QuickBooks acties gebruiken in HubSpot workflows

De QuickBooks Online integratie bevat verschillende workflowacties waarmee je het maken van QuickBooks facturen, verkoopramingen en kassabonnen kunt automatiseren. Lees hieronder hoe je deze acties kunt gebruiken in workflows op basis van deals, offertes en betalingen.

Hoewel gebruikers met een Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub of Operations Hub Professional account workflows kunnen instellen voor gebruik met QuickBooks Online, kan de integratie op elk abonnementsniveau worden gebruikt.

Let op: QuickBooks Online acties in HubSpot workflows zijn alleen beschikbaar voor klanten die gevestigd zijn in de Verenigde Staten.

Sync-vereisten voor integratie

Om facturen, verkoopramingen en ontvangstbewijzen in QuickBooks Online te maken, controleert HubSpot eerst de gegevens tussen de twee platforms voordat gegevens naar QuickBooks Online worden gesynchroniseerd. Dit helpt de nauwkeurigheid van de gegevens te garanderen en voorkomt dat er onnodige gegevens worden aangemaakt in QuickBooks online. Hieronder staan de vereisten waaraan contactpersonen en regelitems moeten voldoen, zodat HubSpot nieuwe activa kan aanmaken in QuickBooks Online via workflowacties:

• Contactpersonen:
  • Legacy integratie: in de legacy QuickBooks Online integratie worden de contacteigenschappen Voornaam, Achternaam en E-mailadres gebruikt om het HubSpot contactrecord te matchen met een QuickBooks contact. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt er een nieuwe contactpersoon gemaakt in QuickBooks. Als er meerdere contactpersonen zijn gekoppeld aan de offerte of deal in HubSpot, wordt de eerst gekoppelde contactpersoon gebruikt.
  • Nieuwe integratie: in de nieuwe QuickBooks Online integratie moet een contactpersoon overeenkomen met de synchronisatie-instellingen om HubSpot activa te laten aanmaken in QuickBooks Online, anders mislukt de workflowactie. Dit helpt voorkomen dat HubSpot onnodige contacten aanmaakt in QuickBooks Online. Als je bijvoorbeeld de actie Maak een QuickBooks-factuur gebruikt, maar de gekoppelde contactpersoon van de ingeschreven deal komt niet in aanmerking voor synchronisatie, dan zal HubSpot de factuur niet maken in QuickBooks Online. Daarom is het aan te raden om je HubSpot workflows zo in te stellen dat ze zich aanmelden op basis van je filters voor gegevenssynchronisatie van contactpersonen.
• Regelitems: regelitems in HubSpot moeten zijn gekoppeld aan de offerte- of dealrecords die zijn aangemeld in de workflow om een factuur, verkoopschatting of verkoopbon te maken in QuickBooks. HubSpot zal een regelitem in HubSpot matchen met het product in QuickBooks. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de factuur, schatting of kassabon niet gemaakt.

Het is raadzaam om productsynchronisatie in te schakelen in je QuickBooks-instellingen en QuickBooks-producten te gebruiken voor deal- en offerte-regelitems om ervoor te zorgen dat er een factuur, verkoopschatting of kassabon wordt gemaakt.

QuickBooks acties toevoegen aan je deal- of offertegebaseerde workflow

Je kunt QuickBooks acties toevoegen aan HubSpot workflows om een factuur, verkooporder of offerte te maken in je QuickBooks account. Om deze acties toe te voegen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op Werkstroom maken om een nieuwe werkstroom te maken.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel een QuickBooks actie:
• Als u een factuur wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-factuur maken.
• Als u een schatting wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-schatting maken.
• Als u een verkoopbon wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-verkoopbon maken.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Voor welke QuickBooks-account wilt u een factuur/schatting/verkoopbon maken en selecteer de QuickBooks-account .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer een waarde (alleen beschikbaar voor de actie Een QuickBooks factuur maken ).
• Klik op het vervolgkeuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Een product in QuickBooks maken als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Voltooi het bewerken van je workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Let op: facturen die je maakt, worden gekoppeld aan het workflowobject. Als je bijvoorbeeld een factuur maakt met behulp van een workflow op basis van een deal, wordt de factuur gekoppeld aan de deal.

Om een betaalde offerte in een workflow te registreren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op Workflow aanmaken.
• Selecteer in het linkerpaneel Offerte-gebaseerd.
• Selecteer in het rechterpaneel uw workflowtype.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen.
• Selecteer in het gedeelte Filters Quote > Esign voltooide handtekening en selecteer vervolgens Is bekend.

Zo schrijft u een betaalde deal in een workflow in:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows..
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op Workflow aanmaken.
• Selecteer Deal-gebaseerd in het linker paneel.
• Selecteer in het rechterpaneel uw workflowtype.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen.
• Selecteer in het gedeelte Filters Deal > Dealnaam en bevat vervolgens een van Betalingskoppeling.

QuickBooks acties gebruiken met HubSpot betalingen

Je kunt ook betaalde facturen en kassabonnen maken met behulp van workflows als je HubSpot-betalingen hebt ingesteld. Betalingsbewijzen kunnen voor alle soorten producten worden gemaakt. Betaalde facturen kunnen alleen worden gemaakt voor niet-belastbare regelitems.

Let op: het is alleen mogelijk om deze acties te gebruiken met workflows op basis van betalingen.

Om QuickBooks Online acties te gebruiken in een betalingsgebaseerde workflow:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Op betaling gebaseerd.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer uw workflow triggers. Voor elke groep inschrijvingstriggers die je toevoegt, moet je ook een filter Bron is niet gelijk aan alles van Factuur toevoegen. Dit voorkomt dat HubSpot betalingen inschrijft die al zijn gedaan met facturen, waardoor er dubbele facturen zouden ontstaan in QuickBooks Online.
  
  
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel een QuickBooks actie:
  • Als u een factuur wilt maken, klikt u op Een betaalde QuickBooks-factuur maken. Hiermee maak je een betaalde factuur in QuickBooks met je HubSpot betalingsgegevens.
  • Als je een kassabon wilt maken, klik je op Een kassabon voor QuickBooks maken. Hiermee maak je een kassabon aan in QuickBooks met behulp van je HubSpot-betalingsgegevens.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Voor welk QuickBooks-account wil je een factuur/verkoopbon maken en selecteer het QuickBooks-account .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Een product in QuickBooks maken als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Voltooi het bewerken van je workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Een uitgave in QuickBooks maken in een HubSpot-workflow

Je kunt ook een uitgave in QuickBooks maken met een HubSpot-workflowactie. Deze actie maakt een uitgave in QuickBooks om je HubSpot betalingskosten weer te geven. Zo maak je een uitgave:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klik je rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linker paneel de optie Op betaling gebaseerd.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer de gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Maak een QuickBooks uitgave.
• Vul de verplichte velden in.
• Klik op Opslaan.

Restitutiebonnen maken in QuickBooks

Om een betalingsbewijs in QuickBooks te maken wanneer er een volledige terugbetaling plaatsvindt in HubSpot betalingen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klik je rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Betaling gebaseerd.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer de gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Een betalingsbewijs voor QuickBooks maken.
• Vul de verplichte velden in.
• Klik op Opslaan.