Om du har en tilldelad plats ochbehörigheten Skapa schemaläggningssidor för andra kan du rotera värden för dina möten när du schemalägger möten med en kontakt, ett företag, en affär eller ett ärende. Detta kan vara användbart om du bokar ett möte på uppdrag av en grupp eller ett team av representanter.
Ställ in en mötesrotation
Du kan skapa mötesrotationer som inkluderar andra användare i kontot som också har en tilldelad plats, har sin kalender ansluten och har kalendersynkronisering aktiverad.
Så här skapar du en mötesrotation:
- I den vänstra sidomenyn navigerar du till Verktyg > Möten.
- Klicka på fliken Mötesrotationer. Klicka sedan på Skapa en rotation.
- Ange ett rotationsnamn i den högra panelen.
- Om du vill lägga till användare i rotationen klickar du på rullgardinsmenyn Rotationsmedlemmar. Välj sedan de användare eller team som du vill lägga till. Om du väljer team kommer användare som läggs till eller tas bort från teamet att läggas till eller tas bort från rotationen.
Redigera en mötesrotation
- I den vänstra sidomenyn navigerar du till Verktyg > Möten.
- Klicka på namnet på rotationen.
- Om en medlem inte är tillgänglig (t.ex. för utbildning eller semester) klickar du för att avaktivera avaktiveringen för tillgänglighet . Bekräfta sedan i popup-rutan att du vill stänga av tillgänglighet. Medlemmen kommer inte att schemaläggas som värd för möten som använder denna rotation förrän tillgänglighetsreglaget slås på igen.
- Om du vill redigera namnet eller medlemmarna i en rotation klickar du på Redigera rotation.
- I den högra panelen kan du redigera rotationens namn eller medlemmar. Om du lägger till en ny medlem i en rotation återställs antalet bokade möten för alla medlemmar i rotationen för att säkerställa en jämn fördelning av möten för alla medlemmar framöver.
Schemalägg ett möte med hjälp av mötesrotationer
- Gå till ditt HubSpot-konto och navigera till dina kontakter, företag, affärer eller biljetter.
- Klicka på namnet på posten.
- Klicka på meetingsSchemalägg ett möte i den vänstra panelen. En popup-ruta med din anslutna kalender visas. Så här ställer du in ditt möte
- Klicka på Mötesrotation. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Mötesrotationsanvändare för att välja en mötesrotation. FältetMötesrotationsanvändare fylls i av den medlem i rotationen som har minst möten tilldelade. Den medlemmens kalender visas också. Om flera medlemmar har samma antal möten tilldelade kommer den medlem som planerades in minst nyligen att tilldelas.
-
- Om den föreslagna användarens kalender är full eller om du vill välja en annan användare kan du klicka på rullgardinsmenyn Mötesrotationsanvändare för att välja en annan medlem.
Observera: När ett möte bokas för en användare som använder mötesrotation kommer den användarens antal bokade möten att öka med ett. Om mötet tas bort kommer antalet bokade möten att minska med ett.