上次更新時間： 七月 24, 2024
透過資料同步，將您的HubSpot帳戶連接到QuickBooks Online。 連結帳戶後，您可以在兩個系統之間同步聯絡人和產品，也可以將Quickbooks Online的發票同步到HubSpot。 您也可以在交易記錄時間軸上查看付款詳細資訊。
HubSpot要求
- 您必須是超級管理員，或在HubSpot帳戶中擁有App Marketplace權限。
- 您至少需要Operations Hub Starter才能建立任何自訂欄位對應。 預設對應適用於所有方案。
請注意：
- 若HubSpot要使用QuickBooks Online自訂欄位來建立自訂發票欄位對應，在QuickBooks中，自訂欄位類型必須為「文字」和「數字」，在「交易」類別中，必須為「已啟用列印」，並為所有銷售表單（包括發票、預估和銷售收據）開啟。
- 設定自訂欄位對應並啟用同步後，將同步包括歷史發票在內的匹配發票。
連接應用程式
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」，然後選取「範本市集」。
- 搜尋QuickBooks Online ，然後在結果中選取它。
- 輸入您的QuickBooks Online登入詳細資訊，然後按一下「安裝應用程式」。
- 無法將QuickBooks沙盒帳戶連接到HubSpot。
- 在QuickBooks Online中關閉自訂交易號碼設定，以防止發票重複和發票同步失敗。
- 強烈建議在QuickBooks Online中鎖定任何關閉的會計期間的帳簿，以防止通過與HubSpot的數據同步意外修改數據。
設定您的同步設定
若要開啟資料同步功能，請按照以下步驟操作
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「設定同步」。
- 在「選擇要同步的資料」頁面上，按一下要在HubSpot與QuickBooks Online之間同步的物件，以及同步方向。 您可以同步以下對象：
| HubSpot | QuickBooks Online | |
| 聯系方式 | ⇔ | 客戶 |
| 產品 | ⇔ | 產品與服務 |
| 發票 | ← | 發票 |
- 在右上角，按一下「下一步」。
- 在「限制」畫面上，系統會根據您設定同步的日期，自動為您設定推薦的篩選條件。 查看HubSpot建議的同步篩選條件。
- 可以編輯
同步篩選條件。 若要編輯同步篩選條件：
- 在「篩選條件」下方，按一下同步篩選條件旁邊的「編輯
-
- 選擇您的屬性和 篩選條件。
- 按一下套用條件，然後按一下完成。
開啟同步功能後，資料會在兩個系統之間自動同步。 首次同步完成後，系統會在變更後10分鐘內同步記錄。
深入瞭解HubSpot與QuickBooks Online之間的對應欄位。
請注意：當發票從QuickBooks同步到HubSpot時，發票將與發票上聯絡人的主要公司相關聯。 如果客服案件在HubSpot中有多家公司與其關聯，則主要公司將與發票關聯。 如果聯絡人沒有關聯的公司，則不會有任何公司與發票關聯。 公司建立關聯後，即可手動更新。
若要關閉資料同步功能，請按照以下步驟操作：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 將遊標懸停在要關閉的物件同步處理上，然後按一下「更多」，然後選取「關閉同步處理」。
這將防止記錄在HubSpot和QuickBooks Online之間同步。 關閉同步功能後，你可以按一下「編輯同步設定」，重新開啟同步功能。 或者，按一下「刪除同步」以刪除同步。
請注意：此應用程式不會將資料寫入會計交易屬性羣組。 如果您已連結此應用程式，建議在建立報告和觸發工作流程時使用發票物件。
建議的同步篩選條件
設定HubSpot和QuickBooks Online之間的同步時，您可以為各種物件設定篩選器，以確保兩個系統之間正確的資料同步。 以下是HubSpot推薦的同步篩選條件：
- 聯絡人：建議使用以下篩選器設定雙向同步，以避免不必要的聯絡人從HubSpot同步到QuickBooks Online ：
- QuickBooks Online → HubSpot ：使用預設的「所有 客戶」篩選條件。
- HubSpot → QuickBooks Online ：在第一個篩選器羣組中，將篩選器設置為發票狀態不屬於草稿，並且創建日期晚於[today's date] ，發票來源是 HubSpot的任何一個。
- 發票：建議設定從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步，建立時間為[today's date at 12:00 AM]之後的篩選條件。 日期應設為當天。
- 產品：使用預設（所有產品和服務）篩選器設置從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步。
設定顧客的顯示名稱
從HubSpot同步到QuickBooks Online的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司， Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。
若要修改，請按照以下步驟操作：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「聯絡人同步」。
- 在「設定」畫面上的「對應欄位」區段中，按一下以關閉「顯示名稱」「關←聯公司名稱」欄位對應開關。
請注意：顯示名稱欄位在Quickbooks Online中必須是唯一的。 來自公司的第一個聯絡人的顯示名稱將設置為公司名稱，但該公司的任何聯絡人在第一次聯絡後嘗試同步到QuickBooks Online將無法同步，因為他們的顯示名稱已在使用中。 建議使用公司的單一聯絡人作為任何收據或付款的帳單聯絡人，以避免同步錯誤。 發票、付款連結或報價可以發送給任意數量的聯絡人，但只有一個聯絡人(與Quickbooks中的客戶相符)應正式關聯。
檢視發票物件
從QuickBooks Online同步或手動新增至HubSpot的發票可以在HubSpot的發票物件中檢視。 您也可以建立自訂發票物件屬性。 若要檢視收據物件：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 按一下左上角的「聯絡人」。 在下拉式選單中，選擇收據。 這會帶您前往收據索引頁面。
從QuickBooks Online同步的發票不會自動關聯到HubSpot印章記錄。
若要建立自訂發票物件屬性：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 單擊屬性。
- 按一下選取物件下拉式選單，然後選取收據屬性。
- 然後，建立你的旅居。
發票物件可用於分割客服案件、觸發工作流程，以及建立自訂報告。
請注意：將多張發票同步到HubSpot到相同的交易記錄時，上述屬性將根據Quickbooks中最新更新的發票進行更新。
匯出同步記錄
如要匯出同步記錄：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「記錄檢視」。
- 若要編輯表格中顯示的欄，請在表格右上角按一下更多，然後按一下編輯欄。
- 使用表格上方的篩選條件來篩選記錄。
- 篩選記錄後，按一下表格右上角的「更多」，然後按一下「匯出」。
- 選擇檔案格式，然後按一下匯出。
- 匯出檔案會透過電子郵件傳送至您的帳戶電子郵件。 匯出準備就緒時，您也會收到App內通知。