QuickBooks acties gebruiken in HubSpot workflows

Met de QuickBooks Online integratie kun je QuickBooks facturen, schattingen en kassabonnen maken met behulp van HubSpot workflows.

Let op: QuickBooks acties in HubSpot workflows zijn alleen beschikbaar voor klanten die gevestigd zijn in de Verenigde Staten.

Contactgegevens en regelitems in HubSpot worden gebruikt om facturen, verkoopramingen en kassabonnen in QuickBooks te maken.

• Voor contactpersonen: de contacteigenschappen Voornaam, Achternaam en E-mailadres zijn nodig om een HubSpot-contactrecord te matchen met een QuickBooks-contactpersoon. Een nieuwe contactpersoon wordt gemaakt in QuickBooks als er geen match wordt gevonden. Als er meerdere contactpersonen zijn gekoppeld aan de offerte of deal record in HubSpot, wordt de eerste gekoppelde contactpersoon gebruikt.
• Voor regelitems: regelitems in HubSpot moeten worden gekoppeld aan de offerte of deal records ingeschreven in de workflow om een factuur, verkoopschatting of verkoopbon in QuickBooks te maken. HubSpot zal een regelitem in HubSpot matchen met het product in QuickBooks. Als er geen match wordt gevonden, wordt de factuur, verkoopschatting of verkoopbon niet gemaakt .

Het is aanbevolen dat productsynchronisatie is ingeschakeld in je QuickBooks-instellingen en dat QuickBooks-producten worden gebruikt voor deal- en heel-regelitems om ervoor te zorgen dat een factuur, verkoopschatting of verkoopbon wordt gemaakt.

QuickBooks-acties toevoegen aan uw deal- of offerteworkflow

Je kunt QuickBooks acties toevoegen aan HubSpot workflows om een factuur, verkooporders of schattingen in je QuickBooks account te maken. Om deze acties toe te voegen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op Werkstroom maken om een nieuwe workflow te maken.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel een QuickBooks actie:
• Om een factuur te maken, klikt u op Een QuickBooks-factuur maken.
• Als u een schatting wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-schatting maken.
• Als u een verkoopbon wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-verkoopbon maken.

• Klik op het keuzemenu voor welke QuickBooks-account wilt u een factuur/schatting/verkoopbon maken en selecteer de QuickBooks-account .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer een waarde (alleen beschikbaar voor de actie Een QuickBooks-factuur maken ).
• Klik op het vervolgkeuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op het keuzemenu Product in QuickBooks maken als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Beëindig het bewerken van uw workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Let op: HubSpot gebruikt de eerste gekoppelde contactpersoon op een deal/offerte om de factuur te maken. Als er in QuickBooks geen overeenkomende contactpersoon wordt gevonden, wordt er een nieuwe aangemaakt.

Om een betaalde offerte in een workflow in te schrijven:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt urechtsboven opWorkflow aanmaken.
• In het linker paneel selecteert u Offerte-gebaseerd.
• Selecteer in het rechter paneel uw workflow type.
• Klik op de potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens opVolgende. U komt dan in de workflow editor.
• Klik in de workflow editor op Triggers instellen.
• Selecteer in de sectie Filters Quote > Esign completed signature en selecteer vervolgens is bekend.

Om een betaalde deal in een workflow in te schrijven:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt urechtsboven opWorkflow aanmaken.
• In het linker paneel selecteert u Deal-based.
• Selecteer in het rechter paneel uw workflow type.
• Klik op de potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens opVolgende. U komt dan in de workflow editor.
• Klik in de workflow-editor op Triggers instellen.
• In de sectie Filters, selecteer Deal > Deal naam, en bevat vervolgens een van Payment Link.

QuickBooks acties gebruiken met HubSpot betalingen

Je kunt ook betaalde facturen en kassabonnen maken met behulp van workflows als je de HubSpot betalingen tool hebt ingesteld. Verkoopbewijzen kunnen worden aangemaakt voor alle soorten producten. Betaalde facturen kunnen alleen worden gemaakt voorniet-belastbare artikelen.

Momenteel is betalingen alleen beschikbaar voor bedrijven of organisaties in de VS die een Amerikaanse bankrekening hebben en een betaalde versie van HubSpot gebruiken.

Let op: het is alleen mogelijk om deze acties te gebruiken met op betalingen gebaseerde workflows.

Als je de HubSpot betalingen tool hebt ingesteld:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klik jerechtsboven opWorkflow aanmaken.
• Selecteer in het linkerpaneel Payment-based.
• Klik op de potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens opVolgende. U komt dan in de workflow editor.
• Selecteer uw gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechter paneel een QuickBooks actie:
  • Om een factuur te maken, klik je op Een betaalde QuickBooks-factuur maken. Hiermee maak je een betaalde factuur aan in QuickBooks met behulp van je HubSpot-betalingsgegevens.
  • Om een kassabon te maken, klik je op Een QuickBooks kassabon maken. Hiermee wordt een kassabon in QuickBooks gemaakt met behulp van je HubSpot-betalingsgegevens.
• Klik op het QuickBooks account waarvoor je een factuur/verkoopbon wilt maken en selecteer het QuickBooks account.
• Klik op het keuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op het keuzemenu Product aanmaken in QuickBooks als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Beëindig het bewerken van uw workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Een QuickBooks uitgave maken in een HubSpot workflow

Je kunt ook een QuickBooks uitgave maken met een HubSpot workflow actie. Deze actie maakt een uitgave in QuickBooks om je HubSpot betalingskosten weer te geven. Om een uitgave aan te maken:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken.
• In het linkerpaneel selecteert u Betaling gebaseerd.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U komt dan in de workflow editor.
• Selecteer uw gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Maak een QuickBooks uitgave.
• Vul de vereiste velden in.
• Klik op Opslaan.

Restitutiebonnen aanmaken in QuickBooks

Om een restitutiebon in QuickBooks te maken bij een volledige terugbetaling in HubSpot-betalingen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Payment-based.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U komt dan in de workflow editor.
• Selecteer uw gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Maak een QuickBooks restitutiebon.
• Vul de vereiste velden in.
• Klik op Opslaan.