連接 HubSpot 和 QuickBooks Online

將您的 HubSpot 帳戶與 QuickBooks Online 進行資料同步。連接帳戶後，您可以在兩個系統之間同步聯絡人、產品和發票。您也可以在交易記錄時間線上看到付款詳細資訊。如果您使用的是傳統的 HubSpot-QuickBooks Online 整合，請參考這篇文章。

請注意：建議在連接整合之前，先與您的會計及法律團隊諮詢此功能是否適合您的需求。

若要取得 HubSpot 與 QuickBooks Online 整合的概觀，請觀賞此影片：

開始之前

限制

• 在 QuickBooks Online 中編輯發票：在 QuickBooks Online 中無法對 HubSpot 中建立的發票進行某些編輯。無法進行的編輯包括：新增或移除細列項目、更新定價、移除付款或新增稅務資訊。如果未在 HubSpot 中進行編輯，發票將無法同步。您可以在 QuickBooks Online 中更新發票欄位、新增付款或信用額，以及在 HubSpot 產生的發票上為明細項新增服務日期。最後，在 QuickBooks Online 中建立的發票也可以在 QuickBooks Online 中編輯。
• 收取稅金： 如果您是超級管理員，您可以選擇將您的帳戶加入自動化銷售稅收集 測試版。這可讓您在 HubSpot 中使用自動收稅功能建立發票時，將自動收稅資料從 HubSpot 同步至 QuickBooks Online。
• 非美國 QuickBooks Online 帳戶：大多數非美國 QuickBooks Online 版本要求同步發票包含稅項（如 VAT、HST、GST 等）。HubSpot 發票無法包含稅項，因此擁有非美國 QuickBooks Online 帳戶的使用者將無法使用此功能。
• 收入確認：HubSpot 發票不支援在 HubSpot 的項目中加入服務日期，而使用 QuickBooks Online 的收入確認功能時需要加入服務日期。
• 會計交易屬性： QuickBooks Online 應用程式不會將資料寫入會計交易屬性群組。如果您已連接此應用程式，建議在建立報告和觸發工作流程時使用發票物件。
• 付款在發票上分割：在 QuickBooks Online 中，一筆付款可以附加到多張發票上。但是，在 HubSpot 中，付款不能分割到不同的發票。因此，在 QuickBooks Online 中具有多張相關發票的付款將無法同步到 HubSpot。

使用整合前的建議

• 關閉 QuickBooks Online 中的自訂交易號碼： 檢查 QuickBooks Online 中的 自訂交易號碼設定是否開啟。建議關閉此設定。如果開啟，在 QuickBooks Online 中建立的發票會自動採用 HubSpot 發票前綴，這可能會導致發票號碼衝突。
• 鎖定已關閉的會計期：開啟設定，自動鎖定QuickBooks Online 中已關閉的會計期。這可確保任何關閉的會計期間不會被更改。
• 同步產品：建議將您的產品從 QuickBooks Online同步到 HubSpot，並在建立發票、報價和付款連結時使用這些產品。這將保證當發票和付款同步到 QuickBooks Online 時，它們會正確連結到您設定的收入和支出帳戶。

• 同步所有客戶： 建議將所有客戶從 QuickBooks Online 以聯絡人身份同步到 HubSpot。當您為現有客戶建立發票時，請務必使用從 QuickBooks Online 同步的聯絡人。這將確保您在 QuickBooks Online 中建立的任何發票都連接至正確的客戶。為新客戶開立發票時，請確定發票上的聯絡人是帳單聯絡人，您希望該聯絡人的電子郵件地址與 QuickBooks Online 中的客戶相連。
• 更新「建立已付發票」和「建立已付銷售收據」工作流程動作：如果使用雙向發票同步，建議更新您的工作流程，以篩選出來自發票的付款（例如，來源 = 發票的付款）。如果不更新工作流程，就會出現重複，因為發票付款也會觸發已付發票的建立。只會發生一次付款，但會有兩張付款的發票。

連接應用程式

若要連接應用程式，您必須是 HubSpot 帳戶的超級管理員或擁有App Marketplace 權限。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 搜尋QuickBooks Online，並在結果中選取。
3. 輸入 QuickBooks Online 登入詳細資訊，然後按一下安裝應用程式。

使用「引導式設定」設定同步

安裝 QuickBooks Online 整合後，您會被重新導向至Guided Setup頁面。這是一個單頁流程，引導您完成在 HubSpot 和 QuickBooks 之間設定發票、聯絡人和產品同步的步驟。

檢視每個物件的同步設定：

1. 按一下每個同步對象的向右箭頭，以檢視同步設定。每個物件的同步設定將包括：

• • 同步方向：您可以設定同步為單向或雙向。
  • 資料衝突解決：當不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，您可以選擇由哪個應用程式覆寫另一個應用程式。
  • 欄位對應：您可以設定您的 欄位對應。
  • 同步篩選器：您可以新增篩選器，以限制哪些記錄會同步。

2. 如果同步設定中有任何錯誤需要您注意，它們會顯示在每個對象同步部分的底部。
   

3. 如果您想要進一步自訂同步設定，請按一下前往進階設定。
4. 若要完成設定並開始同步資料，請在右上方按一下「儲存」並開始同步。

設定您的同步設定

開啟資料同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM 同步索引標籤。
5. 按一下設定您的同步。
6. 在「選擇您要同步的資料」頁面上，按一下QuickBooks Online 下拉式功能表，然後選擇您要同步到 HubSpot 的物件。HubSpot 下拉選單會自動更新。
7. 按一下同步方向箭頭，並選擇同步方向。您可以同步下列物件：

8. 在右上方，按一下下一步。
9. 按一下「資料衝突解決方案」下拉選單，並選擇「使用 HubSpot 資料」或「使用 QuickBooks Online資料」。

