำทางด้านบน จากนั้นเลือก App Marketplace
• ค้นหา QuickBooks Online แล้วเลือกในผลการค้นหา
• ป้อนรายละเอียดการเข้าสู่ระบบ QuickBooks Online ของคุณแล้วคลิกติดตั้งแอป 

โปรดทราบ: ไม่สามารถเชื่อมต่อ บัญชีแซนด์บ็อกซ์ของ QuickBooks กับ HubSpot ได้

กำหนดการตั้งค่าการซิงค์ของคุณ

วิธีเปิดการซิงค์ข้อมูล:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
• คลิกตั้งค่าการซิงค์
• ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง QuickBooks Online แล้วเลือกวัตถุที่คุณต้องการซิงค์กับ HubSpot เมนูแบบเลื่อนลง HubSpot จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
• คลิกลูกศรทิศทางการซิงค์และเลือกทิศทางการซิงค์ คุณสามารถซิงค์อ็อบเจ็กต์ต่อไปนี้ได้:

HubSpot		QuickBooks Online
ติดต่อ	⇔	ลูกค้า
ผลิตภัณฑ์	⇔	ผลิตภัณฑ์และบริการ
ใบแจ้งหนี้	⇔	ใบแจ้งหนี้

• ที่มุมขวาบนให้คลิกถัดไป
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลและเลือกว่าจะใช้ข้อมูล HubSpot หรือใช้ข้อมูล QuickBooks Online
• ในส่วนช่องที่แมปให้สลับสวิตช์ปิดเพื่อแยกออกจากการซิงค์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแมปฟิลด์การซิงค์ข้อมูล
  • ผู้ใช้ในบัญชี Ops Hub Starter, Professional หรือ Enterprise สามารถเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมได้โดยคลิกเพิ่มการแมปที่ด้านล่างฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
    • เลือกฟิลด์จากเมนูแบบเลื่อนลงและคลิกสร้างหรือคลิกdelete ลบเพื่อลบการแมป
    • หากต้องการแก้ไขหรือลบการแมปที่คุณเพิ่มให้คลิกการดำเนินการจากนั้นคลิกแก้ไขหรือ ลบ

• ที่มุมขวาบนให้คลิกถัดไป
• บนหน้าจอจำกัดตัวกรองที่แนะนำจะถูกตั้งค่าให้คุณโดยอัตโนมัติตามวันที่ที่คุณตั้งค่าการซิงค์ ตัวกรองถูกตั้งค่าให้ลด "การซิงค์ข้อมูลมากเกินไป" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online ตรวจสอบตัวกรองการซิงค์ที่แนะนำของ HubSpot

• สามารถแก้ไขตัวกรองการซิงค์ (ยกเว้นการซิงค์ใบแจ้งหนี้ขาออก) ได้ วิธีแก้ไขตัวกรองการซิงค์:
  • ใต้ตัวกรองให้คลิกแก้ไขถัดจากตัวกรองการซิงค์

• • เลือกที่พักและเกณฑ์ตัวกรอง
  • คลิกใช้เกณฑ์แล้วคลิกเสร็จสิ้น

เมื่อเปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลจะซิงค์ระหว่างทั้งสองระบบโดยอัตโนมัติ หลังจากการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์บันทึกจะซิงค์ภายใน 10 นาทีหลังจากการเปลี่ยนแปลง 

ตัวกรองการซิงค์ที่แนะนำ

เมื่อตั้งค่าการซิงค์ตัวกรองที่แนะนำจะถูกตั้งค่าให้คุณโดยอัตโนมัติตามวันที่ที่คุณตั้งค่าการซิงค์ ตัวกรองถูกตั้งค่าให้ลด "การซิงค์ข้อมูลมากเกินไป" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online สามารถแก้ไขได้หากต้องการ

ตัวกรองที่แนะนำซึ่งตั้งค่าโดยอัตโนมัติคือ:

• ผู้ติดต่อ: ซิงค์สองทางกับตัวกรองต่อไปนี้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ติดต่อที่ไม่จำเป็นซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: ตั้งค่าตัวกรองเป็นลูกค้า ทั้งหมด
  • HubSpot → QuickBooks Online: ในกลุ่มตัวกรองแรกตัวกรองสถานะใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ฉบับร่างและวันที่สร้างจะอยู่หลังวันที่ [วันนี้] และแหล่งที่มาของใบแจ้งหนี้จะเป็นของ HubSpot

• ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะซิงค์ระหว่าง QuickBooks Online และ HubSpot โดยไม่ต้องตั้งค่าตัวกรอง ตัวกรองนี้ตั้งค่าการซิงค์แบบทางเดียวจาก QuickBooks Online ไปยัง HubSpot ด้วยเวลาที่สร้างหลังตัวกรอง [วันนี้เวลา 00:00 น.] วันที่ถูกตั้งค่าเป็นวันปัจจุบัน
  
  
  
• ผลิตภัณฑ์: ซิงค์ทางเดียวจาก QuickBooks Online ไปยัง HubSpot ด้วยชุดตัวกรองผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดเริ่มต้น
  
  
  

