QuickBooks acties gebruiken in HubSpot workflows

Met de QuickBooks Online integratie kun je QuickBooks facturen, schattingen en kassabonnen maken met HubSpot workflows.

Let op: QuickBooks acties in HubSpot workflows zijn alleen beschikbaar voor klanten in de Verenigde Staten.

Contact- en regelitemgegevens in HubSpot worden gebruikt om facturen, schattingen en kassabonnen te maken in QuickBooks.

• Voor contactpersonen: de contacteigenschappen Voornaam, Achternaam en E-mailadres zijn vereist om een HubSpot-contactrecord te koppelen aan een QuickBooks-contactpersoon. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt er een nieuwe contactpersoon gemaakt in QuickBooks. Als er meerdere contactpersonen zijn gekoppeld aan de offerte of deal in HubSpot, wordt de eerst gekoppelde contactpersoon gebruikt.
• Voor regelitems: regelitems in HubSpot moeten zijn gekoppeld aan de offerte- of dealrecords die zijn aangemeld in de workflow om een factuur, verkoopschatting of verkoopbon te maken in QuickBooks. HubSpot zal een regelitem in HubSpot matchen met het product in QuickBooks. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de factuur, schatting of kassabon niet gemaakt.

Het is raadzaam om productsynchronisatie in te schakelen in je QuickBooks-instellingen en QuickBooks-producten te gebruiken voor deal- en quite-regelitems om ervoor te zorgen dat er een factuur, verkoopschatting of verkoopbon wordt gemaakt.

QuickBooks acties toevoegen aan je deal- of offertegebaseerde workflow

Je kunt QuickBooks acties toevoegen aan HubSpot workflows om een factuur, verkooporder of offerte te maken in je QuickBooks account. Om deze acties toe te voegen:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op Werkstroom maken om een nieuwe werkstroom te maken.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel een QuickBooks actie:
• Als u een factuur wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-factuur maken.
• Als u een schatting wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-schatting maken.
• Als u een verkoopbon wilt maken, klikt u op Een QuickBooks-verkoopbon maken.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Voor welke QuickBooks-account wilt u een factuur/schatting/verkoopbon maken en selecteer de QuickBooks-account .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer een waarde (alleen beschikbaar voor de actie Een QuickBooks factuur maken ).
• Klik op het vervolgkeuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Een product in QuickBooks maken als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Voltooi het bewerken van je workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Let op: facturen die je maakt, worden gekoppeld aan het workflowobject. Als u bijvoorbeeld een factuur maakt met behulp van een op een deal gebaseerde workflow, wordt de factuur aan de deal gekoppeld.

Om een betaalde offerte in een workflow te registreren:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op Workflow aanmaken.
• Selecteer in het linkerpaneel Offerte-gebaseerd.
• Selecteer in het rechterpaneel uw workflowtype.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen.
• Selecteer in het gedeelte Filters Quote > Esign voltooide handtekening en selecteer vervolgens Is bekend.

Zo schrijft u een betaalde deal in een workflow in:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows..
• Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op Workflow aanmaken.
• Selecteer Deal-gebaseerd in het linker paneel.
• Selecteer in het rechterpaneel uw workflowtype.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen.
• Selecteer in het gedeelte Filters Deal > Dealnaam en bevat vervolgens een van Betalingskoppeling.

QuickBooks acties gebruiken met HubSpot betalingen

Je kunt ook betaalde facturen en kassabonnen maken met behulp van workflows als je de HubSpot betalingstool hebt ingesteld. Betalingsbewijzen kunnen voor alle soorten producten worden gemaakt. Betaalde facturen kunnen alleen worden gemaakt voor niet-belastbare regelitems.

Op dit moment zijn betalingen alleen beschikbaar voor bedrijven of organisaties in de VS die een Amerikaanse bankrekening hebben en een betaalde versie van HubSpot gebruiken.

Let op: het is alleen mogelijk om deze acties te gebruiken met op betalingen gebaseerde workflows.

Als je de HubSpot-betalingstool hebt ingesteld:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klik je rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer Betaling gebaseerd in het linker paneel.
• Klik op hetpotloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer de gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel een QuickBooks actie:
  • Als je een factuur wilt maken, klik je op Een betaalde QuickBooks-factuur maken. Hiermee maak je een betaalde factuur in QuickBooks met behulp van je HubSpot-betalingsgegevens.
  • Als je een kassabon wilt maken, klik je op Een kassabon voor QuickBooks maken. Hiermee maak je een kassabon aan in QuickBooks met behulp van je HubSpot-betalingsgegevens.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Voor welk QuickBooks-account wil je een factuur/verkoopbon maken en selecteer het QuickBooks-account .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Klant en selecteer een klant.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Producten en selecteer een product.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Een product in QuickBooks maken als het niet bestaat en selecteer Ja of Nee.
• Klik op Opslaan.
• Voltooi het bewerken van je workflow en klik op Controleren en publiceren om de workflow te controleren.
• Klik op Inschakelen om de workflow in te schakelen.

Een uitgave in QuickBooks maken in een HubSpot-workflow

Je kunt ook een uitgave in QuickBooks maken met een HubSpot-workflowactie. Deze actie maakt een uitgave in QuickBooks om je HubSpot betalingskosten weer te geven. Zo maak je een uitgave:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klik je rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linker paneel de optie Op betaling gebaseerd.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer de gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Maak een QuickBooks uitgave.
• Vul de verplichte velden in.
• Klik op Opslaan.

Restitutiebonnen maken in QuickBooks

Om een betalingsbewijs in QuickBooks te maken wanneer er een volledige terugbetaling plaatsvindt in HubSpot betalingen:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te maken, klik je rechtsboven op Workflow maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Betaling gebaseerd.
• Klik op het potloodpictogram om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. U gaat nu naar de workflow editor.
• Selecteer de gekozen triggers.
• Klik op het plus-pictogram +.
• Selecteer in het rechterpaneel Een betalingsbewijs voor QuickBooks maken.
• Vul de verplichte velden in.
• Klik op Opslaan.