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在HubSpot工作流程中使用QuickBooks操作

上次更新時間: 一月 23, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

行銷 Hub Professional, Enterprise
銷售 Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

過QuickBooks Online應用程式,您可以使用HubSpot工作流程建立QuickBooks發票、預估和銷售收據。 

請注意: HubSpot工作流程中的QuickBooks操作僅適用於美國的客戶。 

HubSpot中的聯絡人和明細項目資訊用於在QuickBooks中建立發票、銷售預估和銷售電子明細。

  • 對於聯絡人:需要名字、姓氏和電子郵件地址聯絡人屬性才能將HubSpot聯絡人記錄與QuickBooks聯絡人相匹配。 如果找不到相符的聯絡人,則會在QuickBooks中建立新的聯絡人。 如果HubSpot中有多個與報價或交易記錄相關聯的客服案件記錄,則會使用第一個相關聯的客服案件。
  • 對於行項目: HubSpot中的行項目必須與工作流程中註冊的報價交易記錄相關聯,才能在QuickBooks中建立發票、銷售預估或銷售收據。 HubSpot將HubSpot中的行項目與QuickBooks中的產品相匹配。 如果找不到相符項目,系統將不會建立發票、預估銷售額或銷售電子明細。 

建議在QuickBooks設定中開啟產品同步,並將QuickBooks產品用於交易和報價明細項目,以確保建立發票、銷售預估或銷售收據。 

將QuickBooks動作新增至您的交易或報價型工作流程

您可以將QuickBooks動作新增至HubSpot工作流程,以便在QuickBooks帳戶中建立發票、銷售訂單或預估。 若要新增這些動作,請按照以下步 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下工作流程的名稱,即可編輯現有的工作流程。 或者按一下「建立工作流程」以 建立新的工作流程
  • 按一下加號圖示+。
  • 在右側面板中,選擇QuickBooks操作:
    • 若要建立發票,請按一下建立QuickBooks發票。
    • 若要建立預估值,請按一下「建立QuickBooks預估值」。
    • 若要建立銷售收據,請按一下「建立QuickBooks銷售收據」。

qb-workflow-action

  • 按一下您要為哪個QuickBooks帳戶建立發票/預估/銷售收據 ?下拉式選單,然後選取QuickBooks帳戶。 
  • 按一下「付款條款」下拉式選單,然後選擇一個值(僅適用於「建立QuickBooks發票」動作)。 
  • 按一下「顧客」下拉式選單,然後選擇顧客。
  • 按一下「產品」下拉式選單,然後選擇一個產品。 
  • 按一下「在QuickBooks中建立產品(如果不存在)」下拉式選單,然後選取「是」或「 否」。 
  • 按一下儲存。 
  • 完成工作流程編輯,然後點擊檢閱並發佈以檢閱工作流程。
  • 按一下「開啟」以開啟工作流程。

請注意:建立的發票將與工作流程物件關聯。 例如,如果您使用交易失敗的工作流程建立發票,發票將與交易相關聯。 

若要在工作流程中註冊付費報價,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新的工作流程,請在右上角按一下「建立工作流程」。
  • 在左側面板中,選取「以報價為基礎」。
  • 在右側面板中,選擇您的工作流程類型。
  • 按一下 鉛筆圖示為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 在工作流程編輯器中,按一下設定觸發器。
  • 在「篩選條件」部分,選取「報價」>「Esign已完成簽名」,然後選取「已知」。 
qb-quote-wf-invoice

若要在工作流程中註冊付費交易,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新的工作流程,請在右上角按一下「建立工作流程」。
  • 在左側面板中,選取「以優惠為基礎」。
  • 在右側面板中,選擇您的工作流程類型。
  • 按一下 鉛筆圖示為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 在工作流程編輯器中,按一下設定觸發器。
  • 在「篩選條件」部分,選取「交易」 >「交易名稱」,然後包含任何付款連結。 
workflow-payment-deal

在HubSpot付款中使用QuickBooks操作




如果你已設定HubSpot付款工具,也可以使用工作流程建立付費發票和銷售收據。 可以為所有類型的產品建立銷售收據。 只能為非應課稅行項目建立已付發票

目前,付款僅適用於擁有美國銀行帳戶並使用付費版HubSpot的美國企業或組織。

請注意:這些操作只能用於付款工作流程。 

如果你已設定HubSpot付款工具:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新的工作流程,請在右上角按一下「建立工作流程」。
  • 在左側面板中選取「付款方式」。
  • 按一下 鉛筆圖示為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇您選擇的觸發因素。 
  • 按一下加號圖示+。
  • 在右側面板中,選擇QuickBooks操作:
    • 若要建立發票,請按一下「建立QuickBooks付費發票」。 這將使用您的HubSpot付款資料在QuickBooks中建立付費發票。 
    • 若要建立銷售收據,請按一下「建立QuickBooks銷售收據」。 這將使用您的HubSpot付款資料在QuickBooks中建立銷售收據。
  • 按一下您要為哪個QuickBooks帳戶建立發票/銷售收據 ?下拉式選單,然後選取QuickBooks帳戶。 
  • 按一下「顧客」下拉式選單,然後選擇顧客。
  • 按一下「產品」下拉式選單,然後選擇一個產品。 
  • 按一下「在QuickBooks中建立產品(如果不存在)」下拉式選單,然後選取「是」或「 否」。 
  • 按一下儲存。 
  • 完成工作流程編輯,然後點擊檢閱並發佈以檢閱工作流程。
  • 按一下「開啟」以開啟工作流程。

在HubSpot工作流程中建立QuickBooks費用

您也可以使用HubSpot工作流程動作建立QuickBooks費用。 此操作將在QuickBooks中建立費用,以反映您的HubSpot付款費用。 若要建立費用,請按照以下步驟操作: 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新的工作流程,請在右上角按一下「建立工作流程」。
  • 在左側面板中選取「付款方式」。
  • 按一下鉛筆圖示為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇您選擇的觸發因素。 
  • 按一下加號圖示+。
  • 在右側面板中,選取「建立QuickBooks費用」。 
  • 填寫必填欄位。
  • 按一下儲存。 

在QuickBooks中建立退款收據

若要在HubSpot付款發生全額退款時在QuickBooks中建立退款收據,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新的工作流程,請在右上角按一下「建立工作流程」。
  • 在左側面板中選取「付款方式」。 
  • 按一下鉛筆圖示為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇您選擇的觸發因素。 
  • 按一下加號圖示+。
  • 在右側面板中,選取「建立QuickBooks退款收據」。 
  • 填寫必填欄位。
  • 按一下儲存。 

 

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