Bruk QuickBooks-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter

QuickBooks Online inneholder flere arbeidsflythandlinger som gjør det mulig å automatisere opprettelsen av QuickBooks-fakturaer, salgsestimater og salgskvitteringer. Nedenfor kan du se hvordan du bruker disse handlingene i avtale-, tilbuds- og betalingsbaserte arbeidsflyter.

Vær oppmerksom på dette: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter er bare tilgjengelige for kunder i USA.

Krav til integreringssynkronisering

Når du oppretter fakturaer, salgsestimater og kvitteringer i QuickBooks Online, kontrollerer HubSpot først dataene mellom de to plattformene før de synkroniseres med QuickBooks Online. Dette bidrar til å sikre at dataene er korrekte og forhindrer at unødvendige data opprettes i QuickBooks Online. Nedenfor er kravene som kontakter og varelinjer må oppfylle for at HubSpot skal kunne opprette nye eiendeler i QuickBooks Online gjennom arbeidsflythandlinger:

• Kontakter:
  • Eldre integrasjon: I den eldre QuickBooks Online-integrasjonen brukes kontaktegenskapene fornavn , etternavn og e-postadresse til å matche HubSpot-kontaktoppføringen med en QuickBooks-kontakt. Det opprettes en ny kontakt i QuickBooks hvis det ikke finnes noen match. Hvis det er flere kontaktoppføringer knyttet til tilbuds- eller avtaleoppføringen i HubSpot, brukes den første tilknyttede kontakten.
  • Ny integrasjon: I den nye QuickBooks Online-integrasjonen må en kontakt matche innstillingene for datasynkronisering for at HubSpot skal kunne opprette ressurser i QuickBooks Online, ellers mislykkes arbeidsflythandlingen. Dette bidrar til å forhindre at HubSpot oppretter unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du for eksempel bruker handlingen Opprett en QuickBooks-faktura, men den tilknyttede kontakten for den registrerte avtalen ikke er kvalifisert for synkronisering, vil HubSpot ikke opprette fakturaen i QuickBooks Online. Derfor anbefales det å angi at HubSpot-arbeidsflytene dine skal registrere basert på kontaktfiltre for datasynkronisering.
• Varelinjer: Varelinjer i HubSpot må være knyttet til tilbuds- eller avtaleposter som er registrert i arbeidsflyten for å opprette en faktura, et salgsestimat eller en salgskvittering i QuickBooks. HubSpot vil matche en varelinje i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis det ikke finnes noen match, opprettesikke fakturaen, salgsestimatet eller salgskvitteringen.

Det anbefales at produktsynkronisering er slått på i QuickBooks-innstillingene, og at QuickBooks-produkter brukes til avtale- og tilbudslinjer for å sikre at det opprettes en faktura, salgsestimat eller salgskvittering.

Legg til QuickBooks-handlinger i den avtale- eller tilbudsbaserte arbeidsflyten din

Du kan legge til QuickBooks-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter for å opprette fakturaer, salgsordrer eller estimater i QuickBooks-kontoen din. Slik legger du til disse handlingene:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en arbeidsflyt for å redigere en eksisterende arbeidsflyt. Eller klikk på Opprett arbeidsflyt for å opprette en ny arbeidsflyt.
• Klikk på plussikonet +.
• Velg en QuickBooks-handling i panelet til høyre:
• Hvis du vil opprette en faktura, klikker du på Opprett en QuickBooks-faktura.
• Hvis du vil opprette et kostnadsoverslag, klikker du på Opprett et QuickBooks-overslag.
• Hvis du vil opprette en salgskvittering, klikker du på Opprett en QuickBooks-salgskvittering.

• Klikk på rullegardinmenyen Hvilken QuickBooks-konto vil du opprette en faktura/estimat/salgskvittering for? og velg QuickBooks-kontoen .
• Klikk på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser og velg en verdi (kun tilgjengelig for handlingen Opprett en QuickBooks-faktura ).
• Klikk på rullegardinmenyen Kunde og velg en kunde.
• Klikk på rullegardinmenyen Produkter og velg et produkt.
• Klikk på rullegardinmenyen Opprett et produkt i QuickBooks hvis det ikke finnes, og velg enten Ja eller Nei.
• Klikk på Lagre.
• Avslutt redigeringen av arbeidsflyten, og klikk deretter på Gjennomgå og publiser for å gjennomgå arbeidsflyten.
• Klikk på Slå på for å slå på arbeidsflyten.

Merk: Fakturaer som opprettes, knyttes til arbeidsflytobjektet. Hvis du for eksempel oppretter en faktura ved hjelp av en avtalebasert arbeidsflyt, blir fakturaen knyttet til avtalen.

