上次更新時間： 九月 27, 2024
透過資料同步，將您的HubSpot帳戶連接到QuickBooks Online。 連結帳戶後，您可以在兩個系統之間同步聯絡人、產品和收據。 您也可以在交易記錄時間軸上查看付款詳細資訊。 如果您使用的是舊版HubSpot-QuickBooks Online整合，請參閱本文。
若要瞭解HubSpot與QuickBooks Online的整合概況，請觀看此影片：
在您開始之前
限制
- 在QuickBooks Online中編輯發票：無法從QuickBooks中對在HubSpot中建立的發票進行部分編輯。 無法進行的編輯包括：新增或刪除明細項目、更新價格、刪除付款或新增稅務資料。 如果未在HubSpot中進行編輯，收據將無法同步。 您可以在QuickBooks中更新發票欄位、新增付款或點數，以及在HubSpot產生的發票上將服務日期新增至行項目。 最後，您可以在QuickBooks中編輯在QuickBooks中建立的發票。
- 收取稅費：無法在HubSpot中對發票收取稅費。 如果收據需要納稅，建議您在QuickBooks中建立收據並同步至HubSpot。
- 非美國QuickBooks Online帳戶：大多數非美國QuickBooks Online版本要求同步發票包含稅金（例如增值稅、合併銷售稅、商品及服務稅等）。 無法使用稅金建立HubSpot發票，因此擁有非美國QuickBooks Online帳戶的使用者將無法使用此功能。
- 收入確認： HubSpot發票不支援在HubSpot的行項目中新增服務日期，這是使用QuickBooks的收入確認功能時所必需的。
- 會計交易屬性： QuickBooks Online應用程式不會將資料寫入會計交易屬性羣組。 如果您已連結此應用程式，建議在建立報告和觸發工作流程時使用發票物件。
使用整合之前的建議
- 在QuickBooks Online中關閉自訂交易號碼：檢查QuickBooks中的 自訂交易號碼設定是否已開啟。 建議您關閉此設定。 如果保持開啟狀態，在QuickBooks中建立的發票將自動採用HubSpot發票前綴，這可能會導致發票號碼發生衝突。
- 鎖定已關閉的會計期間：開啟設定，在QuickBooks中自動鎖定已關閉的會計期間。 這可以確保任何關閉的會計期間都受到保護，不會被更改。
- 同步產品：建議將產品從QuickBooks同步到HubSpot ，並在建立發票、報價和付款連結時使用這些產品。 這將保證當發票和付款同步到QuickBooks時，它們會正確連結到您設定的收入和費用帳戶。
請注意：
- 產品同步使用SKU屬性進行匹配。 為避免產品重複，產品同步預設只會將產品與SKU同步。 建議將SKU添加到您要同步的QuickBooks產品中。
- 如果發票中的行項目無法與QuickBooks中的產品相匹配，則會在QuickBooks中建立名為「自訂行項目」的產品，並將不匹配的行項目與該產品相匹配。 您可以在發票同步的設定步驟中，定義此自訂項目產品將連結到哪個收入帳戶。
- 同步所有客戶：建議將所有客戶從QuickBooks Online同步到HubSpot作為聯絡人。 為現有客戶建立發票時，請務必使用從QuickBooks同步的聯絡人。 這將確保您創建的任何發票都已連接到QuickBooks中的正確客戶。 向新顧客開立發票時，請確保發票上的聯絡人是帳單聯絡人，您希望在QuickBooks中將其電子郵件地址連結至顧客。
- 更新「建立付費發票」和「建立付費銷售收據」工作流程動作：如果使用雙向發票同步，建議更新工作流程以篩選出來自發票的付款（例如，來源=發票的付款）。 如果未更新工作流程，則會發生重複，因為發票付款也會觸發已付款發票的建立。 只會進行一筆付款，但會有兩張付款發票。
連接應用程式
若要連結應用程式，您必須是超級管理員，或在HubSpot帳戶中擁有App Marketplace權限。
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」，然後選取「App Marketplace」。
- 搜尋QuickBooks Online ，然後在結果中選取它。
- 輸入您的QuickBooks Online登入詳細資訊，然後按一下「安裝應用程式」。
請注意：無法將
QuickBooks沙盒帳戶連接到 HubSpot。
設定您的同步設定
若要開啟資料同步功能，請按照以下步驟操作
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「設定同步」。
- 在「選取要同步的資料」頁面上，按一下QuickBooks Online下拉式選單，然後選取要同步到HubSpot的物件。 HubSpot下拉式選單會自動更新。
