Verwendung von QuickBooks-Aktionen in HubSpot-Workflows

Mit der QuickBooks Online-Integration können Sie QuickBooks-Rechnungen, Kostenvoranschläge und Verkaufsbelege mithilfe von HubSpot-Workflows erstellen. 

Bitte beachten Sie: Diese Aktionen sind nur für angebotsbasiert oder geschäftsbasiert arbeitsabläufe.

Kontakt- und Einzelposteninformationen in HubSpot werden zur Erstellung von Rechnungen, Kostenvoranschlägen und Verkaufsbelegen in QuickBooks verwendet.

• Für Kontakte: Die Kontakteigenschaften Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind erforderlich, um einen HubSpot-Kontaktdatensatz mit einem QuickBooks-Kontakt abzugleichen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein neuer Kontakt in QuickBooks erstellt. Wenn mehrere Kontaktdatensätze mit dem Angebots- oder Geschäftsdatensatz in HubSpot verknüpft sind, wird der erste verknüpfte Kontakt verwendet.
• Für Einzelposten: Einzelposten in HubSpot müssen mit dem angebot oder geschäftsdatensätze zugeordnet sein, um eine Rechnung, einen Kostenvoranschlag und einen Kassenbon in QuickBooks zu erstellen. HubSpot gleicht eine Position in HubSpot mit dem Produkt in QuickBooks ab. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, werden die Rechnung, der Kostenvoranschlag und der Kassenbon nicht erstellt

Bitte beachten Sie: Es wird empfohlen, die Option produktsynchronisation in Ihren QuickBooks-Einstellungen zu aktivieren und QuickBooks-Produkte für Geschäfts- und Angebotspositionen zu verwenden, um sicherzustellen, dass eine Rechnung, ein Kostenvoranschlag oder ein Kassenbon erstellt wird.

Aktionen zu Ihrem Workflow hinzufügen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows, um einen vorhandenen Workflow zu bearbeiten. Oder klicken Sie auf Workflow erstellen, um einen neuen Arbeitsablauf erstellen.
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine QuickBooks-Aktion aus:
  • Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks-Rechnung erstellen
    
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Rechnung erstellen? und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, für das Sie eine Rechnung erstellen möchten.
    • Geben Sie einen Wert in das Feld Wie viele Tage nach Erstellung der Rechnung sollte die Zahlung fällig sein? ein. Das Fälligkeitsdatum für die Zahlung der Rechnung wird auf der Grundlage dieses Wertes festgelegt. 
    • Klicken Sie auf Speichern.

• • Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks Kostenvoranschlag erstellen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Schätzung erstellen? und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, für das Sie eine Schätzung erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Um einen Kassenbon zu erstellen, klicken Sie auf QuickBooks Kassenbon erstellen. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie einen Kassenbon erstellen? und wählen Sie das QuickBooks-Konto, für das Sie einen Kassenbon erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
• Beenden Sie die Bearbeitung Ihres Workflows und klicken Sie dann auf Überprüfen und veröffentlichen, um den Workflow zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Einschalten, um den Workflow zu aktivieren.

Um ein bezahltes Angebot in einen Workflow einzutragen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie unter oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Angebotsbasiert.
• Wählen Sie auf der rechten Seite Ihren Workflow-Typaus.
• Klicken Sie auf das bleistift-Symbol um Ihrem Arbeitsablauf einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Auslöser einrichten.
• Wählen Sie im Abschnitt Filter die Option Angebot > Zahlungsstatus und anschließend die Option ist gleich einer der bezahlten

Um ein bezahltes Geschäft in einen Workflow einzutragen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie unter oben rechts auf Workflow erstellen.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option Deal-based.
• Wählen Sie auf der rechten Seite Ihren Workflow-Typaus.
• Klicken Sie auf das bleistift-Symbol um Ihrem Arbeitsablauf einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Auslöser einrichten.
• Wählen Sie im Abschnitt Filter die Option Geschäft > Name des Geschäfts, dann enthält eine der Zahlungsverbindungen. 

Verwendung von QuickBooks-Aktionen mit HubSpot-Zahlungen

Wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben, können Sie auch bezahlte Rechnungen und Verkaufsbestätigungen mithilfe von Workflows erstellen. Kassenbons können für alle Arten von Produkten erstellt werden. Bezahlte Rechnungen können nur erstellt werden für nicht steuerpflichtige Positionen. Wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben:

• Wählen Sie eine QuickBooks-Aktion.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bezahlte Rechnung erstellen, wenn der HubSpot-Deal Zahlungsinformationen enthält? und wählen Sie Ja