Käytä QuickBooksin toimintoja HubSpot-työnkuluissa

QuickBooks Online - integraatio sisältää useita työnkulun toimintoja, joiden avulla voit automatisoida QuickBooks-laskujen, myyntiarvioiden ja myyntikuittien luomisen. Alla kerrotaan, miten näitä toimintoja voi käyttää kauppaan, tarjoukseen ja maksuun perustuvissa työnkuluissa.

Vaikka Marketing Hub-, Sales Hub-, Service Hub- tai Operations Hub Professional -tilin käyttäjät voivat määrittää QuickBooks Online -tilin kanssa käytettäviä työnkulkuja, integraatiota voi käyttää millä tahansa tilaustasolla.

Huom: QuickBooks Online -toiminnot HubSpot-työnkuluissa ovat käytettävissä vain Yhdysvalloissa sijaitseville asiakkaille.

Integraation synkronointivaatimukset

Jos haluat luoda laskuja, myyntiarvioita ja kuitteja QuickBooks Onlinessa, HubSpot tarkistaa ensin tiedot näiden kahden alustan välillä ennen kuin tiedot synkronoidaan QuickBooks Onlineen. Tämä auttaa varmistamaan tietojen oikeellisuuden ja estää tarpeettomien tietojen luomisen QuickBooks Onlineen. Alla on lueteltu vaatimukset, jotka yhteystietojen ja rivikohtien on täytettävä, jotta HubSpot voi luoda uusia varoja QuickBooks Onlineen työnkulutoimintojen avulla:

• Yhteystiedot:
  • Legacy-integraatio: Legacy QuickBooks Online -integraatiossa etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite -yhteystieto-ominaisuuksia käytetään HubSpotin yhteystietueen ja QuickBooksin yhteystiedon yhteensovittamiseen. QuickBooksissa luodaan uusi kontakti, jos vastaavuutta ei löydy. Jos HubSpotissa on useita tarjous- tai kaupantekotietueeseen liittyviä yhteystietoja, käytetään ensimmäistä siihen liittyvää yhteystietoa.
  • Uusi integraatio: uudessa QuickBooks Online - integraatiossa yhteystiedon on vastattava tietojen synkronointiasetuksiasi, jotta HubSpot voi luoda omaisuuseriä QuickBooks Onlineen, tai työnkulun toiminto epäonnistuu. Tämä auttaa estämään HubSpotia luomasta tarpeettomia yhteystietoja QuickBooks Onlineen. Jos esimerkiksi käytät Luo QuickBooks-lasku -toimintoa, mutta kirjatun sopimuksen yhteydessä oleva yhteyshenkilö ei kelpaa synkronointiin, HubSpot ei luo laskua QuickBooks Onlineen. Siksi on suositeltavaa asettaa HubSpot-työnkulut rekisteröimään tietojen synkronointiyhteystietojen suodattimien perusteella.
• Rivikohteet: HubSpotissa olevien rivikohteiden on liityttävä työnkulkuun kirjattuihin tarjous- tai kauppatietueisiin , jotta QuickBooksissa voidaan luoda lasku, myyntiarvio tai myyntikuitti. HubSpot vastaa HubSpotissa olevaa rivikohdetta QuickBooksissa olevaan tuotteeseen. Jos vastaavuutta ei löydy, laskua, myyntiarviota tai myyntikuittia ei luoda.

On suositeltavaa, että tuotteiden synkronointi on otettu käyttöön QuickBooksin asetuksissa ja että QuickBooksin tuotteita käytetään kauppa- ja tarjousrivien kohdissa, jotta voidaan varmistaa, että lasku, myyntiarvio tai myyntikuitti luodaan.

Lisää QuickBooksin toimintoja kauppaan tai tarjoukseen perustuvaan työnkulkuun.

Voit lisätä QuickBooks-toimintoja HubSpot-työnkulkuihin, jotta voit luoda laskun, myyntitilauksen tai arvion QuickBooks-tililläsi. Voit lisätä näitä toimintoja:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Muokkaa olemassa olevaa työnkulkua napsauttamalla työnkulun nimeä. Tai luo uusi työnkulku valitsemalla Luo työnkulku.
• Napsauta plus-kuvaketta +.
• Valitse oikeassa paneelissa QuickBooks-toiminto:
• Jos haluat luoda laskun, valitse Luo QuickBooks-lasku.
• Jos haluat luoda arvion, valitse Luo QuickBooks-arvio.
• Jos haluat luoda myyntikuitin, valitse Luo QuickBooks-myyntikuitti.

• Napsauta pudotusvalikkoa Mikä QuickBooks-tili haluat luoda laskun/arvion/myyntikuitin ? ja valitse QuickBooks-tili .
• Napsauta pudotusvalikkoa Maksuehdot ja valitse arvo (käytettävissä vain toiminnossa Luo QuickBooks-lasku ).
• Napsauta Asiakas-pudotusvalikkoa ja valitse asiakas.
• Napsauta Products (Tuotteet ) -pudotusvalikkoa ja valitse tuote.
• Napsauta Create a product in QuickBooks if it doesn't exist? -pudotusvalikkoa ja valitse joko Kyllä tai Ei.
• Napsauta Tallenna.
• Viimeistele työnkulun muokkaus ja tarkista työnkulku napsauttamalla Review and publish (Tarkista ja julkaise ).
• Ota työnkulku käyttöön valitsemalla Ota käyttöön.