10. 在「映射欄位」部分，切換關閉開關，將其排除在同步之外。進一步瞭解資料同步欄位對應。

• • Data Hub Starter、Professional 或Enterprise 帳戶 的使用者可按一下預先定義欄位下方的新增對應，以新增更多欄位。
    • 從下拉式功能表選取欄位，然後按一下建立，或按一下delete 刪除以移除對應。
    • 若要編輯或移除已新增的對應，請按一下動作，然後按一下編輯或刪除。

11. 在右上方，按一下下一步。
12. 在「限制」螢幕中，會根據您設定同步的日期自動為您設定推薦的篩選條件。設定篩選器是為了減少資料的「過度同步」，尤其是從 HubSpot 同步至 QuickBooks Online 時。查看 HubSpot推薦的同步篩選器。
13. 同步篩選器（出站發票同步除外）可以編輯。要編輯同步篩選器：

• • 在篩選器下，按一下同步篩選器旁的編輯。

• • 選取您的屬性和篩選條件。
  • 按一下套用條件，然後按一下完成。

開啟同步後，資料會在兩個系統之間自動同步。第一次同步完成後，記錄會定期同步。也可以透過同步概觀索引標籤上的Sync now 按鈕，依需求同步資料。

推薦的同步篩選條件

設定同步時，會根據您設定同步的日期自動為您設定推薦篩選條件。設定篩選器是為了減少資料「過度同步」，尤其是從 HubSpot 同步至 QuickBooks Online 時。如有需要，可對其進行編輯。

建議自動設定的篩選條件有

• 聯絡人： 使用下列篩選器進行雙向同步，以防止不必要的聯絡人從 HubSpot 同步至 QuickBooks Online：
  • QuickBooks Online → HubSpot：篩選設定為所有 客戶。
  • HubSpot → QuickBooks Online：在第一組篩選器中，設定了Invoice status is none of Draft和Create date is after [today's date]以及Invoice source is any of HubSpot 這兩個篩選器。
• 發票：如果沒有設定篩選條件，所有發票都會在 QuickBooks Online 和 HubSpot 之間同步。此過濾器設定從 QuickBooks Online 到 HubSpot 的單向同步，並設定Created time is after [today's date at 12:00 AM] 過濾器。日期設定為當天。
• 產品：從 QuickBooks Online 到 HubSpot 的單向同步，預設設定為All products & services過濾器。

設定客戶的顯示名稱

從 HubSpot 同步至 QuickBooks Online 的客戶會將相關公司記錄的名稱設定為顯示名稱。如果聯絡人在 HubSpot 中沒有關聯公司，QuickBooks Online 中的顯示名稱將預設為使用名和姓的屬性。

要修改這一點：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM 同步索引標籤。
5. 按一下聯絡人同步。
6. 在「配置 」屏幕的「映射字段」部分，单击以切换「显示名称」←「关联公司名称」字段映射开关。

請注意：QuickBooks Online 中的顯示名稱欄位必須是唯一的。公司的第一位聯絡人會將其顯示名稱設定為公司名稱，但在第一位聯絡人之後嘗試同步至 QuickBooks Online 的該公司任何聯絡人都會因其顯示名稱已被使用而無法同步。建議在公司中使用一位連絡人作為任何發票或付款的帳單連絡人，以避免同步錯誤。發票、付款連結或報價可以傳送給任何數目的連絡人，但只有一個連絡人（與 QuickBooks Online 中的客戶相符）應該正式關聯。

編輯資料同步

編輯現有的資料同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 本地化。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM 同步索引標籤。
5. 將滑鼠移至「聯絡人同步」、「產品同步」或「發票同步」，然後按一下「編輯」。
6. 按照第一次設定同步的步驟進行變更。

檢視同步狀態

要檢視記錄清單及其同步狀態：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導覽整合 > 連線的應用程式。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM 同步 索引標籤。

• • 按一下物件檢視，以檢視同步、失敗或排除的記錄數量。若要編輯表格中顯示的欄位，請在表格右上方按一下更多，然後按一下編輯欄位。
    • 按一下篩選條件：旁邊的所有物件，以依物件篩選。
    • 按一下每列中的記錄數量，以檢視同步、失敗或排除記錄的詳細資訊。

• • 按一下記錄檢視，以檢視記錄清單。
    
    • 若要編輯表格中顯示的欄位，請在表格右上方按一下更多，然後按一下編輯欄位。
    • 使用表格上方的篩選器篩選記錄。
    • 使用表格底部的頁面導覽瀏覽記錄。
    • 在Sync activity（同步活動）下，按一下箭頭 以查看記錄上活動的詳細資訊。

匯出同步記錄

匯出同步記錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導覽左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM syncs 索引標籤。
5. 按一下記錄檢視。
6. 若要編輯表格中顯示的欄位，請在表格右上方按一下更多，然後按一下編輯欄位。
7. 使用表格上方的篩選器篩選記錄。
8. 篩選記錄後，請在表格右上方按一下更多，然後按一下匯出。
9. 選擇您的檔案格式，然後按一下匯出。
10. 匯出檔案將會以電子郵件寄到您的帳戶電子郵件。匯出準備就緒時，您也會收到應用程式內的通知。

關閉或刪除資料同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航到整合 > 連線的應用程式。
2. 導覽至左側欄中的整合 > 連線的應用程式。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下CRM syncs 索引標籤。
5. 將滑鼠移至您要關閉的對象同步，按一下更多，然後選擇關閉同步。

6. 這將防止記錄在 HubSpot 和 QuickBooks Online 之間同步。關閉同步後，您可以按一下Edit sync settings（編輯同步設定 ）以再次開啟同步。
7. 按一下刪除同步以刪除同步。