連結 HubSpot和線上QuickBooks

透過資料同步將您的HubSpot帳戶連結至QuickBooks Online。連結帳戶後，您可以在兩個系統之間同步連絡人、產品和發票。您也可以在交易記錄時間表上查看付款詳情。如果您使用的是舊版HubSpot-QuickBooks Online 整合 功能，請參閱本文 。

請注意： 在連結整合之前，建議先諮詢您的會計和法律團隊，了解此功能是否符 整合 您的需求。

若要瞭解HubSpot與QuickBooks Online的 整合 概況，請觀看此影片：

開始之前

限制

• 在QuickBooks Online中編輯發票： 無法從QuickBooks Online中對在HubSpot中建立的發票進行部分編輯。無法進行的編輯包括：新增或刪除明細項目、更新價格、刪除付款或新增稅務資料。如果未在HubSpot中進行編輯，發票 將無法同步。您可以在QuickBooks Online中更新 發票 欄位、新增付款或點數，以及在HubSpot產生的 發票 上將服務日期新增至 明細項目。最後，在QuickBooks Online中建立的發票可以在QuickBooks Online中編輯。
• 收取稅費：在HubSpot中建立具有自動化稅費的發票時，使用自動化銷售稅將自動化稅務資料從HubSpot同步到QuickBooks Online。
• 非美國QuickBooks Online帳戶： 大多數非美國QuickBooks Online版本要求同步發票包含稅金（例如增值稅、合併銷售稅、商品及服務稅等）。無法使用稅金建立HubSpot發票，因此擁有非美國QuickBooks Online帳戶的使用者將無法使用此功能。
• 收入確認： HubSpot發票不支援在HubSpot的行項目中新增服務日期，這是使用QuickBooks Online 的收入確認功能時所必需的。
• 會計 交易屬性： QuickBooks Online應用程式不會將資料寫入 會計 交易屬性 羣組。如果您已連結此應用程式，建議在建立報告和觸發工作流程時使用發 發票 物件。
• 付款按發票拆分：在QuickBooks Online中，一筆付款可以附加到多張發票。但是，在HubSpot中，無法在發票之間拆分付款。因此，在QuickBooks Online中具有多個關聯發票的付款將不會同步到HubSpot。 
• 如果你在 付款設定中開啟信用卡費用，該費用將不會與QuickBooks Online中的發票同步。這可能需要手動對帳。為避免不一致，請在使用QuickBooks Online 整合 時關閉費用設定。

使用 整合 之前的建議

• 在QuickBooks Online中關閉自訂交易號碼 ：檢查QuickBooks Online中的 自訂交易號碼 設定是 否已開啟。建議您 關閉此設定。如果保持開啟狀態，在QuickBooks Online中建立的發票將自動採用HubSpot發票前綴，這可能會 潛在商機客戶 發票 生衝突。
• 鎖定已關閉的會計期間： 在QuickBooks Online中開啟 自動鎖定已關閉會計期的 設定。這可以確保任何關閉的會計期間都受到保護，不會被更改。
• 同步產品： 建議將 您的產品從QuickBooks Online同步 到HubSpot ，並在建立發票、報價和付款連結時使用這些產品。這將保證當發票和付款同步到QuickBooks Online時，它們會正確連結到您設定的收入和費用帳戶。

請注意：

• 產品 同步使用SKU 屬性 進行匹配。為避免產品重複，產品 品同步預設只會將產品與SKU同步。建議將SKU添加到您想要同步的QuickBooks Online產品中。
• 如果 發票 的行項目無法與QuickBooks Online中的 產品 相匹配，則會在QuickBooks Online中建立名為「 自訂行項目 」的 產品 品，並將不匹配的行項目與該 產品 相匹配。您可以在發 發票 同步的設 定步驟中，明細項目 產品 將連結到哪個收入 帳戶。

• 同步所有客戶：建議將 所有客戶從QuickBooks Online同步 到HubSpot作為聯絡人。為現有客戶建立 發票 時，請務必使用從QuickBooks Online同步的 連絡人 人。這將確保您創建的任何發票都已連接到QuickBooks Online中的正確客戶。向新客戶開立發票時，請確保 發票 上的 連絡人 人是帳單 連絡人 人，您希望將其電子郵件地址連接到QuickBooks Online中的客戶。 
• 更新「 建立付費發 發票 」和「 建立付費銷售收據 工作流程： 如果使用雙向 發票 同步，建議更新 工作流程 以篩選出來自發票的付款（例如，來源=發票 的付款）。如果未更新 工作流程，則會發生重複，因為發 發票 付款也會觸發已付款發 發票 的建立。只會進行一筆付款，但會有兩張付款發票。 

