QuickBooks-acties gebruiken in workflows

Gebruik de workflowacties van QuickBooks Online om boekhoudkundige taken vanuit HubSpot te automatiseren. Nadat je QuickBooks Online aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je met behulp van workflows QuickBooks-records aanmaken, zoals QuickBooks-facturen, offertes, verkoopbonnen, onkosten en terugbetalingsbonnen, op basis van activiteiten in je CRM. Dit helpt handmatige gegevensinvoer te verminderen en zorgt ervoor dat de verkoop- en financiële processen in beide systemen op elkaar zijn afgestemd.

Wanneer een deal bijvoorbeeld een bepaalde fase bereikt, kun je een workflow gebruiken om automatisch een factuur of offerte aan te maken in QuickBooks Online.

Let op: QuickBooks Online-acties in HubSpot-workflows zijn alleen beschikbaar voor klanten die in de Verenigde Staten zijn gevestigd.

Voordat je aan de slag gaat

Om facturen, offertes en ontvangstbewijzen in QuickBooks Online aan te maken, controleert HubSpot eerst de gegevens tussen de twee platforms voordat er gegevens naar QuickBooks Online worden gesynchroniseerd. Dit helpt de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en voorkomt dat er onnodige gegevens in QuickBooks Online worden aangemaakt. Hieronder staan de vereisten waaraan contactpersonen en regelitems moeten voldoen, zodat HubSpot via workflowacties nieuwe items in QuickBooks Online kan aanmaken:

• Contactpersonen:
  • Oude integratie: in de oude QuickBooks Online-integratie worden de contactkenmerken Voornaam, Achternaam en E-mailadres gebruikt om het HubSpot-contactrecord te koppelen aan een QuickBooks-contact. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt er een nieuw contact aangemaakt in QuickBooks. Als er meerdere contactrecords zijn gekoppeld aan het offerte- of dealrecord in HubSpot, wordt het eerste gekoppelde contact gebruikt.
  • Nieuwe integratie: in de nieuwe QuickBooks Online-integratie moet een contactpersoon voldoen aan je instellingen voor gegevenssynchronisatie, zodat HubSpot assets in QuickBooks Online kan aanmaken; anders mislukt de workflowactie. Dit helpt voorkomen dat HubSpot onnodige contactpersonen in QuickBooks Online aanmaakt. Als je bijvoorbeeld de actie ‘Een QuickBooks-factuur aanmaken’ gebruikt, maar het gekoppelde contact van de geregistreerde deal niet in aanmerking komt voor synchronisatie, zal HubSpot de factuur niet aanmaken in QuickBooks Online. Daarom wordt aanbevolen om je HubSpot-workflows zo in te stellen dat ze worden geregistreerd op basis van je contactfilters voor gegevenssynchronisatie.
• Regelitems: regelitems in HubSpot moeten gekoppeld zijn aan de offerte- of dealrecords die in de workflow zijn opgenomen om een factuur, offerte of verkoopbon in QuickBooks aan te maken. HubSpot koppelt een regelitem in HubSpot aan het product in QuickBooks. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de factuur, offerte of verkoopbon niet aangemaakt.

Het wordt aanbevolen om productsynchronisatie in te schakelen in je QuickBooks-instellingen. QuickBooks-producten worden gebruikt voor regelitems in deals en offertes om ervoor te zorgen dat er een factuur, offerte of verkoopbon wordt aangemaakt.

Voeg QuickBooks-acties toe aan je op deals of offertes gebaseerde workflow

Je kunt QuickBooks-acties toevoegen aan HubSpot-workflows om een factuur, verkooporders of offertes aan te maken in je QuickBooks-account. Om deze acties toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op 'Workflow aanmaken' om een nieuwe workflow aan te maken.
3. Klik op het plusteken( + ).
4. Selecteer in het linkerpaneel een QuickBooks-actie:

• • Om een factuur aan te maken, klikt u op 'Een QuickBooks-factuur aanmaken'.
  • Klik op 'Een QuickBooks-offerte maken' om een offerte te maken.
  • Klik op 'Een QuickBooks-verkoopbon aanmaken' om een verkoopbon aan te maken.

5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Voor welke QuickBooks-account wilt u een factuur/offerte/verkoopbon aanmaken ?' en selecteer de QuickBooks-account .
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteer een waarde (alleen beschikbaar voor de actie 'Een QuickBooks-factuur maken' ).
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Klant' en selecteer een klant.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Producten' en selecteer een product.
9. Klik op het keuzemenu 'Een product in QuickBooks aanmaken als het nog niet bestaat?' en selecteer 'Ja ' of 'Nee'.
10. Klik op 'Opslaan'.
11. Rond het bewerken van uw workflow af en klik vervolgens op 'Controleren en publiceren' om de workflow te controleren.
12. Klik op 'Inschakelen ' om de workflow in te schakelen.