Huomaa: luodut laskut liitetään työnkulun kohteeseen. Jos esimerkiksi luot laskun käyttäen kauppaan perustuvaa työnkulkua, lasku liitetään kauppaan.

Maksetun tarjouksen kirjaaminen työnkulkuun:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Voit luoda uuden työnkulun valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
• Valitse vasemmasta paneelista Lainauspohjainen.
• Valitse oikeassa paneelissa työnkulun tyyppi.
• Anna työnkululle nimi napsauttamallakynäkuvaketta ja napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen pääset työnkulkueditoriin.
• Valitse työnkulkueditorissa Laukaisimien määrittäminen.
• Valitse Suodattimet-osiossa Lainaus > Esign completed signature ja valitse sitten is known.

Maksullisen sopimuksen kirjaaminen työnkulkuun:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Voit luoda uuden työnkulun valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
• Valitse vasemmassa paneelissa Deal-based.
• Valitse oikeassa paneelissa työnkulun tyyppi.
• Anna työnkululle nimi napsauttamallakynäkuvaketta ja napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen pääset työnkulkueditoriin.
• Valitse työnkulkueditorissa Laukaisimien määrittäminen.
• Valitse Suodattimet-osiossa Sopimus > Sopimuksen nimi ja valitse sitten Sisältää minkä tahansa Maksulinkki.

QuickBooksin toimintojen käyttäminen HubSpot-maksujen kanssa

Voit luoda maksettuja laskuja ja myyntitositteita myös työnkulkujen avulla, jos HubSpot-maksut on määritetty. Myyntikuitteja voidaan luoda kaikentyyppisille tuotteille. Maksettuja laskuja voidaan luoda vain muille kuin verollisille erille.

Huomaa: näitä toimintoja on mahdollista käyttää vain maksupohjaisten työnkulkujen kanssa.

QuickBooks Online -toimintojen käyttäminen maksupohjaisessa työnkulussa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Voit luoda uuden työnkulun valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
• Valitse vasemmasta paneelista Maksupohjainen.
• Anna työnkululle nimi napsauttamallakynäkuvaketta ja napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen pääset työnkulkueditoriin.
• Valitse työnkulun käynnistimet. Jokaiseen lisäämääsi ilmoittautumisen laukaisuryhmään tulee lisätä myös Source is not equal to all of Invoice -suodatin. Tämä estää HubSpotia kirjaamasta jo tehtyjä maksuja laskuilla, mikä loisi päällekkäisiä laskuja QuickBooks Onlineen.
  
  
• Napsauta plus-kuvaketta +.
• Valitse oikeassa paneelissa QuickBooks-toiminto:
  • Jos haluat luoda laskun, valitse Create a QuickBooks paid invoice. Tämä luo maksetun laskun QuickBooksissa käyttäen HubSpot-maksutietojasi.
  • Jos haluat luoda myyntikuitin, valitse Luo QuickBooks-myyntikuitti. Tämä luo myyntikuitin QuickBooksissa käyttäen HubSpot-maksutietojasi.
• Napsauta pudotusvalikkoa Mikä QuickBooks-tili haluat luoda laskun/myyntikuitin ? ja valitse QuickBooks-tili .
• Napsauta pudotusvalikkoa Asiakas ja valitse asiakas.
• Napsauta Products (Tuotteet ) -pudotusvalikkoa ja valitse tuote.
• Napsauta Create a product in QuickBooks if it doesn't exist? -pudotusvalikkoa ja valitse joko Kyllä tai Ei.
• Napsauta Tallenna.
• Viimeistele työnkulun muokkaus ja tarkista työnkulku napsauttamalla Review and publish (Tarkista ja julkaise ).
• Ota työnkulku käyttöön valitsemalla Ota käyttöön.

QuickBooks-menon luominen HubSpot-työnkulussa

Voit myös luoda QuickBooks-menon HubSpot-työnkulun toiminnolla. Tämä toiminto luo QuickBooksissa kulun, joka kuvastaa HubSpot-maksua. Voit luoda kulun:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Voit luoda uuden työnkulun valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
• Valitse vasemmasta paneelista Maksupohjainen.
• Anna työnkululle nimi napsauttamalla kynäkuvaketta ja napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen pääset työnkulkueditoriin.
• Valitse valitsemasi käynnistimet.
• Napsauta plus-kuvaketta +.
• Valitse oikeassa paneelissa Luo QuickBooks-meno.
• Täytä vaaditut kentät.
• Napsauta Tallenna.

Palautuskuittien luominen QuickBooksissa

Voit luoda palautuskuitin QuickBooksissa, kun HubSpot-maksuissa tapahtuu täysi palautus:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Voit luoda uuden työnkulun valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
• Valitse vasemmasta paneelista Maksupohjainen.
• Anna työnkululle nimi napsauttamalla kynäkuvaketta ja napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen pääset työnkulkueditoriin.
• Valitse valitsemasi käynnistimet.
• Napsauta plus-kuvaketta +.
• Valitse oikeassa paneelissa Create a QuickBooks refund receipt.
• Täytä vaaditut kentät.
• Napsauta Tallenna.