瞭解點數備忘錄同步的限制與注意事項

• 您可以將同步設定為單向或雙向。 
• 點數備忘錄同步包括行項目、折扣、自動銷售稅、將點數備忘錄申請至發票，以及包含點數備忘錄申請金額的非零付款記錄。 
  
• 無法在HubSpot中編輯出站點數備忘錄同步篩選條件。
• 某些信用備忘錄同步欄位是內部的，無法在HubSpot中編輯。
• 在QuickBooks Online的某些超額付款情況下，入站應用 金額 可能大於應用於 發票 的 金額。

• 整合 會同步雙向作廢的點數備忘錄。

  • 在HubSpot中作廢並同步到QuickBooks Online顯示的貸方備忘 錄在PrivateNote欄位 中 已作廢，但行項目保留其原始金額。 

  • 在QuickBooks Online中作廢並同步到HubSpot的點數備忘錄顯示為 作廢 狀態， 剩餘 金額 為$ 0 ，點 金額 為$ 0。 

• 整合 功能只支援將點數備註套用至每筆 發票 的一張收據。如果在一筆付款中將點數備忘套用至多張收據，點數分配將不會同步至HubSpot。為確保點數正確同步，請將點數備忘分別套用至每張 發票。每個應用程式都會在HubSpot中建立單獨 付款記錄。

連結 應用程式

需要權限 您必須是 超級管理員 ，或在HubSpot 帳戶 中擁有 App Marketplace 權限 ，才能 連結 應用程式。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 搜尋QuickBooks Online ，然後在結果中選擇它。
3. 輸入您的QuickBooks Online登入詳細資訊，然後按一下「安裝」。 

請注意：無法將 QuickBooks Sandbox 帳戶 連結 HubSpot。

使用「引導式設定」設定同步 

安裝QuickBooks Online 整合後，系統會將您重新導向至「 引導式設定 」頁面。這是一個單頁流程，引導您完成在HubSpot和QuickBooks之間設定 發票、連絡人 人和 產品 同步的步驟。

若要查看每個 物件 同步設定： 

1. 按一下每個 物件 同步的向 右箭頭 ，即可檢視同步設定。每個 物件 同步設定將包括： 

• • 同步方向：您可以將同步設定為單向或雙向。 
  • 數據衝突解決：您可以選擇哪個應用程序將覆蓋另一個應用程序，如果不清楚哪個應用程序具有最新的資訊。
  • 字段映射：您可以配置 字段映射。 
  • 同步篩選條件：您可以新增篩選條件，以限制要同步的記錄。 

2. 如果你的同步設定有任何需要注意的錯誤，這些錯誤會顯示在每個 物件 同步區段的底部。
   

3. 如果你想進一步自訂同步設定，請點擊 前往進階設定。 
4. 若要完成設定並開始同步資料，請按一下右上角的「 儲存並開始同步」。

設定同步設定

若要開啟資料同步功能，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。 
5. 點擊設定同步。
6. 在 「選取要同步的資料 」頁面上，按一下 QuickBooks Online下拉式選單，然後選取要同步到HubSpot的 物件 。HubSpot下拉式選單會自動更新。
7. 按一下同 步方向箭頭 ，然後選擇 同步方向。您可以同步以下對象：

8. 在右上角，按一下「 下一步」。
9. 按一下 資料衝突解決 下拉式選單，然後選擇 使用HubSpot資料 或 使用QuickBooks Online 資料。

10. 在「對應 的欄位 」區段中，關 閉開關 以將其從同步中排除。深入瞭解資料同步 欄位對應。

• • Data Hub Starter、 Professional或 Enterprise帳戶 中的使用者可以透過按一下預先定義欄位下方的「 新增對應 」來新增更多欄位。
    • 從下拉式選單中選取 欄 位，然後按一下「 建立」，或按一下「 delete 刪除」以移除對應。
    • 若要編輯或移除已新增的對映，請按一下 操作，然後按一下 編輯 或 刪除。

11. 在右上角，按一下「 下一步」。
12. 在「 限制 」畫面上，系統會根據你設定同步的日期，自動為你設定推薦的篩選條件。設置篩選器以減少數據的“過度同步” ，特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。查看HubSpot 建議的同步篩選條件。
13. 可以編輯同步篩選條件(主動聯繫 發票 同步除外)。若要編輯同步篩選條件：

