ใช้การดำเนินการของ QuickBooks ในเวิร์กโฟลว์ HubSpot

การผสานรวม QuickBooks Online มีการดำเนินการขั้นตอนการทำงานหลายอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ QuickBooks การประมาณการยอดขายและใบเสร็จรับเงินได้โดยอัตโนมัติ ด้านล่างเรียนรู้วิธีใช้การกระทำเหล่านี้ในการจัดการการเสนอราคาและเวิร์กโฟลว์ตามการชำระเงิน

ในขณะที่ผู้ใช้ในบัญชี Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub หรือ Operations Hub Professional สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อใช้กับ QuickBooks Online ได้แต่การผสานรวมสามารถใช้กับระดับการสมัครใช้งานใดก็ได้

โปรดทราบ: การดำเนินการ QuickBooks Online ในเวิร์กโฟลว์ HubSpot มีให้บริการสำหรับลูกค้าที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น

ข้อกำหนดการซิงค์การบูรณาการ

ในการสร้างใบแจ้งหนี้การประมาณการยอดขายและใบเสร็จรับเงินใน QuickBooks Online HubSpot จะตรวจสอบข้อมูลระหว่างสองแพลตฟอร์มก่อนที่ข้อมูลใดๆจะซิงค์กับ QuickBooks Online ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องของข้อมูลและป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นถูกสร้างขึ้นใน QuickBooks ออนไลน์ ด้านล่างนี้คือข้อกำหนดที่รายชื่อผู้ติดต่อและรายการสายงานต้องเป็นไปตามเพื่อให้ HubSpot สร้างเนื้อหาใหม่ใน QuickBooks Online ผ่านการดำเนินการเวิร์กโฟลว์:

• รายชื่อผู้ติดต่อ:
  • การผสานรวมแบบเดิม: ในการผสานรวม QuickBooks Online แบบเดิมจะใช้ชื่อนามสกุลและคุณสมบัติการติดต่อที่อยู่อีเมลเพื่อจับคู่ระเบียนผู้ติดต่อ HubSpot กับผู้ติดต่อ QuickBooks รายชื่อติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้นใน QuickBooks หากไม่พบรายการที่ตรงกัน หากมีบันทึกการติดต่อหลายรายการที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการเสนอราคาหรือข้อตกลงใน HubSpot รายชื่อติดต่อแรกที่เกี่ยวข้องจะถูกใช้
  • การผสานรวม ใหม่: ในการผสานรวม QuickBooks Online ใหม่ผู้ติดต่อจะต้องตรงกับการตั้งค่าการซิงค์ข้อมูลของคุณเพื่อให้ HubSpot สร้างเนื้อหาใน QuickBooks Online ไม่เช่นนั้นการดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะล้มเหลว ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ HubSpot สร้างรายชื่อติดต่อที่ไม่จำเป็นใน QuickBooks Online ตัวอย่างเช่นหากใช้การดำเนินการสร้างใบแจ้งหนี้ของ QuickBooks แต่รายชื่อติดต่อที่เกี่ยวข้องกับดีลที่ลงทะเบียนไว้ไม่มีสิทธิ์ซิงค์ HubSpot จะไม่สร้างใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks Online ดังนั้นขอแนะนำให้ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ HubSpot ของคุณให้ลงทะเบียนตามตัวกรองการซิงค์ข้อมูลของคุณ
• รายการในบรรทัด: รายการในบรรทัดใน HubSpot ต้องเชื่อมโยงกับระเบียน ใบเสนอราคาหรือดีลที่ลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ประมาณการขายหรือใบเสร็จรับเงินใน QuickBooks HubSpot จะจับคู่รายการสินค้าใน HubSpot กับผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks หากไม่พบรายการที่ตรงกันใบแจ้งหนี้ยอดขายโดยประมาณหรือใบเสร็จรับเงินจะไม่ถูกสร้างขึ้น 

ขอแนะนำให้เปิดการซิงค์ผลิตภัณฑ์ในการตั้งค่า QuickBooks ของคุณและใช้ผลิตภัณฑ์ QuickBooks สำหรับรายการข้อเสนอและใบเสนอราคาเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสร้างใบแจ้งหนี้ประมาณการยอดขายหรือใบเสร็จรับเงิน

เพิ่มการดำเนินการของ QuickBooks ลงในดีลหรือเวิร์กโฟลว์ตามใบเสนอราคาของคุณ

คุณสามารถเพิ่มการดำเนินการของ QuickBooks ลงในเวิร์กโฟลว์ HubSpot เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใบสั่งขายหรือประมาณการในบัญชี QuickBooks ของคุณได้ วิธีเพิ่มการดำเนินการเหล่านี้: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์เพื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ หรือคลิกสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อ สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก +
• ในแผงด้านขวาให้เลือกการดำเนินการของ QuickBooks:
• หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ให้คลิกสร้างใบแจ้งหนี้ QuickBooks
• หากต้องการสร้างราคาโดยประมาณให้คลิกสร้างราคาโดยประมาณของ QuickBooks
• หากต้องการสร้างใบเสร็จรับเงินให้คลิกสร้างใบเสร็จรับเงิน QuickBooks

• คลิกบัญชี QuickBooks ใดที่คุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้/ประมาณการ/ใบเสร็จรับเงิน สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกบัญชี QuickBooks  
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเงื่อนไขการชำระเงินแล้วเลือกค่า (ใช้ได้กับการดำเนินการสร้างใบแจ้งหนี้ใน QuickBooks เท่านั้น) 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของลูกค้าและเลือก ลูกค้า
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงผลิตภัณฑ์และเลือก ผลิตภัณฑ์ 
• คลิกที่สร้างผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks หากไม่มีอยู่? เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกใช่หรือไม่ใช่ 
• คลิก บันทึก 
• แก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จแล้วคลิกตรวจสอบและเผยแพร่เพื่อตรวจสอบเวิร์กโฟลว์
• คลิกเปิดเพื่อเปิดเวิร์กโฟลว์

