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Integrations

在HubSpot工作流中使用QuickBooks操作

上次更新時間: 一月 20, 2023

套用至:

行銷 Hub Professional, Enterprise
銷售 Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

過QuickBooks Online整合,您可以使用HubSpot工作流程建立QuickBooks發票、估算和銷售收據。 

HubSpot中的聯絡人和行項目資訊用於在QuickBooks中建立發票、銷售估計和銷售收據。

  • 對於聯絡人:必須使用「名字」、「姓氏」和「電子郵件地址」聯絡人屬性,才能將HubSpot聯絡人紀錄與QuickBooks聯絡人相匹配。 如果沒有找到匹配項,系統會在QuickBooks中建立新聯絡人。 如果有多個聯絡紀錄與HubSpot中的報價或交易紀錄相關聯,則會使用第一個相關聯的聯絡人。
  • 對於明細項目: HubSpot中的明細項目必須與工作流程中註冊的報價交易記錄相關聯,才能QuickBooks中創建發票、銷售估計或銷售收據。 HubSpot會將HubSpot中的行項目與QuickBooks中的產品進行匹配。 如果沒有找到匹配項,發票、銷售估計或銷售收據不會建立。 

請注意:建議在QuickBooks設定中啟用產品同步,並使用QuickBooks產品進行交易和報價,以確保建立發票、銷售估計或銷售收據。

向工作流中添加QuickBooks操作

請注意:這些操作僅適用於以交易和報價為基礎的工作流程。

您可以將QuickBooks操作新增至HubSpot工作流程,以便在您的QuickBooks帳戶中建立發票、銷售訂單或估算。 若要新增這些操作,請按照以下步驟操作 

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下工作流程的名稱以編輯現有的工作流程。 或按一下「建立工作流程」 建立新工作流程
  • 按一下加號圖示+
  • 在右側面板中,選擇QuickBooks操作:
    • 若要建立發票,請按一下建立QuickBooks發票
    • 若要建立估算,請按一下建立QuickBooks估算
    • 若要建立銷售收據,請按一下建立QuickBooks銷售收據

qb-workflow-action

  • 按一下您要為哪個QuickBooks帳戶建立發票/估計/銷售收據 下拉式選單,然後選擇QuickBooks帳戶。 
  • 按一下「付款條款」下拉式選單,然後選擇一個(僅適用於「建立QuickBooks發票」操作)。 
  • 按一下顧客下拉式選單,然後選擇一個顧客
  • 按一下「產品」下拉式選單,然後選擇一個產品。 
  • 按一下QuickBooks中不存在的產品?下拉式選單,然後選擇。 
  • 按一下儲存。 
  • 完成編輯工作流程,然後按一下「檢閱並發佈」以檢閱工作流程。
  • 按一下開啟以開啟工作流程。

若要在工作流中註冊付費報價,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新工作流程,請按一下右上角 的[ 建立工作流程]。
  • 在左側面板中,選擇「以引用為基」。
  • 在右側面板中,選擇您的工作流程類型
  • 按一下 鉛筆 圖示,為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 在工作流程編輯器中,按一下設定觸發器
  • 在「選條件」 部分,選擇「引用」>「Esign已完成簽名」,然後選擇已知。 
qb-quote-wf-invoice

若要在工作流中註冊付費交易,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新工作流程,請按一下右上角 的[ 建立工作流程]。
  • 在左側面板中,選擇Deal-Based
  • 在右側面板中,選擇您的工作流程類型
  • 按一下 鉛筆 圖示,為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 在工作流程編輯器中,按一下設定觸發器
  • 在「選條件」 部分,選擇「交易 >「交易名稱」,然後包含任何付款連結。 
workflow-payment-deal

在HubSpot付款中使用QuickBooks操作



如果您已設定HubSpot付款工具,也可以使用工作流程建立已付發票和銷售收據。 可以為所有類型的產品創建銷售收據。 只能為非應稅行項目建立已付發票

請注意:此操作只能與基於付款的工作流程一起使用。 

如果您已設定HubSpot付款工具:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新工作流程,請按一下右上角 的[ 建立工作流程]。
  • 在左側面板中,選擇「基於 付款」
  • 按一下 鉛筆 圖示,為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇你選擇的觸發器。 
  • 按一下加號圖示+
  • 在右側面板中,選擇QuickBooks操作:
    • 若要建立發票,請按一下建立QuickBooks付費發票。 這將使用您的HubSpot付款資料在QuickBooks中建立付費發票。 
    • 若要建立銷售收據,請按一下建立QuickBooks銷售收據。 這將使用您的HubSpot付款資料在QuickBooks中建立銷售收據。
  • 按一下您要為哪個QuickBooks帳戶建立發票/銷售收據 下拉式選單,然後選擇QuickBooks帳戶。 
  • 按一下顧客下拉式選單,然後選擇一個顧客
  • 按一下「產品」下拉式選單,然後選擇一個產品。 
  • 按一下QuickBooks中不存在的產品?下拉式選單,然後選擇。 
  • 按一下儲存。 
  • 完成編輯工作流程,然後按一下「檢閱並發佈」以檢閱工作流程。
  • 按一下開啟以開啟工作流程。

在HubSpot工作流中建立QuickBooks費用

您也可以使用HubSpot工作流程操作建立QuickBooks費用。 此操作將在QuickBooks中建立費用,以反映您的HubSpot付款費用。 若要建立費用,請按照以下步驟操作: 

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新工作流程,請按一下右上角的[建立工作流程]。
  • 在左側面板中,選擇「基於付款」。
  • 按一下鉛筆圖示,為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇你選擇的觸發器。 
  • 按一下加號圖示+
  • 在右側面板中,選擇建立QuickBooks費用。 
  • 填寫必填欄位。
  • 按一下儲存。 

在QuickBooks中建立退款收據

若要在HubSpot付款中發生全額退款時,在QuickBooks中建立退款收據:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 若要建立新工作流程,請按一下右上角的[建立工作流程]。
  • 在左側面板中,選擇「基於 付款」。 
  • 按一下鉛筆圖示,為工作流程命名,然後按一下下一步。 然後,系統會帶你前往工作流程編輯器。
  • 選擇你選擇的觸發器。 
  • 按一下加號圖示+
  • 在右側面板中,選擇建立QuickBooks退款收據。 
  • 填寫必填欄位。
  • 按一下儲存。 

 

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