ตั้งชื่อที่แสดงบนลูกค้า

ลูกค้าที่ซิงค์จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online จะมีการตั้งชื่อระเบียนของบริษัทที่เกี่ยวข้องเป็นชื่อที่แสดง หากผู้ติดต่อไม่มีบริษัทที่เกี่ยวข้องใน HubSpot ชื่อที่แสดงใน Quickbooks จะเป็นค่าเริ่มต้นโดยใช้ชื่อและคุณสมบัตินามสกุล

หากต้องการแก้ไขสิ่งนี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
• คลิกซิงค์ผู้ติดต่อ
• บนหน้าจอกำหนดค่า ในส่วนฟิลด์ที่แมปให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์การแมปฟิลด์ชื่อบริษัท←ที่เกี่ยวข้องกับชื่อที่แสดง

โปรดทราบ: ฟิลด์ชื่อที่แสดงต้องไม่ซ้ำกันใน QuickBooks Online การติดต่อครั้งแรกจากบริษัทจะมีการตั้งค่าชื่อที่แสดงเป็นชื่อบริษัทแต่การติดต่อใดๆจากบริษัทนั้นที่พยายามซิงค์กับ QuickBooks Online หลังจากการติดต่อครั้งแรกจะไม่สามารถซิงค์ได้เนื่องจากชื่อที่แสดงของพวกเขามีการใช้งานอยู่แล้ว ขอแนะนำให้ใช้ผู้ติดต่อหนึ่งรายที่บริษัทเป็นผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการซิงค์ ใบแจ้งหนี้ลิงก์การชำระเงินหรือใบเสนอราคาสามารถส่งไปยังผู้ติดต่อจำนวนเท่าใดก็ได้แต่ควรเชื่อมโยงผู้ติดต่อเพียงรายเดียว (ที่ตรงกับลูกค้าใน QuickBooks)

แก้ไขการซิงค์ข้อมูล

วิธีแก้ไขการซิงค์ข้อมูลที่มีอยู่:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
• วางเมาส์เหนือซิงค์ผู้ติดต่อ ซิงค์ผลิตภัณฑ์หรือซิ งค์ใบแจ้งหนี้แล้วคลิก แก้ไข
• ทำการเปลี่ยนแปลงโดยทำตามขั้นตอนราวกับว่าคุณกำลังตั้งค่าการซิงค์เป็นครั้งแรก

ตรวจสอบสถานะการซิงค์

วิธีตรวจสอบรายการระเบียนและสถานะการซิงค์:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
  • ในแท็บภาพรวมการซิงค์ให้คลิกมุมมองอ็อบเจกต์เพื่อดูจำนวนเรคคอร์ดที่ซิงค์ล้มเหลวหรือถูกคัดออก หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
    • คลิกวัตถุทั้งหมดถัดจากกรองตาม: เพื่อกรองตามวัตถุ
    • การคลิกตัวเลขถัดจากระเบียนจะเป็นการเปิดแผงด้านข้างเพื่อตรวจสอบระเบียน

• • • • หากบันทึกการซิงค์ล้มเหลวให้วางเมาส์เหนือไอคอนข้อมูลใต้หมวดหมู่ข้อผิดพลาดเพื่อดูคำอธิบายว่าเหตุใดใบแจ้งหนี้จึงไม่สามารถซิงค์ได้

• • คลิกมุมมองระเบียนเพื่อดูรายการระเบียน 
    
    • หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
    • ใช้ตัวกรองด้านบนตารางเพื่อกรองระเบียน
    • ใช้การนำทางหน้าเว็บที่ด้านล่างของตารางเพื่อเลื่อนดูระเบียน
    • ใต้ซิงค์กิจกรรมให้คลิกลูกศรเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมในบันทึก

ส่งออกบันทึกการซิงค์

ในการส่งออกบันทึกการซิงค์:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
• คลิกมุมมองบันทึก
• หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่แสดงในตารางที่ด้านบนขวาของตารางให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์
• ใช้ตัวกรองด้านบนตารางเพื่อกรองระเบียน
• เมื่อคุณกรองระเบียนที่ด้านบนขวาของตารางแล้วให้คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกส่งออก
• เลือกรูปแบบไฟล์ของคุณจากนั้นคลิกส่งออก
• ไฟล์ส่งออกจะถูกส่งไปยังอีเมลบัญชีของคุณ นอกจากนี้คุณยังจะได้รับการแจ้งเตือนในแอพเมื่อการส่งออกพร้อม

ปิดหรือลบการซิงค์ข้อมูล

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ไปที่การบูรณาการ > แอปที่เชื่อมต่อในแถบด้านซ้าย
• คลิก QuickBooks Online
• วางเมาส์เหนือการซิงค์วัตถุที่คุณต้องการปิดคลิกเพิ่มเติมแล้วเลือกปิดการซิงค์

• ซึ่งจะป้องกันไม่ให้บันทึกซิงค์ระหว่าง HubSpot และ QuickBooks Online เมื่อปิดการซิงค์คุณสามารถคลิกแก้ไขการตั้งค่าการซิงค์เพื่อเปิดอีกครั้ง
• คลิกลบการซิงค์เพื่อลบการซิงค์