连接 HubSpot 和 QuickBooks 在线版

通过数据同步将 HubSpot 账户连接到 QuickBooks Online。连接账户后，您可以在两个系统之间同步联系人、产品和发票。您还可以在交易记录时间轴上查看付款详情。如果您使用的是传统的 HubSpot-QuickBooks Online 集成，请参阅本文。

请注意：建议在连接集成之前，就该功能是否适合您的需求咨询您的会计和法律团队。

要了解 HubSpot 与 QuickBooks Online 的集成概述，请观看此视频：

开始之前

局限性

• 在 QuickBooks 在线版中编辑发票：在 QuickBooks 在线版中无法对 HubSpot 创建的发票进行某些编辑。不能进行的编辑包括添加或删除细列项目、更新定价、删除付款或添加税务信息。如果不在 HubSpot 中进行编辑，发票将无法同步。您可以在 QuickBooks Online 中更新发票字段、添加付款或信用额度，并在 HubSpot 生成的发票上为细列项目添加服务日期。最后，在 QuickBooks Online 中创建的发票可以在 QuickBooks Online 中进行编辑。
• 收税：HubSpot 无法在发票上收税。如果需要在发票上征税，建议在 QuickBooks 在线中创建发票并同步到 HubSpot。
• 非美国的QuickBooks在线账户：大多数非美国的QuickBooks在线版本要求同步发票包含税项（如增值税、消费税、消费税等）。HubSpot 发票无法创建含税发票，因此拥有非美国 QuickBooks 在线账户的用户将无法使用此功能。
• 收入确认：HubSpot 发票不支持在 HubSpot 中的行项目中添加服务日期，而在使用 QuickBooks Online 的收入确认功能时需要添加服务日期。
• 会计交易属性： QuickBooks Online 应用程序不会将数据写入会计交易属性组。如果连接了此应用程序，建议在创建报告和触发工作流时使用发票对象。

使用集成前的建议

• 关闭 QuickBooks Online 中的自定义交易编号： 检查 QuickBooks Online 中的 自定义交易编号设置是否打开。建议关闭此设置。如果开启，在 QuickBooks Online 中创建的发票将自动采用 HubSpot 发票前缀，这可能会导致发票号码冲突。
• 锁定已关闭的会计期间：在 QuickBooks Online 中打开自动锁定已关闭会计期间的设置。这样可以确保任何已关闭的会计期间都不会被更改。
• 同步产品：建议将产品从 QuickBooks Online同步到 HubSpot，并在创建发票、报价和付款链接时使用这些产品。这将确保当发票和付款同步到 QuickBooks Online 时，它们会正确地链接到您设置的收入和支出账户。

• 同步所有客户： 建议将所有客户作为联系人从 QuickBooks Online同步到 HubSpot。为现有客户创建发票时，确保使用从 QuickBooks 在线同步的联系人。这将确保您创建的任何发票都与 QuickBooks Online 中的正确客户相关联。给新客户开发票时，确保发票上的联系人是账单联系人，您希望该联系人的电子邮件地址与 QuickBooks Online 中的客户相连。
• 更新"创建已付发票"和"创建已付销售收据"工作流程操作：如果使用双向发票同步，建议更新工作流程以过滤掉来自发票的付款（例如，来源 = 发票的付款）。如果不更新工作流程，就会出现重复，因为发票付款也会触发已付发票的创建。只会发生一次付款，但付款会有两张发票。

连接应用程序

要连接应用程序，您必须是超级管理员或在 HubSpot 账户中拥有应用程序市场权限。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「App Marketplace」。
• 搜索QuickBooks Online，并在结果中选择它。
• 输入 QuickBooks Online 登录信息，然后点击安装应用程序。

使用 "引导式设置"（BETA）配置同步

如果您是 超级管理员，您可以 选择将您的账户 加入 QuickBooks Online 测试版 的快速设置向导 。

安装 QuickBooks Online 集成后，您将被重定向到 "指导设置"页面。这是一个单页流程，可指导您完成在 HubSpot 和 QuickBooks 之间设置发票、联系人和产品同步的步骤。

查看每个对象的同步设置：

• 单击每个同步对象的右箭头，查看同步设置。每个对象的同步设置包括
  • 同步方向：可以将同步配置为单向或双向。
  • 数据冲突解决：当不清楚哪个应用拥有最新信息时，可以选择由哪个应用覆盖另一个应用。
  • 字段映射：可以配置 字段映射。
  • 同步筛选器：可以添加筛选器来限制同步记录。

• 如果同步设置中有任何需要注意的错误，它们会显示在每个对象同步部分的底部。
  

• 如果想进一步自定义同步设置，请单击转到高级设置。
• 要完成设置并开始同步数据，请在右上角单击保存并开始同步。

配置同步设置

打开数据同步：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的 "集成">"连接的应用程序"。
• 单击QuickBooks Online。
• 单击设置同步。
• 在 "选择要同步的数据"页面，单击QuickBooks Online 下拉菜单，然后选择要同步到 HubSpot 的对象。HubSpot 下拉菜单将自动更新。
• 单击同步方向箭头并选择同步方向。您可以同步以下对象：

