QuickBooks-Aktionen in HubSpot-Workflows verwenden

Mit der QuickBooks Online-Integration können Sie QuickBooks-Rechnungen, Schätzungen und Verkaufsbelege mit HubSpot-Workflows erstellen. 

Bitte beachten: Diese Aktionen sind nur für quote-, zahlungs- oder dealbasierte Workflows verfügbar.

Kontakt- und Belegpositionsinformationen in HubSpot werden verwendet, um Rechnungen, Verkaufsschätzungen und Verkaufsbelege in QuickBooks zu erstellen.

• Für Kontakte: Die Kontakteigenschaften Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind erforderlich, um einen HubSpot-Kontaktdatensatz mit einem QuickBooks-Kontakt abzugleichen. Ein neuer Kontakt wird in QuickBooks erstellt, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird. Wenn in HubSpot mehrere Kontaktdatensätze mit dem Angebot oder Deal-Datensatz verknüpft sind, wird der erste verknüpfte Kontakt verwendet.
• Für Einzelposten: Einzelposten in HubSpot müssen den in den Workflow aufgenommenen Angebots- oder Deal-Datensätzen zugeordnet werden, um eine Rechnung, einen Verkaufsvoranschlag und einen Verkaufsbeleg in QuickBooks zu erstellen. HubSpot stimmt mit einem Einzelposten in HubSpot mit dem Produkt in QuickBooks überein. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, werden die Rechnung, der Verkaufsvoranschlag und der Verkaufsbeleg nicht erstellt. 

Hinweis: Es wird empfohlen, die Produktsynchronisierung in Ihren QuickBooks-Einstellungen zu aktivieren und QuickBooks-Produkte für Angebots- und Angebotspositionen zu verwenden, um sicherzustellen, dass eine Rechnung, ein Verkaufsvoranschlag oder ein Verkaufsbeleg erstellt wird.

Aktionen zu Ihrem Workflow hinzufügen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows, um einen vorhandenen Workflow zu bearbeiten. Oder klicken Sie auf „Workflow erstellen“, um einen neuen Workflow zu erstellen.
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine QuickBooks-Aktion aus:
  • Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf „QuickBooks-Rechnung erstellen“.
    
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Rechnung erstellen?“ und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, in dem Sie eine Rechnung erstellen möchten.
    • Geben Sie einen Wert im Feld Wie viele Tage nach Erstellung der Rechnung sollte die Zahlung fällig sein? ein. Das Fälligkeitsdatum für die Zahlung auf der Rechnung wird basierend auf diesem Wert festgelegt. 
    • Klicken Sie auf Speichern.

• • Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, klicken Sie auf Kostenvoranschlag für QuickBooks erstellen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie einen Kostenvoranschlag erstellen?“ und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, für das Sie einen Kostenvoranschlag erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Um einen Verkaufsbeleg zu erstellen, klicken Sie auf „QuickBooks-Umsatzbeleg erstellen“. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Welche QuickBooks-Konto möchten Sie einen Verkaufsbeleg erstellen?“ und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, für das Sie einen Verkaufsbeleg erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
• Beenden Sie die Bearbeitung Ihres Workflows und klicken Sie dann auf „Überprüfen und veröffentlichen“, um den Workflow zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Aktivieren, um den Workflow zu aktivieren.

So nehmen Sie ein bezahltes Angebot in einen Workflow auf:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen “.
• Wählen Sie im linken Bereich Angebotsbasiert aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich Ihren Workflow-Typ aus.
• Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol , um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und dann auf „Weiter“. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Trigger einrichten“.
• Wählen Sie im Abschnitt „Filter“ den Status „Quote > Payment“ (Angebotszahlung) aus und wählen Sie dann die Option „Entspricht einem der bezahlten“ aus. 

So nehmen Sie einen bezahlten Deal in einen Workflow auf:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen “.
• Wählen Sie im linken Bereich Deal-basiert aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich Ihren Workflow-Typ aus.
• Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol , um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und dann auf „Weiter“. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Trigger einrichten“.
• Wählen Sie im Abschnitt „Filter“ den Namen „Deal > Deal“ aus und enthalten Sie dann den Link „Zahlung“. 

Verwenden von QuickBooks-Aktionen mit HubSpot-Zahlungen

Sie können auch bezahlte Rechnungen und Verkaufsbelege mithilfe von Workflows erstellen, wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben. Verkaufsbelege können für alle Arten von Produkten erstellt werden. Bezahlte Rechnungen können nur für nicht steuerpflichtige Einzelposten erstellt werden.

Bitte beachten: Es ist nur möglich, diese Aktion mit zahlungsbasierten Workflows zu verwenden. 

Wenn Sie das HubSpot-Zahlungstool eingerichtet haben:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen “.
• Wählen Sie im linken Bereich zahlungsbasiertaus.
• Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol , um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und dann auf „Weiter“. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.
• Wählen Sie die gewünschten Trigger aus. 
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine QuickBooks-Aktion aus:
  • Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Bezahlte QuickBooks-Rechnung erstellen. Dadurch wird eine bezahlte Rechnung in QuickBooks mit Ihren HubSpot-Zahlungsdaten erstellt. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für welches QuickBooks-Konto möchten Sie eine Rechnung erstellen?“ und wählen Sie das QuickBooks-Konto aus, in dem Sie eine Rechnung erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kunden und wählen Sie die Option Ersten zugeordneten HubSpot-Kontakt verwenden aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Produkte und wählen Sie Zugeordnete HubSpot-Zeilenelemente verwenden aus. 
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Um einen Verkaufsbeleg zu erstellen, klicken Sie auf „QuickBooks-Umsatzbeleg erstellen“. Dadurch wird in QuickBooks ein Verkaufsbeleg mit Ihren HubSpot-Zahlungsdaten erstellt.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Welches QuickBook-Konto möchten Sie einen Verkaufsbeleg erstellen?“ und wählen Sie das QuickBook-Konto aus, in dem Sie einen Verkaufsbeleg erstellen möchten.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kunden und wählen Sie die Option Ersten zugeordneten HubSpot-Kontakt verwenden aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Produkte und wählen Sie Zugeordnete HubSpot-Zeilenelemente verwenden aus. 
    • Klicken Sie auf „Speichern“.