HubSpotのワークフローでQuickBooksのアクションを使用する

QuickBooks Online統合には、QuickBooks の請求書、売上見積書、売上領収書の作成を自動化できるワークフローアクションがいくつか含まれています。以下では、取引、見積もり、支払いベースのワークフローでこのアクションを使用する方法をご紹介します。

Marketing Hub , Sales Hub , Service Hub , Operations Hub Professional アカウントのユーザーは、QuickBooks Online で使用するワークフローを設定できますが、 統合はどのサブスクリプションレベルでも使用できます。

注： HubSpotワークフローでのQuickBooks Onlineアクションは、米国にお住まいのお客さまのみご利用いただけます。

連携同期要件

QuickBooks Onlineで請求書、売上見積書、領収証を作成するために、HubSpotはQuickBooks Onlineにデータを同期する前に、まず2つのプラットフォーム間のデータをチェックします。これにより、データの正確性を確保し、QuickBooks Onlineに不要なデータが作成されるのを防ぐことができます。以下は、HubSpotがワークフローアクションでQuickBooks Onlineに新規アセットを作成するために、コンタクトと商品項目が満たすべき要件です：

• コンタクトなし：
  • 旧連携:旧QuickBooks Online連携では、送信者姓、名とEメールアドレスコンタクトプロパティーがHubSpotコンタクトレコードとQuickBooksコンタクトのマッチングに使用されます。一致するものがない場合、QuickBooksに新しいコンタクトが作成されます。HubSpotで見積もりや取引レコードに関連付けされたコンタクトレコードが複数ある場合、最初に関連付けされたコンタクトが使用されます。
  • 新規連携：QuickBooks Onlineとの新規連携では、HubSpotがQuickBooks Onlineでアセットを作成するには、コンタクトがデータ同期設定と一致していないと、ワークフローアクションが失敗します。これにより、HubSpotがQuickBooks Onlineに不要なコンタクトを作成するのを防ぐことができます。例えば、「QuickBooks請求書を作成」アクションを使用していても、登録された取引の関連付けされているコンタクトが同期対象でない場合、HubSpotはQuickBooks Onlineで請求書を作成しません。そのため、データ同期コンタクトフィルターに基づいて登録するようにHubSpotワークフローを設定することをお勧めします。
• 商品項目： HubSpotの商品項目 QuickBooksで請求書、見積もり、領収書を作成するには、ワークフローに登録されている見積もりまたは取引レコードに関連付けされている必要があります。HubSpotでは、HubSpotの商品項目とQuickBooksの商品を照合します。一致するものがない場合、請求書、売上見積書、売上領収証は作成されません。

QuickBooksの設定で商品の同期を有効化し、QuickBooksの商品を取引や見積もりの商品項目に使用し、請求書、見積書、領収書を確実に作成することを推奨します。

取引や見積もりベースのワークフローにQuickBooksのアクションを追加します。

HubSpotのワークフローにQuickBooksアクションを追加して、QuickBooksアカウントで請求書、受注、見積書を作成することができます。これらのアクションを追加するには 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローを編集する場合は、ワークフロー名をクリックします。または、ワークフローを作成をクリックし、新規ワークフローを作成をクリックします。
• プラスアイコン（＋）をクリックします。
• 右側のパネルで、QuickBooksのアクションを選択します。
• 請求書を作成するには、[ QuickBooksの請求書を作成する]をクリックします。
• 見積書を作成するには、「QuickBooksの見積書を作成する」をクリックします。
• 売上領収証を作成するには、「QuickBooksの売上領収証を作成する」をクリックします。

• どのQuickBooksアカウントで請求書/見積書/領収書を作成しますか？ドロップダウンメニューをクリックし、QuickBooks アカウントを選択します。 
• 支払条件」ドロップダウンメニューをクリックし、値を選択します（「QuickBooks請求書を作成する」アクションでのみ利用可能）。 
• Customerドロップダウンメニューをクリックし、顧客を選択します。
• 製品」ドロップダウンメニューをクリックし、製品を選択します。 
• 「QuickBooks上に製品が存在しない場合、作成しますか？」?ドロップダウンをクリックし、YesまたはNoのいずれかを選択します。 
• ［保存］をクリックします。 
• ワークフローの編集を終了し、「レビューして公開」をクリックして、ワークフローを確認します。
• 「オンにする」をクリックすると、ワークフローがオンになります。

