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在 HubSpot 工作流程中使用 QuickBooks 操作

上次更新时间: 二月 12, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

营销 Hub   Professional , Enterprise
销售 Hub   Professional , Enterprise
Service Hub   Professional , Enterprise
Operations Hub   Professional

QuickBooks Online集成包含多个工作流程操作,可让您自动创建 QuickBooks 发票、销售估算和销售收据。下面,我们将介绍如何在基于交易、报价和付款的工作流中使用这些操作。

Marketing HubSales HubService HubOperations Hub Professional账户的用户可以设置与 QuickBooks Online 配合使用的工作流,但该集成可在任何订购级别上使用。

请注意HubSpot 工作流程中的 QuickBooks Online 操作仅适用于美国境内的客户。

集成同步要求

要在 QuickBooks Online 中创建发票、销售估算和收据,HubSpot 会首先检查两个平台之间的数据,然后再将任何数据同步到 QuickBooks Online。这有助于确保数据的准确性,并防止在 QuickBooks Online 中创建不必要的数据。以下是联系人和细列项目必须满足的要求,以便 HubSpot 通过工作流操作在 QuickBooks Online 中创建新资产:

  • 联系人:
    • 传统集成:传统的 QuickBooks 在线集成中,联系人的 "名"、"姓 " 电子邮件地址属性用于将 HubSpot 联系人记录与 QuickBooks 联系人相匹配。如果找不到匹配的联系人,则会在 QuickBooks 中创建一个新的联系人。如果 HubSpot 中的报价或交易记录关联了多个联系人记录,则将使用第一个关联的联系人。
    • 新集成: 新的 QuickBooks Online集成中,联系人必须与你的数据同步设置相匹配,HubSpot 才能在 QuickBooks Online 中创建资产,否则工作流操作将失败。这有助于防止 HubSpot 在 QuickBooks Online 中创建不必要的联系人。例如,如果你使用创建 QuickBooks 发票 操作,但注册交易的相关联系人不符合同步条件,HubSpot 就不会在 QuickBooks Online 中创建发票。因此,建议根据数据同步联系人过滤器来设置 HubSpot 工作流程。
  • 细列项目:HubSpot 中的细列项目必须与工作流程中注册的报价交易记录 相关联,才能在 QuickBooks 中创建发票、销售估价或销售收据。HubSpot 会将 HubSpot 中的细列项目与 QuickBooks 中的产品进行匹配。如果找不到匹配项,则不会创建 发票、销售估价单或销售收据

建议在 QuickBooks 设置中打开产品同步,并将 QuickBooks 产品用于交易和报价项目,以确保创建发票、销售估价或销售收据。

在基于交易或报价的工作流程中添加 QuickBooks 操作

您可以在 HubSpot 工作流程中添加 QuickBooks 操作,以便在 QuickBooks 账户中创建发票、销售订单或估价单。要添加这些操作

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流
  • 单击工作流程名称编辑现有工作流程。或单击创建工作流程 创建新工作流程
  • 单击加号图标 +
  • 在右侧面板中,选择 QuickBooks 操作:
    • 要创建发票,请单击创建 QuickBooks 发票
    • 要创建估价单,请单击创建 QuickBooks 估价单
    • 要创建销售收据,请单击创建 QuickBooks 销售收据

  • 单击 哪个 QuickBooks 账户创建发票/估价单/销售收据 下拉菜单,然后选择QuickBooks 账户。
  • 单击付款条件下拉菜单并选择一个(仅适用于创建 QuickBooks 发票 操作)。
  • 单击客户下拉菜单并选择客户
  • 单击产品下拉菜单并选择产品
  • 单击 "如果不存在,在 QuickBooks 中创建产品?下拉菜单并选择 或否
  • 单击保存
  • 完成工作流程的编辑,然后单击审查并发布以审查工作流程。
  • 单击打开打开工作流程。