Let op: aangemaakte facturen worden gekoppeld aan het workflowobject. Als u bijvoorbeeld een factuur aanmaakt met behulp van een dealgebaseerde workflow, wordt de factuur gekoppeld aan de geregistreerde deal.

Gebruik betalingstriggers in workflows

Je kunt QuickBooks-acties toevoegen aan HubSpot-workflows om facturen of verkooporders in QuickBooks aan te maken wanneer een offerte of deal is betaald.

Om een betaalde offerte in een workflow op te nemen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op 'Workflow aanmaken'.
3. Zoek in het linkerpaneel naar de trigger 'ESign voltooide handtekeningen' en selecteer deze. Klik vervolgens op 'Volgende'.

4. Voeg eventueel nog andere optionele voorwaarden voor aanmelding toe.

Om een betaalde deal in een workflow op te nemen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op 'Workflow aanmaken'.
3. Zoek in het linkerpaneel naar de trigger 'Dealnaam ' en selecteer deze , en selecteer vervolgens 'bevat een van de volgende: Betalingslink'. Klik vervolgens op 'Volgende'.
4. Voeg eventuele andere optionele dealvoorwaarden voor opname toe.

QuickBooks-acties gebruiken met HubSpot-betalingen

U kunt ook betaalde facturen en verkoopbonnen aanmaken via workflows als u HubSpot-betalingen hebt ingesteld. Verkoopbonnen kunnen voor alle soorten producten worden aangemaakt. Betaalde facturen kunnen alleen worden aangemaakt voor niet-belastbare regelitems.

Let op: het is alleen mogelijk om deze acties te gebruiken in betalingsgerichte workflows.

Om QuickBooks Online-acties te gebruiken in een op betalingen gebaseerde workflow:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een nieuwe workflow aan te maken, klikt u rechtsboven op 'Workflow aanmaken'.
3. Zoek in het linkerpaneel naar de betalingstrigger voor je workflow en selecteer deze.
4. Voor elke groep registratietriggers die je toevoegt, moet je ook het filter 'Bron is geen van de facturen ' toevoegen. Dit voorkomt dat HubSpot betalingen registreert die al via facturen zijn gedaan, wat zou leiden tot dubbele facturen in QuickBooks Online. Klik vervolgens op 'Volgende'. Je wordt dan doorgestuurd naar de workflow-editor.

5. Klik op hetplusteken (+ ).
6. Selecteer in het linkerpaneel een QuickBooks-actie:

• • Om een factuur aan te maken, klik je op 'Een betaalde QuickBooks-factuur aanmaken'. Hierdoor wordt in QuickBooks een betaalde factuur aangemaakt op basis van je HubSpot-betalingsgegevens.
  • Om een verkoopbon aan te maken, klik je op 'Een QuickBooks-verkoopbon aanmaken'. Hierdoor wordt er in QuickBooks een verkoopbon aangemaakt op basis van je HubSpot-betalingsgegevens.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Voor welke QuickBooks-account wilt u een factuur/verkoopbon aanmaken ?' en selecteer de QuickBooks-account .

7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Klant' en selecteer een klant.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Producten' en selecteer een product.
9. Klik op het dropdownmenu 'Een product in QuickBooks aanmaken als het nog niet bestaat?' en selecteer 'Ja ' of 'Nee'.
10. Klik op 'Opslaan'.
11. Rond het bewerken van uw workflow af en klik vervolgens op 'Controleren en publiceren' om de workflow te controleren.
12. Klik op 'Inschakelen ' om de workflow in te schakelen.

Een QuickBooks-uitgave aanmaken met workflows

Je kunt ook een QuickBooks-uitgave aanmaken met een HubSpot-workflowactie. Deze actie maakt een uitgave aan in QuickBooks om je HubSpot-betalingskosten weer te geven. Om een uitgave aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een nieuwe workflow aan te maken, klik je rechtsboven op 'Workflow aanmaken'.
3. Zoek in het linkerpaneel naar de betalingstrigger voor je workflow en selecteer deze. Klik vervolgens op 'Volgende'. Je wordt dan doorgestuurd naar de workflow-editor.
4. Klik op hetplusteken (+ ).
5. Selecteer in het linkerpaneel 'Een QuickBooks-uitgave aanmaken'.
6. Vul de verplichte velden in.
7. Klik op 'Opslaan'.

Maak een QuickBooks-terugbetalingsbon aan met workflows

Om een terugbetalingsbon in QuickBooks aan te maken wanneer er een volledige terugbetaling plaatsvindt in HubSpot Payments:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een nieuwe workflow aan te maken, klik je rechtsboven op 'Workflow aanmaken'.
3. Zoek in het linkerpaneel naar de betalingstrigger voor je workflow en selecteer deze. Klik vervolgens op 'Volgende'. Je wordt dan doorgestuurd naar de workflow-editor.
4. Klik op hetplusteken (+ ).
5. Selecteer in het linkerpaneel 'Een QuickBooks-terugbetalingsbewijs aanmaken'.
6. Vul de verplichte velden in.
7. Klik op 'Opslaan'.