โปรดทราบ: ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจะเชื่อมโยงกับออบเจ็กต์เวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลงใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับข้อตกลง 

วิธีลงทะเบียนใบเสนอราคาแบบชำระเงินในเวิร์กโฟลว์:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือก Quote-based
• ในแผงด้านขวาให้เลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• คลิกไอคอนดินสอ เพื่อตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณจากนั้นคลิกถัดไป จากนั้นคุณจะถูกนำไปยังตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกตั้งค่าทริกเกอร์
• ในส่วนตัวกรองให้เลือก Quote > Esign ลายเซ็นที่เสร็จสมบูรณ์จากนั้นเลือกเป็นที่รู้จัก 

วิธีลงทะเบียนดีลแบบชำระเงินในเวิร์กโฟลว์:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกตามข้อเสนอ
• ในแผงด้านขวาให้เลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• คลิกไอคอนดินสอ เพื่อตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณจากนั้นคลิกถัดไป จากนั้นคุณจะถูกนำไปยังตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกตั้งค่าทริกเกอร์
• ในส่วนตัวกรองให้เลือกดีล > ชื่อดีลจากนั้นใส่ลิงก์การชำระเงิน 

การใช้การดำเนินการของ QuickBooks กับการชำระเงิน HubSpot

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินแบบชำระเงินโดยใช้เวิร์กโฟลว์หากคุณมีการตั้งค่าการชำระเงิน HubSpot สามารถสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ทุกประเภทได้ สามารถสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้สำหรับรายการที่ไม่ต้องเสียภาษีเท่านั้น

โปรดทราบ: เป็นไปได้ที่จะใช้การดำเนินการเหล่านี้กับเวิร์กโฟลว์ที่ใช้การชำระเงินเท่านั้น 

วิธีใช้การดำเนินการ QuickBooks Online ในเวิร์กโฟลว์ที่ใช้การชำระเงิน:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกการชำระเงินตาม
• คลิกไอคอนดินสอ เพื่อตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณจากนั้นคลิกถัดไป จากนั้นคุณจะถูกนำไปยังตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
• เลือกทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ของคุณ สำหรับทริกเกอร์การลงทะเบียนแต่ละกลุ่มที่คุณเพิ่มคุณควรเพิ่มแหล่งที่มาไม่เท่ากับตัวกรองใบแจ้งหนี้ทั้งหมด การดำเนินการนี้จะป้องกันไม่ให้ HubSpot ลงทะเบียนการชำระเงินที่ทำกับใบแจ้งหนี้แล้วซึ่งจะสร้างใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อนใน QuickBooks Online
  
  
  
• คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก +
• ในแผงด้านขวาให้เลือกการดำเนินการของ QuickBooks:
  • หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ให้คลิกสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินของ QuickBooks การดำเนินการนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินใน QuickBooks โดยใช้ข้อมูลการชำระเงิน HubSpot ของคุณ 
  • หากต้องการสร้างใบเสร็จรับเงินให้คลิกสร้างใบเสร็จรับเงิน QuickBooks การดำเนินการนี้จะสร้างใบเสร็จรับเงินใน QuickBooks โดยใช้ข้อมูลการชำระเงิน HubSpot ของคุณ
• คลิกบัญชี QuickBooks ใดที่คุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกบัญชี QuickBooks  
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของลูกค้าและเลือก ลูกค้า
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงผลิตภัณฑ์และเลือก ผลิตภัณฑ์ 
• คลิกที่สร้างผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks หากไม่มีอยู่? เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกใช่หรือไม่ใช่ 
• คลิก บันทึก 
• แก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จแล้วคลิกตรวจสอบและเผยแพร่เพื่อตรวจสอบเวิร์กโฟลว์
• คลิกเปิดเพื่อเปิดเวิร์กโฟลว์

สร้างค่าใช้จ่าย QuickBooks ในเวิร์กโฟลว์ HubSpot

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างค่าใช้จ่าย QuickBooks ด้วยการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ HubSpot การดำเนินการนี้จะสร้างค่าใช้จ่ายใน QuickBooks เพื่อแสดงค่าธรรมเนียมการชำระเงิน HubSpot ของคุณ วิธีสร้างค่าใช้จ่าย: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกตามการชำระเงิน
• คลิกไอคอนดินสอเพื่อตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณจากนั้นคลิกถัดไป จากนั้นคุณจะถูกนำไปยังตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
• เลือกทริกเกอร์ที่คุณเลือก 
• คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก +
• ในแผงด้านขวาให้เลือกสร้างค่าใช้จ่าย QuickBooks 
• กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นต้องกรอก
• คลิก บันทึก 

สร้างใบเสร็จคืนเงินใน QuickBooks

วิธีสร้างใบเสร็จรับเงินคืนใน QuickBooks เมื่อมีการคืนเงินเต็มจำนวนในการชำระเงินของ HubSpot:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกการชำระเงินตาม 
• คลิกไอคอนดินสอเพื่อตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณจากนั้นคลิกถัดไป จากนั้นคุณจะถูกนำไปยังตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
• เลือกทริกเกอร์ที่คุณเลือก 
• คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก +
• ในแผงด้านขวาให้เลือกสร้างใบเสร็จคืนเงิน QuickBooks 
• กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นต้องกรอก
• คลิก บันทึก