请注意: 创建的发票将与工作流程对象关联。例如,如果使用基于交易的工作流程创建发票,发票将与交易关联。

要在工作流程中登记已付款报价,请执行以下操作

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流。。
  • 要创建新工作流程,请在右上角单击创建工作流程
  • 在左侧面板中,选择基于报价
  • 在右侧面板中,选择工作流程类型
  • 单击铅笔图标 为工作流程命名,然后单击下一步。然后你将进入工作流程编辑器。
  • 在工作流程编辑器中,单击设置触发器
  • 在 "筛选器"部分,选择 "报价"> "Esign 已完成签名",然后选择 "已知"。


在工作流程中登记已付款交易:

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流。。
  • 要创建新工作流程,请在右上角单击创建工作流程
  • 在左侧面板中,选择基于交易
  • 在右侧面板中,选择工作流程类型
  • 单击铅笔图标 为工作流程命名,然后单击下一步。然后你将进入工作流程编辑器。
  • 在工作流程编辑器中,单击设置触发器
  • 在 "筛选器"部分,选择 "交易" > "交易名称",然后包含 "付款链接 "中的任意一个

在 HubSpot 支付中使用 QuickBooks 操作

如果设置了HubSpot 付款,还可以使用工作流创建已付款发票和销售收据。可以为所有类型的产品创建销售收据。已付发票只能为非应税项目创建

请注意: 只有基于付款的工作流程才能使用这些操作。

在基于付款的工作流程中使用 QuickBooks Online 操作:

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流
  • 要创建新工作流程,请在右上角单击 "创建工作流程"。
  • 在左侧面板中,选择基于 支付的工作流程。
  • 单击铅笔图标 为工作流程命名,然后单击下一步。然后你将进入工作流程编辑器。
  • 选择工作流程触发器。对于你添加的每组注册触发器,你还应该添加来源不等于发票过滤器的全部内容。这将防止 HubSpot 注册已用发票支付的款项,因为这会在 QuickBooks Online 中创建重复的发票。

  • 点击加号图标 +
  • 在右侧面板中,选择 QuickBooks 操作:
    • 要创建发票,请单击创建 QuickBooks 已付款发票。这将使用你的 HubSpot 付款数据在 QuickBooks 中创建已付款发票。
    • 要创建销售收据,请单击创建 QuickBooks 销售收据。这将使用你的 HubSpot 付款数据在 QuickBooks 中创建销售收据。
  • 单击 "你想 哪个 QuickBooks 账户创建发票/销售收据 下拉菜单并选择QuickBooks 账户。
  • 单击 "客户"下拉菜单并选择客户
  • 单击产品下拉菜单并选择产品
  • 单击 "如果不存在,在 QuickBooks 中创建产品?下拉菜单并选择 或否
  • 单击保存
  • 完成工作流程的编辑,然后单击审查并发布以审查工作流程。
  • 单击打开打开工作流程。

在 HubSpot 工作流程中创建 QuickBooks 支出

你还可以通过 HubSpot 工作流程操作创建 QuickBooks 支出。该操作将在 QuickBooks 中创建一项支出,以反映你的 HubSpot 支付费用。要创建费用

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流
  • 要创建新工作流,请在右上角单击 "创建工作流"。
  • 在左侧面板中,选择 "基于支付"
  • 单击 铅笔图标 为工作流程命名,然后单击下一步。然后你将进入工作流程编辑器。
  • 选择所选触发器
  • 单击加号图标 +
  • 在右侧面板中,选择创建 QuickBooks 支出
  • 填写必填字段。
  • 单击保存

在 QuickBooks 中创建退款收据

当 HubSpot 支付发生全额退款时,要在 QuickBooks 中创建退款收据:

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到自动化 > 工作流
  • 要创建新工作流,请在右上角单击 "创建工作流"。
  • 在左侧面板中,选择基于 支付
  • 单击 铅笔图标 为工作流程命名,然后单击下一步。然后你将进入工作流程编辑器。
  • 选择所选触发器
  • 单击加号图标 +
  • 在右侧面板中,选择创建 QuickBooks 退款收据
  • 填写必填字段。
  • 单击保存
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