- 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。 您可以同步以下對象：
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| 聯系方式 | ⇔ | 客戶 |
| 產品 | ⇔ | 產品與服務 |
| 發票 | ⇔ | 發票 |
請注意：
- 當發票從QuickBooks同步到HubSpot時，發票將與發票上聯絡人的主要公司相關聯。 如果客服案件在HubSpot中有多家公司與其關聯，則主要公司將與發票關聯。 如果聯絡人沒有關聯的公司，則不會有任何公司與發票關聯。 公司建立關聯後，即可手動更新。
- 當付費發票從HubSpot同步到QuickBooks時，您在HubSpot中選擇的付款處理器的相關處理費用（ Stripe或HubSpot付款）不會自動在QuickBooks中創建會計費用。 為了考慮到這一點，您可以建立所有已收到發票和付款的報告，並將處理費 和平臺費用屬性相加，然後在QuickBooks中輸入總金額作為費用。
- 從HubSpot同步到QuickBooks的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司， Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。 了解如何修改。
- 對於雙向同步發票，只有在HubSpot中建立發票並同步到QuickBooks時，才能將對映屬性的更新同步到QuickBooks。
- 在右上角，按一下「下一步」。
- 按一下資料衝突解決下拉式選單，然後選擇使用HubSpot資料或使用QuickBooks Online資料。
- 在「對應的欄位」區段中，關閉開關以將其從同步中排除。 深入瞭解資料同步欄位對應。
- Ops Hub Starter、Professional或Enterprise帳戶的使用者可以在預先定義的欄位下方按一下「新增對應」，以新增更多欄位。
- 從下拉式選單中選取欄位，然後按一下建立，或按一下除刪除以移除對應。
- 若要編輯或移除已新增的對映，請按一下操作，然後按一下編輯或刪除。
- Ops Hub Starter、Professional或Enterprise帳戶的使用者可以在預先定義的欄位下方按一下「新增對應」，以新增更多欄位。
請注意：
- 若要讓HubSpot使用QuickBooks Online自訂欄位來建立自訂發票欄位對應，在QuickBooks中，自訂欄位類型必須為「文字」和「數字」，在「交易」類別中，必須為「已啟用列印」，並為所有銷售表單(包括發票、預估和銷售收據)開啟。
- 設定自訂欄位對應並啟用同步後，將同步包括歷史發票在內的匹配發票。
- 只有在QuickBooks中建立的前三個自訂發票欄位可見。 如需詳細資訊，請參閱QuickBooks API文件。
- 在右上角，按一下「下一步」。
- 在「限制」畫面上，系統會根據您設定同步的日期，自動為您設定推薦的篩選條件。 設置篩選器以減少數據的“過度同步” ，特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。 查看HubSpot建議的同步篩選條件。
- 可以編輯
同步篩選條件(主動聯繫收據同步除外)。 若要編輯同步篩選條件：
- 在「篩選條件」下方，按一下同步篩選條件旁邊的「編輯」。
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- 選擇您的屬性和 篩選條件。
- 按一下套用條件，然後按一下完成。
開啟同步功能後，資料會在兩個系統之間自動同步。 首次同步完成後，系統會在變更後10分鐘內同步記錄。
建議的同步篩選條件
設定同步時，系統會根據你設定同步的日期，自動為你設定推薦的篩選條件。 設置篩選器以減少數據的“過度同步” ，特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。 如有需要，可以進行編輯
建議自動設定的篩選條件有：
- 聯絡人：使用以下篩選條件進行雙向同步，以防止不必要的聯絡人從HubSpot同步到QuickBooks Online ：
- QuickBooks Online → HubSpot ：篩選器設定為「所有 客戶」。
- HubSpot → QuickBooks Online ：在第一個篩選羣組中，篩選條件發票狀態不屬於草稿，建立日期晚於[today's date] ，且已設定發票來源為任何 HubSpot 。
