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連接HubSpot和線上QuickBooks

上次更新時間: 五月 23, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

透過資料同步,將您的HubSpot帳戶連接到QuickBooks Online。 連結帳戶後,您可以在兩個系統之間同步聯絡人和產品,也可以將Quickbooks Online的發票同步到HubSpot。 您也可以在交易記錄時間軸上查看付款詳細資訊。 

HubSpot要求

連接應用程式

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace,然後選取「範本市集」。
  • 搜尋QuickBooks Online ,然後在結果中選取它。
  • 輸入您的QuickBooks Online登入詳細資訊,然後按一下「安裝應用程式」。 
請注意:

設定您的同步設定

若要開啟資料同步功能,請按照以下步驟操作

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
  • 按一下QuickBooks Online。
  • 按一下「設定同步」。
  • 在「選擇要同步的物件」頁面上,按一下要在HubSpot與QuickBooks Online之間同步的物件。 您可以同步以下對象:
HubSpot   QuickBooks Online
聯系方式 客戶
產品 產品與服務
發票 發票

在此頁面上,你可以自訂同步設定。 深入瞭解HubSpot與QuickBooks Online之間對應的欄位,並查看HubSpot推薦的QuickBooks Online資料同步整合篩選器。 

開啟同步功能後,資料會在兩個系統之間自動同步。 初始同步完成後,記錄將在變更後10分鐘內同步。 

若要關閉資料同步功能,請按照以下步驟操作

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
  • 按一下QuickBooks Online。
  • 將遊標懸停在要關閉的物件同步處理上,然後按一下「更多」,然後選取「關閉同步處理」。

quickbooks-turn-off-sync

這將防止記錄在HubSpot和QuickBooks Online之間同步。 關閉同步功能後,你可以按一下「編輯同步設定」,重新開啟同步功能。 或者,按一下「刪除同步」以刪除同步。

請注意:此應用程式不會將資料寫入會計交易屬性羣組。 如果您已連結此應用程式,建議在建立報告和觸發工作流程時使用發票物件。 

建議的同步篩選條件

設定HubSpot和QuickBooks Online之間的同步時,您可以為各種物件設定篩選器,以確保兩個系統之間正確的資料同步。 以下是HubSpot推薦的同步篩選條件:

  • 聯絡人:建議使用以下篩選器設定雙向同步,以避免不必要的聯絡人從HubSpot同步到QuickBooks Online :
    • QuickBooks Online → HubSpot :使用預設的「所有 客戶」篩選條件。
    • HubSpot → QuickBooks Online :在第一個篩選羣組中,將篩選條件設置為發票狀態不屬於草稿,且建立日期晚於[today 's date] ,且發票來源為 HubSpot中的任何一個。 然後,新增另一個OR篩選器羣組,並將篩選器設置為Object create date/time is equal to [today 's date] ,處理器是HubSpot Payments或Stripe中的任何一個。

      hubspot-qbo-contact-create-rules
  • 發票:建議設定從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步,建立時間為[today 's date at 12:00 AM]之後的篩選條件。 日期應設為當天。

    quickbooks-online-data-sync-invoices-filter
  • 產品:使用預設(所有產品和服務)篩選器設置從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步。

    quickbooks-data-sync-products

設定顧客的顯示名稱

從HubSpot同步到QuickBooks Online的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司, Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。 

若要修改,請按照以下步驟操作

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
  • 按一下QuickBooks Online。
  • 按一下「聯絡人同步」。
  • 在「設定」畫面上的「對應欄位」區段中,按一下以關閉「顯示名稱」「關←聯公司名稱」欄位對應開關。 

檢視發票物件

從QuickBooks Online同步或手動新增至HubSpot的發票可以在HubSpot的發票物件中檢視。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 若要檢視收據物件:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 按一下左上角的「聯絡人」。 在下拉式選單中,選擇收據。 這會帶您前往收據索引頁面。

從QuickBooks Online同步的發票不會自動關聯到HubSpot印章記錄。 

若要建立自訂發票物件屬性:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 單擊屬性。
  • 按一下選取物件下拉式選單,然後選取收據屬性。
  • 然後,建立你的旅居。

發票物件可用於分割客服案件、觸發工作流程,以及建立自訂報告。

請注意:將多張發票同步到HubSpot到相同的交易記錄時,上述屬性將根據Quickbooks中最新更新的發票進行更新。

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