Slik registrerer du et betalt tilbud i en arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Du oppretter en ny arbeidsflyt ved å klikke på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
• Velg Tilbudsbasert i panelet til venstre.
• Velg arbeidsflyttype i panelet til høyre.
• Klikk påblyantikonet for å gi arbeidsflyten et navn, og klikk deretter på Neste. Du blir deretter ført til arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• Klikk på Konfigurer utløsere i arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• I Filter-delen velger du Tilbud > Esign fullført signatur og deretter er kjent.

Slik registrerer du en betalt avtale i en arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Du oppretter en ny arbeidsflyt ved å klikke på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
• Velg Avtalebasert i panelet til venstre.
• Velg arbeidsflyttype i panelet til høyre.
• Klikk påblyantikonet for å gi arbeidsflyten et navn, og klikk deretter på Neste. Du kommer deretter til arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på Konfigurer utløsere.
• I Filter-delen velger du Avtale > Avtalens navn, og deretter inneholder en av Betalingslenke.

Bruke QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger

Du kan også opprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjelp av arbeidsflyter hvis du har konfigurert HubSpot-betalinger. Salgskvitteringer kan opprettes for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan bare opprettes for ikke-avgiftspliktige varelinjer.

Merk: Det er bare mulig å bruke disse handlingene med betalingsbaserte arbeidsflyter .

Slik bruker du QuickBooks Online-handlinger i en betalingsbasert arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Du oppretter en ny arbeidsflyt ved å klikke på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
• Velg Betalingsbasert i panelet til venstre.
• Klikk påblyantikonet for å gi arbeidsflyten et navn, og klikk deretter på Neste. Du kommer deretter til arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• Velg arbeidsflytutløsere. For hver gruppe registreringsutløsere du legger til, bør du også legge til et Source is not equal to all of Invoice-filter. Dette vil forhindre at HubSpot registrerer betalinger som allerede er foretatt med fakturaer, noe som vil skape dupliserte fakturaer i QuickBooks Online.
  
  
• Klikk på plussikonet +.
• Velg en QuickBooks-handling i panelet til høyre:
  • Hvis du vil opprette en faktura, klikker du på Opprett en betalt faktura i QuickBooks. Dette oppretter en betalt faktura i QuickBooks ved hjelp av HubSpot-betalingsdataene dine.
  • Hvis du vil opprette en salgskvittering, klikker du på Opprett en salgskvittering i QuickBooks. Dette oppretter en salgskvittering i QuickBooks ved hjelp av HubSpot-betalingsdataene dine.
• Klikk på rullegardinmenyen Hvilken QuickBooks-konto vil du opprette en faktura/salgskvittering for? og velg QuickBooks-kontoen .
• Klikk på rullegardinmenyen Kunde og velg en kunde.
• Klikk på rullegardinmenyen Produkter og velg et produkt.
• Klikk på rullegardinmenyen Opprett et produkt i QuickBooks hvis det ikke finnes, og velg enten Ja eller Nei.
• Klikk på Lagre.
• Fullfør redigeringen av arbeidsflyten, og klikk deretter på Gjennomgå og publiser for å gjennomgå arbeidsflyten.
• Klikk på Slå på for å slå på arbeidsflyten.

Opprette en QuickBooks-utgift i en HubSpot-arbeidsflyt

Du kan også opprette en QuickBooks-utgift med en HubSpot-arbeidsflythandling. Denne handlingen oppretter en utgift i QuickBooks som gjenspeiler HubSpot-betalingsgebyret. Slik oppretter du en utgift:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre for å opprette en ny arbeidsflyt.
• Velg Betalingsbasert i panelet til venstre.
• Klikk på blyantikonet for å gi arbeidsflyten et navn, og klikk deretter på Neste. Du kommer deretter til arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• Velg de valgte utløserne.
• Klikk på plussikonet +.
• I panelet til høyre velger du Opprett en QuickBooks-utgift.
• Fyll ut de nødvendige feltene.
• Klikk på Lagre.

Opprette refusjonskvitteringer i QuickBooks

Slik oppretter du en refusjonskvittering i QuickBooks når en full refusjon skjer i HubSpot-betalinger:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre for å opprette en ny arbeidsflyt.
• Velg Betalingsbasert i panelet til venstre.
• Klikk på blyantikonet for å gi arbeidsflyten et navn, og klikk deretter på Neste. Du kommer deretter til arbeidsflytredigeringsprogrammet.
• Velg de valgte utløserne.
• Klikk på plussikonet +.
• I panelet til høyre velger du Opprett en QuickBooks-refusjonskvittering.
• Fyll ut de nødvendige feltene.
• Klikk på Lagre.