- 發票：在未設定篩選條件的情況下，所有發票都會在QuickBooks Online和HubSpot之間同步。 此篩選條件設定從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步，建立時間為[today's date at 12:00 AM]之後的篩選條件。 日期設定為當天。
- 產品：從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步，使用預設的所有產品和服務篩選器集。
設定顧客的顯示名稱
從HubSpot同步到QuickBooks Online的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司， Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。
若要修改，請按照以下步驟操作：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「聯絡人同步」。
- 在「設定」畫面上的「對應欄位」區段中，按一下以關閉「顯示名稱」「關←聯公司名稱」欄位對應開關。
請注意：顯示名稱欄位在QuickBooks Online中必須是唯一的。 來自公司的第一個聯絡人的顯示名稱將設置為公司名稱，但該公司的任何聯絡人在第一次聯絡後嘗試同步到QuickBooks Online將無法同步，因為他們的顯示名稱已在使用中。 建議使用公司的單一聯絡人作為任何收據或付款的帳單聯絡人，以避免同步錯誤。 發票、付款連結或報價可以發送給任意數量的聯絡人，但只有一個聯絡人(與QuickBooks中的客戶相符)應正式關聯。
編輯資料同步
若要編輯現有的資料同步：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 將遊標移至「聯絡人同步」、「產品同步」或「發票同步」，然後按一下「編輯」。
- 按照以下步驟進行變更，就好像您是第一次設定同步處理一樣。
檢閱同步狀態
若要查看記錄清單及其同步狀態，請按照以下步驟操作：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 在「同步概觀」索引標籤上，按一下物件檢視，以查看正在同步、失敗或排除的記錄數量。 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下更多，然後按一下編輯欄。
- 按一下篩選條件：旁邊的所有物件，即可按物件篩選。
- 按一下紀錄旁邊的數字，即可開啟側邊面板以查看紀錄。
- 在「同步概觀」索引標籤上，按一下物件檢視，以查看正在同步、失敗或排除的記錄數量。 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下更多，然後按一下編輯欄。
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- 對於同步失敗的記錄，請將滑鼠遊標懸停在錯誤類別下的資訊圖示上，以查看收據無法同步的原因說明。
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- 按一下「記錄檢視」以檢視記錄清單。
- 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下更多，然後按一下編輯欄。
- 使用表格上方的篩選條件來篩選記錄。
- 使用表格底部的頁面導覽來瀏覽記錄。
- 按一下「同步活動」下方的箭頭，即可查看記錄中活動的詳細資訊。
- 按一下「記錄檢視」以檢視記錄清單。
匯出同步記錄
如要匯出同步記錄：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「記錄檢視」。
- 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下更多，然後按一下編輯欄。
- 使用表格上方的篩選條件來篩選記錄。
- 篩選記錄後，按一下表格右上角的「更多」，然後按一下「匯出」。
- 選擇檔案格式，然後按一下匯出。
- 匯出檔案會透過電子郵件傳送至您的帳戶電子郵件。 匯出準備就緒時，您也會收到App內通知。
關閉或刪除資料同步
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 將遊標暫留於要關閉的物件同步，按一下「更多」，然後選取「關閉同步」。
- 這將防止記錄在HubSpot和QuickBooks Online之間同步。 關閉同步功能後，你可以按一下「編輯同步設定」，重新開啟同步功能。
- 按一下「刪除同步」即可刪除同步。