Verwendung von QuickBooks-Aktionen in HubSpot-Workflows

Mit der QuickBooks Online-Integration können Sie mithilfe von HubSpot-Workflows QuickBooks-Rechnungen, -Schätzungen und -Quittungen erstellen. 

Bitte beachten Sie: QuickBooks-Aktionen in HubSpot-Workflows sind nur für Kunden mit Sitz in den Vereinigten Staaten verfügbar.

Kontakt- und Einzelposteninformationen in HubSpot werden zur Erstellung von Rechnungen, Kostenvoranschlägen und Verkaufsbelegen in QuickBooks verwendet.

• Für Kontakte: Die Kontakteigenschaften Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind erforderlich, um einen HubSpot-Kontaktdatensatz mit einem QuickBooks-Kontakt abzugleichen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein neuer Kontakt in QuickBooks erstellt. Wenn mehrere Kontaktdatensätze mit dem Angebot oder Deal in HubSpot verknüpft sind, wird der erste zugehörige Kontakt verwendet.
• Für Positionen: Positionen in HubSpot müssen mit den Datensätzen von Angebot oder Deal verknüpft sein, die im Workflow zur Erstellung einer Rechnung, eines Kostenvoranschlags oder einer Quittung in QuickBooks eingetragen sind. HubSpot gleicht eine Position in HubSpot mit dem Produkt in QuickBooks ab. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Rechnung, der Kostenvoranschlag oder der Kassenbon nicht erstellt.

Es wird empfohlen, dass die Produktsynchronisierung in Ihren QuickBooks-Einstellungen aktiviert ist und QuickBooks-Produkte für Deal- und Quasi-Positionen verwendet werden, um sicherzustellen, dass eine Rechnung, ein Kostenvoranschlag oder ein Kassenbon erstellt wird.

Hinzufügen von QuickBooks-Aktionen zu Ihrem Deal- oder Angebots-basierten Workflow

Sie können QuickBooks-Aktionen zu HubSpot-Workflows hinzufügen, um eine Rechnung, einen Kundenauftrag oder einen Kostenvoranschlag in Ihrem QuickBooks Account zu erstellen. Um diese Aktionen hinzuzufügen: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows, um einen vorhandenen Workflow zu bearbeiten. Oder klicken Sie auf Workflow erstellen, um einen neuen Workflow zu erstellen.
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine QuickBooks-Aktion aus:
• Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks-Rechnung erstellen.
• Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks Kostenvoranschlag erstellen.
• Um einen Kassenbon zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks Kassenbon erstellen.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Rechnung/einen Kostenvoranschlag/einen Kassenbon erstellen ? und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zahlungsbedingungen und wählen Sie einen Wert aus (nur verfügbar für die Aktion QuickBooks-Rechnung erstellen ). 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kunde und wählen Sie einen Kundenaus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Produkte und wählen Sie ein Produktaus. 
• Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Ein Produkt in QuickBooks erstellen, wenn es nicht existiert? und wählen Sie entweder Ja oder Nein. 
• Klicken Sie auf „Speichern“. 
• Beenden Sie die Bearbeitung Ihres Workflows und klicken Sie dann auf Überprüfen und veröffentlichen, um den Workflow zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Einschalten, um den Workflow zu aktivieren.

Bitte beachten Sie: erstellte Rechnungen werden mit dem Workflow-Objekt verknüpft. Wenn Sie z. B. eine Rechnung mit einem auf einem Deal basierenden Workflow erstellen, wird die Rechnung mit dem Deal verknüpft. 

Um ein bezahltes Angebot in einen Workflow einzutragen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Angebot.
• Wählen Sie im rechten Bereich Ihren Workflow-Typaus.
• Klicken Sie auf das Stiftsymbol   um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Auslöser einrichten.
• Im Bereich Filter wählen Sie Angebot > Ausgefüllte Unterschrift, dann wählen Sie ist bekannt. 

So nehmen Sie einen bezahlten Deal in einen Workflow auf:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Deal-basiert.
• Wählen Sie im rechten Bereich Ihren Workflow-Typaus.
• Klicken Sie auf das Stiftsymbol   um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Auslöser einrichten.
• Wählen Sie im Abschnitt Filter Deal > Deal-Name, dann enthält einen beliebigen Zahlungslink. 

Verwendung von QuickBooks-Aktionen mit HubSpot-Zahlungen

Wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben, können Sie bezahlte Rechnungen und Quittungen auch über Workflows erstellen. Kassenbons können für alle Arten von Produkten erstellt werden. Bezahlte Rechnungen können nur für nicht steuerpflichtige Positionenerstellt werden.

Derzeit sind Zahlungen nur für Unternehmen oder Organisationen mit Sitz in den USA möglich, die über einen US-Bank Account verfügen und eine kostenpflichtige Version von HubSpot verwenden.

Bitte beachten Sie: diese Aktionen können nur bei zahlungsbasierten Workflows verwendet werden.

Wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Zahlungsbasiert.
• Klicken Sie auf das Stiftsymbol   um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Wählen Sie die gewünschten Triggeraus. 
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine QuickBooks-Aktion aus:
  • Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Eine bezahlte QuickBooks-Rechnung erstellen. Dadurch wird eine bezahlte Rechnung in QuickBooks unter Verwendung Ihrer HubSpot-Zahlungsdaten erstellt. 
  • Um einen Kassenbon zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks Kassenbon erstellen. Dadurch wird ein Kassenbon in QuickBooks unter Verwendung Ihrer HubSpot-Zahlungsdaten erstellt.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Rechnung/einen Kassenbon erstellen ? und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kunde und wählen Sie einen Kundenaus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Produkte und wählen Sie ein Produktaus. 
• Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Ein Produkt in QuickBooks erstellen, wenn es nicht existiert? und wählen Sie entweder Ja oder Nein. 
• Klicken Sie auf „Speichern“. 
• Beenden Sie die Bearbeitung Ihres Workflows und klicken Sie dann auf Überprüfen und veröffentlichen, um den Workflow zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Einschalten, um den Workflow zu aktivieren.

Erstellen einer QuickBooks-Ausgabe in einem HubSpot Workflow

Sie können auch eine QuickBooks-Ausgabe mit einer HubSpot Workflow-Aktion erstellen. Mit dieser Aktion wird eine Ausgabe in QuickBooks erstellt, die Ihre HubSpot-Zahlungsgebühr widerspiegelt. Um eine Ausgabe zu erstellen: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Zahlungsbasiert.
• Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol , um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Wählen Sie die gewünschten Triggeraus. 
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich die Option QuickBooks-Ausgabe erstellen. 
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
• Klicken Sie auf „Speichern“. 

Erstattungsquittungen in QuickBooks erstellen

So erstellen Sie einen Erstattungsbeleg in QuickBooks, wenn eine vollständige Erstattung in HubSpot-Zahlungen erfolgt:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Zahlungsbasiert. 
• Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol , um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Wählen Sie die gewünschten Triggeraus. 
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich QuickBooks Erstattungsbeleg erstellen. 
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
• Klicken Sie auf „Speichern“.