注：作成された請求書はワークフローオブジェクトに関連付けされます。例えば、取引ベースのワークフローを使用して請求書を作成した場合、請求書は取引に関連付けされます。

有料見積もりをワークフローに登録する。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
• 左のパネルで、「見積もりベース」を選択します。
• 右側のパネルで、ワークフローの種類を選択します。
• 鉛筆アイコンをクリックしてワークフローに名前を付け、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
• ワークフローエディターで、「トリガーを設定」をクリックします。
• ［フィルター］セクションで［見積もり］＞［電子署名で署名が完了しました］を選択し、［値がある］を選択します。 

有料取引をワークフローに登録する。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
• 左のパネルで、Deal-basedを選択します。
• 右側のパネルで、ワークフローの種類を選択します。
• 鉛筆アイコンをクリックしてワークフローに名前を付け、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
• ワークフローエディターで、「トリガーを設定」をクリックします。
• フィルターセクションで、取引 > 取引名を選択し、支払リンクのいずれかを含む。 

QuickBooksのアクションをHubSpotの支払いで使用する。

HubSpot決済機能を設定すれば、ワークフローを使用して支払い済みの請求書や売上領収証を作成することもできます。売上領収証は、あらゆる種類の製品に対して作成することができます。支払済み請求書は、非課税項目に対してのみ作成することができます。非課税の商品項目のみ作成可能です。.

ご注意ください。これらのアクションは、支払いベースのワークフローでのみ使用することが可能です。

支払いベースのワークフローでQuickBooks Onlineのアクションを使用するには：

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
• 左のパネルで、「支払いベース」を選択します。
• 鉛筆アイコンをクリックしてワークフローに名前を付け、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
• ワークフローを選択トリガー .追加する登録トリガーのグループごとに、Source is not equal to all of Invoiceフィルターも追加してください。これにより、HubSpotが請求書による決済機能をすでに実行し、QuickBooks Onlineに請求書が重複して作成されるのを防ぐことができます。
  
  
• プラスアイコン（＋）をクリックします。
• 右側のパネルで、QuickBooksのアクションを選択します。
  • 請求書を作成するには、[ QuickBooksの支払い済み請求書を作成する]をクリックします。HubSpotの支払いデータを使って、QuickBooksに支払い済み請求書が作成されます。 
  • 売上領収証を作成するには、「QuickBooksの売上領収証を作成する」をクリックします。HubSpotの支払いデータを使って、QuickBooksに売上領収証を作成することができます。
• どのQuickBooksアカウントで請求書/領収書を作成しますか？ドロップダウンメニューをクリックし、QuickBooks アカウントを選択します。 
• Customerドロップダウンメニューをクリックし、顧客を選択します。
• 製品」ドロップダウンメニューをクリックし、製品を選択します。 
• 「QuickBooks上に製品が存在しない場合、作成しますか？」?ドロップダウンをクリックし、YesまたはNoのいずれかを選択します。 
• ［保存］をクリックします。 
• ワークフローの編集を終了し、「レビューして公開」をクリックして、ワークフローを確認します。
• 「オンにする」をクリックすると、ワークフローがオンになります。

HubSpotのワークフローでQuickBooksの支出を作成する

HubSpotのワークフローアクションでQuickBooksの支出を作成することも可能です。この操作により、QuickBooksにHubSpotの支払手数料を反映した支出が作成されます。経費を作成するには 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新規にワークフローを作成する場合は、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
• 左のパネルで、「支払いベース」を選択します。
• 鉛筆のアイコンをクリックして、ワークフローに名前を付け、「次へ」をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
• 選択したトリガーを選択します。 
• プラスアイコン（＋）をクリックします。
• 右側のパネルで、「QuickBooksの経費を作成する」を選択します。 
• 必須項目を入力してください。
• ［保存］をクリックします。 

QuickBooksで払い戻しの領収証を作成する

HubSpotの支払いで全額返金が発生した場合に、QuickBooksで返金領収書を作成する方法です。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新規にワークフローを作成する場合は、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
• 左のパネルで、「支払いベース」を選択します。 
• 鉛筆のアイコンをクリックして、ワークフローに名前を付け、「次へ」をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
• 選択したトリガーを選択します。 
• プラスアイコン（＋）をクリックします。
• 右側のパネルで、[ QuickBooksの払い戻し領収書を作成 ]を選択します。 
• 必須項目を入力してください。
• ［保存］をクリックします。