• • 在「 篩選條件」下方，按一下同步篩選條件旁邊的 「編輯

• • 選擇您的 屬性和  篩選條件。
  • 按一下 套用條件，然後按一下 完成。

開啟同步後，資料將自動在HubSpot和QuickBooks之間同步。首次同步完成後，記錄會定期同步：

• 在幾分鐘內偵測到從HubSpot到QuickBooks的變更。

• 每30分鐘偵測一次從QuickBoo ks到HubSpot的變更。

按一下「CRM同步」索引標籤上的「 立即同步」 按鈕，即可按需 同步 處理資料，以取得最新更新。

建議的同步篩選條件

設定同步時，系統會根據你設定同步的日期，自動為你設定推薦的篩選條件。設置篩選器以減少數據的“過度同步” ，特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。如有需要，可以進行編輯

建議自動設定的篩選條件有：

• 聯絡人：使用以下篩選條件進行雙向同步，以防止不必要的聯絡人從HubSpot同步到QuickBooks Online ：
  • QuickBooks Online → HubSpot ： 篩選器設定為「 所有 客戶」。
  • HubSpot → QuickBooks Online ： 在第一個篩選羣組中，篩選條件 發票 狀態不屬於草稿， 建立日期晚於[today's date] ，且 已設定 發票 來源為任何 HubSpot 。
• 發票： 在未設定篩選條件的情況下，所有發票都會在QuickBooks Online和HubSpot之間同步。此篩選條件設定從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步， 建立時間為[today's date at 12:00 AM]之後的篩選條件。日期設定為當天。
• 產品：從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步，使用預設 的所有產品 & 服務 篩選器集。

設定顧客的顯示名稱

從HubSpot同步到QuickBooks Online的客戶將將關聯 公司記錄 的名稱設置為顯示名稱。如果聯 連絡人 人在HubSpot中沒有關聯的公司， QuickBooks Online中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。

若要修改，請按照以下步驟操作

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。 
5. 按一下「 連絡人 同步」。
6. 在「 設 定」畫面上的「對應欄位 」區段中，按一下以關閉「 顯示名稱」「關←聯公司名稱 」欄位對應 開關。

請注意： 顯示名稱欄位在QuickBooks Online中必須是唯一的。來自公司的第一個 連絡人 人的顯示名稱將設置為公司名稱，但該公司的任何聯絡人在第一次 連絡人 後嘗試同步到QuickBooks Online將無法同步，因為他們的顯示名稱已在使用中。建議使用公司的單一 連絡人 人作為任何收據或付款的帳單 連絡人 人，以避免同步錯誤。發票、付款連結或報價可以發送給任意數量的聯絡人，但只有一個 連絡人 QuickBooks Online中的客戶相符）應正式關聯。

編輯資料同步

若要編輯現有的資料同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。 
5. 將遊標移至「 連絡人 人同步」、「 產品 同步」或「 發票 同步 」，然後按一下 「編輯」。
6. 按照以下步驟進行變更，就好像您是 第一次設定同步處理一樣。

檢閱同步狀態

若要查看記錄 清單 及其同步狀態，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。

• • 按一下 物件 檢視以查看 正在同步、失敗或排除的記錄數。若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下 更多，然後按一下 編輯欄。
    • 按一下 篩選條件： 旁邊 的所有物件 ，即可按 物件 篩選。
    • 按一下每欄中的記錄 計數 ，即可查看有關同步、失敗或排除的記錄的更多資訊。 

• • 按一下「 記錄 檢 視」以檢視記錄 清單。 
    
    • 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下 更多，然後按一下 編輯欄。
    • 使用表格上方的 篩選條件 來篩選記錄。
    • 使用表格底部的 頁面導覽 來瀏覽記錄。
    • 按一下「同步 活動」下方的箭頭，即可查看 記錄 中 活動 的詳細資訊。

匯出 同步記錄

如要 匯出 同步記錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。
5. 按一下「 記錄 檢視」。
6. 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下 更多，然後按一下 編輯欄。
7. 使用表格上方的 篩選條件 來篩選記錄。
8. 篩選記錄後，請在表格右上角按一下「 更多」，然後按一下「 匯出」。
9. 選擇 檔案格式，然後按一下 匯出。
10. 匯出 檔案會透過電子郵件傳送至您的 帳戶 電子郵件。匯出 準備就緒時，您也會收到App內通知。

關閉資料同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 前往左側邊欄中的 Integrations > Connected應用程式 。
3. 按一下QuickBooks Online。
4. 按一下「 CRM 同步 」索引標籤。
5. 將遊標暫留於要關閉的 物件 同步，按一下「 更多」，然後選取「 關閉同步」。

6. 這將阻止記錄在HubSpot和QuickBooks Online之間同步。關閉同步處理後，你可以按一下「更多」「>開啟同步處理」以重新開啟同步處理。