• 在右上角单击 "下一步"。
• 单击数据冲突解决下拉菜单，选择使用 HubSpot 数据还是使用 QuickBooks Online数据。
• 在 "映射字段"部分，切换开关以将其排除在同步之外。了解有关数据同步字段映射的更多信息。
  • Ops Hub 入门级、专业级或企业级 账户的用户可以通过单击预定义字段下方的添加映射来添加更多字段。
    • 从下拉菜单中选择字段并单击 "创建"，或单击delete 删除删除映射。
    • 要编辑或删除已添加的映射，请单击操作，然后单击编辑或删除。

• 在右上角单击 "下一步"。
• 在 "限制 "屏幕上，会根据你设置同步的日期自动为你设置推荐过滤器。设置过滤器是为了减少数据的 "过度同步"，尤其是从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 时。查看 HubSpot推荐的同步过滤器。

• 同步筛选器（出站发票同步除外）可以编辑。编辑同步筛选器：
  • 在"筛选器"下，单击同步筛选器旁边的 "编辑"。

• • 选择属性和筛选条件。
  • 单击应用标准，然后单击完成。

同步功能开启后，数据将在两个系统之间自动同步。第一次同步完成后，记录将在更改后 10 分钟内同步。

推荐的同步滤波器

在设置同步时，会根据您设置同步的日期自动为您设置推荐过滤器。设置过滤器是为了减少数据的 "过度同步"，尤其是从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 时。如有需要，可对其进行编辑

建议自动设置的过滤器有

• 联系人： 双向同步，可使用以下过滤器防止不必要的联系人从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online：
  • QuickBooks Online → HubSpot：过滤器设置为所有 客户。
  • HubSpot → QuickBooks Online：在第一个过滤器组中，设置了发票状态不是草稿和创建日期在[今天的日期]之后以及发票来源是 HubSpot 中的任何一个的过滤器。

• 发票：如果没有设置过滤器，所有发票都将在 QuickBooks Online 和 HubSpot 之间同步。该过滤器设置了从 QuickBooks Online 到 HubSpot 的单向同步，并设置了"创建时间在[今天上午 12:00 的日期]之后 " 过滤器。日期设置为当前日期。
  
  
• 产品：从 QuickBooks Online 到 HubSpot 的单向同步，默认设置为 "所有产品和服务"筛选器。
  
  

设置客户显示名称

从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online 的客户将把关联公司记录的名称设置为 "显示名称"。如果联系人在 HubSpot 中没有关联公司，QuickBooks Online 中的 "显示名称 "将默认使用 "名 "和 "姓 "属性。

若要修改

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的 "集成">"连接的应用程序"。
• 单击QuickBooks Online。
• 单击联系人同步。
• 在 "配置 "屏幕的 "映射字段"部分，单击以关闭 "显示名称"←"关联公司名称"字段映射开关。

请注意：在 QuickBooks Online 中，"显示名称 "字段必须是唯一的。公司的第一位联系人的 "显示名称 "将设置为公司名称，但在第一位联系人之后试图同步到 QuickBooks Online 的该公司的任何联系人都将无法同步，因为他们的 "显示名称 "已被使用。建议在一家公司使用一个联系人作为任何发票或付款的账单联系人，以避免同步错误。发票、付款链接或报价单可以发送给任意数量的联系人，但只能正式关联一个联系人（与 QuickBooks Online 中的客户匹配）。

编辑数据同步

编辑现有数据同步：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的 "集成">"连接的应用程序"。
• 单击QuickBooks Online。
• 将鼠标悬停在 "联系人同步"、"产品同步 "或 "发票同步 "上，然后单击 "编辑"。
• 按照首次设置同步的步骤进行更改。

查看同步状态

查看记录列表及其同步状态：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的集成 > 连接的应用程序。
• 单击QuickBooks Online。
  • 在 "同步概述"选项卡上，单击 "对象视图 "查看同步、失败或排除的记录数。要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击更多，然后单击编辑列。
    • 单击 "筛选："旁边的 "所有对象"，按对象进行筛选。
    • 单击记录旁边的数字将打开一个侧面板来查看记录。

• • • • 对于同步失败的记录，将鼠标悬停在错误类别下的信息图标上，可查看发票同步失败原因的解释。

• • 单击记录视图查看记录列表。
    
    • 要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击更多，然后单击编辑列。
    • 使用表格上方的筛选器筛选记录。
    • 使用表格底部的页面导航浏览记录。
    • 在"同步活动"下，单击箭头 查看记录活动的更多信息。

导出同步记录

导出同步记录：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的 "集成">"连接的应用程序"。
• 单击QuickBooks Online。
• 单击记录视图。
• 要编辑表格中显示的列，请在表格右上方单击更多，然后单击编辑列。
• 使用表格上方的筛选器筛选记录。
• 筛选完记录后，在表格右上方单击更多，然后单击导出。
• 选择文件格式，然后单击导出。
• 导出文件将通过电子邮件发送到您的账户邮箱。导出完成后，您还会收到应用内通知。

关闭或删除数据同步

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 导航至左侧边栏中的 "集成">"连接的应用程序"。
• 单击QuickBooks Online。
• 将鼠标悬停在要关闭的对象同步上，单击更多，然后选择关闭同步。

• 这将阻止记录在 HubSpot 和 QuickBooks Online 之间同步。同步关闭后，可以单击 "编辑同步设置" 再次打开。
• 单击 "删除同步 "删除同步。